Tạp chí CLEANING & ENVIRONMENT | Life Balance - No.24 Quản lý ngành Houskeeping P.2 by PMC WEB

Lập kế hoạch, tổ chức và sắp xếp nhân sự cho tổ chức mới

Quý độc giả thân mến, Với mỗi khách sạn khác nhau sẽ có đội ngũ nhân viên khác nhau với công việc được phân định rõ ràng như các thuật ngữ đặc thù, chuyên ngành trong bộ phận và trong khách sạn. Tầm

Anh

Bùi Tuấn Anh PHÓ TỔNG BIÊN TẬP

quan trọng của việc xếp hạng sao khách sạn càng được nhấn mạnh bởi sự chuyên nghiệp của tất cả các bộ phận. Xây dựng và quản lý đội ngũ không phải là nhiệm vụ dễ dàng, do vậy xác định rõ các quy trình để mỗi nhân viên quản lý hiệu quả các công việc hàng ngày của họ và làm việc hiệu quả hơn là điều quan trọng. Với sứ mệnh “đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng là ưu tiên hàng đầu”, bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm về sự sạch sẽ, tiện nghi và thoải mái cho khách ở khu vực phòng và khu vực công cộng. Công việc của họ bao gồm tất cả các việc từ dọn dẹp, giặt ủi, đáp ứng một số yêu cầu của khách hàng. Số Tạp chí Cleaning & Environment tiếp theo này, Ban biên tập chúng tôi sẽ giới thiệu cách để xây dựng và quản lý đội ngũ Housekeeping - một "mắt xích" đặc biệt quan trọng đối với quá trình lập kế hoạch vận hành cho một khách sạn. Trân trọng!

CHỊU TRÁCH NHIỆM NỘI DUNG

HỘI ĐỒNG BIÊN TẬP

TỔNG BIÊN TẬP Nguyễn Tất Hồng Dương

PHÓ TỔNG BIÊN TẬP Bùi Tuấn Anh

BIÊN TẬP & THIẾT KẾ Phòng Phát triển Cộng đồng

www.lifebalance.vn www.facebook.com/lifebalance.vn

Bùi Tuấn Anh Nguyễn Thị Yến Nguyễn Kim Thi Hà Thị Hạnh Vân Nguyễn Bảo Đại Trần Hạnh Phạm Hoàng Tú Ngô Thùy Dung Bùi Mai Thùy Dương Huỳnh Thị Thúy Thoa

Khái niệm lập kế hoạch

12 20

Báo cáo công việc

Hoàt động cần ưu tiên thực hiện sớm

Sơ đồ phân chia các phòng

Cân nhắc về nhân sự

40 Hoàn thiện bộ máy tổ chức 42

Hướng dẫn cho nhân sự

06 06

Khái iệm LẬP KẾ HOẠCH

“

Lập kế hoạch quản lý bộ phận housekeeping là một trong những hoạt động cổ điển nhất có thể tìm thấy trong nghề quản lý.

08 08

TRƯỞNG BỘ PHẬN HOUSEKEEPING MỚI Trưởng bộ phận housekeeping là một vị trí với đầy những thách thức. Sau phần định hướng, người quản lý mới thường được kỳ vọng sẽ cải thiện và mang lại những thay đổi trong hoạt động quản lý.

09 09

Trong việc tiến hành khai trương một hệ thống vận hành, người quản lý sẽ có cơ hội thành lập một bộ phận mới một cách dễ dàng hơn. Việc tham gia vào một trải nghiệm như vậy vừa hữu ích vừa mang tính khai sáng và khi đã có kinh nghiệm, các nhà quản lý có thể chuẩn bị để mang lại những thay đổi trong hoạt động đang diễn ra một cách có hệ thống và hiệu quả hơn.

Vị trí của TRƯỞNG BỘ PHẬN HOUSEKEEPING trong tổ chức Trưởng bộ phận housekeeping kiêm vị trí trưởng bộ phận không phải là hiếm gặp ở các khách sạn có quy mô từ 200 đến 3000 phòng. Tuy nhiên, một số trưởng bộ phận housekeeping ở dưới cấp trưởng bộ phận, trong khi những người khác có thể có chức vụ cao hơn. Nhiều người trở thành thành viên ủy ban điều hành (quản lý cấp cao trong tổ chức) và những người khác đạt đến cấp điều hành công ty.

