Fase3 cap4 riv

4 Conoscenze di base degli strumenti di presentazione

Obiettivo del capitolo Il seguente capitolo è dedicato alla descrizione degli strumenti offerti da PowerPoint 2003 per la creazione e la modifica di presentazioni.

Vedremo che cosa si intende con presentazione e la struttura di base di una presentazione e di una diapositiva.

Inizieremo con la descrizione dei vari metodi con cui può essere creata una nuova presentazione.

Vedremo poi come modificare una presentazione, intesa come modifica dell'insieme delle diapositive nel complesso e come modifiche da apportare a ciascuna diapositiva.

Analizzate le modifiche, procediamo con l'illustrazione degli strumenti offerti per la visualizzazione della presentazione.

Infine vengono illustrate tutte le opzioni per stampare secondo le nostre esigenze.

Nuove abilitĂ Alla fine del capitolo sarai capace di:

Fase Tre ◊ 2 L’esperienza multimediale 

Creare una presentazione, iniziando da una vuota, applicando un modello struttura e usando un modello struttura;



Scorrere tra le varie diapositive, riconoscendo le caratteristiche dei vari tipi di visualizzazione ed individuando quello che più utile al momento;



Modificare la presentazione nei vari aspetti: dall'inserimento di nuove diapositive alla modifica del tipo di carattere usato nelle diapositive, dall’inserimento e modifica del testo all'inserimento del piè di pagina.



Inserire delle note per il relatore;



Stampare la presentazione, dopo averne visualizzata l'anteprima e impostata la pagina.

Nuove parole Alla fine di questo capitolo conoscerai i seguenti termini: 

Slide;



Layout;



Segnaposto.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 3 ◊ Fase tre PowerPoint 2003 è il programma appartenente al pacchetto Office 2003 che offre tutti gli strumenti per creare presentazioni. Che cos'è una presentazione?

Per meglio comprendere che cos'è una presentazione è opportuno citare alcuni dei moltissimi casi in cui essa può essere usata. La maggior parte delle facoltà universitarie ha adottato la presentazione come metodo di supporto per il laureando durante la discussione della tesi di laurea; durante una conferenza la discussione viene accompagnata dalla visualizzazione di una serie di diapositive contenenti i punti salienti illustrati; durante l'inaugurazione di una nuova sede di un'azienda il discorso del direttore viene spesso supportato dalla proiezione di diapositive che riassumono quanto egli sta dicendo.

Questi sono solo alcuni esempi che fanno intuire l'importanza della visualizzazione di diapositive nei casi in cui una persona deve illustrare un certo argomento, che sia di studio, di lavoro o qualsiasi altro genere. Una pubblicazione è composta da più diapositive che trattano l'argomento e, come formato finale, può essere la proiezione su un pannello, la pubblicazione in rete, uno striscione oppure la stampa. Lo scopo di una pubblicazione quindi è quello, in linea generale, di presentare un certo argomento a un pubblico, che può essere di ascoltatori, di navigatori o di lettori.

La presentazione offre diversi vantaggi, i più evidenti dei quali sono quelli che riportiamo qui di seguito. Essendo proiettato su schermo o su pannello riesce a catturare l'attenzione degli ascoltatori con la combinazione dei colori, dei caratteri e delle immagini impostati, oltre alle eventuali animazioni che sono state aggiunte agli oggetti che compongono la diapositiva. Per esempio, mano a mano che il relatore discute, può far entrare una per volta nella diapositiva proiettata le voci relative a quanto sta illustrando, in modo che l'ascoltatore non venga distratto dalla lettura del completo contenuto della diapositiva. Si pensi al caso contrario, che è quello che accade con i lucidi: quando viene proiettata la diapositiva relativa alla parte che si sta discutendo, se ne viene proiettato il contenuto completo, l'ascoltatore è portato a leggere il testo, distogliendo l'attenzione da quanto sta dicendo il relatore.

Dando la possibilità di combinare colori, tipi di carattere e oggetti, le diapositive riescono a interessare maggiormente l'ascoltatore. A tale riguardo nella sezione 3.4.4 verrà fatta un'osservazione sul legame tra l'aspetto grafico della presentazione e il pubblico a cui essa viene proiettata.

Lo svantaggio maggiore è costituito dal fatto che, in mancanza di PC la presentazione non può essere visualizzata, anche se, in casi estremi possiamo sempre ricorrere al supporto della presentazione stampata, che può comunque essere seguita dagli ascoltatori.

Come vedremo nelle prossime sezioni PowerPoint offre tutti gli strumenti per creare, modificare, gestirne la visualizzazione e stampare la presentazione.

La finestra di PowerPoint PowerPoint 2003, appartenendo al pacchetto di Office 2003, ha le caratteristiche comuni a tutti i software ad esso appartenenti, analizzati nei capitoli 1.1 e 1.7, oltre agli strumenti propri dell'applicativo.

Non illustriamo a questo punto tutte le differenze nella finestra di apertura dell'applicativo ma la riportiamo in Figura 3.4.1 rimandando alle varie sezioni seguenti la descrizione dei vari pulsanti e di tutte le funzioni che possono essere attivate.

Fase Tre ◊ 4 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.1 - Finestra visualizzata all'avvio del programma.

Com'è possibile notare in Figura 3.4.1 anche in PowerPoint può essere attivato il Riquadro delle attività (posizionato nell'esempio sulla parte destra della finestra), oltre alle barre degli strumenti. Il riquadro sulla sinistra della finestra è proprio di PowerPoint 2003 e verrà analizzato nel prosieguo del capitolo.

Riquadro attività Ricordiamo prima di procedere, che il Riquadro attività contiene le opzioni relative alla funzione attiva. In particolare, il contenuto riportato in Figura 3.4.1 è quello che viene presentato all'avvio del programma. Per attivare le opzioni relative ad altre categorie di operazioni dobbiamo fare clic sul pulsante che costituisce l'intestazione del Riquadro delle attività (quello dove è riportato "Riquadro attività iniziale" in Figura 3.4.1) e selezionare la voce relativa alle funzioni da attivare nel menu a discesa ad esso associato. L'attivazione (o disattivazione) del Riquadro attività avviene selezionando (o deselezionando) la voce Riquadro attività dal menu Visualizza.

Anatomia di una diapositiva Prima di procedere con la descrizione delle varie funzioni per la modifica delle diapositive è opportuno sottolineare la costituzione di una diapositiva. In pratica una diapositiva, o slide, può essere vista come costituita da due strati sovrapposti: quello sottostante è lo sfondo che in genere è colorato, sul quale è sempre presente lo strato composto da tutti gli oggetti che compongono la diapositiva. Lo sfondo può essere costituito da una combinazione di colori impostata dall'utente oppure può essere scelta tra una serie di combinazioni preimpostate disponibili nel programma (modelli struttura).

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 5 ◊ Fase tre Lo "strato superiore" è quello che viene chiamato il Layout che definisce la disposizione del testo, delle immagini e in generale di tutti gli oggetti presenti nella diapositiva. Ciascun oggetto, che sia testo, immagine, grafico o altro, viene inserito in una casella indipendente dal resto del contenuto della diapositiva. Tale casella viene definita Segnaposto.

