Forretningsrejser marts 2018 by Partnermedier

annonceTillÆg TIRSDAG 27. MARTS 2018

”fremtidens hoteller bliver bæredygtige og mangfoldige”

forreTningsrejser 2018

Pressefoto

Petter stordalen

Vi åbner verden for dig og din virksomhed VISA / LEGALISATION / TRANSLATION / IMMIGRATION

Visum – nemt, effektivt og pålideligt

cometconsular.com/da/visum/

2 - Annoncetillæg

Foto: Christian Valtanen

Travel management - betaler det sig? Når det drejer sig om virksomheders rejseindkøb, så ligger det fast, at meget omkring forretningsrejser er blevet nemmere, men også at mange udfordringer er stadig de samme! Erhvervsrejsemarkedet ændrer sig med stor hast på alle områder og i disse år er den største udfordring måske at vælge de rette løsninger på en lang række områder.

vad dækker begrebet ”travel management” over i 2018? Det kan være svært for både gamle og nye virksomheder at forstå, at det giver stor værdi at have en kyndig rejseindkøber/travel manager, for ”hvor svært kan det være at købe rejser ind”. Vi mener, at selvfølgelig skal alle virksomheder med rejseaktivitet have en person med viden til at håndtere hele rejseprogrammet og at det ikke er ”bare”. Vi beskriver her en række trends, som bør have fokus i nærmeste fremtid. Alle taler om personalisering. Vi ønsker alle at være specielle og opleve god service. Er det muligt, når vi taler forretningsrejser? – og når virksomheden på forhånd har fastlagt en rejsepolitik? Og apropos rejsepolitik, hvordan får vi den kommunikeret ud på bedste vis – nu hvor intranettet er ved at gå af mode? Nye teknologiske løsninger og øget brug af sociale medier kan være med til at sikre, at den rejsende føler sig klædt på og at der

kan kommunikeres om rejsen, både før, under og efter. Alt skal være tilgængelig i den rejsendes (egen) smart phone. Har virksomheden en mobil strategi, hvilke app’s er ”go” eller ”no go”, kan man booke alt online og hvad hvis der sker noget på rejsen? Stil krav til erhvervsrejsebureauerne og andre leverandører og find den rette samarbejdspartner! ”End–to–end” eller ”dør-til-dør” er et begreb, som har været fremme i nogle år, men man bør om nogensinde før tænke hele rejsen igennem. En forretningsrejse er ikke bare en flybillet og en hotelovernatning og et møde er ikke bare at booke et lokale. Hvordan sikrer man at både bestillingen, hele rejsen og rejseafregningen foregår strømlinet og med tanke på alle elementer?

Data er evigt aktuelt

I maj 2018 træder EU’s nye persondataforordning (GDPR) i kraft. Hvad sker der med data på de

rejsende og hvad må deles? Hav også fokus på rapportering, ejerskab og best practice for anvendelse af alle rejsedata. Møder & events er også blevet en del af travel management. Strategisk indkøb og centralisering foregår allerede i mange virksomheder og alt tyder på, at det betaler sig også at have stor fokus på dette indkøb. Også på denne del af indkøbet betaler det sig også at have gode samarbejdspartnere og fokus på dataindsamling. Endelig skal der selvfølgelig høj fokus på sikkerhed. De rejsende forventer at virksomheden har styr på denne del af rejsen og det er vigtig del af travel management. Vi ser også lige nu et udvidet behov for at sikkerheden i forbindelse med møder og konferencer er 100% på plads. På Nordic Business Travel Summit i Finland i marts måned fik deltagerne et godt indblik i tidens trends. Der kommer masser af nye ”spillere”/virksomheder med nye teknologiske

og digitale løsninger på banen i disse år og som rejseansvarlig kan det være svært at overskue mulighederne og vælge det rigtige. Der blev dog også manet til ro fra en af de garvede travel managers: ”vær åben for alt det nye og følg med i udviklingen hele tiden og hold i hverdagen fokus på, hvad der er vigtigt for din virksomhed og dine rejsende!”. DBTA har været en netværksforening for travel managers og rejseindkøbere i over 45 år! Vi repræsenterer alle parter indenfor forretningsrejser, møder og events. Vi formår at fastholde medlemsskaren ved at holde fokus på foreningens 3 nøgleord: ”vidensdeling, netværk og kompetence” og ved løbende at orientere om fremtiden i alt hvad vi gør. Overskriften for møder og aktiviteter i 2018 er ”Design for fremtidens rejseprogram”. Anne Mette Berg

Udgiver: Partnermedier, distribueret i samarbejde med Berlingske Media. Ansvarshavende redaktør: Henning Andersen, henning@partnermedier.dk / Partnermedier Projektleder: Khuram Ahsan, khah@partnermedier.dk, Tlf: +45 26 81 84 95 Annoncesalg: Partnermedier Layout: Partnermedier Journalister: Jens Kisker Vi tager forbehold for evt. trykfejl og farveafvigelser.

