Inviare e condividere il documento tramite il Web Il pulsante Salva e invia
d c b a Presente nella Visualizzazione Backstage il pulsante Salva e invia visualizza gli strumenti la gestione e preparazione del documento per l’invio sul Web. Un clic sulla voce consente la visualizzazione dei pulsanti disponibili e facendo clic su di essi le opportunità che questi pulsanti offrono. Vediamole insieme: a. Invia tramite posta elettronica facendo clic su questo pulsante si aprirà sulla destra un pannello nel quale sono elencate le tipologie di invio: 1. Creando un messaggio di posta elettronica, inserendo il file come allegato, sul computer dovrà essere installato Outlook 1
2. Creando un messaggio di posta elettronica, inserendo nel corpo del messaggio un collegamento ad una cartella condivisa al file salvato, 3. Creando una copia del file trasformata in Formato PDF, un formato realizzato dalla Adobe Systems leggibile da tutti i sistemi anche da chi non ha Word installato sul computer, aggiungendola come allegato in un messaggio di posta elettronica 4. Creando una copia del file in Formato XPS un formato sviluppato da Microsoft che fornisce una piattaforma aperta per lo scambio di documenti tra sistemi differenti, e inserendolo come allegato in un messaggio di posta elettronica. 5. Inviando il file tramite Internet come se si stesse utilizzando un Fax. In questo caso però se non si dispone di un modem fax bisogna iscriversi ad un servizio fax Internet
b. Salva sul Web utilizza Windows Live SkyDrive per salvare il file in un’area condivisa sul Web. Possiamo ad esempio utilizzare Salva sul web quando non abbiamo la possibilità di utilizzare una cartella condivisa per passare file ai nostri colleghi o semplicemente quando il file è di grosse dimensioni e non possiamo allegarlo ad un messaggio di posta.
c. Salva su SharePoint consente di salvare il file in un sito di SharePoint; una piattaforma di collaborazione che consente ad Aziende e Scuole di gestire e velocizzare i processi aziendali e di formazione, grazie all’integrazione di tutti i programmi Microsoft. È uno strumento molto utile in quanto offre la possibilità di condividere informazioni e documenti con gli altri utenti e di potervi accedere da qualsiasi luogo. Utenti diversi come per esempio gli studenti di una stessa classe, possono collaborare a distanza, ad esempio aprendo lo stesso documento per visionarlo e modificarlo. 2
d. Pubblica come Post di Blog con Word 2010 è possibile pubblicare gli aggiornamenti quotidiani sul proprio Blog. Il tutto con molta semplicità.
Ma cosa sono i Blog? I Blog sono pubblicazioni Web spesso personali, ma non si possono escludere Aziendali, che possono essere eseguite all'istante. Ciò che distingue un Blog da altri documenti sul Web sono i collegamenti ad altri Blog, a siti di risorse e a Comunità. I collegamenti si creano quando altri fanno riferimento al Blog nei loro post e viceversa. Le persone possono quindi spostarsi facilmente dall’uno all’altro Blog mentre leggono. Facendo clic pulsante Pubblica come Post di Blog Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile creare un nuovo account Blog. Configurato l'account facendo clic su aprirà un’ulteriore finestra di dialogo selezionare il provider del nostro Blog, inserendo i dati di accesso con nome pulsante OK.
Registra ora, si nella quale abbiamo la possibilità di ne digitiamo l'indirizzo e completiamo e password. Si salva facendo clic sul
Se si dispone già di un account con un provider del servizio blog, è possibile configurare Word per utilizzare i dati del proprio account quando si aprono o pubblicano post di blog. Se si dispone di più account blog, è possibile registrarli tutti in Word. Quando si utilizzano i blog, è possibile scegliere l'account desiderato per un particolare post.
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Come indicato in precedenza è molto semplice lavorare creare Post di blog con Word. La
finestra Post di Blog include due schede di comandi Post di blog e Inserisci Inserito il testo nel corpo del messaggio nella scheda inserisci troviamo i pulsanti per aggiungere foto o altri oggetti mentre nella scheda Post di blog oltre ai comandi per la formattazione del testo abbiamo disponibili i comandi per la preparazione e la pubblicazione del Post.
e.
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Lavorare con i modelli e creazioni guidate Possiamo creare nuovi documenti utilizzando modelli di fax, lettere, relazioni che aiutano notevolmente nella compilazione di altri documenti. E’ possibile, inoltre, creare propri documenti e salvarli come modelli personalizzati da utilizzare all’occorrenza. Ogni documento di Word, si fonda su di un modello. Possiamo definire un modello, un file formato da un insieme di elementi predefiniti, ad esempio stili, margini, tipi di carattere, che consentono all’utente una rapida creazione del documento. Per impostazione predefinita i nuovi documenti di Word si basano su modello denominato Normal.
Creazione di un nuovo documento utilizzando un modello Quando installiamo Word, il programma d installazione mette a disposizione dell’utente numerose creazioni guidate e modelli. Ulteriori creazioni guidate e modelli sono disponibili sul sito Microsoft al quale, come vedremo fra poco, è possibile accedere in automatico, è sufficiente che il computer sia collegato ad internet, richiamando le voci presenti nella finestra di dialogo Nuovo documento Per richiamare i modelli: f.
Fare clic sul Pulsante Microsoft Backstage o Scheda File
b g. Dalla successiva schermata fare clic sulla voce Nuovo Nel pannello di destra verranno visualizzati i modelli disponibili sul nostro computer, caricati durante l’installazione del programma. Sempre nello stesso pannello elencati sotto ai modelli disponibili sul computer troviamo suddivisi per categorie, quelli presenti sul sito Microsoft. Per visualizzare i Modelli di esempio caricati sul nostro computer: 5
c h. Fare clic con il mouse sull’icona Modelli di esempio, la quarta dell’elenco, presente nella parte alta della finestra Word visualizzerà nella finestra i modelli disponibili raggruppati per tipologia. Facendo un clic su un qualsiasi modello sul lato destro della finestra sarà visibile in una miniatura il dettaglio della scelta.
d i.