Nhiều người tìm kiếm sự nghiệp phát triển theo ngành quản lí buồng phòng, và những người khác chọn làm trưởng bộ phận housekeeping và giám sát bảo dưỡng bảo trì khách sạn hoặc cơ sở chăm sóc sức khỏe của. Và vẫn còn một số người coi việc tham gia vào công việc dọn phòng là một bước tiến vào lĩnh vực khách sạn hoặc chăm sóc sức khỏe. Dù ở bất kể vị trí nào, tất cả họ đều phải có quyền tự do giao tiếp trong các kênh gioa tiếp và tới mọi cấp độ của doanh nghiệp.

BÁO CÁO CÔNG VIỆC Giả sử rằng: bạn ở vị trí trưởng bộ phận housekeeping mới được bổ nhiệm của khách sạn mẫu và được yêu cầu phải báo cáo công việc chỉ 6 tuần trước khi khai trương. Bạn cần phải dành sự ưu tiên cho các hoạt động của mình. Khi bộ phận buồng phòng chỉ bao gồm một người (trưởng bộ phận housekeeping), bạn dễ dàng thấy rằng các chức năng lập kế hoạch, tổ chức và bố trí nhân sự là vô cùng quan trọng và việc sử dụng thời gian hiệu quả là cần thiết. Việc lập kế hoạch sắp xếp nguồn nhân lực không chỉ quan trọng mà còn phải xem xé theo đó là việc thiết kế các hệ thống, thiết lập các thủ tục, xác định nhu cầu cung ứng và thiết bị, báo cáo và phối hợp các mối quan hệ giữa các yếu tố này.

Công việc của trưởng bộ phận housekeeping thường bắt đầu bằng việc nhờ người mà họ sẽ báo cáo (Quản lý lưu trú) giới thiệu họ với các nhân viên khách sạn khác đang làm việc. Những người này thường ở trong các khu khách sạn tạm thời, chẳng hạn như tòa nhà văn phòng gần đó. Vào thời điểm này, trưởng bộ phận housekeeping rất có thể sẽ nhận được sơ đồ tổ chức khách sạn, trong đó chỉ ra các vị trí trợ lý chính cho các trưởng bộ phận.

Trưởng bộ phận housekeeping ngang hàng với người quản lý văn phòng, cả hai đều báo cáo với người Quản lý lưu trú. Trưởng bộ phận housekeeping sẽ có một trợ lý, có chức danh tạm thời là quản lý housekeeping. Ngoài ra, hoạt động giặt là của nơi lưu trú sẽ được đặt dưới sự chỉ đạo của trưởng bộ phận housekeeping, yêu cầu một quản lý cấp dưới khác, chính là người quản lý công việc giặt là, và sẽ báo cáo với trưởng bộ phận housekeeping.

Trong trường hợp chúng ta có một cơ sở kinh doanh mới đang được xây dựng và khách sạn vẫn chưa bắt đầu hoạt động, điều quan trọng mà ta cần lưu ý là thời gian dự trước có thể xảy ra khi các thành viên của tổ chức khách sạn có thể đã bắt đầu báo cáo. Giám đốc bán hàng và tiếp thị thường là người quản lý chính đầu tiên trên công trình, có mặt ở đó kể từ khi động thổ vì việc bán phòng theo nhóm đặt trước đã bắt đầu vào thời điểm đó.

Người quản lý chính tiếp theo tại công trường có thể sẽ là kỹ sư trưởng. Người quản lý này báo cáo về thời gian phần móng của tòa nhà mới được hoàn thành và quá trình phát triển hệ thống điện và hệ thống ống nước đầu tiên đã bắt đầu. Kỹ sư trưởng phải giám sát sự ra đời của các hệ thống máy móc, và người này phải hiểu về các hệ thống này một cách cặn kẽ.

