| pag. 12
Succes HWN afhankelijk van medewerkers en faciliteiten ICT-dienstverlener Getronics was één van de voorlopers die Het Nieuwe Werken breed implementeerde. Inmiddels zijn alle locaties voorzien van mogelijkheden om Het Nieuwe Werken toe te passen. Het is interessant om te zien hoe een organisatie met veel kenniswerkers in de praktijk omgaat met HNW. De ervaringen uit de praktijk zijn legio. Enkele voorbeelden. Yvonne Keijzers
Het parkeren is nog lang niet optimaal, zo vindt ook Ton van de Laarschot, Demandmanager Facilities van Getronics. Het is één van de knelpunten bij HWN: hoe zorg je voor goede spreiding, zodat er optimaal gebruik gemaakt wordt van de schaars beschikbare parkeerplaatsen? “Op sommige dagen is het echt dringen geblazen, bijvoorbeeld op de maandag of dinsdag. Dan wil iedereen overleggen. Je ziet dan ook dat op die dagen de parkeerplaatsen overvol zijn. En K&E 03-2011
dat geldt dus ook voor de vergaderzalen en het restaurant. Op vrijdag daarentegen is het hier een stuk stiller. We zijn nu aan het kijken hoe we die spreiding kunnen verbeteren. Moeten we meer dwingend optreden of gaan belonen? Dat is een lastige kwestie.”
‘Primaire Worklocation’ Getronics is in 2009 begonnen met de uitrol van HNW, waarbij inmiddels bijna
alle Getronics locaties in Nederland zijn ingericht. In Houten werd een nieuw regiokantoor gerealiseerd. In totaal zijn er in Houten ongeveer 1500 f lexwerkers, die gebruik kunnen maken van 1050 werkplekken. Met zoveel medewerkers is het uiteraard wel van belang dat iedereen toch zijn post bezorgd krijgt en bijvoorbeeld de locatienieuwsbrief ontvangt. “We zijn voor iedereen aan het bepalen wat zijn of haar ‘primaire worklocation’ is. Dat is de werkelijke standplaats, de plek waar
Any office iemand minimaal drie dagdelen per week vertoefd. Want iedereen kan bij Getronics in principe overal werken.” Het benoemen van een Primaire Worklocation maakt de postbezorging, maar ook zaken als verspreiding van de pandinfo, gerichte acties met betrekking tot parkeren en bijvoorbeeld het onder-
op zijn plaats doorbrengt en de werkzaamheden die hij of zij heeft. “Er zijn binnen het geheel altijd groepen (vlekken) die vanuit hun functie min of meer vaste werkplekken moeten krijgen. Denk bijvoorbeeld aan administratie, maar ook project- of matrixgroepen. Onder andere met behulp van de vlekken hebben we het
Gispen verzorgde de inrichting voor de Getronics vestigingen zoeken van de bezettingsgraad een stuk eenvoudiger. Iedereen die bij Getronics met een notebook werkt, is in principe een f lexwerker. In een organisatie zoals Getronics zijn dat er nogal wat, want er werken vooral kenniswerkers. “Met regelmaat is er discussie over vaste werkplekken. Maar ik moet zeggen dat die discussie wel steeds korter wordt”, lacht Van de Laarschot.
Afdelingsvlekken De afdelingen binnen Getronics werden in kaart gebracht met behulp van zogenaamde vlekkenkaarten. Per functie werd classificaties aangebracht van 0.1 tot 0,85, af hankelijk van de tijd die iemand
aantal werkplekken en de behoefte aan onder meer stilte- en vergaderruimtes geïnventariseerd.
Bereikbaarheid en samenwerken Een wezenlijk onderdeel van HNW is de bereikbaarheid van medewerkers en de mogelijkheid om informatie te delen. Bij Getronics is iedereen, af hankelijk van de functie, voorzien van ofwel een mobiele telefoon of een smartphone en een notebook. Daarnaast staat op een aantal plekken nog een vaste telefoon. Samenwerken gebeurt nog steeds op locatieniveau maar ook steeds vaker is er sprake van virtuele samenwerking.”
| pag. 13
Faciliteren middelen Om HNW te laten slagen is het faciliteren van technisch mogelijkheden cruciaal, zo is de ervaring bij Getronics. “Medewerkers hebben sterk de behoefte samen te werken en kennis te delen. Dat moet je dus goed faciliteren. Niet alleen door telefonie, maar ook door teleconferencing en videoconferencing aan te bieden. “Momenteel wordt bijvoorbeeld beoordeeld of en hoe we het aanbod van videoconferencing nog laagdrempeliger kunnen maken. Nu zijn alle locaties minimaal voorzien van één televideoconferincingset. Maar wat we zien, is dat op locaties waar nu maar één videoconferencingset aanwezig is, gebruikers toch aarzelen om er mee te werken. Terwijl op locaties waar meer sets beschikbaar zijn, er volop gebruik van wordt gemaakt.” Videoconferencing heeft niet alleen voordelen voor de medewerkers. Getronics bespaarde hiermee op gereden kilometers, reistijd van medewerkers en het droeg bij aan vermindering van de CO2 uitstoot.