Nell’area modelli fare doppio clic sul modello che volete utilizzare ad esempio Notiziario Farmacia
6
Word creerà un nuovo documento basato sul modello scelto. Sarà sufficiente inserire il testo negli appositi spazi sul modello, cancellando quello di esempio. Creiamo ora insieme un nuovo documento utilizzando i modelli disponibili
1. Aprite un nuovo documento di Word 2. Fate clic sulla scheda File 3. Clic ora nulla voce Nuovo 4. Clic sull’icona Modelli di esempio Nel pannello al centro sono visibili i modelli installati a nostra disposizione. 5. Scorrete i modelli e scegliete Fax Loggia 6. Fate clic sul pulsante Crea Dopo pochi secondi ecco il nostro Fax pronto bisogna ora inserire i dati nei ”controlli” negli appositi spazi 7. Scegliete la data 30/12/2010 8. Nello spazio riservato al destinatario inserite Spett. Ditta Santandrea Luigi 9. Come numero di Fax inserite 0544371142 10. Come numero di telefono del destinatario inserite 0544371260 7
11. Come mittente inserite: Enoteca La Cantina 12. NUMERO DI FAX 0171618159 13. Come numero di telefono del mittente 0171816145 14. Inserite 4 nella spazio dedicato al numero di pagine 15. Come oggetto Confezioni Regalo 16. Scrivete ora nello spazio in verticale sul margine destro nello spazio riservato al nome della società del mittente: Enoteca La Cantina 17. Nello spazio riservato all’indirizzo: Via S. Pellico, 6 Pavia 18. Nel controllo riservato al numero di telefono della società : 0171816145
Abbiamo creato un frontespizio per un nostro documento che invieremo per fax 19. Salvare nella cartella Esercizi con il nome Fax Esercizio 19 1. Creare ora un nuovo documento, una lettera commerciale usando il modello Lettera Tramonto 8
20. Evidenziare le righe destinate al mittente e inserire:
STELEGRU S.p.A. Apparecchi di Sollevamento Via Genova,18 20099 Sesto S. Giovanni Compilando le parti evidenziate in azzurro abbiamo la possibilità di creare la nostra lettera, anche se non abbiamo mai avuto l’occasione di imparare come si impostano le lettere commerciali. 21. Chiudete il file senza salvare 22. Aprite il file Lettera commerciale presente nella cartella con la base informativa sul desktop Ho compilato e rifinito io la lettera per voi.
1
Aggiungere una busta ad un documento Completata la lettera dobbiamo ora pensare alla creazione di una busta. Generalmente le buste che contengono una lettera commerciale riportano sia il nome e l’indirizzo del destinatario che quello del mittente. Nel nostro documento, nella lettera, sono presenti tutti e due gli indirizzi. 1. Dalla scheda Lettere fare sul pulsante Buste gruppo pulsanti Crea
clic
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Word aprirà la finestra di dialogo Buste ed etichette nella quale sono presenti la casella Indirizzo destinatario con l’indirizzo della Luxotenknik GmbH da noi immesso nel blocco indirizzi con l’autocomposizione. 23. Scrivete l’indirizzo del destinatario nell’apposita casella: STILEGRU S.p.A. Via Genova,18 20099 Sesto S. Giovanni Arrivati a questo punto possiamo, utilizzando il pulsante Stampa, stampare automaticamente la busta o in alternativa attraverso il pulsante Opzioni definire il formato della busta che andremo a stampare, il carattere e il tipo di alimentazione (come la stampante prenderà la busta) se manuale o automatica. 24. E poi clic sul pulsante Aggiungi al documento In questo modo busta e documento possono essere stampati insieme. Prima di aggiungere la busta al documento Word chiederà se vogliamo salvare come predefinito l’indirizzo del mittente. 25. Fate clic sul pulsante No
Nella scheda Lettere nel gruppo pulsanti Crea è presente il pulsante Etichette anche questo pulsante apre la finestra di dialogo Buste ed etichette soltanto a differenza dell’altro pulsante, Buste, con la scheda Etichette attiva. Attraverso questa scheda possiamo creare delle etichette. Le etichette sono dei piccoli rettangoli adesivi di carta, sui quali possiamo scrivere qualsiasi cosa, nella nostra finestra di dialogo Word apre uno spazio nel quale possiamo inserire l’indirizzo del destinatario. Possiamo indicare al programma le dimensioni delle etichette acquistate, cliccando sul pulsante opzioni. 10
Questo pulsante permette la scelta tra un elenco di Fornitori del tipo di etichetta acquistato e alle perse, se non è presente nell’elenco, di crearne uno personalizzato ad hoc per l’occasione. 26. Salvare e chiudere il file
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Creare un proprio modello di file Tutti i nuovi documenti sono basati su di un modello standard chiamato Normal messo a disposizione da Word. Ci avete mai fatto caso? Quando apriamo un nuovo documento troviamo già impostati nella raccolta alcuni stili come, Normale,Titolo1, Titolo 2 ecc…. è inoltre già impostato il Tema di conseguenza il colore nella raccolta Stili associati agli SmarArt alle Tabelle, ai Grafici oppure al WordArt. Questo aiuta tantissimo chi non conosce Word perché può creare un documento senza alcuna fatica. Possiamo lavorare al file, salvarlo chiuderlo, e quando andremo a creare un nuovo documento Word richiamerà il modello Normal che non è stato modificato dal nostro lavoro e ripresenterà il foglio bianco con pronte tutte le funzionalità. Se i modelli disponibili in Word non ci vengono in aiuto possiamo creare un nostro modello di documento; creare quindi la struttura di un documento impostando margini, temi, stili di paragrafo. blocchi di testo predefiniti, tabelle ecc.. per poi salvarlo nel un formato: a. dotx modello di documento b. dotm modello di documento che consente di attivare macro Quando si salva un documento aperto da file con estensione dotx o dotm, il documento viene salvato separatamente dal modello sul quale è basato. In poche parole il file creato la prima volta non viene più modificato rimane pronto disponibile per i successivi file. Salvare un file come modello è semplicissimo, preparato il documento poi: a. Si fa clic sulla Scheda File b. Si sceglie con un clic sulla voce Salva e invia
c c. Si clicca sul pulsante Cambia tipo di file Nel pannello di destra verrà visualizzato un elenco di tipi di documenti disponibili d.
