Manuale outlook 2010 1 by Pafal Editore

Outlook 2010 Presentazione Outlook è un software che consente di creare, inviare e ricevere messaggi di posta elettronica e di gestire una propria agenda. Sono molti i vantaggi offerti dalla posta elettronica, e non si tarda a capirlo quando si usa Outlook. Un messaggio di posta elettronica anche chiamato e-mail dall’inglese “Elettronic Mail” può raggiungere una infinità di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, può essere ricevuto anche in nostra assenza, ad una e-mail si possono allegare testi, immagini, suoni, può interagire con la messaggistica SMS dei cellulari. Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre: dell'accesso a Internet mediante un provider. Il provider offre, in genere, la casella di posta elettronica, cioè una cartella sul proprio server in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti, e naturalmente un indirizzo personale. L'indirizzo di posta elettronica viene fornito dal provider con un contratto di accesso a Internet ed è costituito da quattro parti ben definite. Nome o nickname dell'utente, per esempio

giuseppe_rossi

Presso simbolo della chiocciolina

Nome del server, per esempio

tin

Nome del dominio, per esempio

In definitiva l'indirizzo è giuseppe_rossi@tin.it. Esso è strettamente personale ed individua la nostra casella, alla quale si può accedere soltanto conoscendo il nome utente e la password, forniti dal provider al momento dell'accettazione del contratto. Outlook consente inoltre, di gestire un calendario per pianificare e memorizzare appuntamenti, riunioni ed eventi. Il calendario di Outlook è simile ad una agenda cartacea nella quale tenere nota degli appuntamenti. Detto così è un pochino riduttivo proprio perché alla base del programma c’è un potente software per la gestione della posta elettronica ed è questo software che consente la pianificazione di riunioni, appuntamenti, eventi con colleghi ed altri contatti presenti nella propria rubrica di posta come ad esempio amici oppure partner commerciali, con la possibilità di inserire un promemoria visualizzato qualche minuto prima (quanto tempo prima lo sceglie l’utente) che attiva un messaggio di avvertimento dell'inizio dell'appuntamento. 1

Si possono programmare gli appuntamenti, condividendo la propria disponibilità in calendario, inoltre è possibile gestire il proprio programma di lavoro in maniera pratica ed efficiente. Grazie alla caratteristica Invia calendario tramite posta elettronica, si può far inviare a clienti e collaboratori la pianificazione dei propri impegni, in questo modo i destinatari possono individuare rapidamente la data e l'ora più appropriate per un eventuale appuntamento. La visualizzazione pianificazione di Outlook 2010 consente inoltre di confrontare ed esaminare più calendari affiancati in orizzontale. Con i nuovi strumenti per la gestione del calendario è possibile salvare i gruppi di calendari utilizzati con maggiore frequenza in modo da poterli visualizzare velocemente quando occorre.

Creazione di un account di posta elettronica La prima volta che si manda in esecuzione Outlook, si avvia una procedura guidata per la creazione di un nuovo profilo che successivamente verrà eseguito a ogni avvio dell'applicazione. Un profilo è composto da un account di posta elettronica, un file di dati e informazioni sulla posizione in cui viene memorizzata la posta elettronica. Di solito è sufficiente la creazione di un solo profilo, a volte però è necessario disporre di più profili. Ad esempio, potrebbe risultare comodo utilizzare un profilo per i messaggi di posta elettronica a scopo professionale e un altro profilo per i messaggi corrispondenti all'account di posta elettronica personale. Spesso il computer viene condiviso con altri utenti, in questo caso si potrebbero memorizzare i relativi account e le impostazioni in profili separati con nomi diversi. 1. Fate clic sul pulsante di inizio di Windows presente sulla barra delle applicazioni 2. Dal menù scegliere Tutti i Programmi poi clic sulla cartella Microsoft Office 3. Clic sulla voce Microsoft Outlook 2010

Outlook aprirà la prima finestra della creazione guidata che consentirà di creare il nuovo profilo.

4. Fate clic sul pulsante Avanti La seconda finestra indicare consente di indicare il tipo di servizio di cui vogliamo avvalerci, il programma richiede di scegliere fra POP3, IMAP ed Exchange Server. Per questo motivo è bene conoscere le differenze fra questi tipi di account, per poter configurare il servizio che più si attaglia alle nostre esigenze. Un server di posta POP3 è una sorta di deposito momentaneo: configurando Outlook, o

altro client e-mail, come POP3, si richiede al programma di connettersi periodicamente all’ISP (Internet Service Provider) e verificare se sono presenti nuovi messaggi; in questo 3

caso i messaggi verranno scaricati sul proprio computer e rimossi dal server, salvo diversa disposizione delle proprietà. Un account IMAP, invece, non lascia mai il server IMAP e questo permette di leggere la posta anche sui dispositivi mobili, poiché la posta non viene scaricata, ma è consentito leggerla semplicemente sul server IMAP. Questa soluzione può essere utile quando si lavora su più PC, ma è anche la soluzione adottata dalle aziende per il controllo della posta dei dipendenti, che rimane così in giacenza sul server IMAP. Un account Exchange Server è quasi sempre scelto da grandi aziende, o centri di ricerca; Exchange Server è un server di comunicazione per gruppi di lavoro basato sulla posta elettronica destinato alle aziende Microsoft Outlook imposta, di default, un account del primo tipo (POP3), ma può essere utilizzato anche un account IMAP o Exchange Server; al contrario, essendo Outlook un’applicazione che gira in locale, non può essere assimilabile ad una web mail. I POP3 sono gli account più comuni e, salvo rare eccezioni, quasi tutti i provider di caselle postali offrono il supporto POP. 1. Fate clic sul pulsante Avanti 5. Nella terza finestra della procedura guidata troviamo una prima casella nella quale scriviamo il nome che desideriamo venga visualizzato nel campo Mittente dai destinatari delle nostre e-mail 6. Il passo successivo consiste nell’inserire nella sottostante casella il proprio indirizzo di posta elettronica fornito dal Provider. E’ necessario quindi, essere già in possesso di un indirizzo di posta elettronica che vi sarete procurati iscrivendovi a uno dei tanti servizi gratuiti presenti in rete. Inserite l’indirizzo completo come rappresentato in figura 7. Nella successiva casella aggiungete la vostra password in modo da non doverla digitare successivamente ogni volta che Outlook andrà a controllare nella casella di posta se sono arrivati nuovi messaggi. 8. Confermare la password

2 3 4 5

9. Clic sul pulsante Avanti

La parte più importante di tutta la procedura consiste nell’inserire i nomi dei server di posta in entrata e di posta in uscita che ci saranno stati forniti precedentemente dal Provider presso il quale abbiamo il nostro indirizzo e-mail. ATTENZIONE: Il server della posta in uscita (SMTP) deve essere lo stesso dell’account che utilizziamo per la connessione Internet. Per questo motivo i nomi dei due server possono essere anche di due Provider diversi. Nell’esempio ho considerato il server SMTP di email per chi utilizza la connessione ad Internet con un server di tele2. Nel caso mi connettessi con Wind dovrei mettere il server SMTP di Wind, altrimenti il programma sarebbe in grado di ricevere la posta, ma non sarebbe in grado di inviarla!!!

10. Fate clic sul pulsante Prova impostazione account 5

11. Il programma farà una verifica delle impostazioni inserite 12. Fate clic sul pulsante Chiudi 13. Fate clic sul pulsante Avanti 14. Fate clic sul pulsante Fine

Esploriamo Outlook All’avvio Outlook si presenta con una interfaccia grafica comune agli altri applicativi della Suite Office. Nella parte superiore della finestra di Outlook i comandi sono stati raggruppati nella Barra multifunzione. La barra multifunzione consente di individuare in modo rapido i comandi necessari per eseguire un'attività. I comandi sono organizzati in gruppi logici raggruppati in schede. In Outlook 2010 la barra multifunzione ha sostituito i menu precedentemente disponibili nella finestra principale di Outlook. a. Le schede sono organizzate in base alle attività. b. I gruppi presenti in ogni scheda suddividono un'attività in sotto attività. c. I pulsanti di comando in ogni gruppo eseguono un comando o visualizzano un menu di comandi.

a b c 7

In aggiunta all'insieme delle schede standard, disponibili sulla barra multifunzione ogni volta che si avvia Office Outlook 2010, esistono altri tipi di schede, che vengono visualizzate invece solo quando richieste dal tipo di attività che si sta svolgendo. Queste particolari schede contengono i pulsanti con i comandi che consentono di agire e lavorare con l’oggetto che viene selezionato nella pagina, ad esempio una tabella, un'immagine o un disegno. Quando si fa clic sull'oggetto l'insieme pertinente di schede contestuali viene visualizzato in un colore più evidente accanto alle schede standard d. Pulsante di Office Backstage o Scheda File questa scheda si differisce dalle altre in quanto non contiene gruppi di comando ma permette di aprire la visualizzazione Backstage (in italiano “dietro le quinte”) dalla quale è possibile gestire le presentazioni e i dati a esse correlate. In questa finestra sono presenti i comandi di base per aprire, salvare e stampare le presentazioni, quelli per impostare autorizzazioni, preparare le presentazioni per la condivisione con altri utenti e gestire le versioni dei File è inoltre presente il pulsante Opzioni per accedere ai comandi per l'impostazione di varie caratteristiche, che consentono la personalizzazione dell’ambiente di lavoro.

e e. Barra di accesso rapido La posizione predefinita della barra di accesso rapido è nella parte superiore della finestra di Outlook accedere rapidamente agli strumenti utilizzati più frequentemente. Possiamo inoltre in qualsiasi momento personalizzare la barra di accesso rapido.

Pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo Il pulsante di visualizzazione della finestra di dialogo è una piccola icona presente in alcuni gruppi. Facendo clic su di esso, viene visualizzato un riquadro attività o una finestra di dialogo correlata, mettendo a disposizione ulteriori opzioni relative a quel gruppo.

La finestra di Outlook è suddivisa in tre riquadri:

Nel caso in cui la finestra fosse divisa in quattro riquadri: 1. Fate clic sulla scheda Visualizza 15. Fate clic sul pulsante Riquadro di lettura presente nel gruppo pulsanti Layout

a 16. Dal successivo menù a discesa scegliete con un clic la voce Disattivato a. Nel riquadro di sinistra, chiamato Riquadro di spostamento, è visualizzato l’elenco delle cartelle. Nelle cartelle Outlook memorizza i diversi tipi di dati legati alla messaggistica. Ad esempio i nuovi messaggi vengono recapitati e conservati nella casella Posta in arrivo, mentre una copia dei messaggi già spediti sono conservati nella casella Posta inviata, quelli che stiamo inviando trovano momentaneamente posto nella cartella Posta in uscita, quelli che abbiamo cancellato in Posta eliminata e quelli inviati da uno o più indirizzi indesiderati viene intercettata e inviata direttamente nella casella Posta indesiderata.

b b. In basso, sempre nello stesso riquadro, troviamo quattro pulsanti, il pulsante Posta elettronica (evidenziato) il pulsante Calendario, il pulsante Contatti e il pulsante Attività.

Facendo clic su questi pulsanti si richiamano le finestre e gli strumenti per: la visualizzazione, la creazione e la gestione degli elementi di Outlook.

c c. Nel riquadro centrale Outlook ora visualizza i messaggi di posta contenuti nella cartella Posta in arrivo. Facendo clic su di un’altra cartella Outlook visualizzerà l’elenco degli elementi contenuti nella cartella selezionata.

a b c d

Il riquadro di destra mostra il contenuto della Bara Da Fare, un promemoria degli appuntamenti e degli eventi della giornata e di tutti gli impegni in programma senza dover necessariamente richiamare il calendario.

La Barra Da fare è suddivisa in quattro parti: a. Selezione data b. la sezione Appuntamenti c. il pannello di input attività d. l'elenco attività.