L'impostazione dello sfondo della dispositiva avviene attivando la voce di menu Formato → Sfondo oppure selezionando la stessa voce dal menu di scelta rapida associato a un punto della diapositiva libero da oggetti e lavorando nella finestra di dialogo che viene aperta (Figura 3.4.2).

Figura 3.4.2 - Applicazione dello sfondo.

Tale finestra consente di definire le impostazioni dello sfondo solo per la dispositiva corrente (facendo clic sul tasto Applica) oppure a tutte le diapositive della presentazione (con il tasto Applica a tutte). Le modifiche vere e proprie al colore di sfondo vengono effettuate selezionando l'opportuna voce dal menu a discesa associato alla casella combinata presente al di sotto dell'anteprima nella sezione Riempimento sfondo nella finestra stessa. Se il colore da impostare è a tinta unita, possiamo selezionare uno di quelli proposti nei piccoli quadrati colorati immediatamente al di sotto della voce Automatico oppure, se questi non sono di gradimento, possiamo selezionare quello desiderato nella finestra di dialogo che viene aperta selezionando la voce Altri colori.

Se lo sfondo non deve essere a tinta unita, possiamo lavorare nella finestra che viene aperta selezionando la voce Effetti di riempimento (Figura 3.4.3) nel suddetto menu a discesa.

Fase Tre ◊ 6 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.3 - Richiesta della scelta degli effetti di riempimento.

La finestra che viene aperta (Figura 3.4.4) è costituita da quattro schede: Sfumatura, Trama, Motivo e Immagine.

Figura 3.4.4 - Impostazione degli effetti di riempimento.

Nella prima scheda può essere impostata una sfumatura più o meno scura sulla base di un colore, oppure tra due colori oppure selezionando uno di quelli preimpostati nel programma. Nella seconda scheda (Trama) può essere scelto uno degli effetti proposti (marmo bianco, fossile, carta ecc.) selezionando quello preferito tra tutte le miniature raccolte nella scheda stessa. Nella terza (Motivo) vengono proposte delle combinazioni di linee e punti colorati su uno sfondo, anch'esso colorato, entrambi scelti dall'utente nella scheda stessa. Infine nella scheda Immagine viene selezionata un'immagine che costituisce lo sfondo della diapositiva.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 7 ◊ Fase tre Per quanto riguarda l'applicazione della struttura e l'impostazione del layout, rimandiamo la descrizione nelle sezioni 3.4.14 e rispettivamente 3.4.7.

3.4.0 Creare una presentazione

La nuova presentazione viene creata selezionando la voce Nuovo dal menu File.

All'attivazione di tale richiesta nel Riquadro attività vengono attivate le opzioni appartenenti a Nuova presentazione (Figura 3.4.5) tramite le quali può essere richiesta la creazione della nuova presentazione usando uno dei metodi proposti.

Figura 3.4.5 - Riquadro delle attività contenente le opzioni per la creazione di una pubblicazione.

Le possibilità proposte per la creazione della presentazione sono:  Presentazione vuota con la quale viene creata una nuova presentazione sfruttando gli strumenti per la composizione e la disposizione degli oggetti. In questo modo viene creata una diapositiva per volta partendo dalla base vuota. Questa modalità viene usata per creare una presentazione completamente personalizzata, sia nel contenuto che nella grafica. Verrà approfondita nella sezione 3.4.1;  Da modello struttura che permette di selezionare la combinazione dei colori delle diapositive e l'aspetto grafico delle stesse, selezionandone uno tra una serie proposta. Verrà approfondita nella sezione 3.4.2;  Da Creazione guidata Contenuto…che permette di creare una presentazione sfruttando i suggerimenti dati sia per quanto riguarda lo sfondo sia per il contenuto delle diapositive che compongono la presentazione. In pratica in seguito all'autocomposizione, viene creata una nuova presentazione completa di contenuto su uno sfondo già impostato. Verrà approfondita nella sezione 3.4.3;  Da presentazione esistente…che permette di creare la presentazione sulla base di una presentazione esistente, dalla quale vengono "copiate" sia la formattazione, la combinazione dei colori e tutto ciò che caratterizza tale presentazione;  Album foto…che crea una presentazione composta da immagini prelevate da una nostra collezione e da parti di testo. Viene così creata una presentazione che

Fase Tre ◊ 8 L’esperienza multimediale costituisce un vero e proprio album fotografico corredato da commenti e da testi da noi digitati nelle varie caselle. All'attivazione della funzione viene aperta la finestra di dialogo (Figura 3.4.6) in cui devono essere impostate le immagini da inserire nell'album e il testo che deve accompagnare, nel caso in cui si voglia, le immagini.

Figura 3.4.6 - Impostazione dell'album fotografico.

Nella finestra sono contenute anche tutte le funzioni per disporre il testo rispetto all'immagine, per modificare alcune proprietà dell'immagine nella sua luminosità, nel contrasto e nella sua disposizione. Le immagini, oltre che da una nostra collezione reperita da uno dei supporti di memoria di massa, può anche essere prelevata direttamente dalla memoria della fotocamere digitale o dallo scanner.

3.4.1 Creare una presentazione vuota

Selezionando la voce Presentazione vuota nel Riquadro delle attività (Figura 3.4.7) vengono riportate le miniature relative ai vari tipi di layout che possono essere applicati alla prima diapositiva. In pratica con questa modalità si deve creare una diapositiva per volta, per ciascuna delle quali deve essere impostato il layout.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 9 â—Š Fase tre

Figura 3.4.7 - Scelta del layout da applicare alla diapositiva.

I vari layout sono stati raggruppati in quattro categorie a seconda del tipo degli elementi che costituiscono il layout stesso.

L'applicazione del layout desiderato avviene selezionando la voce Applica a diapositive selezionate dal menu a discesa relativo al pulsante associato alla miniatura del layout da applicare (Figura 3.4.8).

Figura 3.4.8 - Applicazione del layout alla diapositiva corrente.

Alle diapositive selezionate viene applicato il layout selezionato. Vedremo nella sezione 3.4.7 come gestire i segnaposti, spostandoli, ridimensionali ed eventualmente eliminandoli. In generale, nelle varie sezioni, parleremo spesso dei segnaposti in quanto costituiscono gli elementi fondamentali del contenuto della diapositiva.

Sfondo della presentazione

Fase Tre ◊ 10 L’esperienza multimediale Nell'introduzione abbiamo analizzato come impostare lo sfondo della presentazione.

Quindi sappiamo come creare le diapositive nel loro contenuto e come eventualmente colorarne lo sfondo.

3.4.2 Creare una presentazione usando un modello struttura Selezionando la voce Da modello struttura nel riquadro delle attività vengono riportate le icone relative ai vari tipi di modelli struttura che possono essere applicati alle diapositive (Figura 3.4.9). Il modello struttura è una combinazione di colori e di tipi di carattere salvati nel modello stesso, l'applicazione del quale riporta l'impostazione scelta in tutte le diapositive della presentazione o solo in quelle preventivamente selezionate.