Udgiver:

Distribueret i samarbejde med:

Your visa is now ready Vi åbner verden for dig og din virksomhed

Annoncetillæg - 3

Selvom verden hele tiden bliver mere og mere digitaliseret, kan det stadig være tidskrævende og besværligt at søge og få visum. Vi gør processen nem, smidig og overskuelig og tager os af alle de udfordringer der kan opstå, for at overholde din deadline. Vi hjælper dig og din virksomhed med at rejse til og virke på udenlandske markeder lige så nemt og effektivt som i Danmark. Læs mere på cometconsular.com/da/visum/

CONSULAR SERVICES VISA / LEGALISATION / TRANSLATION / IMMIGRATION

4 - Annoncetillæg ANNONCE

Hold møder og konferencer i unikke omgivelser

På Færøerne kan konferencer eller møder være i autentiske omgivelser og med store gastronomiske og kulturelle oplevelser – det tiltrækker flere og flere virksomheder, der gerne vil være ’firstmovers’. Af Jens Kisker

ærøerne rammer en trend, hvor det nordiske trækker. Det gælder naturligvis flere steder i Europa, men de skandinaviske lande sætter også pris på kvaliteterne ved Færøernes natur og kultur, når virksomhederne skal arrangere konferencer eller møder, som foregår i omgivelser lidt ud over det sædvanlige. Færøerne hører stadigvæk til de mere ukendte områder i verden, og det er ofte en fordel. -Mange mennesker har i dag været alle mulige steder i verden, og derfor er det lidt cool at komme til et sted, man ikke rigtig kender, og hvor kollegerne lige må Google for at finde ud af, hvad det er for noget. Det er værdiskabende i sig selv, og her på Færøerne er der stadig råt og upoleret. Det finder man ikke så mange steder på jorden efterhånden, og mange af de helt store virksomheder vil gerne være ’firstmovers’ på området, fortæller Annleyg Lamhauge, Marketing Manager for møder hos Visit Færøerne og tilføjer, at når man bor i en storby, hvor luften mange steder er ved at være temmelig forurenet, så er det en fornøjelse at komme til Færøerne, hvor luften er ren, køerne ikke så lange og tempoet et helt andet, end man er vant til.

Faciliteter i top og gastronomi og natur ligeså Faciliteterne er i top på Færøerne, der har firestjernede hoteller og femstjernede konferencesteder til rådighed. Annleyg Lamhauge fremhæver også den madkultur, der virkelig blomstrer for tiden. Det har resulteret i den første Michelinstjerne på Færøerne, men derudover er der også en række andre spændende restauranter af høj kvalitet.

Anneleyg Lamhauge

-I Tórshavn er der flere nye steder med autentisk mad som eksempelvis fisk, lam og forskellig sømad. Det er megahyggeligt, og der er virkelig mange muligheder. Vi har også en god infrastruktur, så det er nemt at komme rundt. Flere udbydere bruger naturen og sejler for eksempel ind i grotter, hvor man også kan spise, høre musik, m.m., forklarer hun og understreger, at der også er flere ikke action-prægede oplevelser, som middag i private hjem eller hjemmekoncerter.

Nemt og billigt at komme af sted – til ekstraordinær oplevelse I dag er det nemt og billigt at komme til Færøerne med fly fra både Kastrup og Billund, og det er også muligt at sejle fra Hirtshals med mellemrum. Med forskellige mødepakker er der konkurrencedygtige priser, siger Annleyg Lamhauge, og påpeger, at der ovenikøbet er en oplevelse for livet oveni: -Det er en måde, hvor man også kan forkæle sine ansatte eller kunder ud over det sædvanlige. I dag er flybilletterne blevet meget billigere, og rejsetiden er ikke særlig lang, Det tager to timer med fly fra Kastrup Lufthavn, og så står man i en helt anden natur og kultur. Vores møde- og konferencekapacitet stiger også de næste par år. Vi havde en konference med 400 deltagere, som udfordrede vores kapacitet noget, men i 2020 fordobler vi vores kapacitet, så vi også kan tilbyde muligheder for større konferencer.

Gastronomi på Færøerne

Annoncetillæg - 5

ANNONCE

Ægte konferencehotel midt i Færøernes natur

Hotel Føroyar ligger lige i Tórshavn med en fantastisk udsigt fra alle værelser og de ideelle rammer for møder og konferencer. Siden 1983 har Hotel Føroyar tilbudt konferencefaciliteter til lokale og udlændinge, der ville opleve Færøerne, mens de holdt konference. Mulighederne er tilstede, for der er 106 værelser – alle med den samme herlige udsigt over den dejlige natur, Tórshavn og øerne ude på vandet. Hotellet har fire stjerner og er placeret højt hævet over Tórshavn oppe på fjeldet, hvor deltagere kan gå i dybden og nyde naturen i pauserne. -Vi oplever, at mange af vores gæster bliver slået bagover af udsigten og får en indre ro af at opholde sig hos os. Vi er gearet til at håndtere mange gæster og kan servere mad til alle størrel-

ser af selskaber fra fire til 400. Vi afholder også mange fester og andre begivenheder for lokale, så køkkenet er i top og fokuserer på lokale retter, hvor faste menuer kan indgå i mødepakkerne, fortæller Thora Augustinussen, Sales and Marketing Manager.