Creare ed inviare messaggi di posta elettronica Come indicato nelle pagini precedenti la caratteristica principale di Outlook è la gestione della posta elettronica. Predisporre il programma alla creazione di un messaggio è semplice e immediato. Chi conosce e utilizza Word troverà molte affinità tra questo programma e la gestione dei messaggi in Outlook

Creiamo il nostro primo messaggio: 1. Fate clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica presente nella scheda Home nel gruppo pulsanti Nuovo

Si aprirà la finestra di dialogo Nuovo messaggio Un secondo modo per aprire la finestra di dialogo Nuovo messaggio è facendo clic sul pulsante Nuovi elementi posizionato nella scheda Home nel gruppo pulsanti Nuovo.

Il pulsante Nuovi elementi, è diviso in due sezioni: nella prima ci sono le voci per creare un nuovo elemento di Outlook; la seconda consente di creare un nuovo elemento legato alla modalità in cui stiamo operando. In questo momento nel riquadro di sinistra è attivo il pulsante Posta elettronica di conseguenza facendo clic sul pulsanti Nuovi elementi nella seconda sezione abbiamo voci come SMS. Fosse stato attivo il pulsante Attività cliccando sul pulsante Nuovi elementi, nella seconda sezione avremmo avuto voci come Richiesta Attività ecc..

Diamo insieme una rapida occhiata alla finestra di dialogo che Outlook ha aperto: a. è presente un campo per l’inserimento dell’indirizzo del destinatario, il campo A: b. un campo per i destinatari ai quali inviare una copia per conoscenza, il campo CC: c. un campo nel quale inserire gli indirizzi dei destinatari ai quali inviare una copia, indirizzi che non vogliamo siano visibili nelle proprietà del messaggio CCn

a b c d d. un campo Oggetto nel quale riassumere il contenuto del messaggio e. ed un’area per il testo del messaggio Ogni nuovo messaggio deve avere l’indirizzo del destinatario, i campi CC: e Oggetto si possono lasciare vuoti anche se è sempre consigliabile inserire l’oggetto in un nuovo messaggio. L’oggetto, riassumendo il contenuto del messaggio, permette a chi lo riceve di capire immediatamente quale sarà il contenuto. 15

17. Inserite l’indirizzo fmauti@pafal.it nel campo A: Volendo inviare lo stesso messaggio contemporaneamente ad altri destinatari sarà sufficiente inserire a seguire, nel campo del destinatario, gli altri indirizzi che Outlook separerà con un punto e virgola. 18. Scrivete Vendite trimestrali nel campo Oggetto 19. Inserite nel campo Testo del messaggio: Ciao Francesca hai controllato il report con le Vendite trimestrali? Che ti sembra? Mentre scrivete il messaggio, non è necessario premere il tasto invio alla fine di ogni riga. Continuando a digitare Outlook andrà a capo automaticamente. Premete il tasto invio quando volete creare un capoverso. Volendo separare i capoversi di due righe vuote premete il tasto Invio due volte. In questo modo i messaggi risulteranno più leggibili. 20. Premete il tasto Invio due volte e scrivete Grazie

2 3 4

21. Ancora a capo due volte e inserite il vostro nome Chi conosce Microsoft Word avrà subito riconosciuto l’interfaccia grafica di questa finestra. Nella finestra Nuovo Messaggio ritroviamo la Barra multifunzione tipica della nuova versione di Office, nella quale i comandi sono raggruppati all’interno di schede sovrapposte. Possiamo applicare al testo del messaggio o a parte di esso il grassetto. Il sottolineato, il corsivo, modificarne il colore lo sfondo ecc. Outlook consente la 16

formattazione del testo in modo da renderlo più piacevole alla lettura, il programma usa come Editor dei messaggi Microsoft Word 2010 non ha più un editor integrato come è avvenuto fino alla versione 2003 di Office.

22. Evidenziate il testo Vendite trimestrali e fate clic sul pulsante Sottolineato presente nella scheda Messaggi gruppo pulsanti Testo base 23. Clic ora sul pulsante Invia

Quando si preme il pulsante Invia il messaggio viene recapitato, alla persona specificata come destinatario, utilizzando Internet o in alternativa una rete locale. Quando specifichiamo più di un destinatario separando con un punto e virgola gli indirizzi, Outlook invia copie del messaggio a tutti gli indirizzi specificati.

Quando inviamo un messaggio il programma ne conserva una copia nella cartella Posta inviata. Questa cartella ci permette di memorizzare tutti i messaggi inviati ai destinatari

Verifichiamo l’avvenuto invio del messaggio 1. Fate un doppio clic sulla cartella Posta inviata visibile nell’elenco cartelle nel pannello di sinistra Il richiamo al nostro messaggio è presente nel pannello di centro. Sono visibili: a. il nome del destinatario b. l’oggetto (importante per capire il contenuto del messaggio qualora ce ne fossero altri indirizzati alla stessa persona) c. la data di invio d. le dimensioni

a b c d

La Rubrica di Outlook La Rubrica di Outlook è una raccolta di elenchi di indirizzi o altre di rubriche. Questa raccolta permette di cercare e selezionare nomi, indirizzi di posta elettronica e liste di distribuzione per inviare i messaggi. Quando si digita per la prima volta un nome nella casella A, Cc o Ccn questo viene automaticamente memorizzato in Rubrica, durante l’immissione dell’indirizzo Outlook controlla la corrispondenza del nome inserito con un nome presente nella Rubrica. Se viene trovata una corrispondenza, il nome viene suggerito per completare le informazioni relative all'indirizzo di posta elettronica e al nome visualizzato in modo da rendere possibile l’invio del messaggio. Alla prima apertura della Rubrica Outlook visualizza la rubrica predefinita, in genere corrispondente all'Elenco indirizzi globale in uso. È possibile modificare la rubrica predefinita e inoltre, specificare ulteriori impostazioni per la Rubrica, ad esempio la rubrica da controllare per prima quando si invia un messaggio e la posizione in cui memorizzare gli indirizzi personali.

Scriviamo un secondo messaggio: 1. Indirizzato a: stefanoocchini@pafal.it 2. Aggiungete sempre nel campo A: il seguente indirizzo martina.carloni@pafal.it il messaggio sarà inviato contemporaneamente ai due indirizzi di posta 3. Inserite nel campo Oggetto: Analisi di bilancio 4. Con il testo: Ciao Stefano, dovresti cortesemente provvedere alla chiusura del semestre ed inviare prima possibile il report al seguente indirizzo: fmauti@pafal.it. Per cortesia aggiungi il mio indirizzo in copia 5. Lasciare due righe vuote ed aggiungere: Grazie e buon lavoro! 6. Non inviate il messaggio!

Creare ed utilizzare le firme Il messaggio è pronto per l’invio manca solo il nostro nome, diciamo la nostra firma. Possiamo aggiungere ad un messaggio come firma: del testo standardizzato, delle immagini oppure dei file. Questo testo verrà allegato in automatico a tutti i nuovi messaggi che andremo a comporre. 19

La firma comparirà in fondo ai messaggi, proprio come la firma che andremmo ad aggiungere sui documenti cartacei.

1 2

1. Fate clic sul pulsante Firma presente nel gruppo pulsanti Includi della scheda Messaggio 7. Clic ora sulla voce Firme….

Si aprirà la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi

24. Fate clic sul pulsante Nuovo per aprire la finestra di dialogo Nuova firma

25. In questa finestra di dialogo inserite ora il vostro nome e fate clic sul pulsante OK 8. Selezionate ora un tipo di carattere e una dimensione 9. Selezionate le opzioni di formattazione per i caratteri ad esempio il corsivo, il grassetto, il sottolineato, il colore dei caratteri ecc. 10. Nell’area Modifica firma digitate ora 40 trattini ed andate a capo premendo il tasto Invio per creare una nuova riga 11. Sulla nuova riga scrivete il vostro Nome e Cognome e pigiate sul tasto invio 12. Aggiungete il vostro indirizzo e poi ancora invio 13. La città e di nuovo invio

14. Il numero di telefono 15. Scegliere la vostra firma come firma predefinita per i nuovi messaggi e per le risposte /inoltro facendo clic sui pulsanti presenti a destra dei relativi campi 16. Fate ora clic sul pulsante OK 17. Fate ora nuovamente clic sul pulsante Firma e scegliete il vostro nome

Se avete eseguito i passaggi in modo corretto il messaggio sarà come visualizzato in Figura1

Figura

26. Inviate il messaggio facendo clic sul pulsante Invia

Creare una firma utilizzando la voce Opzioni Possiamo richiamare la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi facendo: 1. Clic sulla scheda File e successivamente fare clic sulla voce Opzioni. 23

Outlook aprirà l’omonima finestra di dialogo suddivisa in 2 pannelli. In questa finestra, raggruppati per tipologia, sono riportati tutti i comandi per lavorare con Outlook, alcuni di questi comandi sono disponibili sulla barra multifunzione altri sono raggiungibili solo attraverso la finestra Opzioni. 27. Nel pannello di sinistra fate clic sulla voce Posta

3 2

Nel pannello di destra, Outlook visualizzerà i comandi per modificare e personalizzare le impostazioni per i messaggi creati e ricevuti 28. Fate clic sul pulsante Firme… presente nel gruppo Scrittura messaggi 29. Create una nuova firma 30. Chiamate la nuova firma Luigi 31. Scegliete CAMBRIA dimensione 12 Grassetto e Corsivo 32. Colore Blu 24

33. Inserite una linea tratteggiata come prima riga e premete il tasto Invio 34. Scrivete: Santandrea Luigi e premete di nuovo il tasto Invio 35. Aggiungete: Via S. Pellico, 6 andate a capo premendo nuovamente il tasto Invio 36. Scrivete ancora: 27100 Pavia poi pigiate il tasto Invio 37. Inserite ora: Telefono 0171816145 andate nuovamente a capo 38. Scrivete sull’ultima riga: www.stelegru.it

Abbiamo volutamente lasciato la firma con il nostro nome firma predefinita. Questo consentirà ad Outlook di inserire i nostri dati nei nuovi messaggi e nelle nostre risposte ai messaggi inviati da altri. Vedremo fra poco come modificare la firma predefinita scegliendone un’altra tra quelle memorizzate

39. Chiudete premendo il tasto OK

Modifica del formato dei messaggi di posta Esistono diverse applicazioni di posta elettronica, pertanto è necessario utilizzare un formato per i messaggi, supportato dall'applicazione del destinatario. Outlook consente la creazione di messaggi avvalendosi di formati per le diverse situazioni. Il formato del messaggio scelto consente di aggiungere testo formattato come: caratteri in grassetto, colorati ed elenchi puntati, e immagini al corpo del messaggio. In ogni caso, nonostante, si scelga un formato che consenta di aggiungere tali caratteristiche, non è detto che il destinatario riesca a visualizzarle. Questo si verifica perché ci sono applicazioni di posta elettronica che non supportano messaggi formattati o sfondi con immagini. Con Outlook possiamo avvalerci di tre diversi formati per i nostri messaggi: Testo normale È un formato supportato da tutte le applicazioni di posta elettronica. Possiamo impostare Outlook per aprire solo messaggi ricevuti in formato testo normale. Questo formato tuttavia, non supporta il grassetto, il corsivo, tipi di carattere a colori o 26

altri tipi di formattazione del testo. Non supporta inoltre le immagini visualizzate direttamente nel corpo del messaggio, sebbene sia possibile includere le immagini come allegati. Formato RTF di Outlook È possibile utilizzare il formato RTF per l'invio di messaggi nelle società in cui viene utilizzato Microsoft Exchange. HTML Questo è il formato dei messaggi predefinito in Outlook è sicuramente il formato da utilizzare se si desidera creare messaggi simili a documenti normali, con diversi caratteri, colori ed elenchi puntati.

Vediamo insieme come modificare il formato posta predefinito: 1. Fare clic sulla scheda File 2. Scegliere la voce Opzioni 40. Dall’omonima finestra di dialogo fate clic sulla voce Posta

41. Clic ora nel pannello di destra, nell’area Scrittura messaggi sul pulsante posizionato a sinistra del campo Casella di riepilogo Scrivi messaggi in questo formato 42. Fate clic sul pulsante Annulla (non abbiamo per il momento la necessità di modificare il formato dei nostri messaggi)

Aggiungere elementi decorativi nei messaggi Outlook comprende una serie di schemi di colori predefiniti e stili di carattere ( Temi), chiamati Elementi decorativi, che l’utente può aggiungere ai propri messaggi di posta. 27

Possiamo inserire Elementi decorativi occasionalmente in un nuovo messaggio oppure creare un modello predefinito che il programma utilizzerà ogni qualvolta si crea un nuovo messaggio. Fate attenzione! Per usare elementi decorativi è necessario che il messaggio sia in formato HTML e che il programma di posta del destinatario sia in grado di leggere questo formato altrimenti non potrà vedere questi elementi né qualsiasi altro tipo di formattazione della pagina.