Bewegwijzering Bewegwijzering voor nieuw personeel en bezoekers is een uitdaging, zo bleek onder meer bij de locatie in Houten. Want hoe wijs je mensen de weg in gebouwen waar iedereen vaak van locatie en plek
Thuiswerkplekken
Medewerkers die niet op kantoor werken, werken thuis. Dit brengt met zich mee dat je ook op andere manieren naar mobiliteit en werkpleklocatie moet kijken. Van de Laarschot: “Hier speelt HR een rol in met aangepast beleid toegespitst op het nieuwe werken. Ook de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker is belangrijk Denk hierbij aan de juiste balans tussen werk en privé. Maar ook een goede thuiswerkplek speelt een belangrijke rol.”
K&E 03-2011
Any office
wisselt? “Omdat mensen over meerdere locaties verspreid werken, duurt het bij nieuwe medewerkers onevenredig lang voordat ze weten hoe een gebouw in elkaar zit. De verschillende kleurstellingen van de pantry’s en verdiepingen is blijkbaar lang niet voldoende. Vandaar dat we nu een gespecialiseerd bewegwijzeringbedrijf opdracht hebben gegeven een intuïtief bewegwijzeringsysteem te ontwikkelen, waarmee nieuwe medewerkers en bezoekers hun weg snel kunnen vinden in het gebouw.”
Medewerkers betrekken In de bijna twee jaar dat Getronics nu is ingericht op HNW is er veel veranderd en veel geleerd over HNW. Terugkijkend ziet Ton van de Laarschot een aantal aandachtspunten. “Achteraf gezien, hadden we medewerkers veel meer en eerder bij de invoering van HNW moeten betrekken”, zegt hij beslist. Dit is onder de tijdsdruk van het inrichtingsproject onvoldoende belicht. “HNW gaat veel verder dan alleen maar het inrichten van de f lexwerkplekken. Als je dat alleen maar als een kostenreductie ziet, ga je als organisatie voorbij aan de manier waarop mensen willen en kunnen werken. Zo is bijvoorbeeld gebleken dat
K&E 03-2011
| pag. 14
‘Geen vloertje Interpolis’
Simone Leenders is als interieurontwerper en huisvestingsadviseur van Gispen nauw betrokken geweest bij de inrichting van de vestigingen van Getronics. “Wij geven met het concept ‘Better life at work’ mogelijk invulling aan de wens van de opdrachtgever. In dit geval was dat om werkprocessen van HNW zo goed mogelijk te ondersteunen met de inrichting. In overleg met de werkgroep van Getronics brachten wij de verschillende werkprocessen in kaart en zochten hier vervolgens de inrichting bij die deze processen optimaal ondersteunen.” In Zoetermeer zijn er naast de overlegplekken ook informele hoekjes bij de pantry’s, ieder met eigen meubilair en sfeer. Daarnaast zijn er uiteraard vergaderplekken, overlegplekken en werkplekken ingericht. De kleuren van Getronics (oranje, groen en hemelsblauw) komen terug in de vestigingen Houten en Zoetermeer van de ICT-dienstverlener. “In Zoetermeer speelde bovendien de akoestiek een belangrijke rol. Het gebouw bestaat voor een groot deel uit glas en beton en heeft ook nog eens een laagpolig tapijt. En dus moesten we nog meer rekening houden met de akoestische eigenschappen. Wij hebben in de open ruimtes veel gewerkt met stoffen en materialen die geluidsdempend werken.” Overleg met medewerkers is van wezenlijk belang bij HNW, zo is ook de ervaring van Simone Leenders. “HNW grijpt diep in op de organisatie. Je kunt niet even ‘een vloertje Interpolis’ inrichten, het is een maatpak dat per organisatie verschilt.”
er door de f lexwerkplekken veel meer behoefte was aan styling van de omgeving. Want als er geen vaste werkplekken zijn, is de sfeer snel verdwenen.” Hierop zijn reparaties uitgevoerd door meer kleur en dergelijke aan te brengen, maar ook door in bijvoorbeeld Houten en Zoetermeer koffiecorners te openen. Hier wordt druk gebruik van gemaakt.
HNW is niet voor iedereen weggelegd, zo bleek ook bij Getronics. “Voor sommigen gaat dit echt nog een stap te ver. In Houten hebben we ook voorbeelden van mensen die niet kunnen wennen aan het systeem. Die hebben zich eigenlijk weer een vaste werkplek toegeëigend, met alles wat daarbij hoort.” |