Le Bureau de Contrôle de l’Entité (BCE) 1. Définition Le BCE est un organe de contrôle d’AIESEC en Côte d’Ivoire qui effectuent l’arbitrage dans les cas relatifs aux standards en échange et aux principes ER d’une entité morale d’AIESEC Côte d’Ivoire ou d’une ou des personnes physiques (membre d’AIESEC).
2. Pouvoir Le BCE est le dernier décideur au niveau d’AIESEC Côte d’Ivoire en ce qui concerne les règles qui régissant les échanges et les principes de régulations des standards de l’entité. Cette division travaille directement avec le MC, ICB et FLB afin de s’assurer que le meilleur standard et l’expérience des clients (customer) est délivré pour chaque client et partie prenante dans chaque entité morale d’AIESEC Côte d’Ivoire. La raison d’existence d’ECB est de permettre à ce que chaque entité morale d’AIESEC Côte d’Ivoire devienne davantage centrée sur le client et s’assure du développement du leadership en remplissant les standards dans tout programme d’AIESEC.
3. Documents Applicables Le BCE arbitre les disputes et prend ses décisions en se basant sur le document suivant :
Règle qui régissant les échanges (XPP) Code d’Ethique Principes ER de l’entité Principes pour les Partenariat Tous les cas rapporté au Bureau de Contrôle de l’entité devront suivre les procédures décrites dans la partie explicative du Compendium Global (Art 3.6 Supportive Document)
4. Les Devoirs Complémentaires Le BCE doit fournir des rapports trimestriels à la plénière nationale de l’entité durant les conférences nationales avec des recommandations sur les problèmes d’éthique de l’entité et des Comités Locaux ainsi qu’une brève mise à jour sur les activités du de l’organe. De plus, le BCE doit offrir des consultations sur requête dans l’interprétation des règles régissant le programme d’échange et les principes de Relations Extérieures à tous les Comités Locaux et des Participants aux Echanges. Enfin, le BCE doit conduire un audit physique et virtuel des Comités Locaux afin de s’assurer que tous les opérations sont conduites en accord avec les règles du programme d’échange.
5. Structure Le BCE devra avoir au minimum un Chairman. Il devra avoir l’un des profils suivant : - Vice-Président sortant du Comité National - Vice-Président sortant d’un Comité Local - Alumni de moins de deux ans - Membre d’AIESEC Le nombre de membres et la structure de l’équipe du BCE est définie par le Chairman pour chaque mandat à venir.
a) La Sélection du Chairman L’Application pour être Chairman doit être ouverte à 5 mois au moins avant le début du prochain mandat. La plénière nationale sélectionnera et ratifiera le Chairman du BCE lors d’une législation nationale.
b) La Sélection des membres Une fois que le chairman est ratifié, ce dernier devra ouvrir les applications pour les membres du BCE. La sélection sera conduite par le chairman et au moins un membre du MC et d’un LCP au cours duquel les deux dernières personnes cités donneront uniquement des recommandations concernant les candidats. Il revient au chairman de prendre la décision finale.
C) Résignation 1er cas : Si un membre du BCE démissionne, et que l’organe reste toujours efficace et est capable d’arbitrer les cas aussi longtemps qu’il y restera un membre actif, aucun nouveau membre n’intègrera l’organe. 2e cas : Si le chairman démissionne, le MC devra sélectionner un chairman intérimaire à l’intérieur de l’organe et/ou rouvrir les applications au poste.
D) Responsabilités des membres Le chairman du BCE est responsable du respect des responsabilités mentionnées dans les Articles 3.3.2., 3.3.3 et 3.3.4.du Compendium Global, de la coordination des différents membres de l’organe (distribution des cas et de s’assurer de la documentation et du reporting à la plénière nationale et au MC). Si le chair n’a pas été sélectionnée et ratifié jusqu’à ce que le mandat du MC ait commencé, le précédent chair/son équipe est éligible pour continuer avec les opérations du BCE.
6. Documents en support En annexe du Compendium Global page 82 supportive document (OP acceptance note EP acceptance note Exchange Program Job Questionnaire Official Case Application)