Vediamo come personalizzare i nostri messaggi, quelli di risposta e inoltro, aggiungendo elementi decorativi: 1. Fate clic sulla scheda File 2. Scegliete la voce Opzioni 3. Dall’omonima finestra di dialogo scegliete la voce Posta

4. Sul pannello di destra fate clic sul pulsante Elementi decorativi e caratteri posizionato nell’area Scrittura messaggi 5. Verrà aperta la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. La finestra è strutturata in due schede: Firma di posta (con la quale abbiamo già lavorato in precedenza) ed Elementi decorativi personali È attiva la scheda Elementi decorativi personali Sono presenti quattro pulsanti associati a due elementi del corpo del messaggio: a. Il tema che comprende la grafica per lo sfondo, il set di caratteri dei nuovi messaggi, dei messaggi di risposta e di quelli inoltrati 28

b. Carattere dei messaggi di risposta o inoltrati,

a b c c. Carattere dei messaggi inviati in formato testo Le modifiche agiranno su tutti i messaggi 43. Fate clic sul pulsante Tema Si aprirà una finestra di dialogo denominata Tema o elemento decorativo nella quale è presente un elenco di Temi disponibili. La finestra è strutturata in due pannelli, nel primo quello di sinistra sono presenti le voci; effettuata la scelta con un clic sulla voce nel pannello di destra Outlook visualizza l’anteprima del tema selezionato 44. Fate clic sulla voce Brezza 45. Clic ora sul pulsante OK

Outlook visualizza ora nuovamente la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi. Notate! Non sono più attivi i pulsanti Carattere per la scelta del carattere per i nuovi messaggi e per i messaggi di risposta e inoltro. Questo perché il tema scelto già racchiude i formati per questi elementi. 46. Fate clic sul pulsante OK 47. Clic nuovamente sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni 48. Create ora un nuovo messaggio 49. Inserite nel campo A: martina.carloni@pafal.it 50. Inserite nel campo oggetto: Prova elementi decorativi

Salvare messaggi nella cartella Bozze Possiamo salvare un messaggio non ultimato, questo verrà conservato da Outlook nella cartella Bozze preposta a contenere i lavori momentaneamente sospesi da riprendere e completare Questa cartella è presente tra le cartelle in elenco. 1. Fate clic sul pulsante di visualizzazione Backstage (Scheda File) 30

51. Scegliete la voce Salva In alternativa potete fare clic sull’icona con il dischetto presente nella Barra di accesso rapido posizionata in alto sul bordo sinistro della finestra di dialogo.

52. Chiudete il messaggio facendo clic sulla scheda File e scegliendo la voce Chiudi 53. Fate ora clic sulla cartella Bozze posizionata nell’elenco cartelle del riquadro di spostamento

4 5

54. Riprendete il messaggio facendovi un doppio clic sopra o in alternativa facendo un clic sul messaggio e pigiando il tasto Invio sulla tastiera 55. Continuate il messaggio inserendo: Ciao Martina, questo è un messaggio di prova, ho inserito elementi decorativi nel corpo del messaggio cosa ne pensi? 56. Andate su di una nuova riga e aggiungete: Aspetto una tua mail di risposta grazie! Uhm il testo inserito si legge male! L’utilizzo di elementi decorativi non sempre rende più gradevole la lettura del messaggio 57. Modificate in Bianco il colore del carattere (Fig.2)

Figura

In questo caso corriamo però il rischio che, se l’applicativo con il quale il destinatario legge il messaggio non supporta il formato HTML, il destinatario del messaggio non riesca a leggere nulla in quanto si ritroverà un carattere di colore Bianco su di un identico sfondo. Un altro colore carattere renderebbe il testo poco leggibile provate a modificare a vostro piacimento il colore del carattere. 58. Inviate il messaggio

Modificare gli Elementi decorativi 1. Fare clic sulla scheda File 59. Scegliere la voce Opzioni Si aprirà l’omonima finestra di dialogo 60. Fate ora clic sulla voce Posta e sul pannello di destra clic sul pulsante Elementi decorativi e caratteri……. Outlook aprirà la finestra di dialogo Firme ed elementi decorativi attivando la scheda Elementi decorativi personali 61. Fate clic sul pulsante Tema 62. Scegliete la voce Nessun Tema 63. Fate ora clic sugli altri pulsanti per vedere le opportunità di scelta offerte dal programma 64. Fate clic sul pulsante Annulla

Utilizzo di Temi per impreziosire i messaggi Abbiamo visto come aggiungere elementi decorativi ad un messaggio. Siamo andati oltre l’aggiunta di semplici sfondi, abbiamo abbinato allo sfondo un Tema……...ma cos’è un Tema?

Un Tema sono una serie di elementi di formattazione coordinati che definiscono l'aspetto d'insieme di un singolo messaggio di posta tramite: il set di caratteri, i colori, e la grafica. Quando si applica un tema vengono personalizzati i colori di sfondo, gli stili di intestazione, il testo del corpo della pagina, gli elenchi. 33

Il pulsante per scegliere il Tema è posizionato nella scheda Opzioni nel gruppo comandi Temi qui troviamo altri tre pulsanti più piccoli ma non meno importanti. Scelto un tema da applicare al documento non è detto che possano piacere tutti gli elementi associati a quel Tema. Attraverso i pulsanti: Colori – Tipi di carattere tema – Effetti possiamo personalizzare il tema scelto o crearne uno nuovo, basato su quello scelto, al quale assegneremo un nome. 1. Create un nuovo messaggio indirizzato a stefanoocchini@pafal.it 65. Inserite nel campo oggetto: Pianificazione riunione 66. Inserite nel campo Testo del messaggio: Ciao Stefano, questo messaggio per concordare una data per la riunione con il Dott. Carli. Sono libero il 27 alle ore 15,30 avvisa gli altri partecipanti 67. Premete 2 volte il tasto Invio 68. Scrivete sul nuovo rigo: Grazie Scegliamo ora un nuovo Tema per il nostro messaggio 69. Fate clic sulla scheda Opzioni 70. Clic ora sul pulsante Temi Si aprirà una finestra nella quale sono presentati i Temi memorizzati sul disco rigido del nostro computer 71. Passate con il mouse sulle immagini presenti in questa finestra: man mano che il cursore passa sui riquadri, il nostro documento si adatta alle caratteristiche del tema. Notate, oltre a cambiare il colore e la grafica dello sfondo cambia anche il tipo di carattere per il corpo del messaggio.

72. Fermativi scegliendo il tema Mito

Personalizzare i colori del tema I colori del tema comprendono quattro colori per il testo e lo sfondo, sei colori per l'evidenziatore e due colori per i collegamenti ipertestuali (vedremo in seguito in che consistono).

I colori nel pulsante Colori rappresentano i colori correnti del testo e dello sfondo nel nostro caso Metro. L'insieme di colori viene visualizzato accanto al nome del tema scelto dopo la selezione del pulsante Colori tema, rappresenta i colori dell'evidenziatore e dei 35

collegamenti ipertestuali specificati per tale tema. Quando si apporta una modifica a uno di questi colori per creare un insieme personalizzato di colori del tema, tale modifica verrà applicata ai colori visualizzati nel pulsante Colori tema e accanto al nome Colori tema. 1. Fate clic sul pulsante Colori e subito dopo sulla voce Crea nuovi colori tema….

2. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale è possibile scegliere i colori per personalizzare il nostro Tema (partendo da quello scelto ovvero Mito) 73. Personalizziamo i colori del Testo/Sfondo – Scuro 1 del nostro Tema facendo clic sul pulsante con sopra un triangolo, posizionato a destra della voce scegliendo il colore: Verde 74. Per il Testo/Sfondo – Chiaro2 scegliete Lilla testo 2 75. Poi di seguito scegliete per: Colore 1: il Verde chiaro Colore 3: Fucsia colore 1,25 più scuro Colore 4: il Blu

76.

Inserite il nome messaggi per Stefano

77. Fate clic sul pulsante Salva 36

Notate! facendo clic sul pulsante Colori Tema potete vedere che Outlook sopra all’elenco dei Temi Predefiniti, ha aggiunto la voce Personalizzati con le scelte da noi effettuate salvate con il nome messaggi per Stefano

Personalizziamo ora il set di caratteri per il tema messaggi per Stefano 78. Fate clic sul pulsante Tipi di carattere tema e dal menù a tendina scegliere la voce Crea nuovi caratteri Tema…

Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale possiamo scegliere il tipo di carattere per l’intestazione e per il corpo del documento 79. Scegliete il set Verve Date ora un’occhiata al gruppo pulsanti Temi nella scheda Layout di pagina i pulsanti hanno i colori e la grafica dei parametri di formattazione impostati. Possiamo salvare queste impostazioni associando il nome Messaggi Stefano come tema personalizzato in modo da poterlo utilizzare per altri messaggi da creare o già creati.

80. Cliccate sul pulsante Temi e dal menù a tendina scegliere la voce Salva tema corrente Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale scrivere messaggi stefano nella casella nome file 81. Scrivete messaggi stefano come nome del file 82. Fate clic sul pulsante Salva

83. Provate ora ad aprire un file di Excel, di Word oppure di PowerPoint e controllate l’elenco dei temi disponibili. Office ha aggiunto nella sezione Personalizzato il Tema che abbiamo or ora creato e salvato

Modificare il colore della pagina Modifichiamo lo sfondo della pagina che contiene il messaggio 1. Fate clic sul pulsante Colore pagina presente sulla scheda Opzioni nel gruppo pulsanti Temi

2. Scegliere il colore a vostra scelta tra i Blu scuro in elenco

Prima di inviare il messaggio date un’occhiata alla scheda Opzioni oltre al gruppo pulsanti Temi troviamo: a. i pulsanti per la verifica della avvenuta ricezione e avvenuta lettura del messaggio, b. il pulsante per modificare la cartella di destinazione della copia del messaggio dopo l’invio c. il pulsante per ritardare l’invio del messaggio

a a b c d d. il pulsante per indirizzare la risposta a questo messaggio ad un altro indirizzo di posta elettronica

Figura.

I pulsanti Ritarda Recapito e Risposte dirette a aprono la finestra di dialogo Opzioni nella quale è possibile indicare le informazioni per espletare il comando (Fig 3) 40

84. Salvate il messaggio nella cartella Bozze

Inserire e gestire un elemento grafico in un messaggio di posta Possiamo con Outlook gestire un messaggio di posta utilizzando molti dei comandi presenti in un potente editor di testi come Word. Nella scheda Inserisci sono presenti i comandi del gruppo Illustrazioni che consentono l’inserimento e la gestione nel corpo del messaggio di elementi come ClipArt, Immagini, WordArt, SmartArt, Grafici e Schermate provenienti da altre finestre di programmi non ridotti ad icona presenti sulla barra delle applicazioni. Come accade per gli altri applicativi della Suite di Office, quando inseriamo un elemento grafico nel corpo del messaggio, Outlook mette a disposizione sulla Barra multifunzione le Schede contestuali con i comandi per poter manipolare e gestire l’elemento inserito. Come per gli Elementi decorativi e i Temi volendo inserire un elemento grafico nel corpo di un messaggio di posta è necessario che il formato di quest’ultimo sia HTML.

Inserire ClipArt e immagini Come tutti i programmi della suite Office, Outlook ha in archivio una collezione di oggetti grafici, quali sfondi, illustrazioni, bordi, immagini animate, pulsanti e altro, già pronti per essere utilizzati ed inseriti nel testo al fine di abbellire i documenti, di migliorarne il messaggio che si intende trasmettere aggiungendo vivacità al testo. Questa collezione prende il nome di ClipArt. La raccolta è organizzata in 4 tipologie di oggetti: Illustrazioni – Fotografie – Video – Audio nelle quali sono rappresentati tipi diversi di argomenti, dai minerali alla pesca. Possiamo inoltre aggiungere ad un messaggio di posta le immagini …..con pochi clic del mouse è possibile aggiungere, modificare e stilizzare immagini in un messaggio di posta in tantissimi modi come ad esempio aggiungendo ombreggiature e cornici, applicando stili tridimensionali o modificandone i colori e le angolazioni, aggiungendo effetti artistici tipici di programmi di grafica.

