CẨM NANG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN BẦU BAN QUẢN TRỊ & SỬA ĐỔI NỘI QUY, QUY CHẾ
www.quanlychungcu.com.vn 1900 1769
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
01
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
10
Ghế ngồi
12
Micro
16
Máy chiếu
20
Backdrop và Standee
24
Bục phát biểu
26
Bàn chủ tịch và Bàn thành viên BQT
29
Bàn thư ký
30
Bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu
31
Hòm phiếu
32
Khu kiểm phiếu
33
Setup Tea Break
34
Âm nhạc
40
02
CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
Các công việc chuẩn bị trước HNNCC thường niên
43
Phát hành thông báo về kế hoạch tổ chức, kêu gọi ứng cử/đề cử
46
Xin ý kiến góp ý về việc bổ sung chỉnh sửa bản nội quy/quy chế
47
Tổng hợp và phản hồi các ý kiến góp ý
48
Thống kê danh sách các chủ sở hữu và diện tích đất sở hữu
49
Vận động, tuyên truyền các chủ sở hữu tham dự/ủy quyền
50
Chuẩn bị báo cáo trong công tác quản lý vận hành
51
Hoàn thiện bộ tài liệu mẫu HNNCC thường niên
53
Tổ chức hội nghị Trù bị
57
Họp thống nhất các nội dung trước khi tổ chức HNNCC thường niên
58
Mẫu tài liệu chuẩn bị trước hội nghị
59
03
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
Tổ chức hội nghị
72
Hoàn thiện phần Logistic
74
Tổ chức hội nghị
75
Các nội dung thông qua tại hội nghị
79
Mẫu tài liệu tổ chức hội nghị
80
04
CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ
Các công việc sau hội nghị
93
Thủ tục công nhận BQT
94
Công bố biên bản, nghị quyết HNNCC, nội quy/quy chế
95
Bàn giao công tác quản lý vận hành giữa BQT cũ và mới
96
Mẫu tài liệu sau hội nghị
97
Thư ngỏ Kính thưa Quý độc giả, Mang trong mình những yếu tố hiện đại, các khu nhà cao tầng đang dần trở thành xu hướng của thời đại, là biểu tượng cho sự phát triển của xã hội. Bắt nhịp với xu hướng đó, tại Việt Nam, các khu nhà cao tầng đang ngày càng xuất hiện với tần suất cao, đáp ứng nhu cầu của một bộ phận không nhỏ các cư dân Với mong muốn truyền tải các tiêu chuẩn, nền tảng, các quy định/quy chế nhằm hướng tới các chuẩn mực quốc tế nhưng vẫn phù hợp với đặc thù riêng của Việt Nam, đội ngũ biên tập chúng tôi trân trọng đem đến với Quý độc giả “Cẩm nang hướng dẫn Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên”.
Cuốn Cẩm nang được chúng tôi biên tập và soạn thảo dựa trên những nghiên cứu và tham khảo các tiêu chuẩn quốc tế, kết hợp với đó là những kinh nghiệm của chính Đội ngũ Biên tập trong quá trình quản lý vận hành các bất động sản, với mục đích cuối cùng là mang lại một trải nghiệm sống trọn vẹn cho mỗi cư dân. Đồng thời, chúng tôi hi vọng cuốn tài liệu sẽ mang lại nhiều giá trị về mặt tham khảo dành cho Quý độc giả trong quá trình xây dựng và hoàn thiện những nền tảng về tiêu chuẩn. Cẩm nang Tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên được chia làm 4 phần, tương ứng với 4 loại hình Hội nghị nhà chung cư thường niên dựa theo luật pháp hiện hành, đó là: -
Hội nghị nhà chung cư thường niên thông thường
-
Hội nghị nhà chung cư thường niên – trong đó kết hợp việc bầu thành viên BQT và sửa đổi nội quy, quy chế
-
Hội nghị nhà chung cư thường niên – tiến hành bầu thành viên BQT
-
Hội nghị nhà chung cư thường niên – tiến hành sửa đổi nội quy, quy chế
Chúng tôi hi vọng rằng việc phân loại này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để Quý độc giả có một cái nhìn tổng quan nhất về quy trình tổ chức một Hội nghị nhà chung cư thường niên. Đội ngũ Biên tập vô cùng trân trọng và hân hạnh đón tiếp những ý kiến đóng góp từ bạn đọc gần xa. Trân trọng.
Nguyễn Đình Hùng Thay mặt ban biên tập
(BQL)
(HNNCC)
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 06
01
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 07
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CÁC CÔNG VIỆC CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN
01.
03.
DỰ TRÙ KINH PHÍ
GHẾ NGỒI
MICRO
MÁY CHIẾU
02.
04.
05. BACKDROP & STANDEE
07. BỤC PHÁT BIỂU
06.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 08
BÀN CHỦ TỊCH & BÀN THÀNH VIÊN BQT
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
DANH SÁCH CÁC HẠNG MỤC CẦN CHÚ Ý
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
08. BÀN THƯ KÝ
10. BÀN KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
HÒM PHIẾU
09.
11. KHU KIỂM PHIẾU
13. TEA BREAK
ÂM NHẠC
12.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 09
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 10
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 11
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
11 CÁCH BỐ TRÍ GHẾ NGỒI HỘI NGHỊ GHẾ NGỒI HỘI NGHỊ CÓ THỂ ĐƯỢC SẮP XẾP THEO NHIỀU KIỂU KHÁC NHAU, PHỤ THUỘC VÀO QUY MÔ CŨNG NHƯ KHÔNG GIAN HỘI NGHỊ.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 12
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Kiểu Theatre: sắp xếp các hàng ghế Kiểu Classroom: các dãy bàn được (không có bàn), với tất cả người tham gia hướng mặt về sân khấu.
sắp xếp với những người tham gia hướng mặt về sân khấu.
Kiểu Crescent: đây là kiểu sắp xếp Kiểu Banquet: sắp xếp những dãy hình bán nguyệt, với ghế ngồi được xếp quanh nửa bàn.
bàn tròn khắp xung quanh phòng, người tham dự ngồi quanh bàn.
