Manul del ususario 2013

SOFTWARE ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO INTRODUCCIÓN El presente software, comprende una serie de Menú ventanas de ingreso elaborado en Macros de Visualbasic en Excel, preparado de tal manera que en forma automática se obtiene en Nuevo Estado Financiero denominado Flujos de Efectivo por el método directo e indirecto, en concordancia con los dispositivos vigentes, emitidos por el Consejo Normativo de Contabilidad, la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV) y la Superintendencia de Administración Tributaria (SUNAT) La información contable que hay que digitar que es la siguiente: 1. El Estado de Situación Financiera comparativo 2. El Estado de Gestión y datos sobre el activo fijo y cuentas del patrimonio.

ESTRUCTURA DEL SOFTWARE El presente software se encuentra estructurado por diversas hojas enlazada en un libro, por intermedio de macros de Visual Básica procesan en forma automática los datos que se ingresan para luego obtener el Estado Financiero FLUJOS DE EFECTIVO, mostrando los ingresos y los egresos del efectivo proveniente de las actividades de Operación, de Inversión y Financiamiento.

Todo el proceso pude ser visualizado y analizado con las herramientas personalizadas de Excel en las hojas de trabajo, a fin de comprender, la secuencia seguida e interpretar su contenido y resultado.

IMPRESIONES Y REPORTES El usuario puede imprimir en cualquier etapa del procesamiento, incluyendo las hojas de trabajo gracias al modelo Interactivo (Conduce al Usuario) a lo que desea obtener, ya sea la introducción de datos, las verificaciones, los resultados o la impresión.

La impresión se realiza por medio del Menú cuyos resultados se muestran en el estado financiero en su método directo, así como también las hojas de trabajo, sin embargo fuera del menú es posible imprimir cualquier etapa o contenido de la información de acuerdo a las necesidades del usuario.

PROCEDIMIENTO DE OPERACIONES 1. Para facilidad del usuario se ha elaborado una secuencia de Menús que facilita el procesamiento 2. Determina “Flujos de Efectivos” a valores históricos en su método Directo 3. Determina Flujo de Efectivo ajustados por inflación 4. Es INTERACTIVO con un MENU PRINCIPAL Y SUB-MENUS que hace que su manejo sea simple, no siendo necesario que el usuario conozca sobre computación o lenguaje alguno, solo es necesario conocimientos básicos del manejo de la computadora y obviamente conocimientos de Contabilidad.

5. El usuario no solo puede elaborar el Estado Financiero cada año, sino también del periodo que considere conveniente tomando en cuenta su importancia para la toma de decisiones; así puede obtener el Flujo de Efectivo en forma mensual, bimensual, trimestral, o semestral.

6. Se digita la información contable requerida, el sistema realiza los asientos de ajuste y eliminación en forma automática

En esta ventana se ingresan los datos al nombre de la Entidad, los periodos final e inicial, asĂ­ como seĂąalar si las cifras que se van a ingresar son los histĂłricos o los ajustados.

Para el caso de los periodos se debe considerar como periodo final al periodo al periodo que corresponde el Estado Financiero a elaborar e inicial al periodo anterior, por ejemplo: Si, el Estado de Flujos de Efectivo corresponde al ejercicio 2013 * Periodo Inicial * Periodo Final

: :

Ejercicio 2012 Ejercicio 2013

Si el Estado Financiero corresponde al mes de Enero del 2013 * Periodo Inicial * Periodo Final

: :

Diciembre 2012 Enero 2013

Si el Estado Financiero corresponde al primer trimestre del 2013 * Periodo Inicial : Diciembre 2012 * Periodo Final : Marzo 2013

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA En esta ventana se ingresan los saldos del Estado de Situación Financiera Comparativo, siendo la columna de la derecha la que corresponde al periodo anterior y la columna de la izquierda la que corresponde al periodo final.

