BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Dylematy rekrutacji on-line

Sytuacja epidemiczna w pierwszej połowie bieżącego roku spowodowała sporo zamieszania na rynku pracy. Nierzadko pracodawcy byli zmuszeni do redukcji zatrudnienia, zaś część organizacji, które zawsze miały problem z pozyskaniem wystarczającej ilości pracowników, prowadziło wzmożone procesy rekrutacyjne. Jednak czy procesy rekrutacji przeprowadzane w tak wyjątkowych warunkach gwarantują zgodność z RODO?

Karolina Szuścik , CISA, Inspektor Ochrony Danych, KAMSOFT S.A.

Administrator przetwarzający dane osobowe w procesie rekrutacji musi pamiętać, że zgodnie z artykułem 5 RODO dane należy przetwarzać zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której one dotyczą. Administrator powinien także zbierać dane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie wykorzystywać ich w sposób niezgodny z tymi celami. W procesie rekrutacji szczególnie ważne są zasady ograniczenia celu oraz minimalizacji danych, które w tym przypadku określają, iż pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które nie są potrzebne do jej przeprowadzenia, a także że dane osobowe nigdy nie mogą być zbierane na zapas i na wszelki wypadek. Jednocześnie RODO zobowiązuje administratora, by pozyskując dane osobowe, w sposób jasny, przejrzysty i zrozumiały informował m.in. o pełnej nazwie i adresie swojej siedziby, o celu i podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych, a także o okresie, przez który zebrane dane będą przechowywane oraz pozostałych informacjach określonych w art. 13 i 14 RODO.

Jakie dane może pozyskać przyszły pracodawca? Zgodnie z art. 221 § 1 kodeksu pracy, pracodawca żąda od osoby ubiegającej

się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: –imię (imiona) i nazwisko; –datę urodzenia; –dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; –wykształcenie; –kwalifikacje zawodowe; –przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pamiętać należy, że pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, wyłącznie gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Katalog danych, które mogą być przetwarzane w procesie rekrutacji przez pracodawcę podany powyżej jest katalogiem zamkniętym, co oznacza, że pracodawca nie może przetwarzać danych, które wykraczają poza ten zakres. Oto najczęściej zadawane przez pracodawców pytania w związku z przeprowadzaniem procesu rekrutacji:

» Źródłem informacji o przebiegu pracy zawodowej powinien być sam kandydat, a nie poprzedni pracodawca. «

Czy klauzula ze zgodą dodawana do CV jest wystarczająca i czy powinno się wymagać jej dołączania do dokumentów aplikacyjnych?

Praktyka zamieszczenia w dokumentach aplikacyjnych zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych nie jest właściwa. Zgoda (art. 6 ust.1 lit. a RODO) na przetwarzanie danych, może być dodatkową podstawą prawną wykorzystywaną tylko w określonych sytuacjach. Przykładem może być prze- twarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas lub przetwarzanie danych dodatkowych wykraczające poza zakres art. 221 § 1 KP które kandydat sam udostępnił przyszłemu pracodawcy, np. zdjęcie.

Czy pracodawca może zweryfikować referencje wykazane w dokumentach aplikacyjnych?

W przypadku gdy kandydat do pracy ujmie w dokumentach aplikacyjnych referencje od poprzednich pracodawców, nie uprawnia to potencjalnego pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym, nawet gdy celem kontaktu jest pozyskanie dodatkowych informacji o kandydacie. Potencjalny pracodawca nie może tym samym zwrócić się do poprzedniego pracodawcy o informację, jakie zadania realizował kandydat w tym podmiocie oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy. Podczas procesu rekrutacyjnego źródłem informacji, które dotyczą przebiegu pracy zawodowej, powinien być sam kandydat. 

r e k l a m a

Uwolnij się od dokonywania zawiłych obliczeń dotyczących przysługującej ilości leku! Asystent e-recepty wyliczy odpowiednią ilość dla Ciebie!

e-recepta.kamsoft.pl