Figura 3.4.9 - Gamma dei modelli struttura tra i quali deve essere selezionato quello da applicare.

L'applicazione del modello struttura scelto avviene facendo clic sulla miniatura ad esso relativa e selezionando la voce Applica a tutte le diapositive o Applica a diapositive selezionate dal menu a discesa associato ad essa (Figura 3.4.10).

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 11 â—Š Fase tre

Figura 3.4.10 - Selezione dell'operazione da applicare al modello struttura desiderato.

Se selezioniamo la voce Utilizza per tutte le nuove presentazioni tutte le presentazioni che verranno create in futuro avranno le impostazioni definite nel modello struttura scelto.

3.4.3 Creare una presentazione usando il contenuto suggerito Se abbiamo bisogno di un aiuto da parte di PowerPoint 2003 anche nella composizione del contenuto delle diapositive, oltre che della combinazione dei colori usati, possiamo applicare lo strumento di creazione guidata della presentazione che si compone di cinque passaggi. Il primo costituisce l'introduzione alla procedura (Figura 3.4.11). Lo scorrimento tra i vari passaggi avviene facendo clic sul pulsante Avanti, al contrario, si torna al passaggio precedente con il clic sul pulsante Indietro.

Figura 3.4.11 - Passaggio introduttivo della creazione guidata.

Nel secondo (Figura 3.4.12) deve essere selezionato il tipo di presentazione da creare.

Il tipo di presentazione deve essere scelto tra quelli raggruppati in categorie nella finestra attiva. Ciascuna categoria corrisponde a uno dei pulsanti elencati nel centro, e i tipi ad essa appartenenti vengono riportati nella casella presente sulla destra della finestra stessa.

Fase Tre ◊ 12 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.12 - Selezione del tipo di presentazione da creare.

Nel terzo passaggio (Figura 3.4.13) dobbiamo selezionare il tipo di output che deve avere la nostra presentazione. Dobbiamo scegliere uno dei tipi proposti nella finestra a seconda di ciò che vogliamo fare della nostra presentazione. Se, per esempio, il nostro lavoro deve essere proiettato, dobbiamo selezionare l'opzione Presentazione su schermo oppure se deve essere stampata su lucidi, dobbiamo scegliere Lucidi in bianco e nero o Lucidi a colori a seconda del tipo di lucidi che vogliamo creare.

Figura 3.4.13 - Scelta del tipo di output della nostra presentazione.

Nel quarto passaggio (Figura 3.4.14) deve essere digitato il titolo e ciò che deve essere riportato nel piè di pagina (per approfondimenti sul piè di pagina vedi sezione 3.4.17).

Il testo scritto nella casella Titolo presentazione verrà riportato come testo principale della prima diapositiva della presentazione e le voci selezionate negli altri elementi corrisponderanno al contenuto del piè di pagina.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 13 â—Š Fase tre

Figura 3.4.14 - Impostazione delle opzioni principali della presentazione.

Nell'ultimo passaggio viene completata l'operazione facendo clic sul pulsante Fine.

Come risultato abbiamo una presentazione composta da un numero di diapositive, dal contenuto e dalla combinazione dei colori variabili a seconda del tipo selezionato.

La presentazione del nostro esempio (Figura 3.4.15) non ha titolo in quanto al quarto passaggio (Figura 3.4.14) abbiamo lasciato la casella di testo vuota.

Figura 3.4.15 - Presentazione risultante dalla crazione guidata.

Fase Tre ◊ 14 L’esperienza multimediale

3.4.4 Scegliere il metodo migliore per iniziare una presentazione

Nelle sezioni 3.4.1, 3.4.2 e 3.4.3 sono stati descritti i metodi con cui può essere creata la presentazione.

Il primo metodo, cioè la creazione della presentazione a partire "da zero" è consigliata solo a chi ha già una certa dimestichezza con gli strumenti di PowerPoint.

Il secondo metodo, cioè l'applicazione di uno dei modelli struttura predefiniti nel programma, non ha particolari indicazioni, ma in linea di massima può essere usato in tutti quei casi in cui la combinazione dei colori è importante e non siamo in grado di usare gli strumenti per farlo.

Il terzo e ultimo metodo è vivamente consigliato a tutti coloro che non conoscono molto bene gli strumenti di PowerPoint e non devono creare una presentazione personalizzata, soprattutto nei contenuti. Sottolineiamo a tal proposito che una presentazione creata con uno qualsiasi dei tre metodi può essere modificata in ogni sul aspetto.

Visto che nella maggior parte dei casi lo scopo della presentazione consiste nell'illustrazione di uno specifico argomento, è vivamente consigliata la creazione a partire dal "foglio bianco", personalizzandola in tutti i suoi aspetti: dal contenuto, al numero delle diapositive, allo sfondo, alla combinazione dei colori, al tipo di carattere usato e tutto quello che riguarda la presentazione sia nei contenuti che nell'aspetto grafico.

Qualsiasi metodo decidiamo di usare, dobbiamo avere ben presente il pubblico a cui dovrà essere rivolta. Se gli ascoltatori sono giovani, una presentazione priva di colori, di animazioni e di caratteri divertenti rischia di annoiare il pubblico; al contrario per un pubblico di tecnici deve essere creata una presentazione con colori tenui, senza animazioni e con caratteri semplici e lineari.

Ovviamente lo stesso tipo di osservazioni deve essere fatto anche per quanto riguarda l'argomento trattato. Se si sta presentando un argomento "serio", come la presentazione di un nuovo progetto in una ditta o una tesi o una relazione scolastica dobbiamo inserire meno animazioni e combinazioni di colori di una presentazione rivolta a bambini.

3.4.5 Sfogliare una presentazione

Una presentazione può essere visualizzata nei seguenti modi: - Visualizzazione normale - Sequenza diapositive - Presentazione - Pagina note Il tipo di visualizzazione può essere impostata selezionando la corrispondente voce nel menu Visualizza oppure facendo clic sul relativo pulsante nella sezione presente nella parte inferiore sinistra della finestra: rispettivamente per la visualizzazione Normale, la visualizzazione Sequenza delle diapositive e la visualizzazione Presentazione.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 15 â—Š Fase tre Visualizzazione normale In questa visualizzazione , sulla sinistra della finestra viene attivata una sezione suddivisa in due schede. La prima (Strutture riportata nella parte sinistra della Figura 3.4.16) contiene il testo presente in tutte le diapositive, nella seconda (Diapositive riportata nella parte destra della Figura 3.4.16) sono contenute le miniature di tutte le diapositive.

Figura 3.4.16 - Schede attivate nella sezione sinistra della finestra contenente la Visualizzazione normale della presentazione.

Nella parte principale della finestra viene riportata la dispositiva selezionata sulla parte sinistra della stessa, indipendentemente dalla scheda attivata. La diapositiva inserita nella parte principale della finestra può essere modificata in ogni suo aspetto. Questo è infatti il tipo di visualizzazione da attivare quando devono essere apportate le modifiche di qualsiasi genere, dalla combinazione dei colori al tipo di layout.