Kiểu U-Shape: đây là kiểu bố trí theo Kiểu Hollow Square: các dãy bàn hình chữ U, với các dãy bàn được sắp tạo không gian trống ở giữa.
được xếp thành hình vuông với các ghế được kê dọc theo các bàn.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 13
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Kiểu Conference: sắp xếp các bàn
với nhau để tạo thành một bàn lớn duy nhất.
Kiểu Tables/Clusters: đây là kiểu sắp xếp các đơn vị chỗ ngồi theo kiểu sắp xếp conference.
Kiểu Reception: sắp xếp chỗ ngồi
theo các dãy bàn tròn, đặt khắp xung quanh phòng.
==
Kiểu Circle & Semi-Circle: đây là một
biến thể của kiểu sắp xếp U-Shape, nhưng sẽ không có bàn đi kèm.
Kiểu Chevron: đây là kiểu bố trí theo
hình chữ V, với các dãy bàn được ngăn cách nhau bởi lối đi chính giữa.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 14
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Theatre là một trong những kiểu sắp xếp chỗ ngồi thông dụng nhất, không chỉ dùng cho hội nghị mà phần lớn các hội trường hiện nay đều sử dụng kiểu sắp xếp này. Khi sắp xếp kiểu này, chỗ ngồi của khách mời thường đối diện với sân khấu. Với kiểu sắp xếp nhà hát, không nhất thiết phải bố trí các dãy ghế dài và thằng, các hàng ghế phòng họp có thể sắp xếp theo hình tròn, bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp về phía tiêu điểm.
Cũng có thể sếp so le các hàng ghế để người ngồi phía sau không bị vướng tầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước. Và nên để chừa ra lối đi khoảng 1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợp cần thiết. Trong trường hợp có các hàng ghế dành cho đại biểu phía trên cùng, người ta sẽ bố trí thêm các mẫu bàn hội trường để tôn lên sự trang trọng cho những vị trí này cũng như giúp các vị đại biểu thuận lợi theo dõi. Cách setup này rất linh động, phù hợp với nhu cầu tổ chức hội thảo, sự kiện. Sơ đồ bố trí ghế ngồi kiểu Theater này thường bày xếp theo kiểu hình ngang hoặc bán nguyệt với tầm mắt hướng về tiêu điểm chính là “sân khấu”- Bàn chủ tịch. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 15
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
LỰA CHỌN MICRO Trong thời gian diễn ra hội nghị, yếu tố âm thanh sẽ đóng một vai trò quan trọng. Do vậy, chúng ta cần hiểu rõ về đặc tính cũng như những quy tắc vận hành của các thiết bị âm thanh.
Là nguồn âm thanh chính, các thiết bị micro rất quan trọng đối với chất lượng tổng thể của hệ thống âm thanh.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 16
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Các nhà sản xuất đã thiết kế các mẫu micro được tối ưu hóa cho các tác vụ cụ thể, vì vậy việc lựa chọn loại micro phù hợp sẽ bắt đầu bằng những kiến thức về các trường hợp ứng dụng cụ thể. Một câu hỏi phổ biến là liệu nam giới và phụ nữ có cần yêu cầu các mẫu micro khác nhau hay không. Về cơ bản, câu trả lời là không. Mặc dù các giới tính có sự khác nhau về dải tần số trung bình, nhưng cả hai giới tính đều nằm trong dải tần số của một micro vocal điển hình.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 17
Các loại micro cầm tay có thể dễ dàng tháo ra khỏi giá đỡ của chúng, trong khi các mẫu cố định được neo vào một vị trí cụ thể, chẳng hạn như bục hoặc mặt bàn. Micro gắn đứng cho phòng hội nghị có thể có kích thước lớn hoặc nhỏ tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng hội nghị khác nhau.
Micro cầm tay: Micro cầm tay thường
được phân biệt với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.
Micro cố định: thường được phân biệt
với micro cố định bởi một lưới tản nhiệt hình quả bóng. Được thiết kế để tích hợp trên nhiều ứng dụng, micro cầm tay có thể được gắn vào giá đỡ micro khi người dùng không muốn cầm trong một khoảng thời gian quá lâu.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 18
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đầu tiên đó là dạng micro đứng. Trong đó, hai loại micro đứng chính là micro cầm tay và micro cố định.
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Bên cạnh đó, các loại micro gắn trực tiếp lên người cũng là một lựa chọn được nhiều người ưa chuộng. Tất cả đều được thiết kế rất nhỏ và kín đáo trong khi vẫn giữ cho người dùng một sự thoải mái khi trình bày xuyên suốt thời gian hội nghị.
Do kích thước nhỏ, micro đeo trên người thường là loại tụ điện. Một lợi thế lớn khi sử dụng các loại micro gắn trực tiếp lên người dùng là khả năng duy trì khoảng cách nhất quán giữa người thuyết trình và micro, điều mà những chiếc micro đứng không cung cấp được. Ngoại hình và sự thoải mái của người thuyết trình là những yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn micro gắn trực tiếp lên người dùng.
Một số người sẽ cảm thấy không thoải mái hoặc có thể bị phân tâm bởi những chiếc micro trùm qua đầu hoặc gắm vào áo của người thuyết trình.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 19
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MÁY CHIẾU Máy chiếu dành cho hội nghị cần đạt được nhiều tiêu chuẩn khác nhau, đặc biệt là các thông số liên quan đến độ sáng, độ phân giải. Máy chiếu sẽ đóng vai trò quan trọng để trình chiếu những số liệu, những thông tin cần thiết dành cho những người tham gia hội nghị, vì vậy, cần phải hiểu và nắm rõ những quy tắc trong việc chọn máy chiếu. Để đạt hiệu quả cao trong việc trình chiếu, cần chú ý đến những thông số sau của máy chiếu.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 20
Độ phân giải đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên hình ảnh sắc nét ở thiết bị trình chiếu. Tất cả các máy chiếu dành cho hội trường đều đòi hỏi thông số này khá cao. Lý do là vì chỉ khi đó thì nội dung mới đảm bảo được chất lượng, không mờ nhòe hay vỡ pixel. Thông thường, một máy chiếu được sử dụng để trình chiếu video, hình ảnh, đồ thị trong không gian hội trường cần có độ phân giải là Full HD 1920 x 1080 pixels, 4K hay Ultra HD 4096 x 2160 pixel. Tuy nhiên, nếu chỉ dùng cho mục đích trình chiếu nội dung cơ bản trong khán phòng nhỏ và vừa thì thiết bị trình chiếu chỉ cần đáp ứng độ phân giải XGA 1024 x 768 pixels hoặc HD 1280 x 720 pixels.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 21
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BƯỚC 1: CHỌN ĐỘ PHÂN GIẢI
Đối với máy chiếu dùng cho hội trường của các hội nghị thì cường độ sáng lớn được coi là một yếu tố bắt buộc. Hình ảnh được trình chiếu lên màn ảnh hay không đều do tiêu chí này quy định.