COMENTARIOS a) Los datos que se ingresan serán a nivel de cuentas mayor a dos dígitos. b) Si existieran saldos pendientes por cobrar por concepto de ventas de Activo Fijo, venta de acciones o venta de Intangibles que se consideran en el renglón correspondiente: Venta de Activo Fijo Venta de Acciones Venta de Intangibles c) Si existieran saldos en las Cuentas por Pagar por compra de Acciones, por compra de Activo Fijo o por compra de Intangibles se consideraran en el renglón correspondiente: Compra de Acciones Compra de Activo Fijo Compra de Intangibles d) Para comprar la correcta entrada de datos se ha considerado al final del Pasivo y Patrimonio dos celdas donde se determinaran las diferencias que existen entre el

total de la columna del Activo con relaci贸n al total de la columna del Pasivo y Patrimonio. e) El Resultado del Ejercicio del periodo anterior debe presentarse sumado a la partida Resultados Acumulados; el Resultado del Ejercicio debe ser presentado solo en la columna del 煤ltimo periodo. f) Si la Entidad tuviera alguna Cuenta que no parece en las ventanas de entrada de datos del Balance General, se debe registrar en una cuenta equivalente; por ejemplo al crear provisiones diversas ya sea por pago de vacaciones, por pago de alquileres o por otros conceptos, para efectos del uso del sistema estos saldos pueden ser reclasificados como cuenta Remuneraciones y Pensiones por Pagar y Cuentas por Pagar, respectivamente. g) Si el Estado de Flujos de Efectivo que se elabora es a cifras ajustadas; entonces los datos que se anotan ser谩n a cifras ajustadas, debiendo reexpresar las cuentas monetarias y no monetarias del periodo anterior para su comparaci贸n.

ESTADO DE GESTION Los datos que se ingresan en esta ventana no son comparativos en el caso del Balance General. El estado de Gestión en solo del último ejercicio.

Los saldos que se ingresan corresponden al ejercicio que se esta elaborando el Estado de Flujos de Efectivo, considerándose en el lado derecho las cantidades que representan las cuentas de ingresos y en el lado izquierdo los gastos, en ningún caso las cantidades será ingresada entre paréntesis.

Para determinar el Estado de Gestión que debe ser ingresado en esta ventana se debe tomar en cuenta los siguiente: Si el Estado Financiero de Flujos de Efectivo corresponde al Ejercicio de 2013 entonces los datos del Estado de Gestión será: Periodo Inicial: Periodo Final Diciembre 2012 Diciembre 2013 ESTADO DE GESTION DEL EJERCICIO 2013 Si el Estado Financiero de Flujos de Efectivo corresponde al mes de Enero 2013. los datos de Estados de Gestión corresponde a: Periodo Inicial: Periodo Final Diciembre 2012 Enero 2013 ESTADO DE GESTION DEL ENERO 2013 Si el Estado Financiero de Flujos de Efectivo corresponde la primer trimestre del 2005, los datos del Estado de Gestión a ingresar corresponden a: Periodo Inicial: Periodo Final Diciembre 2012 Marzo 2013 ESTADO DE GESTION DE ENERO A MARZO 2013 COMENTARIOS a) Los datos que se ingresan son a nivel de cuentas de Mayor b) Los saldos deudores (Costos y Gastos) se ingresan en la columna de la izquierda. c) Los saldos acreedores (ingresos) se ingresan en la columna de la derecha. d) Las provisiones del ejercicio deben estar desagregadas de acuerdo al siguiente detalle:

