Porozmawiajmy o projekcie

FUNDACJA ROZWOJU SPOŁECZEŃ STWA OBYWATELSKIEGO WARSZAWA 2015

Agnieszka Deja

POROZMAWIAJMY O PROJEKCIE

WSPÓLNOTA ROBOCZA ZWIĄZKÓW ORGANIZACIJ SOCJALNYCH WARSZAWA 2016

AGNIESZKA DEJA Socjolożka, od 2002 r. zawodowo związana z organizacjami pozarządowymi działającymi w sferze polityki społecznej.

Członkini Zarządu Fundacji Bank Żywności SOS w Warszawie. Od 2008 r. ekspertka oceniająca wnioski o dotacje.

Doradza organizacjom jak planować i przygotowywać jeszcze lepsze projekty.

Publikacja powstała z zachowaniem wszelkiej staranności o rzetelność, jednak Wydawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki zastosowania się do zamieszczonych w niej porad.

POROZMAWIAJMYOPIENIADZACH.ORG

WSTĘP Jeżeli prowadzisz organizację pozarządową lub w niej pracujesz bądź jesteś spółdzielcą socjalnym to opracowanie jest da Ciebie. Organizacje jak i spółdzielnie socjalne (w obszarze ich działalności nieodpłatnej pożytku publicznego – czyli działań na rzecz dobra wspólnego – możesz o tym poczytać w innej naszej publikacji „POROZMAWIAJMY O….” – LINK) działają poprzez realizację projektów.

Zapewne Wasza organizacja bądź spółdzielnia ma już za sobą przygotowywanie projektu i składanie wniosku w konkursie dotacyjnym. Macie za sobą pierwsze doświadczenia w składaniu wniosków, a może pierwsze niepowodzenia?

Z tej publikacji dowiesz się jak przygotować jeszcze lepszy projekt i wniosek o dotację. Postaramy się przybliżyć podstawowe zasady planowania i pisana projektu, jak i opracowania wniosku o dotację ze źródeł publicznych (np. samorząd lokalny, samorząd województwa, wojewoda, Program Fundusz Inicjatyw Obywatelskich - FIO, Program Rządowy Aktywizacji Społecznej Osób Starszych – ASOS). Życząc dobrej lektury mamy nadzieję, że informacje tu zawarte będą dla Was przydatne.

POROZMAWIAJMYOPIENIADZACH.ORG

JAK ZABRAĆ SIĘ ZA PRZYGOTOWANIE PROJEKTU? CZYM JEST PROJEKT Projekt to nic innego jak metoda pracy oparta na planowaniu i wdrażaniu działań.

Projekty realizujemy nie tylko w organizacjach pozarządowych, spółdzielniach socjalnych, ale także w firmach jako projekty biznesowe, młodzież szkolna także jest już uczona pracy metodą projektu.

Słowo projekt pochodzi od łacińskiego projicere, co oznacza: pchnąć, nadać bieg, wprawić w ruch. Projekt to realizacja działań, które mają odpowiadać na określone potrzeby (problemy) i doprowadzić do celu, pożądanego efektu.

PROJEKT

jest określony w czasie (projekt realizowany jest od dnia … do dnia …) jest unikatowy (niepowtarzalny, między innymi przez to, że odbywa się jednorazowo w określonych ramach czasowych, np. w ciągu 6 miesięcy, czy 24 miesięcy) to określone, zaplanowane działania (zadania), które mają doprowadzić do osiągnięcia określonego, wskazanego przez nas celu jest realizowany dzięki określonym zasobom:

ludzkim – kadra projektu, osoby zaangażowane w realizację działań, lokalowym i sprzętowym – miejsce („cztery ściany”) gdzie będzie realizowany projekt, urządzenia i pomoce, które będą wykorzystywane przy realizacji działa

posiada określony budżet – działania projektowe są skosztorysowane, wycenione (w naszych projektach to nic innego jak: „wartość projektu” – czyli to ile kosztuje jego realizacja).

Mówiąc PROJEKT mamy na myśli: działania, odpowiadające na realne potrzeby, realizowane przy wykorzystaniu odpowiednich zasobów, w określonym czasie, które mają doprowadzić do osiągnięcia zakładanego celu przy budżecie jakim dysponujemy

Jak zabrać się za przygotowanie projektu?

4

PROJEKT A WNIOSEK, OFERTA Projekt to planowanie działań i ich wdrażanie - to pewna koncepcja działania, natomiast oferta, którą składamy w odpowiedzi na ogłoszony konkurs jest wnioskiem (formularzem), w którym jest opisany nasz projekt.

PROJEKT ≠ WNIOSEK, OFERTA Projekt to nie to samo co wniosek, formularz oferty.

Wniosek jest pewnego rodzaju „opakowaniem” projektu. W formularzu oferty przedstawiamy nasz projekt.

Pamiętaj, że siadając do wypełnienia oferty powinieneś mieć już obmyślony i przygotowany projekt, powinieneś już wiedzieć co chcesz zrobić, jak, dlaczego, i co z tego wyniknie.

Formularz oferty zazwyczaj wypełniamy już w generatorze wniosków on-line (tak jest w przypadku konkursów w ramach Programu FIO, ASOS). O tym jak zabrać się za pisanie projektu oraz jak „wkładać” go w formularz wniosku możesz przeczytać w dalszej części opracowania.

Bardzo często jednak używamy słowa projekt dla określenia naszego pomysłu na działania, jak i składanego wniosku. Określenie projekt jest szersze niż sam wniosek, a znaczenie tego słowa (czy chodzi o projekt czy o wniosek) zależy od kontekstu w jakim go używamy.

Projekt składany w odpowiedzi na otwarty konkurs ogłoszony np. przez samorząd gminny jest ofertą na realizację zadania publicznego. Oznacza to, że samorząd gminny zleca realizację jego zadań, np. w zakresie prowadzenia świetlicy socjoterapeutycznej bądź poradnictwa specjalistycznego, a nie przeznacza środki finansowe dla organizacji pozarządowej pieniądze na jej działania. W tej sytuacji samorząd stwierdza, że dane zadanie publiczne może być prowadzone przez organizacje pozarządowe i ogłasza otwarty konkurs na jego realizację. Ogłoszenie o konkursie zawiera wszelkie informacje dot. warunków realizacji tego zadania, w tym wysokość środków jaka jest przeznaczona na jego wdrażanie. Pamiętajmy o tym, że realizując zadania publiczne, które są nam zlecane wykonujemy określone zadania publiczne, co wiąże się niejednokrotnie z warunkiem spełnienia określonych wymogów, np. standardów realizacji danej usługi. Środki te nie są pulą pieniędzy na wsparcie działania organizacji, nie możemy ich wydać na cele inne niż określone w umowie dot. realizacji zadania publicznego.

OD CZEGO ZACZĄĆ?

Po pierwsze: misja, a na końcu: wniosek o dotację Przygotowanie oferty wniosku jest na końcu, to ostatni krok w zdobywaniu funduszy na działanie organizacji. Wasza organizacja lub spółdzielnia socjalna ma określoną misję – powstała, aby zmieniać rzeczywistość społeczną, pomagać określonej grupie osób. Z jej misji wynikają cele jakie ma realizować organizacja (np. zmiana sytuacji określonej grupy osób, które są marginalizowane w życiu społecznym, czy wpływanie na dobrostan zwierząt). Projekty są właśnie działaniami, które mają wpywać na osiągnięcie celów organizacji oraz powinny być wpisane w misję organizacji. Oznacza

Jak zabrać się za przygotowanie projektu?

5

to, że wnioski o dotację są narzędziem do zdobycia środków na realizację projektu – są formą “sprzedania” naszego pomysłu na działania – projektu konkretnemu grantodawcy.

Ogłoszenie o konkursie ofert i inne dokumenty, które trzeba znać Konkursy ofert ogłaszane są cyklicznie, warto sprawdzić w swoim samorządzie (gmina, powiat, samorząd województwa – urząd marszałkowski), ale także w urzędzie wojewódzkim kiedy są ogłaszane konkursy ofert (zazwyczaj jest to koniec roku, ale nie jest to regułą). Warto także zajrzeć na strony internetowe urzędów - bardzo często są tam zakładki, podstrony dedykowane organziacjom pozarządowym i to tam w pierwszym rzędzie są publikowane ogłoszenia o konkursach.

W ogłoszeniu o konkursie ofert zawarte są informacje dotyczące głównie: rodzaju zadania publicznego (określenie zakresu działalności), zasad przyznawania dotacji (kto może ją otrzymać, jakie warunki należy spelnić), terimny i warunki realizacji zadania (okres w jakim ma być realizowany projekt, określone wytyczne dotyczące np. grupy docelowej, standardy prowadzenia usług danego rodzaju), termin składania ofert, kryteria wyboru ofert (warunki formalne, jak i kryteria merytoryczne jakie musi spełniać dany projekt, czasem są tu także wskazywane dodatkowe kryteria jakie są premiowane w ramach konkursu, np. organizacje, które działają krótko, są młode, mogą otrzymywać dodatkowe punkty, by wyrównać ich szanse w ocenie kryterium dotyczącego doświadczenia organizacji.

