NYE EU-REGLER RULLER IND OVER DANMARK
Læs mere fra side 2
SÅDAN ETABLERER VIRKSOMHEDERNE EN WHISTLEBLOWERORDNING
Brian Hansen, Sibilum Læs mere side 3
Matilde Yvander, Legal Consultant Visma DataLøn
Palle Knudsen, CRO Visma DataLøn & ProLøn Læs mere side 4-5
UDNYT TIDEN OPTIMALT OG BESKYT MEDARBEJDERNE
Sarah Jakobsen, Chief Risk Officer & DPO Zenegy Læs mere side 10
Ny lovgivning for arbejdsgivere ruller ud over danske virksomheder i en lind strøm i denne tid. Mange virksomheder er godt med. Det skal de være, for snart rammer næste regelsæt, og der er jo også lige en forretning, der skal drives.
Af Mette Vitved Bjørkvik, personalejuridisk chef og advokat i Dansk Erhverv
De fleste nye regler kommer fra EU og følges op af dansk lovgivning. Først kom ændringer til ferieloven, barselsloven og vilkårsloven. For tiden er det anden del af whistleblower-lovgivningen, nye regler for tidsregistrering og CSRD, der også vedrører afrapportering om medarbejderforhold, som er ved at blive rullet ud. Toget kører derudaf.
Reglerne rammer stort set alle arbejdsgivere. Fælles for reglerne er, at de både ændrer retstilstanden og stiller nye systemtekniske krav, som virksomhederne må indrette sig efter. Det er ikke en lille opgave, som virksomhederne skal løse. Hvor det først var de større virksomheder, som skulle etablere en whistleblower-ordning med en række krav til etablering og håndtering af ordningen, så var det fra december 2023 også private virksomheder ned til 50 ansatte, som skal have implementeret en sådan ordning.
Tidsregistrering er lige nu det største dyr på savannen Den helt store ting lige nu er dog den kommende lovændring om registrering af arbejdstid. De nye regler træder i kraft den 1. juli 2024. Herfra skal man i alle danske virksomheder registrere og kunne dokumentere hver enkelt medarbejderes samlede arbejdstid. Reglerne stiller krav om et objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem, hvor den
samlede daglige arbejdstid skal registreres og stemme overens med den faktiske arbejdstid. Hvis der sker nogle ændringer i noget, som allerede er registeret, så skal der justeres. Formålet med reglerne om arbejdstidsregistrering er at sikre, at eksisterende regler om daglig og ugentlig hviletid, og reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid kan overholdes.
Start gerne nu
Som virksomhed er det en fordel at starte nu med at gøre sig klart, hvordan man som stor børsnoteret virksomhed eller mindre erhvervsdrivende skal forholde sig til de nye registreringskrav. Det gælder helt lavpraktisk om at se på, hvordan medarbejderne i virksomheden arbejder. Sidder medarbejderne fast ved en pc? Er de ude at køre på kundebesøg? Er de af og til ude at rejse? Arbejder de efter vagtplaner eller i en bestemt åbningstid? For der er ikke formkrav til tidsregistreringen og alt efter type af virksomhed, kan der være en passende metode til at få systematiseret tidsregistreringen. Gerne i en form hvor registreringen enkelt kan implementeres og efterleves.
I Danmark har vi heldigvis en sund virksomhedskultur med mange stærke og professionelle virksomheder, som godt kan håndtere de nye krav. En del virksomheder har allerede en fast arbejdstid eller en proces for tidsregistrering, og hos nogle ligger oplysningerne der elektronisk. Her kan det være nødvendigt, at der bygges nogle foranstaltninger på, så det sikres,
Ansvarshavende redaktør Henning Andersen, henning@partnermedier.dk
Projektleder Sophie Sayk Gregersen, sg@partnermedier.dk
Journalister Pia Bundgaard Hansen
Art Director Heidi Carlsen, heidi@partnermedier.dk
Grafisk produktion Majbritt Høger, majbritt@partnermedier.dk
Forside Dansk Erhverv
Udgiver
at ændringer ved f.eks. vagtbytte, fravær eller ekstra arbejde kommer med. Arbejdsgivere skal kunne dokumentere den faktiske arbejdstid, men det er heldigvis ikke alle, som behøver helt nye procedurer og systemer.
Kan ende med endnu bedre arbejdspladser
Reglerne er ikke vokset i Dansk Erhvervs have, men når nu de er her, så kan de blive brugt til at skabe værdi. For eksempel kan arbejdstiden bedre kontrolleres, og når der er styr på medarbejdernes tidsforbrug, så signalerer det, at medarbejdere er et vigtigt aktiv i virksomheden. Det kan f.eks. få betydning i forhold til rekruttering og virksomhedens brand og omdømme. Der kan også være investorer og kunder, der interesserer sig for virksomhedens social-bæredygtige ansvarlighed. På de indre linjer kan en whistleblower-ordning og en mere systematisk tidsregistrering blotlægge forhold, som ledelsen hurtigere får kendskab til og dermed hurtigere kan handle på.
Vi må i øvrigt ikke glemme, at de nye krav og systemer også stiller krav til medarbejderne. De skal forholde sig til nye procedurer og indberetningsmuligheder. Det vil så på sigt forhåbentlig betyde, at der bliver en større synergi mellem ansvarsfølelse og virksomhedsførelse, som alle parter skal bidrage til, og som i sidste ende kan skabe endnu bedre arbejdspladser og resultater på bundlinjen.
K ære Læser Indholdet i denne udgivelse er bl.a. blevet til i samarbejde med vores mange sponsorer og annoncører. Vores tekstforfattere og journalister har gjort sig umage med at finde og skrive indhold til dig, som vi håber vil give dig god information o g inspiration. God læselyst!
Hold dig opdateret, følg din branche på www.businessreview.dk
Virksomheder med mere end 50 medarbejdere skal nu have en whistleblowerordning. Sibilum guider til, hvordan virksomhederne får etableret den bedste ordning, der fungerer som et ledelsesværktøj, sikrer medarbejderne og lever op til lovens krav. Sibilum fortæller også om, hvad virksomhederne skal være opmærksomme på, inden de vælger leverandør.