Vedremo nel seguito di questo capitolo come effettuare le modifiche ai vari segnaposti.

Visualizzazione Sequenza diapositive La presentazione viene visualizzata come sequenza di miniature (Figura 3.4.17), ciascuna delle quali corrisponde alla relativa diapositiva.

Fase Tre ◊ 16 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.17 - Visualizzazione Sequenza diapositive della presentazione.

Questo tipo di visualizzazione viene impostata per lavorare alla presentazione nel suo complesso. In particolare, è agevolata la gestione delle varie diapositive nella copia, nello spostamento e nell'eliminazione (che verrà affrontato nella sezione 3.4.12), così come l'aggiunta di note alle varie diapositive (sezione 3.4.15) e altro. In sostanza, quindi, questo tipo di visualizzazione è l'ideale per svolgere tutte le operazioni sulla presentazione, vista come complesso di diapositive, non sulla singola diapositiva, che come abbiamo visto viene elaborata nella visualizzazione Normale.

Presentazione La visualizzazione della presentazione in questa modalità è il risultato finale del nostro lavoro. In pratica è quello che verrà riprodotto sul pannello o su carta, a seconda del tipo di layout che abbiamo deciso di creare. La gestione dello scorrimento della presentazione in questa modalità verrà descritta nella sezione 3.4.16.

Pagina note La presentazione in questa modalità consiste in una pagina per ogni diapositiva, che viene suddivisa in due sezioni, l'anteprima e una casella contenente le note digitate; esse non vengono visualizzate in fase di presentazione, ma possono essere stampate. Le note vengono inserite principalmente come promemoria per il relatore; costituiscono le linee guida del discorso che deve essere fatto durante l'illustrazione della diapositiva. Possono avere anche altri scopi, per esempio quello della descrizione di ciò che è riportato nel riquadro relativo alla diapositiva; se

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 17 ◊ Fase tre desideriamo illustrare una sequenza di immagini, inseriamo ciascuna immagine in una diapositiva e nelle pagine note digitiamo il commento all'immagine stessa.

Nella sezione 3.4.15 vedremo come lavorare con le note e nella 3.4.20 come impostare la pagina nel caso in cui esse debbano essere stampate.

3.4.6 Creare una nuova diapositiva La nuova diapositiva viene inserita selezionando la voce di menu Inserisci → Nuova diapositiva oppure facendo clic sul pulsante Nuova diapositiva sulla barra della formattazione. All'attivazione di tale funzione nel Riquadro delle attività comuni (Figura 3.4.7) vengono riportate tutte le miniature relative ai layout tra i quali deve essere attivato quello da applicare alla nuova diapositiva.

Selezionando la voce Applica a dispositive selezionate nel menu a discesa associato alla miniatura relativa al tipo di layout da applicare, viene creata una diapositiva con quel tipo di layout. Lo stesso risultato viene ottenuto selezionando la voce Inserisci nuova diapositiva dal menu a discesa suddetto (Figura 3.4.18).

Figura 3.4.18 - Inserimento di una nuova diapositiva dalla miniatura del layout da applicare.

La diapositiva così creata ha lo sfondo bianco se per tutte le altre diapositive non è stato applicato alcun colore di sfondo oppure se nel momento in cui è stato definito lo sfondo non è stata applicata la funzione Applica a tutte.

3.4.7 Lavorare con una presentazione

Una presentazione può essere modificata in ogni suo aspetto sia nel suo complesso (sezione 3.4.12), sia nella grafica e nel contenuto di ciascuna diapositiva.

Per quanto riguarda la modifica della singola diapositiva è necessario che la presentazione sia in visualizzazione Normale in modo che possano essere gestiti più facilmente i vari segnaposto che costituiscono il layout impostato per la diapositiva.

La modifica del layout avviene lavorando nel riquadro delle attività attivando le funzioni per la modifica mediante la selezione della voce di menu Formato → Layout oppure selezionando la voce Layout diapositiva dal pulsante che costituisce l'intestazione del Riquadro delle attività stesso (Figura 3.4.19).

Fase Tre ◊ 18 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.19 - Attivazione delle funzioni per la modifica del layout della diapositiva nel riquadro delle attività.

Gestione dei segnaposto in una diapositiva Abbiamo detto che tutto ciò che fa parte del contenuto della diapositiva è costituito dal layout che a sua volta si compone di segnaposto contenenti oggetti diversi: testo, immagini, grafici, tabelle ecc. Per poter eseguire qualsiasi tipo di operazione su un segnaposto è necessario che esso sia selezionato. Il bordo del segnaposto cambia a seconda del punto in cui è attivo il cursore. Vediamo il bordo di un segnaposto contenente un testo.

Se il cursore è all'interno del segnaposto (parte sinistra della Figura 3.4.20), può essere modificato il testo, ma non il segnaposto; in tal caso il bordo è costituito da piccole linee trasversali parallele. Facendo clic su un punto qualsiasi del bordo, esso cambia aspetto divenendo costituito da una serie piccoli punti (parte destra della figura).

Figura 3.4.20 - Bordo di un segnaposto.

Quando il cursore è all'interno del segnaposto, possono essere effettuate modifiche al testo, e più in generale, all'oggetto in esso contenuto. Approfondiremo l'inserimento e la modifica del testo in un segnaposto nelle sezioni 3.4.8 e 3.4.9.

Quando il segnaposto è selezionato può esserne effettuata la modifica, ridimensionandolo, spostandolo o eliminandolo. Nel caso particolare in cui il segnaposto contenga testo, la modifica del carattere viene apportata a tutto il testo contenuto nel segnaposto.

Posizionando il cursore su uno degli otto cerchietti presenti sul bordo e spostando il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, viene ridimensionato il segnaposto; il cursore assume la forma di doppia freccia con disposizione verticale, orizzontale o

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 19 ◊ Fase tre obliqua a seconda del punto in cui esso viene posizionato. In particolare se viene usato uno dei quattro cerchietti posizionati sugli spigoli del segnaposto (il cursore assume la forma ) avviene il ridimensionamento nelle due direzioni, mentre tutti gli altri ridimensionano solo in una delle due direzioni. Se spostiamo il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, dopo averlo posizionato su un punto libero da cerchietti spostiamo il segnaposto. Quando il mouse è sopra al bordo il cursore assume la forma Canc.

. Un segnaposto selezionato viene eliminato premendo il tasto

3.4.8 Inserire testo in una diapositiva

L'inserimento di un testo in una diapositiva che ha un layout che prevede uno o più segnaposto testuali, avviene digitando il testo dopo aver attivato il cursore all'interno del segnaposto. Se il layout non prevede segnaposto dedicati al testo possiamo modificare il layout della diapositiva come descritto nella sezione 3.4.7, scegliendone uno che lo contiene.