Đôi khi kỹ sư trưởng sẽ làm trợ lý cho người quản lý xây dựng cho đến khi việc xây dựng gần hoàn thành. Người quản lý thứ ba được báo cáo công việc có thể sẽ là tổng giám đốc (6 tháng trước khi khai trương), tiếp theo là Quản lý lưu trú và giám đốc phụ trách mảng thực phẩm và đồ uống (4 tháng trước khi khai trương), và các trưởng bộ phận còn lại (từ 6 đến 8 tuần trước khai trương). Quản lý cấp dưới sẽ báo cáo khoảng 4 tuần trước khi khai trương. Tầm quan trọng của việc biết khi nào và ai cần báo cáo trở nên rõ ràng hơn khi nhận ra rằng: trưởng bộ phận housekeeping phải học trong 6 tuần một lượng kiến thức mà một số người khác đã tiếp xúc trong một thời gian dài hơn nhiều. Ví dụ: trưởng bộ phận housekeeping phải tìm hiểu về các nguồn cung cấp, lưu trữ và không gian an ninh sẵn có trước khi thực hiện phân chia công việc trong các không gian này, để đảm bảo rằng bộ phận buồng phòng không bị coi nhẹ trong việc phân bổ không gian đó.

Các mối quan hệ trong báo cáo công việc cũng rất quan trọng. Sự phối hợp giữa bộ phận housekeeping và bộ phận văn phòng đòi hỏi sự tôn trọng và hiểu biết của từng người quản lý bộ phận đối với trách nhiệm của những người khác. Ngoài ra, trưởng bộ phận buồng phòng sẽ có nhiều dịp quen biết với các thành viên khác trong toàn bộ khách sạn. Do đó, các trưởng bộ phận housekeeping cần phải biết và trở nên quen thuộc với từng nhà quản lý này, đồng thời họ cũng cần phát triển sự tôn trọng và hiểu biết đối với từng người trong số đó và chức năng của họ. Những người khác nên phát triển sự hiểu biết và tôn trọng với các chức năng của bộ phận housekeeping và tầm quan trọng của họ trong toàn bộ hoạt động của tổ chức.

Làm quen với môi trường mới xung quanh bao gồm việc có được một bộ bản vẽ kiến trúc thi công của các phòng trong khách sạn. Những bản vẽ như vậy sẽ cho phép trưởng bộ phận housekeeping nghiên cứu cách bố trí vật lý của công trình và sẽ cung cấp cơ sở để xác định phạm vi tham gia và phân định trách nhiệm với các khu vực khác nhau của người quản lý. Ngoài ra, các bản vẽ thi công sẽ hỗ trợ trưởng bộ phận housekeeping khi bắt đầu công tác kiểm tra tại công trình.

Một khi trưởng bộ phận housekeeping đã hiểu ai giữ vị trí gì trong tổ chức; có kiến thức về thời gian mỗi người đã làm việc tại công trình, mức độ hiểu biết của một số nhà quản lý và mức độ hữu ích của họ; đã gặp và đã tập hợp tất cả các thành viên của nhóm quản lý; và có một bản sao các bản vẽ thi công của kiến trúc sư về các phòng ban và các khu vực liên quan, họ đã sẵn sàng để được đi xem khu vực làm việc tạm thời mà tại đó việc lập kế hoạch của các phòng ban có thể bắt đầu.

20 20

Hoạt động CẦN ƯU TIÊN thực hiện sớm

hiều hoạt động khác nhau tạo nên các chức năng lập kế hoạch, tổ chức và nhân sự, và sẽ có một tổ hợp các hoạt động diễn ra cùng một lúc. Việc xác định những gì sẽ được thực hiện và làm thế nào để thực hiện nó là một yêu cầu rõ ràng, bên cạnh đó, một yêu cầu không kém phần quan trọng và cấp bách là xác định nhu cầu, thiết lập các yêu cầu về chuyên môn cần thiết và tuyển dụng hai trợ lý chính của người quản lí bộ phận housekeeping càng sớm càng tốt. có thể là người quản lý việc dọn phòng và người quản lý việc giặt ủi.