Si attiva con un clic la voce Modello
e. S fa clic sul pulsante Salva con nome Word aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale specificare la posizione sul disco e il nome per il nostro modello 12
d e In alternativa richiamando la Visualizzazione Backstage si può salvare il file facendo clic sulla voce Salva con nome e dalla omonima finestra di dialogo scegliere il formato dal menÚ disponibile nella casella di riepilogo Salva Come. In questo menÚ troviamo inoltre in elenco anche la voce Modello di Word con attivazione Macro
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Stampa Unione Cos’è la stampa unione La stampa unione è la fusione in fase di stampa di un file di testo, di un documento redatto con un elaboratore di testo con il contenuto di un archivio. È una tecnica molto interessante con la quale è possibile stampare o inviare per posta elettronica un documento base (come una lettera, una relazione, ecc.) fondendo in esso informazioni di qualsiasi genere provenienti da una base di dati. Per rendere meglio l’idea si immagini di dover mandare un invito per una riunione d’ufficio a tutti i dipendenti di una grande azienda. Piuttosto che cambiare manualmente i dati di ogni dipendente per ogni invito da stampare, è possibile automatizzare questa procedura creando un documento base ed inserendo al suo interno, lì dove andranno scritti i dati dei dipendenti, delle sezioni (variabili) all’interno delle quali si volta in volta in fase di stampa Word inserirà i nomi, cognomi, ufficio è indirizzo anche quello di posta elettronica dei dipendenti, presenti nell’archivio. La stampa unione consente in questi casi un notevole risparmio di tempo e di lavoro, certo come concetto non è immediato, bisogna, per poter lavorare al meglio, conoscere la terminologia relativa alla procedura di preparazione del documento:
Documento principale Questo termine ricorre sempre quando si parla di una stampa unione. Il documento principale è il tipo di documento in cui saranno uniti i dati. Possiamo creare una lettera da inviare a tutte le Ditte nostre clienti nella quale indichiamo il cambio di indirizzo della nostra società, possiamo creare delle etichette nelle quali stampiamo gli indirizzi dei nostri clienti da applicare sulle buste, per inviare un biglietto d’ auguri per il Natale, o per avvisare di una particolare promozione a loro riservata. Il documento principale potrebbe essere un fax o un messaggio di posta elettronica.
File origine Il file origine è l’archivio nel quale sono contenuti i dati variabili che di volta in volta, stampa dopo stampa, andranno inseriti nel documento principale. La struttura del file archivio è organizzata in Campi. Creiamo un archivio per conservare informazioni. Bene, i campi sono gli spazi nei quali inseriamo tutte le informazioni dello stesso tipo relative ad un singolo elemento che vogliamo inserire nel nostro archivio. Prendiamo ad esempio un archivio con gli indirizzi dei dipendenti della nostra azienda, i campi di questo indirizzario saranno: nome, cognome, indirizzo, Cap, città, provincia, telefono ecc.. 15
Nel campo cognome andremo ad inserire solo i cognomi dei nostri dipendenti, così come nel campo indirizzo o nel campo città. Immaginiamo il nostro file archivio, file origine, come una enorme tabella nella quale le colonne sono i campi, nelle quali in modo ordinato andremo ad inserire riga per riga tutte le informazioni relative ai singoli elementi di cui è composto il nostro archivio, ogni riga così compilata prenderà il nome di Record. Nel caso dell’archivio con gli indirizzi dei dipendenti, ogni Record conterrà le informazioni: nome, cognome, indirizzo, Cap, città, provincia, telefono, di un dipendente. In un Record, troveremo quindi tutte le informazioni che abbiamo ritenuto necessario archiviare relative ad un singolo nostro dipendente. Possiamo creare il file origine direttamente da Word, oppure utilizzare un file esistente di Excel odi Access.
Campi unione I campi unione sono i nomi di campo dell’archivio che utilizzeremo per la stampa unione. Durante la stampa unione, word inserirà nel documento, leggendo riga per riga, il contenuto dei campi dell’archivio. Per fare ciò avrà bisogno che nel documento principale sia indicato dove scrivere ciò che legge nelle righe della tabella archivio. Una delle fasi della preparazione del documento per la stampa unione è quindi il posizionamento dei Campi unione nel documento, ovvero l’indicazione a Word di dove vogliamo inserire il contenuto dei campi in modo da personalizzare il documento.
Blocco indirizzi È semplicemente la scrittura automatizzata di un indirizzo. Vedremo fra poco che per la creazione di un archivio Word mette a disposizione una serie di nomi di campo che consentono la gestione di un indirizzario. Utilizzando questi nomi di campo e dovendo inserire nel documento di stampa unione un indirizzo possiamo automatizzare ulteriormente la procedura indicando a Word che in quel punto del documento va inserito un blocco indirizzi. Word disporrà rapidamente e correttamente i campi, nome cognome indirizzo Cap città uno a fianco all’altro e uno sotto l’altro proprio come è giusto scrivere un indirizzo in un documento commerciale o su di una busta.
Formula di apertura Come per il blocco indirizzi la formula di apertura utilizza i nomi di campo presenti per automatizzare una formula di apertura lettera del tipo: Gent.ma seguita dal contenuto dei campi nome e cognome oppure Spett.le seguito dal contenuto del campo nome_società e così via.