Aggiungere ClipArt

Per aggiungere una ClipArt è sufficiente fare clic sul pulsante corrispondente presente nella scheda Inserisci posizionato nel gruppo pulsanti Illustrazioni. 41

Un clic sul pulsante ClipArt, consentirà ad Outlook l’apertura sul lato destro della finestra del messaggio di un omonimo riquadro attività. Nel riquadro sono presenti: la casella Cerca nella quale digitando un argomento; premendo il pulsante Vai, abilitiamo Outlook alla ricerca di tutti i file multimediali come fotografie, video, audio e illustrazioni, presenti nella raccolta, legati all’argomento digitato. Volendo restringere il risultato della ricerca, troviamo nel riquadro attività, la casella di riepilogo Tipo di risultato nella quale sono elencate le tipologie di file multimediali presenti nella raccolta.

Aggiungere immagini

Oltre alle ClipArt possiamo aggiungere al messaggio immagini e fotografie e loghi presenti in file memorizzati in qualche cartella del nostro disco rigido o di una memoria flash. Il pulsante per inserire un’immagine si trova sulla scheda Inserisci e precisamente nel gruppo pulsanti Illustrazioni posizionato a sinistra del pulsante ClipArt.

a 42

a. Outlook aprirà l’omonima finestra di dialogo attraverso la quale sarà possibile indicare la posizione e il nome del file da inserire

Ridimensionare un oggetto Quando inseriamo un’immagine o una ClipArt in un testo e questa è selezionata, Outlook aggiunge alla Barra multifunzione la scheda Formato nella quale sono raggruppati i comandi per la gestione dell’oggetto inserito. In realtà le schede sono 2 distinte: Strumenti Disegno/Formato e Strumenti Immagine/Formato perché cambiano alcuni comandi a seconda se è stato inserito nel testo un’immagine o ClipArt oppure una Forma

c b a A volte l’oggetto inserito nel testo, per potersi integrare con il documento, ha bisogno di qualche modifica nelle dimensioni. Sulla scheda Formato sono disponibili nel gruppo comandi Dimensioni i pulsanti: a. Altezza forma b. Larghezza forma c. Ritaglia Altezza forma e Larghezza forma sono caselle di riepilogo nelle quali possiamo inserire la misura esatta in centimetri dell’altezza e della larghezza dell’oggetto selezionato. Un altro procedimento per modificare le dimensioni utilizza le maniglie che Outlook visualizza intorno all’oggetto quando è selezionato.

d e d. Sarà sufficiente fare clic con il mouse su di una maniglia raffigurata da un cerchietto posizionata su di uno dei quattro angoli e trascinare per vedere rimpicciolire o ingrandire l’immagine senza che venga deformata. e. Se invece farete clic, su di una maniglia raffigurata da un piccolo quadrato posizionata al centro su di uno dei bordi, vedrete rimpicciolire o ingrandire l’immagine con le proporzioni alterate.

Ritagliare un elemento grafico

c Il pulsante Ritaglia consente di migliorare notevolmente l’aspetto dell’oggetto inserito nel corpo del messaggio, permette infatti di rimuovere da esso gli elementi che riteniamo essere superflui. Per ritagliare un oggetto grafico: a. Assicurarsi che l’oggetto si selezionato b. Dalla scheda Formato fare clic sul pulsante Ritaglia presente nel gruppo pulsanti Dimensioni c. Compariranno agli angoli e sui bordi dell’immagine delle maniglie diverse da quelle che abbiamo utilizzato per modificare le dimensioni dell’immagine. Queste maniglie hanno l’aspetto di linee marcate

Sarà sufficiente fare clic su di una maniglia e tenendo premuto il pulsante del mouse trascinare verso l’interno dell’immagine fin quando non sarà completato il ritaglio. Quando si effettua un ritaglio di un oggetto, il resto dell’immagine non va perso ne viene semplicemente inibita la visualizzazione. Questo vuol dire che se in una fase successiva si vuole nuovamente visualizzare la parte nascosta è possibile farlo. Sarà sufficiente selezionare l’immagine e fare clic sul pulsante Ritaglia, ed effettuare il percorso inverso.

Ruotare e capovolgere un’immagine Dopo aver inserito un oggetto nel corpo di un messaggio e modificate le sue dimensioni, può capitare di avere la necessità di aggiungere degli effetti particolari come ad esempio la parziale o totale rotazione. Quando selezioniamo un oggetto appare, posizionato al centro del bordo superiore, un piccolo cerchio colorato di verde chiamato Controllo di rotazione. Il Controllo di rotazione permette di trascinare in modo molto semplice un oggetto vuoi che esso sia un’immagine una forma o una ClipArt nella direzione in cui si desidera ruotarla controllando visivamente di quanto la si desidera ruotare. a. Selezionare l’oggetto da ruotare facendo un clic all’interno dello stesso b. Portare il puntatore del mouse sul Controllo di rotazione

c c. Tenendo premuto il tasto del mouse trascinare verso il basso o verso l’alto a seconda del verso e dell’angolazione che si vuole per la rotazione dell’oggetto. Vedrete il puntatore del mouse assumere la forma di quattro piccole frecce curve ad indicare la rotazione dell’oggetto.

d. Per ruotare un oggetto possiamo in alternativa utilizzare il pulsante Ruota presente nel gruppo pulsanti Disponi della scheda Formato.

d e e. Facendo clic sul pulsante, si aprirà un menù a tendina nel quale sono presenti 4 voci per ruotare o capovolgere l’oggetto selezionato. La quinta voce l’ultima dell’elenco Altre opzioni di rotazione, consente l’apertura della finestra di dialogo Layout nella quale troviamo nella scheda Dimensione la casella di riepilogo Rotazione, nella quale sarà possibile impostare ad hoc l’angolo di rotazione.

Applicazione di stili alle immagini e egli oggetti grafici Per applicare uno stile ad una immagine oppure ad un oggetto, si utilizzano le miniature presenti nella raccolta stili della barra multifunzione. Quando si seleziona l’oggetto, sulla Barra multifunzione diventano disponibili le schede Strumenti immagine/Formato o Strumenti disegno/Formato A seconda dell’oggetto selezionato Outlook attiverà la scheda corrispondente, sulla quale è presente la raccolta Stili Immagine nel caso di un’immagine o di una ClipArt o la raccolta Stili forma nel caso di una forma. Per applicare uno stile presente nella raccolta: a. Fare clic all’interno dell’immagine per renderla attiva b. Posizionare il puntatore del mouse su di una delle miniature della raccolta per vedere in anteprima l’immagine con lo stile associato c. Scegliere lo stile facendo un clic sulla miniatura presente nella raccolta

d d. La raccolta stile mostra gli stili che possiamo applicare all’immagine selezionata. Possiamo visualizzare l’intera selezione di stili cliccando sul pulsante Altro posizionato nell’angolo in basso a destra della raccolta

Aggiungere effetti ad una immagine

c b a Posizionato immediatamente al di sotto del pulsante Bordo immagine troviamo il pulsante Effetti immagine. Facendo clic su questo pulsante si aprirà una raccolta nella quale sono presenti icone con numerosissimi stili di ombreggiature, di aloni per i bordi esterni, per visualizzare un riflesso, sfumare i contorni dell’immagine creare effetti in rilievo oppure applicare effetti tridimensionali e di rotazione. a. Per applicare un effetto ad una immagine si seleziona l’oggetto e successivamente si clicca sul pulsante Effetti immagine presente nella scheda Formato nel gruppo Stili b. Verrà visualizzato un elenco di scelte. Si punta sulla categoria di effetto che si desidera applicare c. Si aprirà un elenco di effetti basato sulla scelta effettuata. Passando il puntatore del mouse sulle miniature in elenco all’immagine selezionata verrà applicato l’effetto in modo da far vedere un’anteprima 49

Regolazione delle immagini In Outlook 2010 possiamo aggiungere effetti speciali senza utilizzare alcun editor grafico aggiuntivo. È possibile ad esempio modificare in modo semplice le immagini con i controlli per la saturazione e la temperatura del colore, per tramutare un semplice documento in una creazione artistica. Nella scheda Strumenti immagine/Formato troviamo il pulsante Rimuovi sfondo che permette di rimuovere lo sfondo a un immagine, possiamo ad esempio eliminare, i colori di sfondo di un immagine che potrebbero dare fastidio in un documento, specialmente se è in bianco e nero. Questa funzione non è paragonabile a quella presente nei software di grafica, ma è comunque un ottima funzione che ci permette di velocizzare e di migliorare il nostro lavoro. Le funzioni per la regolazione delle immagini, sono semplici ed intuitive, possiamo impostare il contrasto e la luminosità, con delle miniature dell’immagine direttamente nel menu. E’ possibile modificare la tonalità del colore dell’immagine, e possiamo anche applicare degli effetti artistici per migliorare l’immagine.

Modifica e gestione delle immagini Per migliorare l’aspetto delle immagini possiamo utilizzare gli strumenti che si trovano nel gruppo pulsanti Regola presenti sul lato sinistro della scheda Formato attivata quando facciamo doppio clic su di una immagine. I pulsanti presenti in questo gruppo consentono di personalizzare le immagini gestendone il colore, la luminosità, il contrasto ma anche di ridurre le dimensioni per rendere il file più compatto possibile durante il salvataggio. Effetti Artistici questo pulsante apre una raccolta nella quale sono elencati sotto forma di piccole anteprime effetti che consentono di avvicinare l‘immagine ad un disegno. Utilizzare questi effetti è molto semplice e intuitivo sarà sufficiente passare il cursore sulle miniature presenti nella raccolta, per vedere in tempo reale la trasformazione dell’oggetto selezionato.

Controllo della disposizione del testo Quando inseriamo l’immagine nel testo, Outlook la considera e la gestisce come un qualsiasi paragrafo. Questo in alcuni casi crea problemi alla impaginazione del documento, molto dipende dalle dimensioni dell’immagine inserita e dal contesto. Possiamo utilizzare il pulsante Testo a capo presente nel gruppo pulsanti Disponi per controllare testo e immagine nel documento. Analizziamo in dettaglio le voci a nostra disposizione ⋅

In linea con il testo è l’impostazione predefinita posiziona l’immagine in linea con i paragrafi del documento

⋅

Incorniciato permette la disposizione del testo a destra e a sinistra del riquadro di contorno dell’immagine

⋅

Ravvicinato assicura il testo all’immagine e non al riquadro di contorno

⋅

Dietro al testo fa sì che il testo scorra sopra l’immagine

⋅

Davanti al testo fa sì che il testo scorra sotto l’immagine

⋅

Sopra e sotto gestisce il testo in modo tale che si posizioni sopra e sotto l’immagine lasciando spazio bianco a sinistra e a destra

⋅

All’interno fa scorrere il testo lungo i lati dell’immagine, se l’immagine ha un contorno irregolare il testo potrebbe riempire questi spazi creando un effetto molto simpatico

⋅

Modifica disposizione punti consente di perfezionare il modo in cui il testo contorna l’immagine. Controllando i singoli punti, è possibile impostare un contorno per il testo che segua l’immagine

Modificare disegni Abbiamo visto come cambiare e migliorare le Immagini e le ClipArt che desideriamo inserire nei documenti. Possiamo lavorare allo stesso modo sulle forme e le linee che disponibili nella raccolta e che a volte è 51

necessario inserire nei messaggi di posta. Le immagini e le Forme hanno in comune alcune tecniche di formattazione perché sono entrambi oggetti grafici. Questi sono i comandi gestire le dimensioni e il ritaglio dell’oggetto inserito e i comandi del gruppo Disponi per poterli posizionare all’interno del testo. La raccolta Stili Forma presenta una lista di combinazioni di colori e di effetti ombreggiatura già predisposta per essere applicata alle forme inserite nel corpo del messaggio. Per inserire una Forma è necessario fare clic sul pulsante Forme presente nel gruppo comandi Illustrazioni nella scheda Inserisci; Outlook aprirà un menù nel quale sono presenti 178 forme organizzate per tipologia. Facendo un clic sulla forma presente nel menù e trascinando il cursore all’interno del corpo del messaggio possiamo vedere formarsi l’oggetto scelto