Cho đến khi có những người quản lý này, toàn bộ chức năng lập kế hoạch, tổ chức và nhân sự đều nằm trên vai của trưởng bộ phận housekeeping. Vì vậy, cần phải xác định trình độ của những nhà quản lý này cho giám đốc nhân sự để có thể đăng quảng cáo và bắt đầu tuyển dụng. Tuyển dụng là mối quan tâm trước mắt và sẽ vẫn là một phần mối quan tâm hàng ngày của trưởng bộ phận housekeeping cho đến khi những người này được thuê, thường là trong vòng 10 ngày đến 2 tuần.

Tài liệu Phân chia Công việc Công việc cần được hoàn thành trong toàn bộ công trình phải được nhìn nhận và xác định càng sớm càng tốt. Trưởng bộ phận housekeeping nên thực hiện các chuyến tham quan hàng ngày đối với công trình đang được xây dựng và lập ra “Tài liệu Phân công Công” việc càng sớm càng tốt. Tài liệu này là sự công nhận những gì sẽ được yêu cầu trong việc làm sạch công trình; tất cả các bộ phận phải nhận thức được điều này. Tài liệu Phân công Công việc nên bao gồm, nhưng không nhất thiết phải giới hạn ở việc chăm sóc và duy trì các nội dung sau: Bộ phận các phòng: bao gồm các phòng khách, hành lang phòng, thang máy, chiếu nghỉ thang máy, buồng thang bộ, khu vực kho Khu vực công cộng: liên quan đến việc giao dịch phòng cho khách; bàn tiếp tân, lối vào chính, lối đi công cộng, nhà vệ sinh công cộng, khu vực cất trữ và các địa điểm tương tự Khu vực giải trí: bể bơi trong nhà và ngoài trời, câu lạc bộ thể dục, phòng tắm hơi, phòng vui chơi, nhà vệ sinh công cộng, khu vực cất trữ

Nhà hàng: khu ăn uống và khu dịch vụ Quầy uống Cocktail: khu vực quầy bar, khu vực dịch vụ, khu vực chứa rượu Phòng họp: mỗi phòng có tên riêng, cho biết số mét vuông trong khu vực dịch vụ và kho chứa Phòng tiệc và phòng khiêu vũ: mỗi phòng có tên riêng, cho biết số mét vuông trong khu vực dịch vụ và kho chứa Khu vực nhà bếp: bếp chính, bếp tiệc, khu vực chuẩn bị salad, tủ lạnh, tủ đông, hộp giữ nhiệt, kho chứa thực phẩm Khu vực dành cho nhân viên: bao gồm phòng thay đồ, phòng vệ sinh dành cho nhân viên, nhà ăn dành cho nhân viên Văn phòng: Tất cả các văn phòng, chẳng hạn như văn phòng bán hàng, đặt phòng và điều hành, mà công chúng có thể thường xuyên lui tới Cửa hàng bảo trì khu vực làm việc kỹ thuật chính; hội thảo truyền hình; cửa hàng điện, ống nước, điện lạnh và sơn Thiết bị chiếu sáng Cảnh quan ngoại thất tòa nhà Thiết bị giặt ủi

Sau khi hoàn thành, trưởng bộ phận housekeeping phải trình “Tài liệu Phân công Công việc” cho ủy ban điều hành để xem xét, liệt kê tên các khu vực, lưu ý bất kỳ điều gì bất thường về các yêu cầu làm sạch dự kiến và đưa ra khuyến nghị về người sẽ chịu trách nhiệm làm sạch và bảo trì cho từng khu vực. Trong khi hầu hết các nhân viên bộ phận buồng phòng chỉ tham gia vào phần phòng ở dành cho khách của khách sạn và các khu vực công cộng có liên quan, thì họ còn được giao trách nhiệm dọn dẹp nhà bếp hàng đêm, dọn dẹp phòng sau sự kiện, và các nhiệm vụ tương tự.