In generale, possiamo inserire una casella di testo nella diapositiva effettuando i seguenti passaggi:  selezionare la voce di menu Inserisci → Casella di testo oppure fare clic sul pulsante Casella di testo nella barra degli strumenti Disegno. Una volta attivata la funzione di inserimento il cursore assume la forma di una piccola   

freccia con la punta rivolta verso il basso ; posizionare il cursore nel punto della diapositiva in cui deve essere inserita la casella di testo; trascinare il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, fino a raggiungere le dimensioni desiderate della casella; al rilascio del tasto del mouse viene creata la casella con le dimensioni corrispondenti all'area tracciata.

3.4.9 Modificare il testo in una presentazione

Il testo contenuto in un segnaposto può essere modificato facendo clic all'interno del segnaposto e digitando il nuovo testo. Il cursore viene posizionato nel punto in cui facciamo clic.

Per quanto riguarda la modifica della formattazione è fondamentale distinguere la parte selezionata. Se deve essere modificata solo una parte del testo, dobbiamo prima selezionarla; se a dover essere modificato è l'intero testo è necessario che venga selezionato l'intero segnaposto, come abbiamo visto nella sezione 3.4.7.

Fase Tre ◊ 20 L’esperienza multimediale

Le modifiche alla formattazione possono essere apportate utilizzando gli opportuni pulsanti nella barra della formattazione, oppure facendo uso delle opzioni presenti nella finestra Carattere (Figura 3.4.21) che viene aperta selezionando la voce di menu Formato → Carattere oppure selezionando la voce Carattere dal menu di scelta rapida associato alla casella o al segnaposto da modificare.

Figura 3.4.21 - Finestra per la modifica del carattere.

3.4.10 Trovare e sostituire il testo e il tipo di carattere

In PowerPoint può essere applicata la funzione di ricerca di un testo e dell'eventuale sostituzione con un altro. Le due funzioni sono state illustrate dettagliatamente per l'applicativo Microsoft Publisher, nella sezione 2.5.7.

La funzionalità di sostituzione del tipo di carattere è molto utile in quanto con una sola operazione possiamo modificarlo in tutta la presentazione. Se, per esempio, desideriamo sostituire il tipo di carattere Garamond con Arial Unicode MS possiamo richiamare la finestra Sostituisci tipo di carattere (Figura 3.4.22) con la voce omonima presente nel menu Formato ed impostare nelle due caselle i tipi di carattere in questione. Facendo clic sul pulsante Sostituisci avviene la sostituzione del tipo di carattere in tutti i testi contenuti nella presentazione.

Figura 3.4.22 - Finestra per la sostituzione del tipo di carattere.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 21 ◊ Fase tre

3.4.11 Inserire diapositive da altre presentazioni

Spesso abbiamo bisogno di riportare alcune diapositive presenti in una presentazione in quella dove stiamo attualmente lavorando. Un metodo per fare questa operazione consiste nell'attivazione delle seguenti operazioni:  apriamo contemporaneamente le due presentazioni (indichiamo per semplificarne il riferimento con la lettera A quella su cui stiamo lavorando e con la lettera B quella da cui devono essere copiate le diapositive);  visualizziamo entrambe le presentazioni in modalità Sequenza diapositive;  selezioniamo le diapositive della presentazione B da copiare;  attiviamo la funzione Copia selezionando la voce omonima dal menu Modifica, facendo clic sul pulsante Copia nella barra degli strumenti oppure attivando la stessa voce dal menu di scelta rapida associato alla selezione;  attiviamo la presentazione A;  ci posizioniamo nel punto in cui devono essere inserite le nuove diapositive;  attiviamo la funzione Incolla selezionando la voce omonima dal menu Modifica, facendo clic sul pulsante Incolla nella barra degli strumenti oppure selezionando la stessa voce dal menu di scelta rapida associato al punto in cui devono essere riportate le diapositive.

Procedendo nel modo descritto però viene persa la formattazione della diapositiva nel suo complesso, sia come sfondo, sia come struttura (se nella presentazione B ne era stata impostata una), sia come carattere. La procedura descritta, anche se un po’ macchinosa, quindi può essere usata solo in tutti quei casi in cui non è necessario mantenere la formattazione. Se la formattazione invece costituisce un aspetto importante, dobbiamo procedere nel seguente modo:  nella presentazione A richiamiamo la funzione Inserisci → Diapositive da file.

All'attivazione della funzione viene aperta la finestra Ricerca diapositive;  apriamo la presentazione B ricercandola nella finestra di dialogo che viene aperta facendo clic sul pulsante Sfoglia (Figura 3.4.23)

Figura 3.4.23 - Richiesta dell'apertura della presentazione da cui devono essere importate le diapositive.

Fase Tre ◊ 22 L’esperienza multimediale



nella finestra di dialogo che viene aperta deve essere selezionata la presentazione B (nell'esempio di Figura 3.4.26 è la presentazione di nome Cometemio.ppt), il cui percorso viene riportato nella casella di testo File della finestra Ricerca diapositive;  nella sezione Diapositive disponibili vengono riportate le miniature di tutte le diapositive che costituiscono la presentazione B;  se devono essere importate solo alcune diapositive dobbiamo fare clic sul pulsante Inserisci dopo averne selezionate le anteprime (Figura 3.4.24); il pulsante Inserisci tutte invece serve per inserire tutte le diapositive della presentazione B, eseguendo una sola operazione.

Attivando l'opzione Mantieni formattazione originale le diapositive importate mantengono la formattazione impostata nella presentazione B.

Figura 3.4.24 - Selezione delle diapositive da inserire.

3.4.12 Eliminare e riorganizzare diapositive paragrafi e testo

Come abbiamo visto, una presentazione creata può essere modificata in ogni suo aspetto. In particolare possono essere eliminate e riorganizzate diapositive, segnaposto e testo.

Riorganizzazione ed eliminazione delle diapositive La gestione della presentazione, vista come complesso di diapositive, avviene lavorando nella finestra contenente la presentazione visualizzata come Sequenza delle diapositive oppure nella scheda Diapositive nella parte sinistra della schermata della visualizzazione Normale. Spostando o eliminando le miniature può essere facilmente modificato l'ordine e il numero delle diapositive.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 23 ◊ Fase tre Lo spostamento di una diapositiva avviene selezionando la relativa miniatura, e trascinando il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, nel punto in cui la diapositiva deve comparire. Durante lo spostamento viene visualizzata una linea a indicare il punto in cui la diapositiva viene posizionata.

Nella Figura 3.4.25 è riportato lo spostamento della sesta diapositiva alla fine della presentazione nel caso in cui essa è visualizzata come sequenza delle diapositive.

Figura 3.4.25 – Spostamento delle diapositive di una presentazione in visualizzazione Sequenza diapositive.

In Figura 3.4.26 è riportata la schermata corrispondente al caso in cui la presentazione è in visualizzazione Normale.

Figura 3.4.26 - Spostamento di diapositive in una presentazione in visualizzazione Normale.

Fase Tre ◊ 24 L’esperienza multimediale Se la sequenza di operazioni descritta per lo spostamento di file viene eseguita mantenendo il tasto Ctrl premuto durante il trascinamento del mouse, viene effettuata la copia della diapositiva, anziché lo spostamento. Gli stessi risultati vengono ottenuti attivando le funzioni Taglia e Incolla e Copia e Incolla usando uno dei metodi illustrati nella sezione 1.7.6. Premendo il tasto Canc, dopo aver selezionato una diapositiva, questa viene eliminata dalla presentazione.