Af Pia Bundgaard HansenDe nye whistleblowerregler, der trådte i kraft i Danmark den 1. januar i år, betyder, at virksomheder med 50 eller flere ansatte skal have en whistleblowerordning, som skal indeholde både indberetningskanal, procedure og politik.
”Formålet med loven er at sikre, at den person, der indberetter, kan tale frit og ubegrænset om forhold og hændelser. Virksomhederne bør se ordningen som et ledelsesredskab, hvor medarbejdere eller interessenter kan kommunikere fortroligt om forhold, som er relevante for organisationen,” siger Brian Hansen, der blandt andet har været ekspertvidne i højesteret i London. Brian Hansen har stiftet Sibilum for netop at kunne tilbyde virksomhederne de bedste kompetencer og værktøjer, der gør det nemt at etablere og drive whistleblowerordninger, som lever op til lovens krav. Sibilum, der håndterer mere end 800.000 dokumenter for kunder i alle typer af organisationer, har udviklet en whistleblowerplatform.
Brian Hansen understreger, at det er i alles interesse, at kritiske røster bliver hørt på arbejdspladsen i stedet for i frustration at blive luftet på fodboldbanen efter arbejdet:
”De sager, som indberettes, handler typisk om arbejdsforhold, som ikke bliver overholdt, personberigelse eller personkrænkende adfærd.”
Hvordan får man etableret en whistleblowerordning?
Virksomheden kan internt udnævne to til tre personer, der ikke er involveret i den daglige drift. Det kan fx være en medarbejder fra HR og en bogholder. Enhedens vigtigste opgave er at sikre, at indberetteren kan være anonym, og at dialogen er fortrolig.Virksomhederne behøver ikke investere i dyre løsninger, hvor advokater står til rådighed på månedsabonnement, men det er centralt, at virksomheden får oprettet et whistleblowersystem, der lever op til kravene i loven:
”Virksomheden skal etablere en kommunikationskanal, hvor al dialogen kan foregå sikkert. Loven stiller skarpe krav til fortrolighed, logning og sletninger. Det er derfor afgørende, at hele eller dele af kommunikationen ikke foregår via fx et almindeligt mailsystem, da medarbejdere fra fx it og ledelsen vil kunne få adgang, ligesom slettereglerne ikke vil kunne overholdes,” fortæller Brian Hansen.
Brian Hansen opfordrer også virksomhederne til at udarbejde en whistleblowerpolitik, så kommandovejen er tydelige for medarbejderne. Den politik kan med fordel sættes ind i personalehåndbogen.
”Formålet med loven er at sikre, at den person, der indberetter, kan tale frit og ubegrænset om forhold og hændelser. Virksomhederne bør se ordningen som et ledelsesredskab, hvor medarbejdere eller interessenter kan kommunikere fortroligt om forhold, som er relevante for organisationen.”
Brian Hansen, SibilumStil krav til din leverandør
Hos Sibilum anbefaler de, at virksomhederne stiller krav til udbyderen af whistleblowersystemet: ”Inden du i virksomheden overlader nøglerne til data, så tjek udbyderen på CVR.dk for at se, om selskabet er solvent. Stil krav om en databehandleraftale baseret på Datatilsynets skabelon for databehandleraftaler, så du er sikker på korrekt behandling i forhold til GDPR og whistleblowerloven,” forklarer Brian Hansen, og han uddyber: ”Sørg også for at stille krav om en årlig uvildig revisionserklæring som ISAE 3402 med tillæg for GDPR og whistleblowerloven. På den måde kan virksomhederne undgå lykkeriddere, der forsøger at sælge hurtige løsninger, som ikke overholder loven.”
Brian Hansen understreger, at han bliver ramt på sin faglige stolthed, når en leverandør påstår, at de overholder lovgivningen uden at kunne dokumentere det.
”Virksomheder skal også være på vagt, hvis en leverandør flytter fokus væk fra selve opgaven, og i stedet viser irrelevante statistikker. Det er lidt at skyde gråspurve med kanoner med statistikker til en virksomhed med 600 ansatte, hvor man kan forvente en indberetning hvert andet år.”
Sibilum, der er blandt Danmarks mest erfarne på området for whistleblowerordninger, blev stiftet i 2015. Virksomheden blev etableret med henblik på at tilbyde sikring og udveksling af fortrolig kommunikation. Løsningerne anvendes i hele verden af forskellige advokat- og revisionshuse. I 2019 påbegyndte Sibilum en transformation mod den perfekte whistleblowerplatform, som stod færdig i november 2020.
Læs mere på www.sibilum.com
De nye tilføjelser til arbejdstidsloven træder i kraft den 1. juli, og det får betydning for alle danske arbejdsgivere, der skal indstille sig på nye processer og systemer for at efterleve reglerne. Visma DataLøn & ProLøn står bag DataLøn Tid, som gør det enkelt for medarbejdere og virksomheder at tidsregistrere, så de lever op til reglerne.
Af Pia Bundgaard Hansen
De nye lovkrav betyder, at danske virksomheder skal have et system, der kan registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid i et tidsregistreringssystem, som også er tilgængeligt for kontrol.
For mange virksomheder betyder det, at de skal indføre et funktionelt tidsregistreringssystem, der lever op til lovens krav.
”Vi gør det nemt for virksomhederne at registrere tid, så de
Visma DataLøn og ProLøn er eksperter i løn og HR til små og mellemstore virksomheder.
Visma DataLøn og ProLøn er Danmarks største leverandør af lønløsninger, og hver måned modtager mere end 500.000 danskere løn via lønsystemet DataLøn.
Læs mere på www.dataloen.dk
ikke skal bekymre sig og i stedet kan bruge tiden på deres kerneopgaver. Vi har i mange år arbejdet med at lette den administrative byrde både inden for lønadministration og tidsregistrering”, forklarer Palle Knudsen, der er CRO hos Visma DataLøn & ProLøn, som er Danmarks største leverandør af lønløsninger.
