&
Gør mødet til
2014
1 spar tid og penge
dagens oplevelse
med virtuelle møder Side 17
Side 14
Mødekulturens
5 bud
Side 10
Med nogle få greb kommer du tættere på
idealet for det produktive møde Side 6
Tema
Mødeledelse og -kultur
Kompetenceguiden Kursuscenterguiden TIDSSKRIFT OM uddannelse & udvikling
Medarbejdere er ikke dit vigtigste aktiv... De rigtige medarbejdere er! Derfor er det vores konsulenters fornemste opgave at skabe værdi for din virksomhed og undgå dyre fejlansættelser. Med solid faglig baggrund inden for specifikke fagområder og erfaring i udvælgelse af kandidater på alle niveauer rekrutterer vi nye medarbejdere til virksomheder i hele landet.
TEMP-TEAM tilbyder en bred palette af serviceydelser
Rekruttering
Projektansættelser
Profilanalyser
Vikarassistance
Outplacement
Lønadministration
Try & hire
Fagrelevante test
International rekruttering
Drag fordel af vores mangeårige erfaring og omfattende netværk og lad os finde kvalificerede medarbejdere og effektive vikarer med den helt rette personlighed, når du skal ansætte. Vi hjælper dig, hvad enten du har behov for en vikar en enkelt dag, en ny fast medarbejder eller et helt team til et længerevarende projekt.
København 33 36 09 44
Herlev 44 54 09 44
København Vest 43 35 09 44
Esbjerg 97 21 69 21
Holstebro 96 13 09 44
Kolding 75 50 18 44
Aalborg 98 77 79 44
Allerød 48 76 08 44
Odense 63 12 53 44
Herning 97 21 69 21
Horsens 76 28 69 44
Viborg 87 26 22 44
www.temp-team.dk
Aarhus 86 19 76 66
LEder
Er møder
spild af tid? I langt de fleste virksomheder er
Med teknologien har vi mulighed for at udføre
møder en del af dagligdagen, men
arbejdet på distancen og meget kan klares med kol-
møder er arbejdstid, og arbejdstid er
legaerne over videomøder, chat og e-mail. Online
penge. En times møde hver dag for
møder er en måde at spare tid og penge på. Dog er
flere af virksomhedens medarbejde-
det væsentligt at huske på, at online møder ikke kan
re kan dermed hurtigt blive omkost-
erstatte fysiske møder. Hvis mødedeltagerne ikke
ningsfuld. Derfor er det vigtigt at
har mødtes før, hvis det er følsomme emner, der
have fokus på mødets effektivitet,
skal diskuteres eller hvis det er et omfangsrigt emne
så tiden bliver brugt optimalt.
med mange beslutninger, der skal tages, så bør man altid prioritere det fysiske møde. Desuden skal online
Vi har nok alle prøvet at gå fra et
møder også ledes med fokus på effektivitet for at få
møde med følelsen af mere eller
det optimale ud af dem.
mindre at have spildt tiden, som kunne have været brugt på noget
For at vende tilbage til spørgsmålet om møder er
andet langt mere effektivt. At holde
spild af tid; Nej, møder er ikke spild af tid. Møder
effektive møder og undgå spildtid
er afgørende for, at vi kan skabe resultater, fast-
betyder imidlertid ikke, at man nød-
lægge strategier, involvere vores medarbejdere,
vendigvis skal skære ned på møde-
skabe engagement og ejerskab. Møderne skal bare
tiden. Det handler i højere grad om
holdes med fokus på, at de ikke bliver spildtid.
at have fokus på at bruge tiden
På den måde kan møderne bidrage til at skabe
mere effektivt.
resultater på bundlinjen i stedet for at være en omkostningssluger.
Som mødeleder er det for eksempel vigtigt inden mødet at gøre sig selv klart og melde ud til deltagerne, om
God læselyst.
det er et informationsmøde eller et møde med plads til debat, forslag og diskussion. Det er også vigtigt at have en dagsorden, og så holde sig til den for at sikre, at diskussionerne ikke løber løbsk. Diskussion og
Chairman
videndeling er vigtig i enhver virk-
Kim Staack Nielsen,
somhed, men det er væsentligt at
MBA, BA,
klarlægge hvornår, når der afholdes
DANSK HR
møder.
januar 2014
Uddannelse & Udvikling
3
Indhold
TEMA:
Mødeledelse og -kultur 03 Leder 06 Tema: At skabe produktive møder 10 Tema: Mødekulturens fem bud 14 Tema: Gør mødet til dagens oplevelse 17
Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde.