Selezione multipla Se le operazioni appena descritte per lo spostamento, la copie e l'eliminazione devono essere effettuate su più diapositive è necessario prima procedere con la selezione. Per selezionare più diapositive contigue dobbiamo fare clic sulla prima diapositiva della selezione e, tenendo premuto il tasto Shift, fare clic sull'ultima. Se le diapositive non sono contigue dobbiamo procedere con la selezione facendo clic su tutte le diapositive tenendo premuto il tasto Ctrl. La selezione può essere fatta quando la presentazione è in visualizzazione Sequenza diapositive oppure in visualizzazione Normale nella scheda Diapositive (nella parte sinistra della finestra).

Riorganizzazione ed eliminazione di segnaposto La gestione delle diapositive in tutti i loro aspetti, avviene quando la presentazione è in visualizzazione Normale. Nella sezione 3.4.7 sono stati descritti tutti gli strumenti per spostare, copiare ed eliminare segnaposto all'interno di una medesima diapositiva.

Per spostare e copiare segnaposto tra diapositive diverse dobbiamo applicare le procedure per copiare e spostare descritte nella sezione 1.7.6.

Riorganizzazione ed eliminazione di paragrafi Se a dover essere gestita è una porzione di testo è necessario applicare le operazioni di Copia o Taglia dopo aver selezionato la parte di testo che ci interessa e attivare la funzione Incolla dopo essersi posizionati nel punto del segnaposto in cui deve comparire il testo. Come per le diapositive e per i segnaposto, il paragrafo selezionato viene eliminato premendo il tasto Canc.

3.4.13 Creare una cartella in cui duplicare una presentazione Per duplicare una presentazione in una cartella dobbiamo procedere con l'applicazione della funzione Copia alla presentazione selezionata e della funzione Incolla dopo essersi posizionati nella cartella di destinazione. Per le operazioni di Copia e Incolla si veda la sezione 1.4.3. Se non esiste ancora la cartella di destinazione, dobbiamo crearla prima di procedere con le operazioni per la copia; si veda la sezione 1.4.1 per la creazione di nuove cartelle.

Oltre ai metodi "classici" per la copia della presentazione, possiamo usare anche il comodo strumento offerto da PowerPoint per la creazione di un pacchetto per CD, che procede con la masterizzazione del CD solo dopo aver creato il pacchetto in una cartella. Per questo motivo può essere usata anche semplicemente per duplicare la presentazione in un'altra posizione. Tale funzione si chiama Pacchetto per CD e viene attivata selezionando l'omonima voce dal menu File. La gestione dell'operazione viene effettuata nella finestra riportata in Figura 3.4.27.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 25 ◊ Fase tre

Figura 3.4.27 - Richiesta della creazione di un pacchetto per il CD. Facendo clic sul pulsante Aggiungi file viene aperta la finestra di dialogo per la selezione dei file da aggiungere; in genere vengono selezionati, oltre alla presentazione, anche tutti i file che servono per la visualizzazione della presentazione stessa. Per esempio se nella presentazione è stato inserito un audio, nella cartella deve essere riportato anche il file audio inserito.

Facendo clic sul pulsante Opzioni… viene aperta la finestra di dialogo (Figura 3.4.28) in cui possono essere impostate le opzioni per la personalizzazione della presentazione.

Figura 3.4.28 - Finestra per l'impostazione delle opzioni per la creazione del pacchetto CD. Com'è possibile notare in Figura 3.4.29 può essere definita una password per proteggere il pacchetto sia per l'apertura che per la modifica dei file in esso contenuti.

Facendo clic sul pulsante Copia nella cartella… nella finestra Pacchetto per CD viene aperta l'omonima finestra (Figura 3.4.31) in cui deve essere personalizzato il nome e la posizione della cartella in cui viene effettuata la copia.

Fase Tre ◊ 26 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.29 - Impostazione del nome e della posizione della cartella in cui viene effettuata la copia.

Solo nel caso in cui deve essere creato anche il CD contenente il pacchetto di file impostati, dobbiamo fare clic sul pulsante Copia nel CD e procedere con le richieste per la masterizzazione.

3.4.14 Applicare un modello struttura a una presentazione.

Per applicare un modello struttura a una presentazione dobbiamo selezionare la voce di menu Formato → Struttura, all'attivazione della quale nel Riquadro delle attività vengono riportate le funzioni relative alla Struttura diapositiva (Figura 3.4.30). Nella parte principale del riquadro viene riportata la miniatura relativa al modello struttura attivo nella presentazione corrente, al di sotto della quale sono riportate le miniature relative a tutti i modelli struttura reperibili nel programma.

Figura 3.4.30 – Richiesta dell'applicazione di un modello struttura alla presentazione corrente.

Scelto il modello struttura, per applicarlo alle diapositive dobbiamo selezionare la voce Applica a tutte le diapositive o Applica a diapositive selezionate dal menu a discesa

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 27 ◊ Fase tre associato alla miniatura stessa (Figura 3.4.31). L'una o l'altra voce deve essere selezionata se vogliamo che tutte le diapositive della presentazione oppure rispettivamente che solo alcune diapositive siano basate sul modello struttura scelto.

Figura 3.4.31 - Applicazione di un modello struttura alle diapositive della presentazione.

Se viene attivata la voce Utilizza per tutte le nuove presentazioni, tutte le presentazioni che verranno create in futuro, saranno basate sul modello struttura scelto.

3.4.15 Inserire note del relatore

Le note del relatore possono essere inserite in ciascuna diapositiva o solo in alcune di esse. La funzione principale delle note è quella di promemoria per il relatore, da cui il nome, per un discorso che accompagnerà l'esposizione della diapositiva; durante la presentazione non viene visualizzata, ma può essere stampata. Queste note possono avere vari usi, uno dei quali, spesso usato, è il seguente: nella diapositiva viene riportata un'immagine, una fotografia, la riproduzione di un quadro o altro e nella sezione dedicata alle note viene riportata la descrizione dell'immagine o, più in generale, un testo relativo all'immagine riportata nella diapositiva.

Per inserire le note possiamo digitarle nell'area ad esse dedicata attivabile seguendo uno dei seguenti due metodi:  visualizzare la presentazione come Pagina note;  visualizzare la presentazione come Normale;  fare clic sul pulsante Note nella barra Sequenza diapositive quando la presentazione è visualizzata, appunto, come sequenza di diapositive.

Visualizzando la presentazione in modalità Pagina note viene visualizzata la diapositiva ridimensionata nella metà superiore della finestra e la casella contenente le note nell'altra metà della finestra (Figura 3.4.32).

Fase Tre ◊ 28 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.32 - Visualizzazione Pagina note della presentazione.