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Creazione di un documento di stampa unione
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Facciamo un esempio pratico: la nostra società ha purtroppo periodicamente la necessità di creare ed inviare una lettera per il recupero credito di fatture scadute. Le ditte nostre clienti sono più di una e se ci fate caso una lettera per il recupero di un credito è sempre più o meno la stessa. Si indica il numero e la data della fattura non ancora saldata, si indica l’importo, si chiede di provvedere al pagamento entro e non oltre tot giorni. Ci sono quindi nel documento parti che si ripetono per la richiesta del recupero, ad esempio l’oggetto, il corpo della lettera e parti che invece variano. Sicuramente varia la Ragione Sociale della Ditta destinataria della lettera, il numero e la data della fattura scaduta e l’importo. 1. Creare un nuovo file vuoto 27. Dalla scheda lettere fare clic sul pulsante Inizia stampa unione presente nell’omonimo gruppo comandi. 28. Dalla piccolo menù a tendina fare clic sulla voce Lettere Abbiamo indicato a Word che ci stiamo preparando per creare la Stampa Unione di una lettera con il contenuto di un archivio. Controllate la lista nel menù a tendina potevamo scegliere di creare un messaggio di posta elettronica, della buste, delle etichette, un elenco utilizzare un documento già esistente oppure lanciare la Creazione guidata e di usufruire dei suggerimenti di Word durante la creazione della stampa unione.
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29. Fate ora clic sul pulsante posizionato immediatamente a destra, Seleziona destinatari dal menù a discesa cliccare sulla voce Crea nuovo elenco… 30. Avevamo In alternativa altre 2 voci in a disposizione: usare un elenco esistente ad esempio una tabella di Excel o di Access, oppure utilizzare il contenuto dei contatti di Outlook se i destinatari del nostro documento fossero archiviati tra i contatti di Outlook.
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Si aprirà la finestra di dialogo Elenco indirizzi nella quale è possibile inserire senza alcuno sforzo negli appositi campi i nomi e gli indirizzi delle aziende alle quali dobbiamo inviare la lettera per il ritardo nel pagamento della fattura. Sì ok ma…… il nostro archivio oltre ai campi per gli indirizzi deve contenere anche il numero, la data della fattura e l’importo. 31. Fate clic sul pulsante Personalizza colonne… 32. Eliminate ora i campi: Nome, Cognome, Riga 2 indirizzo, Stato, Paese, Telefono abitazione, Telefono ufficio, Indirizzo di posta elettronica. 33. Per eliminare questi campi è sufficiente posizionarsi (facendo un clic con il tasto sinistro del mouse)sul nome del campo e cliccare sul pulsante Elimina. 18
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34. Spostate ora il campo CAP sopra il campo Città Per spostare il campo CAP una volta evidenziato cliccate una volta sul pulsante Sposta su
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35. Aggiungete ora i campi: Numero fattura, Data fattura e Importo 36. Fate clic su OK 37. Digitate ora nella finestra Nuovo elenco indirizzi i dati variabili relativi alle aziende alle quali invieremo la lettera: 38. Nel campo Titolo scrivete Ditta utilizzate il tasto TAB per spostarvi nel campo Nome società e scrivete Giuseppe Costa & Figli nel campo Riga 1 indirizzo inserite Via Torre, 10 nel campo CAP inserite 20063 mentre in Città scrivete Cantù il Numero fattura sarà invece n. 2589 e la Data Fattura 3/12/2010 e l’’Importo di € 1.100,00 39. Inserire ora i successivi record. 2° RECORD: TITOLO = Ditta; Nome Società = Carlo Lorenteggi; Riga 1 indirizzo = Via Rossini, 56; CAP = 30100; CITTA’ = Venezia; Numero fattura = n. 2592; Data fattura 3/12/2008; Importo = € 1.200,00 3° RECORD: TITOLO = Società; Nome Società = AR.SA; Riga 1 indirizzo = Via Bernina, 7; CAP 27100; CITTA’ = Pavia; Numero fattura = n. 2538; Data fattura = 13/11/2010; Importo = € 350,25 20
4° RECORD: TITOLO =Ditta; Nome Società = Mario Parodi & C.; INDIRIZZO = Via Romagnoli, 6; CITTA’ = Milano; CAP = 20146; Numero fattura = n. 2603; Data fattura 16/12/2008; Importo = € 1.500,00 40. Fate clic sul pulsante OK Word ora vi chiede di indicare il nome del file origine dati e di indicare dove salvarlo. 41. Salvate nella cartella con i vostri esercizi sul desktop e assegnate il nome Indirizzi ditte recupero crediti Non ci rimane ora che creare la nostra lettera tipo o documento principale che invieremo alle 5 aziende presenti nell’archivio. Utilizziamo WordArt, ve lo ricordate? per creare la nostra carta intestata con l’indirizzo: Ditta Saccomandi & Figli Via Malimberti, 77 34074 Montefalcone Inserite ora allineata a destra la data: Montefalcone, 4 marzo 2011 42. Lasciate ora 5 righe vuote (pigiate per 4 volte di seguito il tasto invio) 43. Allineate il cursore al margine di sinistra
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44. Fate clic sul pulsante Blocco indirizzi presente nella scheda Lettere gruppo pulsanti Inserisci campi
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Word presenterà l’omonima finestra di dialogo nella quale sarà possibile personalizzare la stesura dell’indirizzo verificando come si presenterà nella lettera. La voce Blocco indirizzi… consente di inserire in modo automatico una combinazione di diversi campi standard tipici della stesura degli indirizzi, quali a d esempio il nome, il cognome, la via e il numero civico, il codice postale e la città. 45. Fate clic sul pulsante OK Il documento si presenterà in questo modo: (la sottolineatura rossa sotto
le parole Saccomandi e Malimberti sono dovute al mancato riscontro con il dizionario, Word le segnala come errore, se volete le potete inserire nel dizionario facendo un clic destro sulla parola stessa e scegliendo la voce Aggiungi) Continuiamo la stesura della lettera. 22
46. Lasciate ancora 5 righe vuote (pigiate 5 volte sul tasto invio) e scrivete: Oggetto: Sollecito Pagamento fattura
47. Ancora 3 righe vuote e scrivete: La presente per informarvi che non ci è ancora pervenuto il pagamento della nostra fattura Vi ricordate? Il numero della fattura è nel nostro archivio nel campo Numero fattura, memorizzato nella stessa tabella dove erano presenti il nome della Ditta, l’indirizzo ma anche la data della fattura e l’importo. Non ci resta che indicare a Word che vogliamo proprio in questo punto che lui vada a scrivere ciò che trova nella colonna relativo al campo Numero fattura.
