Manuale outlook 2010 2 by Pafal Editore

Utilizzare i Feed RSS in Outlook A chi non è capitato navigando, di imbattersi in blog interessanti considerando poi, che ce ne sono di tutti i gusti. Quando il blog o il sito è interessante, è piacevole avere la possibilità di essere mantenuti al corrente sulle novità. E come sapere se quelle novità ci interessano o meno? Utilizzando i Feed RSS! RSS è l’acronimo di Rich Site Summary, una tecnologia che in pochi anni rapidamente, ha cambiato il modo di informarsi tramite internet. Il Feed (dall’inglese “nutrimento”) non è altro che un canale, basato sul formato XML, che consente la distribuzione di contenuti di siti web. Attualmente è uno dei formati più adottati in rete da blog e siti web di ogni genere per la diffusione dei contenuti.

Aggiungere e utilizzare i Feed RSS in Outlook è molto semplice. Bastano pochi passaggi per vedere in una cartella dedicata i Feed preferiti.

Aggiungere un Feed RSS 1. Dall’elenco delle cartelle presente nel Riquadro di spostamento fate un clic destro con il mouse sulla voce Feed RSS Si aprirà un menù di scelta rapida 1

2. Clic ora sulla voce Aggiungi nuovo feed RSS.. 3. Outlook aprirĂ la finestra di dialogo Nuovo Feed RSS 4. Digitate lâ&#x20AC;&#x2122;URL del Feed RSS

5. Fate clic sul pulsante Aggiungi

Outlook visualizza il Feed nel riquadro di spostamento e nel riquadro centrale i link sui nuovi contenuti del sito

c b a Per visualizzare i Feed Ă¨ sufficiente fare un doppio clic sulla voce in elenco nel riquadro centrale. Outlook aprirĂ una finestra con le informazioni e con i link agli argomenti correlati. Sul bordo superiore della finestra Ă¨ presente la scheda Articolo RSS con alcuni comandi conosciuti ed altri completamente nuovi come quelli del gruppo RSS. Sono tre comandi che consentono di: 3

a. Scaricare sul proprio computer l’intero contenuto dell’articolo visualizzato b. Di condividere il Feed attraverso l’invio di un messaggio di posta elettronica c. Di aprire la pagina web nella quale è presente l’articolo Questi stessi pulsanti con il Feed chiuso ed elencato nel pannello centrale della finestra di

dialogo, sono presenti nella scheda Home

3 2

Importare FEED RSS da dall’elenco dei FEE sottoscritti durante la navigazione Utilizzando la sottoscrizione di Feed RSS attraverso Windows Internet Explorer costituisce un modo molto semplice e veloce per aggiungere Feed RSS a Outlook 1. Fate clic sulla scheda File 2. Fate clic sulla voce Apri 3. Fate clic su Importa

Outlook aprirà la finestra di dialogo Importazione esportazione guidata 4. Selezionate la voce Importa Feed RSS dall’elenco dei FEDD comuni 5. Fate clic sul pulsante Avanti 6. Selezionare con un clic del mouse la casella di controllo Nome feed per ogni sottoscrizione che si desidera importare

Possiamo utilizzare i pulsanti Seleziona tutto e Deseleziona tutto per velocizzare le operazioni di importazione.

6. Fate clic sul pulsante Avanti Nella successiva finestra di dialogo Outlook controlla lo stato del collegamento visualizzando eventuali errori 7. Fate clic sul pulsante Fine

Nel riquadro di spostamento Ă¨ stata aggiunta la cartella relativa ai FEED indicati con allâ&#x20AC;&#x2122;interno tutti gli articoli

Gestire le cartelle dei FEED

Outlook per ogni Feed aggiunto crea una cartella per contenere gli elementi scaricati da quel Feed. Queste cartelle si possono spostare, rinominare, eliminare come una qualsiasi cartella che contiene messaggi di Outlook I comandi per gestire queste ma anche tutte le altre presenti nel riquadro di spostamento sono contenuti nella scheda Cartelle nel gruppo comandi Azioni

I contatti di Outlook Nel lavoro come nel privato è importante rimanere in contatto con le altre persone, sia che si tratti di amici, di nuovi clienti oppure di clienti con cui si lavora da anni. Per comunicare con amici e colleghi di lavoro, molte persone annotano numeri di telefono, fax, indirizzi fondamentali, utilizzando un archivio cartaceo, ad esempio la classica agenda o un raccoglitore per biglietti da visita. Outlook offre un database ricco di funzionalità che consente di memorizzare, direttamente sul computer all’interno di una specifica cartella denominata Cartella Contatti, le informazioni di contatto quali ad esempio, i numeri di telefono gli indirizzi personali ed aziendali, gli indirizzi di posta elettronica, le informazioni di siti web e i dati personali. Si possono utilizzare queste informazioni per telefonare direttamente ad un contatto, creare nuovi messaggi di posta, importare dati da altri database, pianificare riunioni e attività. Per poter continuare a lavorare con il manuale dobbiamo ora importare nel vostro Outlook, alcuni contatti presenti in un file denominato contatti.pst È un’operazione che abbiamo già fatto per importare i messaggi di esempio nella cartella di posta in arrivo.

Ripetiamo insieme i passaggi:

1. Fate clic sulla Scheda File 8. Scegliete la voce Apri e poi clic sul pulsante Importa Partirà una procedura guidata suddivisa in 4 finestre di dialogo. 9. Fate clic sul pulsante Avanti 10. Fate clic sulla voce Importa dati da altri programmi o file clic sul pulsante Avanti 11. Nel pannello successivo selezionate la voce File delle cartelle personali(.pst) 12. Fate clic sul pulsante Avanti 13. In questo pannello clic sul pulsante Sfoglia per indicare ad Outlook la cartella con la base informativa (Base Outlook) presente sul desktop 14. Clic sul file contatti.pst 9

15. Fate clic sul pulsante Apri

16. Clic sul pulsante Avanti

17. Clic sul pulsante Fine

Aggiungere un contatto Possiamo aggiungere un nuovo contatto alla cartella Contatti di Outlook in 3 diversi modi: a. Utilizzando le informazioni (nome cognome e indirizzo di posta) presenti in un messaggio di posta arrivato b. utilizzando le informazioni di un contatto giĂ presente in cartella (nome della societĂ , indirizzo e numeri di telefono e fax dellâ&#x20AC;&#x2122;ufficio) c. Creandolo ex novo digitando le nuove informazioni.

Creazione e modifica di un nuovo contatto La creazione di un contatto consiste nel digitare alcune informazioni nelle casella della finestra di dialogo Contatto. 1. Ne riquadro di spostamento fate clic sulla cartella Contatti In alternativa fate clic sul pulsante Nuovo elemento e poi su Contatto

18. Fate ora clic sul pulsante Nuovo Contatto presente nella scheda Home

Quando Outlook apre una finestra di contatto, visualizza la scheda Generale, attivata dall’omonimo pulsante posizionato nella scheda Contatto gruppo pulsanti Mostra.

Figura 7

In questa finestra di dialogo sono contenuti i campi per inserire informazioni relative al nome e cognome e all’indirizzo di posta elettronica del contatto, la Società di appartenenza, la posizione, numeri di telefono e di fax, l’indirizzo e la città di residenza e un eventuale indirizzo ad una pagina web e, se in possesso, una fotografia del contatto. Troviamo visualizzato in alto a destra della finestra di dialogo, riassunte come in un biglietto da visita tutte le informazioni e in basso la possibilità di scrivere eventuali note (Figura 7). 19. Fate clic sul pulsante Dettagli presente nel gruppo Mostra scheda Contatto

La scheda Dettagli contiene informazioni specifiche sul contatto come ad esempio

Ufficio, reparto, professione, nome del responsabile, compleanno anniversario ecc.. 20. Fate nuovamente clic sul pulsante Generale 21. Inserite nel campo Nome e cognome: Mr Gastone 22. Premete il tasto Tab oppure fate clic nel campo SocietĂ Outlook aprirĂ la di dialogo Nome nella quale invita ad inserire maggiori informazioni 23. Fate clic sul pulsante OK 24. Inserite nel campo SocietĂ : Paperon De Paperoni

25. Nel campo Posizione inserite: Responsabile vendite 26. Inserite nella casella posta elettronica l’indirizzo: gastone@depaperoni.com 27. Inserite nel campo pagina web l’indirizzo: www.numero1.com 28. Inserite il numero di telefono dell’ufficio: 777775555544444 29. E l’indirizzo postale dell’ufficio: Via dei Platani 313 30. premete il tasto Invio 31. Aggiungete: Paperopoli

32. Fate clic sul pulsante Immagine presente nel gruppo pulsanti Opzioni 33. Clic ora sulla voce Aggiungi immagine 34. Scegliete l’immagine Gastone.jpg presente nella cartella con la base informativa sul desktop

Avete notato? Man mano inserivate le informazioni si compilava il biglietto da visita posizionato in alto a destra nella finestra I biglietti da visita elettronici sono permettono una gestione ottimizzata delle attivitĂ di creazione e condivisione dei contatti.

Durante la creazione di un nuovo contatto, viene creato un biglietto da visita elettronico associato al contatto e viceversa. Quando vengono apportate alcune modifiche a un contatto, le stesse modifiche vengono apportate anche al biglietto da visita elettronico e viceversa. 1. Fate clic sul pulsante Biglietto da visita Outlook visualizza ora la finestra di dialogo Modifica biglietto da visita nella quale possiamo personalizzare le informazioni presenti scegliendo i campi da visualizzare, la 15

struttura del testo sul biglietto e il formato dei caratteri. I biglietti da visita elettronici sono uguali ai biglietti da visita cartacei e possono essere condivisi con la stessa facilitĂ . Possono essere inviati e condivisi, allegati ai messaggi di posta. Quando si riceve un biglietto da visita elettronico da un'altra persona e lo si salva nei Contatti di Outlook, le informazioni contenute nel biglietto possono essere visualizzate anche in un modulo per i contatti o in un'altra visualizzazione Contatti. 35. Fate clic sul pulsante Layout e scegliete la voce Immagine a destra 36. Fate ora clic sul pulsante Cambia e scegliete lâ&#x20AC;&#x2122;immagine Gastone2.jpg presente nella cartella con la base informativa sul desktop 37. Fate clic sul pulsante Allineamento immagine e tra le opzioni in elenco scegliete A destra 38. Fate ora clic tra i campi in elenco sulla voce Indirizzo di posta elettronica 39. Modificate il colore del carattere facendo clic sul pulsante posizionato nellâ&#x20AC;&#x2122;area Modifica carattere

4 5 7

40. Scegliete il colore rosso

41. Fate clic sul pulsante OK 42. Clic di nuovo sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica Biglietto da visita 43. Clic sul pulsante Salva e chiudi presente nella scheda Contatto gruppo pulsanti Azioni

Aggiungere un contatto utilizzando le informazioni presenti in un contatto esistente 1. Fate doppio clic sul contatto Paperon de Paperoni in questo modo apriremo il contatto 44. Fate ora clic sul piccolo pulsante posizionato a destra del pulsante Salva e nuovo Si aprirà un piccolo menù a discesa nel quale sono presenti due voci

45. Fate clic sulla voce Nuovo contatto nella stessa società La finestra di dialogo Nuovo contatto presenterà alcuni campi vuoti ed altri, quelli relativi alle informazioni sui numeri di telefono, pagina web, indirizzo postale dell’ufficio, già compilati con le informazioni presenti nel contatto Paperon de Paperoni. 17

46. Inserite come nome contatto: Nonna Papera 47. Posizione: Cuoca 48. Indirizzo di posta elettronica: npapera@live.it 49. Inserite l’immagine presente nella cartella con la base informativa sul desktop 50. Modificate il biglietto da visita scegliendo a piacere il formato del carattere per evidenziare la Posizione e l’indirizzo postale della società

Aggiungere elementi in un contatto Nella cartella posta in arrivo è presente un messaggio inviato dal contatto Nonna Papera nel quale è presente un file allegato con la ricetta di una torta di mele. Allegheremo al contatto il messaggio vedremo poi come allegare il file con la ricetta in modo da poter rintracciare velocemente all’occorrenza queste informazioni. 1. Ricercate e aprite il messaggio inviato da Nonna Papera 51. Salvate l’allegato nella cartella con la base informativa sul desktop 52. Aprite ora il contatto Nonna Papera 18

53. Fate clic sul pulsante Elemento di Outlook presente sulla scheda Inserisci nel gruppo pulsanti Includi 54. Nella finestra di dialogo Inserisci elemento cliccare sulla casella Posta in arrivo 55. Nel riquadro Elementi fate clic sul messaggio inviato da Nonna Papera con oggetto Ricetta Torta di mele

Dob biamo ora decidere il formato dellâ&#x20AC;&#x2122;elemento: Solo testo Allegato o Collegamento

56.