Inseriamo un’immagine in un messaggio 1. Create un nuovo messaggio 85. Inserite come destinatario fmauti@pafal.it 86. Inserite come oggetto: Foto cane 87. Nello spazio riservato al corpo del messaggio inserite: Ciao Francesca guarda quanto è simpatico questo cagnolino! 88. Fate clic sul pulsante Immagine presente nel gruppo pulsanti Illustrazioni sulla scheda Inserisci Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci immagine attraverso la quale possiamo indicare ad Outlook la posizione e il nome del file da inserire

89. Indicare il file Mummy.jpg presente nella cartella Base Outlook sul desktop L’immagine prende posto nel corpo del messaggio, tra le schede con i pulsanti dei

comandi si è aggiunta la scheda Formato con tutti gli strumenti per poter manipolare la foto (chi conosce Word avrà sicuramente familiarità con questa Scheda comune ai due applicativi) 90. Salvare il messaggio nella cartella Bozze 91. Chiudete il messaggio

Inserire allegati in un messaggio di posta Può capitare durante la creazione di un messaggio di posta elettronica, di avere la necessità di inviare anche un file. I file inviati insieme ai messaggi di posta elettronica prendono il nome di allegati. Quando inviamo il messaggio, viene inviata contemporaneamente anche una copia del file. Chi riceve il messaggio con il file allegato potrà aprire e visionare ciò che è stato inviato e salvare sul proprio computer. Chi riceve 53

il messaggio dovrà comunque, avere necessariamente installato sulla propria macchina un’applicazione in grado di aprire l’allegato; in caso contrario si dovrà salvare il file da inviare in un formato concordato. 1. Aprite il messaggio con oggetto Pianificazione riunione presente nella cartella Bozze 2. Eliminate la riga con la scritta Grazie 3. Aggiungete il testo: Ti invio in allegato il file con le vendite trimestrali da esaminare prima della riunione

4. Premere il tasto Invio ed aggiungere: Un caro saluto 5. Fate clic sul pulsante Allega file presente nel gruppo pulsanti Includi

Sia aprirà la finestra di dialogo Inserisci file nella quale è possibile indicare ad Outlook, la posizione e il nome del file da allegare 6. Indicare la cartella Base Outlook presente sul desktop 7. Fare doppio clic sul file Vendite trimestrali.xls

6 7

8. Outlook aggiunge il campo Allegato con il nome del file di Excel subito sotto al campo Oggetto 9. Inviare il file

Comprimere immagini di grandi dimensioni dopo averle aggiunte come allegati Un allegato di grandi dimensioni rallenta e in certi casi blocca l’invio e la ricezione dei messaggi di posta, è molto frequente quando si inviano immagini in allegato. Quando si invia un messaggio che supera il limite di dimensioni dei messaggi del server di posta del mittente o del destinatario, il messaggio verrà restituito al mittente e non verrà quindi recapitato. Ottimizzando le dimensioni delle immagini e degli allegati per la posta elettronica, si eviterà di superare i limiti di dimensioni massime dei messaggi associati alla maggior parte degli account di posta elettronica. Outlook consente ottimizzare le dimensioni delle immagini allegate in automatico ridimensionando le immagini qualora fossero di grosse dimensioni 1. Creare un nuovo messaggio indirizzato a fmauti@pafal.it 10. Inserite come oggetto: Foto grotta 11. Fate clic sul pulsante Allega file presente nel gruppo pulsanti Includi sulla scheda Inserisci 12. Indicare la cartella Base Outlook presente sul desktop 13. Fare clic sul file grotta e poi clic sul pulsante Inserisci 14. Fate ora clic sulla scheda File

a b 56

15. Avendo richiamato la visualizzazione Backstage da un messaggio, vediamo ora visualizzati i comandi specifici per la gestione del messaggio di posta. La Voce Informazioni visualizza le opzioni per poter gestire prima dell’invio le dimensioni del file allegato al messaggio: a. Ridimensiona immagini grandi all’invio del messaggio b. Non ridimensionare immagini 92. Fate clic sul pulsante di opzione Ridimensiona immagini grandi all’invio del messaggio 16. Salvare il file nella cartella Bozze 17. Chiudete il messaggio

Importare elementi di Outlook Per poter continuare a lavorare con il manuale dobbiamo ora importare nella nostra cartella di posta in arrivo, una base dati composta da alcuni messaggi e presenti in un file chiamato Posta in arrivo.pst i messaggi che andremo a importare si andranno ad aggiungere a quelli esistenti. 1. Fate clic sulla scheda File

2. Fate ora clic sulla voce Apri 3. Nel pannello di destra scegliete con un clic la voce Importa 57

18. Partirà una procedura guidata suddivisa in 4 finestre di dialogo 19. Nella prima finestra fate clic sulla voce Importa dati da altri programmi o file

93. Clic sul pulsante Avanti 20. Nella successiva finestra selezionate la voce File delle cartelle personali(.pst)

94. Fate clic sul pulsante Avanti

21. Nella terza finestra fate clic sul pulsante Sfoglia per indicare ad Outlook la cartella con la base informativa (Base Outlook) presente sul desktop e il file posta in arrivo.pst

22. C l i c

sul pulsante Avanti 23. Di nuovo clic sul pulsante Avanti 95. Clic sul pulsante Fine

Ricevere e leggere la posta elettronica I messaggi di posta elettronica a noi indirizzati, arrivano e sono memorizzati su di un server di posta. Qui rimangono fin quando Outlook, non si connette al server e scarica i messaggi nella cartella di Posta in arrivo del nostro computer. Da quel momento in poi possiamo leggere questi messaggi, rispondere, inoltrarli ad altri utenti, aprire gli allegati e conservarli. Dopo essere stati scaricati i messaggi vengono generalmente eliminati in modo automatico dal server. Possiamo impostare Outlook per filtrare la posta indesiderata bloccando i messaggi che contengono particolari parole o frasi oppure che provengono da specificati indirizzi. Questi filtri si possono personalizzare in modo da bloccare o spostare nella cartella di posta indesiderata i messaggi di mittenti sgraditi lasciando passare gli altri messaggi. Si possono inoltre aggiungere regole che aiutano a gestire i messaggi in arrivo salvandoli in specifiche cartelle, contrassegnandoli o elaborandoli secondo regole definite.

Ricevere la posta Ricevere posta con Outlook è molto semplice ed immediato, è sufficiente fare clic sul pulsante Invia/Ricevi in tutte le cartelle presente nella scheda Invia/Ricevi. Outlook è programmato per scaricare automaticamente i nuovi messaggi ad intervalli fissi, vedremo come modificare e personalizzare questa impostazione per rispettare le nostre esigenze

Per scaricare la posta manualmente: 1. Fate clic sul pulsante Invia/Ricevi in tutte le cartelle presente nella scheda Invia/Ricevi I messaggi presenti nella cartella Posta in arrivo che sono visualizzati in grassetto sono quelli da leggere.

Scaricare la posta automaticamente Vediamo insieme come personalizzare la frequenza di ricezione automatica dei nuovi messaggi 1. Fate clic sulla scheda File 24. Fate clic sulla voce Opzioni 25. Dall’omonima finestra di dialogo fate clic sulla voce Avanzate presente nel pannello di sinistra

26. Aiutatevi con la barra di spostamento verticale per scorrere il contenuto della finestra cercate e fate clic sul pulsante Invio/Ricezione

Outlook aprirà la finestra di dialogo Gruppi di invio ricezione Questa finestra di dialogo consente la personalizzazione e la modifica di tutti gli account che utilizzano Outlook. Possiamo ad esempio, utilizzare il pulsante Modifica presente in questa finestra, per indicare, per ogni account, il tipo di gestione dei messaggio: se inviare i messaggi di posta; se ricevere o se effettuare entrambe le azioni; se scaricare solo le intestazioni o l’intero messaggio; se nel caso di messaggi molto “pesanti” scaricare solo le intestazioni in modo da verificare e decidere in seguito se cancellarlo o memorizzarlo sul nostro computer.

27. Dalla finestra di dialogo Gruppi di invio/ricezione selezionate l’opzione Pianifica

invio/ricezione automatica ogni…… min presente nell’area denominata Impostazioni per il gruppo “Tutti gli account” 28. Digitate 5 nel campo relativo al numero di minuti 29. Fate clic sul pulsante Chiudi 63

30. Chiudete la finestra di dialogo Opzioni

Vedere l’anteprima dei messaggi

Possiamo chiedere ad Outlook di visualizzare l’anteprima di un messaggio ricevuto, questo permette di farci rapidamente un’idea del contenuto, in modo da evitare di aprire spamming (invio di grandi quantità di messaggi pubblicitari indesiderati) oppure di individuare messaggi sospetti che possano contenere virus. 1. Fate clic sulla scheda Visualizza 31. Fate clic sul pulsante Cambia visualizzazione 32. Nel successivo sottomenù fate clic sulla voce Anteprima

Visualizzare l’anteprima dei messaggi attivando il Riquadro di lettura Il riquadro di lettura è una finestra in cui Outlook visualizza l'anteprima di un elemento senza aprirlo. Quando il Riquadro di lettura è attivo per visualizzare l'elemento nella finestra è sufficiente fare clic su di esso. La finestra può comparire in basso o a destra rispetto il riquadro dei contenuti. a. Per visualizzare il Riquadro di lettura si clicca sull’omonimo pulsante presente nella scheda Visualizza si aprirà un piccolo menù nel quale sono presenti le voci per indicare ad Outlook dove posizionare la finestra. Pigiando sulla barra 65

spaziatrice possiamo spostarci rapidamente tra i messaggi nel riquadro di lettura. Per impostazione predefinita ogni volta che si preme la barra spaziatrice, il programma visualizza il successivo elemento non letto dell'elenco di messaggi, l’utente può evitare che questo avvenga utilizzando la voce Opzioni

b b. Il clic sulla voce Opzioni apre una piccola finestra di dialogo nella quale sono presenti 3 caselle di controllo attraverso le quali possiamo decidere se impostare i messaggi come già letti dopo l'anteprima nel riquadro di lettura e se passare al messaggio successivo pigiando sulla barra spaziatrice.

Ordinare i messaggi È molto utile e semplice ordinare i messaggi presenti nella cartella di posta in arrivo, facciamo un esempio: per ritrovare un messaggio inviato da uno specifico mittente, possiamo fare un clic sulla colonna Da e i messaggi presenti nella cartella Posta in arrivo verranno ordinati alfabeticamente in base al nome del mittente. Facendo un primo clic sulla colonna Ricevuto i messaggi verranno ordinati dalla data più recente a quella meno recente, facendo un secondo clic l’ordine verrà invertito Outlook presenterà i messaggi in ordine inverso dalla data meno recente alla data più recente. 1. Ordinate i messaggi in base al mittente

Pulsante altro Possiamo ordinare rapidamente i messaggi utilizzando i la raccolta delle disposizioni presente nel gruppo Disposizione nella scheda Visualizza, semplicemente facendo clic sull’icona relativa alla visualizzazione che vogliamo ottenere. Possiamo estendere il contenuto della finestra facendo clic sul pulsante Altro posizionato sul lato destro del gruppo.