Đơn vị đo cường độ sáng là ANSI LUMEN. Đối với các khán phòng vừa và nhỏ, bạn chỉ cần sử dụng một thiết bị trình chiếu có thông số này nằm trong khoảng từ 3.000 - 5.000 ansi lumens. Tuy nhiên, với các hội nghị sử dụng những hội trường lớn hơn thì sẽ cần dùng các sản phẩm có cường độ sáng lớn hơn.
BƯỚC 3: CHỌN TƯƠNG PHẢN Một trong những thông số quan trọng đối với máy chiếu cho hội trường là độ tương phản. Tuy nhiên, cách xem xét lựa chọn đối với một thiết bị trình chiếu không phải độ tương phản cao hay thấp mà cần phải phù hợp. Khi máy chiếu được tích hợp một độ tương phản phù hợp sẽ biểu hiện được đầy đủ cấp độ màu, làm các chi tiết trở nên sâu và chân thực. Các độ tương phản thường gặp nhất hiện nay là 10.000:1, 2.200:1, 2.500:1.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 22
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BƯỚC 2: ĐIỀU CHỈNH CƯỜNG ĐỘ SÁNG
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BƯỚC 4: LỰA CHỌN MÀN CHIẾU Để phục vụ tốt việc quan sát cho nhiều người trên cùng một màn ảnh thì giải pháp duy nhất là tạo một màn trình chiếu cực lớn cho khán phòng. Theo đó, tùy thuộc vào không gian hội trường cụ thể mà đòi hỏi các kích thước trình chiếu và máy chiếu khác nhau. Thường thì màn hình trình chiếu thường dao động trong khoảng từ 250 - 350 inch, hoặc có thể hơn. Ngoài những tiêu chí đã nói đến ở trên, khả năng kết nối đa dạng, khả năng lắp đặt dễ dàng, cài đặt đơn giản, trình chiếu được nhiều chế độ cũng là những cân nhắc khi lựa chọn máy chiếu hội nghị.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 23
Backdrop và Standee là yếu tố không thể thiếu trong các hội nghị bởi tính chuyên nghiệp mà chúng đem lại cho sự kiện. Thông thường, chiều cao trung bình của backdrop sẽ là 2,4m, còn chiều dài sẽ từ 1,2m - 2,4m hoặc 3m - 3,6m - 6m. Đối với standee, kích thước thường gặp là 0.6m x 1.6m và 0.8m x 1.8m. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 24
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BACKDROP VÀ STANDEE
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 25
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Backdrop và standee là những công cụ giúp những người tổ chức truyền tải thông điệp đến mọi người tham dự. Không chỉ nhằm mục đích trang trí, đây là những công cụ hiệu quả để mọi người tham dự có thể nắm bắt được tinh thần của hội nghị. Backdrop và Standee sẽ chứa những thông tin quan trọng hàng đầu như tên sự kiện, tên và logo tòa nhà, địa điểm và thời gian…
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BỤC PHÁT BIỂU KHI CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ, ĐẶC BIỆT ĐỐI VỚI HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ LẦN ĐẦU, VỊ TRÍ BỤC PHÁT BIỂU LÀ MỘT CÔNG ĐOẠN QUAN TRỌNG KHI CHUẨN BỊ.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 26
Có hai cách bố trí bục phát biểu thông dụng. Thứ nhất là đặt bục ở giữa sân khấu, thứ hai là đặt bục ở phía góc phải của của sân khấu. Những vị trí này đảm bảo phải không bị khuất tầm nhìn, tất cả các vị trí người ngồi đều có thể quan sát được và bục cũng không cản trở những chi tiết quan trọng của sân khấu ở phía sau. Trong số các cách bố trí đã nêu ở trên, kiểu sắp xếp bục phát biểu ở bên phải thường được áp dụng hơn cả do tính tiện dụng của mình.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 27
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khi chuẩn bị cho một hội nghị nhà chung cư, đặc biệt đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Ban tổ chức cần chú ý vị trí đặt bục ra sao cho hợp lý nhất. Vị trí đặt bục phát biểu không chỉ giúp cho người phát biểu/ báo cáo thấy tự tin, bao quát được toàn bộ hội nghị, có thể truyền đạt rõ ràng, mạch lạc thông điệp và mọi người bên dưới có thể tiếp nhận thông tin một cách tốt nhất mà còn giúp người phát biểu/báo cáo có thể thuận lợi điều khiển màn hình trình chiếu.
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trang trí bục phát biểu sẽ gúp cho không gian sân khấu sinh động hơn, giúp người phát biểu tự tin khi đứng trên bục. Thông thường, chúng ta vẫn thường sử dụng hoa để trang trí, vừa giúp tăng tính thẩm mỹ, vừa che đi những giấy tờ của những người đang phát biểu. Tùy vào kích cỡ của bục mà bạn có thể lựa chọn số lượng hoa sao cho hợp lý, tránh tình trạng bục nhỏ nhưng hoa lại quá nhiều. Bên cạnh đó, khi sử dụng hoa trang trí bục phát biểu, cần hạn chế việc sử dung những loại hoa có màu sắc quá rực rỡ hay có mùi quá thơm cũng như quá nhiều loại hoa cùng lúc. Đồng thời, ban tổ chức cũng cần lưu ý rằng, nếu như người đọc phát biểu dị ứng với phấn hoa thì cần phải tìm phương án trang trí khác sao cho hợp lý. CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 28
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BÀN CHỦ TỊCH VÀ BÀN THÀNH VIÊN ĐOÀN CHỦ TỊCH Bàn chủ tịch và Bàn các thành viên đoàn chủ tịch thường được sắp xếp ở phía chính giữa phía trên sân khấu. Bàn cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn và hoa.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 29
Bàn Thư ký thường được sắp xếp ở phía bên phải sân khấu. Vị trí này thường là vị trí tiện cho di chuyển để Ban Thư ký linh hoạt hỗ trợ cho Toàn thể quý cư dân và đại biểu tham dự hội nghị. Bàn Thư ký cần được chuẩn bị khăn trải bàn hoặc quây váy bàn. Khu vực này cần kết nối được với ổ cắm điện và setup máy in để tiện cho Ban Thư ký thực hiện công việc của mình.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 30
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
BÀN THƯ KÝ
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
SỐ LƯỢNG BÀN TỔ KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU CÓ THỂ LINH HOẠT DỰA THEO SỐ LƯỢNG NGƯỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ.