Controllate che sia selezionata lâ&#x20AC;&#x2122;opzione Allegato

Il messaggio di posta inviato dal contatto Nonna Papera Ă¨ ora disponibile nellâ&#x20AC;&#x2122;area note della finestra di dialogo Contatto 57. Fate clic sul pulsante OK

Aggiungere un file ad un contatto

1. Fate clic sul pulsante Allega File presente nel gruppo pulsanti Includi della scheda Inserisci (lâ&#x20AC;&#x2122;icona a forma di graffetta) 58. Fate clic sulla cartella con la base informativa presente sul desktop 59. Clic sul file di Word Torta di mele di Nonna Papera.docx 60. Clic sul pulsante Inserisci

61. Salvare e chiudere il contatto 62. Dopo aver inserito un file in una scheda di contatto, possiamo aprirlo per visualizzarlo, modificarlo o stamparlo facendovi un semplice doppio clic sopra. VerrĂ lanciato il file con lâ&#x20AC;&#x2122;applicazione associata. 21

Aggiungere un contatto utilizzando le informazioni presenti in un messaggio di posta

1. Torniamo alla cartella Posta in arrivo 63. Aprite il messaggio inviato da Martina Carloni 64. Fate un clic destro sull’indirizzo visualizzato nel campo Da 65. Dal menù rapido scegliete la voce Aggiungi a contatti di Outlook

Outlook aprirà una scheda di contatto denominata Martina Caroni con alcune informazioni di contatto (quelle in suo possesso: cognome nome e indirizzo di posta elettronica) già inserite 66. Salvate e chiudete l’elemento 67. Ripetete i passaggi per inserire tra i contatti: Francesca Mauti e Stefano Occhini

Diversi modi per visualizzare la cartella Contatti

Possiamo personalizzare la visualizzazione dei contatti scegliendo tra i diversi tipi di visualizzazione disponibili in Outlook. Per vedere i diversi formati in cui il programma visualizza le informazioni di contatto è sufficiente selezionare ciascuna delle voci presenti gruppo comandi Visualizzazione corrente presente nella scheda Home • • • •

Biglietti da visita Schede Telefono Elenco

1. Fate clic sui pulsanti presenti nel gruppo per vedere come cambiano le visualizzazioni di contatto nella cartella Contatti, il pulsante che consente la visualizzazione Elenco è visibile dopo aver cliccato sul pulsante Altro

Utilizzo della scheda Attività Cercare le attività associate ad un contatto spesso richiede molto tempo in modo particolare se gli elementi associati al contatto sono tanti. Possiamo richiamare tutte le 24

attività associate al contatto facendo un semplice clic sul pulsante Attività presente nel gruppo pulsanti Mostra 1. Aprite il contatto Carloni Martina

2. Nella Barra multifunzione fate clic sul pulsante Attività presente nel gruppo pulsanti Mostra scheda Contatto

Figura 8

Nella finestra sono ora scomparse le informazioni sull’elemento selezionato per lasciare il posto alla ricerca delle attività legate al contatto. (Figura 8) 68. Fate clic sul pulsante Mostra e scegliete la voce Posta elettronica 69. Fate doppio clic sull’attività relativa al messaggio in posta in arrivo con oggetto: Re prova elementi decorativi Outlook aprirà il messaggio 70. Chiudete il messaggio 71. Salvate e chiudete il contatto 25

Richiamare la cartina dal sito MSN Nella scheda contatti nel gruppo pulsanti Comunicazione Ă¨ presente il pulsante Cartina che consente di individuare l'indirizzo di un contatto all'interno di una cartina. Se Ă¨ stato inserito l'indirizzo completo di una persona o di un'azienda nell'elenco dei contatti, Ă¨ possibile visualizzare la relativa cartina con pochi clic del mouse e, se lo si desidera, anche le istruzioni per raggiungere tale indirizzo. Per vedere la cartina Ă¨ comunque necessario avere accesso ad internet.

1. Fate doppio clic per aprire il contatto Brandoli Mario 2. Fate clic sul pulsante Mappa presente a sinistra del riquadro Indirizzo

72. Chiudete il browser

Stampare le informazioni relative ad contatto Se necessario possiamo stampare le informazioni memorizzate nella finestra del Contatto visualizzato: 1. Fate clic sulla scheda File 73. Scegliete ora la voce Stampa

74. Come negli altri prodotti della suite Office, la finestra di dialogo Stampa Ă¨ divisa in due pannelli: il primo quello di sinistra con i pulsanti per la personalizzazione e la gestione della stampa e il secondo con lâ&#x20AC;&#x2122;anteprima di stampa. 75. Fate clic sul pulsante Opzioni di stampa 76. Scegliete lo stile di stampa che desiderate usare 77. Indicare 2 nella casella numero di copie

78. Poi clic sul pulsante OK

Cercare un contatto Come per i messaggi possiamo utilizzare lo strumento Ricerca immediata per ricercare un contatto. Ă&#x2C6; uno strumento che conosciamo bene lo abbiamo utilizzato per ricercare i messaggi presenti nelle nostre cartelle di posta. 1. Inserire De Paperoni nel campo Ricerca immediata 2. Fate clic sul pulsante Altro e aggiungete il campo Nome 79. Inserire Paolino nel campo Nome 80. Aprire il contatto ed aggiungere lâ&#x20AC;&#x2122;immagine di Paperino presente nella cartella con la base informativa sul desktop al contatto ed al biglietto da visita 81. Modificare in blu corsivo il formato del carattere del nome e cognome del biglietto da visita 28

82. Chiudere e salvare il contatto

Esercizi

1. Ripetete la ricerca utilizzando come parola chiave Inventore 83. Aprire il contatto ed aggiungere l’immagine di Archimede presente nella cartella con la base informativa sul desktop al contatto ed al biglietto da visita 84. Allineare in basso l’immagine del biglietto da visita 85. Portare al 50% le dimensioni dell’immagine 86. Modificare in rosso corsivo il formato del carattere del nome e cognome del biglietto da visita 87. Chiudere e salvare il contatto

1. Ripetete la ricerca utilizzando come parola chiave Investigatore 88. Aprire il contatto ed aggiungere l’immagine di Topolino presente nella cartella con la base informativa sul desktop al contatto ed al biglietto da visita 89. Allineare a sinistra l’immagine del biglietto da visita 90. Portare al 50% le dimensioni dell’immagine 91. Modifica in Verde il formato del carattere dell’indirizzo di posta elettronica e del nome e cognome del biglietto da visita 92. Chiudere e salvare il contatto

1. Inserire immagini e personalizzare a vostro piacimento il biglietto da visita dei contatti Paperon de Paperoni, Nonna Papera e Super Pippo le immagini sono memorizzare nella cartella con la base informativa sul desktop. 93. Creare un nuovo contatto per Mr Paperoga utilizzando le informazioni del contatto Paperino Paolino. 94. Inserire nel campo posta elettronica: paperoga@depaperoni.com

95. Inserire per questo nuovo contatto l’immagine nel contatto e nel biglietto da visita. Personalizzate la posizione dell’immagini 96. Chiudere la Ricerca immediata

Organizzare i contatti Quando si utilizza quotidianamente Outlook, in modo particolare quando lo si utilizza all’interno di grosse aziende, l’elenco dei contatti è destinato a crescere. In questo caso abbiamo bisogno di organizzare i nostri contatti per poterli cercare e aggiornare con rapidità. Outlook consente di organizzare i contatti in 3 modi: utilizzando cartelle per salvare i contatti correlati, dando la possibilità di associarli a categorie per definire i rapporti tra i contatti oppure attraverso criteri di ordinamento.

Creare un Gruppo contatti

Un Gruppo contatti è una raccolta di contatti. Avere raggruppati i contatti consente di inviare contemporaneamente, con facilità messaggi a un gruppo di persone. Un messaggio inviato ad un gruppo contatti verrà inviato a tutti i destinatari inseriti nel gruppo stesso. È possibile utilizzare i gruppi contatti nei messaggi, nelle richieste di attività, nelle convocazioni di riunioni e in altri Gruppi contatti. Creati nella cartella Contatti sono disponibili solo per l'utente, ma, se necessario, possono essere condivise duplicandole e inviandole ad altri utenti. 1. Fate clic sulla scheda Home, quindi fate clic sul pulsante Nuovo Gruppo contatti Outlook aprirà l’omonima finestra di dialogo 97. Digitare Disney nella casella Nome.

98. Nella scheda Gruppo contatti fate clic sul pulsante Seleziona membri presente nel gruppo pulsanti Membri

99. Fate ora clic sulla voce Dai contatti di Outlook

100. Ripetere l'operazione per tutti i contatti legati al mondo Disney: Gastone, Mickey Mouse, Nonna Papera, Paolino Paperino, Paperoga, Zio Paperone, quindi scegliere OK. Volendo aggiungere una descrizione dettagliata della lista di distribuzione, nella scheda Lista di distribuzione potete fare clic su Note e digitare il testo della descrizione. 101.

Fate clic sul pulsante Note presente nel gruppo pulsanti Mostra

102.

Inserite come descrizione della lista: Lista personaggi Disney per manuale 32

103.

Fate clic sul pulsante Salva e chiudi

La lista di distribuzione verrĂ salvata nella cartella Contatti con il nome assegnato dall'utente.

Inviare un messaggio di posta ad un nominativo presente nei contatti Durante la creazione di un nuovo messaggio possiamo richiamare i nostri contatti facendo clic sul pulsante posizionato sul margine sinistro della casella del destinatario. Si aprirĂ la finestra di dialogo Seleziona nomi contatto dalla quale sceglieremo il/i nomi dei contatti ai quali Ă¨ indirizzato il messaggio.

104. Fate clic sul contatto Astarita Serena e poi clic sul pulsante 105.

Aggiungete i contatti Giuseppe Costa e Martina Carloni

106. Inserite in copia la lista di distribuzione Disney facendo clic sul pulsante

107.