Nello stesso gruppo comandi sono presenti i pulsanti: a. Cambia ordine che inverte da crescente a decrescente il criterio per il tipo di ordinamento scelto ad esempio e viceversa

b. Aggiungi colonne apre finestra di dialogo Mostra colonne nella quale sono presenti i campi da aggiungere alla visualizzazione corrente sotto forma di colonne.

c c. Espandi/comprimi questo pulsante consente di modificare la visualizzazione dei messaggi presenti nella cartella corrente effettuando un raggruppamento settimanale per i messaggi arrivati nell’ultimo mese e un gruppo unico per quelli arrivati prima. Un clic sul pulsante apre un piccolo menù nel quale sono presenti le voci per gestire il raggruppamento

Aprire i messaggi ricevuti Si apre un messaggio di posta facendo doppio clic sull’intestazione del messaggio. 1. Aprite il messaggio con oggetto Martina Carloni

Re: prova elementi decorativi

inviato da

Rispondere ai messaggi Possiamo rispondere al mittente, direttamente dal messaggio aperto facendo clic sul pulsante Rispondi presente nella scheda Messaggio. Quando si risponde ad un messaggio Outlook mantiene il testo originale e consente di aggiungere il testo nuovo, al di sopra di quello originale. Il nome del mittente in questo messaggio diventa quello del destinatario e nel testo dell’oggetto viene inserita una “R” come prima lettera seguita dai due punti “:” questo per indicare che è un messaggio di risposta. 1. Fate clic sul pulsante Rispondi 33. Inserite il testo: Ok grazie Martina sei sempre molto gentile!! 34. Andate a capo e aggiungere: Un caro saluto 35. Inviate il messaggio

Se un messaggio è destinato a più persone, possiamo inviare la risposta al mittente e agli altri destinatari del messaggio, facendo clic sul pulsante Rispondi a tutti

Inoltrare i messaggi Possiamo inoltrare ad altri un messaggio inviato o ricevuto in precedenza. Al destinatario verrà recapitato il messaggio originale nel quale appariranno i dati relativi sia alla persona che ha inoltrato il messaggio, che al mittente originario del messaggio. Quando si inoltrano messaggi che contengono allegati, il messaggio inoltrato conterrà l’allegato.

1. Fate un clic sul messaggio con oggetto Proiezioni 2012 inviato da Francesca Mauti 96. Clic ora sul pulsante Inoltra posizionato sulla barra degli strumenti standard 97. Aggiungete l’indirizzo di Stefano Occhini e aggiungete Martina Carloni in copia

Avete notato? È sufficiente digitare la prima lettera dell’indirizzo che Outlook immediatamente ci propone, in un elenco a discesa, la lista degli indirizzi che cominciano con quella lettera. Quando scriviamo un nuovo indirizzo di un destinatario nella casella A, Cc o Ccn, questo viene automaticamente memorizzato in Rubrica, durante l’immissione dell’indirizzo Outlook controlla la corrispondenza del nome inserito con un nome presente nella Rubrica. Se viene trovata una corrispondenza, il nome viene suggerito in modo da velocizzare l’immissione delle informazioni relative all'indirizzo di posta elettronica.

98. Fate clic nella riga al di sopra del messaggio originale e inserite: Ciao Stefano, come concordato al telefono ti inoltro il messaggio ricevuto da Francesca 99. Andate a capo e continuate il messaggio: Un cordiale saluto 100.

Inviate il messaggio

Rinviare un messaggio Dopo avere inviato un messaggio di posta elettronica, è possibile inviarlo nuovamente. Possiamo utilizzare questa opzione se uno o più destinatari del messaggio comunicano di non avere ricevuto il primo messaggio oppure si desidera inviare rapidamente il messaggio ad altri destinatari. 1. Dal riquadro di spostamento fate clic sulla cartella Posta inviata. Il riquadro di spostamento è la colonna sul lato sinistro della finestra di Outlook che include riquadri come Collegamenti o Posta elettronica e i collegamenti o le cartelle all'interno di ogni riquadro. Facendo clic su una cartella si visualizzano gli elementi inclusi in tale cartella

2. Fare doppio clic sul messaggio con oggetto Analisi di bilancio inviato a Stefano Occhini 3. Nel gruppo Sposta della scheda Messaggio fare clic sul pulsante Azioni, quindi sulla voce Rinvia messaggio. Se sono presenti più destinatari, è possibile rimuovere quelli a cui non è necessario inviare di nuovo il messaggio. Fare clic sui nomi che si desidera rimuovere, quindi premere CANC. 101.

Chiudere il messaggio senza inviare e senza salvare 74

Stampare un messaggio Se e quando vi occorre potete stampare qualsiasi tipo di messaggio in qualsiasi cartella esso si trovi, sia se inviato, ricevuto, o che sia una bozza. 1. Aprite il messaggio inviato da Martina Carloni con oggetto File entrate 102.

Fate clic sulla scheda File

103.

Scegliete ora la voce Stampa

Nel pannello di destra possiamo vedere i comandi per gestire la stampa; sul lato destro della finestra di dialogo è presente l’anteprima del messaggio

104.

Clic ora sul pulsante Stampa

Facendo clic sul pulsante Stampa presente nella barra degli strumenti standard, Outlook invia il messaggio direttamente alla stampante predefinita usando le impostazioni predefinite. Nel pannello, sotto la casella di riepilogo Stampante, trova posto il pulsante Opzioni di stampa. Il pulsante apre la finestra di dialogo Stampa attraverso la quale possiamo: 75

a. Scegliere nell’omonima finestra di dialogo la stampante che si intende usare b. Scegliete lo stile di stampa che desiderate usare c. Indicare il numero di copie d. Le pagine da stampare

a b c d

Salvare un messaggio sul disco Possiamo salvare una copia di un messaggio importante direttamente sul disco, come si fa con i file. Per default Outlook salva in messaggi assegnando il formato msg.

Salviamo il messaggio inviato da Martina Carloni con oggetto File Entrate 1. Fate clic sulla scheda File Sulla scheda File sono ora presenti i comandi specifici per gestire la posizione del messaggio nelle cartelle di posta, per le autorizzazioni le proprietà, per richiamare o rinviare il messaggio visualizzato

2. Clic sulla voce Salva con nome Verrà aperta l’omonima finestra di dialogo attraverso la quale indicare al programma la posizione sul ldisco e il nome da assegnare al messaggio salvato 105. Salvare il file con il nome Entrate da Martina nella cartella con la base informativa sul Desktop 106.

Chiudere il messaggio

Aprire un messaggio con allegati Abbiamo visto in precedenza come inviare file utilizzando i messaggi di posta. Può di conseguenza capitare, di ricevere file allegati a messaggi di posta. Quando si riceve un allegato con un messaggio, possiamo decidere di aprirlo direttamente dal messaggio, oppure di salvarlo in una cartella sul disco rigido per aprirlo successivamente da lì, o di stamparlo direttamente dal messaggio. I messaggi che contengono un allegato, si presentano con un’icona a forma di graffetta a sinistra del nome del mittente o in alternativa sotto la data di ricezione questo in base alla posizione e alle dimensioni del riquadro di lettura. 1. Aprite nuovamente il file di inviato da Francesca Mauti con oggetto Proiezioni 2011 77

107. Fate ora doppio clic sul file Proiezioni 2011.xls presente nel campo allegati Per poter aprire un allegato bisogna avere un’applicazione che supporti quel file. Ad esempio avendo noi ricevuto un file di Excel dobbiamo avere installato Excel nel computer. Alcuni file che riceviamo da utenti sconosciuti, come ad esempio programmi, pagine web e file di script, possono contenere virus. È buona regola utilizzare un programma antivirus che controlli il file prima di aprirlo. In ogni caso se si riceve un allegato da qualcuno che non si conosce (ad esempio la posta indesiderata) conviene non aprirlo e cancellare il messaggio. 108.

Chiudete il file di Excel

Salvare un file allegato 1. Fate un clic destro del mouse sull’allegato presente nel campo Allegati 109.

Selezionate ora la voce Salva con nome dal sottomenù che compare

110. Nella finestra di dialogo Salva Allegato indicate la cartella Base Outlook presente sul desktop come cartella nella quale salvare l’allegato 111. Non modificate il nome del file e nella successiva finestra salvate l’allegato 112.

Chiudete il messaggio

Eliminare i messaggi I messaggi, una volta letti, rimangono memorizzati nella cartella Posta in Arrivo. Con il passare del tempo però, ci si renderà conto che la cartella Posta in Arrivo può diventare molto disordinata se i messaggi non vengono rimossi regolarmente. Possiamo eliminare i messaggi facendo un clic destro sul messaggio e scegliendo poi la voce Elimina dal menù di scelta rapido. In alternativa possiamo anche fare clic sul messaggio da cancellate per evidenziarlo e scegliendo poi il pulsante Elimina presente sulla scheda Home

I messaggi eliminati non saranno rimossi da Outlook in modo permanente, ma spostati nella cartella Posta Eliminata fino a quando si deciderà di svuotare questa cartella. Questo consente di recuperare messaggi eliminati per errore. 1. Eliminare il messaggio inviato da Stefano Occhini con oggetto: Analisi di bilancio

Filtri e regole per la gestione della posta indesiderata Proprio come avviene per la cassetta delle lettere di casa, può capitare che nella posta in arrivo ci arrivino messaggi di posta indesiderata, un esempio: i messaggi pubblicitari. Possiamo con Outlook impostare dei filtri che selezionino la posta in arrivo in modo da spostare la posta indesiderata in una cartella separata, oppure contrassegnarla o eliminarla automaticamente. Inoltre possiamo attivare filtri che ci permettono di visualizzare nella posta in arrivo solo alcuni specifici messaggi.

Filtri per la posta indesiderata

1. Fate clic sulla scheda Home sul pulsante Posta indesiderata posizionato nel gruppo Elimina 2. Dal piccolo menù scegliete ora la voce Opzioni posta elettronica indesiderata… Outlook aprirà la finestra di dialogo Opzioni di posta indesiderata, suddivisa in 5 schede. Nella scheda Opzioni possiamo selezionare il livello di protezione per la posta indesiderata. Il filtro per la posta indesiderata analizza tutti i messaggi in arrivo in base a vari fattori, inclusi l'ora di invio e il contenuto del messaggio. Il filtro non esclude mittenti o tipi di messaggi specifici ma esamina invece il messaggio in base al contenuto e alla struttura, per scoprire se è probabile che si tratti di posta indesiderata. Per impostazione predefinita Il filtro per la posta indesiderata è attivato e il livello di protezione è impostato su Baso. Fig.4 Questo livello permette ad Outlook di intercettare la posta indesiderata più evidente. Possiamo aumentare la capacità di intercettazione del filtro cambiando il livello di protezione. Analizziamo in dettagli i livelli di protezione a disposizione:

Disattiva filtro automatico Questa opzione disattiva il filtro automatico di posta indesiderata, ciò nonostante i messaggi verranno comunque esaminati tramite i nomi di dominio e gli indirizzi di posta elettronica nell'elenco Mittenti bloccati e i messaggi provenienti dai mittenti bloccati continueranno a essere spostati nella cartella Posta indesiderata.

Figura

Basso Se non si ricevono molti messaggi di posta indesiderata e si desidera visualizzare tutti i messaggi, esclusi quelli chiaramente identificabili come posta indesiderata, selezionare questa opzione. Alto Si seleziona questa opzione i messaggi di posta indesiderata sono molti ma non si vuole limitare i messaggi ai soli mittenti negli elenchi sicuri. È consigliabile controllare periodicamente i messaggi spostati nella cartella Posta indesiderata perché alcuni messaggi desiderati potrebbero essere spostati in questa cartella. Solo elenchi indirizzi attendibili Bisogna attivare questa opzione quando si riceve un numero elevato di messaggi di posta elettronica, in questo modo Outlook gestirà come posta non desiderata tutti i messaggi non inclusi nell’elenco di indirizzi o di destinatari sicuri. 82

Controlliamo le altre schede disponibili nella finestra di dialogo Opzioni posta indesiderata 113.

Fate clic sulla scheda Mittenti bloccati

Possiamo bloccare i messaggi di mittenti specifici aggiungendo i relativi indirizzi di posta elettronica o nomi di dominio all'elenco Mittenti bloccati. Quando si aggiunge un nome o un indirizzo di posta elettronica in questo elenco, i messaggi in arrivo vengono spostati automaticamente nella cartella Posta indesiderata. I messaggi provenienti dagli utenti o dai nomi di dominio inclusi nell'elenco verranno sempre considerati come posta indesiderata, indipendentemente dal contenuto del messaggio. Se si dispone di elenchi esistenti con nomi e indirizzi attendibili o bloccati, è possibile importarli in Outlook.

114.