BÀN TỔ KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU Tùy vào quy mô của Tòa nhà/Cụm nhà chung cư để sắp xếp số lượng bàn tổ kiểm tra tư cách đại biểu phù hợp. Bàn Tổ kiểm tra tư cách đại biểu được sắp xếp ngay phía bên ngoài khu vực hội nghị, ở vị trí dễ thấy và dễ tiếp cận để Cư dân đăng ký tham dự Hội nghị.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 31
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
HÒM PHIẾU Bàn đặt hòm phiếu và Hòm phiếu được đặt phía trên sân khấu Hội nghị. Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị để xác định vị trí đặt Hòm phiếu, tuy nhiên thường được đặt ở góc bên Trái/phải sân khấu hội nghị.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 32
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
KHU KIỂM PHIẾU
Khu vực kiểm phiếu thường được bố trí ở cuối sân khấu hội nghị hoặc phòng họp của đại diện Cư dân. Tuy nhiên, khu vực này cần được đảm bảo tính riêng tư để tránh các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến quá trình kiểm phiếu.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 33
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
L I F E ST Y L E
SET UP TEA BREAK TEA BREAK LÀ THUẬT NGỮ CHỈ LOẠI HÌNH TIỆC THƯỜNG DIỄN RA TRONG CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 34
Tea break là thuật ngữ chỉ loại hình tiệc thường diễn ra trong các hội nghị, hội thảo. Tại bữa tiệc Tea break, mọi người có thể thoải mái thưởng thức ẩm thức, nhâm nhi thức uống và trò chuyện cùng nhau. Tùy vào không gian tổ chức Hội nghị mà bố trí khu vực Tea break phù hợp. Khu vực này thường được đặt hai bên cánh trái/phải hội nghị hoặc phía cuối sân khấu mà không làm ảnh hưởng tới quá trình diễn ra hội nghị. Tuy nhiên, khu vực này cần được bố trí lối đi thông thoáng để cư dân giải lao và ban hậu cần tiện di chuyển đồ.
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Tea break được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng với trà cùng bánh ngọt, hoa quả đi kèm được diễn ra vào giữa giờ giải lao của các buổi hội nghị/hội thảo nhằm giúp những người tham dự có khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi và trò chuyện thoải mái trước khi tiếp tục tham dự sự kiện. Thông thường, tea break sẽ kéo dài trong khoảng từ 20-30 phút và được diễn ra trong nền nhạc du dương, êm dịu. Cần lưu ý lựa chọn những bản nhạc có giai điệu nhẹ nhàng, sâu lắng giúp mang lại cảm giác thư giãn nhất định cho khách mời. Ngoài ra, tùy thuộc vào nhu cầu của Ban tổ chức, tiệc tea break có thể được tổ chức vào trước thời gian diễn ra sự kiện.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 35
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mặc dù tea break chỉ là một bữa tiệc nhỏ, nhưng để tổ chức thành công một bữa tiệc tea break, cần nắm rõ quy trình tổ chức và phục vụ, cụ thể như sau: + Đảm bảo an toàn vệ sinh và an toàn thực phẩm. + Làm sạch khu vực tổ chức sự kiện. + Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết phục vụ tiệc như: tách, đĩa, muỗng,.. + Bày sẵn thức ăn, nước uống gồm trà, sữa, cà phê, nước lọc, bánh trái,.. + Hỗ trợ khách trong quá trình diễn ra buổi tiệc, quan sát và kịp thời đáp ứng các nhu cầu của khách. + Khi kết thúc tiệc, dùng xe đẩy, xô đựng và các vật dụng chuyên dụng để thu dọn, làm sạch cơ bản khu vực tea break.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 36
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
hay sứ.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 37
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 38
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 39
ÂM NHẠC LÀ MỘT PHẦN QUAN TRỌNG TRONG HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ. ÂM NHẠC CÓ THỂ GIÚP GIA TĂNG NHỮNG HIỆU ỨNG, TẠO KHÔNG KHÍ GẮN KẾT CỘNG ĐỒNG VỚI CÁC CƯ DÂN.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 40
GIAI ĐOẠN ĐOẠN TỔ TỔ CHỨC CHỨC SỰ SỰKIỆN KIỆN
ÂM NHẠC
GIAI ĐOẠN ĐOẠN TỔ TỔ CHỨC CHỨC SỰ SỰKIỆN KIỆN
Thể loại nhạc cổ điển, nhạc không lời sẽ là sự lựa chọn lý tưởng cho các các sự kiện mang tính chất thanh lịch, trang trọng hay những sự kiện có mục đích khẳng định đẳng cấp của sản phẩm, thương hiệu hay của người tham dự.
Những người tham dự sẽ hoàn toàn thấy ấn tượng với một buổi trình diễn liveshow như chơi violin, piano, khiêu vũ cổ điển hay chơi nhạc giao hưởng thính phòng sẽ vô cùng hấp dẫn. Ngoài nhạc cổ điển, nhạc Jazz cũng là một dòng nhạc phù hợp với tính chất của hội nghị nhà chung cư.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 41
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
02 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 42
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
2.1
CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 43
• Phát hành thông báo về kế hoạch tổ chức HNNCC thường niên. • Kêu gọi ứng cử, đề cử thành viên Ban quản trị nhiệm kỳ tiếp theo.