Tryg løsning der lever op til den nye lov De nye regler gælder som udgangspunkt for alle virksomheder, der har ansatte. Visma har udviklet DataLøn Tid – en brugervenlig løsning, der kræver minimum arbejde for medarbejder og administrator og giver overblik over fx overarbejde og fravær. Løsningen sikrer nem godkendelse af indberetning, og giver medarbejderen adgang til egne data fx via en app. DataLøn Tid er egnet til mange forskellige faggrupper heriblandt funktionærer.
Medarbejdere kan nemt indberette arbejdstid, kørsel, udlæg eller vareforbrug på farten via appen. I produktionsvirksomheder eller arbejdspladser med mange kontormedarbejdere kan DataLøn Tid sættes op med terminaler, hvor medarbejderne kan tjekke ud og ind; registrere fravær, årsager til fravær osv. Systemet, der understøtter den nye lovgivning, kan nemt integreres med Vismas andre løsninger, som fx DataLøn. Medarbejderne har fuldt overblik i appen. Et centralt punkt i den nye lov er, at medarbejderne skal have indsigt i data. Appen giver medarbejderne et godt overblik over arbejdslivet. Her får hver enkelt medarbejder nemlig et komplet overblik over indberetninger, projekter, optjente feriedage, afspadseringstimer, kørte kilometer og meget andet. ”Vi rådgiver virksomhederne, så de er godt klædt på til kravene i den nye lovgivning, så de kan vælge den løsning, der
passer til den enkelte virksomheds behov. Det er enkelt at komme godt i gang med at bruge DataLøn Tid uanset branche og behov, fordi systemet kan integreres med det lønsystem, som virksomhederne allerede bruger”, forklarer Palle Knudsen.
DataLøn Tid er et gennemtestet system med tusindvis af brugere. For at komme i gang tilbydes der både en individuel demo af systemet, webinarer eller en gratis 14-dages prøveperiode, hvor systemet sættes op efter den enkelte virksomheds behov.
Beskyt medarbejdernes rettigheder
Lovgivningen lægger op til, at virksomhederne har metodefrihed, men systemet skal være objektivt og pålideligt, og så er det et krav, at både medarbejdere og arbejdsgiver skal have adgang.
”Det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om overvågning, men om at beskytte medarbejdernes rettigheder. Loven skal sikre, at regler som 48-timers reglen bliver overholdt, så medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder”, uddyber Matilde Yvander, Legal Consultant hos Visma DataLøn.
En anden regel er 11-timers reglen, hvor medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer. Derudover har medarbejdere krav på en ugentlig fridag i tilknytning til en hvileperiode.
Baggrunden for de nye lovkrav om tidsregistrering udspringer af en sag i EU, hvor den spanske fagforening CCOO sagsøgte Deutsche Bank, fordi banken ikke kunne sikre, at reglerne for arbejdstid blev overholdt.
• Gør det nemt at indberette arbejdstid, så det lever op til de nye lovkrav om tidsregistrering
• Gør det nemt at indberette kørsel, udlæg m.m. på farten
• Samler planlægningen af arbejdstid og ferie ét sted
• Tilpasses jeres hverdag og tager højde for overenskomstkrav
• Sender registreringer til godkendelse på rette niveau(er)
• Har direkte forbindelse til løn- og økonomisystem
• Giver medarbejderne overblik over saldi, som fx afspadsering.
Deltag på et gratis webinar, og se DataLøn Tid indefra Er du nysgerrig på, hvad DataLøn Tid kan, og hvordan systemet virker? Du kan selv vælge, om du bare vil være med på en lytter, eller om du vil stille spørgsmål – der er plads til begge dele.
Tilmeld dig på dataløn.dk/tid-webinar
”Vi gør det nemt for virksomhederne at registrere tid, så de ikke skal bekymre sig og i stedet kan bruge tiden på deres kerneopgaver. Vi har i mange år arbejdet med at lette den administrative byrde både inden for lønadministration og tidsregistrering”
Palle Knudsen, CRO Visma DataLøn & ProLøn
”For mange arbejdsgivere vil tidsregistrering være helt nyt, fx har mange funktionærer typisk ikke en tradition i arbejdslivet med at tidsregistrere”
Matilde Yvander, Legal Consultant Visma DataLøn
Kom godt i gang
DataLøn Tid er udviklet, så virksomhederne nemt kan overholde regler for overenskomst, GDPR, tidsregistrering m.m. ”For mange arbejdsgivere vil tidsregistrering være helt nyt, fx har mange funktionærer typisk ikke en tradition i arbejdslivet med at tidsregistrere,” fortæller Matilde Yvander. Metodefriheden i lovkravene betyder, at medarbejderne ikke behøver at bruge en stopurs-model, men kan registrere den samlede arbejdstid per dag.
Det er også muligt blot at registrere afvigelser. Her kan medarbejderen have en fortrykt arbejdsuge med det aftalte timeantal og så nøjes med at registrere, hvis der er afvigelser som fx overarbejde eller afspadsering.
“Der venter et administrativt arbejde hos mange virksomheder. Vi kan rådgive virksomhederne om den juridiske del og hjælpe med udarbejdelse af politik om tidsregistrering, så der bliver overensstemmelse mellem reglerne og de interne politikker i forhold til, hvordan der skal ske registrering af arbejdstid, rådighedsvagter, frokostpauser, lægebesøg m.v. Nogle virksomheder har grupper af medarbejdere, der registrerer tid forskelligt, hvilket vi også kan hjælpe med,” forklarer Matilde Yvander, og hun uddyber:
”For at leve op til loven skal virksomheden sørge for, at data er tilgængelige for arbejdstager minimum fem år, hvilket kræver et driftssikkert system, der lever op til reglerne i GDPR.”
DataLøn Tid sender persondata sikkert og sørger for, at reglerne i GDPR bliver overholdt.