Razem z ogłoszeniem o konkursie publikowany jest często także dodatkowy dokument – regulamin konkursu, w którym szczegółowo opisane są warunki aplikowania o dotację, wytyczne i wskazówki dot. realizacji zadania, wydatkowania środków z dotacji (koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne – czyli na jakie wydatki w związku z realizacją naszego projektu może być przeznaczona dotacja i wkład własny finansowy).

Pamiętaj! Zawsze warto czytać regulamin – wytyczne dotyczące konkursu,nawet gdy jest to konkurs organizowany rokrocznie. Nie bazujmy na naszych przyzwyczajeniach i rutynie, że pod koniec roku pojawia się ogłoszenie o konkursie w ramach FIO i że warunki są zapewne takie same jak rok temu. Możemy się zdziwić, gdy okaże się, że nie doczytaliśmy, że w danym roku dodatkowo premiowane są jakieś konkretne działania lub warunki jakie powinna spełniać organizacja.

W przypadku konkursów w ramach Programu FIO i Programu ASOS należy także zapzonać się z treścią samych Programów. W tych dokumentach strategicznych określone są cele każdego Programu (czemu ma służyć dany Program), wskaźniki realizacji tych celów (co i jak ma się zmienić na skutek podejmowania działan w ramach programów), priorytety i kierunki działania, obszary tematyczne, które mają wprost przełożenie na zakresy ogłaszanych konkursów. Konkursy ofert w ramach Programu FIO i ASOS są ogłaszane, by zlecać organizacjom konkretne działania i zadania, które wpisują się w realizację celów określonych w tych Programach. Tutaj konkursy są narzędziem realizacji celów Programów. Zapoznanie się z zapisami tych Programów pomoże nam zrozumieć dlaczego na te a nie inne zadania, działania są ogłaszane konkursy w ramach FIO i ASOS.

Dodatkowoo w trakcie okresu, w którym trwa nabór ofert (powinno być to minum 21 dni) na stronie internetowej instytucji, która ogłosiła konkurs mogą pojawiać się tzw. FAQ – pytania i odpowiedzi dot. konkursu. Warto śledzić te informacje, bo sa w nich rozwiewane i wyjaśniane pytania potencjalnych Wnioskodawców, mogą tam także pojawiać się odpowiedzi na pytania, które sami chcielibyśmy zadać. Dodatkowo bardzo często organizowane są przez instytucję ogłaszającą konkurs spotkania otwarte, informacyjne dla Wnioskodawców, podczas których przedsatwiane są podstawowe infromacje dot. konkursu. Także podczas tego spotkania można zadawać pytania na temat warunków i wytycznych dotyczących konkursu, czy realizacji zadania.

W przypadku niektórych konkursów, gdzie aplikuje się poprzez generator wniosków (formularz dostępny on-line – w internecie) dostępne są także instrukcje dot. wypełnianiania generatora. Tam

Jak zabrać się za przygotowanie projektu?

6

także znajdują się podpowiedzi i wyjaśnienia dot. wypełniania tej elektronicznej oferty.

Podsumowując, jakie dokumenty należy znać przed planowaniem projektu w odfpowiedzi na dany konkurs dotacyjny:

ogłoszenie o konkursie regulamin konkursu pytania i odpowiedzi dot. konkursu o ile dana instytucja stosuje tego typu dobrą praktykę (zbiera i zamieszcza na swojej stronie www te informacje) instrukcja wypełniania wniosku – generatora Program strategiczny, w ramach którego ogłaszany jest dany konkurs – np. w przypadku FIO jest to rządowy Program Fundusz Inicjatyw Obywatelskich, w przypadku ASOS – Rządowy Program na rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych.

Daj sobie czas Zapewne już nie raz słyszałeś, że nie należy odkładać przygotowywania projektu na ostatnią chwilę.

A może sam składałeś wniosek w ostatniej godzinie konkursu? Pośpiech przy składaniu w ostatnim momencie oferty nie pomaga – zaczynamy wypełniać wniosek pobieżnie, nie mamy czasu na przeczytanie składanej oferty, a na dodatek może się okazać, że w ostatnich kilkunastu minutach przed ostatecznym terminem składania wniosków generator przestaje działać…

Podejdź do przygotowywania projektu na spokojnie, a przede wszystkim zaplanuj w czasie tą pracę.

Pamiętaj, że planowanie i pisanie projektu nie jest jedyną rzeczą, która robisz działajac w organizacji. Zapewne ktoś z Zarządu organizacji będzie chciał przeczytać wniosek, a księgowa jeszcze ma przyjrzeć się budżetowi projektu. Na to wszystko potrzebny jest czas. Miej czas, by odłożyć pisanie projektu na 2-3 dni, by znów zabrać się za pisanie ze „świeżą głową”.

Pracuj w zespole Jeżeli tylko jest to możliwe w Waszej organizacji czy spółdzielni – pracujcie nad projektem zespołowo (2-3 osoby). Zawsze to więcej głów i rąk do obmyślania i planowania projektu, ale także przygotowywania samego wniosku.

Powinna być osoba, która jest odpowiedzialna za „spinanie” Waszej pracy w zespole – dba o podział pracy między Wami, ustalenia dotyczące tego co i kto przygotowuje, terminowość Waszej pracy, ale także uspójnia cały projekt, dba o jego ostateczną wersję. Dodatkowo warto wyznaczyć osobę, której zadaniem będzie przygotowanie strony formalnej wniosku – wypełnienie tej części oferty, w której wpisujemy dane Wnioskdoawcy. Tego typu informacje mogą i powinny być wprowadzone do oferty, czy generatora ofert, wcześniej niż pozostała część merytoryczna projektu i jego budżet.

Dołączajcie do prac nad wnioskiem osoby, które merytorycznie będą zaangażowane w jego realizację (o ile to nie jesteście także Wy - osoby piszące projekt). Zapraszajcie do jego planowania osoby, które mają wiedzę dotyczącą merytorycznego zakresu projektu.

Pracuj off-line Przyzwyczailiśmy się już do generatorów ofert - elektronicznych formularzy wniosku, które wypełniamy on-line – ja jednak polecam pracę nad wnioskiem off-line. Bardzo często są dostepne wersje edytowalne (plik w wordzie) wniosków o dotację w danym konkursie. Wygodniej jest pracować na edytowalnym pliku, przede wszystkim dlatego, że pisząc możemy przyjrzeć się całemu projektowi (mamy go na kilku stronach), łatwiej jest nanosić poprawki, wprowadzać zmiany, tym bardziej, że często zmiana np. ilości szkoleń planowanych wprojekcie skutkuje naniesiniem zmian w opisie działań, harmonogramie, celach, rezultatach, czy w budżecie. Pracując w ten sposób łatwiej jest także

Jak zabrać się za przygotowanie projektu?

7

scalać projekt przy pracy zespołowej i przygotowywaniu poszczególnych części projektu przez osoby pracujące nad nim.

Warto pamiętać że w przypadku wprowadzonego przez grantodawcę limitu znaków w poszczególnych częściach wniosku możemy także, przygotowując opis projektu w wordzie, sprawdzać ilość znaków (word ma taką funkcję).

Warto także przygotowywać budżet projektu w pliku excel. W przypadku Programu FIO został przygotowany i rekomendowany przez Departamet Pożytku Publicznego MRPiPS planer budżetu projektu uwzględniający kategorie kosztów, limity procentowe, wkład własny (planer jest do pobrania na stronie internetowej www.pozytek.gov.pl w zakładce dotyczącej FIO). Także w przypadku budżetu o wiele łatwiej jest pracować off-line przygotowując kosztorys – zazwyczaj do ostatniej chwili nanosimy zmiany, konsultujemy wysokości stawek jednostkowych itd. Przygotowany w excelu budżet projektu bardzo nam się przyda, gdy będziemy przystepowali do jego realizacji (prowadzenie bieżącego monitoringu, nanoszenie zmian w budżecie w trakcie realizacji działań itd.).

Dopiero w chwili gdy mamy opracowany projekt w formularzu wniosku w pliku word, a budżet w tabelach w pliku excel możemy przystępować do kopiowania go do generatora.

Zdarzyło Wam się, że w generaotrze pojawiał się błąd i nie można było zapisać danych, bo obciążenie serwera było zbyt duże? Przygotowanie wniosku off-line może nas uchronić przed tego typu niemiłymi niespodziankami.

Jak zabrać się za przygotowanie projektu?