Større kapacitet og nysgerrighed

Hotel Føroyar er en del af Gist & Vist, som ejer flere kvalitetsrestauranter i Tórshavn og yderligere et par hoteller. Hotel Føroyar er det eneste firestjernede hotel på Færøerne, og i 2020 udvider hotellet til 220 værelser i alt, så der er en tro på fremtidens hotel- og konferencemarked på Færøerne. -Vi kan godt mærke, at flere og flere bliver

nysgerrige og ser billeder herfra på de sociale medier, og vi bruger også ’ambassadører’ blandt erhvervsledere, som kommer fra Færøerne, men arbejder i udlandet og fortæller om mulighederne for at afholde konferencer heroppe. Vi tror på udviklingen heroppe, siger Thora Augusitnussen.

LÆS MERE PÅ www.hotelforoyar.com

6 - Annoncetillæg ANNONCE

fleksible rejsemuligHeder Til fÆrøerne Atlantic Airways er Færøernes nationale flyselskab, som i år kan fejre 30 års jubilæum. Selskabet har igennem de seneste år udvidet kapaciteten med nye større fly og hyppigere antal afgange fra Danmark. Virksomheder kan vælge, om de vil rejse med rutefly eller om de vil chartre flyene og det er også muligt til resten af Europa.

tlantic Airways flyver flere gange dagligt fra København, og også fra Billund er der flere ugentlige afgange. Endvidere er der i sommersæsonen også 2 ugentlige afgange fra Aalborg. Atlantic Airways har fornyet flåden og i 2019 kommer det første Airbus 320 Neo fly i flåden. Hele flåden vil derefter være under 5 år gammel. Udover selskabets Airbus fly råder de over 2 helikoptere, som benyttes til både ruteflyvning og charterflyvning på Færøerne. -Det er noget helt specielt at opleve Færøerne fra fugleperspektiv og det er en god mulighed for selskaber eller virksomheder at komme på sightseeingture eller benytte helikopteren til teambuilding arrangementer. Vi oplever også, at flere og flere gerne vil chartre deres egne fly til transporten, og det er en mulighed vi tilbyder både til Færøerne og andre

destinationer i Europa, fortæller Nancy Justinussen, Sales- and Marketing Executive.

Kort rejsetid og fleksibel service

Der er gang i udviklingen indenfor både turistog erhvervsrejsende til Færøerne. Mange firmaer og organisationer ønsker at placere møder eller konferencer på steder, der ikke er blandt alle de deltagendes sædvanlige rejsedestinationer. Der er simpelthen nysgerrighed og interesse i at kunne kombinere natur, kultur og forretning eller faglige gøremål nye steder, der ikke er blandt de mest populære turistmål. -Det tager kortere tid at komme til Færøerne, end det gør at komme rundt mellem flere byer i Danmark og flyveturen er kun 2 timer fra Danmark. Vi gør meget ud af at være fleksible i forhold til kundernes ønsker. På flyveturen serverer vi bl.a. autentisk mad fra Færøerne og vi hjælper

gerne med forudbestilling af mad og seating til grupperne, samt andre særlige ønsker, siger Nancy Justinussen og tilføjer, at de samarbejder med alle aktører på Færøerne og er endvidere medejere af en række af aktører, f.eks. hotel, incoming rejsebureau og aktivitetsvirkssomheder. Atlantic Airways bygger sammen med pensionsselskabet LIV et helt nyt hotel i Tórshavn, Hotell Atlantic. Hotellet har 130 værelser og står klart i 2020.

Punktlighed og sikkerhed i fokus

Atlantic Airways samarbejder også med andre flyselskaber, så man kan få sammenhængende billetter fra en lang række destinationer, så man kun skal bestille ét sted til én samlet pris. Selskabet flyver endvidere også ruteflyvning til flere andre destinationer i Europa. -Vi sætter en ære i punktlighed og sikkerhed, og vores fly benytter som det eneste selskab i Europa na-

vigationsudstyret RNP AR01, der bl.a. gør det lettere at lande ved dårlig sigtbarhed. I det hele taget er det blevet meget sjældent, at man ikke kan lande på Færøerne – bl.a. også på grund af at landingsbanen blev forlænget med 50% i 2011, siger Nancy Justinussen, der også fremhæver den helt særlige autentiske natur og udviklingen på øerne, hvor den grønne teknologi og aqua-kulturen dominerer. Målet er, at Færøerne skal have 100 procent grøn energi i 2030.