Về cơ bản không có gì sai khi họ làm thêm những trách nhiệm như vậy với điều kiện có đủ kinh phí và nhân viên được phân ca để bù đắp cho khối lượng công việc bổ sung. Nhiều khi sự đánh đổi là hợp lý, chẳng hạn như bộ phận thực phẩm và đồ uống cung cấp nhà ăn của nhân viên miễn phí cho các bộ phận khác, và bộ phận housekeeping dọn dẹp tất cả các nhà vệ sinh công cộng bất kể vị trí nào. Tuy nhiên, nếu bộ phận housekeeping dự kiến sẽ dọn dẹp một khu vực khác với các phòng của khách, chẳng hạn như nhà bếp, không gian tổ chức tiệc, nhà hàng hoặc quầy uống cocktail, thì ta phải cung cấp ngân sách và nhân sự cho bộ phận housekeeping và tính chi phí cho bộ phận tiếp nhận dịch vụ. Chi phí được đánh vào doanh thu được tạo ra trong từng phòng ban khác nhau, đây luôn là điều hợp lí.

Đề xuất “Làm sạch dứt điểm” Khi bạn đặt tất cả trách nhiệm dọn dẹp dưới quyền kiểm soát của một người quản lý, đây có vẻ là biện pháp hiệu quả nhất. Tuy nhiên nhân viên có xu hướng cẩn thận hơn và ít gây lộn xộn hơn nếu họ được yêu cầu tự dọn dẹp. Do đó, các bộ phận chịu trách nhiệm làm sạch cơ sở của chính họ và sẽ tự phát sinh chi phí làm sạch riêng, chi phí này sẽ được tính vào doanh thu tạo ra chứ không phải cho bộ phận khác. Dù sao đi nữa, nếu bộ phận housekeeping chịu trách nhiệm dọn dẹp bất kỳ khu vực nào ngoài bộ phận phòng ở thực tế, thì việc bổ sung bằng tiền và nhân sự là phù hợp.

Kế hoạch phụ trách các khu vực Khi “Tài liệu Phân công Công việc” được trình bày lên ủy ban điều hành để xem xét và trưởng bộ phận housekeeping đưa ra các khuyến nghị cho người quản lý nội trú (thành viên của ủy ban điều hành), bản Kế hoạch phụ trách các khu vực có thể được ban điều hành soạn thảo. Kế hoạch này là sự phân công trách nhiệm của các khu vực khác nhau được đề cập trong trách”Tài liệu Phân công Công việc” và thể hiện các ranh giới khu vực làm sạch khác nhau trên sơ đồ mặt bằng.

Những kế hoạch như vậy rất quan trọng để đảm bảo rằng không có không gian nào bị bỏ trống và không xảy ra sự chồng chéo trong trách nhiệm làm sạch. Bản Kế hoạch phụ trách các khu vực thường là kết quả của việc suy nghĩ và lập kế hoạch trước bởi một trưởng bộ phận housekeeping có kinh nghiệm, đây là người thường xuyên thực hiện các chuyến tham quan công trình. Kế hoạch nên được đưa ra từ ủy ban điều hành trong tuần đầu tiên kể từ nhiệm kỳ của người quản lý.

Những chuyến tham quan thường xuyên Một lý do quan trọng cho các chuyến tham quan thường xuyên và định kỳ trước khi vận hành là để tìm hiểu vị trí của các kho và khu vực dịch vụ. Có rất ít câu hỏi liên quan đến phòng giặt và các khu vực lưu trữ chính. Tuy nhiên, hầu hết các khách sạn đều có khu vực lưu trữ hoặc dịch vụ nhỏ nằm ở những nơi vắng người trong toàn bộ cơ sở.

Điều quan trọng là trưởng bộ phận housekeeping phải lưu ý những khu vực không phù hợp này để có thể tiến hành sự dàn xếp sáng suốt về việc sử dụng chúng khi đến thời điểm. Các chuyến tham quan chung rất được khuyến khích để các trưởng bộ phận có thể thảo luận với nhau về việc sử dụng không gian đó.

30 30

Tổ chức bộ phận housekeeping Nhiệm vụ tiếp theo của trưởng bộ phận housekeeping là phát triển tổ chức bộ phận. Giả định rằng Kế hoạch phụ trách các khu vực chỉ ra rằng nhân viên bộ phận housekeeping sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp các phòng và khu vực cơ sở công cộng liên quan, văn phòng, cơ sở giải trí và tất cả các phòng WC công cộng.