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48. Fate clic sul pulsante Inserisci campo unione presente nella scheda Lettere gruppo pulsanti Inserisci campi e scegliamo Numero fattura dall’elenco che compare. 49. Scrivete ora del e inserite il campo Data fattura 50. Scrivete ancora di e inserite il campo Importo 51. Continuate la lettera con: scaduto già da diversi mesi 52. Andate a capo lasciate 2 righe vuote (pigiate 2 volte sul tasto invio) e proseguite nella stesura della lettera: I nostri pressanti impegni ci obbligano a richiederVi il regolamento di quanto dovutoci nel più breve tempo possibile. 23
53. A capo 2 volte invio e inserite: Distinti saluti.
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54. Ancora 4 volte invio e allineato a destra scrivete: SACCOMANDI & FIGLI 55. Fate ora clic sul pulsante Anteprima risultati sempre presente nella scheda Lettere 56. Cliccate sui selettori posizionati a destra del pulsante notate che Word passa da un record all’altro. Vedete cosa succede? Il documento principale rimane inalterato, cambia soltanto il contenuto dei campi relativi al blocco indirizzo, al numero fattura, alla data fattura e all’importo. la lettera è pronta non ci rimane da decidere se inviarla alla stampante e stampare quindi tante lettere quante sono le righe (i record) del nostro archivio. Se invece di inviare la stampa unione alla stampante creare un nuovo file con un le lettere unite con l’origine dati. Questa procedura ci consente di avere un unico file invece di 2 e di stampare le lettere all’occorrenza. Terza possibilità, unire il documento principale con l’origine dati ad un messaggio di posta elettronica. 57. Fate clic sul pulsante Finalizza e unisci presente nella scheda Lettere scegliere la voce Stampa documenti 58. Dalla finestra di dialogo Unisci su stampante scegliere Tutti e fare clic sul pulsante OK 59.
Chiudere
60.
Salvare il file
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Creare una Stampa unione utilizzando la procedura guidata 1. Creare un nuovo file
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2. Il pulsante Inizia stampa unione, posizionato nella scheda Lettere apre un menù a tendina nel quale possiamo, come abbiamo visto, scegliere il tipo di documento da avviare all’unione con un’origine dati. In questo menù l’ultima voce, avvia per facilitare il compito agli inesperti, una procedura guidata Creiamo ora attraverso una procedura guidata una Stampa Unione di etichette. Vogliamo quindi stampare degli indirizzi su delle etichette che poi incolleremo su delle buste. 61. Fate clic sul pulsante Inizia Stampa Unione 62. Dal piccolo menù a discesa fate clic sulla voce Creazione guidata Stampa Unione…
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63. Word aprirà sul lato destro dello schermo il primo di 6 pannelli che guideranno l’utente nella creazione del documento di stampa unione. Il pannello della creazione guidata consente la selezione del tipo di documento da unire in fase di stampa all’origine dati Facciamo un esempio pratico: lavoriamo in una segreteria di una Associazione culturale e abbiamo la necessità di inviare un invito, a tutti i soci, all’assemblea annuale. Vogliamo stampare quindi delle etichette con gli indirizzi dei soci da incollare sulle buste nelle quali inseriremo gli inviti. Abbiamo l’anagrafica dei soci, compreso l’indirizzo, memorizzato in un database di Access chiamato Associazione 64. Fate clic sul pulsante di opzione Etichette 65. Clic ora sulla scritta Successivo documento di partenza Passiamo ora al secondo pannello
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Nel secondo pannello possiamo scegliere il documento di partenza, se utilizzare quello che stiamo creando e quindi cambiare il layout di questo documento suddividendo il foglio in tanti piccoli rettangoli della stessa dimensione, oppure aprire un file esistente. Utilizziamo il file che stiamo creando e cambiamo quindi il layout di questo documento andando a scegliere le dimensioni delle etichette 66. Fare clic con il mouse sulla scritta Opzioni etichette 67. Si aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale potremo specificare come la stampante prenderà i fogli di carta se il tipo di alimentazione della carta è automatica oppure manuale, se è una stampante ad alimentazione continua. Attraverso questa finestra sarà possibile indicare a word il fornitore e il tipo di etichetta che andremo ad utilizzare tra quelle in elenco. 68. Scegliete l’alimentazione manuale della carta e le etichette Avery A4/A5 tipo:
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32032 69. Fate clic sul pulsante Dettagli 27
Si aprirà una finestra di dialogo con in dettaglio tutte le informazioni dell’etichetta scelta. Queste informazioni dovrebbero coincidere con quelle indicate sulla confezione delle etichette acquistate.
70. Fate clic sul pulsante OK 71. Fate ora clic sul pulsante Nuova etichetta….. È comunque possibile modificare una o tutte le informazioni indicate per creare un formato etichetta personalizzato basato su quello scelto al quale assegneremo un nome. Questo è utile quando le etichette che abbiamo acquistato non sono proprio dello stesso fornitore ma si avvicinano molto per il tipo e le dimensioni. 72. Fate clic sul pulsante Annulla 73. Nel pannello fate clic sulla voce Successivo: selezione dei destinatari Il passaggio successivo della creazione guidata consente di indicare a word se utilizzare un archivio già esistente con le informazioni da inserire nelle etichette (nel nostro caso il nome e l’indirizzo dei soci ai quali invieremo la convocazione), oppure se crearne uno 28
nuovo ( come abbiamo fatto, nel capitolo precedente, quando abbiamo inviato le lettere per il recupero crediti).
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Verificate che nel riquadro a destra dello schermo, tra l’elenco presente nell’area dedicata alla selezione dei destinatari, sia attiva l’opzione Usa elenco esistente 74. Fare ora clic sulla parola Sfoglia posizionata poco più in basso nel terzo pannello, per indicare a Word dove prendere i nominativi e gli indirizzi da inserire nelle etichette Si aprirà la solita finestra di dialogo di Windows nella quale possiamo indicare dove trovare il file di Access (l’archivio) che contiene tutti i nominativi e gli indirizzi dei soci dell’associazione. 75. Fate un doppio clic sul file di Access Associazione.mdb presente nella cartella con la base informativa sul desktop. Immediatamente si aprirà sulla schermo una finestra, nella quale word ci chiederà di indicare in quale delle due tabelle presenti nel database, sono presenti i dati che vogliamo inserire nella nostra stampa unione.