Fate clic sul pulsante OK 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108. 108.

Chiudete il messaggio senza salvare In alternativa possiamo aprire la cartella contatti e creare un nuovo messaggio facendo doppio clic sul contatto al quale Ă¨ destinato il messaggio. Dalla finestra contatto facendo clic sul pulsante Posta elettronica si richiama la finestra Nuovo messaggio con lâ&#x20AC;&#x2122;indirizzo del contatto scritto nella casella del destinatario.

Aggiungere un contatto ad un gruppo contatti 1. Nel riquadro di spostamento fare clic sulla voce Contatti 34

109. Cercate ora la lista di distribuzione Disney utilizzando lo strumento Ricerca digitando il nome nella casella di ricerca

110.

Aprite con un doppio clic la lista di distribuzione

111.

Nella scheda Gruppo di contatti fate clic sul pulsante Aggiungi membri

112.

Clic sulla voce Dai contatti di Outlook

Si aprirà l’omonima finestra di dialogo che già conosciamo…..

113.

Aggiungete il contatto Super Pippo

114.

Fate clic sul pulsante OK

Eliminare un contatto da un gruppo contatti

Per eliminare un contatto Ă¨ sufficiente evidenziare il contatto facendo un clic su di esso e poi clic sul pulsante Rimuovi membro presente nel gruppo pulsanti Membri 1. Eliminate dal Gruppo contatti il contatto Mr. Gastone 115.

Clic sul pulsante Salva e Chiudi

116.

Aggiungere al Gruppo un nuovo indirizzo non presente nei contatti

1. Aprite nuovamente la lista di distribuzione Disney

117. Fate clic sul pulsante Aggiungi membri presente nel gruppo pulsanti Membri 118.

Scegliete la voce Nuovo contatto posta elettronica

Si aprirĂ la finestra di dialogo Aggiungi nuovo membro 119.

Nella casella Nome visualizzato inserite Qui Quo Qua

120.

Nella casella Posta elettronica inserite: giovanimarmotte@disney.com

121. Assicuratevi che sia attiva la casella di controllo (che si sia il segno di spunta) posizionata a sinistra della voce Aggiungi a contatti 122.

Fate clic pulsante OK

Il nuovo indirizzo è stato aggiunto nella lista di distribuzione e Outlook ha aggiunto un nuovo contatto con il nome Qui Quo Qua 123.

Fate clic sul pulsante Salva e chiudi

Creare cartelle Quando abbiamo a che fare con pochi contatti, trovarli e gestirli è abbastanza semplice. È sufficiente aprire la cartella contatti scorrere l’elenco e trovare ciò che occorre. Tuttavia quando la cartella cresce, abbiamo bisogno di poter organizzare i nostri contatti per poterli ritrovare e aggiornare più facilmente e velocemente.

1. Fate clic sulla scheda Cartella 124.

Clic ora sul pulsante Nuova Cartella

Outlook aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sono presenti i comandi per indicare al programma: il nome della cartella, il tipo di elementi che dovrà contenere e la posizione della cartella all’interno della struttura esistente. 37

125.

Digitate Disney nel campo Nome

126. Fate ora clic sull’elenco Contenuto cartella visualizzate le voci e lasciate la voce suggerita dal programma: Elementi di tipo contatto 127.

Nell’elenco delle cartelle fate clic sulla voce Contatti

128.

Fate clic sul pulsante OK

La nuova cartella Disney appare ora nell’area contatti personali del riquadro di spostamento. Creata la cartella per i contatti possiamo trascinare i contatti esistenti nella nuova cartella per organizzarli secondo le nostre esigenze

8 9

129.

Trascinate tutti i contatti legati al mondo Disney nella nuova cartella

In alternativa invece di trascinare 130. Fate clic sul contatto e dal gruppo comandi Azione presente sulla scheda Home fate clic sul pulsante Sposta in 131.

Dal piccolo menù a discesa scegliete la cartella Disney

132.

Fate ora clic sulla cartella Disney per aprirla e visualizzarne il contenuto

Usare le categorie

Le categorie a colori di Office Outlook 2010, consentono di personalizzare i dati in modo semplice e aggiungere categorie a qualsiasi tipo di informazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica, voci del calendario, contatti o attività. Le categorie a colori costituiscono un metodo visivo semplice per distinguere gli elementi e semplificano l'organizzazione dei dati e delle informazioni. 1. Fate clic sul contatto Paperon De Paperoni presente nella cartella Disney 133.

Fate clic sul pulsante Categorizza presente sulla scheda Home

134.

Dal successivo menù la voce scegliete il colore Giallo

Se è la prima volta che utilizziamo le categorie si aprirà la finestra di dialogo Rinomina Categoria nella quale possiamo modificare il nome della categoria e volendo anche il colore. In caso contrario fate di nuovo un clic destro e scegliete la voce Categorizza scegliendo questa volta dal menù che Outlook presenta la voce Tutte le categorie, facendo un clic sulla categoria gialla e successivamente clic sul pulsante Rinomina 135.

Modificate il nome della categoria inserendo Fortunati

5 4

136.

Fate clic sul pulsante Si 39

137.

Aggiungete la categoria gialla al contatto Gastone

138. Associate la categoria Rossa ai contatti Paperino Paolino e Paperoga modificate in Sfortunati il nome della categoria 139. Associate la categoria Blu ai contatti Mickey Mouse e Super Pippo modificate in Investigatori il nome della categoria 140. Associate la categoria Verde al contatto Archimede modificate in Inventori il nome della categoria Possiamo aggiungere delle categorie personalizzate o modificare quelle esistenti. Si richiama la voce Categorizza dal menĂš Azioni e poi si sceglie Tutte le categorie si aprirĂ la finestra di dialogo Categorie a colori nella quale sono presenti gli strumenti per aggiungere e modificare le categorie. 1. Create una nuova categoria con il nome Parenti e il colore Arancione scuro 141. Associate la nuova categoria ai contatti Nonna Papera e Qui Quo Qua

142.

Dal menĂš Visualizza fate ora clic sulla voce Per categoria

143. Fare ora clic sulla voce visualizzazione Elenco presente nel gruppo Visualizzazione corrente sulla scheda Home

I contatti della cartella Disney sono ora raggruppati e per categoria di appartenenza e di conseguenza facilmente individuabili

Creare una visualizzazione personalizzata dei contatti Il pulsante Impostazione visualizzazione, presente sulla scheda Visualizza con i contatti visualizzati in elenco, apre la finestra di dialogo Impostazioni visualizzazione avanzate 41

Elenco. Attraverso questa finestra possiamo effettuare operazioni come: la scelta dei campi da visualizzare; inserire un criterio di filtro per i contatti visualizzati; effettuare un ordinamento; aggiungere una formattazione dei caratteri delle colonne in base al contenuto delle stesse. Ad ogni pulsante presente in questa finestra di dialogo corrisponde un’ulteriore finestra specifica nella quale è possibile indicare i parametri per personalizzare la visualizzazione

Aggiornare un contatto esistente Quando si cominciano a memorizzare le informazioni di un contatto non necessariamente dobbiamo essere in possesso di tutte le informazioni. Spesso si inizia con le poche informazioni in possesso, come ad esempio il nome e l’indirizzo di posta elettronica, per poi aggiungere le altre a mano a mano che se ne viene in possesso. Possiamo in qualsiasi momento aggiornare un contatto memorizzato in cartella: è sufficiente, individuare il contatto aprire l’elemento facendovi sopra un doppio sull’elemento e apportare le modifiche necessarie.

Eliminare un contatto dalla cartella Come per la modifica l’eliminazione di un contatto è un’operazione semplice e immediata. Si evidenzia con un clic del mouse il contatto da eliminare e si clicca su pulsante Elimina presente nella scheda Home. Come accade per i messaggio il contatto non viene eliminato definitivamente ma spostato nel cestino. 42

Condividere informazioni riguardanti i contatti Possiamo avere la necessità di condividere con altre persone, le informazioni di contatti da noi creati. Outlook ci consente l’invio di queste informazioni attraverso un messaggio di posta elettronica. Possiamo inoltrare un contatto come un biglietto da visita, come un elemento o come SMS permettendo inoltre di condividere contatti con altre persone che non hanno Outlook.

4 3

Inoltrare un elemento di contatto 1. Nel riquadro di spostamento fate clic sull’icona Contatti 144.

Evidenziate con un clic il contatto Mario Brandoli

145.

Fate clic sul pulsane Inoltra contatto presente sulla scheda Home

146.

Dal menù scegliete la voce Come biglietto da visita

Si aprirà la finestra di dialogo Messaggio con il contatto Brandoli in allegato e in oggetto il nome del contatto preceduto dalla I: ad indicare che si tratta di un inoltro 147.

Inserite francesca.mauti@pafal.it nel campo A:

148. Inserite il testo del messaggio: Ciao Francesca ti invio in allegato le informazioni che mi avevi chiesto 149.

Andate a capo e continuate il messaggio con: Buon lavoro!

150.

Inviate il messaggio

Inoltrare un elemento di contatto come contatto di Outlook 1. Spostatevi nella cartella Disney 151.

Fate un clic sul contatto Mickey Mouse

152.

Fate clic sul pulsane Inoltra contatto presente sulla scheda Home

153.

Dal menù scegliete la voce Contatto di Outlook

154. Inserite il contatto Martina Carloni facendo clic sul pulsante 155. Digitate il messaggio: Ciao Martina ecco le informazioni che mi avevi chiesto 156.

Andate a capo e continuate il messaggio con: Buon lavoro!

157.

Inviate il messaggio

Il Calendario di Outlook Il Calendario è un elemento di Outlook che consente di pianificare e gestire appuntamenti, riunioni, attività proprio come si farebbe con un calendario cartaceo o un’agenda. In più però Outlook mette a disposizione un gran numero di funzioni aggiuntive. Nel calendario possiamo creare informazioni sulle attività che devono avere luogo in orari pianificati, impostare un allarme sonoro che ci avvisi dell’imminenza di un appuntamento, possiamo tenere traccia di riunioni o eventi ricorrenti in modo da non dover inserire manualmente questi elementi ogni volta che ricorrono. Outlook ci può avvisare con un promemoria qualche giorno prima di una riunione o di un appuntamento in modo da poter preparare con tutta calma una presentazione o dell’altro materiale per la riunione stessa.

Richiamare il Calendario

Per visualizzare il Calendario di Outlook è sufficiente fare clic sul pulsante presente nel riquadro di spostamento. Con il Calendario di Outlook possiamo visualizzare la nostra agenda in molti formati diversi. Abbiamo la visualizzazione Giorno che rappresenta la pianificazione quotidiana, ora per ora dei nostri impegni, la visualizzazione Settimana che raggruppa gli impegni dal lunedì al venerdì e Mese che mostra la pianificazione dell’intero mese. Scheda Giorno

Nella visualizzazione Scheda giorno abbiamo lo spazio disponibile organizzato in righe suddivise ora per ora. In queste righe Outlook andrà a scrivere l’oggetto della nostra attività. Scheda settimana lavorativa

Scheda mese

Selezione della data Nel riquadro di spostamento Ă¨ presente un piccolo calendario con il quale Ă¨ possibile spostarsi rapidamente a uno specifico giorno mese e anno. Sul lato sinistro e destro del nome dl mese, sono presenti due piccole frecce che consentono di visualizzare il mese precedente o successivo.