8

LOGIKA PROJEKTU I JEGO SPÓJNOŚĆ Co to oznacza, że projekt jest wewnętrznie spójny i logiczny? Najprościej mówiąc, dobry projekt powinien opierać się na wynikających z siebie, a nawet zależnych od siebie elementów.

Spójrzmy na projekt “z lotu ptaka”:

diagnoza: problem i niezaspokojone potrzeby

środowisko/ osoby, których dotyczy problem i na rzecz których chcemy działać

konkretnie: co ma się zmienić

co spowoduje zmianę (jakiego typu interwencja)

po czym poznamy, że nastąpiła zakładana zmiana (jakie będą efekty oddziaływań)

Logika projektu i jego spójność

9

Powyższy ogólny schemat elementów składowych projektu odpowiada także poszczególnym elementom formularza wniosku (oferty).

Zawsze jako pierwsze są niezaspokojone potrzeby i problemy, które są do rozwiązania lub zminimalizowania. Wiążą się one także z pewną grupą osób/ środowisk. Określając potrzeby rysuje nam się stan do jakiego mielibyśmy dążyć, jaki jest związany z pewną poprawą sytuacji problemowej, którą zdiagnozowaliśmy, a szczególnie sytuacją osób/ środowiska, którego dotyczy. Powinniśmy w związku z tym podjąć określoną interwencję, zadziałać, aby zmienić sytuację (wpłynąć na rozwiązanie, zminimalizowanie problemu). Tutaj także powinniśmy spojrzeć na zasoby jakie będą potrzebne do podjęcia działań, chodzi przede wszystkim o ustalenie zasobów ludzkich, lokalowych, sprzętowych oraz finansowych. Planując interwencję, która ma doprowadzić do oczekiwanej zmiany powinniśmy brać pod uwagę także możliwości i potencjał osób / środowiska, na rzecz którego mamy podjąć działania. Realizacja działań powinna być monitorowana, co oznacza, że należy się im przyglądać, czy wszystko układa się zgodnie z planem, czy nie pojawiają się problemy (ryzyka), które mogą wpłynąć na ostateczne efekty i zmianę sytuacji, którą zaplanowaliśmy. Dzięki monitoringowi możemy kontrolować i ewentualnie modyfikować zaplanowane działania, w taki sposób, aby przyniosły zakładany i pożądany efekt. W końcu możemy pokazać co i jak się zmieniło, przede wszystkim pokazując to namacalnie, w sposób jak najbardziej możliwy do obiektywnego zweryfikowania. Konkretne efekty podjętych oddziaływań powinny wskazywać, że nastąpiła zakładana zmiana, zniwelowanie zdiagnozowanej sytuacji problemowej. Zmiana ta powinna nastąpić wśród osób / środowiska, na rzecz którego podjęliśmy działania.

Analizując powyższy ciąg myślowy widzimy, że poszczególne kroki wynikają z siebie nawzajem, a punktem wyjścia jest zdiagnozowana sytuacja problemowa, wokół, której skoncentrowane są działania, które mają doprowadzić do określonej, zaplanowanej zmiany i poprawy sytuacji. Tak najogólniej można przedstawić logikę projektu i jego wewnętrzną spójność, co oznacza, że poszczególne elementy projektu wynikają z siebie nawzajem.

Jak to się ma do naszego planowania projektów i przygotowywanych wniosków? Prześledźmy krok po kroku poszczególne elementy projektu i wniosku o dotację.

Logika projektu i jego spójność

10

OPIS POTRZEB – UZASADNIENIE PROJEKTU Planując projekt, a następnie przygotowując wniosek, diagnozujemy sytuację, która ma uzasadniać potrzebę podjęcia interwencji (działań).

DIAGNOZA POTRZEB I PROBLEMÓW Punktem wyjścia dla każdego projektu jest określenie stanu, sytuacji, która jest niepożądana, która przeszkadza. Najczęściej wynika ona z niezaspokojonych potrzeb.

dla przykładu:

diagnoza: problem i niezaspokojone potrzeby

Od jakiegoś czasu na naszym osiedlu zauważamy zdewastowane ławki, pomazane klatki schodowe, powyrywane młode drzewka. Wieczorami w okolicach osiedlowego skweru, gdzie jest najwięcej tego typu zniszczeń spotyka się młodzież, która najwyraźniej się nudzi. Prawdopodobnie młodzież ta nie ma miejsca na spotkania, a przede wszystkim ciekawej oferty spędzania czasu wolnego.

Diagnoza -> problem: dewastacja osiedlowego skweru przez młodzież; potrzeba: ciekawa oferta spędzania wolnego czasu i miejsce spotkań dla młodzieży.

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM:

określ problem, opisz go zastanów się co wskazuje na to, że sytuacja jest niepożądana określ konkretne przyczyny problemu, skąd się on bierze – zastanów się, które z przyczyn są możliwe do zmiany bądź minimalizacji w okresie najbliższego roku bądź 2 lat (okresu trwania projektu) myśląc o przyczynach problemu wskaż, określ kogo one dotyczą, z kim się wiążą (na naszym przykładzie: problemem jest dewastacja skweru, która przeszkadza mieszkańcom osiedla, ale wiele

Opis potrzeb – uzasadnienie projektu

11

wskazuje na to, że to młodzież, która nie ma się gdzie podziać popołudniami jest przyczyną tej niepożądanej sytuacji). Pamiętaj o tym, aby określając problem skupić się także na jego przyczynach, skąd on się bierze. Jak widać na powyższym przykładzie: zdiagnozowany problem dotyczy głównie mieszkańców osiedla, którzy narzekają na poczynione szkody, ale także młodzieży, która „nie ma co ze sobą zrobić” w czasie wolnym, więc z nudów zaczyna dewastować okolicę. Od tego jak określisz problem i grupę, której on dotyczy (mieszkańcy osiedla, którym przeszkadza dewastowanie skweru czy młodzież, która nie ma dostępu do ciekawej oferty spędzania wolnego czasu) powinny zależeć kolejne elementy projektu (cele, działania, w końcu rezultaty). pamiętaj, że w ramach jednorocznego bądź dwuletniego projektu, o określonym budżecie nie będziesz w stanie zająć się wieloaspektowymi, złożonymi problemami. Bądź realistą, zastanów się co i jak można zrobić w ramach tego czasu jaki masz i finansów, jakimi możesz dysponować.

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku):

miejsce na przedstawienie diagnozy i sytuacji problemowej, na którą ma odpowiedzieć realizacja projektu znajduje się w części wniosku dot. opisu potrzeb wskazujących na konieczność wykonania zadania publicznego, opis ich przyczyn oraz skutków (jest to pkt. III.2 wzoru oferty1) przygotowując opis potrzeb powinniśmy skupić się na takim ich przedstawieniu, aby było to równocześnie uzasadnienie potrzeby podjęcia działań, interwencji i realizacji projektu. Stąd warto skupić się także nad skutkami niezaspokojonych potrzeb, ale także skutkami niepodjęcia działań warto, w ramach wprowadzenia do opisu problemu poświęcić jeden akapit (dosłownie: jeden!) na przedstawienie sytuacji z szerszej perspektywy, np. ogólnokrajowej, a następnie „schodzić” do sedna, czyli sytuacji na terenie gdzie zamierzamy realizować projekt pamiętaj, aby pisać konkretnie i odnosić się do ważnych dla istoty sprawy i problemu informacji, np. jeżeli jako problem wskazujesz brak więzi sąsiedzkich, niewystarczające zaangażowanie w sprawy publiczne mieszkańców Twojej gminy – nie musisz opisywać jej położenia geograficznego, czy dominującej gałęzi przemysłu na tym terenie. Tego typu informacje są nieistotne, gdy udowadniasz, że istnieje problem związany ze „znieczulicą społeczną” w Twojej miejscowości, czy dzielnicy. Odwołuj się do informacji, analiz, danych, które mają wpływ na zaistniałą sytuację problemową określ, po krótce, kogo problem dotyczy - w tym momencie już zaczynasz wskazywać w ofercie, kto może być Twoją grupą docelową, czyli odbiorcami projektu. Pamiętaj jednak o tym, że na opis uczestników projektu, jego odbiorców jest miejsce w dalszej części wniosku możesz także odnieść się do informacji czy ktoś już zajmował się, zajmuje się rozwiązaniem tego problemu, czy podejmowane wcześniej lub obecnie działania wpłynęły na jego minimalizację, czy nie, czy są one wystarczające, czy może potrzebne jest podjęcie dodatkowych, uzupełniających działań (które mają być właśnie podjęte w ramach Twojego projektu) trzymaj się limitu znaków, jeżeli grantodawca zastosował go w generatorze. Jeżeli nie określono go, warto pamiętać, aby opis uzasadnienia potrzeby realizacji projektu nie był dłuższy niż standardowa 1 strona tekstu. Nie kopiuj referatów, analiz, raportów, wstępów do publikacji, czy fragmentów dokumentów strategicznych, które dotyczą problemu, którym chcesz się zająć w ramach projektu.