Læs meget mere om mulighederne og løsningerne på dataløn.dk/dataløn-tid
Tidsregistrering bliver en del af arbejdsdagen hos danske virksomheder, når den nye EU-lov træder i kraft den 1. juli 2024. TimeLog, der i mere end 20 år har arbejdet med tidsregistrering, viser, hvordan tidsregistreringen kan skabe værdi for både medarbejdere og virksomheden, styrke bundlinjen og medarbejdernes trivsel.
Af Pia Bundgaard HansenNår den nye EU-lov om tidsregistrering træder i kraft i Danmark den 1. juli, betyder det, at alle virksomheder, som har ansatte, skal have implementeret et tidsregistreringssystem, som kan dokumentere medarbejdernes arbejdstid. Mange virksomheder og medarbejdere ser det som en udfordring, men de bør i stedet se på alle mulighederne, det åbner op for.
”Det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om overvågning, men om at skabe mere gennemsigtighed, sikre medarbejdernes rettigheder og skabe et bedre arbejdsmiljø. Loven sikrer en struktureret tilgang til tidsregistrering, og er et stærkt redskab for både ledelse og medarbejdere til at kvantificere tid og optimere processerne,” siger Per-Henrik Nielsen, CEO fra TimeLog, der kombinerer tidsregistrering, ressourceplanlægning og projektstyring med fakturering, økonomi og rapportering i ét uundværligt værktøj til virksomheder og organisationer.
Tidsregistrering sikrer overblik
Tidsregistrering kan meget mere end at tælle sygedage; det er et ledelsesredsskab, som kan styrke forretningen og samtidig skabe bedre arbejdsmiljø for medarbejderne.
”Tidsregistrering kan bruges som best practice til at vurdere
”Det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om overvågning, men om at skabe mere gennemsigtighed, sikre medarbejdernes rettigheder og skabe et bedre arbejdsmiljø. Loven sikrer en struktureret tilgang til tidsregistrering, og er et stærkt redskab for både ledelse og medarbejdere til at kvantificere tid og optimere processerne”
virksomhedens timeforbrug på opgaver. Ledelsen kan let følge med i, hvor mange timer det reelt tager at løse en opgave. Hvis man fx fakturerer 1.800 timer på en opgave, virksomheden reelt bruger 2.000 timer på, så kan registreringen bruges som en øjenåbner,” forklarer Sascha Skydsgaard, CRO hos TimeLog. Hos TimeLog fortæller de, at flere virksomheder i EU, allerede sætter deres signatur på en tidsrapport, inden de fakturerer, fordi det styrker gennemsigtigheden for alle parter.
Værktøj der lever op til lovgivningen
I mange EU-lande bruger man allerede tidsregistrering. Loven er kommet i stand, fordi der i 2019 faldt en EU-dom, som skal sikre, at arbejdsgivere i EU-medlemslande bruger et pålideligt tidsregistreringssystem. Et system, som TimeLog har klar til virksomhederne. Loven kommer med metodefrihed, så registreringen kan foregå på mange måder. Det kan være alt fra, at medarbejderne på daglig basis registrerer detaljeret, hvilke opgaver der løses i arbejdstiden til, at medarbejderen ”kun” registrerer sin arbejdstid, hvis der er afvigelser fra de fastdefinerede rammer. Et eksempel er, at medarbejderen i løbet af en måned registrerer to timer på et lægebesøg eller barnets første sygedag.
Redskab til at fordele opgaver
TimeLog har selv i en årrække brugt tidsregistrering internt, fx når en medarbejder bliver lånt ud til et andet team i en
spidsbelastet periode. Hos TimeLog ved de nemlig af erfaring, hvilken værdi registreringen kan skabe.
”Når en medarbejder skal løse opgaver i forskellige teams, kan det give udfordringer med at nå alle opgaverne. Tidsregistreringen er et fremragende værktøj, så ledelsen kan finde balancen, og medarbejderen ikke bliver stresset over urealistisk planlægning med opgaver fra flere sider,” Per-Henrik Nielsen.
Tiden bliver strategisk
Tidsregistreringen kan også bruges strategisk, fordi både virksomheden og medarbejderne kan basere deres viden på data og ikke på en mavefornemmelse.
TimeLog fortæller om en af deres kunder, som proaktivt har brugt tidsregistreringen til at afdække, hvorfor medarbejderne ikke brugte et uddannelsesforløb, som virksomheden havde investeret i. Virksomheden kunne se, at medarbejderne kun havde brugt en tiendedel af den tid, der var sat af til uddannelse. Den indsigt kan virksomheden så bruge til at foretage den rette investering i medarbejdere, når virksomheden skal løfte kompetenceniveauet.
”Virksomheder kan også bruge tidsregistrering til at udvikle nye forretningsområder fx ved at sætte 100 timer af til at udvikle et koncept. På den måde kan virksomhederne bruge registreringen til benchmarking,” siger Per-Henrik Nielsen.
Det handler om at se potentialet og skræddersy den løsning, som fungerer for den enkelte virksomhed.
”Internt hos os i TimeLog bruger vi også tidsregistreringen til at se på, hvordan timerne fordeler sig på tværs af virksomheden.
Hvor er der brug for hjælp til opgaverne, mangler vi personale eller hele personalegrupper,” forklarer Sascha Skydsgaard.
Tidsregistrering til personlig udvikling
Tidsregistrering kommer med mange individuelle muligheder og kan bruges forskelligt alt efter man er konsulent, projektleder, bogholder arbejder med teknik eller produktion.
”Medarbejderne kan også bruge tidsregistreringen til personlig udvikling. En detaljeret daglig tidsregistrering dokumenterer præcist, hvad arbejdsdagen bruges på. Hvis man er ansat som sælger, så giver det fx god mening, at 40 % af arbejdsdagen går med kundemøder.
Adskiller arbejdsmønsteret og opgaverne sig væsentligt fra den rolle, man er ansat til at opfylde, kan medarbejderen bruge det som dokumentation til at løfte sit arbejdsliv,” forklarer Sascha Skydsgaard. Den detaljerede registrering kan også give medarbejderen indblik i, hvilken type opgaver der fylder meget i arbejdslivet, og så kan den enkelte målrette sin karriere efter det. ”Mulighederne er mange, og vi hjælper virksomhederne godt i gang med den nye lov med rådgivning og redskaber, så den kan bruges konstruktivt. For der er ingen tvivl om, at den nye EU-lov er en kæmpe mulighed for at skabe vækst, optimere på tværs og samtidig sikre bedre arbejdsmiljø for medarbejderne,” siger Per-Henrik Nielsen.