1. Accertatevi che sia attivata la scheda giorno

158. Sullâ&#x20AC;&#x2122;icona del calendario presente nel riquadro di spostamento passate al mese successivo facendo clic sulla freccia a destra del nome del mese sul calendario 159.

Fate clic sul giorno 31

160. Per tornare rapidamente alla data di oggi possiamo fare clic sul pulsante Oggi presente nelle scheda Home gruppo pulsanti Vai a

Possiamo muoverci velocemente per passare dal mese corrente ad uno uno dei prossimi tre mesi oppure dei tre mesi precedenti facendo clic sul nome del mese e trascinando il mouse sulla tendina con lâ&#x20AC;&#x2122;elenco dei mesi

Modificare le visualizzazioni del calendario

Possiamo richiamare le visualizzazioni del calendario attraverso le voci presenti nella scheda nel gruppo Disponi presente sulla scheda Home 1. Provate a vedere le differenti visualizzazioni facendo clic sulle voci: Giorno Settimana lavorativa – Settimana - Mese 161.

Tornante alla visualizzazione Giorno

Outlook visualizza i nostri impegni in tre differenti posizioni: nella Barra Da fare, in Attività e all'interno dell'Elenco attività del giorno in Calendario

Attivare la Barra Da Fare La Barra Da Fare è un riquadro, generalmente posto sul lato destro della finestra di Outlook, nel quale sono elencati tutti gli impegni con in risalto quelli in scadenza.

Quando attiviamo Da Fare Outlook, sposta l’icona del Calendario dal Riquadro di spostamento all’interno del riquadro appena attivato 162.

Fate clic sulla Scheda Visualizza 49

163. Clic ora sul pulsante Da Fare e dal successivo piccolo menù clic sulla voce Normale

Inserire un nuovo appuntamento nel calendario

In Outlook un appuntamento è un’Attività inserita specificando un determinato orario, a differenza di una Riunione non prevede la partecipazione di altre persone o di Risorse. Quando si fissa un appuntamento, viene impegnata una determinata fascia oraria di uno specifico giorno in un determinato luogo, tutte informazioni che si andranno a 50

memorizzare con lâ&#x20AC;&#x2122;aiuto di Outlook. Vedremo inoltre come impostare un promemoria che lampeggia sullo schermo ed emette un segnale acustico per avvisare dellâ&#x20AC;&#x2122;impegno preso. 1. Assicuratevi che nella Barra di spostamento sia attiva la visualizzazione Calendario 164.

Fate clic sul pulsante Nuovo appuntamento presente nella scheda Home

In alternativa potevamo fare clic sul pulsante Nuovi elementi e dal piccolo menù a discesa scegliere la voce Appuntamento

165. Digitiamo nel campo Oggetto la descrizione dell’appuntamento: Nuovo fornitore 166.

Nel campo Luogo inserite: Sala riunioni

167. Fate ora clic sulla piccola freccia a destra della casella del campo Ora inizio nella quale è presente la data e fate clic su di una data della prossima settimana 168.

Scegliete 9,30 come Ora d’inizio dell’appuntamento

169.

Scegliete ora 10,00 come Ora Fine dell’appuntamento

Volendo possiamo aggiungere nell’area di testo nella parte inferiore della finestra, altre informazioni sull’appuntamento. In quest’area possiamo annotare una descrizione più estesa come dettagli importanti e ad esempio indicazioni stradali sul luogo dell’appuntamento 170.

Fate clic sul pulsante Salva e chiudi

Notate!!! Nella Barra da Fare è comparsa una piccola icona all’interno del calendario con la data l’orario l’oggetto e il luogo dell’impegno

Aggiungere un appuntamento direttamente sul calendario Aggiungiamo un appuntamento direttamente sul calendario: 1. Fate clic e trascinate il puntatore per selezionare il blocco orario 15 â&#x20AC;&#x201C; 17

171.

Digitate direttamente lâ&#x20AC;&#x2122;oggetto: Appuntamento dal dentista

172.

Premete il tasto Invio

173. Fate ora doppio clic nel rettangolo che si Ă¨ venuto a creare per aprire la finestra di dialogo Appuntamento

174.

Aggiungete nel campo luogo: Nuovo studio

175. Nella parte inferiore della finestra aggiungete l’annotazione: Il nuovo studio è in via dei pescatori, 23 176.

Fate clic sul pulsante Salva e chiudi

Come per i contatti anche agli appuntamenti possiamo assegnare a una categoria 177. Fate un clic destro sull’appuntamento e dal menù di scelta rapida scegliete Categorizza 178.

Dal sottomenù scegliete ora Tutte le categorie

179.

Create una nuova categoria con il nome Privato utilizzando il colore Viola 10

In alternativa al clic destro potete fare un clic sull’appuntamento, in modo da richiamare la scheda contestuale Appuntamento e fare clic sul pulsante Categorizza

Aggiungere un promemoria Nella scheda Appuntamento nel gruppo pulsanti Opzioni è presente la casella di riepilogo Promemoria 1. Fate clic sulla casella di riepilogo e scegliete 30 minuti

Outlook 30 minuti prima dell’orario inserito ci avviserà con un segnale acustico e contemporaneamente aprendo una piccola finestra con le informazioni che si riferiscono all’appuntamento.

Possiamo utilizzare la casella di riepilogo Promemoria direttamente dalla finestra Appuntamento il comando è posizionato nella scheda nel gruppo pulsanti Opzioni

Gli Eventi Un evento è un’attività che può avere la durata di un’intera giornata o più di una giornata. Un esempio di evento possono essere un Convegno o un Seminario che possono avere la durata di più giorni o addirittura di una settimana, potrebbe essere anche una Conferenza Stampa in un’altra città e che quindi prevede l’impegno di un’intera giornata. A differenza delle attività e degli Appuntamenti gli Eventi sono visualizzati come strisce nella parte superiore del giorno e durano da mezzanotte a mezzanotte. Per questo motivo non occupano fasce orarie sul calendario. 1. Assicuratevi che nella Barra di spostamento sia attiva la visualizzazione Calendario 180. Fate clic sull’icona del calendario per spostarsi sul prossimo giovedì 181. Clic destro ora su di un orario qualunque del giorno interessato (un punto qualsiasi del riquadro centrale) 57

182. Dal menù di scelta rapida fate clic per selezionare la voce Nuova giornata intera 183. Digitate nel campo Oggetto: Seminario: Nuove tecnologie per la realizzazione di filmati di animazione 184.

Nel campo luogo inserite: Deposito De Paperoni

185. Nella parte inferiore della finestra aggiungete l’annotazione: Il deposito è a Paperopoli in via delle Ginestre 33 186.

Premete il tasto Invio

187.

Aggiungete: Preparare la presentazione

188.

Aggiungete un promemoria 4 giorni prima

189.

Fate clic sul pulsante Salva e chiudi

Esercizio Create un nuovo Evento per il 14 del prossimo mese, con oggetto Laurea di Elisabetta inserite nel campo Luogo Aula Magna Facoltà di Giurisprudenza Università La Sapienza nell’area testo inserite Appuntamento con Cristina e Giorgio alle 10 davanti al portone d’ingresso della facoltà 1. Aggiungere un promemoria che ci ricordi dell’evento un giorno prima 190. Eliminate il segno di spunta posto a sinistra del campo Giornata intera e inserite come ora inizio 10,30 come ora fine 12,30 191.

Aggiungere la categoria Privato

192.

Aprite nuovamente l’evento

193.

Salvare e chiudere l’evento

194. Cambiare la data dell’evento per il 16 del prossimo mese lasciate inalterate le altre impostazioni 195.

Salvate e chiedete l’evento

Pianificare una riunione Una riunione è un’attività che prevede l’intervento di altre persone e qualche volta di Risorse. Una Risorsa può essere una particolare Sala dove far avvenire la riunione, un lettore DVD, un proiettore, una lavagna LIM. Una Risorsa deve avere una cassetta postale separata sul Server e deve essere gestita da una sola persona. Contattare tutte le persone da convocare non sempre è facile, a volte occorre passare molto tempo al telefono tentando di mettere d’accordo tutti i partecipanti sul luogo e l’ora della riunione. Quando si pianifica una riunione con Outlook si invia a ogni partecipante una convocazione, che non è altro che un messaggio di posta elettronica nel quale viene indicato il giorno l’ora e il luogo della riunione inoltre si può specificare per ciascun partecipante se la presenza è necessaria o facoltativa e se ad esempio si indica necessaria la presenza di un partecipante ma quest’ultimo declina l’invito la riunione deve essere nuovamente pianificata. I destinatari della convocazione hanno infatti la possibilità di Accettare, Rifiutare oppure di Proporre un nuovo orario per la riunione, attraverso tre pulsanti presenti nella scheda Riunione del messaggio a loro inviato. Facendo clic su di uno di questi tre pulsanti verrà automaticamente inviata la risposta al mittente. Una volta accettata la riunione viene memorizzato in automatico un rimando nel calendario. Quando si accetta, si rifiuta una riunione possiamo decidere con un clic sul pulsante se inviare o meno al mittente la risposta quando accettiamo, rifiutiamo oppure chiediamo diamo un OK provvisorio

Creare una riunione 1. Assicuratevi che nella Barra di spostamento sia attiva la visualizzazione Calendario

196.

Fate clic sul pulsante Nuova riunione presente nella scheda Home

Outlook aprirĂ la finestra di dialogo Riunione

197. Fate ora clic sul pulsante rubrica.

per selezionare i partecipanti dalla

Nel caso non fossero presenti in rubrica Ă¨ possibile digitare lâ&#x20AC;&#x2122;indirizzo manualmente

198. Scegliete ora Martina Carloni e Stefano Occhini come partecipanti necessari e Francesca Mauti come partecipante facoltativo 60

199.

Fate clic sul pulsante OK

200.

Inserite ora nel campo Oggetto: Progetto integrazione

201.

Nel campo Luogo inserite: Sala Riunioni 2

202.

Scegliete il 29 di questo mese come data e le 10:30 come ora di inizio

203.

Scegliete le 12,30 come ora di fine della riunione

204. Inserite nellâ&#x20AC;&#x2122;area testo: Verifica Scheda finanziaria, Ă¨ necessario discuterne al piĂš presto

205. Fate clic sul pulsante Pianificazione presente nella scheda Riunione gruppo pulsanti Mostra

Figura 8

Il pulsante Pianificazione consente di individuare l’orario migliore per la riunione, aiuta programmare la riunione poiché consente di vedere nella griglia il periodo di tempo che a noi occorre se è già impegnato per altri eventi o appuntamenti

206.

Clic sul pulsante Invia

La convocazione di riunione è stata inviata a tutti i partecipanti. Outlook la visualizzerà nel calendario nel giorno stabilito evidenziando la fascia oraria della riunione colorata con una gradazione più intensa riportando l’oggetto e il luogo e il nome di chi ha richiesto l’incontro

Date un’occhiata alla Barra Da fare sono presenti le icone riguardanti gli impegni memorizzati nel calendario.

Modificare le informazioni del calendario Con Outlook è molto facile modificare le informazioni di un appuntamento, una riunione o di un evento salvato nella cartella Calendario.

Cambiare la data di un appuntamento 1. Fate doppio clic sull’icona Appuntamento dal Dentista, presente nella Barra Da fare, per aprire l’appuntamento (in alternativa potevate fare il doppio clic direttamente sulla fascia oraria impegnata nel calendario) 207. Fate clic nella casella Data del campo orario di inizio fate ora nuovamente clic sul giorno 27 di questo mese lasciate inalterato l’orario 63

208.