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76. Fate clic sulla tabella Soci 77. clic sul pulsante OK La finestra che si è appena aperta consente di vedere l’elenco dei record che verrà utilizzato per la stampa unione. Attraverso questa finestra possiamo ordinare e filtrare i record in base ad un criterio scelto, trovare eventuali record duplicati o di ricercare un uno o più record che soddisfano un criterio comune.
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78. Fare clic sul pulsante OK 79. Fate ora clic sulla voce Disponi etichette posizionata in basso nel pannello riquadro attività di stampa unione Il quarto passaggio della creazione guidata Stampa Unione, consentirà di disporre sulle etichette i record, o parte di essi, presenti nell’archivio Associazione. 80. Posizionate il cursore vicino al margine sinistro della prima etichetta 81. Fate ora clic con il mouse sulla voce Blocco indirizzi….. presente nel Riquadro Attività Stampa unione.
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82. Nella finestra di dialogo Inserisci blocco di indirizzi controllate l’anteprima!! 83. Non è presente l’indirizzo, c’è il nome, il cognome ma non si vede l’indirizzo. Questo accade perché word non riconosce il campo, in quanto nel database aperto il campo che contiene l’indirizzo dei soci è denominato via mentre nel blocco indirizzi è denominato Indirizzo 1 non c’è quindi una corrispondenza tra questi due campi
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84. Fate clic sul pulsante Corrispondenza campi….. 85. Dall’omonima finestra di dialogo far corrispondere al campo Indirizzo 1 il campo Via scegliendolo dall’elenco nella casella di riepilogo 86. Fate ora clic sul pulsante OK 87. Nel pannello della creazione guidata cercate e cliccate sul pulsante Aggiorna tutte le etichette In questo modo trasferiremo il blocco indirizzi su tutte le etichette
88. Passare ora al successivo pannello Fate clic sulla voce Visualizzazione in anteprima delle etichette, è quella posizionata in basso nel riquadro destinato alla visualizzazione dei passaggi della procedura guidata. In questa passaggio possiamo vedere le singole etichette unite così come verranno stampate. È possibile scorrere il cursore tra le etichette unite o in alternativa cercare una singola etichetta per visualizzarla in anteprima.
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89. Fate clic sulla voce Completamento Unione, anche questa voce è posizionata in basso nel riquadro destinato alla visualizzazione dei passaggi della procedura guidata. Questo passaggio della procedura guidata Stampa unione, ci permette di stampare tutte le etichette o in alternativa di indicarne il numero da quale partire e fino a che numero di record stampare.
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Fate clic sulla voce Stampa… word aprirà la finestra di dialogo che conosciamo Unisci su stampante 90. Fate clic sul pulsante Annulla 91. Cliccate ora sulla voce Modifica singole etichette Word aprirà una nuova finestra
di dialogo Unisci in un nuovo documento nella quale potremo indicate quante e quali etichette stampare non più su carta ma in un nuovo file, che potremo inviare alla stampante all’occorrenza. 92. Fate clic sulla voce Ok
93. Salvate il nuovo file con il nome Indirizzi soci unito e chiudete il file 94. Salvate il file di stampa unione con il nome Indirizzi soci 95. Chiudete il file
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Inserire controlli contenuto in un documento Lavorando alla creazione di un documento per la stampa unione abbiamo visto come aggiungere facilmente, utilizzando i comandi presenti nella scheda Lettere, i controlli al documento per far sĂŹ che Word inserisca in automatico i dati nei punti stabiliti del documento. Vediamo ora insieme come realizzare un documento interattivo nel quale siano presenti controlli che permettano a chi utilizza il file di inserire i dati richiesti in apposite caselle. Penso che un esempio sia piĂš utile per comprendere il concetto. Dobbiamo realizzare un questionario di ingresso ad un corso di formazione aziendale. Il nostro documento sarĂ strutturato in due parti diciamo in una tabella composta da due colonne: a. nella colonna di sinistra scriviamo le domande a risposta multipla
b a b. nella colonna di destra le possibili risposte Ora avere le risposte ai questionari in formato digitale consente a chi li dovrĂ correggere di velocizzarne la procedura. Possiamo quindi preparare il documento in modo che la colonna di sinistra, quella dove ci sono le domande sia protetta da eventuali inserimenti o cancellazioni e che la colonna di destra contenga un controllo che consenta di inserire solo una delle lettere associate alle possibili risposte. 35
Visualizzare la Scheda Sviluppo Per inserire un controllo contenuto se non è già attiva bisogna attivare la scheda Sviluppo. c. Fare clic sul pulsante Opzioni presente nella Visualizzazione Backstage (Scheda File) d. Nella omonima finestra fare clic sulla voce Personalizzazione Barra Multifunzione
e d f e. Fare clic per inserire il segno di spunta a sinistra della voce Sviluppo presente nell’elenco delle schede principali disponibili per la Barra Multifunzione f.
Fare clic sul pulsante OK
d b 36
a c Nella Scheda Sviluppo è presente un gruppo comandi denominato Controlli. I pulsanti presenti in questo gruppo permettono ad esempio di: a. Inserire un Controllo Selezione Testo che consenta all’utente di inserire il proprio nome e cognome b. inserire un controllo Selezione data che consenta di inserire la data odierna a chi sta per rispondere al questionario c. inserire inoltre delle caselle di controllo vicino alle possibili risposte in modo che l’utente possa aggiungere il segno di spunta alla risposta che ritiene corretta d. inserire in alternativa una casella combinata con l’elenco delle lettere associate alle possibili risposte. L’utente può aprire l’elenco e fare clic sulla lettera che ritiene sia associata alla risposta esatta
a
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c d b a e. Inserire un Controllo Contenuto nel documento è molto semplice basta fare clic sul controllo scelto per vederlo posizionato nel punto in cui è posizionato il cursore. Nel caso di un controllo Casella combinata o Casella di riepilogo è necessario una volta inserito il controllo a. fare clic sul pulsante Proprietà al fine di adattare la struttura appena inserita in modo da includere le informazioni che gli utenti possono inserire.
