ELABORACIÓN Y APLICACIÓN TRD
PREPARADO POR PETER NELSON DUQUE C.
PROFESORA: LUZ MARINA ARIAS
CURSO: GESTIÓN DOCUMENTAL II
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
2013
1. ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar? R/ Un PGD es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Objetivos: • Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. •
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
•
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería.
•
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
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Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.
•
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia? R/ El Archivo General de la Nación -Colombia
3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21? Artículo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: • Organización archivística de los documentos. • Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos corno la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos? R/ La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). 5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos? R/ La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. 6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?
R/ La ley 594 de 2000 7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada? R/ Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental. 8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras. R/ Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. De lo anterior se puede decir que un PGD debe ser integral para llevarse a cabo ya que uno depende del otro. Es concientizar a la organización de la importancia del PGD y que este sea apoyada por la misma. 9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD. R/ Diagnóstico: Se requiere evaluar cómo está la organización actualmente y que debe hacerse según la normatividad vigente y las instrucciones del AGN.
Requisitos técnicos: Debe evaluarse a los aspectos físicos y técnicos necesarios para cumplir con lo que se necesita, formatos, manuales tablas de retención, comité de archivo y otros indispensables. Requisitos administrativos: Integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: 10. Conceptualice: Fondo: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie documental: Es una subdivisión de una serie ej. Contratos de arrendamiento. Unidad documental simple: Cuando esta está constituida por un solo tipo documental. Unidad documental compuesta: Cuando documentales, formando un expediente.
esta
constituida
varios
tipos
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Selección: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración Documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. 11. ¿Selección, Depuración y expurgo es una misma operación? R/ Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Aunque pertenecen a una mismo proceso, son actividades distintas, pues primero selecciono o separo una muestra. La depuración aplica a los valores primarios y secundarios. 12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?
R/ Es un esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. 13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia? R/ Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Es importante porque nos permite saber que conservamos y que eliminamos, lo que nos permite conocer los valores primarios y secundarios de la totalidad documental existente. 14. Explique las 5 etapas de implementación y adopción de las TRD para un Programa de gestión Documental. R/ primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. Cuarta etapa: Aplicación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de Archivo capacitará y elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales. Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. 15. Indaguen en una entidad pequeña su estructura orgánica (organigrama) y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.
R/
Universidad de San Buenaventura Seccional Cali
CUADRO DE CLASIFICACIÓN SECCIÓN
SUBSECCIÓN
SERIES
SUBSERIES
Historia académica, Registro y Control Certificaciones, Informes a entes de control, Académico Informes Informes de gestión DIRECCIÒN ACADÉMICA
Bienestar Universitario
Convenios culturales, interinstitucional, deportivos; informes de gestión, Historia Clínica; estadísticos, presupuestales; Convenios, instrumentos de control informes, Planes, consecutivo de informes de Instrumentos de recep, Planes de acción, control, Inventario Inventario de activos;
TRD-Oficina Registro Académico
Oficina de Gestión Documental
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE: Oficina de Registro Académico CÓDIGO
SERIE, SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES
Retención AG AC
ORA.2 ORA.2.1
INFORMES Informes de gestión
2
3
ORA.2.7
Informes a entes de control
2
8
5
45
ORA.15 HISTORIAS ORA.15.1 Historias académicas * Formulario de inscripción con documentos anexos * Registro de calificaciones * Procesos disciplinarios * Derechos de petición * Solicitudes * Actas de sustentación de trabajos de grado * Certificaciones * Acta corrección de nota * Notas académicas AG= Archivo de gestión AC= Archivo central
CT= Conservación Total
S= Selección
Disposición final CT S M/D E X X
X
X
PROCEDIMIENTO En esta serie se registran los aspectos más importantes de la Oficina, registrando su historia y evolución académico-adminsitrativa en la Universidad. Cumpliendo con su proceso de análisis y evaluación, pueden eliminarse. Las historias académicas, atestiguan la formación y misión de la Universidad. Después de pasado su tiempo de retención en los archivos de gestión, se procede a depurar aquellos tipos documentales que han perdido su vigencia. Esto se hace con base a la lista de verificación, la cual nos permite guardar los documentos que serán conservados históricamente. NOTA: Para el caso de las Historia académicas de retirados, estas se conservarán por 25 años en el archivo central y luego se procederán a eliminar ya que han terminado su plazo precausional.
M/D= Microfilmación y/o Digitalización
E= Eliminación
Elaborado por: Peter N. Duque Cargo: Aux. Gestión Documental
Aprobado por: Wilson Gómez V. Cargo: Director de Registro Académico
Firma:
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