Aggiungete un promemoria un’ora prima dell’appuntamento

Usare il pulsante Ricorrenza

Nel caso in cui il nostro dentista abbia preventivato per la cura ulteriori altri 5 incontri magari che ricorrono settimanalmente alla stessa ora, possiamo rendere ricorrente l’appuntamento facendo clic sul pulsante Ricorrenza posizionato nel gruppo pulsanti Opzioni. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale possiamo indicare a Outlook il criterio e la durata della ricorrenza. Possiamo usare il pulsante Ricorrenza anche nel caso di una convocazione di riunione o di un evento 1. Fate clic sul pulsante Ricorrenza 209. Attivate, facendoci clic all’interno, il pulsante di opzioni posizionato a sinistra della scritta Settimanale tra le voci in elenco nell’area dedicata ai criteri di ricorrenza

210. Digitate 5 nella casella Fine dopo presente nell’area della finestra dedicata ai criteri di ricorrenza In automatico Outlook ha modificato la data presente nella casella Fine entro calcolando la data dell’ultimo appuntamento dal dentista 211.

Fate clic sul pulsante OK

212.

Salvate e chiudete l’appuntamento

Date un’occhiata al Calendario! Outlook ha memorizzato l’appuntamento dal dentista impegnando la fascia oraria lo stesso giorno per 5 settimane consecutive. Nell’icona di rimando all’appuntamento presente sulla Barra Da fare è apparso il simbolo dell’evento ricorrente proprio ad indicare la ricorrenza dell’appuntamento.

Esercizio 65

1. Aprire l’evento con oggetto Seminario: Nuove tecnologie per la realizzazione di filmati di animazione 213. Eliminare il segno di spunta dalla casella di controllo posizionata a sinistra della voce Giornata intera 214.

Far iniziare l’evento alle 9

215.

Far terminare alle 13

216.

Inserire una ricorrenza giornaliera con un intervallo di 2 occorrenze

217.

Salvate e chiudete l’evento

Ripianificare una riunione Come per gli appuntamenti e gli eventi possiamo riaprire una convocazione di riunione e apportare le modifiche. In questo caso prima di chiudere dovremo inviare l’aggiornamento a tutti i partecipanti. Dovendo modificare l’orario di una riunione possiamo semplicemente trascinarla sul calendario nella nuova posizione, Outlook invierà a tutti i partecipanti l’aggiornamento della data e dell’ora 1. Trascinate sul calendario la riunione con oggetto: Progetto integrazione occupando la fascia oraria dalle 11 alle 12,30

Outlook visualizzerà una piccola finestra di dialogo nella quale chiede se salvare le modifiche e inviare l’aggiornamento oppure se non salvare le modifiche. 66

218.

Fate clic sul pulsante OK

219.

Aprire la riunione

220.

Fate clic sul pulsante Invia Aggiornamento

Esercizio Creare una convocazione di riunione ricorrente per mercoledĂŹ della prossima settimana, con oggetto: Verifica budget semestrale che impegni la fascia oraria dalle 14,30 alle 16,00 come luogo indicare la: Sala direzione. Invitare come partecipanti necessari Francesca Mauti e Martina Carloni.

Aggiungere file, oggetti ed elementi negli impegni memorizzati sul Calendario Come visto in precedenza per la posta elettronica e per i contatti, anche negli eventi di un Calendario possiamo inserire altri Elementi di Outlook come: i messaggi di posta, i biglietti da visita dei contatti memorizzati nei contatti. Possiamo inserire immagini o allegare file. Ă&#x2C6; inoltre possibile inserire nellâ&#x20AC;&#x2122;area testo di un appuntamento o di una convocazione di riunione file importanti per la riunione come ad esempio un foglio di Excel sul quale sono presenti informazioni utili per la discussione. In questo modo non si correrĂ il rischio di dimenticarli e gli altri partecipanti ne avranno una copia in visione.

Aggiungere un file a un elemento nel Calendario 1. Aprite la convocazione riunione avente come oggetto: Progetto integrazione 2. Fate ora clic sulla scheda Inserisci presente nella Barra multifunzione 67

221.

Clic sul pulsante Allega file

222.

Selezionate il file di Word: Progetto integrazione

223.

Fate clic sul pulsante Inserisci

Il file aggiunto appare ora nel campo dei commenti

224.

Fate clic sul pulsante Invia aggiornamento

Aggiungere un oggetto da un file in un elemento di Calendario 1. Create una convocazione riunione avente come oggetto: Vendita strumenti musicali 225.

Nella Sala riunioni

226.

Scegliete voi il giorno e l’orario

227. Invitate alla riunione come necessari i contatti Francesca Mauti e Stefano Occhini, facoltativa la presenza di Martina Carloni Per inserire un indirizzo non presente tra i contatti sulla scheda Pianificazione dovete fare clic e aggiungere, digitando direttamente l’indirizzo, alla lista dei partecipanti visualizzata nel riquadro di sinistra. 228.

Inserite l’indirizzo minnie@pafal.it non presente tra i contatti

229.

Outlook visualizzerà un piccolo pulsante a sinistra dell’indirizzo:

230.

Fate clic sul pulsante per specificare come Facoltativo il partecipante

231.

Fate clic sul pulsante Appuntamento presente nel gruppo Mostra

232.

Fate clic nell’area testo

233. Dalla scheda Inserisci fate clic sul pulsante Oggetto presente nel gruppo pulsanti Testo

Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci oggetto attivate la scheda Crea da file

1. Fate clic sul pulsante Sfoglia 234. Nella finestra di dialogo scegliete il file Strumenti musicali.xlsx presente nella cartella con la base informativa sul desktop 235.

Fate clic sul pulsante OK

Il foglio attivo del file di Excel appare ora nellâ&#x20AC;&#x2122;area Testo

236. Chiudete la convocazione di riunione facendo clic sul pulsante di Office e scegliendo la voce Chiudi 237.

Salvate senza inviare

Esercizio Create una nuova Convocazione riunione avente come oggetto: Pianificazione ferie decidete la data e l’orario della riunione. Il luogo è la Sala Direzione. Inviate la convocazione a Martina Carloni e Francesca Mauti come partecipanti necessari. Aggiungete l’indirizzo giulinota@pafal.it come partecipante facoltativo. Inserite come oggetto il file di Excel Piano Ferie.xlxs presente nella cartella con la base informativa sul desktop 1. Salvate senza inviare.

Condividere gli elementi di Calendario Gli elementi memorizzati nel calendario possono essere condivisi con altre persone. Queste informazioni possono essere inoltrate per posta elettronica, sia ad utenti che utilizzano Outlook attraverso semplici messaggi che ad utenti che utilizzano altri gestori di posta. In questo caso però invieremo l’elemento in formato ICalendar.

Inoltrare un elemento di calendario 1. Aprite l’elemento di riunione avente come oggetto: Vendita strumenti musicali 238.

Fate clic sulla scheda Riunione nella barra multifunzione

239. Fate clic sul pulsante sulla freccia posizionata alla destra del pulsante Inoltra Sia aprirà un piccolo menù nel quale sono presenti 2 voci: Inoltra e Inoltra come ICalendar

240.

Scegliete la voce Inoltra

241.

Digitate tina.mamot@pafal.it 72

242.

Salvate e chiudete senza inviare

Creare un calendario aggiuntivo Oltre al Calendario predefinito di Microsoft Office Outlook, è possibile creare altri calendari per tenere ad esempio traccia di un progetto, di un piano di lavoro personale o di un altro evento del calendario che non si desidera unire agli elementi del calendario predefinito come ad esempio per gli appuntamenti personali. Outlook affiancherà i calendari in modo da poter visualizzare e controllare gli impegni presi. Si possono aggiungere più di 30 calendari.

1. Fate clic sulla scheda Cartella 2. Fate clic sul pulsante Nuovo Calendario 243. Dalla finestra di dialogo Crea Cartella inserite il nome della Cartella che conterrà il nuovo Calendario 244.

Digitate Personale nella campo Nome

245.

Fate clic sul pulsante OK

Nel riquadro di spostamento in Calendario viene visualizzato un elenco dei calendari disponibili in Calendari personali. Questo elenco comprende il calendario principale predefinito di Outlook in cui viene visualizzato il proprio periodo di disponibilitĂ per altri utenti e vengono salvate le convocazioni di riunioni accettate. Nel riquadro di spostamento Ă¨ ora presente il richiamo al calendario Personale da noi creato.

246. Fate clic nella casella di controllo posizionata a sinistra della voce Personale Outlook VisualizzerĂ i due calendari affiancati, colorati differentemente

Sovrapposizione dei calendari

Possiamo sovrapporre i calendari per visualizzarli come calendari trasparenti disposti in pila l'uno sopra l'altro. Tale visualizzazione Ă¨ utile quando si desidera individuare un intervallo di tempo libero comune in piĂš calendari diversi. 1. Fate clic sul pulsante Sovrapponi presente sulla scheda Visualizza gruppo comandi Disposizione

I calendari risulteranno sovrapposti facendo un clic sulla linguetta del calendario lo visualizza in primo piano.

Visualizzare i calendari affiancati Il pulsante Sovrapponi presente sulla scheda Visualizza gruppo comandi Disposizione funziona da interruttore se i calendari sono sovrapposti un clic su questo pulsante consente la visualizzazione affiancata degli stessi 1. Fate clic sul pulsante Sovrapponi presente sulla scheda Visualizza gruppo comandi Disposizione

Il calendario selezionato verrà aperto accanto al calendario già visualizzato. Un altro modo per affiancare i calendari è il clic sulla piccola freccia posizionata sulla linguetta. 247. Create nel Calendario Personale un nuovo appuntamento ricorrente con oggetto: Corso di nuoto, luogo: Piscina Comunale tutti i Martedì e Venerdì dalle 19,00 alle 20,00 con scadenza il 30 giugno 77

248.

Salvate e chiudete l’appuntamento

249. Create nel calendario personale un nuovo appuntamento con oggetto: Incontro Professori luogo: Liceo Scientifico “F. Severi” dalle ore 15 alle 17 inserite una data a vostra scelta

250.

Salvate e chiudete l’appuntamento

Facendo un clic destro sulla linguetta della scheda del calendario Personale richiamiamo un menù di scelta rapida nel quale troviamo elencati i comandi per la gestione del secondo calendario. Possiamo aprire e visualizzare il calendario separatamente in una nuova finestra, possiamo spostare il calendario in un’altra cartella, duplicare o eliminare il calendario appena creato.

Inviare il calendario per posta elettronica Vediamo ora come condividere con altri gli impegni memorizzati, inviando interamente o parte del nostro calendario per posta elettronica.

1. Fate clic sul pulsante Invia tramite posta elettronicaâ&#x20AC;Ś. Presente nella scheda Home nel gruppo comandi Condividi Si aprirĂ la finestra di dialogo Invia calendario per posta elettronica nella quale sono presenti 3 caselle di riepilogo attraverso le quali sarĂ possibile indicare quali informazioni del calendario si vogliono includere nel messaggio: a.