Quando la presentazione è in questa visualizzazione, le note possono essere digitate dopo aver posizionato il cursore nell'area della finestra ad esse dedicata. Se la presentazione è in visualizzazione Normale le note vengono riportate nella piccola area immediatamente al di sotto della diapositiva. In tale area le note possono essere anche digitate, oltre che visualizzate.

Il terzo metodo consiste nella digitazione delle note della diapositiva nella casella di testo contenuta nella finestra di dialogo (Figura 3.4.25) che viene aperta facendo clic sul pulsante Note sulla barra Sequenza diapositive, quando la presentazione è in visualizzazione Sequenza diapositive.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 29 ◊ Fase tre

Figura 3.4.33 - Digitazione delle note nella casella di testo della finestra Note del relatore.

Il modo più agevole per leggere le note associate alla diapositiva è quello di attivare la visualizzazione Pagina note della presentazione.

Come anticipato, la pagina completa di note e di diapositiva, così come viene visualizzata, può essere stampata. Come vedremo nella sezione 3.4.17 possono essere impostate anche l'intestazione e il piè di pagina delle pagine da stampare. Rimandiamo alla sezione 3.4.20 per conoscere le opzioni per impostare correttamente la pagina da stampare e alla sezione 3.4.21 per procedere con la stampa.

3.4.16 Visualizzare una presentazione

Dopo aver apportato tutte le modifiche, descritte nelle sezioni precedenti, possiamo procedere con la visualizzazione della presentazione. Ricordiamo a questo proposito che, oltre che stampata, la presentazione può essere proiettata su un pannello oppure su più monitor collegati al PC su cui è salvata oppure può essere pubblicata sul Web. Qualsiasi sia la sua forma di output, la presentazione ha come scopo primario quello di introdurre i vari elementi di una discussione in modo accattivante, grazie alla combinazione dei colori e dei caratteri impostati e in modo preciso e sintetico, dato che nelle diapositive vengono solo riportati i punti guida della discussione. Quindi la presentazione in molti casi viene usata dal relatore come supporto dell'esposizione della sua discussione, motivo per cui è fondamentale conoscere gli strumenti offerti da PowerPoint per presentare il lavoro fatto.

La presentazione viene avviata visualizzando il lavoro in modalità Presentazione che può essere fatto facendo clic sul pulsante nella parte inferiore sinistra della finestra, oppure selezionando la voce di menu Visualizza → Presentazione oppure premendo il tasto F5. Le diapositive vengono così visualizzate a tutto schermo, come verranno proiettate sul pannello, nel caso in cui la forma di output sia quella della proiezione.

Scorrimento delle diapositive Lo scorrimento sequenziale delle varie diapositive avviene con l'uso dei tasti direzionali presenti sulla tastiera: con la freccia verso l'alto e quella verso sinistra si visualizza la diapositiva precedente, con gli altri due si passa alla diapositiva successiva. Un metodo alternativo sfrutta i due pulsanti contenenti rispettivamente

Fase Tre ◊ 30 L’esperienza multimediale

una freccia verso sinistra ( ) e una verso destra ( ) nella parte inferiore sinistra della diapositiva. Possiamo anche selezionare la voce Precedente o Successiva dal menu di scelta rapida (Figura 3.4.34) associato a qualsiasi punto della diapositiva visualizzata (quando la presentazione è attiva).

Figura 3.4.34 - Menu di scelta rapida associato a qualsiasi punto della diapositiva attiva.

Un menu simile a quello appena visualizzato (Figura 3.4.35) è quello associato al pulsante

nella parte inferiore sinistra della presentazione.

Figura 3.4.35 - Menu associato al pulsante relativo alla gestione della presentazione.

Se non dobbiamo scorrere la presentazione diapositiva per diapositiva, ma dobbiamo fare un salto, anziché usare ripetutamente la funzione appena vista per scorrere una diapositiva per volta, che talvolta manda in confusione l'ascoltatore, possiamo scegliere la diapositiva da visualizzare tra quelle elencate nel sottomenu associato alla voce Vai a diapositiva nei menu appena descritti.

Il puntatore I due menu analizzati in Figura 3.4.34 e in Figura 3.4.35 differiscono per la presenza della voce relativa al puntatore. Esso può essere usato anche come penna in tutti quei

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 31 ◊ Fase tre casi in cui, durante la discussione, devono essere evidenziate alcune parti della diapositiva, magari tracciando linee o addirittura scrivendo testo. Spesso capita di dover spiegare quanto illustrato aiutandosi con un esempio. Per semplicità, invece di ricorrere a una lavagna a fogli mobili o altro, il relatore può usare il puntatore, usandolo come se stesse scrivendo realmente sulla diapositiva. Quanto viene tracciato con il puntatore non modificherà la diapositiva, ma verrà immediatamente cancellato alla visualizzazione di un'altra diapositiva.

Il puntatore viene impostato, oltre che selezionando la voce Opzione puntatore nel menu di scelta rapida associato alla diapositiva, lavorando nel menu (Figura 3.4.36) associato al pulsante , anch'esso presente nella parte inferiore sinistra della diapositiva.

Figura 3.4.36 - Menu per l'impostazione del puntatore.

L'opzione predefinita è Freccia che serve appunto da puntatore agli elementi della diapositiva. Se vogliamo scrivere dobbiamo selezionare una delle voci sottostanti e personalizzarla con il colore. Quanto scritto può essere cancellato con la Gomma anch'essa attivabile selezionando la voce omonima nel menu di Figura 3.4.38.

Pausa e uscita Se durante la discussione dobbiamo fare una pausa, è preferibile non lasciare proiettata la diapositiva nel pannello, ma visualizzare la schermata bianca premendo il tasto B. Per riprendere la presentazione dal punto in cui abbiamo interrotto è necessario premere di nuovo il tasto B. Per uscire dalla presentazione dobbiamo premere il tasto Esc oppure selezionare la voce Fine presentazione da uno dei due menu analizzati in Figura 3.4.34 e in Figura 3.4.35.

3.4.17 Aggiungere un’intestazione e un piè di pagina

Alle diapositive può essere aggiunto un piè di pagina selezionando la voce di menu Visualizza → Intestazione e piè di pagina. Come abbiamo visto nella sezione 1.2.5 per Word 2003 e nella sezione 1.6.11 per Excel 2003, l'intestazione e il piè di pagina sono costituiti da informazioni che vengono ripetute nella parte superiore e rispettivamente inferiore, di ciascuna pagina di un documento.

Nonostante la voce di menu citi anche l'intestazione, in realtà nelle diapositive può essere impostato solo il piè di pagina. Entrambe le sezioni possono essere impostate

Fase Tre ◊ 32 L’esperienza multimediale solo per la stampa delle pagine con le note. La finestra che viene visualizzata per la personalizzazione della funzione (Figura 3.4.37), è composta da due schede: Diapositiva per impostare il piè di pagina delle diapositive e Note e stampati per lavorare sulla finestra contenente la presentazione in visualizzazione Pagina note (vedi sezione 3.4.15).

Figura 3.4.37 - Impostazione dell'intestazione e del piè di pagina della presentazione.