Fate clic sul pulsante Aggiungi

115. Nella successiva fratonefra@hotmail.com 116.

finestra

dialogo

inserite

l’indirizzo:

Fate clic sul pulsante OK

Qualora fosse necessario è possibile bloccare un intero dominio, in questo modo verranno bloccati tutti i messaggi provenienti da tutti gli indirizzi di quel dominio Per eliminare l’indirizzo o un dominio dall’elenco dei mittenti bloccati sarà sufficiente

evidenziare l’indirizzo con un clic del mouse e cliccare il pulsante Rimuovi Lo stesso procedimento si adotta per inserire gli indirizzi di Mittenti attendibili e gli indirizzi di Destinatari attendibili. Utilizzando ovviamente le relative schede a disposizione nella finestra Opzioni posta indesiderata

Creare Regole con la creazione guidata Le regole sono azioni sui messaggi che Outlook esegue per gestire ed organizzare insieme a noi la posta in arrivo. Una volta impostate le Regole, molte operazioni di organizzazione verranno effettuate automaticamente da Outlook all’arrivo de i nuovi messaggi. 84

Possiamo facilmente creare le Regole utilizzando la Creazione Guidata Regole messa a disposizione da Outlook, una procedure che accompagni l’utente passo passo attraverso il processo di creazione di una Regola. 1. Assicuratevi che sia aperta la cartella Posta in arrivo 2. Attivate le scheda File 3. Fate clic sul pulsante Gestisci Regole e avvisi presente nella pannello attivato dalla voce Informazioni Outlook visualizzerà la prima finestra di dialogo della procedura di creazione guidata Regole e avvisi 117.

Fate ora clic sul pulsante Nuova Regola

118. Nella seconda finestra di dialogo fate clic sulla voce Applica regola ai messaggi in arrivo posizionata nel gruppo di modelli Crea nuova regola

119.

Clic sul pulsante Avanti

120. Nella terza finestra di dialogo fate clic nella casella di controllo a sinistra della voce con parole specifiche nell’oggetto 121.

Deselezionate eventuali altre caselle di controllo presenti nell’elenco

Date un’occhiata alle possibilità di scelta che Outlook mette a disposizione per la creazione della Regola, si seleziona la o le condizioni facendo clic nella casella di controllo posizionata sul margine sinistro della finestra, la condizione verrà inserita nella parte bassa della finestra.

Se la condizione richiede una configurazione aggiuntiva, nella descrizione della condizione il testo appare in blu e sottolineato. Facendo clic sul collegamento è possibile inserire le informazioni

122. Fate clic sul collegamento con parole specifiche presente nella parte bassa della finestra di dialogo 123.

Inserite il testo Accedi al sito

10 11

124.

Fate clic sul pulsante Aggiungi

125.

Fate clic sul pulsante OK

126.

Fate clic sul pulsante Avanti

127.

In questa finestra si selezionano le Azioni 87

128.

Fate clic sulla casella di controllo a sinistra della voce elimina il messaggio

Nel caso in cui l’azione scelta richiedesse una configurazione si clicca sul collegamento presente nel riquadro inferiore della finestra di dialogo per inserire le informazioni.

129.

Di nuovo clic sul pulsante Avanti

In questa finestra si selezionano le Eccezioni 130.

Fate clic sul pulsante Avanti

Nell’ultima finestra si assegna un nome alla regola 131.

Inserite Elimina SPAM nel campo Specificare un nome per la regola

132.

Selezionate la casella di controllo Attiva regola

133.

Clic sul pulsante Fine

La finestra di dialogo Regole e avvisi contiene ora la regola da noi creata 88

134.

Fate clic sul pulsante OK

Creare una nuova regola da un messaggio Creiamo ora una regola da un messaggio ricevuto. Vogliamo ad esempio che Outlook salvi tutti i messaggi in arrivo che hanno come mittente Francesca Mauti, in una specifica cartella. 1. Fate clic destro su di un messaggio presente nella cartella Posta in arrivo sul quale si vuole basare la nuova regola ad esempio il messaggio inviato da Francesca Mauti con oggetto Proiezioni 2012

2. Dal menù di scelta rapida fate clic sulla voce Crea Regola per richiamare l’omonima finestra di dialogo Dalla successiva finestra di dialogo denominata Crea regola ci viene data la possibilità di selezionare in modo rapido le azioni vogliamo far eseguire ad Outlook sui messaggi che soddisfano le condizioni; ad esempio spuntare l’opzione Sposta elemento nella cartella 135.

Fate clic sul pulsante Selezione Cartella

136.

Clic ora sul pulsante Nuova

137.

Inserite Francesca nel campo nome

138.

Fate clic sul pulsante OK

La cartella Posta in arrivo contiene ora la sottocartella Francesca

139.

Fate clic sul pulsante OK della finestra Regole e avvisi

140.

Fate clic sul pulsante OK per chiudere la finestra Crea Regola 92

Outlook in una piccola finestra di dialogo nella quale avvisa che è possibile eseguire subito la regola e spostare tutti i messaggi di Francesca Mauti presenti in posta in arrivo, nella nuova cartella, spuntando con un clic del mouse, la casella di controllo Esegui subito la regola nei messaggi già presenti nella cartella corrente

141.

Fate clic sulla casella di controllo per inserire il segno di spunta

142.

Fate clic sul pulsante OK

143.

La sottocartella Francesca contiene ora 3 messaggi non letti.

Contrassegnare i messaggi Possiamo identificare messaggi che richiedono la nostra attenzione inserendo dei contrassegni. Outlook 2010 mette a disposizione diversi tipi di contrassegno: ad esempio per ricordarsi di rispondere ad un messaggio di posta elettronica, oppure di inoltrare il messaggio ad altri o di rispondere chiamando al telefono. Quando si assegna un contrassegno a un messaggio, nella barra informazioni sono visibili nell'intestazione del messaggio, la data di inizio e la data di scadenza del contrassegno. Per ottenere una maggiore visibilità, il messaggio verrà inoltre visualizzato nella barra Da fare e nell'Elenco attività del giorno del Calendario, ordinato per data. 93

Contrassegnare per il completamento 1. Fate clic con il tasto destro del mouse sul messaggio inviato da Stefano Occhini con oggetto Re: Analisi di bilancio 144. Dal sottomenù clic sulla voce Completa e dal successivo menù di nuovo clic sulla voce Personalizza Si aprirà l’omonima finestra di dialogo, nella quale è possibile scegliere il tipo di contrassegno che intendiamo aggiungere al messaggio specificando, qualora fosse necessario, la data di inizio e la scadenza. Questa operazione è utile quando non abbiamo la possibilità e la calma per rispondere immediatamente ad un messaggio importante, inoltre possiamo indicare un promemoria che ci ricordi, magari abbinando anche un segnale acustico di avviso, di rispondere al messaggio. 145.

Nel campo Contrassegno scegliete la voce Non è necessario rispondere

146.

Fate clic sul pulsante OK

a. Nella cartella posta in arrivo sul margine destro del messaggio è comparso il contrassegno b. Inoltre è visibile un rimando all’attività stessa nel riquadro Da fare

b a

Assegnare lo stato di completamento Una volta completata l’attività collegata al messaggio, possiamo eliminare il contrassegno.

1. Nel riquadro di posta in arrivo fate clic sul contrassegno posizionato sul lato destro del messaggio Il contrassegno verrà sostituito da un segno di spunta

Ricercare un messaggio Se si inviano e si ricevono molti messaggi, le cartelle di posta in arrivo e posta inviata possono arrivare a contenere centinaia di messaggi. Viene da sé che ad un certo punto potrebbe nascere la necessità di rintracciare uno specifico messaggio inviato o ricevuto. 95

Possiamo ricercare un messaggio di Outlook o qualsiasi altro elemento, utilizzando la funzionalità Ricerca immediata, sempre disponibile, nella parte superiore destra del pannello centrale, in tutte le visualizzazioni di Outlook immediatamente sotto la Barra Multifunzione.

1. Fate clic nella casella Ricerca immediata

2. Digitate il testo: Analisi I messaggi che contengono il testo digitato sono ora visualizzati nel riquadro Risultati ricerca immediata, con il testo della ricerca evidenziato in giallo. Outlook eseguirà la ricerca nella cartella selezionata Posta in arrivo. Come per tutti i programmi della suite Office 2010 in particolari contesti viene aggiunta alla Barra Multifunzione una scheda con i comandi specifici. Non appena abbiamo attivato con il clic del mouse la casella Ricerca immediata, Outlook ha aggiunto la scheda Strumenti di ricerca nella quale sono presenti i comandi per aiutarci a perfezionare in modo rapido e preciso la nostra ricerca (Figura 5)

Figu ra

Vediamoli in dettaglio: Ambito: È possibile limitare l'ambito indicando ad Outlook dove effettuare la ricerca; se in tutti gli elementi di posta quindi anche ad esempio nella cartella posta eliminata, se indicare in modo specifico in quali cartelle effettuare la ricerca oppure se effettuarla in tutti gli elementi includendo ad esempio i contatti il calendario, gli eventi. Perfeziona: Le scelte per l’aggiunta di criteri, disponibili nel gruppo Perfeziona, consentono di rendere più specifica la ricerca. Ad esempio un clic sul pulsante Oggetto aggiunge nella casella Ricerca immediata un

controllo nel quale poter specificare l’oggetto del o dei messaggi che stiamo cercando. Così anche gli altri pulsanti presenti nel gruppo. Più informazioni riusciamo a fornire più preciso sarà il risultato della nostra ricerca.

Il pulsante di comando Altro presente in questo gruppo apre un menù che mette a disposizione dell’utente un elenco di voci che consentono di aggiungere campi nell’area dedicata all’inserimento dei criteri di ricerca. Questo ci consente di restringere la ricerca al messaggio che stiamo cercando. Certo, più indicazioni forniamo meno elementi verranno selezionati. 98

Per impostazione predefinita, non è necessario per avviare la ricerca, fare clic sul pulsante Cerca perché questo avviene in modo automatico durante la digitazione in quanto nel computer è installato Windows Search 4.0 o una versione successiva. Se Windows Search 4.0 non è installato, all'avvio di Outlook 2010 verrà richiesto di scaricare il software.

147. Fate clic sul pulsante Altro presente nella scheda contestuale Cerca nel gruppo comandi Perfeziona 148.

Aggiungete la voce Da e la voce Oggetto

149.

Inserite fmauti nel campo Da

150.

Inserite bilancio nel campo Oggetto

151.

Fate clic sul pulsante Tutti gli elementi di posta

Outlook continuerà la ricerca nelle altre cartelle disponibili, anche nella cartella cestino, trovando nella cartella Francesca il file che stiamo cercando Opzioni Sono due i pulsanti presenti in questo gruppo comandi: Ricerche recenti e Strumenti di ricerca Un clic con il mouse sul primo pulsante apre un menù è quale riportata in elenco la cronologia delle ultime ricerche effettuate. Questo comando è molto utile in quanto evita di dover reinserire i criteri per una ricerca già effettuata. Il pulsante Strumenti di ricerca apre un piccolo menù nel quale troviamo voci che consentono la 99

personalizzazione dei percorsi di ricerca, di effettuare una ricerca avanzata e di modificare le opzioni di ricerca di Outlook. La voce Ricerca avanzata apre una finestra di dialogo strutturata in tre schede nelle quali possiamo aggiungere criteri di ricerca molto specifici come ad esempio la ricerca solo tra i messaggi con allegato oppure prendendo in esame messaggi la cui dimensione rientra nei parametri specificati.

Utilizziamo insieme la ricerca avanzata 1. Fate clic sul pulsante Strumenti di ricerca presente nel gruppo comandi Opzioni 152.

Clic ora sulla voce Ricerca avanzata….

153.

Nella prima delle tre schede inserite Francesca nel campo Inviato A:

154.

Fate clic sulla seconda scheda Altre schede 100

155. Attivate la voce Solo elementi e scegliete dalla casella di riepilogo la voce Con uno o più allegati 156. Nell’area denominata Dimensione inserite 30 nella casella attiva

scegliete la voce Maggiore di ed

Figura 5 6 7

157.