Quale calendario tra quelli disponibili

b. La casella intervallo date

c. La casella Dettaglio attraverso la quale possiamo scegliere di fare vedere a chi riceve il calendario tutti i dettagli dei nostri appuntamenti oppure far vedere solo i periodi in cui siamo impegnati senza far vedere il perché siamo impegnati. In alternativa possiamo far vedere invece solo i periodi in cui siamo liberi 251.

Fate clic sul pulsante Ok

252.

Inserite l’indirizzo di posta elettronica: fmauti@pafal.it

253.

Inviate il messaggio

Pubblicare il calendario su internet Per condividere con altri utenti i nostri calendari possiamo utilizzare Internet pubblicando gli stessi in un server WebDAV. Questo tipo di pubblicazione è utile quando si desidera condividere le informazioni sulla nostra disponibilità con altri utenti ma non si dispone di un'applicazione software come Microsoft Exchange.

Il server in cui viene pubblicato il calendario deve supportare il protocollo WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning). WebDAV Ă¨ una estensione di HTTP che consente di creare e modificare documenti in un server Web. a. Fare clic sul pulsante Pubblica On Line Presente nella scheda Home nel gruppo comandi Condividi

b. Dal piccolo menu scegliere la voce Pubblica su Internet e quindi Pubblica su server WebDAV.

Si aprirĂ la finestra di dialogo Pubblica calendario su un server personalizzato

c. Nella casella Percorso è possibile digitare la posizione della cartella e del server Web.

d. Accanto a Intervallo di tempo selezionare il numero desiderato di giorni durante i quali si desidera condividere il calendario. e. Fare clic sulla freccia accanto a Dettaglio e scegliere la quantità di dettagli da condividere. Se si desidera, selezionare la casella di controllo Mostra solo orari compresi nelle ore lavorative per limitare i dettagli condivisi alle ore lavorative specificate in Office Outlook 2010.

Pubblicazione di un calendario su Office Online Possiamo usufruire del servizio di condivisione dei calendari di Microsoft Office Outlook per pubblicare e condividere i calendari con altri utenti su Microsoft Office Online. Possiamo in qualunque momento decidere chi può visualizzare il calendario e chi può rimuoverlo.

1. Fare clic sul pulsante Pubblica On Line Presente nella scheda Home nel gruppo comandi Condividi 254.

Dal menu piccolo menù scegliere la voce Pubblica su Office.com….

255. La prima volta che viene pubblicato un calendario su Office Online, bisogna eseguire la registrazione a Office Online utilizzando l'account di Windows Live ID. Se non sì è in possesso un account di Windows Live ID, bisogna crearne uno. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo 256. Accanto a Intervallo di tempo selezionare l’intervallo di tempo che va da 1 settimana ai successivi 30 giorni i durante i quali si desidera condividere il calendario.

5 7

257. Fate clic sulla freccia accanto a Dettaglio per definire il tipo di dettaglio da condividere. Facoltativamente è possibile selezionare la casella di controllo Mostra solo orari compresi nelle ore lavorative per limitare la visualizzazione ai soli dettagli delle ore lavorative specificate in Microsoft Office Outlook 2010. 258. Accanto ad Autorizzazioni specificare Solo gli utenti invitati possono visualizzare questo calendario ovvero se le informazioni del Calendario possono essere visualizzate solo da utenti specificati o se possono essere ricercate e visualizzate da tutti gli utenti di Office Online. 84

Selezionando questa opzione, dopo la pubblicazione del calendario su Office Online verrà aperto un messaggio di posta elettronica di Outlook che notifica la condivisione. È possibile inviare tale messaggio di condivisione ad ogni utente a cui si desidera concedere l'accesso al calendario. Nel messaggio di condivisione viene automaticamente incluso un collegamento al calendario ed è possibile aggiungere anche un messaggio personale. Tutti possono visualizzare e cercare questo calendario in Office Online Se si seleziona questa opzione, chiunque disponga del collegamento al calendario potrà visualizzarlo. Non è necessario che gli utenti dispongano di un account Windows Live ID per accedere a un servizio. Gli utenti di Office Online, inoltre, possono trovare tale calendario durante una ricerca di calendari.

259.

Fate clic sul pulsante OK

Outlook ha effettuato la pubblicazione del calendario e chiede se inviare un invito di condivisione tramite posta elettronica 260.

Fate clic sul pulsante Si

261.

Inserite il contatto Martina Carloni nel campo destinatario

262.

Inviate il messaggio per la condivisione del calendario

Aggiungere, modificare, eliminare fusi orari Quando si viaggia molto per lavoro, è molto comodo poter in qualsiasi momento modificare il fuso orario in Outlook, in modo che corrisponda alla posizione geografica in cui ci si trova. La modifica del fuso orario in Outlook è equivalente alla modifica nel Pannello di controllo di Windows e sarà riflessa nelle visualizzazioni orarie in tutti gli altri programmi basati su Microsoft Windows.

Aggiungere un secondo fuso orario Possiamo visualizzare due diversi fusi orari che ad esempio possono essere il fuso orario locale e il fuso orario di una città in cui ci si reca per lavoro. 1. Fate clic sulla Scheda File 2. Clic ora sulla voce Opzioni 263. Nella finestra Opzioni Calendario

nel pannello di sinistra fare clic sulla voce

264. Nel pannello di destra scorrete ora i comandi fino a trovare il gruppo denominato Fusi orari 265.

Spuntate la casella di controllo Mostra secondo fuso orario.

266. Nella casella Etichetta è inserire un nome per il secondo fuso orario ad esempio Vacanze. 267. Nell'elenco Fuso orario fare clic sul fuso orario che si desidera aggiungere ad esempio Hawaii.

3 4 5 6 7

268.

Uscite senza apportare modifiche facendo clic sul pulsante Annulla

Le Attività La cartella Attività di Outlook permette la memorizzazione di una lista d’impegni da completare. Si possono creare Attività per se stessi singole o ricorrenti, oppure assegnare Attività ad altre persone e ricevere aggiornamenti sullo stato delle Attività da coloro cui sono state assegnate.

Aggiungere Attività Nel riquadro di spostamento è visibile la cartella Attività nella quale Outlook conserva sia le nostre attività sia quelle che assegniamo. 1. Fate clic sull’icona Attività presente nel riquadro di spostamento 269.

Clic ora sul pulsante Nuova attività posizionato nella scheda Home

In alternativa potevamo fare clic sul pulsante Nuovi elementi scegliere la voce Attività

e dal piccolo menù

270.

Digitate nel campo oggetto:

271.

Inserite come data di scadenza il 20 del prossimo mese

5 5

272.

Nel campo Stato fate clic sul pulsante posto a destra della casella di riepilogo per richiamare le voci in elenco e scegliete la voce In corso

273.

Scegliete la voce Alta come impostazione della priorità

274.

Inserite 25% nel campo Completata

6 7

Per Outlook i campi Stato e Completata sono collegati. Se si specifica una percentuale inferiore al 100% nel campo Completata Outlook, modificherà automaticamente il campo Stato in In corso e viceversa se si sceglie per il campo Stato, la voce Completata Outlook inserirà 100% nel campo Completata

275. Aggiungete nell’area testo: Sistemazione orchestra per concerto in Cattedrale e preparazione sala per la Cena di Gala Quando si crea un’attività Outlook non imposta un promemoria, possiamo però aggiungerlo in seguito aprendo l’attività e attivando la casella di controllo del campo 89

Promemoria presente sulla scheda Attività. Selezionando la data e l’ora per il promemoria nei due campi messi a sinistra. 276.

Fate ora clic sul pulsante Dettagli presente sulla scheda Attività

Figura 8

In questa scheda sono presenti altri campi per aggiungere ulteriori informazioni per la realizzazione dell’Attività (Figura 8)

277.

Salvate e chiudete l’Attività

Esercizio 1. Create una seconda Attività con oggetto: Preparare il rapporto mensile delle attività del reparto indicate voi una data di scadenza, inserite nel campo Stato: In attesa Aggiungete un promemoria 2 giorni prima della scadenza 278.

Salvate e chiudete

279. Create una terza Attività con oggetto: Predisposizione del Budget di reparto indicate voi una data di scadenza, inserite nel campo Stato: In corso 280.

Salvate e chiudete

281. Create una quarta attività con oggetto: Organizzare fine settimana Beauty Farm indicate sabato della prossima settimana nel campo Scadenza inserite nel campo Stato: In corso inserite 50% nel campo Completata 282.

Salvate e chiudete 90

Visualizzare le Attività

La cartella Attività mette a disposizione varie possibilità di visualizzazione degli impegni memorizzati. Possiamo ad esempio vedere in fondo al calendario l’elenco delle attività del giorno, vediamo l’elenco attività nella Barra Da fare. La visualizzazione predefinita della cartella Attività consente la visualizzazione dell’oggetto, la data di scadenza e lo stato dell’attività Come abbiamo visto per i messaggi e per calendario il tipo di visualizzazione può facilmente essere cambiato facendo un semplice clic sui comandi disponibili nel gruppo Disposizione presente sulla scheda Visualizza 1. Visualizzate le attività per la voce Data Inizio

283.

Visualizzate le attività facendo clic sulla voce Scadenza

284. Cambiate l’ordine in modo che le date siano dalla meno recente alla più recente

285. Fate ora clic sulla casella di controllo posizionata a sinistra della voce Oggetto dell’attività Organizzare fine settimana Beauty Farm

In questo modo Outlook segna l’attività come completata “cassando” con una riga nera il rimando all’attività presente nell’elenco e modificando lo stato in Completata

Vediamo ora come aggiungere o rimuovere colonne dall’Elenco attività per mostrare i dati che ci interessano. 1. Fate un clic destro sull’intestazione delle colonne

286. rapida clic sulla voce Selezione campi

Dal menù di scelta

Si aprirà l’omonima finestra di dialogo dalla quale possiamo scegliere i campi da aggiungere. 1. Aggiungere all’intestazione i campi Assegnato a e Data inizio Per aggiungere un campo è sufficiente fare clic su di esso e tenendo premuto il tasto del mouse trascinarlo sull’intestazione delle colonne Possiamo inoltre aggiungere o rimuovere le colonne dall’elenco delle attività utilizzando il pulsante Aggiungi colonne presente nel gruppo comandi Disposizione della scheda Visualizza. Il colando è identico a quello utilizzato per aggiungere colonne con i dettagli nella visualizzazione dell’elenco dei messaggi di posta elettronica

Visualizzare l’elenco delle attività nel calendario Con la cartella calendario attiva possiamo visualizzare l’elenco delle attività del giorno, in corso e completate.

1. Fate clic sull’icona Calendario presente nel riquadro di spostamento in modo da visualizzare la cartella Calendario 287. Fate clic sulla scheda Visualizza e scegliete il pulsante Elenco Attività del giorno 288.

Fate clic sulla voce Normale

L’elenco delle Attività è ora visibile nel riquadro inferiore del calendario.

Figura 9

Questa visualizzazione delle Attività contiene un elenco semplificato che mostra l’oggetto e lo stato di completamento. Possiamo fare clic sull’oggetto di un’attività per aprirla, visualizzare o modificare i dettagli. (Figura 9)

Modificare le proprietà di un’Attività 1. Fate clic sull’icona Attività presente nel riquadro di spostamento 289. Fate doppio clic sull’icona con oggetto Organizzazione fine settimana Beauty Farm 290.

Posticipate la data di scadenza di una settimana 94

291.

Modificate lo stato da completato in In corso e il completamento al 75%

292.

Aggiungete una priorità Alta

293.