Le informazioni attivate mediante la selezione delle opportune caselle vengono inserite nel piè di pagina delle diapositive nelle posizioni corrispondenti ai rettangoli colorati di nero o bianco visualizzabili nell'Anteprima, posizionata nella parte inferiore destra della finestra stessa.

La data può essere impostata in modo che si aggiorni automaticamente ogni volta che apriamo la presentazione, oppure ne può essere digitata una che rimane fissa. La numerazione della diapositiva viene aggiornata automaticamente.

Nella casella di testo relativa a Piè di pagina può essere digitato un testo libero; in genere costituisce le informazioni sull'autore della presentazione, il titolo, il luogo in cui avviene la presentazione o altro.

Possiamo richiedere di non inserire il piè di pagina in tutte quelle diapositive che hanno Diapositiva titolo come tipo di layout; questo perché in genere la prima diapositiva che costituisce l'introduzione alla presentazione non deve avere il piè di pagina, poiché funge da copertina.

Intestazione e piè di pagina negli stampati Come anticipato precedentemente nella pagina note possiamo impostare anche l'intestazione, oltre al piè di pagina. Dobbiamo agire nella scheda Note e stampati (Figura 3.4.38) della finestra Intestazione e piè di pagina per la quale valgono le stesse osservazioni fatte per la scheda Diapositiva.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 33 ◊ Fase tre

Figura 3.4.38 - Intestazione e piè di pagina della pagina note.

Le modifiche vengono apportate a tutte le pagine da stampare facendo clic sul pulsante Applica a tutte. Nel caso delle diapositive invece possiamo scegliere di applicare alla sola diapositiva corrente con il clic sul pulsante Applica o a tutte le diapositive con il clic su Applica a tutte.

3.4.18 Immettere testo in una struttura

Se vogliamo che un testo sia visualizzato in tutte le diapositive della presentazione dobbiamo inserirlo nello schema della diapositiva. Esso costituisce la struttura su cui vengono create tutte le diapositive. In sostanza quando applichiamo una formattazione o, più in generale, un'impostazione a tutte le diapositive, come abbiamo visto per lo sfondo, per la struttura o per il piè di pagina, l'impostazione viene inserita nello schema della diapositiva. Quindi se dobbiamo riportare un determinato testo che sia presente in ogni diapositiva della presentazione, esso deve essere inserito all'interno dello schema.

Vi sono due schemi differenziati, uno per la diapositiva titolo (la copertina) e uno per le diapositive generiche. Lo schema della diapositiva viene attivato selezionando la voce di menu Visualizza → Schema → Diapositiva. Esso viene inserito in una finestra (Figura 3.4.39) in cui sono ben visibili tutte le parti che lo compongono ed è attiva la barra degli strumenti Visualizzazione schema diapositiva che contiene i pulsanti fondamentali per la gestione dello schema stesso. Come possiamo vedere nella sezione sinistra della finestra, gli schemi modificabili sono due: quello della diapositiva titolo (attivo nella finestra) e quello della diapositiva generica.

Il testo può essere inserito utilizzando le funzioni analizzate nella sezione 3.4.8, con la differenza che le modifiche apportate nello schema vengono riportate in tutte le diapositive e possono essere modificate solo visualizzando di nuovo lo schema.

Fase Tre ◊ 34 L’esperienza multimediale

Figura 3.4.39 - Schema della diapositiva.

3.4.19 Visualizzare in anteprima una presentazione

L'anteprima di stampa serve per vedere se è necessario apportare qualche modifica oppure se possiamo procedere con la stampa della presentazione. Essa viene attivata facendo clic sul pulsante

(Figura 3.4.40)

Figura 3.4.40 - Anteprima di stampa della presentazione.

Conoscenze di base degli strumenti di presentazione 35 ◊ Fase tre Nella barra degli strumenti della finestra sono contenuti tutti i pulsanti relativi alla personalizzazione delle opzioni per la stampa. In particolare, vi sono il pulsante Stampa, che attiverà la finestra per l'impostazione della stampa (Figura 3.4.43), e il pulsante Opzioni (Figura 3.4.41) che permette di personalizzare l'anteprima della stampa a seconda delle nostre esigenze.

Figura 3.4.43 - Scelta delle opzioni per la personalizzazione dell'anteprima di stampa.

Per uscire dalla visualizzazione dell'anteprima e tornare alla finestra per lo sviluppo della presentazione e confermare le eventuali personalizzazioni fatte, dobbiamo fare clic sul pulsante Chiudi.

3.4.20 Scegliere le corrette impostazioni di stampa

Quando la presentazione è pronta nei contenuti e nelle formattazioni, deve essere definito il tipo di output che vogliamo attivare e, se necessario, anche le misure delle dimensioni della pagina. Possiamo impostare le opportune opzioni nella finestra che viene aperta selezionando la voce File →Imposta pagina (Figura 3.4.42).

Figura 3.4.42 - Impostazione della pagina.

In tale finestra può essere determinato il formato della pagina, ovvero l’aspetto che le diapositive avranno in fase di stampa; tra le varie possibilità abbiamo la presentazione su schermo, i lucidi, il formato A4, lo striscione e un formato personalizzato. Possiamo impostare la misura delle dimensioni altezza e larghezza e il numero della diapositiva da cui deve iniziare la presentazione. Nella sezione Orientamento possiamo impostare l'orientamento della pagina sia per le diapositive che per la pagina delle note e degli stampati.

Fase Tre ◊ 36 L’esperienza multimediale

3.4.21 Stampare una presentazione

Supponiamo di dover assistere a una presentazione su uno specifico argomento. Se prima dell'inizio della discussione viene distribuita una stampa delle diapositive che verranno presentate, gli ascoltatori riusciranno a seguire anche su carta quanto verrà esposto dal relatore. Possiamo impostare la stampa in modo che su ciascuna pagina venga riportato un certo numero di diapositive. La presentazione può essere stampata anche per altri scopi; per esempio può essere utile quella delle pagine note per i motivi che abbiamo riportato nella sezione 3.4.14.

La stampa viene richiamata selezionando la voce di menu File → Stampa (Figura 3.4.43).

Figura 3.4.43 - Impostazione della stampa.

Oltre alle opzioni comuni a tutte le finestre per la stampa di ogni applicativo di Office (si veda la sezione 1.7.4), nella sezione Stampa di (Figura 3.4.46) possiamo selezionare la parte e la modalità della presentazione da stampare. In particolare, se nella casella Stampa di viene selezionata la voce Stampati, viene attivata anche la sezione Stampati in cui deve essere definito il numero delle diapositive da inserire in una pagina. Se impostiamo tre diapositive per pagina e selezioniamo la voce Cornice, come visualizzato nell'anteprima, viene inserita una serie di linee sulla destra della miniatura della diapositiva in cui è possibile scrivere appunti.

Figura 3.4.44 - Impostazione della parte da stampare.

Il menu a discesa Colori/gradazioni di grigio è possibile selezionare Colore per stampare la presentazione a colori Gradazioni di grigio per convertire i colori in sfumature di grigio, e Solo bianco e nero per convertire i colori in bianco e nero, funzione utile per stampare bozze molto leggibili.