Tema: Spar tid og penge med virtuelle møder
20 Fra Skolebænken Lone Bidstrup Tikkanen, Parker Hannifin Danmark
6
22 Nyt&Tal
Møder koster tid, og tid er penge. Derfor fokuserer Alka Forsikring på at gøre møderne så rige, kreative og effektive som muligt. Seneste tiltag er it-afdelingens fem mødebud, der har medført et idékatalog, som alle medarbejdere har glæde af.
10
24 Artikel: Organisationsudvikling uden brug af kostbar ledelsestid 28 Bogmarkedet 30 Artikel: Gamification
14
35 Kompetenceguiden 38 Kursuscenter i fokus: Bojesen på Axelborg 41 Kursuscenterguiden
Forskning viser, at medarbejdere og ledere oplever, at 21 % af mødetiden er spildt. Meget beklageligt, når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder. Så hvad kan vi gøre for at gøre mødet til dagens oplevelse?
REDAKTION Marie Korsgaard Communikation Manager mko@danskhr.dk ANNONCESALG Pernille P. Mønsted Sales Manager ppm@danskhr.dk GRAFISK DESIGNER Dorethe Nielsen dn@danskhr.dk
4
Uddannelse & Udvikling
januar 2014
TRYK VIBLA Jegstrupvej 4M, 7800 Skive ISSN 0909-3729
UDGIVER DANSK HR Brunbjergvej 10A, 8240 Risskov Tlf. 86 21 61 11 30. årgang Tidsskriftet Uddannelse & Udvikling udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster 3320 plus moms. Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11 Uddannelse & Udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 395,00 pr. år excl. moms og forsendelse for to numre Ansvarshavende redaktør Chairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA
Allerede tilmeldte udstillere på træfpunkt 2014:
udstil på træfpunkt 2014 human ResouRces – danmarks største og mest velbesøgte Hr-messe og mød over 2200 HR-ansvarlige
S O F T W A R E
bestil stand? Kontakt Sarah Elhauge 41 95 14 07 se@ibceuroforum.dk
2% 18%
7%
besØgende 2013 HR-direktører HR-chefer / HR-konsulenter Uddannelse / træning Linje- og funktionsledere/konsulenter Andre
HR-direktører HR-chefer/HR-konsulenter
8%
Uddannelse /træning Linje- og funktionsledere/konsulenter Andre
HUMAN RESOURCES®
2014
65%
guldsponsorer
“Vi glæder os til at byde dig velkommen som udstiller på Træfpunkt Human Resources 2014.” Kim Staack Nielen Chariman, MBA, BA DANSK HR
ArrAngør
I sAmArbejde med
Øksnehallen i kØbenhavn den 1. og 2. oktober 2014
www.traefpunkt-hr.dk medIepArtnere
T I L
H R
Tema: Mødeledelse og -kultur
At skabe produktive møder Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde.
Af Bjarne Stark, chefkonsulent, ATTRACTOR/Rambøll
Vi kender alle forskellen på møder, som er givtige, og den nedslående oplevelse af et ufokuseret møde, der dræner deltagerne for energi og tager alt for lang tid. Det kan undre, at mødeafholdelse kan være forbundet med så store frustrationer; de fleste mødedeltagere vil jo gerne bidrage, og ingen ønsker et negativt udfald, mindst af alle mødelederen. Man kunne måske tale om, at det er mødet i sig selv, der tager magten; det bliver mødet, der styrer deltagerne i stedet for omvendt. En hypotese kunne være, at der i mange organisationer mangler et mødeledelsesideal og klarhed over, hvordan møder i praksis kan ledes, så der opstår et produktivt flow. Skiftende mødeideal Over tid har det typiske møde forandret sig; for år tilbage eksisterede der et ideal, hvor den formelle leder sad for bordenden og styrede mødet med fast hånd. Indholdet var styrende, og mødet var en kommunikationsarena, hvor opgaven var at formidle information ned i de organisatoriske lag. Dette blev gradvist afløst af et medarbejder- og deltagerstyret møde; der opstod møder, hvor det var fælleskabet der tog beslutningerne, og alle skulle høres. Idealet blev en demokratisk tilgang, og modus operandi var: ”Vi kan vel tale om det, indtil vi bliver enige!”. Ingen af disse tilgange bliver i dag set som ideelle, men hvad er så det nye mødeideal? Det er ofte meget utydeligt.