LÆS MERE PÅ www.atlantic.fo

Annoncetillæg - 7

ANNONCE

globale fordele via naTionale rejsebureauer Mange store udenlandske rejsebureauer tilbyder internationale og globale aftaler og produkter, men ofte er afstanden temmelig stor – både når det gælder tilgængelighed og sprog.

e nationale rejsebureauer Mangaard Travel Group, TOP Rejser og Holstebro RejseCenter er tilgængelige på dansk, men med i det globale samarbejde ITP (International Travel Partnership), så I opnår samme muligheder ude i verden. Mange forretningsrejsende og dem, der bestiller rejserne, kender til udfordringerne med at få planlagt et effektivt rejseprogram, hvor der også er taget hensyn til eventuelle hændelser, der kan opstå undervejs, som kræver reaktioner og hurtig service. De tre bureauer servicerer en lang række nationale og internationale kunder, hvor der er stort fokus på den personlige service, som får det hele til at fungere mere enkelt og effektivt. -Med kendskab til virksomhedernes rejsende medarbejdere og den tætte dialog, udmønter det sig i de rigtige rejseløsninger og til konkurrencedygtige priser. Vi påtager os alle rejseopgaverne og sørger samtidig for, at flyaftaler og bonusaftaler indgås og registreres korrekt, fortæller Hans

Mangaard fra Mangaard Travel Group, der har hovedkontor i Åbyhøj ved Aarhus og en afdeling i Brøndby. ITP International Travel Partnership sikrer globale muligheder, da de er i mere end 60 lande. Hver ITP-partner er lokalt ejet, men globalt funderet, og kan derfor servicere den samme kunde i de forskellige lande, med samme flyaftaler og statistikker. ITP er parat til at hjælpe virksomheder med kvalitetsprodukter til konkurrencedygtige priser 24 timer i døgnet. -Vi har fokus på omkostninger og sikkerhed og arbejder med end-to-end rejseplanlægning, udvikling af rejsepolitikker og støtte til planlægning af krisestyring, siger Hans Mangaard.

Tryghed hele vejen ud i verden Han påpeger, at med et nationalt rejseselskab som Mangaard Travel Group eller de to andre bureauer, får de rejsende den bedste service på dansk, men med de internationale partnere tilbyder de i

tilgift service og produkter på internationale markeder, som det tyske, engelske og amerikanske, så de kan konkurrere med de store internationale rejsebureauer. -Det er vigtigt at understrege, at det er muligt at vælge den nationale løsning, hvor man føler sig tryg og får personlig betjening på dansk, så man kan nå frem til de optimale rejseløsninger for medarbejderne. Trygheden følger med ud i verden gennem vores globale samarbejdspartnere, og opstår der strejker, flyaflysninger, eller skal der foretages en ændring, så er vi klar til at hjælpe. Vi er med før, under og efter rejsen, siger Hans Mangaard.

LÆS MERE PÅ www.mangaard-travel.dk www.toprejser.dk www.holrc.dk

8 - Annoncetillæg

fremTidens HoTeller bliver bÆredygTige og mangfoldige Norske Petter Stordalen har igen gjort sit indtog på det danske hotelmarked, men belært af tidligere erfaringer er det med nye visioner – og større kapital. Fremtidens forretningsrejsende stiller nye krav til arbejdsmuligheder, mad og oplevelser – det forsøger Nordic Choice Hotels blandt andet at opfylde i Danmark. Af Jens Kisker

etter Stordalen er en mand med store armbevægelser, når det kommer til iscenesættelse af nye projekter og begivenheder, hvor han gerne selv stiller sig i centrum med sin personlighed og flamboyante stil. Som da planerne for grunden ved Københavns gamle postcentral skulle præsenteres, og Petter Stordalen dukkede op i en dannebrogsblazer, som tiltrak fotografer og journalisters interesse. Det er der nok mange, der husker, og det er en del af strategien. Som ejer af hotelkæden står han i front og gerne på mål for beslutninger og strategier om udvidelser m.m. Foreløbig har det resulteret i en milliardformue på to cifre og omkring 200 hoteller og 16.000 ansatte i hotellerne i Skandinavien og de baltiske lande. Netop placeringen i Skandinavien er ikke helt tilfældig, for Petter Stordalen er en begejstret tilhænger af nordiske værdier og idealer, som han også deler og benytter i sin hotelvirksomhed. -Jeg er ligesom store organisationer som WHO, World Economic Forum og FN, som kårer de skandinaviske lande, som de bedste lande at leve i, begejstret for værdierne og samfundene. Menneskene trives her, uligheden er stadig lav

ansatte gør det både til en sjovere og mere interessant virksomhed at arbejde i, men giver også vores gæster en bedre service, hvor de ansattes forskellige baggrunde og sprog gør gavn, siger han og peger på, at i takt med, at vi bliver mere og mere digitaliserede, og bestillinger, betaling og meget andet kan foregå online, så bliver den personlige service endnu vigtigtigere, når vi er på selve hotellet. Mødestedet skal være behageligt, og et sted man har lyst til at opholde sig både som privat rejsende og som forretningsrejsende.

og alle landene er med på topti over opgørelse af disse kvaliteter. Vi hylder bæredygtighed og mangfoldighed og er med helt fremme med grøn teknologi og innovation. Det er også nogle af de ting, der karakteriserer mine visioner for hoteldriften i Nordic Choice Hotels, fortæller han og understreger, at konkurrencen om fremtidens forretningsrejsende allerede er i fuld gang.