Lưu ý, một phần của hệ thống vận hành dành cho việc dọn dẹp phòng vẫn chưa ổn định và có thể trải qua những thay đổi lớn trước khi phương án tổ chức cuối cùng được hình thành. Tuy nhiên, các trợ lý quản lý đã lên kế hoạch để sắp xếp công việc giặt là sẽ được giao cho người quản lý giặt là ngay sau khi người đó được chọn.

Lập ngân sách từ con số không đề cập đến việc sử dụng nhân công có tính đến công suất sử dụng thực tế vào một ngày cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian cụ thể. Nhân sự và lịch trình cuối cùng được giới hạn trên cơ sở hàng ngày để phục vụ cho công việc được chỉ định đó vàsau đó không còn được tính đến nữa.

Sơ đồ PHÂN CHIA các phòng Điều quan trọng là trưởng bộ phận housekeeping phải lưu ý những khu vực không phù hợp để có thể tiến hành dàn xếp việc sử dụng chúng khi đến thời điểm thích hợp. Các chuyến tham quan chung rất được khuyến khích để các trưởng bộ phận có thể thảo luận với nhau về việc sử dụng không gian đó.

Cân nhắc về NHÂN SỰ

Hầu hết các bộ phận housekeeping của khách sạn sẽ lên lịch riêng cho từng bộ phận theo nhu cầu và tùy thuộc vào công suất của từng phòng. Trong khi các hoạt động của công đoàn có thể yêu cầu đảm bảo tuần làm việc 40 giờ cho nhân viên chính thức, thì hầu hết các tổ chức công đoàn đều có ít nhân viên chính quy như vậy. Công đoàn hoạt động với số lượng người lớn hơn, được gọi là những người bổ sung ổn định, những người có thể được gọi đến khi cần thiết (khi tỷ lệ lấp đầy vượt quá 25 đến 40 phần trăm).

Các hoạt động với hình thức phi công đoàn hiếm khi đảm bảo một tuần làm việc 40 giờ nhưng sẽ bố trí nhân viên theo cách như vậy để cung cấp từ 35 đến 40 giờ làm việc mỗi tuần cho nhân viên thường xuyên của họ. Chi phí lao động được công nhận rằng trong bộ phận housekeeping, đây là chi phí định kỳ cao nhất trong ngân sách của bộ phận, việc đảm bảo số lượng nhân viên cố định thường xuyên trong 40 giờ khi công suất phòng thấp là rất kém hiệu quả. Vì lý do này, số lượng nhân viên thực tế sẽ được thuê dựa trên công suất dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định.

Người quản lí một bộ phận được lên lịch trên cơ sở cá nhân nhưng phải luân phiên để đảm bảo số giờ có sẵn được phân bổ công bằng và bình đẳng. Đôi khi quy mô của khách sạn có thể đảm bảo lịch trình của hàng trăm nhân viên như vậy hàng ngày. Kỹ thuật lập kế hoạch như vậy gây tốn thời gian và tẻ nhạt. Do đó, sử dụng một khái niệm lập lịch trình khác đã được thử nghiệm và chứng minh là có nhiều lợi thế hơn so với việc lập lịch trình của từng quản lí.

Khái niệm nhóm trong nhân sự

Thay vì lên lịch trên cơ sở cá nhân cho các quản lí housekeeping, các nhóm quản lí housekeeping có thể được thành lập. Một giám sát viên cấp cao phụ trách và một nhân viên phục vụ phòng của khách. Vì bộ phận housekeeping của tòa nhà thực hiện các công việc bao gồm việc dọn dẹp và chăm sóc hành lang, cầu thang, thang máy và các khu vực dịch vụ được chỉ định, cũng như các phòng liên quan, nên cần có thêm vị trí trợ lý bộ phận trong một nhóm.