6
Uddannelse & Udvikling
januar 2014
Bjarne Stark er chefkonsulent i Rambøll/ATTRACTOR, hvor han arbejder med et bredt udsnit af faciliteringsopgaver i såvel den private som den offentlige sektor, er medforfatter på bogen: Systemisk Projektledelse, Samfunds-litteratur 2012. Ressourcetung aktivitet Møder handler også om ressourcer. Undersøgelser gennemført af Rambøll i 2012 viser, at medarbejdere i moderne vidensorganisationer i gennemsnit bruger otte timer om ugen på møder. Deltagernes gene-
Tema: Mødeledelse og -kultur
relle tilfredshed er middel. Afhængig af indstilling kan man sige,
processen. Vi må i forlængelse
at møder i danske organisationer har det halvgodt eller halvskidt.
af dette i stigende grad betragte
Nærmere undersøgelser viste, at tallene dækker over en stor vari-
mødet som organisationens mest
ation i møderne.
udbredte proces og mødeledelses-
Nogle er gode, andre opleves som meget frustrerende.
opgaven som en faciliteringsopgave.
Sidstnævnte er et særskilt problem. Amerikanske undersøgel-
Et nyt mødeledelsesideal kunne såle-
ser peger på, at medarbejdere i situationer præget af frustration
des lyde: “En faciliteret, involverende
påvirkes således, at arbejdstempoet falder i adskillige timer efter-
proces”. Alene den klarhed vil være
følgende. Møder er altså en aktivitet af betydeligt omfang, og
hjælpsom for mange mødeledere,
viden tilgængelig på området indikerer, at der er god grund til at
eller rettere mødefacilitatorer.
tage fat på at skabe bedre møder. At facilitere et møde Integration af viden
Facilitering af møder handler om,
Moderne organisationer skal agere i et videnssamfund; det bety-
at mødelederen tager ansvar for
der, at en organisation må være dygtig til at udnytte medarbejder-
processen. Denne bestræbelse
nes viden for at være konkurrencedygtig.
kræver, at en del af mødefacilitatorens opmærksomhed flyttes fra
Ligeledes stilles der store krav til opgaveløsningens kvalitet.
mødets indhold til mødets proces.
Denne kan oftest kun tilvejebringes ved inddragelse af en række
Facilitatoren må konstant spørge sig
faglige såvel som organisatoriske perspektiver. Møder skal altså
selv: ”Hvordan har dette møde det,
ikke bare afvikles uden bøvl, de skal være situationer, hvor viden
og gør vi det på en hensigtsmæssig
bliver delt, og den bedste vej videre fundet. Et møde kan således
måde?”.
anskues som en arena for integration af viden.
Første opgave bliver at skabe en god opstart; mødets indhold er ofte
Bedre møder er således ikke blot et spørgsmål om at få styr på
givet, en dagsorden er sendt ud,
indholdet, men i lige så høj grad et spørgsmål om at får styr på
og den første mødeaktivitet er at
jaunuar 2014
Uddannelse & Udvikling
7
Tema: Mødeledelse og -kultur
afstemme denne: “Er der nogen, der har noget at tilføje”, “Hvad skal udbyttet være af de forskellige punkter?”. Denne opstartsprocedure tjener til at skabe ejerskab til indhold og ud-bytte blandt mødedeltagerne. Mødet om mødet Når mødets indhold er afklaret, følger nogle procesovervejelser: “Hvordan prioriterer vi tiden, hvilke punkter er vigtigst og mest tidskrævende?”. Procesovervejelser adresserer, hvordan vi taler om indholdet. Der kan være en stor gevinst ved at afklare, hvor-
samme måde, en koordinering, der er
dan punkterne er forskellige, samt hvorledes de bedst håndteres,
en effektiv forebyggelse af frustration
så der skabes en procesmæssig klarhed: Hvilke punkter er enkle,
og ukonstruktiv brug af tid. Hyppigt
hvilke har beslutningskarakter, er der udviklingsorienterede emner,
sker det, at enkelte deltagere gerne vil
der kalder på en brainstorm etc.? Særligt vigtigt er det at definere
hurtigt frem til den konklusion, de selv
temaer, der involverer en mere kompleks stillingtagen.