Korzystaj z tych dokumentów, lecz pisz po swojemu, pokazując istotę problemu, którym chcesz się zająć.

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25)

Opis potrzeb – uzasadnienie projektu

12

ODNIESIENIE DO DANYCH I ANALIZ Chcąc rzetelnie przedstawić sytuację problemową warto odwoływać się do danych obrazujących skalę problemu i potrzeb, ale także odnoszących się do opisu jakościowego sytuacji. Zastanawiasz się skąd je wziąć, albo czy w ogóle ktoś zbierał informacje i dysponuje danymi np. na temat naszej przykładowej sytuacji problemowej związanej z dewastowaniem skweru przez młodzież.

Sprawdź kto (jaka instytucja) mógłby zbierać informacje, dane dot. sytuacji problemowej, którą planujesz się zająć. Odnosząc się do naszej przykładowej sytuacji możesz zbierać informacje od policji lub straży miejskiej (np. ilość zgłoszeń dot. dewastacji skweru, ilość interwencji policji bądź straży miejskiej). Sprawdź czy lokalna prasa nie zajmowała się tym problemem, a może ktoś w ramach propozycji zgłaszanych do budżetu partycypacyjnego proponował zajęcie się odnowieniem skweru.

Możesz także przeprowadzić własną sondę wśród mieszkańców okolic skweru, w ten sposób możesz także uzyskać informacje dot. skali problemu (dewastowania otoczenia), tego czy się on nasila, jak jest postrzegana młodzież przesiadująca w jego okolicy. Wreszcie możesz także spróbować porozmawiać z młodymi ludźmi, którzy są postrzegani jako ci, którzy niszczą osiedlowy skwer. Zebrane informacje i dane powinny pomóc ci zobrazować problem, pokazać, że jest on realny i odczuwalny.

Dane i analizy, rzetelne informacje mają posłużyć do uzasadnienia, że problem, którym zamierzasz się zająć jest ważny i wymaga interwencji. Pamiętaj, że nie zawsze chodzi o skalę problemu, że im więcej osób jest nim dotkniętych tym jest on ważniejszy. Skala problemów nie musi być masowa, aby wymagała zajęcia się nimi. Wpływ na wagę tych spraw ma wielkość społeczności lokalnej, gminy, grupy społecznej, której problem dotyczy itp.

Myśląc o identyfikowaniu źródeł danych i analiz po raz kolejny odwołuję się do zespołowej pracy nad projektem. Polecam zrobienie „burzy mózgów” w Waszym zespole, by zidentyfikować potencjalne instytucje, które mogą dysponować danymi, raporty, strategie, analizy, dokumenty lokalne. Możecie także bazować na wcześniejszych doświadczeniach organizacji, zrealizowanych projektach które dotyczyły problemu, którym chcecie się zająć, bądź z których realizacji dowiedzieliście się, że są niezaspokojone potrzeby – to także jest źródło informacji i warto do nich się odnieść.

Bywa i tak, że nie ma żadnych oficjalnych danych, informacji i że nie mamy do czego się odnieść. Nie bójcie się o tym napisać w uzasadnieniu projektu, że nie prowadzono badań, analiz i brakuje informacji na temat problemu, którym chcecie się zająć. Nie wpadajcie tu jednak w pułapkę uogólnień, że „wszyscy doskonale wiemy”, że „powszechnie wiadomo”. Jako organizacja, która aplikuje w konkursie grantowym skądś wiecie o problemie, którym chcecie się zająć i Waszą rolą jest pokazać, że posiadacie rzetelne informacje. Pamiętajcie o tym, że możecie oprzeć się na własnych badaniach, sondażach, analizach, o których wspomniałam powyżej.

Jak cytować informacje i dane? Przede wszystkim pamiętaj o tym, aby zachować umiar w ilości danych jakie chcesz przedstawić w uzasadnieniu. Tekst naszpikowany danymi, liczbami, procentami itd. staje się w pewnym momencie nieczytelny. Pamiętaj, że nie musisz zamieszczać cytatów z dokumentów, na których się opierasz. Możesz przedstawić informacje (np. skalę problemu, ilość interwencji policji dot. dewastacji skweru w danym roku) i w nawiasie wskazać źródło tych danych, np. informacje uzyskane od komendanta policji w naszej gminie. Jeżeli opierasz się na danych i informacjach z raportów, strategii, analiz wskaż: 1) tytuł raportu, badań, publikacji, strategii, 2) autora/ów, instytucję, która przygotowała raport, prowadziła badania, 3) jeżeli jest to publikacja podaj rok jej wydania [dla przykładu: Młodzi i ich czas wolny. Podsumowanie badań wśród licealistów z Targówka, Fundacja Pole Dialogu, Warszawa 2014].

Pamiętaj, aby nie opierać się na danych, statystykach sprzed wielu lat, radzę bazować na aktualnych informacjach, bądź sprzed 3, góra - 5 lat. Sytuacja społeczna może się zmieniać i być dynamiczna, a dane sprzed lat mogą być już przedawnione, nieaktualne. Warto mieć to na uwadze.

Opis potrzeb – uzasadnienie projektu

13

GRUPA DOCELOWA – UCZESTNICY Gdy określimy problem, jaki chcemy zminimalizować bądź rozwiązać przychodzi pora na określenie do kogo będziemy kierowali nasze działania. Przedstawiając problem i niezaspokojone potrzeby umiejscawiamy go w kontekście ludzi, grupy osób, pewnego środowiska. Myśląc o jego rozwiązaniu i działaniach jakie miałyby do niego doprowadzić nasuwa się grupa odbiorców, do której miałyby być one skierowane.

środowisko/ osoby, których dotyczy problem i na rzecz których chcemy działać

Ludzie, środowisko, grupa osób, do których kierujemy bezpośrednio działania projektowe to odbiorcy naszych działań. To jak określimy problem - kogo on dotyczy, a przede wszystkim jak możemy go zminimalizować rzutuje na określenie odbiorców projektu inaczej mówiąc jego uczestników, adresatów naszych działań.

Dla przykładu: zdiagnozowaliśmy jako problem brak oferty spędzania czasu wolnego przez młodzież. Młodzi ludzie z naszego osiedla nie mają gdzie się spotykać i spędzać czas. Zazwyczaj przebywają na osiedlowym skwerku, gdzie zaczynają niszczyć drzewka, ławki, kosze na śmieci [akty dewastacji to skutek problemu: braku miejsca spotkań młodzieży i oferty spędzania czasu wolnego]. W związku z tym planujemy uruchomienie klubu osiedlowego – miejsca spotkań młodzieży (połączenie świetlicy, klubokawiarni i domu kultury) gdzie byłaby ona gospodarzem miejsca i tworzyła jego ofertę nie tylko dla swoich rówieśników, ale także dla innych mieszkańców osiedla.

Kto jest odbiorcą naszych działań? Młodzież z naszego osiedla, bo to do niej będą skierowane bezpośrednio działania projektowe – zaangażowanie jej w tworzenie miejsca spotkań i uruchomienie go dla nich.

Powinniśmy scharakteryzować grupę odbiorców projektu po to, aby trafnie dobrać działania, tak, aby odniosły one pożądany skutek (czyli zmianę, poprawę sytuacji).

Opis potrzeb – uzasadnienie projektu

14

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM:

przygotowując diagnozę sytuacji określamy już grupę osób, której ona dotyczy. Kolejny krok to zebranie informacji na temat tej grupy, określenie jakie są jej potrzeby, zasoby, jaka ona jest w kontekście niezaspokojonych potrzeb i problemów jakie zdiagnozowaliśmy. Sprawdź jak duża jest to grupa (ilu potencjalnie osób dotyczy problem), dowiedz się o niej czegoś więcej, co może pomóc w planowaniu skutecznych działań na rzecz poprawy sytuacji tych osób – np. w jakim wieku są to osoby, jaki mają zazwyczaj poziom wykształcenia, czy pracują, uczą się itp. Zbierz jak najwięcej informacji, które mogą być pomocne w dalszym planowaniu projektu, a przede wszystkim działań (ich zakresu, charakteru, intensywności). Zastanów się także jak możesz do tych osób dotrzeć, czy masz z nimi kontakt, ewentualnie czy wiesz jakimi kanałami możesz przekazać im informację o projekcie.

