NGÂN SÁCH VẬT TƯ

Ngân sách là các kế hoạch phân bổ các nguồn lực cần thiết để tạo ra doanh thu. Có nhiều loại ngân sách khác nhau. Một số loại ngân sách liên quan đến phân bổ nhân sự; những loại khác xử lí việc phân chia lượng nhân viên với thời gian làm việc hoặc với chi phí. Các kế hoạch phân bổ nguồn lực vật tư liên quan đến việc tạo doanh thu là một phần quan trọng của nhiều loại ngân sách.

Hai loại ngân sách được sử dụng phổ biến nhất trong hoạt động của khách sạn là ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động. Khi các tòa nhà mới được khai trương, ngân sách trước khi khai trương được thiết kế để hướng dẫn chi tiêu các nguồn lực xuyên suốt sự kiện. Ngân sách nên được chuẩn bị bởi người quản lý của các bộ phận mà chúng được sử dụng. Một quá trình xét duyệt thường diễn ra sau khi các quản lý cấp cao hơn nhận xét, gửi lại để sửa đổi và cuối cùng xác nhận ngân sách của các bộ phận để người quản lý cấp cao nhất phê duyệt. Sau khi ngân sách được phê duyệt, chúng được sử dụng để hướng dẫn các bộ phận hoạt động thành công trong suốt cả năm hoặc khoảng thời gian mà chúng áp dụng.

Ng N S Ch Chi Ti U V N

Trong khi các hoạt động đang diễn ra, các phòng ban khác nhau sẽ được yêu cầu nộp ngân sách chi tiêu vốn, quá trình này xảy ra mỗi năm một lần. Tại thời điểm này, ban quản lý bộ phận làm sạch được yêu cầu xác định nhu cầu về kinh phí để mua FFE (Nội thất, đồ đạc và thiết bị). Ngân sách chi tiêu vốn cũng có thể bao gồm các yêu cầu về quỹ để hỗ trợ các chương trình cải tạo và hiện đại hóa vì cả hai đều làm tăng thêm giá trị tài sản của tòa nhà. Sau khi ngân sách được phê duyệt và quỹ chi tiêu được cung cấp, các phòng ban khác nhau thực hiện soạn ngân sách chi tiêu vốn.

Nếu các nhu cầu đột xuất phát sinh đối với FFE trong năm tính ngân sách, tổng giám đốc thường phải đệ trình các chứng minh bổ sung về quyền sở hữu trước khi thực hiện các khoản chi tiêu đó. Tùy thuộc vào chính sách của công ty, một số tổng giám đốc có thẩm quyền chi tiêu một số tiền hữu hạn vượt quá ngân sách chi tiêu vốn, nhưng việc chi tiêu đó khá hạn chế.

Ng N S Ch Ho T Ng

Ngân sách hoạt động được lập hàng năm cho giai đoạn năm sử dụng tài chính. Ngân sách hoạt động liên quan đến chi phí hoạt động hàng ngày với doanh thu phát sinh từ đó. Chi phí lao động (tiền lương và tiền công), chi phí nhân viên (y tế, phúc lợi và các chương trình phúc lợi) và chi phí có thể kiểm soát tạo nên tổng chi phí liên quan đến doanh thu cụ thể được tạo ra; lợi nhuận (hoặc lỗ) đã kiểm soát là kết quả của việc so sánh.

Doanh thu được tạo ra bởi bộ phận cho thuê phòng khách sạn và chi phí phát sinh bởi hai bộ phận phụ - bộ phận lễ tân và bộ phận Housekeeping. Do đó, người quản lý bộ phận lễ tân và người quản lí bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm kiểm soát các chi phí liên quan đến doanh thu có được từ việc cho khách thuê phòng. Phần chi phí có thể kiểm soát đó do người quản lí bộ phận buồng phòng quản lý bao gồm nhưng không giới hạn ở các hạng mục như đồ dùng làm sạch, đồ dùng cho khách, chi phí đồ bằng vải lanh, chi phí đồng phục (cho nhân viên) và chi phí giặt là.

Các quản lý bộ phận chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí hoạt động để có thể tối đa hóa lợi nhuận, do đó họ nên hạn chế mua từng mặt hàng nhỏ của thiết bị. Kĩ năng nhìn nhận và dự báo trước sự việc trong việc lập kế hoạch có thể và sẽ tối đa hóa phần lợi nhuận kiểm soát của bộ phận.