er overbevist om, er den rigtige, men ofte er der perspektiver, de ikke ind-
Det gode møde starter altså med et ”møde om mødet”, hvor der
drager, og de deltagere, der endnu ikke
etableres en fælles proceskontrakt, der gør det tydeligt for alle,
er blevet hørt, frustreres: Det er facilita-
hvad mødet handler om, og hvordan de enkelte punkter håndte-
torens opgave at orkestrere punktet, så
res. Et sådant fælles billede af det gode møde gør det muligt for
deltagerne følges ad. Det lyder måske
deltagerne at bidrage og hjælpe med faciliteringen og øger sand-
som en tidskrævende tilgang, men erfa-
synligheden for, at idealet bliver til konkret virkelighed.
ringer peger på det modsatte; at det sparer tid og gør mødet produktivt.
Komplekse punkter kræver beslutninger En særlig udfordring er beslutningsemner, der rummer mere kom-
Visuel mødefacilitering
pleks stillingtagen, hvor mange perspektiver bør høres for at tilve-
En generel udfordring i møder er, at
jebringe en bæredygtig konklusion. Udfordringen for facilitatoren
individer og faggrupper indirekte kæm-
er at sikre, at punktet foldes ud, men også at det bliver lukket igen
per en indbyrdes kamp om at få beslut-
med en konkret beslutning om, hvordan man kan gå videre.
ninger trukket i deres retning. Enhver mødedeltager har sit eget personlige
Komplekse punkter kan med fordel deles ind i tre mindre faser.
perspektiv begrundet i faggruppe og
Første fase er subjektiv, her kan alle bidrage med deres personlige
egen interesse. I mange organisationer
og faglige perspektiv; facilitatoren sikrer, at alle bliver hørt, samt
opstår der derfor let en kultur, hvor
at ingen kommenterer på det, der bliver sagt; viden inddrages, og
deltagerne føler sig både forpligtet og
kompleksiteten bliver tydelig. Næste fase er refleksiv, her er fokus
berettiget til at bruge deres stemme
på at udforske scenarier for, hvordan punktet kunne håndteres,
til at påvirke udfaldet. Møder bliver
flere forslag kan overvejes og vurderes indbyrdes, tilløb til beslut-
dermed let en kamparena, hvor delta-
ning holdes tilbage. Når et scenarie begynder at tegne sig som
gere forsøger at gøre deres indflydelse
særligt attraktivt, bringes punktet til konklusion. Denne afrunding
gældende med afsæt i egen oplevelse
udgør således den sidste fase i håndteringen af komplekse punk-
af virkeligheden. Udfordringen er, at
ter. Faseinddelingen bidrager til, at alle taler om det samme på
samtalen gerne skulle munde ud i fælles konklusioner. Facilitatoren kan med fordel gøre møderne visuelle gennem brug af whiteboards eller flipovers, hvor centrale stikord og mindmaps skrives op. Denne visualisering skaber fokus og har tillige den indirekte funktion, at der skabes et konkret fælles billede af indholdet; det bliver tydeligere, hvordan bidrag passer ind i det allerede sagte.
Tema: Mødeledelse og -kultur
At skabe gode møder Møder i organisationer handler om at bruge den viden, der er til stede, samt at håndtere processen, så der opstår fremdrift og gode beslutninger. Vigtige elementer er en procesfokuseret opstart, en faseinddeling i punkterne, så mødedeltagerne følges ad. Brug af fælles plancher flytter fokus fra diskussion til dialog – små interventioner, som de her foreslåede, kan gøre en stor forskel og gøre møder til en attraktiv og produktiv aktivitet, i stedet for noget, der stjæler medarbejdernes energi. Visuel facilitering medvirker til at skabe en dialogorienteret mødekultur, hvor deltagernes bevidsthed holdes fokuseret på det fælles, og facilitatoren vil oftest opleve, at bidrag automatisk former sig mere konstruktivt i forlængelse heraf.