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku): odbiorców projektu przedstawiamy w ofercie w punkcie dotyczącym opisu grup adresatów zadania publicznego. Tutaj przedstawiamy wszystkie zidentyfikowane, na etapie planowania projektu, informacje charakteryzujące odbiorców naszych działań, które są ważne w kontekście działań jakie mamy im do zaproponowania oraz liczbę osób, do których mamy kierować projekt. Adresaci projektu to wszystkie osoby, które wezmą w nim udział, a które rekrutują się z naszej grupy docelowej. opisując grupę docelową warto także odnieść się do informacji na temat jej oczekiwań i możliwości wzięcia udziału w projekcie. Jeżeli zidentyfikowaliśmy także potencjalne bariery jakie mogą utrudniać udział tych osób w projekcie warto także tu o nich wspomnieć i zasygnalizować planowane ułatwienia w tym zakresie. Bazując na naszym przykładzie dotyczącym braku miejsca spotkań dla młodzieży opisując grupę docelową projektu powinniśmy skupić się na: określeniu w jakim przedziale wiekowym mają być uczestnicy naszego projektu, ile osób, czy tylko mężczyźni czy także kobiety (procentowo, bądź liczbowo), czy są to osoby uczące się, czy mają/miały problemy z prawem, czy są z grup wykluczonych społecznie, czy zamieszkują teren naszego osiedla, czy są także spoza niego, jakie mają oczekiwania co do projektu (czy wiemy coś na temat ich chęci uczestniczenia w nim). Chcąc uprawdopodobnić udział tych osób w projekcie należałoby także określić czy mogą one napotkać na jakieś bariery, które uniemożliwiłyby im bądź utrudniały uczestnictwo w planowanych działaniach, np. osoby te uczą się, chodzą do szkoły, co oznacza, że skierowana do nich oferta projektowa powinna być dostosowana do ich rytmu dnia, tygodnia związanego ze szkołą (spotkania, tworzenie klubu dla młodzieży jak i jego oferta powinny być zaplanowane w godzinach popołudniowych i w weekendy).

Opisując uczestników projektu zadbaj także o spełnianie kwestii równościowych związanych z dostępem i udziałem w projekcie. Zwróć uwagę, aby działania projektowe były dostępne dla osób z niepełnosprawnościami, aby nie były dyskryminujące ze względu na płeć, wyznanie, kwestie światopoglądowe, wiek, czy orientację seksualną. Oczywiście przeanalizuj te czynniki pod kątem konkretnej grupy docelowej w planowanym przez Ciebie projekcie, dla przykładu: w przypadku działań skierowanych do kobiet ofiar przemocy nie będziesz skupiać się na opisywaniu równości w dostępie do udziału w projekcie pod kątem płci jego odbiorców (a raczej odbiorczyń). W tym wypadku projekt, ze względu na poruszaną w nim tematykę i ściśle określoną grupę odbiorców dotyczy tylko kobiet.

Opis potrzeb – uzasadnienie projektu

15

CELE PROJEKTU Najprościej mówiąc cele projektu określają to do czego dążymy na skutek realizacji projektu, jaka zmiana ma zajść.

CZYM SĄ CELE? W przypadku planowania projektu diagnozujemy problemy, określamy „co nie działa”, co jest nie tak, a następnie planujemy zmianę sytuacji problemowej bądź jej złagodzenie, czyli to co zmieni się na skutek realizacji projektu.

Cel projektu to de facto zmiana sytuacji problemowej – „odwrócenie jej” i wskazanie co ma się zmienić w kontekście zdiagnozowanego problemu i podjętych w ramach projektu działań.

CEL ≠ DZIAŁANIE Pamiętaj, że cele to nie to samo co środki do osiągnięcia celu. Szkolenia organizowane w ramach projektu nie są celem, to działania, które maja przyczynić się do zwiększenia wiedzy na określony temat określonej grupy uczestników projektu (to właśnie ta zmiana jest celem). Spróbuj zadać sobie pytanie: po co ma być realizowany ten projekt?

Pamiętaj, że projektu nie realizuje się po to, aby przeprowadzić szkolenia, czy zorganizować konferencję, bądź przygotowanie oferty spędzania czasu wolnego - to są działania, środki do osiągnięcia zamierzonego celu.

Można powiedzieć, że cel jest pewnym oczekiwanym stanem, nie jest procesem. Sam proces, działanie ma doprowadzić do oczekiwanego celu. Nie formułuj więc celów projektu jako: przeprowadzenie cyklu szkoleń dla wolontariuszy, czy zorganizowanie festynu z okazji Dnia Sąsiada.

Przy określaniu celów należy używać takiego słownictwa, które wskazuje na zmianę sytuacji, jej poprawę, rozwiązanie problemów. Cel powinien pokazywać skutek i skupiać się na wskazaniu korzyści jakie będą osiągnięte.

konkretnie: co ma się zmienić

Cel projektu

Cel projektu to jego najważniejszy element, bo pokazuje, że wiemy co chcemy osiągnąć.

Należy przy tym pamiętać, że cel to stan pożądany, który ma być skutkiem podjętych działań w projekcie. Przy czym jeszcze powinny pojawić się określone przez nas rezultaty projektu ściśle powiązane z jego celami.

O rezultatach możecie przeczytać w dalszej części opracowania.

16

Dla przykładu: określiliśmy, że zamierzamy uruchomić klub osiedlowy miejsce spotkań dla młodych osób, które jednocześnie tworzyłyby ofertę tego miejsca, miały wpływ na to jak ono działa. Wcześniej określiliśmy, że problemem jest brak takiego miejsca, co skutkuje aktami wandalizmu dokonywanymi przez młodzież, która się nudzi i przesiaduje na osiedlowym skwerze. Jaki więc może być cel główny naszego projektu? Zwiększenie aktywności 30 młodych osób w wieku 15 - 20 lat z terenu osiedla X oraz poprawa dostępu do oferty spędzania wolnego czasu dla młodzieży w miejscowości Y w okresie realizacji projektu. Jak wobec tego określić cele szczegółowe? 1. Wypracowanie oferty programowej klubu poprzez zaangażowanie uczestników projektu do jej partycypacyjnego tworzenia, 2. Zwiększenie wiedzy i kompetencji uczestników projektu w zakresie podejmowania i prowadzenia aktywności na rzecz społeczności lokalnej poprzez ich udział w cyklu szkoleniowym.

CEL GŁÓWNY I CELE SZCZEGÓŁOWE PROJEKTU

Cel projektu powinien odpowiadać na zdiagnozowany problem i pokazywać jego rozwiązanie bądź złagodzenie, sytuację pożądaną. Przede wszystkim powinien być realny, konkretny (wskazujący jednoznacznie jaka zmiana ma nastąpić), ale także możliwy do osiągnięcia w ramach naszego projektu.

Pamiętaj o tym, że cel główny projektu, jak i cele szczegółowe, powinny wpisywać się w oczekiwania grantodawcy, na którego ogłoszenie odpowiadamy składając projekt. Nasz cel powinien wpisywać się w cele, zamierzenia grantodawcy (informacje te znajdują się w dokumentach programowych, które konstytuują dany konkurs, np. w przypadku FIO jest to „Program Fundusz Inicjatyw Obywatelskich na lata 2014 – 2020” stanowiący załącznik do uchwały nr 209/2013 Rady Ministrów z dn. 27 listopada 2013 r. W przypadku Programu FIO określono także cztery cele szczegółowe, które odpowiadają czterem priorytetom, swoistym działom wyodrębnionym w ramach konkursu ofert.

Oznacza to, że projekty składane w odpowiedzi na konkurs powinny wpisywać się w cele grantodawcy, cele dokumentów strategicznych – programowych, które stanowią podstawę do programowania ich realizacji.

Cel główny powinien być możliwy do zweryfikowania na koniec realizacji projektu. Cele szczegółowe, cząstkowe, które są składowymi celu głównego (prowadzą do jego osiągnięcia) mogą być zrealizowane już w trakcie realizacji projektu. Określając cele szczegółowe możemy także wskazać jak zamierzamy je osiągnąć, poprzez jakie działania (spójrz na nasze przykładowe cele szczegółowe).

Cele szczegółowe, najprościej mówiąc, powinny być małymi krokami, osiągnięciami, które doprowadzą do realizacji celu głównego. To oznacza, że powinny być z nim ściśle powiązane.