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b Si aprirà la finestra di dialogo Proprietà controllo contenuto, ogni controllo ha le sue proprietà nel caso di una Casella Combinata la finestra conterrà il pulsante Aggiungi attraverso questo pulsante possiamo aggiungere le informazioni. b. fare clic sul pulsante Aggiungi Word aprirà una ulteriore piccola finestra di dialogo n la finestra Aggiungi voce nella quale inserire il valore
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d
c c. Questa finestra consente di inserire il nome visualizzato e il valore per le voci in elenco Clic sul pulsante OK per chiudere le finestre
d. Dopo aver inserito i controlli possiamo proteggere il documento lasciando liberi solo i controlli in questo modo non c’è la possibilità che gli utenti possano modificare o cancellare parti del questionario Esercizio 1. Nella base informativa è presente il file Questionario ingresso corso 2. Aprite il file ed esercitatevi ad inserire i controlli guidandovi con le spiegazioni date precedentemente
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Le Macro A mano a mano che un documento diventa più lungo e più complesso, spesso ci si trova a eseguire ripetutamente una serie specifica di azioni. Questo può essere un lavoro noioso e lungo. In casi come questo vengono in aiuto le Macro. Ma cos’è una Macro? È un programma scritto o registrato, costituito da una serie di comandi che possono essere attuati utilizzando un solo comando ed eseguibili in qualsiasi momento occorra svolgere quella determinata attività. Le macro possono automatizzare diversi compiti molto ripetitivi come ad esempio la creazione automatica di tabelle con una particolare formattazione nelle quali le intestazioni di colonna e di riga sono predefinite, oppure il salvataggio del file in una specifica cartella condivisa. La registrazione di una macro è un’operazione molto semplice da eseguire: si avvia il processo di registrazione, si eseguono le operazioni da registrare e si arresta la registrazione. Quando si crea una Macro, Word converte in istruzioni i comandi, i tasti e le selezioni adottando il linguaggio di programmazione Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Chi conosce tale linguaggio può creare una macro scrivendo le istruzioni di programmazione in VBA, ma è sicuramente più semplice registrare la macro in Word e lasciare che sia lui stesso a convertirla in programma VBA. Quando si registra una macro, con il registratore di Macro, è possibile utilizzare il mouse per fare clic su comandi e opzioni. Tuttavia, il registratore delle macro non registra le operazioni di spostamento e di selezione del testo eseguite con il mouse sul documento.
Creare una macro I comandi per poter creare, gestire e richiamare una Macro sono presenti nella scheda Sviluppo nel gruppo comandi Codice
a Vediamo in pratica come utilizzare il registratore di Macro per creare e gestire una procedura che effettui in automatico la stampa di 2 copie della pagina corrente del file al quale stiamo lavorando a. Dal gruppo comandi Codice della scheda Sviluppo fare clic sul pulsante Registra nuova Macro 41
Word aprirà la finestra di dialogo Registra Macro nella quale sono presenti alcuni campi nei quali inserire informazioni molto importanti al fine di ottenere una buona procedura b. Inseriamo il nome della macro nella omonima casella stando attenti, se il nome dovesse essere composto, a non lasciare spazi tra le parole altrimenti non verrebbe accettata dal programma al posto degli spazi possiamo inserire l’underscore (il trattino meno basso) c. L’area della finestra di dialogo denominata Memorizza la macro in: consente di indicare al programma dove memorizzare la Macro che stiamo creando; se nel modello Normal (il modello che Word apre quando creiamo un nuovo documento), la macro sarà quindi disponibile per i nuovi file e per tutti i file che sono stati creati utilizzando questo modello.
e d b c d. Se invece vogliamo che la nostra macro sia presente solo nel documento attivo, possiamo indicarlo facendo clic sul pulsantino presente nella casella di riepilogo e fare clic sul nome del nostro documento e. L’area della finestra di dialogo denominata Assegna macro consente a di indicare come far avviare la procedura se facendo clic con il mouse su di un pulsante oppure attraverso luna combinazione di tasti della tastiera facciamo clic sulla voce Pulsante. 42
Word aprirà la finestra di dialogo Opzioni di Word una finestra che già conosciamo che abbiamo richiamato ed utilizzato più volte per personalizzare l’ambiente nel quale stiamo lavorando. Questa volta è attivo il pannello relativo alla voce Barra di accesso rapido f.
Il pannello è suddiviso in due rettangoli nel rettangolo di sinistra è presente la voce relativa alla macro che stiamo creando possiamo aggiungere questa voce alla barra di accesso rapido facendo clic sul pulsante Aggiungi
g
f
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g. Possiamo ora modificare l’aspetto del pulsante che attiverà la macro facendo clic sulla voce Modifica posizionata in basso immediatamente sotto il riquadro di destra Word aprirà l’omonima finestra di dialogo nella quale sono presenti alcune piccole icone e la casella Nome visualizzato h. Scegliere l’icona che raffigura una stampante i.
Inserire stampa 2 copie della pagina corrente nella casella Nome visualizzato
j.
Fare clic sul pulsante OK
k. Fare clic sul pulsante OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Word
h i
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c e d Ora Word è pronto per cominciare la registrazione della Macro, ce ne accorgiamo perché il cursore assume la forma di una freccia con sotto una cassetta audio, da questo momento in poi qualsiasi operazione sul documento vuoi che sia l’inserimento e la formattazione del testo o comandi saranno registrati e trasformati da Word in linguaggio VBA. Ora non rimane che eseguire tutti i passaggi per inviare la pagina corrente alla stampante impostando a 2 il numero di copie da effettuare. a. Fare clic sulla Scheda File b. Scegliere la voce Stampa c. Dal pannello con i comandi per la personalizzazione della stampa nell’area Impostazioni fare clic sul pulsante Stampa tutte le pagine e scegliere con un clic del mouse la voce Pagina corrente d. Nell’area Stampa fare clic nella casella di riepilogo per inserire il numero 2 e. Fare clic sul pulsante Stampa
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f.