Fate clic sul pulsante Trova

I file che rispondono ai criteri inseriti sono 2 come visualizzato in figura 6

Inserire in un messaggio un destinatario in copia nascosta Possiamo aggiungere ad un messaggio di posta elettronica un destinatario in Copia per Conoscenza Nascosta. Aggiungendo in un messaggio di posta elettronica, il nome di un destinatario nel campo Ccn, una copia di tale messaggio verrà inviata anche a quel 101

destinatario, il cui nome non potrà essere tuttavia visto dagli altri utenti ai quali il messaggio è indirizzato. 1. Create un nuovo messaggio indirizzato a fmauti@pafal.it con oggetto Piano ferie 158. Allegate il file Piano ferie.xlsx presente nella cartella con la base informativa 159. Fate ora clic sulla scheda Opzioni e dal gruppo pulsanti Campi fate clic sul pulsante Mostra Ccn

Outlook aggiungerà un nuovo campo al di sotto del campo CC nel quale inserire l’indirizzo o gli indirizzi dei destinatari ai quali inviare una copia del messaggio ma che non vogliamo visibili agli altri.

160.

Nel nuovo campo inserire l’indirizzo di Stefano Occhini

161. Continuate scrivendo nell’area riservata al corpo del messaggio: Ciao Francesca in allegato trovi la proposta per il piano ferie chiedo una tua approvazione

162. Andate a capo e sulla nuova riga continuate il messaggio inserendo: Un cordiale saluto 102

163.

Non inviate ancora il messaggio!!!!!

103

Richiedere una ricevuta di lettura o recapito del messaggio Possiamo richiedere l’invio di una ricevuta di lettura o di recapito di un nostro messaggio. L’arrivo della conferma di recapito però dimostra, che un messaggio di posta elettronica è stato recapitato nella cassetta postale del destinatario, non che è stato visto o letto. L'apertura del messaggio da parte del destinatario viene invece segnalata dal ricevimento di un messaggio con la conferma di lettura. È comunque opportuno non limitarsi e basarsi su queste conferme per un importante messaggio. In Microsoft Office Outlook, il destinatario del messaggio può decidere di rifiutare l'invio di conferme di lettura. Mentre esistono altri casi in cui le conferme di lettura non vengono inviate, perché il programma di posta elettronica del destinatario non supporta questa funzione.

1. Dalla scheda Opzioni fate ora clic per inserire un segno di spunta sulle caselle di controllo che si trovano a sinistra delle voci Richiedi conferma di recapito e Richiedi conferma di lettura presenti nel gruppo pulsanti Verifica 164.

Non inviate ancora il messaggio!!!

Possiamo inserire una richiesta di verifica di recapito o di conferma di lettura per tutti i nostri messaggi inviati invece che per un singolo messaggio alla volta. In questo caso andremo a modificare le Opzioni di Outlook facendo clic sull’omonima voce presente sulla scheda File. Dalla finestra di dialogo Opzioni, nel pannello posizionato sul lato sinistro della finestra, faremo clic sul pulsante Posta. Nel pannello posizionato sul lato destro della finestra di dialogo Opzioni sono ora visualizzati raggruppati per tipologia di intervento, tutti i comandi disponibili per la gestione dei messaggi di posta in ingresso e in uscita. La barra di scorrimento verticale consente di scorrere tutti i gruppi di comando messi a disposizione dal programma. 104

165.

Fate clic sulla scheda File

166.

Clic sulla voce Opzioni

167.

Scorrete il contenuto della finestra per cercare il gruppo comandi Verifica

168. Attivate con un clic del mouse le caselle di controllo posizionate a sinistra della voce Conferma di recapito in cui si informa…… e della voce Conferma di lettura in cui si informa che……

7 6

169. Assicuratevi che sia attivo il pulsante di opzione Chiedo ogni volta se inviare una conferma di lettura 170.

Fate clic sul pulsante OK

Ritardare il recapito di un messaggio È possibile posticipare il recapito di un singolo messaggio di posta elettronica. Volendo possiamo posticipare il recapito di tutti i messaggi mediante l’utilizzo di regole che mantengano i messaggi nella cartella Posta in uscita per un tempo specificato dopo aver fatto clic su Invia.

Posticipiamo l’invio del nostro messaggio

105

1. Fate ora clic sul pulsante Ritarda recapito presente nel gruppo pulsanti Altre opzioni della scheda Opzioni

2. Dalla finestra di dialogo Opzioni messaggio dal gruppo comandi Opzioni di recapito fate clic sul piccolo pulsante per aprire la casella di riepilogo Non recapitare prima di: e scegliere una data a vostro piacere 171.

Scegliete ora l’orario

172.

Fate clic sul pulsante Chiudi

173.

Inviate il messaggio

Risposta automatica ai messaggi in arrivo quando non si è in sede Possiamo impostare Microsoft Outlook per l'invio di una risposta automatica ad alcune o a tutte le persone che invieranno messaggi quando non siamo in sede e non possiamo quindi adoperare il computer per leggere i messaggi di posta elettronica in arrivo. 106

Se si utilizza Outlook 2010 con un account di Microsoft Exchange Server 2010 o 2007, è possibile utilizzare Risposte automatiche (Regole Fuori sede) per rispondere ai messaggi di posta elettronica in arrivo semplicemente facendo clic sul pulsante Risposte automatiche presente sulla scheda File e dal successivo menù fare clic sulla voce Invia risposte automatiche. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sarà possibile, indicare con precisione i messaggi da inviare ai contatti interni all’organizzazione, a quelli esterni, ai contatti personale e le date di inizio e fine risposta automatica. Se non si utilizza Outlook 2010 con un account di Microsoft Exchange Server 2010 o 2007: la prima operazione da fare è creare un modello di messaggio che indichi il periodo in cui non siamo in sede

Creiamo un modello di messaggio con le informazioni relative alla nostra assenza 1. Fate clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica 2. Nel gruppo pulsanti Formato della scheda Opzioni fate clic sul pulsante Testo normale. 174. Nel corpo del messaggio digitate: Sono fuori sede con limitato accesso alle mie e-mail per urgenze potete chiamare al numero 999777666 175.

Andate a capo ed aggiungete: Grazie

176.

Nella finestra del messaggio fate ora clic sulla scheda File

177.

Fate clic sulla voce Salva con nome.

178. Nella finestra di dialogo Salva con nome selezionare la voce Modello Outlook presente nell'elenco della casella di riepilogo Salva come. 179. sede

Nella casella Nome file digitare il nome per il modello di messaggio: fuori

107

180.

Fare clic sul pulsante Salva.

181.

Chiudere il messaggio

Creazione di una regola per la risposta automatica ai nuovi messaggi di posta elettronica

1. Fate clic sul pulsante Gestisci Regole e avvisi presente nella scheda File 182.

Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fate ora clic su Nuova regola

183. Nella finestra di dialogo Crea nuova regola fate clic sulla voce Controlla messaggi in arrivo 184.

Clic sul pulsante Avanti. 108

185. Nella successiva finestra di dialogo nell’area denominata Condizioni da verificare selezionare la casella di controllo inviato solo a me volendo si possono aggiungere altri criteri

186.

Fate clic sul pulsante Avanti.

109

187. In Azioni da eseguire sui messaggi selezionare la casella di controllo rispondi utilizzando un modello specifico.

188. Nella sezione di questa stessa finestra di dialogo denominata Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato “un modello specifico” 189. Nella casella Cerca in della finestra di dialogo Seleziona modello di risposta fare clic su Modelli utente nel file system.

110

190.

Selezionare il modello fuori sede.oft e quindi fare clic su Apri.

191.

Fare clic su Avanti.

192. Facoltativamente, è possibile selezionare le caselle di controllo relative a eventuali eccezioni alla regola di risposta automatica. 193.

Fare clic su Avanti.

194. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola digitare: Messaggio per fuori sede 195. In Passaggio 2 Impostare le opzioni della regola togliete il segno di spunta dalla casella di controllo Attiva regola 196.

Fate clic su Fine. 111

Siamo pronti! Nel caso di un nostra assenza prolungata sarà sufficiente richiamare la finestra di dialogo Regole e avvisi e fare clic per inserire il segno di spunta nella casella di controllo posizionata a sinistra della regola Messaggio per fuori sede 197.

Clic sul pulsante OK

Disporre i messaggi per conversazione Per disporre in modo più pratico e intelligente il contenuto della cartella Posta e rendere più semplice e chiara la visualizzazione delle informazioni possiamo visualizzare l’elenco di intere conversazioni anziché la gestione di ogni singolo messaggio per volta.

112

Come identificare le conversazioni costituite da più messaggi

Ci rendiamo immediatamente conto quando un messaggio, presente in cartella, è parte di una conversazione. Outlook inserisce a sinistra del nome della conversazione un piccolo triangolo, ad indicare appunto che contiene più messaggi. Con il triangolo color arancio visualizzato anche quando il messaggio non è selezionato, Outlook indica che almeno due dei messaggi nella conversazione si trovano nella cartella corrente. Volendo espandere per intero una conversazione selezionata, bisogna fare clic sul piccolo triangolo accanto al nome della conversazione. Quando la conversazione è completamente espansa, il triangolo si inclina verso il basso e diventa nero.

Per comprimere una conversazione espansa bisogna fare nuovamente clic sul piccolo triangolo. Ogni punto arancione grande indica il messaggio più recente in un ramo della conversazione. Vengono sempre visualizzati tutti i punti arancione grandi, indipendentemente dal ramo attualmente selezionato.

113

Azioni rapide Le Azioni rapide sono una raccolta di azioni comuni che un utente può compiere lavorando in Outlook. La raccolta è presente nella scheda Home e consente di applicare simultaneamente più azioni ai messaggi di posta elettronica, in modo da gestire la cassetta postale con rapidità e facilità. Facciamo un esempio: se si spostano spesso messaggi in una specifica cartella, possiamo utilizzare Azioni rapide per spostare i con un solo clic il messaggio selezionato. Oppure, se si inoltrano messaggi al proprio dirigente o ad un collega, si può semplificare l'attività con un'azione rapida. Da questa raccolta si possono attivare le operazioni velocizzando la loro naturale procedura. La Raccolta visualizzata nella scheda Home può essere personalizzata in modo da inserirvi le azioni che si eseguono più frequentemente per averle velocemente a portata di mano. Per aggiungere una o più azioni alla raccolta Azioni rapide si sceglie con un clic del mouse dall’elenco, la voce Crea nuova. Outlook aprirà la finestra di dialogo Modifica azione rapida. Facendo clic sulla voce Scegli azione si aprirà un menù con un elenco di voci a discesa. È sufficiente fare clic su di una voce per scegliere la azione da aggiungere alle azioni rapide. Nella casella di riepilogo Scegli…… posizionata sotto la casella Azioni dobbiamo specificare ad Outlook il parametro necessario per completare l’azione. Si può ripetere la procedura più volte per aggiungere più di un’azione alle azioni rapide.

114

Per ogni nuova azione rapida, si può scegliere nella parte bassa della finestra una combinazione di tasti per rendere ancora più veloce l’esecuzione di quella azione. Vediamo insieme le voci predefinite presenti nella raccolta azioni rapide Sposta in

Consente di spostare e segnare come già letto il messaggio selezionato in una specifica cartella di posta

Al responsabile

Inoltra il messaggio ad una persona di riferimento. Se nell'organizzazione viene utilizzato Microsoft Exchange Server, il nome del responsabile viene individuato nell'Elenco indirizzi globale e inserito nella casella "A", in caso contrario è possibile specificare il destinatario.

Messaggio di posta elettronica team

Inoltra il messaggio alle altre persone del team. Come per la voce Al responsabile l’azienda utilizza Microsoft Exchange Server, i nomi dei membri del team vengono individuati nell'Elenco indirizzi globale e inseriti nella casella "A".

Chiudi

Sposta il messaggio in una cartella di posta indicata dall’utente e segna il messaggio come completato e già letto.

Rispondi ed elimina

Apre una risposta al messaggio selezionato ed elimina il messaggio originale.

Crea nuova

Crea un'azione rapida personalizzata per eseguire qualsiasi sequenza di comandi, assegnarvi un nome e applicarvi un'icona che ne faciliti il riconoscimento.

115