01
Tổng hợp ý kiến góp ý của các chủ sở hữu. Phản hồi ý kiến góp ý của chủ sở hữu và hoàn thiện bộ tài liệu.
02 Xin ý kiến góp ý của chủ sở hữu về việc bổ sung, chỉnh sửa Bản nội quy/ quy chế.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 44
03
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ THƯỜNG NIÊN
04 • Hoàn thiện bộ tài liệu mẫu hội nghị nhà chung cư và gửi cho các chủ sở hữu. • In ấn. • Phân loại tài liệu. • Gửi tới các chủ sở hữu, người đại diện.
07
Chuẩn bị các Báo cáo trong công tác quản lý vận hành.
05
06
Triển khai vận động, tuyên truyền các chủ sở hữu tham dự hội nghị/hoặc ủy quyền tham dự để đảm bảo tỷ lệ tham dự để Hội nghị thành công.
Họp thống nhất các nội dung trước khi tổ chức hội nghị.
08
09
Tổ chức hội nghị Trù bị.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 45
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
Thống kê danh sách các chủ sở hữu nhà chung cư và diện tích sở hữu, quy đổi phiếu biểu quyết theo diện tích sở hữu.
Phát hành thông báo và công khai tại bảng tin tòa nhà.
Phát hành biểu mẫu đề cử, ứng cử thành viên Ban quản trị.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 30 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
01 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 46
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
PHÁT HÀNH THÔNG BÁO VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN KÊU GỌI ỨNG CỬ, ĐỀ CỬ
Đóng góp ý kiến qua văn bản/ email/zalo/viber hoặc trực tiếp góp ý với Ban quản trị.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 30 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ
02 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 47
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
XIN Ý KIẾN GÓP Ý VỀ VIỆC BỔ SUNG CHỈNH SỬA BẢN NỘI QUY/QUY CHẾ
Tổng hợp ý kiến phản hồi các Chủ sở hữu và công khai tại bảng tin tòa nhà/email/viber nhóm cư dân/zalo nhóm cư dân.
Đối với những ý kiến không được chấp nhận thì cần giải thích lý do và thông báo tới cư dân.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 20 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ
03 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 48
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
TỔNG HỢP & PHẢN HỒI CÁC Ý KIẾN GÓP Ý
Lập danh sách các chủ sở hữu bao gồm thông tin căn hộ, thông tin chủ sở hữu các phần diện tích khác (trung tâm thương mại, hầm), diện tích sở hữu riêng và quy đổi phiếu biểu quyết theo diện tích sở hữu.
Ban quản trị ký, đóng dấu xác nhận và công khai thông tin tới cư dân tại bảng tin tòa nhà/viber nhóm cư dân/zalo nhóm cư dân.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 30 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ
04 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 49
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
THỐNG KÊ DANH SÁCH CÁC CHỦ SỞ HỮU VÀ DIỆN TÍCH ĐẤT SỞ HỮU
Ban quản lý tòa nhà tuyên truyền,vận động cư dân tham dự thông qua các hình thức như vận động trực tiếp, gọi điện thoại/ email/nhắn tin,…
Cập nhật hằng ngày tỷ lệ Chủ sở hữu xác nhận tham dự hội nghị và xác nhận ủy quyền đại diện tham dự.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 07 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ
05 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 50
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
VẬN ĐỘNG, TUYÊN TRUYỀN CÁC CHỦ SỞ HỮU THAM DỰ HOẶC ỦY QUYỀN THAM DỰ.
Báo cáo công tác quản lý vận hành các giai đoạn.
Báo cáo thu chi kinh phí quản lý vận hành giai đoạn có kiểm toán.
Báo cáo thu chi kinh phí bảo trì và tài khoản kinh phí bảo trì.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ & BAN QUẢN TRỊ
06 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 51
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
CHUẨN BỊ CÁC BÁO CÁO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HÀNH
Tờ trình dự toán ngân sách kinh phí quản lý vận hành năm.
Tờ trình kế hoạch sử dụng quỹ bảo trì 2% năm.
Các báo cáo, nội dung khác: Kết quả chấm thầu lựa chọn đơn vị quản lý, vận hành/Tiếp tục lựa chọn đơn vị quản lý, vận hành.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN LÝ & BAN QUẢN TRỊ
06 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 52
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
CHUẨN BỊ CÁC BÁO CÁO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬN HÀNH
Chương trình HNNCC & kịch bản điều hành hội nghị.
Phân công nhiệm vụ các bộ phận tại HNNCC.
Thông báo về việc tổ chức HNNCC và ứng cử, đề cử thành viên BQT.
Giấy ủy quyền tham dự HNNCC.
Thư mời tham gia HNNCC gửi cư dân.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
07 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 53
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN BỘ TÀI LIỆU MẪU HNNCC
Thư mời tham gia HNNCC gửi Cơ quan nhà nước.
Danh sách tổng hợp căn hộ và diện tích sử dụng, quy đổi phiếu diện tích sử dụng.
Danh sách xác nhận chủ sở hữu/người ủy quyền tham dự tại hội nghị.
Đơn ứng cử thành viên BQT.
Đơn đề cử thành viên BQT.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
07 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 54
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN BỘ TÀI LIỆU MẪU HNNCC
Phiếu bầu BQT nhiệm kỳ …-…
Danh sách thành viên tham gia bầu cử BQT.
Biên bản kiểm phiếu bầu thành viên BQT.
Quy chế làm việc và biểu quyết tại hội nghị.
Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểu.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
07 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 55
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN BỘ TÀI LIỆU MẪU HNNCC
Phiếu biểu quyết các nội dung tại hội nghị.
Biên bản kiểm phiếu biểu quyết thông qua các nội dung tại hội nghị.
Dự thảo biên bản họp HNNCC.
Dự thảo nghị quyết HNNCC.
Sau đó sẽ in ấn, phân loại tài liệu và gửi đến các Chủ sỡ hữu, người đại diện.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
07 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 56
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN BỘ TÀI LIỆU MẪU HNNCC
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TRÙ BỊ
Chuẩn bị các nội dung cho buổi họp chính thức.