PROVISIONES DEL EJERCICIO - Depreciación - Beneficios Sociales - Cobranza Dudosa - Amortizaciones - Otras Provisiones e) En el caso que la Entidad haya realizado otro tipo de provisiones diferentes a los señalados en el inciso d) deberá ser reclasificado en una cuenta de similar naturaleza, por ejemplo: algunas entidades acostumbran crear provisiones para pago de vacaciones, o para el pago de alquileres. En este caso deberá ser reclasificado en la cuenta de naturaleza que le corresponda, como Gastos de Personal par el primer caso y Servicios Prestados por Terceros en el segundo caso. f) Es importante verificar al momento de la entrada de datos, que el resultado del Ejercicio del Balance del último periodo sea igual, al Resultado del Ejercicio de Gestión. g) El Resultado por Exposición a la Inflación se ingresa normalmente de acuerdo al saldo que presenta, si es perdida en el lado del Debe y si es ganancia en el lado del Haber, al igual que las demás partidas. h) El resultado del Ejercicio se considera en el lado opuesto de su resultado para efectos de cuadrar las dos columnas, es decir si el resultado obtenido es ganancias se considerara en la columna del Debe y si es perdida en la columna del Haber. i) Para estar seguro e la entrada correcta de datos se ha previsto una celda, donde se determinaran las diferencias que hubiera entre los saldos deudores y acreedores registrados en cada columna, debiendo mostrar el recuadro (0.00) si no hubieran diferencias.

DATOS ADICIONALES Y CONTROL DE DIFERENCIAS Esta ventana tiene dos partes el lado derecho donde automáticamente aparecen las diferencias que se han producido una vez que se haya ingresado los datos del Balance General Comparativo y del Estado de Gestión que corresponden a las cuentas del Activo no Corriente a las cuentas del Patrimonio Neto. Y al lado izquierdo donde debe anotarse en cada caso el concepto del porque se han producido estas diferencias.

Por ejemplo si en el Balance General hubiéramos incluido en la partida de Inmuebles, Maquinaria y Equipo las siguientes cantidades: La cuenta 33 Inmuebles, Maquinaria y Equipo, en el periodo anterior muestra un saldo de 1,000 siendo el saldo final de 3,000, lo que determina una diferencia de 2,000.

Estos datos son autom谩ticamente trasladados a unos cuadros estructurado uno para cada cuenta del mayor, donde se pueden observar haciendo un Clic en el bot贸n OTROS DATOS, para mostrar los cargos y abonos que se producen en cada un de estas cuentas, que de acuerdo al ejemplo planteado se vera lo siguiente:

La ventana muestra las cuentas de la Elemento 3 que contiene a las cuentas del Activo Fijo donde se muestra el saldo inicial de esta cuenta por 1,000 y un saldo final de 3,000 determinรกndose una diferencia de 2,000 que ahora se puede ver en la ventana de Control de Diferencias.

El sistema nos ha determinado una diferencia de 2,000 debiéndose explicar cual ha sido el motivo o los motivos que han producido dichas diferencias en el recuadro del lado izquierdo que podrían ser el resultado de las siguientes operaciones: Compra de Activo Fijo Compra y baja de Activo Fijo Donación recibida y venta de Activo Fijo. Etc. Etc, etc.

Para el caso propuesto supongamos que la diferencia se deba a las siguientes operaciones: Compra de Activo Fijo por 5,000 Baja de un Activo Fijo por 3,000 Estados datos serán ingresados en la pantalla en la pantalla control de diferencias de la siguiente manera:

Con el ingreso de los 5,000 por la compra y 3,000 por la baja del Activo Fijo, la diferencia que se mostraba en el lado derecho ha desaparecido, que a la vez se reflejara en forma automรกtica en la siguiente ventana de la Cuenta del Activo Fijo, donde se puede ver el movimiento descrito y la diferencia de 0.

En todos los casos que se presentan diferencias en el recuadro de la derecha del control de diferencias se procederĂĄ se igual manera, explicando los motivos que han generado dicha diferencia tal como se explico en este caso.

En la ventana de DATOS ADICIONALES se muestran las diferencias que se presentan de lagunas cuentas y un relaciĂłn de las operaciones mas comunes que se producen en las empresas que sirven par explicar esas diferencias.

Sin embargo puede existir operaciones que previstas en esta ventana. Si ese fuera el caso se ingresara el asiento contable directamente en cada una de las cuentas que corresponda ingresando por la ventana de menĂş General OTROS DATOS.