Hos TimeLog har de allerede mere end 1.200 kunder, der bruger tidsregistrering.
Læs meget mere om, hvor din virksomhed kommer godt i gang på www.timelog.com
Det betyder, at du for hver eneste time, du registrerer, får indsigt i din forretning, så:
• Du ved præcis hvad hver enkelt time er værd
• Du kan træffe beslutninger baseret på data i stedet for mavefornemmelser
• Du kan fokusere 100% på de kunder og projekter, der reelt tilføjer værdi til forretningen
• Du har komplet overblik over projektøkonomien – helt ned til det individuelle projekt, den enkelte kunde, afdeling eller medarbejder.
Læs mere på www.timelog.com
Fra den 1. juli 2024 skal alle danske arbejdsgivere kunne dokumentere deres ansattes arbejdstid ved brug af tidsregistrering. Det fremgår af lovforslaget, som blev vedtaget i Folketinget den 23. januar 2024.
Mange arbejdsgivere er allerede nu i gang med forberedelserne til, at loven om tidsregistrering træder i kraft den 1. juli 2024.
Hos revisions- og rådgivningshuset Grant Thornton hjælper de virksomhederne med rådgivning, så de kan vælge de rette løsninger, der lever op til loven – og det behøver ikke være så kompliceret, som flere ellers går og tror.
Af Pia Bundgaard Hansen
Grant Thornton, der er et revisions- og rådgivningshus, hjælper virksomheder med skræddersyede løsninger, giver perspektiv og har en ægte glæde ved at skabe sikkerhed og ’arbejdsro’ for kunderne. I Danmark er 600 klar til at hjælpe virksomhederne med regnskab, management consulting, rådgivning, skat og konsulentydelser. Læs mere på www.grantthornton.dk
Imange EU-lande tidsregistrerer virksomhederne allerede medarbejdernes arbejdstid. Den 1. juli 2024 bliver lovforslaget implementeret på de danske arbejdspladser. Loven betyder, at arbejdsgiverne skal kunne dokumentere deres ansattes arbejdstid ved brug af tidsregistrering.
”Baggrunden for den nye lov om er i bund og grund at at sikre arbejdstagers rettigheder. I virkeligheden kommer der ikke en masse nye love og regler. Det nye er, at medarbejdernes tid nu skal registreres og dokumenteres,” forklarer Rikke Andersen Hviid, digitaliseringskonsulent hos Grant Thornton, og hun uddyber:
”Registreringen skal blandt andet være med til at sikre, at gældende hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid, pauser mv. overholdes. Det betyder blandt andet, at medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit, når man ser på en periode på fire måneder. Derudover
skal 11- timers reglen overholdes samt medarbejdernes ret til en ugentlig fridag”.
Krav til tidsregistreringssystemet
Loven lægger op til metodefrihed for arbejdsgiverne, men det er et krav, at tidsregistreringssystemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Derudover skal medarbejderen have adgang til sine egne oplysninger, og de registrerede oplysninger skal opbevares hos arbejdsgiver i fem år.
”Det er en god ide for virksomhederne at tale med deres rådgivere om, hvilket tidsregistreringssystem, der vil være den rigtige løsning,” siger Rikke Andersen Hviid og uddyber: ”Der er mange aktører på markedet, som udbyder produkter og store forkromede løsninger, men det er at vælge en løsning, der er mere avanceret, end der er behov for.”
Rikke Andersen Hviid understreger, at tidsregistreringssystemet ligger godt i tråd med de nye krav i Bogføringsloven om, at bilag skal digitaliseres. Derfor vil det være en god ide
for virksomhederne at få strømlinet og digitaliseret processerne og sikre, at tidsregistreringssystemet er kompatibelt med virksomhedens nuværende lønsystem. Ifølge Rikke Andersen Hviid, er der både en tidsbesparende og økonomisk gevinst at hente på den lange bane: ”Står man og skal til at implementere et nyt tidsregistreringssystem, så bør man samtidig overveje, om der ligger nogle manuelle processer, som fremadrettet kan digitales i samme omgang.”
Tidsregistrering behøver ikke være kompliceret Generelt set er det nok de færreste virksomhedsejere, som ligefrem glæder sig til implementere nye systemer. Men faktisk behøver loven ikke betyde gennemgribende ændringer i arbejdslivet, og derfor bør arbejdsgivere ikke bekymre sig på forhånd, fortæller Rikke Andersen Hviid. Hun uddyber, at ”det handler om at finde en løsning, der selvfølgelig lever op til loven, men som kræver et minimum af administration”. Det oprindelige lovforslag er blevet suppleret med to væsentlige elementer. Det første er, at medarbejderne kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid. Det vil sige, at medarbejderen ikke behøver registrere tid hver dag, men kun de dage, hvor der er ændringer i arbejdsdagen. Det andet supplement til loven er, at medarbejderne kun skal regi-strere den samlede daglige arbejdstid uden at skulle angive hvilket tidsrum, arbejdet er udført. De to supplementer gør
lovgivningen meget mere fleksibel både for medarbejdere og virksomhederne, fordi den administrative del bliver markant mindre og ændringerne i hverdagen til at overskue.
Sørg for at overholde GDPR
Selv om der er metodefrihed, skal virksomhederne sikre, at deres løsning til tidsregistrering overholder GDPR. Det betyder blandt andet, at de nye arbejdsgange skal implementeres i GDPR-processerne, så dokumentationen lever op til de krav, der gælder. Hvis en virksomhed overtræder GDPR-reglerne, kan der falde bøder på op til 4% af dens globale årlige omsætning.