Attivate la scheda Inserisci e fate clic sul pulsante Immagine

In un’Attività come in altri elementi di Outlook per esempio in un messaggio, un contatto, una voce in calendario possiamo allegare file, elementi di Outlook, possiamo aggiungere immagini, Clip Art, oggetti ed elementi Word Art. 294. Dalla finestra di dialogo Inserisci immagine scegliete il file Terme presente nella cartella con la base informativa sul desktop 295.

Salvate e chiudete l’Attività

Creare attività ricorrenti Alcune attività sono ricorrenti ovvero si ripetono a intervalli regolari di tempo. Un esempio è la preparazione di un report il venerdì, per riepilogare le vendite della settimana. L’attività ricorrente appare visualizzate una sola volta nell’elenco delle Attività, mentre appare nell’elenco delle Attività nel Calendario e nella barra Da fare quando la scadenza assegnata cade nel periodo in cui si riferisce l’elenco. Impostando un promemoria per l’attività si riceverà un avviso per ogni occorrenza dell’attività. 95

1. Create una nuova attività con oggetto: Backup settimanale 2. Inserite nel area testo: Eseguire il backup di tutti i file della cartella progetti condivisi 296.

Fate clic sul pulsante Ricorrenza

297. Nella finestra di dialogo Ricorrenza attività scegliere settimanale come criterio di ricorrenza e inserire il segno di spunta vicino la voce venerdì 298.

Come data di inizio scegliete il prossimo venerdì

299.

Controllate che sia attivo il pulsante di opzione Nessun termine

5 6

300.

Fate clic sul pulsante OK

Se si imposta un’attività ricorrente senza specificare una data di fine è possibile rivedere e modificare le proprietà dell’attività per farla terminare dopo un numero specifico di occorrenze 96

301.

Salvate e chiudete l’attività

Pe r trasformare un’attività ricorrente in un’attività semplice possiamo aprire l’attività fare clic sul pulsante Ricorrenza per richiamare la finestra di dialogo Ricorrenza attività e successivamente fare clic sul pulsante Rimuovi ricorrenza 1. Aprite l’attività con oggetto Backup settimanale 302.

Fate clic sul pulsante Ricorrenza

303.

Rimuovete la ricorrenza

304.

Salvate e chiudete l’attività

Contrassegnare un’Attività completata Impostando il valore di percentuale del campo Completata su 100%, Outlook intende automaticamente terminata l’attività. Un’Attività completata viene visualizzata Barrata nell’Elenco Da fare. Un altro modo per contrassegnare un’attività completata è fare clic nella casella di controllo posizionata a sinistra dell’Attività stessa. 1. Fate clic sull’icona Attività presente nel riquadro di spostamento

305. Inserite il segno di spunta facendo clic nella casella di controllo nella colonna Completata posizionata a sinistra dell’Attività Organizzare fine settimana Beauty Farm Outlook modificherà la visualizzazione dell’Attività all’interno dell’Elenco Da fare barrandola inserendo una riga orizzontale. 97

Eliminare un’Attività completata Possiamo eliminare una qualsiasi attività, sia che sia completata che ancora da completare. Per eliminare un’attività è sufficiente selezionarla e fare clic sul pulsante Elimina presente nella scheda Home Quando si elimina un’attività, questa viene spostata nella cartella Posta eliminata. Eliminando un’attività per errore c’è sempre la possibilità recuperarla dalla cartella Posta Eliminata aprendo la cartella e trascinando l’attività fin sopra l’icona Attività. In alternativa all’interno della cartella Posta eliminata si può fare un clic destro sull’attività da ripristinare e selezionare la voce Sposta poi facendo clic sulla voce Altra cartella indicando successivamente la cartella Attività

E fare clic sul pulsante OK

Assegnare un’Attività Oltre alle attività personali, possiamo creare attività e assegnarle ad altri utenti. Per assegnare un'attività, è prima di tutto necessario crearla possiamo quindi inviarla a un utente come richiesta di attività. Chi riceve la richiesta di attività diventa il proprietario temporaneo dell'attività e ha la facoltà di rifiutarla, accettarla o assegnarla a un altro utente. In caso di rifiuto, l'attività viene restituita all'utente che l'ha inviata

1. Aprite l’attività con oggetto Backup settimanale 306. Fate clic sul pulsante Assegna Attività presente nel gruppo pulsanti Gestisci Attività

307.

Inserite nel campo A: l’indirizzo di Francesca Mauti

308. Assicuratevi che sia spuntata la casella Invia un rapporto di stato una volta completata l’attività

100

309.

Fate clic sul pulsante Invia

Possiamo riconoscere un’attività assegnata dall’icona presente a sinistra dell’attività stessa nella finestra Da fare perché è comparsa una freccia indirizzata verso un omino sotto l’icona del taccuino Chi riceve un’attività assegnata può accettare o rifiutare. Quando si accetta o si rifiuta un’attività, Outlook elimina il messaggio di richiesta dalla posta in arrivo. Non è possibile gestire questo comportamento per evitare che il programma elimini il messaggio

Esercizio 1. Aprite l’attività con oggetto Preparare rapporto mensile delle attività del reparto 2. Assegnate l’attività al contatto Martina Carloni 3. Verificate che sia presente il segno di spunta dalla casella Mantieni una copia aggiornata di questa Attività nell’elenco Attività 4. Inviare l’attività

101

Stampare un elemento di AttivitĂ 1. Aprite lâ&#x20AC;&#x2122;elemento AttivitĂ con oggetto Organizzazione serata di rappresentanza 310.

Fate clic sulla scheda File e selezionate la voce Stampa

311.

Fate clic sul pulsante Opzioni di stampa

312.

Inserite n. 2 copie nel campo numero di copie

313.

Fate clic sul pulsante OK

102

Creare un’Attività da un messaggio presente nella cartella Posta in arrivo

1. Aprite il messaggio inviato da Martina Carloni avente come oggetto: Re: Analisi di bilancio 314.

Fate clic sul pulsante Sposta nella scheda Home gruppo comandi Sposta

315.

Dal successivo menù a tendina scegliete la voce Attività

316.

Modificate lo Stato in In corso

317.

Inserite come data di scadenza Venerdì della prossima settimana

318.

Aggiungete un promemoria per 2 giorni prima

319.

Alle ore 9:30

320.

Modificate la priorità inserendo la voce Alta 103

321.

Salvate e chiudete l’attività

Il messaggio è stato spostato nella cartella Attività dove è ora presente sotto forma di nuova Attività da completare.

Le note Le note di Outlook sono dei foglietti elettronici molto utili sui quali scrivere delle piccole annotazioni che il programma gestirà consentendone la memorizzazione, la modifica la duplicazione e l’eliminazione. Possiamo paragonare le note di Outlook ai piccoli foglietti adesivi che temporaneamente applichiamo sulla scrivania, sullo schermo del computer o in altri luoghi in cui siano facilmente visibili.

Visualizzare le note Outlook per poter lavorare con le Note, come per tutti gli altri elementi, fornisce una cartella specifica, è possibile creare se lo di desidera altre cartelle di note oppure lavorare semplicemente nella cartella Note principale. La visualizzazione iniziale della cartella Note mostra le note come icone con le prime righe del testo della nota sotto l’icona.

Apriamo la cartella note 1. Fate clic sull’icona Note posizionata nella barra di Outlook per visualizzare la cartella Note

Notate anche in questo caso la Barra multifunzione è cambiata, adattandosi al contesto attivo. Nella scheda Home sono ora presenti i comandi per poter gestire le note 104

Creare una nota Creare una nota è una operazione molto semplice. Le Note sono poco più che un file di testo. Per creare una nuova nota, facciamo clic sul pulsante Nuova nota presente sulla Barra multifunzione nella scheda Home: apparirà così un nuovo bigliettino colorato, in cui possiamo scrivere direttamente il testo che ci serve. 1. Fate clic sul pulsante Nuova Nota presente sulla scheda Home 322. Si aprirà la nuova nota nella quale andrete ad inserire: Acquisto biglietto freccia rossa pigiate il tasto Invio 323. Continuate la scrittura della nota inserendo: Destinazione Milano orario partenza ore 15 324.

Chiudere il biglietto cliccando sulla in alto a destra.

Per modificarne il contenuto, facciamo doppio clic con il mouse sulla nota in questo modo la apriamo per apportare le correzioni. Quando la nota si apre possiamo modificarla proprio come si farebbe con un editor di testi. 325. Correggete la nota modificando l’orario della partenza cancellate 15 e inserite 16 Notate!!! Outlook ha preso come oggetto della nota la frase inserita prima di aver premuto il tasto invio.

105

326. Creare una nuova nota contenente il testo: prenotare stanza albergo premete il tasto invio 327.

Continuate la nota con il testo: Milano 2 notti

Per eliminare una nota dobbiamo fare un clic sulla stessa per selezionarla e poi fare clic sul pulsante Elimina sulla scheda Home. In alternativa selezionare la nota, premere il tasto destro del mouse: nel menu contestuale facciamo poi clic sulla voce Elimina. (Figura 10)

Figura 0

Personalizzare le note Vediamo ora come associare una nota a una categoria: Dopo aver evidenziato la nota si clicca con il mouse sul pulsante Categorizza presente nella scheda Home Ă¨ lo stesso comando incontrato quando abbiamo associato ad una categoria gli altri elementi di Outlook.

106

1. Associate la nota Acquistare biglietto ad una nuova categoria denominata Trasferta associando il colore Rosa pesca 328.

Associate alla stessa categoria lâ&#x20AC;&#x2122;altra nota

Outlook consente la modifica del tipo di carattere e delle dimensioni utilizzato da tutte le note ma non quello utilizzato per le singole note. In poche parole: il tipo di carattere e le dimensioni selezionato vale per tutte le note. Per modificare e quindi personalizzare le impostazioni predefinite delle note, si sceglie dalla scheda File la voce Opzioni: nella omonima finestra di dialogo divisa in due pannelli, facciamo clic nel pannello di sinistra sulla voce Note e Diario. Nel pannello di destra compariranno i comandi attraverso i quali possiamo: personalizzare il Colore predefinito della nota, scegliere una Dimensione diversa per le nuove note, specificare il tipo di Carattere che verrĂ utilizzato. Premiamo quindi OK per confermare. Queste caratteristiche verranno applicate a tutte le note vecchi e a quelle che creeremo da questo momento in poi.

107

Modifichiamo il tipo di carattere per tutte le note 1. Fate clic sulla scheda File 329.

Clic ora sulla voce Opzioni

330.

Dalla omonima finestra di dialogo clic sulla voce Note e Diario

331. Dalla omonima finestra di dialogo scegliete il Verde come colore predefinito per le nostre note 332.

Scegliete la voce Grande come dimensione predefinita per le note

333.

Fate clic sul pulsante Carattere

108

334. Scegliete il tipo di carattere CalibrĂŹ dimensione 18 colore Blu scuro Grassetto Corsivo 335.

Fate clic sul pulsante OK

336.

Di nuovo clic sul pulsante OK per chiudere la finestra Opzioni

337. Create ora una terza nota con il testo: Telefonare al meccanico per appuntamento revisione macchina 338. Ricordatevi di dare un invio dopo la parola meccanico in modo da visualizzare solo la prima riga nellâ&#x20AC;&#x2122;oggetto della nota. 339.