Estos datos se reflejaran en la Ventana de CONTROL DE DIFERENCIAS de la siguiente manera:

Y a la vez se refleja en cada una de las cuentas de la siguiente manera:

Analizando la cuenta de Activo Fijo y la cuenta de Intangibles, determinados que la empresa ha efectuado un asiento de regularizaci贸n: INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO 1,500 INTANGIBLES

1,500

Esta operaci贸n de saldos no es posible ingresar en el recuadro de Datos Adicionales, debida a que no se ha previsto esta clase de registro, este asiento se efectuara directamente en las cuentas correspondientes por la ventana de men煤 OTROS DATOS de la siguiente manera:

De este modo se han saldado las cuentas del Activo Fijo y de los Intangibles.

NOTA IMPORTANTE: Todo el proceso se realiza mediante hojas y formulas que sigue el principio contable de la partida doble de tal manera que cada dato que se ingresa se desdobla en forma automática en cargos y abonos; sin embargo cuando los ingresos se realizan mediante OTROS DATOS, directamente en los Cuadros Cuentas por Cuenta, en este caso se tiene que realizar un cargo y un abono en forma independiente por cada uno de las cuentas afectadas.

En este caso si se realiza un cargo diferente al abono, ya sea por una cantidad equivocada o por estar duplicado el cargo o el abono, entonces seria difícil encontrar el error. Por tal razón se ha previsto un recuadro en cada una de las hojas donde se controlaran los cargos y abonos ingresados, que siempre debe estar en 0.00.

DIFERENCIA

0.00

Cada vez que ingresamos un cargo o un abono en forma independiente en las cuentas del menú OTROS DATOS, automáticamente se debe observar el recuadro de DIFERENCIA debiendo siempre estar en (0.00) cero, en caso de mostrar diferencias es indicio que se están ingresando más los datos.

El Sistema esta elaborado de acuerdo a la siguiente l贸gica: Las cuentas de Resultados del Estado de Gesti贸n, se eliminan contra las cuentas del Activo Corriente, dando como resultado el ingreso o salida de efectivo por las Actividades de Operaci贸n.

Las Actividades de Financiamiento se van determinar en el enlace y ajuste de las partidas del Activo no Corriente, Pasivo No Corriente y del Patrimonio.

RELACION DE LAS PARTIDAS PARA DETERMINAR LAS ACTIVIDADES DE OPERACION

BALANCE GENERAL

ACTIVO CTE

ESTADO DE GESTION

PASIVO CTE

PASIVO NO CTE. ACTIVO NO CTE.

PATRIM.

RELACION DE LAS PARTIDAS PARA DETERMINAR LAS ACTIVIDADES DE INVERSION Y FINANCIAMIENTO BALANCE GENERAL

ACTIVO CTE

ACTIVO NO CTE.

PASIVO CTE

PASIVO NO CTE.

PATRIM.

ESTADO DE GESTION

El Estado de Flujos de Efectivo será el siguiente:

Para la impresión se utiliza la ventana de menú siguiente:

La hoja de trabajo es impresa en dos partes, esta hoja es cerrada, es decir todas las cantidades son procesadas en forma automรกtica.

El sistema ademĂĄs le permite observar el resultado del Estado Financiero por grĂĄficos que se puede ver por la siguiente ventana menĂş:

RECOMENDACIONES .- Se debe tener en cuenta un ARCHIVO guardado en blanco, con un nombre que pude ser FLUJO 00 de tal manera que cada vez que se quiera elaborar un Estado de Flujos de Efectivo se carga este archivo, y una vez ingresado los datos se procede a guardar con un nombre diferente que podrĂ­a ser por ejemplo FLUJO 2005 si el Estado Financiero corresponde al ejercicio 2005 o FLUJO 2006 si el Estado Financiero corresponde al ejercicio 2006 o con cualquier otro nombre que el usuario considere conveniente