Selvtilrettelæggere kan være undtaget Kravet om tidsregistrering gælder som udgangspunkt for alle medarbejdere; dog er selvtilrettelæggerne undtaget. En selvtilrettelæggers arbejde kan ikke måles eller fastsættes på forhånd. Selvtilrettelæggerne, er ofte medarbejdere i de højere ledelseslag, eller medarbejdere som har hjemmel til at træffe selvstændige beslutninger.
”Er man selvtilrettelægger, skal det fremgå af ansættelseskontrakten eller et tillæg hertil. Definitionen af en selvtilrettelægger er ikke helt ligetil, og vi anbefaler, at virksomhederne søger rådgivning, hvis de er i tvivl,” fortæller Rikke Andersen Hviid.
Ny politik om arbejdstidsregistrering
Arbejdsgiverne skal udarbejde en politik om arbejdstidsregistrering, der blandt andet skal informere medarbejderne om, hvad er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Derudover skal arbejdsgiveren oplyse om sanktioner, hvis medarbejderen ikke registrerer sin arbejdstid korrekt. Den nye lov om tidsregistrering er vedtaget på baggrund af en EU-dom fra 2019 i den såkaldte Deutsche Banksag, hvor en spansk fagforening anlagde sag mod Deutsche Bank for ikke at kunne dokumentere en medarbejderes arbejdstider.
Medlemsstaterne i EU blev pålagt at indføre et krav om, at alle virksomheder skal implementere et tidsregistreringssystem, så medarbejdere kan registrere deres daglige arbejdstid.
Kom godt i gang
Hos Grant Thornton kan de hjælpe arbejdsgiverne med at vælge det mest relevante tidsregistreringssystem, rådgive om brugen samt den endelige implementering i virksomheden. ”Den nye lovgivning træder snart i kraft, så vi anbefaler, at arbejdsgiverne kommer i gang med de indledende processer, så de er klar den 1. juli,” understreger Rikke Andersen Hviid.
Læs meget mere på www.grantthornton.dk
”Står man og skal til at implementere et nyt tidsregistreringssystem, så bør man samtidig overveje, om der ligger nogle manuelle processer, som fremadrettet kan digitales i samme omgang.
Rikke Andersen Hviid digitaliseringskonsulent hos Grant Thornton
Tid er det vigtigste aktiv i en virksomhed. Zenegy viser, hvordan virksomhederne enkelt kan registrere tid og imødekomme kravene, når de nye tilføjelser til arbejdstidsloven træder i kraft den 1. juli.
Af Pia Bundgaard Hansen
Den 1. juli i år træder de nye tilføjelser til arbejdstidsloven i kraft. For de danske virksomheder betyder det, at de skal have et system, der kan registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid; et system som også er tilgængeligt for kontrol.
“Vi oplever mange kunder, som er nervøse for, om loven er tidskrævende at administrere. Mange er desuden bekymrede for, om loven handler om overvågning og vil spænde ben for den fleksibilitet, vi kender fra det danske arbejdsmarked fx med en høj grad af hjemmearbejde,” siger Sarah Jakobsen, Chief Risk Officer & DPO hos Zenegy, som har skabt en ny digital generation af lønsystemer, som sikrer overblik for både virksomheder og medarbejdere. Sarah Jakobsen uddyber:
”Det er klart, at loven giver mere administration, men vi har
• Lev op til de gældende EU-krav om tidsregistrering, for at undgå lovmæssige udfordringer.
• Undgå at bruge mange systemer til samme opgave, for at holde kompleksiteten nede.
• Integrér Zenegys løsninger med diverse ERPog økonomisystemer, og opnå mest mulig automatisering.
• Tilpas Zenegys løsninger til din virksomheds behov, så du sikrer mest mulig effektivitet og optimering af forretningen.
”Vi ønsker at gøre virksomheders arbejdsprocesser mere simple ved at skabe én samlet platform for timeregistrering, løn, regnskab, udgiftshåndtering og personaleadministration.”
skabt løsninger, der gør det enkelt. Loven handler ikke om overvågning, men om at beskytte medarbejderne og skabe mere gennemsigtighed for alle parter. Når virksomheder registrerer tid, kan det også bruges strategisk som et ledelsesredskab til at planlægge arbejdstiden bedre fx i forbindelse med overarbejde eller se på tværs af virksomheden, hvor der mangler kompetencer til at løfte opgaverne.”
Flere moduler til tidsregistrering
Hos Zenegy har de derfor skabt løsninger i deres produkter Zenegy Payroll og Zenegy Time, der tilbyder moduler til tidsregistrering - fra den helt simple model, hvor medarbejderen kun registrerer, hvis der er afvigelser i arbejdsdagen. Den anden og lidt mere avancerede løsning er modulet, hvor medarbejderen dagligt registrerer sine timer. Endelig er der det mest udbyggede modul, som blandt andet er redskabet til medarbejderne, som arbejder med mere skiftende arbejdstider.
”Modulerne er integreret med vores suite af løsninger - virksomhederne behøver dog ikke have andre af vores løsninger for at kunne bruge et af modulerne til tidsregistrering. Vi har bygget modulerne op, så de også fungerer sammen med andre systemer. Det centrale for os er, at det skal være nemt for både medarbejdere og virksomheder at bruge modulerne, så de i ste-
det kan bruge tiden på at løse kerneopgaverne,” forklarer Sarah Jakobsen. I Zenegy Payroll kan registreringer foretages enten via app, eller browser og i Zenegy Time kan en registreringsterminal til tablet, PC, eller mobil app’en bruges.
Kom godt i gang med at registrere tid
Zenegys løsninger ligger godt i tråd med deres filosofi om at gøre op med de klassiske og traditionelle lønsystemer og skabe en ny verden for både virksomheder og medarbejdere i kraft af det mest digitale og datadrevne lønsystem m.m. på markedet. ”Vi ønsker at gøre virksomheders arbejdsprocesser mere simple ved at skabe én samlet platform for timeregistrering, løn, regnskab, udgiftshåndtering og personaleadministration,” siger Sarah Jakobsen og uddyber:
”Vi rådgiver virksomhederne, så løsningen passer til behovene, uanset om medarbejderne er produktionsmedarbejdere, konsulenter, funktionærer eller en blanding af flere medarbejdertyper.”