Đảm bảo tỉ lệ cư dân tham dự hội nghị chính thức để đủ điều kiện tổ chức hội nghị.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 07 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ
08 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 57
Phân công công việc các Ban/Bộ phận.
Thời gian: Hoàn thành ít nhất 07 ngày trước khi tổ chức HNNCC
PHỤ TRÁCH BỞI: BAN QUẢN TRỊ & BAN QUẢN LÝ
09 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 58
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HỌP THỐNG NHẤT CÁC NỘI DUNG TRƯỚC KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
2.2 CÁC MẪU TÀI LIỆU CHUẨN BỊ TRƯỚC HNNCC THƯỜNG NIÊN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 59
CHUẨN BỊ HNNCC Thông báo kế hoạch tổ chức HNNCC thường niên Báo cáo việc thông báo tổ chức HNNCC thường niên tới Cư dân
THƯ MỜI Thư mời Chủ sở hữu tham dự HNNCC thường niên Thư mời UBND Quận tham dự HNNCC thường niên Thư mời UBND Phường tham dự HNNCC thường niên Thư mời CA Phường tham dự HNNCC thường niên
BẦU BAN QUẢN TRỊ
01 02 03 04
XIN Ý KIẾN TỔ CHỨC HNNCC
Giấy ủy quyền
GIẤY ỦY QUYỀN Công văn gửi UBND Phường, Quận xin ý kiến tổ chức HNNCC thường niên
Đơn ứng cử thành viên BQT Báo cáo tìm ứng viên thành viên BQT Danh sách ứng cử thành viên BQT
05 06
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 60
BÁO CÁO KẾT QUẢ THÔNG BÁO HNNCC TỚI CƯ DÂN Báo cáo kết quả thông báo HNNCC tới cư dân
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
DANH MỤC CÁC MẪU TÀI LIỆU
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
CHUẨN BỊ HNNCC THƯỜNG NIÊN
01
Mẫu thông báo kế hoạch tổ chức HNNCC thường niên & Mẫu thống kê danh sách phiếu bầu của các Căn hộ
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 61
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
XIN Ý KIẾN TỔ CHỨC HNNCC
02
Mẫu công văn gửi UBND Phường Quận xin ý kiến tổ chức HNNCC thường niên
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 62
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
THƯ MỜI THAM DỰ HNNCC THƯỜNG NIÊN
2
03
Mẫu thư mời HNNCC thường niên nhà chung cư gửi Chủ sở hữu & UBND Quận
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 63
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
THƯ MỜI THAM DỰ HNNCC THƯỜNG NIÊN
03
Mẫu thư mời HNNCC thường niên nhà chung cư gửi CA Phường & UBND Phường
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 64
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
GIẤY ỦY QUYỀN
3
04
Mẫu đăng ký ủy quyền người đại diện tham dự HNNCC thường niên
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 65
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
BẦU BAN QUẢN TRỊ
05
Mẫu đơn đăng ký ứng cử thành viên Ban Quản Trị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 66
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
BẦU BAN QUẢN TRỊ
05
Mẫu báo cáo tìm ứng viên thành viên Ban Quản Trị & và Danh sách ứng cử thành viên Ban Quản Trị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 67
O1 O2
Đơn ứng cử tham gia Ban Quản Trị
BQLTN cung cấp
Phiếu lý lịch cá nhân, phiếu đề cử và phần chương trình hành động (công việc liên quan) Phiếu lýđược lịch cá đề 5cử ghinhân, trong phiếu và tấm
và phần chương trình hành động (công việc liên quan) được ghi trong phiếu và 5 tấm hình (4x6)
BQLTN cung cấp
Chứng nhận là chủ căn hộ ( Vợ/ chồng)
01 bản photo, 01 bản photo có sao y công chứng, 01 bản photo HĐ mua bán căn hộ
O4
Hộ khẩu/Tạm trú tại chung cư …
01 bản photo 01 bản photo có sao y công chứng
O5
CMND & Căn cước công dân
01 bản photo, 01 bản photo có sao y công chứng
O6
Các giấy tờ liên quan chuyên môn về bằng cấp
O7
Chứng chỉ về bồi dưỡng kiến thức Quản lý chung cư
O3
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
HỒ SƠ ỨNG CỬ BAN QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ...
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 68
01 bản photo, 01 bản photo có sao y công chứng
01 bản photo, 01 bản photo có sao y công chứng
05
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
BÁO CÁO KẾT QUẢ THÔNG BÁO HNNCC TỚI CƯ DÂN
06
Mẫu thống kê danh sách căn hộ đã nhận phiếu ủy quyền
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 69
GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ TRƯỚC HỘI NGHỊ
BÁO CÁO KẾT QUẢ THÔNG BÁO HNNCC TỚI CƯ DÂN
06
Mẫu thống kê danh sách căn hộ đã gửi thư mời tham dự HNNCC
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 70
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
6 GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
03
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 71
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 72
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
3.1 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN PHẦN LOGISTIC
02
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
03
(*)
CÁC NỘI DUNG THÔNG QUA TẠI HỘI NGHỊ
(*)Thời gian: Hoàn thiện trước ít nhất 01 ngày trước khi
tổ chức HNNCC
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 42
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 73
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
01
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
HOÀN THIỆN PHẦN LOGISTIC Hoàn thiện và kiểm tra phòng ngừa rủi ro trước Hội nghị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 74
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1. Công tác chuẩn bị và đón tiếp 2. Tiến trình Hội nghị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 75
ĐÓN KHÁCH Theo từng khu vực trong tòa nhà
CHƯƠNG TRÌNH ÂM NHẠC Diễn ra trong thời gian đón khách và kiểm tra tư cách đại biểu
