PHÂN LOẠI VẬT LIỆU

Điều cơ bản áp dụng cho nguyên tắc kế toán

Việc phân loại vật liệu là bước đầu tiên trong quy trình, theo đó các mặt hàng có giá trị sẽ được hạch toán và kiểm soát. Hãy nhớ các nguyên tắc kế toán chung khi liệt kê tài sản của công ty. Thuật ngữ rộng hơn: tài sản được chia thành tài sản lưu động và tài sản cố định. Tài sản lưu động bao gồm các hạng mục như tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho. Tài sản cố định bao gồm đất đai, tòa nhà và thiết bị. (Trong trường hợp khách sạn, thiết bị có thuật ngữ rộng cũng bao gồm đồ nội thất và đồ đạc FFE.) Hàng tồn kho là tài sản cho đến khi chúng được sử dụng và FFE được coi là tài sản cho đến khi chúng được khấu hao hết. Ngân sách chi tiêu vốn là kế hoạch theo đó tài sản cố định (có thể khấu hao) được mua lại; ngân sách hoạt động là những kế hoạch mua hàng tồn kho.

Do một phần hàng tồn kho được sử dụng hết trong hoạt động hàng ngày để tạo doanh thu, chúng được tính vào chi phí và sẽ xuất hiện dưới dạng các khoản trừ khỏi doanh thu trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

BẢNG 1.1 Phân loại tài sản cố định cho bộ phận Housekeeping

Nội thất phòng khách và thiết bị cơ sở

Phần mềm

Hạng mục 7 năm Hạng mục 5 năm

Thảm

Thiết bị giường ngủ

Khung lò xo

Đệm

Giường sofa

Trường kỷ

Giường âm tường

Nội thất

Tủ

Bàn

Ghế

Bàn làmviệc

Tranh

Phụ kiện

Đèn và thiết bị chiếu sáng

Điện thoại

Bộ đàm

Thiết bị nhắn tin

Tivi

Két sắt

Tủ lạnh mini

Giường gập

Màn nhấn

Màn cửa

Rèm cửa mỏng

Gối (Loại thường và không gây dị ứng Ga trải giường

Hạng mục 2 năm

Chăn Rèm cửa nhà tắm

Bộ phận thiết bị

Hạng mục 7 năm

Thiết bị giặt ủi

Kệ cố định

Máy rửa kính

Hạng mục 5 năm

Xe đẩy của Bộ phân

Housekeeping

Máy hút bụi hành lang

Máy hút bụi chân không

Máy nâng cọc

Máy hút bụi ướt

Máy chà sàn quay

Thiết bị giặt thảm nước nóng cao áp

Máy may

Kệ vải lanh di động

Hạng mục 3 năm

Máy hút bụi của nhân viên

Housekeeping

Máy hút dáng ba lô

Chổi điện

Băng tải xử lý rác

Giường có bánh xe

Giường em bé

Khi các mặt hàng tồn kho được mua, hóa đơn của chúng trở thành khoản phải trả (nợ) phải được thanh toán bằng tiền mặt từ tiền mặt của tài khoản tài sản. Kết quả là việc chuyển đổi một tài sản, tiền mặt, thành một dạng Tài sản lưu động khác, hàng tồn kho. Khi vật liệu được trưng dụng từ hàng tồn kho để hỗ trợ các hoạt động hàng ngày, tài sản hàng tồn kho được sử dụng hết và chi phí định kỳ được ghi nhận thông qua các bút toán điều chỉnh. Mặc dù người quản lí bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm kiểm soát và sử dụng cả Tài sản cố định và Tài sản lưu động, nhưng chính chi tiêu hàng ngày của Tài sản lưu động (tiền lương và hàng tồn kho cho vật liệu) theo hướng dẫn của ngân sách điều hành sẽ có tác dụng lớn nhất trên bộ phận kiểm soát lợi nhuận.

Ho T Ng Ang Di N Ra

Việc phân loại các tài khoản vật tư cho các hoạt động đang diễn ra tương tự như đối với các hoạt động mới. Trong các hoạt động đang diễn ra, ngân sách trước khi khai trương không phát huy tác dụng, nhưng ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động được chuẩn bị hàng năm. Nếu khách sạn đã hoạt động được một thời gian, ngân sách hoạt động đầu tiên được lên kế hoạch và phê duyệt, sau đó là ngân sách chi tiêu vốn. Người quản lí bộ phận Housekeeping nên nhớ rằng báo cáo thu nhập phản ánh tiến trình đạt được ngân sách hoạt động. Không nên mua các hạng mục thiết bị nhỏ hoặc vụn vặt vì chúng sẽ được vốn hóa để tính vào chi phí vận hành (chi phí khác). Loại mua hàng này nên được lên kế hoạch trước đủ xa để được tính vào chi tiêu vốn.

Việc phân loại các tài khoản vật tư cho các hoạt động đang diễn ra tương tự như đối với các hoạt động mới. Trong các hoạt động đang diễn ra, ngân sách trước khi khai trương không phát huy tác dụng, nhưng ngân sách chi tiêu vốn và ngân sách hoạt động được chuẩn bị hàng năm. Nếu khách sạn đã hoạt động được một thời gian, ngân sách hoạt động đầu tiên được lên kế hoạch và phê duyệt, sau đó là ngân sách chi tiêu vốn. Người quản lí bộ phận Housekeeping nên nhớ rằng báo cáo thu nhập phản ánh tiến trình đạt được ngân sách hoạt động. Không nên mua các hạng mục thiết bị nhỏ hoặc vụn vặt vì chúng sẽ được vốn hóa để tính vào chi phí vận hành (chi phí khác). Loại mua hàng này nên được lên kế hoạch trước đủ xa để được tính vào chi tiêu vốn.

Các hoạt động đang diễn ra sẽ bao gồm việc mua thường xuyên và định kỳ tất cả các mặt hàng tồn kho, đòi hỏi phải phát triển các hệ thống nghiên cứu, đặt hàng, nhận, lưu trữ, phân phối và hạch toán việc sử dụng các mặt hàng có giá trị.