Cel projektu

17

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM:

przygotowując diagnozę i opisując problem, jego skutki oraz niezaspokojone potrzeby pomyśl jak miałby w tym kontekście wyglądać stan docelowy. Cel zawsze musi wynikać z przedstawionych problemów, diagnozy sytuacji wyjściowej. Określ co ma się zmienić - tak, aby można było określić do czego ma zmierzać realizacja projektu cele projektu określamy w momencie jego planowania, na długo przed rozpoczęciem jego realizacji. To cele pokazują nam do czego mamy dążyć nie myl celów z działaniami i z rezultatami. Często w ofertach spotykam cele określone jako działania, czy cele powielane jako rezultaty, efekty realizacji projektu. Być może ułatwieniem przy planowaniu projektu będzie odpowiedzenie (krótko jednym zdaniem) na pytania: 1) co jest celem projektu? 2) jakie będą działania? 3) jakie będą jego rezultaty? W przypadku tych trzech składowych projektu nie należy ich wprost kopiować, one są ze sobą powiązane, pokazują pewną zależność (cel jako zamierzony stan na koniec realizacji projektu powinien determinować działania jakie maja być podjęte, by go osiągnąć, a rezultaty to konkretne, namacalne efekty realizacji projektu). Dla treningu możesz przygotować dla Waszego zespołu projektowego tabelę, macierz do wypełnienia podczas pracy nad projektem:

cel (cel szczegółowy)

działanie

rezultat (efekt działania)

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku):

nie konstrukcja celu głównego projektu powinna odnosić się do: zmiany jakościowej jaka ma nastąpić, jej wymiaru ilościowego (wielkość), termin jej osiągnięcia, miejsce gdzie ma się ona zadziać (obszar, terytorium) oraz odnosić się do odbiorców (zazwyczaj to u nich ma nastąpić planowana zmiana) pamiętaj o tym, aby nie rozdrabniać się i nie określać kilkunastu celów szczegółowych. W przypadku projektów jednorocznych, dwuletnich, które nie są skomplikowane (przy budżecie 100 – 200 tys. złotych) należy formułować od 2 do 5 celów szczegółowych skoro cele szczegółowe mają określać kroki, mniejsze cele, których osiągnięcie ma doprowadzić do naszych głównych zamierzeń (celu głównego) – w związku z tym pamiętaj, aby do celów szczegółowych przyporządkować poszczególne etapy projektu. Dzięki temu projekt będzie uporządkowany i wewnętrznie spójny. Jeżeli cele szczegółowe określimy także wskazując sposób ich realizacji, działania (zobacz jak zostały skonstruowane cele szczegółowe w przypadku naszego przykładowego projektu).

Cel projektu

18

DZIAŁANIA I HARMONOGRAM PROJEKTU Wiemy jakie są problemy, na które chcemy odpowiedzieć realizując projekt. określiliśmy jego cel, wiemy do kogo mamy kierować działania projektowe i w jakim czasie mamy je podejmować (okres realizacji projektu).

Nadeszła pora, aby przystąpić do planowania działań.

co spowoduje zmianę (jakiego typu interwencja)

Planując o działania pamiętaj, aby były one: • możliwe do przeprowadzenia w zakładanym okresie realizacji projektu (projekt jednoroczny bądź dwuletni) • powiązane ze sobą – wynikały z siebie nawzajem. Oznacza to, że działania projektowe powinny stanowić pewien logicznie następujący po sobie ciąg zdarzeń (np. rekrutacja uczestników, partycypacyjne wypracowywanie oferty klubu osiedlowego, szkolenia z zakresu aktywności na rzecz społeczności lokalnej, uruchomienie i prowadzenie klubu, integracyjne spotkanie klubowe podsumowujące działania projektowe).

Można powiedzieć, że działania projektowe powinny układać się w następujący ciąg: rozpoczęcie - wstęp -> rozwinięcie -> zakończenie.

Zaczynamy prowadząc rekrutację, rozwijamy działania poprzez realizowanie konkretnych aktywności na rzecz uczestników projektu (w naszym przykładzie wypracowywanie oferty, szkolenia, prowadzenie klubu) i zakończenie, podsumowanie prowadzonych działań (na naszym przykładzie: zorganizowanie spotkania podsumowującego) adekwatne do problemów, potrzeb jakie zostały zidentyfikowane na etapie diagnozy, przygotowywania uzasadnienia potrzeby realizacji projektu. Już przy określaniu potrzeb, problemów jakie należałoby rozwiązać, definiowaniu celów projektu wyłaniały się konkretne pomysły na działania.

Teraz pracując nad ich opisem rozwijamy je, planujemy, zastanawiamy się jak one mogą wyglądać, co ma się dziać w ramach projektu dostosowane do specyfiki i możliwości ich odbiorców, czyli uczestników projektu. Pamiętaj, aby działania były w pewien sposób atrakcyjne dla ich odbiorców, w końcu projektu nie robisz dla siebie czy swojej organizacji, ale dla ludzi, grupy osób, środowiska, aby zmienić ich sytuację, zaspokoić potrzeby. Coraz częściej mówimy o empowermencie uczestników projektu, czyli o ich upodmiotawianiu, włączaniu w planowanie działań projektowych, oddawaniu im głosu.

Działania i harmonogram projektu

19

JAK OPISYWAĆ DZIAŁANIA? Opis działań ma wskazywać co ma być zrealizowane w ramach projektu – co ma się dziać, jakie wydarzenia.

Wspominałam przy okazji celów szczegółowych, aby zwrócić uwagę na ich powiązanie z działaniami projektowymi. Konstruując cele możemy wskazać przy nich jak będą one realizowane, jakimi działaniami. Teraz te działania planujemy i rozpisujemy tak, aby widoczne było, że wpływają one na realizację celów, do których je przypisaliśmy. Pamiętajcie, że działania w projekcie mają sens o tyle o ile prowadzą do osiągnięcia zakładanych przez nas celów projektu.

Należy przy tym pamiętać, że działania związane z zarządzaniem projektem nie wchodzą w zakres merytoryki projektu i nie są określane jako działania projektowe. Nie znaczy to, że nie są ważne. Działania dotyczące zarządzania projektem (monitoring i ewaluacja, planowanie operacyjne działań, współpraca z partnerem przy zarządzaniu projektem) powinny być odrębnie planowane, obok merytoryki projektu.

Jestem zwolenniczką takiego opisywania działań projektowych, aby były w nich wyodrębnione fazy projektu. Wspominałam wcześniej o tym, że bardzo porządkuje projekt planowanie jego działań jako: wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Taki zapis porządkuje nasze myślenie o działaniach i wskazuje na ich powiązanie i wynikanie z siebie nawzajem (jest to jeden z elementów logiki projektowej). Zapis ten może odnosić się do faz projektu lub do zadań, a dopiero w ramach faz lub zadań będą poszczególne działania, etapy.

To w jaki sposób planujemy działania, na ile szczegółowo bądź ogólnie, ma znaczenie. Do opisu działań odnosi się: harmonogram projektu (co i kiedy ma być realizowane i ile ma trwać), budżet projektu (jakie wydatki w związku z planowanymi działaniami są niezbędne do poniesienia), opis zasobów (niezbędna kadra, zasoby lokalowe, ale także sprzętowe).

Jak to wszystko wygląda w praktyce?

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM: zacznij od celów szczegółowych – zaplanuj i przypisz do nich poszczególne działania. Na etapie prac nad projektem może pomóc odniesienie się do tabeli, macierzy dotyczącej realizacji celów poprzez działania:

rezultat (efekt działania) cel szczegółowy

zadania i działania projektowe

działania planuj tak, jakbyś miał je operacyjnie planować do wykonywania przez zespół projektowy.

Pracując zespołowo nad projektem, wymyślaniem go zastanówcie się: jakie działania mają być realizowane, ile potrzebujecie na nie czasu, jakie powinny być poszczególne kroki, jak ma wyglądać ich organizacja, kto ma je realizować, co będzie potrzebne, jakie zasoby – np. jakie zakupy należałoby zrobić, czy dysponujecie odpowiednim lokalem, albo może potrzebujecie go wynająć i jaki miałby być itp. zastanów się kto ma realizować działania i jak będzie wyglądała struktura zarządzania, kto za co będzie odpowiedzialny i kto będzie komu podlegał w zespole.

Działania i harmonogram projektu

20

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku): określ fazy projektu, podziel go na zadania i określ poszczególne działania. Działania opisuj tak, by było wiadomo co chcesz robić, ile mają one trwać, określ ogólnie ich zakres merytoryczny (powinien on być na tyle czytelny, by można było ocenić czy zakres działań wpisuje się w realizację celu szczegółowego – czy są one potrzebne), kto będzie odpowiedzialny za dane zadanie i poszczególne działania.

Dla przykładu: w naszym projekcie planujemy następujące zadania (fazy) I. Zorganizowanie i przeprowadzenie procesu tworzenia oferty klubu II. Rekrutacja i organizacja cyklu szkoleń dla młodzieży III. Uruchomienie i prowadzenie klubu IV. Organizacja spotkania podsumowującego projekt Opis poszczególnych zadań powinien objętościowo zajmować mniej więcej jeden akapit.

Na jakim poziomie szczegółowości opisywać zadania?