Regler skal sikre medarbejdernes trivsel
For at blive klar til at efterleve kravene i loven skal virksomhederne allerede nu i gang med at implementere systemet, der kan sikre bedre gennemsigtighed og sikre, at regler som 48-timers reglen og 11-timers reglen bliver overholdt, samt at medarbejderne får en ugentlig fridag. Loven lægger op til metodefrihed, så det er op til virksomhederne at implementere et system, der lever op til lovens krav om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Et centralt punkt i den nye lov er, at medarbejderne også skal have adgang til data, og data skal opbevares og være tilgængelige i fem år. Med løsningerne fra Zenegy er det nemt for medarbejderne at tilgå oplysningerne via en app.
”Håbet med den nye lovgivning er at skabe et arbejdsliv med mindre stress, men stadig med den høje grad af fleksibilitet, som kendetegner det danske arbejdsmarked. Vi har indrettet vores løsninger med fokus på de elementer, så de er nemme og enkle af bruge i hverdagen,” understreger Sarah Jakobsen.
Læs meget mere om mulighederne på www.zenegy.com Her kan du også melde dig til nyhedsbrevet www.zenegy.com/tidsregistrering og melde dig til webinarer om den nye lovgivning.
Senest fra den 17. december 2023 skulle alle private virksomheder, fonde, foreninger og selvejende institutioner med 50 eller flere ansatte have oprettet en intern whistleblowerordning
En whistleblowerordning skal skabe en velfungerende indberetningskanal, hvor medarbejderne anonymt og sikkert kan foretage indberetninger angående alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold.
Codex Advokater tilbyder en whistleblowerordning, hvor vi fungerer som whistleblowerenhed og forestår etablering og administration af whistleblowerordningen på vegne af virksomheder. Codex Advokater leverer IT-platformen, og ordningen lever op til samtlige lovkrav via en abonnementsløsning, hvor det er muligt at kommunikere anonymt og sikkert. Ordningen kan også bruges overfor virksomhedens kunder, hvis det ønskes.
Codex Advokater leverer IT-platformen og sørger for opsætning af systemet og udarbejder politikker
Kontakt advokat Lars Egeskov Jespersen på lej@codexlaw.dk eller adv.fm. Casper Jakobsen på cj@codexlaw.dk eller ring til os på 75724100 for flere oplysninger.
Den nye arbejdstidslov, som træder i kraft den 1. juli 2024, vækker stærke følelser og debatter på arbejdsmarkedet, især blandt små og mellemstore virksomheder (SMV’er). Som medstifter af Workfeed ser jeg disse ændringer med en blanding af optimisme og bekymring.
Af Jimmy Engelbrecht Sørensen• Ikrafttrædelse: 1. juli 2024.
• Krav: Arbejdsgivere skal registrere medarbejderes daglige arbejdstid for at sikre overholdelse af hviletidsregler og maksimal ugentlig arbejdstid. Data skal opbevares i 5 år, og daglig arbejdstid skal registreres i et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system.
• Lempelser: Mulighed for kun at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid uden krav om at specificere arbejdstidens præcise tidsrum.
• Undtagelser: Specifikke undtagelser for selvtilrettelæggere og opdaterede krav til
• ansættelsesbeviser.
• GDPR-overholdelse: Det er nødvendigt at overholde persondataforordningen ved indsamling og håndtering af tidsregistreringsdata.
På den ene side åbner de op for nye forretningsmuligheder for vores tidsregistrerings- og vagtplanlægningssystemer. På den anden side vidner de om en bekymrende bevægelse mod øget overregulering, der potentielt kan kvæle arbejdsmarkedets fleksibilitet og undergrave tilliden mellem arbejdsgivere og ansatte. Disse nye regler synes at gå imod den nye generations forventninger til et mere autonomt, meningsfuldt og fleksibelt arbejdsliv. Det er netop denne kontrast mellem behovet for regulering på visse områder og ønsket om frihed og fleksibilitet, der tegner de skarpeste linjer i debatten om den nye lov.
For mange SMV’er fremstår de nye krav om tidsregistrering som en urimelig byrde. Dialogen med potentielle Workfeed-kunder afslører ofte frustration; ikke kun over de økonomiske investeringer, der nu skal til for at implementere nye systemer, men også over det bureaukrati og den administration, der følger. Særligt for de mindre virksomheder, som tidligere har nydt godt af en mere uformel tilgang til tidsstyring, føles lovgivningen som en tvangstrøje, der begrænser deres handlemuligheder og øger deres omkostninger.
Man kan ligeså godt få det bedste ud af det Nu når loven er trådt i kraft, kan vi ligeså godt få det bedste ud af det. Ved at påtvinge virksomheder til at adoptere digitale værktøjer til tidsregistrering, kan det uvilligt introducere dem til fordelene ved digitalisering, såsom effektivisering af vagtplanlægning, der kan overgå traditionelle metoder. Det er
en sølvkant i en ellers frustrerende situation, hvor vi må finde balance mellem at opretholde fleksibilitet og sikre compliance med nye lovmæssige krav.
Ændringerne i arbejdstidsloven er en direkte konsekvens af EU-domstolens Deutsche Bank-dom. De stiller krav om, at arbejdsgivere skal registrere deres medarbejderes daglige arbejdstid for at sikre overholdelse af hviletidsregler og maksimal ugentlig arbejdstid.
Mens loven indfører visse lempelser, som for eksempel kun at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid, og undtager selvtilrettelæggere under bestemte omstændigheder, rejser den samtidig spørgsmål om, hvordan disse regler vil påvirke den generelle arbejdskultur, speciel i relation til overvågning og autonomi.
Den potentielle smutvej, som loven tilbyder ved at karakterisere ansatte som selvtilrettelæggere, viser sig at være vanskelig at navigere i. Kun en snæver gruppe af medarbejdere, såsom visse ledere, eksperter og akademikere, kan falde ind under denne kategori, hvilket begrænser fleksibiliteten for mange virksomheder og stiller spørgsmålstegn ved, hvorvidt denne undtagelse reelt tilbyder en løsning eller blot tilføjer et yderligere lag af kompleksitet.