KIỂM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU Yêu cầu đại biểu tham dự mang đầy đủ CMND, giấy ủy quyền (nếu có) và ký vào danh sách đại biểu tham dự
PHÁT PHIẾU BIỂU QUYẾT TỚI CƯ DÂN THAM DỰ
BỐ TRÍ NHÂN SỰ Trực in ấn, hỗ trợ các tình huống phát sinh
BỐ TRÍ AN NINH TRỰC TRONG SUỐT HỘI NGHỊ
BỐ TRÍ NHÂN SỰ LÀM SẠCH Khi kết thúc hội nghị cần làm sạch khu vực diễn ra hội nghị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 76
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
CÔNG TÁC CHUẨN BỊ VÀ ĐÓN TIẾP
TRỰC ÂM THANH ÁNH SÁNG
TRỰC SLIDE MÁY CHIẾU
TRỰC HẬU KÌ, MICRO
TỔ THƯ KÝ GHI CHÉP NỘI DUNG
TRÌNH BÀY CÁC BÁO CÁO TRƯỚC CƯ DÂN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN /
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 77
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TIẾN TRÌNH HỘI NGHỊ
BẦU BAN QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ MỚI
BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG
TRAO ĐỔI, THẢO LUẬN CÁC VẤN ĐỀ TẠI HỘI NGHỊ
9
HOÀN THIỆN BIÊN BẢN VÀ NGHỊ QUYẾT HỘI NGHỊ
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 78
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
TIẾN TRÌNH HỘI NGHỊ
Thông qua dự toán ngân sách hoạt động năm
Thông qua dự toán sử dụng Quỹ bảo trì
Thông qua kết quả Bầu cử Ban Quản Trị nhiệm kỳ …
Bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của BQT nhà chung cư/ Quy chế thu chi tài chính của BQT/ Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư
Các vấn đề khác theo thực tế Tòa nhà
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 79
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
CÁC NỘI DUNG THÔNG QUA TẠI HỘI NGHỊ
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 80
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
3.2 MẪU TÀI LIỆU TẠI HNNCC THƯỜNG NIÊN
1
Chương trình HNNCC
Biên bản thẩm tra tư cách Đại biểu
2 3
Quy chế biểu quyết và làm việc tại Hội nghị
Phiếu bầu Ban Quản Trị
Biên bản kiểm phiếu bầu Ban Quản Trị
4 5
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 81
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
DANH MỤC CÁC MẪU TÀI LIỆU
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
6
Phiếu biểu quyết các nội dung thông qua tại HNNCC
Biên bản kiểm phiếu các nội dung thông qua tại HNNCC
7 8
Dự thảo Biên bản HNNCC
Phiếu bầu Ban Quản Trị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 82
9
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU CHƯƠNG TRÌNH HNNCC THƯỜNG NIÊN
01 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 83
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU BIÊN BẢN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU
02 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 84
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU QUY CHẾ BIỂU QUYẾT VÀ LÀM VIỆC TẠI HỘI NGHỊ
03 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 85
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU PHIẾU BẦU BAN QUẢN TRỊ
04 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 86
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU BẦU BAN QUẢN TRỊ
05 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 87
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU PHIẾU BIỂU QUYẾT CÁC NỘI DUNG THÔNG QUA TẠI HNNCC
06 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 88
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU BIÊN BẢN KIỂM PHIẾU CÁC NỘI DUNG THÔNG QUA TẠI HNNCC
07 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 89
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU DỰ THẢO BIÊN BẢN HNNCC
08 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 90
GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
MẪU DỰ THẢO NGHỊ QUYẾT HNNCC
09 CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 91
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ
04 11 Thủ tục công nhận Ban Quản Trị 2
Công bố Biên bản HNNCC, Nghị quyết HNNCC, Nội quy, quy chế sử dụng nhà chung cư
3
Bàn giao công tác quản lý, vận hành giữa Ban quản trị cũ – Ban quản trị mới
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 92
CÁC CÔNG VIỆC SAU HỘI NGHỊ
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 93
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
4.1
Chuẩn bị hồ sơ xin công nhận hoạt động Ban Quản Trị gồm: Văn bản đề nghị của Ban Quản Trị;
Biên bản họp Hội nghị nhà chung cư về việc bầu Ban Quản Trị;
Danh sách các thành viên Ban Quản Trị; họ tên Trưởng ban và Phó Ban Quản Trị;
Thời gian: Hoàn thành 10 ngày làm việc, kể từ ngày được hội nghị nhà chung cư bầu Ban Quản Trị Phụ trách bởi: Ban Quản Trị và Ban Quản Lý
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 94
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
THỦ TỤC CÔNG NHẬN BAN QUẢN TRỊ
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
CÔNG BỐ BIÊN BẢN HNNCC, NGHỊ QUYẾT HNNCC, NỘI QUY,QUY CHẾ SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ Công bố tới cư dân Biên bản HNNCC, Nghị quyết HNNCC Quy chế hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư/ Quy chế thu chi tài chính của Ban quản trị/Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư đã điều chỉnh và được thông qua tại HNNCC thường niên.
BAN QUẢN TRỊ VÀ BAN QUẢN LÝ Cùng thực hiện
Thời gian : Hoàn thành 10 ngày làm việc, kể từ ngày hội nghị nhà chung cư bầu Ban Quản Trị Phụ trách: Ban quản trị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 95
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
BÀN GIAO Công tác quản lý, vận hành giữa BAN QUẢN TRỊ CŨ – BAN QUẢN TRỊ MỚI
Lập danh sách các hồ sơ chuẩn bị bàn giao công tác quản lý vận hành, Bao gồm: Hồ sơ pháp lý Hồ sơ kỹ thuật Quyết toán kinh phí bảo trì Quyết toán kinh phí quản lý vận hành...