Vị trí này có thể được đảm nhận bởi bất kỳ người nào có khả năng thực hiện công việc được nêu trong bản mô tả công việc. Các nhóm bao gồm một nhân viên buồng phòng cấp cao, năm người phục vụ phòng khách và một phụ tá dọn phòng giờ đây có thể được thành lập, được xác định bằng ký hiệu màu tương ứng và được chỉ định cho các bộ phận của tòa nhà tương ứng (ví dụ: đội đỏ cho bộ phận màu đỏ; đội màu vàng cho bộ phận phần màu vàng).

Đội dự bị Việc chỉ định các nhóm thường xuyên đến các bộ phận nội trú nhằm mục đích bố trí nhân sự và đáp ứng nhu cầu về phạm vi hoạt động của bộ phận, nhưng rõ ràng là khách sạn hoạt động bảy ngày mỗi tuần sẽ cần thêm nhân sự để làm việc khi các nhóm hoạt động thường xuyên có ngày nghỉ. Để bù đắp khối lượng công việc cho những ngày nghỉ, có thể thành lập các đội dự bị.

Bạn cần cân nhắc đến việc không nhân viên nào được làm việc quá 40 giờ một tuần mà không có quy định về làm thêm giờ. Ta nên giả định rằng một tuần 40 giờ bao gồm năm ngày 8 giờ thông thường sẽ là tiêu chuẩn và ngày thứ sáu và thứ bảy làm việc trong bộ phận của tòa nhà ở phải được hoàn thành bằng cách sử dụng thêm nhân viên.

Bạn cần nhớ rằng bộ phận housekeeping trong tình huống mô phỏng cũng sẽ vận hành khu giặt là. Khu giặt là có cùng yêu cầu về nhân sự và sẽ đối mặt với tình huống tương tự là hoạt động bảy ngày, trong đó nhân viên cần hai ngày nghỉ mỗi tuần. Bằng cách kết hợp tổng lực lượng lao động của các nhân viên buồn phòng và nhân viên giặt là (20 nhân viên buồng phòng, năm nhân viên giặt là, người giám sát và trợ lý cho mỗi nhóm), một tình huống cứu trợ có thể được phát triển như sau:

20 nhân viên buồng phòng + 5 nhân viên giặt là = 25 nhân viên 25 nhân viên/ngày => 7 ngày/tuần cần 175 ngày công 175 ngày công / 5 số ngày tối đa được phép = 35 nhân viên cần thiết Công thức tương tự này có thể được áp dụng cho người giám sát và trợ lý vệ sinh bộ phận.

40 40

Hoàn thiện BỘ MÁY TỔ CHỨC

Yêu cầu nhân sự của bộ phận housekeeping bây giờ hoàn toàn có thể được xác định. Tổ chức bộ phận chưa hoàn thiện như trong có thể được hoàn thiện bằng cách bổ sung thêm các đội dự bị, mỗi đội có một giám sát viên, một phụ tá vệ sinh bộ phận, năm và nhân viên buồng phòng, hai đội dự bị (được xác định là đội dự bị 1 và 2). Mỗi đội dự bị sẽ làm việc bốn ngày trong khu vực phòng của khách sạn và một ngày trong khu giặt là.

Hướng dẫn NHÂN SỰ Giờ đây, một giai đoạn chính của việc lập kế hoạch nguồn nhân lực có thể được hoàn thành bằng cách xây dựng Hướng dẫn Nhân sự của Bộ phận.

Hướng dẫn Nhân sự của Bộ phận cung cấp thông tin nhận dạng cá nhân và dạng số của những người được tuyển dụng. Một bản sao có thể được đưa cho bộ phận nhân sự và người Quản lý lưu trú để xem xét và phê duyệt các kế hoạch nhân sự. Lưu ý rằng khoảng trống được cung cấp để viết tên nhân viên đối diện với số vị trí. Khi các vị trí tuyển dụng xuất hiện, chúng sẽ xuất hiện theo số thứ tự vị trí và có thể được xác định dễ dàng. Nếu tỷ lệ lấp đầy dự kiến thấp hơn 90 phần trăm trong năm tới, một số vị trí đã thiết lập có thể bị bỏ trống cho đến khi dự báo tỷ lệ lấp đầy tăng lên.