Flydende grænse mellem fritid og business

For virksomheder tæller vigtige faktorer som tid og penge stadigvæk, når de skal holde konferencer eller store møder, og derfor er det afgørende, at hoteller og konferencefaciliteter er centralt placeret tæt på lufthavne og centralt i forhold til byerne. Dermed skal virksomhederne ikke bruge tid og penge på transport med bus, tog eller taxa til deres gæster eller medarbejdere. Dagens forretningsrejsende har også andre krav end tidligere. -Grænsen mellem business og fritid er langt mere flydende, og den forretningsrejsende vil kunne veksle hurtigt mellem arbejde og oplevelser, mad m.m. Det betyder, at de hellere vil arbejde i en social kontekst som lobbyen end på hotelværelset. Derfor skal der gøres noget ud af lobbyområderne på hotellet, hvor der skal være en effektiv internetforbindelse og mulighed for at sidde ved

Ikke bare profit, men også mennesker lidt større borde sammen med andre og adgang til god mad og drikke i nærheden, forklarer Petter Stordalen, der selv bliver irriteret over, når der er dårligt og ofte dyrt wi-fi, når han er ude at rejse og besøger hoteller. Det er også en af grundene til, at Nordic Choice Hotels var den første hotelkæde i verden, der indførte gratis wi-fi. Han fremhæver deres Clarion Hotel i Københavns Lufthavn som et eksempel – der er i gang med et kæmpe udbygningsprojekt, som omfatter et nyt budget-hotel, Comfort Hotel Copenhagen Airport, og et af verdens største konferencecentre, som skal knytte de to hoteller sammen.

Bæredygtighed og mangfoldig er væsentlige værdier

LIDT OM PETTER STORDALEN Han er født i 1962 og er en af Norges rigeste mænd. Han ejer Strawberry – en koncern med ti selskaber, heriblandt Nordic Choice Hotels i Strawberry Hospitality Group. Han begyndte sin karriere som jordbær-sælger, hvorfra navnet Strawberry kommer. I dag er Nordic Choice Hotels nordens største hotelkæde med 190 hoteller og 16.000 ansatte i Skandinavien og et par af de baltiske lande. I 2010 blev alle Nordic Choice hoteller i Norden miljøcertificeret efter ISO 14001. Har udgivet bogen ’Min hemmelighed’ (dansk 2017), hvor han ikke lægger skjul på, at vejen til succes ofte går gennem en række fejltagelser, som man må tage med og lære af.

Nordic Choice Hotels driver i forvejen Skt. Petri Hotel inde i Københavns Centrum og Comfort Hotel Vesterbro, men det nyeste projekt på Postgrunden ved siden af Hovedbanegården opfylder også mange af de krav, som fremtidens forretningsrejsende stiller. Det er midt i København og tæt på oplevelser som Tivoli og madsteder af høj kvalitet. Nogle af de øvrige værdier, som han understreger er vigtige for ham, men også vigtigt for fremtidens udvikling i branchen, er bæredygtighed og mangfoldighed. Hos Nordic Choice Hotels hylder de mangfoldigheden blandt personalet og giver mange forskellige typer mennesker chancen via praktikantordninger, som får dem i fast job i virksomheden. Desuden er der fokus på bæredygtighed på hotellerne, hvor der er tænkt over miljøet i mange sammenhænge. -I dag spille de sociale medier en stor rolle, og det kommer de til i endnu højere grad fremover. For min datter på 26 år og hendes generation breder opslag og nyheder på de sociale medier blandt tusinder på kort tid. Det bør man også tænke på som hotel, hvor det ikke nytter noget, at der er brugt regnskovstræ til sengene, for hvis det breder sig via de sociale medier, kan det have store konsekvenser for valget af hotellet. Vores hoteller skal være for alle mennesker, uanset om du kommer fra Thailand eller Jylland. Mangfoldigheden blandt vores

Ideer og holdninger er væsentlige for Petter Stordalen, der nævner People, Planet og Profit, som grundlaget for virksomheden, og i den rækkefølge. Ifølge ham nytter det ikke noget blot at tænke på profit – det er mennesker, der er det vigtigste. Han føler også et samfundsansvar, som han påtager sig gennem sine valg, og det er måden at anskue fremtidens hotelmarked på. -Flere og flere virksomheder påtager sig også et samfundsansvar, som gør det naturligt, at de vælger hoteller, som lever op til deres værdier. Derfor er det vigtigt at udvikle disse ting. Du kan udvide og købe hoteller, men du kan ikke kopiere kulturen. For os handler det ikke om at tjene så meget som muligt, men også at tænke på de mennesker, vi har ansat. Vi skal også investere i mad og bygninger, men samtidig tænke på de mennesker, vi har ansat, og den kultur der er på vores hoteller. I fremtiden tror jeg, at vi bliver vurderet på andet end bare profitten, og vi vil være de bedste, understreger han.