Chiudete la nota

Modificare la visualizzazione della cartella note Possiamo modificare la visualizzazione delle note facendo clic su uno dei tre pulsanti presenti sulla scheda Home gruppo visualizzazione corrente. In questo gruppo sono presenti tre piccole icone che consentono la visualizzazione delle note sotto forma di icone oppure di elenco. Il terzo pulsante denominato Ultimi sette giorni consente la visualizzazione delle note create nellâ&#x20AC;&#x2122;ultima settimana. 109

Nella scheda Visualizza inoltre Ă¨ presente il gruppo comandi Disposizione. I comandi presenti nel gruppo consentono di perfezionare e personalizzare la visualizzazione, in base a ciĂ˛ che abbiamo indicato nel gruppo Visualizzazione corrente nella scheda Home. Ad esempio facendo clic con il mouse sul pulsante Icona nel gruppo Visualizzazione corrente nella scheda Home, avremo nella scheda Visualizza nel gruppo comandi Disposizione le voci: Icone grandi, Icone piccole, Elenco (icone in elenco) Se invece si clicca sulla voce Elenco note avremo nella scheda Visualizza nel gruppo comandi Disposizione i pulsanti: Categorie, Data creazione

Condividere una nota Le note di Outlook possono essere inviate via posta elettronica. Per inviarne una, la dobbiamo selezionare e fare clic sul tasto Inoltra presente sulla scheda Home Il programma creerĂ automaticamente un nuovo messaggio di posta elettronica pronto per essere inviato, con inserita la nostra nota sotto forma di file allegato. Per eseguire questa operazione possiamo anche scegliere il comando Inoltra dal di scelta rapida richiamato dal clic destro sulla stessa nota.

110

1. Fate clic sulla nota con lâ&#x20AC;&#x2122;oggetto: Telefonare al meccanico 340.

Fate un clic destro e scegliete la voce Inoltra

341. Inserite nel campo riservato al destinatario lâ&#x20AC;&#x2122;indirizzo di posta di Francesca Mauti 342.

Inviate il messaggio

Stampare una nota Come per tutti gli elementi di Outlook per stampare una nota Ă¨ sufficiente fare clic sulla scheda File e scegliere la voce Stampa. I comandi disponibili sono gli stessi incontrati per gli altri elementi di Outlook. Il pulsante Opzioni di stampa apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti i comandi per poter impostare le opzioni di stampa Possiamo inoltre stampare una nota facendo clic destro su di essa e scegliendo la voce Stampa immediata Outlook invierĂ la nota alla stampante predefinita senza consentire la personalizzazione delle opzioni di stampa.

111

112

Il Diario di Outlook Il Diario di Outlook è un’importante funzionalità che consente di tenere traccia di documenti, telefonate e altri elementi ed eventi che si svolgono durante una giornata di lavoro. Registra automaticamente le azioni scelte in relazione ai contatti selezionati. Oltre a tenere traccia degli elementi di Microsoft Outlook, quali la posta elettronica o altri documenti di Microsoft Office, ad esempio file di Microsoft Word o di Microsoft Excel, è possibile conservare in un record tutte le azioni che si desidera ricordare, anche se non sono presenti sul computer, come una conversazione telefonica o una lettera scritta a mano inviata o ricevuta. Possiamo utilizzare il Diario per registrare le date e gli orari del nostro lavoro con i singoli contatti. Se si ricorda il giorno in cui è stato utilizzato un file ma non il percorso in cui è stato memorizzato, è possibile utilizzare il Diario per trovare le informazioni desiderate in base alla data. Se ad esempio è stata impostata la registrazione automatica nel Diario dei documenti di Excel, sarà più facile rintracciare con rapidità un documento utilizzato in un giorno specifico della settimana precedente. Le voci del Diario vengono registrate in base alla data in cui l'azione si verifica. Un documento di Word, ad esempio, viene registrato nella cronologia al momento della creazione o dell'ultima modifica. È possibile organizzare le voci del Diario presenti nella cronologia in gruppi logici, ad esempio posta elettronica, riunioni e telefonate, per individuare più rapidamente le informazioni, ad esempio le riunioni a cui si è partecipato nella settimana o nel mese precedente.

Aggiungere e visualizzare le voci di Diario 1. Fate clic sull’icona verde Diario presente nella parte bassa del riquadro di spostamento 113

343. Fate clic sul pulsante No alla richiesta di tenere automaticamente traccia dei documenti di Microsoft Office 344. Fate ora clic sul pulsante Voce Diario presente sulla scheda Home per aprire un nuovo elemento di Diario

Si aprirĂ la finestra di dialogo Voce di Diario nella quale possiamo inserire un oggetto, selezionare il tipo di voce tra quelle in elenco. Quando una voce di diario Ă¨ aperta, possiamo avviare e successivamente fermare un timer che tenga traccia del tempo trascorso nel lavorare a quella voce. Per esempio aprendo una voce di diario associata ad un certo documento. facendo clic sul pulsante Avvio Timer presente nel gruppo pulsanti Timer possiamo aprire il documento associato, lavorare sul documento chiuderlo e poi fare clic su Pausa Timer Il diario registrerĂ il tempo impiegato a lavorare sul documento. In questo modo possiamo, ad esempio, memorizzare le ore fatturabili trascorse progetto.

114

345.

Chiudete senza salvare

Registrare voci di Diario per un contatto 1. Scegliete la voce Opzioni dalla scheda File. 346.

Dallâ&#x20AC;&#x2122;omonima finestra di dialogo fate clic sul pulsante Note e Diario

347.

Clic ore sul pulsante Opzioni diarioâ&#x20AC;Ś..

348. Nella successiva finestra di dialogo fate clic nella casella di controllo posizionata a sinistra del contatto Francesca Mauti nellâ&#x20AC;&#x2122;area Per questi contatti 115

349. Nella casella Registra automaticamente questi elementi selezionare le caselle di controllo che trovate a sinistra della voce Messaggio di posta elettronica

6 6

350.

Clic ora sul pulsante OK

351.

Di nuovo clic sul pulsante OK per chiudere la finestra opzioni

352. Create ora un messaggio indirizzato a Francesca Mauti con oggetto: Prova diario 353.

Inserite nellâ&#x20AC;&#x2122;area riservata al messaggio il testo: messaggio di prova

354.

Inviate il messaggio

355.

Aprite la cartella Contatti

356. Fate doppio clic sul contatto Francesca Mauti in modo da aprirne la scheda 357. Clic ora sul pulsante AttivitĂ presente nel gruppo pulsanti Mostra nella scheda Contatto 116

Figura 11

Nella nuova finestra vediamo ora tutte le attivitĂ associate al nostro contatto. Queste attivitĂ comprendono messaggi di posta elettronica, appuntamenti ed altri elementi di Outlook. Questo riquadro fornisce un elenco di tutti questi elementi, in questo modo ad esempio Ă¨ semplice trovare i messaggi inviati o ricevuti da questo contatto. (Figura 11)

358. Fate clic sul pulsante Mostra Tutti gli elementi e scegliete la voce Diario dal piccolo menĂš a discesa che compare

117

Outlook ha preso nota del messaggio di prova inviato in precedenza e lo ha memorizzato un riferimento nel Diario. 359.

Salvate e chiudete il contatto

Le cartelle ricerche Le cartelle Ricerche, introdotte con la versione 2003 di Outlook, consentono di individuare rapidamente i messaggi posizionati in una qualsiasi cartella di Outlook. Sono delle cartelle virtuali che offrono una visualizzazione di tutti gli elementi di posta elettronica corrispondenti a criteri di ricerca specifici. Ad esempio la cartella ricerche Messaggi non letti consente di visualizzare tutti i messaggi non letti da un'unica posizione anche se i messaggi possono trovarsi in cartelle della posta diverse.

118

Lavorare con una cartella ricerche esistente

Outlook include varie cartelle ricerche predefinite che possiamo subito utilizzare per trovare ad esempio i messaggi ancora non letti, i messaggi associati ad una particolare categoria oppure quelli piĂš grandi di 100 Kb. 1. Fate clic sullâ&#x20AC;&#x2122;icona Posta elettronica presente nel riquadro di spostamento 360. Sempre nel riquadro di spostamento fate ora clic sul piccolo triangolo posizionato a sinistra del nome per espandere il ramo Cartelle ricerche 361.

Fate ora clic sulla cartella Da leggere

Nel riquadro dei messaggi sono ora elencati tutti i messaggi ancora non letti compresi quelli presenti in cartelle diverse dalla Posta in arrivo. La cartella ricerche Posta categorizzata mostra tutti i messaggi associati ad una categoria, presenti in tutte le cartelle della cassetta postale. Questa cartella comunque non visualizza i messaggi ai quali non sono state assegnate categorie.

119

Creare una cartella ricerche personalizzata

1. Fate un clic con il pulsante destro del mouse sulla voce Cartelle ricerche presente nel riquadro di spostamento 2. Fate clic sulla voce Nuova cartella ricerche.. 362. Scorrete la lista dellâ&#x20AC;&#x2122;omonima finestra di dialogo e scegliete la voce Crea una cartella ricerche personalizzata

363.

Fate clic sul pulsante Scegli

364.

Dalla successiva piccola finestra di dialogo digitate il nome per la 120

nuova cartella inserendo Stefano Occhini 365.

Fate clic sul pulsante Criteri

Si aprirĂ una finestra di dialogo nella quale possiamo specificare i criteri di ricerca per la nostra cartella.

7 8

Indichiamo ad Outlook che vogliamo che, in questa cartella virtuale, tenga traccia dei messaggi inviati da Stefano Occhini. 366.

Inserite nel campo nome Stefano Occhini

367.

Fate clic sul pulsante Criteri

121

368. Nella finestra di dialogo Criteri cartella ricerche fate clic sul pulsante Daâ&#x20AC;Ś 369.

Scegliete il nome Stefano Occhini dallâ&#x20AC;&#x2122;elenco dei contatti visualizzato da

Outlook

370.

Clic sul pulsante OK 122

371.

Fate clic sulla scheda Altre scelte

Questa scheda consente di personalizzare ulteriormente il criterio di ricerca inserendo ulteriori informazioni quali ad esempio di portare traccia solo dei messaggi non letti ricevuti da Stefano Occhini; oppure solo dei messaggi con allegati sempre inviati da Stefano Occhini ecc.. 372.

Fate clic sul pulsante OK

373.

Fate clic su OK

374.

Fate clic su OK

I messaggi che soddisfano i nostri criteri di ricerca sono ora presenti nel riquadro di spostamento. 375.

Fate clic sulla Cartella Posta in Arrivo

I messaggi di Stefano occhini sono presenti nella cartella Posta in Arrivo, nella cartella ricerche câ&#x20AC;&#x2122;Ă¨ quindi solo il criterio di ricerca ma non il messaggio.

Modificare una cartella ricerche 1. Fate un clic destro sulla cartella Ricerche

123

376. Dal menù di scelta rapida scegliete la voce Personalizza cartelle ricerche….. Volendo si potrebbe cambiare il nome della cartella ricerche 377.

Fate clic sul pulsante Criteri

378.

Fate clic sulla scheda Altre scelte

379. Fate ora clic sulla casella di controllo posizionata a sinistra della voce Solo elementi con uno o più allegati 380.

Fate clic sul pulsante OK

381.

Fate clic sul pulsante OK

Il risultato dei nuovi criteri di ricerca è ora presente nel riquadro dei messaggi

124