Mô tả CÔNG VIỆC Khi có sự lựa chọn về nhiệm vụ nào sẽ được kết hợp thành một công việc duy nhất, tiêu chí chi phí trên mỗi đơn vị thấp nhất sẽ được áp dụng. Bởi vì chi phí được giảm thiểu, nên thiết kế các nhiệm vụ và kết hợp chúng theo cách sao cho yêu cầu mức độ kỹ năng thấp nhất là hợp lý. Ví dụ: chúng tôi không muốn kết hợp nhiệm vụ được thực hiện bởi nhân viên phục vụ phòng với nhiệm vụ của người giám sát, bởi vì 2 công việc này cần đến các cấp độ kỹ năng khác nhau. Tương tự như vậy, không nên kết hợp các nhiệm vụ liên quan đến công việc của nhân viên buồng phòng với những nhiệm vụ liên quan đến công việc của nhân viên quản lí buồng phòng tiền sảnh. Lý do là sẽ không hiệu quả về chi phí nếu có người dọn dẹp phòng và ngay sau đó hoàn thành các nhiệm vụ bảo trì khác trong sảnh.

Do đó, mục tiêu của việc nghiên cứu bản mô tả công việc phải là:

Để tìm hiểu những nhiệm vụ riêng lẻ của các hoạt động tạo nên công việc của bộ phận vệ sinh hoặc bộ phận dịch vụ dọn dẹp

Hiểu được sự khác biệt giữa mô tả vị trí và mô tả công việc và cách sử dụng chúng Để xem các nhiệm vụ này được nhóm thành các vị trí và mô tả công việc như thế nào

Để xem cách viết những tài liệu đó

Mặc dù bản mô tả công việc có thể được viết cho những nhân viên không có kỹ năng, gần thành thạo hoặc lành nghề, nhưng chúng cũng có thể được viết cho người giám sát, quản lý và giám đốc điều hành.

46 46

Mô tả Vị trí và mô tả công việc (Bộ phận housekeeping khách sạn) Mô tả vị trí đôi khi được viết cho người quản lý hoặc cho những người có đặc quyền quản lý. Những người như vậy sẽ thực hiện công việc thuê, sa thải, ấn định tiền lương và hoạch định chính sách. Loại tài liệu mô tả vị trí đặt ra chức năng cơ bản của người quản lý và xác định phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của người quản lý. Các trách nhiệm cụ thể đã được tạo ra cho người quản lý và các mối quan hệ báo cáo mà họ có với các thành viên khác của tổ chức sẽ được liệt kê trong tài liệu này. Thường có một tuyên bố, được gọi là tiêu điểm công việc, về cách người quản lý nên phân bổ thời gian và nỗ lực của mình.

Mô tả công việc (Phòng dịch vụ dọn dẹp trong bệnh viện) Bộ phận dịch vụ dọn dẹp có các yêu cầu tương tự đối với bản mô tả công việc. Mẫu mô tả công việc (JD) giống nhau được sử dụng cho người quản lý hoặc người lao động. Các tài liệu vẫn là một thành phần thiết yếu cho tất cả các khoa trong bệnh viện và tất cả các khoa sẽ sử dụng cùng một định dạng. JD cung cấp một bản tóm tắt các yêu cầu đối với từng phân loại công việc. Nó được bộ phận nhân sự sử dụng khi tuyển dụng người cho một vị trí trống, làm tài liệu tham khảo cho nhân viên hiện tại và làm tài nguyên để tiến hành đánh giá hiệu suất.

Cấu trúc và số lượng bản mô tả công việc phụ thuộc vào từng cơ sở. Bộ phận nhân sự thường có một định dạng ưu tiên cho các nhiệm vụ công việc; số lượng cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và cấu trúc của bộ phận. Các bộ phận được cấu trúc khác nhau có thể yêu cầu nhiều hơn, ít hơn hoặc có các loại mô tả công việc khác nhau. Tính duy nhất trong mỗi cơ sở phải được xem xét khi xây dựng bản mô tả công việc.

49 49