Opisz ogólnie poszczególne kroki w każdym z zadań (faz projektu). Wskaż w jaki sposób będą one realizowane, jakie formy i metody oddziaływań będą podejmowane. Warto także określić zakres szkolenia dla młodzieży – nie tylko hasło dotyczące jego tematyki, ale także dwa lub trzy zdania jakie wątki będą poruszane (można ten zakres także wypunktować). Jeżeli organizujemy szkolenia to należy określić wielkość grupy lub grup szkoleniowych, określić ile będzie grup, ile szkoleń ma być zorganizowanych, ile każde z nich będzie trwało (ile godzin) – to jest ważna informacja, która ma znaczenie przy budżetowaniu kosztów szkolenia, ale także dla oceny spójności opisu działań z budżetem i zasadności planowanych wydatków. Wskaż także ilu trenerów będzie prowadziło szkolenie – czy jeden czy może dwóch i jakie mają mieć oni kompetencje (bardzo krótko – jednozdaniowo). Jeżeli planujesz poczęstunek bądź lunch w trakcie szkolenia także o tym wspomnij w opisie działań, także jeżeli planujesz materiały szkoleniowe – wspomnij o nich (jednym zdaniem) zapewne uporczywie myślisz o tym jak i gdzie opisać zarządzanie i monitorowanie projektu. Nie jestem zwolenniczką opisywania tych aspektów realizacji projektu w opisie działań merytorycznych.

Zarządzanie to zadanie koordynatora, kierownika projektu, który jest umiejscowiony w obszarze obsługi administracyjnej projektu. Działania zarządcze opisuj w części V wniosku dotyczącej m.in. zasobów kadrowych przewidywanych do wykorzystania w trakcie realizacji projektu. Opisując zakres zadań koordynatora możesz pokazać co będzie robione w ramach zarządzania.

KONSTRUOWANIE HARMONOGRAMU Harmonogram projektu powinien być konstruowany równolegle z planowanymi działaniami. Przede wszystkim harmonogram ma pomóc nam określić co i kiedy (w jakim czasie) ma być realizowane. Na poziomie planowania projektu i przedstawiania go w ofercie nie musimy bardzo szczegółowo określać terminy i poszczególne drobne działania.

Przede wszystkim harmonogram powinien odnosić się do poszczególnych zadań (faz projektu) oraz działań.

Nie należy wskazywać konkretnych dat planowanych działań, np. terminu planowanego pikniku sąsiedzkiego. Harmonogram na tym poziomie powinien odnosić się do pewnych przedziałów czasowych w jakich planujemy działania.

Działania i harmonogram projektu

21

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM Harmonogram możemy przygotować w wersji roboczej, przed wpisaniem go do oferty, w pliku excel (.xls).

Plik ten może nam się jeszcze przydać, gdy dojdzie do realizacji projektu. Wtedy możemy go rozpisać szczegółowiej, na poziomie planowania działań i ich monitorowania.

Można wykorzystać następujący schemat (tzw. harmonogram Gantt’a):

zadanie/ działania II. Rekrutacja i organizacja cyklu szkoleń dla młodzieży

01.2016

02.2016

04.2016

04.2016

05.2016

....

II.1. Przygotowanie materiałów informacyjno-rekrutacyjnych II.2. Prowadzenie rekrutacji (promocja projektu i zbieranie zgłoszeń) I.3. Przeprowadzenie 2 szkoleń dla 1 grupy (15 os.)

Wpisując harmonogram w formularz oferty możemy wskazywać poszczególne przedziały czasowe na poziomie dokładności co do 2 tygodni.

Nie polecam bardzo szczegółowego rozpisywania planowanych działań, np. na poziomie planowanych zakupów w związku z organizacją szkolenia. Harmonogram powinien odnosić się do zadań i poszczególnych kroków, czyli działań. Tak szczegółowe planowanie odnoszące się do przygotowań czy drobnych elementów w ramach działań możemy rozpisywać w trakcie realizacji projektu przy planowaniu operacyjnym, bieżącym.

Działania i harmonogram projektu

22

POTENCJAŁ I ZASOBY DO WYKORZYSTANIA Planując działania projektowe powinniśmy mieć także na uwadze zaplanowanie, wskazanie kto będzie je realizował. Oznacza to, że powinniśmy zastanowić się czy dysponujemy, w ramach organizacji, odpowiednimi zasobami ludzkimi (kadrowymi). Przede wszystkim powinniśmy wiedzieć: kogo potrzebujemy do realizacji zaplanowanych działań – jaką osobę/ osoby, jakie powinny mieć kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie.

Powinniśmy także określić gdzie będą prowadzone działania projektowe – jakie zasoby lokalowe są nam w związku z tym potrzebne, także na poziomie zarządzania projektem (biuro projektowe). Jeżeli Twoja organizacja nie dysponuje salą szkoleniową, a planujecie szkolenia zastanówcie się czy moglibyście skorzystać z nieodpłatnie udostępnionej sali np. przed samorząd gminny, czy centrum dla organizacji pozarządowych.

Oczywiście wcześniej, przed wpisaniem tej informacji do wniosku, sprawdźcie czy będzie to możliwe. Zawsze też możecie wynająć salę szkoleniową i wpisać jej koszty do budżetu projektu.

W przypadku wielu projektów do ich realizacji niezbędny jest także mniej lub bardziej specjalistyczny sprzęt, np. urządzenia biurowe (komputer, drukarka), sprzęt potrzebny do prowadzenia szkoleń, spotkań, konferencji (np. rzutnik, ekran), ale także pomoce do prowadzenia zajęć czy treningów sportowych. Obmyślając działania projektowe bierzcie pod uwagę także posiadany przez organizację sprzęt lub możliwości jego wynajęcia, albo zakupu.

JAK OPISYWAĆ ZASOBY KADROWE? Proponuję prosty schemat opisu, który można stosować przy opisie zasobów kadrowych przewidywanych do wykorzystania przy realizacji projektu. Nie jestem zwolenniczką podawania z imienia i nazwiska poszczególnych osób, które będą zaangażowane w realizację projektu. Jednak radzę sprawdzić w instrukcji wypełniania oferty bądź formularza w generatorze, jeżeli takową przygotował grantodawca, czy wymagane jest podanie z imienia i nazwiska tych osób.

Określ nazwę stanowiska, podaj wymiar zatrudnienia/ ilość godz. pracy tej osoby w miesiącu – wskaż jakie kwalifikacje powinna mieć osoba na tym stanowisku, jakie doświadczenie oraz opisz po krótce zakres jej obowiązków, zadań w projekcie.

Dla przykładu: Koordynator projektu (1/2 et.) – wykształcenie wyższe humanistyczne (nauki społeczne), doświadczenie 3-letnie w realizacji projektów ze środków publicznych, w tym 2 lata na stanowisku koordynatora. Posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie animacji lokalnej i prowadzenia działań na rzecz młodzieży. Zakres obowiązków w ramach projektu: zarządzanie zespołem projektowym, bieżący monitoring oraz planowanie działań, współpraca z księgową, przygotowywanie sprawozdań, …..

Należy pamiętać, aby opis ten był krótki, zwięzły i przede wszystkim, aby odnosił się do informacji, które są ważne przy ocenie czy dana osoba ma kwalifikacje i doświadczenie do realizacji zaplanowanych działań projektowych, w których ma uczestniczyć. Nie rozpisuj się zbytnio przy przedstawianiu zasobów kadrowych – nie musisz pisać życiorysu zawodowego danej osoby, wybierz z niego te informacje, które są istotne dla jej zakresu obowiązków w projekcie.

Także potencjał i doświadczenie organizacji w realizacji podobnych projektów czy działań jest jej zasobem.

Opisując doświadczenie pokazujemy, że wiemy jak realizować projekty, że podejmowaliśmy już podobne działania, a przede wszystkim, że organizacja jest zdolna do realizacji planowanego projektu (merytorycznie, organizacyjnie, finansowo).

Przy przedstawianiu doświadczenia organizacji warto skupić się na zrealizowanych projektach, ewentualnie w ostateczności możemy wskazać projekty, które są obecnie realizowane. Zazwyczaj jednak ocenie podlega doświadczenie oparte na zrealizowanych projektach. Preferowane jest odnoszenie się do projektów, które Wnioskodawca prowadził w ciągu ostatnich 3 lat przed złożeniem wniosku.

Potencjał i zasoby do wykorzystania

23

JAK OPISYWAĆ DOŚWIADCZENIE ORGANIZACJI? Przy opisie doświadczenia organizacji także proponuję prosty i powtarzalny schemat opisu.

Wskaż tytuł zrealizowanego projektu (okres jego realizacji), wartość projektu, grantodawcę, ew. nazwę Programu, w ramach którego otrzymano dofinansowanie – jednym zdaniem określ czego dotyczył projekt możesz zamiast tego wskazać cel główny tego projektu, odbiorców – uczestników.

Dla przykładu: „Sztuka młodych – prowadzenie interaktywnej galerii sztuki” (06.2014 – 12.2015), wartość projektu: 200 tys. zł, Program FIO 2014 (Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej). W ramach projektu była utworzona interaktywna strona internetowa prezentująca sztukę multimedialną młodzieży z woj. mazowieckiego. Materiał był tworzony w ramach projektu (20 warsztatów dla 260 młodych osób).