Erfaringer fra tidligere indtog i Danmark

Petter Stordalen har været på det danske hotelmarked før, men det var en anden konkurrencesituation med mange nye hoteller. Han gjorde alt galt, som han siger, men han har lært af oplevelsen og er i dag meget bedre rustet til at indtage det danske hotelmarked. -Jeg manglede det, der skulle til, men man er ikke færdig, før man giver op, og jeg giver aldrig op. Nu har jeg en plan og vil ind på markedet med de bedste hoteller. De skal blandt andet være unikke, som hotellet på Postgrunden bliver med placeringen og historien, som bliver en del af hotellet fremover. I dag har jeg kapitalen til at klare kriser på markedet, for der er en stor hotelkapacitet i København, men nu bliver jeg, og jeg har en vision for, hvordan det skal gå, fortæller han og tilføjer, at det også er vigtigt at kunne give virksomheden videre til sine børn en dag, hvor han kan stå inde for værdigrundlaget. Hotellerne skal ikke pludselig sælges, men drives videre på en god måde, der følger tankegangen.

AnnoncetillĂŚg - 9

10 - Annoncetillæg

ANNONCE

digiTal udvikling - med Personlig service En stor del af markedet for møde- og konferencesteder findes i dag på internettet. Meget af kontakten foregår via nettet, men der er stadig et stort behov for personlig service. Af Jens Kisker

ehovet for møde- og konferencesteder er stigende i den gunstige økonomiske situation, vi befinder os i. Det kan de mærke hos Danske Konferencecentre, som er en forening med en række partnere, som tilbyder møde- og konferencefaciliteter. Behovet er voksende, og det er forskelligheden i kravene til stederne også. Derfor er det effektivt at kunne gå ind på hjemmesiden og orientere sig om en række muligheder, men de fleste vil også gerne have sparring og vejledning fra medarbejderne. -Standarden skal naturligvis være i orden på møde- og konferencestederne, men derudover er det ofte den geografiske placering, faciliteterne og det lidt ekstra, man kan få med, der afgør placeringen. Vi har blandt andet ladet brugerne af stederne tilkendegive, hvad de synes om deres ophold og dermed give denne viden videre til nye brugere. Det digitale univers giver mulighed for dette til stor glæde for kunderne, som nemt kan vurdere

mulighederne ud fra reel brugererfaring, forklarer Marlene Sylvester-Hvid, direktør for Danske Konferencecentre, men tilføjer, at mange også vælger at ringe til dem og få ideer og rådgivning om de mange muligheder.

Personlig service skal være tilgængelig Mange mennesker føler, at der er et langt stykke vej mellem det digitale univers og den personlige en-til-en kontakt, men det mener Marlene Sylvester-Hvid ikke, at der er. Det er en sammenhæng, og kunderne vil gerne benytte effektiviteten i de digitale muligheder, men når de har behov for den personlige assistance, så skal den være tilgængelig. -Det er noget, man oplever i mange brancher, og det gælder om at finde balancen. Vi har fordoblet medarbejderstaben for blandt andet at kunne servicere kunderne personligt. Der er en tendens til, at jo mere digitalt det bliver, jo mere vil vi også have den personlige service, siger hun.

Større diversitet i ønskerne til mødesteder Tendenserne inden for møde- og konferencefaciliteter går ifølge Marlene Sylvester-Hvid mere og mere i retning af diversitet. Det rækker fra små intime private steder langt fra storbyerne over slotte og herregård til centrale steder inde i byerne. Det giver selvfølgelig udbyderne en udfordring i forhold til at kunne opfylde alle de mange forskellige krav. -Det er også det sjove ved vores arbejde. Det gør det sværere for os at møde kundens behov for facilitetstype, men for os er det succeskriteriet, at vi kan finde det helt rette match til kunden. Det er også her, at vores personlige service kommer i spil, for kunderne sætter pris på at kunne ringe til os og få bud på, hvad der opfylder deres ønsker og nogle priser, som de kan vælge i mellem. Når vi har givet vores bud og formidlet kontakten, så tager møde- eller konferencestedet over. Det hele foregår i en kombination af det digitale og den personlige service, forklarer hun.

Marlene Sylvestre-Hvid

Annoncetillæg - 11 ANNONCE

Personlig service - også i fremTiden Danmarks Rejsebureau Forening (DRF) er brancheorganisation for både fritids- og erhvervsrejse-selskaber og følger med i, hvad der rør sig for medlemmerne. Internationale og digitale muligheder fylder mere i rejsebranchen, men mange foretrækker stadigvæk den personlig service på dansk, hvis det bliver nødvendigt. Af Jens Kisker

onkurrencen er stor på rejsemarkedet, og de erhvervsrejsende har et stort udbud af muligheder fra både nationale og internationale udbydere. Rejseselskabets opgave er primært at skræddersy rejserne til de rejsendes behov, håndtere bookingerne og ’duty of care’ (at tage sig af de rejsende, hvis noget ikke går efter planen), siger Lars Thykier, administrerende direktør for DRF. Selskaberne skal rådgive og levere sikkerhed for, at eventuelle uforudsigelige situationer langt herfra i udlandet håndteres effektivt. Desuden skal de kende til behovene for bl.a. værelsestyper, siddepladser i flyet, måltidskrav og andre praktiske ting på rejsen. Nogle af de faktorer, som spiller ind for de erhvervsrejsende er sikkerheden for at få hjælp, hvis der er aflyste fly, og det er nødvendigt at ombooke med kort varsel eller skaffe nye hotelværelser, siger han.