Thời gian: 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban Quản Trị nhà chung cư có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ nhà chung cư. Phụ trách: Ban quản trị
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 96
Căn cứ Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015, Bộ Xây dựng ban hành quy định về việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Căn cứ Thông tư số 28/2016/TT-BXD ngày 15/12/2016 của Bộ Xây dựng về việc sửa đổi, bổ sung một số quy định của Thông tư số 10/2015/TT-BXD ngày 30 tháng 12 năm 2015 của Bộ Xây dựng quy định việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành chung cư. Theo đó, các thành viên trong Bản quản trị cần được đào tạo đầy đủ mọi kiến thức về quản lý vận hành chung cư nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực quản lý tòa nhà kết hợp với đội ngũ giảng viên là các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực, PMC đã được Bộ Xây dựng công nhận là đơn vị đủ điều kiện đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư. PMC Knowledge sẵn sàng tư vấn đào tạo cho thành viên Ban quản trị, mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ Tổng đài: 1900 1769. Các nội dung chính của khóa đào tạo bao gồm: A. VỀ KIẾN THỨC CƠ SỞ 1. Bài giảng về pháp luật nhà ở; pháp luật đất đai, dân sự và xây dựng liên quan đến nhà chung cư (08 tiết). 2. Bài giảng về các nội dung cơ bản của pháp luật về quản lý, sử dụng nhà chung cư (04 tiết). B. KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ 1. Chuyên đề 1: Nghiệp vụ quản lý việc sử dụng nhà chung cư (08 tiết); Chuyên đề 2: Quản lý vận hành hệ thống điện, cấp thoát nước, thông gió 2. - cấp nhiệt trong nhà chung cư (12 tiết); Chuyên đề 3: Quản lý vận hành hệ thống, thiết bị phòng cháy, chữa cháy 3. (sau đây gọi tắt là PCCC) tại nhà chung cư (08 tiết); 4. Chuyên đề 4: Quản lý vận hành hệ thống thang máy, thang cuốn trong nhà chung cư (08 tiết); 5. Chuyên đề 5: Quản lý vệ sinh môi trường, cảnh quan nhà chung cư và xử lý nước thải (04 tiết); 6. Chuyên đề 6: Quản lý rủi ro, quản lý an ninh và ứng phó với thiên tai tại nhà chung cư (04 tiết). Ngoài 6 chuyên đề được quy định, cơ sở đào tạo có thể bổ sung thêm các chuyên đề đào tạo khác theo nhu cầu của học viên.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 97
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
CẤP CHỨNG CHỈ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ CHO CÁC THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ
C. 1. 2.
3. 4.
PHẦN KHẢO SÁT, THỰC HÀNH (12 TIẾT) Khảo sát thực tế hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư tại địa điểm đã đăng ký trong hồ sơ đề nghị công nhận cơ sở đào tạo; Thực hành nghiệp vụ bảo vệ, an ninh, lễ tân, vệ sinh môi trường, công tác an toàn PCCC, cứu nạn, cứu hộ, thao tác phần mềm quản lý vận hành nhà chung cư; Các phần thực hành khác có liên quan đến nhà chung cư theo nhu cầu của học viên; Sau khi khảo sát, thực hành, các học viên phải viết bài thu hoạch bao gồm các nội dung: quy chế phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân liên quan trong việc quản lý vận hành nhà chung cư; đánh giá về nghiệp vụ bảo vệ, an ninh, PCCC và vệ sinh môi trường của nhà chung cư đã khảo sát.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 98
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
CẤP CHỨNG CHỈ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VẬN HÀNH NHÀ CHUNG CƯ CHO CÁC THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ
Ban quản trị nhiệm kỳ 1 sẽ chịu trách nhiệm xây dựng, phát triển và quản lý kênh thông tin của cộng đồng cư dân. Việc thông tin, trao đổi, ứng xử trên các kênh thông tin cần tuân thủ nguyên tắc giao tiếp chung của cộng đồng đã được thông qua tại Hội nghị nhà chung cư lần đầu. 1. 2.
Website chính thức của cộng đồng cư dân Các trang mạng xã hội của cộng đồng cư dân bao gồm và không giới hạn công cụ sau: Facebook Fanpage/ Group chính thức của cộng đồng cư dân Zalo Group chính thức của cộng đồng cư dân Viber Group chính thức của cộng đồng cư dân Các kênh thông tin khác
Ban quản trị Khóa 1 chịu trách nhiệm quản lý và bàn giao lại các kênh thông tin chính thức của cộng đồng cư dân cho Ban quản trị khóa tiếp theo.
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 99
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN CÁC KÊNH THÔNG TIN CHÍNH THỨC CỦA CỘNG ĐỒNG CƯ DÂN
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 100
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
MẪU TÀI LIỆU SAU HỘI NGHỊ
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
MẪU VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN BQT
01
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 101
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
MẪU BIÊN BẢN HỌP HNNCC
02
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 102
GIAI ĐOẠN SAU HỘI NGHỊ
MẪU NGHỊ QUYẾT HNNCC SAU KHI THỐNG NHẤT NỘI DUNG
03
CẨM NANG TỔ CHỨC HNNCC THƯỜNG NIÊN / 103
CÔNG TY QUẢN LÝ Được thành lập vào tháng 6/2009, PMC là sự hợp tác góp vốn của Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) - một trong những Tập đoàn lớn nhất tại Việt Nam và Biken Techno Corporation - một Công ty đến từ Nhật Bản.
SỨ MỆNH
TẦM NHÌN
PMC sẽ là công ty đi đầu trong việc duy trì các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, các giá trị và cam kết đã được tuyên bố với khách hàng, đối tác và thành viên chúng tôi.
Sự khiêm nhường, lòng bao dung, và khát khao học hỏi luôn được nuôi dưỡng, lan tỏa ở mỗi thành viên PMC. Chúng tôi không ngừng nỗ lực trong việc áp dụng các chuẩn mực quốc tế về lòng mến khách phù hợp với Việt Nam nhằm mang lại cho khách hàng, đối tác và thành viên PMC từng khoảnh khắc hạnh phúc, sự an nhiên để bù đắp một phần mà cuộc sống đã lấy mất của mỗi con người.
Hà Nội:
Tầng 21, Tòa nhà VNPT, 57 Huỳnh Thúc Kháng, Q. Đống Đa
Đà Nẵng: 36 Trần Quốc Toản, Q. Hải Châu HCM:
Phòng 505, 42 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3
Website:
http://pmcweb.vn
Email:
pmc@vnpt.vn
CỔ ĐÔNG VÀ ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC
VIETNAM POSTS AND TELECOMMUNICATIONS GROUP Headquaters: VNPT Tower, 57 Huynh Thuc Khang St., Dong Da Dist., Hanoi BIKEN TECHNO CORPORATION Headquaters: Tennouzu First Tower 17F, 2-2-4 , Higashigawa, Shinagawaku, Tokyo, 140-0002, Japan Osaka Head Office: 2-12-1, Minamikaneden, Suita, Osaka, 564-0044 Japan
wwww. quanlychungcu.com.vn 1900 1769