Durante la registrazione della macro possiamo in qualsiasi momento Sospendere o Interrompere la registrazione facendo clic sui pulsanti presenti nel gruppo pulsanti Codice nella scheda Sviluppo. La sospensione della Macro consente di interrompere momentaneamente la registrazione per poi riprenderla in qualsiasi momento. Il registratore delle macro non registra le operazioni di spostamento e di selezione del testo eseguite con il mouse sul documento. Se durante la registrazione dobbiamo selezionare porzioni di testo dobbiamo necessariamente interrompere la registrazione selezionare le porzioni di testo per poi riprenderla. Interrompere con un clic la registrazione
Nella Barra di Accesso rapido è ora presente l’icona che abbiamo inserito in precedenza, quella con la stampante, sarà disponibile per tutti i file che utilizzano il modello Normal. Un clic sul pulsante attiverà la macro in poche parole Word eseguirà passaggio per passaggio tutti i comandi che abbiamo memorizzato poco fa.
Creiamo ora insieme una macro che inserita nei documenti creati con il modello Normala che prepari il file per la condivisione e lo salvi in una specifica cartella che in una azienda potrebbe essere condivisa
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1. Aprite un nuovo file vuoto 96. Fate clic sul pulsante Registra macro presente nel gruppo pulsanti Codice della scheda Sviluppo 97. Chiamate la macro PerRevisione 1. Inserite come descrizione: prepara il file per la revisione e lo salva nella cartella condivisa 2. Associate la macro ad un pulsante sulla Barra di accesso rapido 46
3. Modificate l’icona del pulsante scegliendo quella che raffigura un Omino a mezzo busto 4. Modificate il nome visualizzato (il suggerimento quando il cursore si avvicina al pulsante) scrivendo: Prepara il file per la condivisione e lo salva nella cartella condivisa Word è pronto registriamo la macro!
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Prepariamo il file per la condivisione 98. Attivate la scheda Revisione 99. Fate clic sul pulsante Revisioni in modo da attivare le revisioni nel documento 100. Fate ora clic sul pulsante Limita modifica presente nella scheda Revisione nel gruppo Proteggi 101. Nel riquadro attività attivato dal pulsante, inserite con il clic del mouse il segno di spunta nella casella Consenti solo questo tipo di modifiche 102. Fate clic sul piccolo pulsante associato alla casella Restrizioni modifiche per scegliere dall’elenco la voce Revisioni 103. Fate clic sul pulsante Applica protezione
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5. inserite la password controllo 104. Dalla scheda File fate clic sulla voce Salva con nome 105.
Salvate ora il file nella cartella con la base informativa sul desktop
106.
Modificate il nome scrivendo Condiviso per revisione 47
107.
Fate clic sul pulsante Salva
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108.
Interrompete la registrazione della macro
Vi ho fatto salvare nella cartella con la base informativa perchĂŠ ovviamente non avrete sui nostri computer una cartella condivisa con quale esercitarvi Proviamo la nostra macro! 1. Aprite il file Leopardi le opere 2. Lanciate la macro facendo clic sul pulsante presente nella Barra di accesso rapido
I n alternativa potevamo lanciare la macro facendo clic sul pulsante Macro presente nella scheda Revisioni dall’omonima finestra rendere attiva con un clic la macro da lanciare e poi clic sul pulsante Esegui
3. Controllate il bordo superiore della finestra di Word nella barra del titolo il nome del file è Condiviso per revisione 4. Provate ad apportare modifiche al file 48
Modificare una Macro Per modificare una macro occorre entrare nell’Editor di Visual Basic for Application in modo da visualizzarne il codice e correggerla conoscendo il linguaggio VBA, Word però non esclude a chi non è completamente a digiuno di apportare piccole e semplici modifiche alla macro. Modifichiamo ora la macro cambiando La password e il nome del file sono piccolissime modifiche ma non possiamo fare altro, non conosciamo il linguaggio di programmazione il Registratore di macro di Word ha trasformato i nostri passaggi in linguaggio Visual Basic for Application. Possiamo però visualizzare le istruzione richiamando Visual Basic Editor. 1. Fate clic sul pulsante Macro presente sulla scheda Sviluppo 2. Dall’omonima finestra di dialogo attivate la macro PerRevisione 3. Fate clic sul pulsante Modifica Word aprirà Visual Basic Editor dove è visualizzato il codice della nostra Macro
Prima della modifica analizziamo brevemente la macro da noi registrata:
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− − −
Ogni macro comincia con l’istruzione Sub (indica Subroutine) e termina con l’istruzione End Sub Il codice compreso tra queste due righe sono le istruzioni che vengono eseguite quando lanciamo la Macro Il testo di colore verde preceduto da un apostrofo rappresenta un commento non rientra quindi nelle istruzioni che vengono eseguite
109. Fate clic con il mouse sulla parola controllo presente sulla seconda riga del codice Controllo è la password che abbiamo assegnato alla restrizione delle modifiche 110.
Cancellate controllo e inserite revisori
111. Spostatevi ora sulla quarta riga e modificate il nome con cui salviamo il file in Pronto per la revisione 112.
Salvate le modifiche facendo clic sull’icona del dischetto presente sulla
barra degli strumenti Standard 113. Chiudere la finestra di Visual Basic Editor 114.
Chiudere il file
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Eliminare una Macro Possiamo eliminare dal nostro documento una o piÚ macro in qualsiasi momento basta fare clic sul pulsante Macro posizionato sulla scheda Sviluppo per richiamare l’omonima finestra di dialogo evidenziare la macro da eliminare e fare clic sul pulsante Elimina per poi fare clic sul pulsante Si alla richiesta di conferma di Word
Eliminare un pulsante associato ad una macro Come tutti i pulsanti presenti nella Barra di accesso rapido, si elimina un pulsante associato ad una macro facendovi un clic destro e dal menĂš di scelta rapido scegliere la voce Rimuovi dalla barra di accesso rapido. In alternativa si accede attraverso la Visualizzazione Backstage alle Opzioni relative alla
Barra di accesso rapido a. dal pannello di personalizzazione, si clicca sull’icona da rimuovere e successivamente si fa clic sul pulsante Rimuovi
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