Globalt kendskab og aftaler nødvendige

I disse situationer er det rart at have selskaber med et globalt kendskab og kontakter ude i verden, som sikrer effektive og hurtige løsninger på stedet, så man ikke strander et sted og ikke når frem til vigtige møder. Vi køber meget internationalt, men tilgængeligheden døgnet rundt er stadig vigtig, og ifølge Lars Thykier er det heller ikke uvæsentligt, hvem man får fat i, når man kontakter selskabet: - Jeg kender det fra mig selv. Jeg vil nok også helst forklare situationen på dansk, hvis det er muligt – alternativt på engelsk.

Lars Thykier

Derfor har alle de forretningsrejsebureauer, der har danske kontorer en fordel på dette område, som de kan udnytte.

Mere teknologi, men stadig behov for personlig service

Gennem de internationale samarbejder kan danske etablerede forretningsrejsebureauer også være med. Og det er de, blandt andet fordi de gennem deres partnere indgår indkøbsaftaler på baggrund af en større samlet volumen. De kan også udnytte deres internationale kontakter til at give samme sikkerhed og service til rådighed for kunderne, som de internationalt funderede rejsebureauer tilbyder. Det er særligt vigtigt for de erhvervsrejsende. Der er en hastig udvikling i gang i teknologien, og vi automatiserer, de steder vi kan, så vi vil se endnu flere digitale muligheder for bestillinger, betalinger og oversigter for de rejsende fremover. -Der vil dog efter min mening stadig være brug for hjælpsomme og imødekommende rejserådgivere, som rådgiver og hjælper kunderne, hvis de henvender sig personligt. Mange virksomheder og private kunder benytter flittigt de digitale muligheder, men folk er forskellige, og der er nogen, der foretrækker den personlige service, mens andre er glade for at bruge smartphone, tablet eller pc, mener Lars Thykier og tilføjer, at det også gælder de kommende generationer. Bare fordi man er ung, betyder det ikke, at man ikke værdsætter den personlige service – gerne på dansk – og selvom rejsemønstre- og mål ændrer sig, så er det ikke alt, der bare bliver lavet helt om.

12 - Annoncetillæg ANNONCE

Den moderne forretningsrejsende og virksomhederne stiller nye krav Både den rejsende og virksomheden har nye krav til fleksibilitet, overblik og kontrol over forretningsrejser. Det udfordrer udbyderne, som skal tilgodese mange interesser, men den nye teknologi gør det meste muligt.

dag kan den forretningsrejsende benytte et hav af muligheder for at bestille, betale og sørge for aktiviteter og transport på stedet via internettet og de digitale devices som smartphones og tablets. Det gælder både i fritiden, men også i arbejdslivet, hvor adgangen til information og valg er enorm. Det skal være nemt og enkelt at få overblik over mulighederne og kunne vælge, hvad der passer bedst. -Alting har ændret sig for den moderne forretningsrejsende, der har forventninger baseret på erfaringerne fra eget liv, hvor internettet har givet adgang til informationer og sociale medier, så man har behov for selv at kunne vælge blandt det store udbud i dag. Desuden er fritid og arbejdstid også blandet lidt mere sammen, således at en forretningsrejse et sted kan udvides med et par private dage efterfølgende. Det skal der være plads til at kunne ordne let og enkelt, når det passer, forklarer Jesper Söderström, General Manager for Amadeus Scandinavia.

Nye systemer møde nye behov

Udviklingen stiller også krav til flyselskaber og rejsebureauer om at kunne honorere alle disse krav via deres elektroniske systemer. Der skal være adgang til alt, men alligevel personaliseret til den enkeltes behov. Her har Amadeus udviklet en række løsninger, som opfylder mange af de krav, der stilles fra alle aktører. Deres Amadeus cytric Travel & Expense er eksempelvis en løsning til den forretningsrejsende, som håndterer hele processen fra rejseforespørgsel over bekræftelser af bookinger til opgørelse af rejseudgifterne. -Den understøtter dels virksomhedens optimering af deres rejseudgifter – altså det totale omkostningsbillede for alt, der har med rejser at gøre.

Jesper Soderstrom, CEO Amadeus Scandinavia

Dels giver den de rejsende en forbedret oplevelse af at få opfyldt sine behov for kontrol, valg og service. Det giver et stort udvalg af indhold, både på fly, tog, transfers og transport på stedet. Der er masser af grafik og kort, som vi kender fra forskellige bookingsites m.m., som giver mulighed for tilvalg, fortæller Jesper Söderström.