Mens den nye lovgivning indfører væsentlige ændringer, der kræver omhyggelig overvejelse og tilpasning fra danske virksomheders side, åbner den også for en vigtig debat om fremtidens arbejdsmarked.
Det er afgørende, at vi fortsætter med at vurdere, hvordan vi kan balancere behovet for regulering med ønsket om at opretholde et dynamisk, fleksibelt og tillidsfuldt arbejdsmiljø.
I 2019 indførte EU nye regler for beskyttelse af whistleblowere, som blev en del af dansk lovgivning i 2021. Reglerne er designet til at fremme en kultur af åbenhed og beskyttelse ved at gøre det nemt og sikkert for individer at rapportere lovovertrædelser, sikre opfølgning på sådanne rapporter og beskytte whistleblowere.
Af Kristian Emil LarsenSom resultat heraf skal virksomheder med 250 eller flere ansatte fra den 17. december 2021 og virksomheder med mellem 50-249 ansatte fra den 17. december 2023 have etableret en whistleblowerordning. Denne ordning skal indeholde en sikker indberetningskanal, en procedure for håndtering af indberetninger samt en whistleblowerpolitik, alt sammen i overensstemmelse med GDPR og andre sikkerhedskrav.
Kravene til ordningen er som sådan ikke særligt strikse eller komplekse. Man vil som virksomhed kunne overholde lovgivningen med et par enkelte ændringer i sit mailsetup og en whistleblowerpolitik, som medarbejderne har adgang til. Man må også bruge en ekstern part, såsom en revisor eller advokat, eller bruge et IT-system, som basalt set ikke er mere end en fancy mailboks.
Skal du have et abonnement til noget du nok aldrig kommer til at bruge?
Som medstifter af Workfeed, som også har udviklet et system til at overholde whistleblower-ordningen, ser vi noget anderledes på værdien, vi leverer til kunderne. Vi sælger et
“flueben”, som kunderne kan sætte for at være compliant med loven. Selvfølgelig giver det også mulighed for beskyttelse af whistleblowere, men i det store hele ser vi ikke den store værdiskabelse ud over det.
Som virksomhed kan du forvente én indberetning årligt ved 250 ansatte, eller sagt på en anden måde: Én hvert femte år ved 50 ansatte. Er du tættere på 50 ansatte, og har du god fornemmelse for, at dine medarbejdere opfører sig ordentligt, skal du stort set ikke forvente at bruge systemet. En central udfordring ved implementeringen af disse krav er den økonomiske belastning, specielt for små og mellemstore virksomheder (SMV’er).
Denne belastning forstærkes af den nuværende tendens, hvor compliance-software typisk sælges på abonnementsbasis. Denne model kan virke ufordelagtig for virksomheder, især når det kommer til whistleblower-software, hvor realiteten er, at de fleste virksomheder sandsynligvis aldrig eller kun sjældent får brug for at anvende systemet. At binde virksomheder til løbende betalinger for en service, de stort set ikke bruger, fremstår i mine øjne som en ineffektiv og uretfærdig finansiel model. Derfor har vi valgt at sælge systemet som en engangsbetaling.
Du kan dermed med ét produkt løse ét compliance-problem en gang for alle og kun betale én gang. Desuden er problemet med compliance-software, herunder whistleblower-løsninger, at prissætningen ofte er baseret på en forretningsmodel, der sælger frygt. Virksomhederne bliver fortalt, at de risikerer store bøder og retlige konsekvenser, hvis de ikke overholder lovgivningen til punkt og prikke. Denne frygt danner grundlag for, at IT-virksomheder kan opkræve høje priser for deres løsninger, hvilket gør kunderne til ofre for en forretningspraksis, der udnytter behovet for juridisk compliance. Dette skaber en situation, hvor virksomheder føler sig tvunget til at investere i dyre softwareløsninger for blot at overholde lovgivningen, hvilket ofte bidrager mere til illusionen om sikkerhed end faktisk beskyttelse og værdiskabelse. Denne tilgang til prissætning og abonnementsmodeller gør ikke kun compliance-software “for dyrt” i en bogstavelig forstand, men skaber også en ubalance, hvor omkostningerne til at overholde reglerne kan overstige de faktiske risici og behov. Det er essentielt at genoverveje, hvordan vi tilgår udviklingen og salget af compliance-software, med henblik på at skabe mere retfærdige og økonomisk bæredygtige modeller. Hvilket er særligt vigtigt i dagens Europa, hvor vi er ved at hegne os selv ind i regler.
• Formål: Sikre en nem og sikker rapporteringsproces for lovovertrædelser, sikre opfølgning herpå, og beskytte whistleblowere mod repressalier.
• Anvendelsesområde: Gælder for virksomheder med 250 eller flere ansatte fra 17. december 2021; virksomheder med 50-249 ansatte fra 17. december 2023.
• Indberetningskanal: Skal være sikker, overholde GDPR, og kunne håndtere både indberetninger fra ansatte og eventuelt andre relevante personer.
• Håndteringsprocedure: Fastlagte procedurer for fortrolig og rettidig behandling af indberetninger, inklusive bekræftelse inden for syv dage og tilbagemelding inden for tre måneder.
• Whistleblowerpolitik: En klar politik, der beskriver processen for indberetning og sikrer beskyttelse af whistleblowere.
Morgendagens energisystem
Green Power Denmark & ekspertpanel
Power-to-X
Green Power Denmark & ekspertpanel
Elnet til meget mere
Green Power Denmark & ekspertpanel
Havvind & Energiøer
Green Power Denmark & ekspertpanel
Podcasten henvender sig til alle i erhvervslivet, der interesserer sig for at følge med i den nyeste udvikling indenfor de grønne energiløsninger samt de udfordringer og muligheder, som Danmark og resten af verden står overfor i arbejdet med at skabe en grønnere, billigere og mere sikker fremtid.