Mere kompleks opgave med individuelle ønsker

Blandt Amadeus’ øvrige systemer findes også Mobile Messenger, der giver rejsemanagerne et effektivt værktøj til at tracke og kommunikere med deres ansatte, hvis der for eksempel opstår en krisesituation, så man kan bistå sine ansatte og hjælpe dem videre så hurtigt som muligt, siger Jesper Söderström og nævner også CheckMyTrip, som et eksempel på en app som er blevet et ’hub’ til at håndtere sin rejse før og under selve rejsen. Her får man automatisk information, når check-in åbner, og man kan booke on-site services som transfer, parkering eller aktiviteter som restauranter eller lignende, ligesom der er mulighed for at kunne træffe valg ud fra individuelle ønsker -Det er også noget, vi arbejder med i retning af for eksempel at kunne arbejde sammen med voice-recognition, når det bliver endnu mere aktuelt. I det hele taget driver den teknologiske udvikling området frem mod nye løsninger, der gør det mere komfortabelt for den forretningsrejsende, men også skal gøre det muligt at holde styr på for virksomhederne. I dag har rejsemanageren i virksomheden fået en langt mere kompleks opgave med at håndtere rejseaktiviteter med en masse nye muligheder, hvor den rejsende selv er meget mere inde over valgene, forklarer han.

Skab fremtidens rejse med Amadeusâ&#x20AC;&#x2122; lĂ¸sninger for forretningsrejsende amadeus.com/corporatesolutions

14 - Annoncetillæg

ANNONCE

Carsten Østberg, Nordisk operativ chef

Tidskrævende håndtering af visa og legaliseringer for virksomheder Tidskrævende visumansøgninger, legaliseringer og oversættelser er stadig en udfordring for mange virksomheder, som bruger mange ressourcer, der kunne være benyttet bedre på kerneforretningen. Af Jens Kisker

ange visumansøgninger kræver stadigvæk besøg på ambassaden og fingeraftryk – i hvert fald første gang – ligesom der er tale om suveræne stater, hvor kravene til dokumenter og visum hurtigt kan ændres. Det kræver mange kompetencer og globale kontakter, der kan holde én orienteret om udviklingen på de forskellige områder. Det er er en udfordring for mange virksomheder, der sender medarbejdere ud, skal eksportere produkter eller have ægtefæller med m.m. Derfor er der firmaer, der udbyder services, som professionelt håndterer disse sager for firmaerne, så de sikrer sig, at alle betingelser er opfyldt, og varer eller personer kommer sikkert og korrekt af sted. Comet Consular Services er et af disse fir-

maer, og de har fuldt med udviklingen og tilpasset deres ydelser til de nyeste krav og muligheder. -Vi ser os mere som en partner end leverandør til vores kunder. Vi beskæftiger os primært med visum, legaliseringer og oversættelser, og vi tager os både af handelsdokumenter og juridiske dokumenter. Selvom digitaliseringen også vinder ind på disse områder med blandt andet e-visum, så kræver flere lande ofte personlig henvendelse eller kontakt til ambassaden eller konsulatet, lige såvel som man skal have kendskab til mange nye regler, som ofte ændrer sig, fortæller Carsten Østberg, nordisk operativ chef.

De nyeste kompetencer og kontakter sparer tid

Hos et professionelt firma kan de for eksempel ringe direkte til deres kontakter på en ambassade i et specifikt land og høre til eventuelle nye

retningslinjer og få vished om, hvornår de træder i kraft. Udviklingen betyder, at der i dag sidder flere folk på kontorerne hos Comet Consular Services, fremfor at de skal tage rundt til ambassader og konsulater og indhente visa, tilladelser og underskrifter på dokumenter. Der er samlet specifikke kompetencer på de enkelte kontorer, således at der i dag for eksempel sidder et globalt team i København, der tager sig af de ting, som ikke passer ind i de helt almindelige rammer. Det kan være i forhold til reglerne for ’expats’ eller lande med helt unikke krav. Fremtiden er helt klart e-visa, men der er endnu nogle lande, hvor der er skrappe krav, som eksempelvis Kina. -For eksempel fingeraftryk ved første visumansøgning, som så gælder i fem år. Dette har Kina implementeret i Sverige, hvilket vi moniterer der, hvor man kan booke tid og

spare ventetiden. Så er vi også er klar til indtoget i Danmark indenfor en overskuelig fremtid. Tidsforbruget er i det hele taget et af de væsentlige argumenter for vores kunder, når de vælger os. De sparer simpelthen en masse ventetid på opringninger og henvendelser, ligesom de ikke skal sætte sig ind i reglerne. Men det kræver også, at firmaer som vores skal være omstillingsparate til den nyeste udvikling hele tiden, forklarer Carsten Østberg.

Over 100 af Danmarks mest unikke møde- og konferencesteder Få et gratis og uforpligtende tilbud på

78 75 29 03

GRATIS B O O K I N GS E RV I C E

Få styr på din REJSEAFREGNING med zExpense

NEM OG INTUITIV STYRING AF UDLÆGS- OG REJSEAFREGNINGER

FÅ EN GRATIS OG UFORPLIGTENDE DEMO:

Tlf. 72 44 11 90 mail@zebon.dk

REDUCER TIDSFORBRUGET MED OP IMOD

60%

SLUT MED Upload bilag med App’en ● ● ● ● ●

Tag et billede af din kvittering med App’en. Slut med papirbilag og manuel arkivering. Tilknyttes automatisk din kreditkorttransaktion i zExpense. Opretter automatisk udgiftslinie ved kontantudlæg. Sikrer nem og lovpligtig dokumentation af dine udgifter.

Tlf. 72 44 11 90

mail@zebon.dk