Potencjał i zasoby do wykorzystania

24

ANALIZA RYZYKA W PROJEKCIE Coraz częściej grantodawcy wymagają, aby na poziomie oferty, przygotowywania projektu zidentyfikować potencjalne ryzyka, które mogą wpłynąć na realizację projektu. Można powiedzieć, że tego typu analiza powinna uchronić organizację przed niepożądanymi oddziaływaniami, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu i wpłynąć na osiągnięcie jego celów.

Ważne jest to, aby przystępując do analizowania możliwego ryzyka skupiać się na tego typu zdarzeniach, które mogą wpłynąć na nieosiągnięcie zakładanych celów projektu (co odbije się na rezultatach projektu, z których nie będziemy mogli się rozliczyć).

IDENTYFIKACJA RYZYKA Przystępując do określenia czy i jakie ryzyko może zagrażać realizacji projektu warto przyjrzeć się zadaniom i działaniom jakie zostały zaplanowane i odpowiedzieć na pytania: co takiego mogłoby się zadziać, albo wręcz przeciwnie – nie dojść do skutku, co by mogło zaburzyć realizację projektu, jego działań? czy mogą być to czynniki zewnętrzne czy wewnętrzne (odnoszące się do wpływu otoczenia na realizację projektu bądź związane z naszą organizacją, kadrą projektu)?

Jakie jest prawdopodobieństwo ich wystąpienia i czy rzeczywiście mogą one zagrozić realizacji projektu?

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM:

nie szukaj ryzyka na siłę w każdym z zadań i działań projektu pracując w zespole nad przygotowaniem projektu możecie wspólnie szukać odpowiedzi na powyższe pytania dotyczące ryzyk – zrobić „burzę mózgów” i następnie przeanalizować i wybrać te propozycje, które wpiszecie do wniosku.

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku):

skup się przede wszystkim na wskazaniu konkretnych i możliwych do zaistnienia ryzyk odnoś się głownie do czynników zewnętrznych, na które możesz mieć wpływ realizując projekt (np. zbyt mała liczba zgłoszeń do udziału w szkoleniach) nie skupiaj się na wskazywaniu ryzyka związanego z personelem projektu, np. koordynatorka zajdzie w ciążę bądź się poważnie rozchoruje i będzie problem z zapewnieniem zastępstwa na jej stanowisku. Tego typu sytuacje są, jakby nie było, naturalne, a to od potencjału Twojej organizacji i zdolności organizacyjnych zależy sprawne zarządzanie projektem i prowadzenie działań często już na poziomie opisywania grupy docelowej projektu wskazujemy potencjalne ryzyka związane z jej uczestnictwem w projekcie oraz także przedstawiamy udogodnienia, czy działania zarad-

Analiza ryzyka w projekcie

25

cze w przypadku gdy może wystąpić ryzyko jakie może mieć wpływ na jej uczestniczenie w projekcie.

Dla przykładu: projekt kierujemy do młodych matek, by ułatwić im uczestnictwo w projekcie planujemy zorganizowanie kącika opieki nad dzieckiem podczas szkolenia, w którym mają one uczestniczyć. Chcąc zapobiec ryzyku związanym z udziałem w projekcie osób z mniejszych miejscowości oddalonych w promieniu 20 km od miejsca organizacji szkolenia zapewniamy dowóz tych osób.

ZAPOBIEGNIE I MINIMALIZACJA RYZYKA Mówiąc o ryzyku odnoszącym się do realizacji projektu należy mieć na uwadze analizowanie odnoszące się do zapobiegania wystąpieniu ryzyka (niedopuszczenie do wystąpienia ryzyka) oraz do minimalizacji skutków ryzyka, o ile ono już wystąpi. przeszkody, które mogą się pojawić w realizacji projektu są możliwe do wystąpienia w przypadku planowanych przez nas działań (zazwyczaj im towarzyszą) – np. przy rekrutacji na szkolenia najczęściej występujące ryzyko dotyczy niedostatecznej liczby zgłoszeń, w stosunku do tego na ile miejsc zaplanowaliśmy szkolenie. W przypadku cyklu szkoleń, czy prowadzenia kursu istnieje ryzyko rezygnacji z udziału w nim części uczestników. Podobnie bywa ze zgłoszeniami do udziału w konferencji – jakaś część osób zgłoszonych nie pojawia się na niej jakie działania mogą zapobiegać wystąpieniu ryzyka? Co można i należałoby zrobić, aby napłynęła oczekiwana liczba zgłoszeń do udziału w szkoleniach? Czy może zrekrutować o 10% więcej uczestników konferencji, by przy rezygnacjach, które są w ostatnich dniach przed tym wydarzeniem osiągnąć zakładany poziom uczestnictwa?

Jakie działania mogą pomóc w zminimalizowaniu ryzyka, o ile ono już się pojawi?, np. w trakcie kursu, cyklu szkoleń zrezygnują 3 spośród 15 osób, a zakładamy, że powinno je ukończyć 15 osób. Jakie działania można zaplanować, aby w chwili gdy ktoś zrezygnuje zapewnić pożądaną, zaplanowaną liczbę uczestników?

W analizie i określaniu ryzyka w projekcie oraz możliwości ich zapobiegania lub minimalizowania gdy już wystąpią może pomóc poniższa tabela do wypełniania. Bardzo często tego typu tabela, zestawienie znajduje się w ofercie.

nazwa zadania (faza projektu)

działanie w ramach zadania

ryzyko jakie może wystąpić

sposób zapobiega- sposób minimalizowania (niedopuszcze- nia ryzyka gdy już ono nia do wystąpienia) wystąpi

Analiza ryzyka w projekcie

26

REZULTATY PROJEKTU Rezultaty to nic innego jak bezpośrednie efekty realizacji projektu, można nawet powiedzieć, że są one jego wynikami i zawsze powinny odnosić się do celów projektu (wskazują w jakim stopniu zostały osiągnięte cele).

po czym poznamy, że nastąpiła zakładana zmiana (jakie będą efekty oddziaływań)

Rezultaty wskazują czy zakładana zmiana (zdefiniowana w postaci celu projektu) została zrealizowana. To nic innego jak weryfikacja celów projektu. Zadaj sobie pytanie: po czym poznam, że nastąpiła zmiana, którą określiliśmy w celu projektu?

Przede wszystkim rezultaty powinny być możliwe do obiektywnego zweryfikowania, zmierzenia i udowodnienia. Skoro mają one wskazywać osiągnięcie celów projektu to powinny być z nimi powiązane.

Powinny także wynikać z zaplanowanych i zrealizowanych działań, bo to one mają doprowadzić do pożądanych efektów i zmiany.

Przy określaniu rezultatów powinniśmy równocześnie wskazywać sposób ich weryfikacji (jak zostaną udowodnione, zmierzone). Pracując nad nimi zawsze zadaj sobie pytanie: a jak je zweryfikować?, na przykład: jak udowodnić, że nastąpił wzrost wiedzy?

RODZAJE REZULTATÓW W przypadku projektów społecznych bardzo ważne są rezultaty jakościowe (często nazywane „miękkimi”), bo to one odnoszą się do zmiany sytuacji problemowej czy jakości życia.

Dla przykładu: wzrost wiedzy z zakresu przygotowania projektów, nabycie umiejętności obsługi komputera. W naszym przykładowym projekcie rezultat jakościowy będzie dotyczył wzrostu aktywności młodzieży poprzez wolontariackie zaangażowanie w działanie klubu 25 uczestników projektu.

Rezultatami są także produkty projektu (tzw. rezultaty twarde) – są to wszystkie usługi, rzeczy, które zostały zrealizowane na rzecz odbiorców projektu.

Dla przykładu: w naszym projekcie dotyczącym tworzenia osiedlowego klubu produktami będą 1) opracowana oferta programowa klubu, 2) 20 godz. szkoleń dla młodzieży nt. aktywności na rzecz społeczności lokalnej, 30 pakietów materiałów szkoleniowych, 3) działający klub osiedlowy.

Można także wspomnieć o rezultatach ilościowych – one odnoszą się do skali projektu, dla przykładu: 30 osób, które wzięły udział w szkoleniu.

Rezultaty projektu

27

Pamiętaj, że rezultaty odnoszą się do wszystkich jakościowych zmian, które powstały na skutek realizacji projektu. Powinny być one przede wszystkim mierzalne, czyli możliwe do pokazania ich skali (u ilu osób nastąpił wzrost wiedzy, ile osób nabyło nowe kompetencje). Przy określaniu rezultatów należy pamiętać o sposobach ich pomiaru oraz o momencie w jakim będzie miało to nastąpić, tak aby można było zaplanować ich pomiar, weryfikację w trakcie projektu.

Skoro rezultaty mają być mierzalne powinniśmy także określić sposoby ich monitorowania, pomiaru.

W przypadku rezultatów jakościowych, które odnoszą się do wzrostu wiedzy najczęściej wskazywane są ankiety ewaluacyjne przeprowadzane na zakończenie szkolenia (pomiar dokonywany przez samych uczestników). Jednak warto pamiętać, że są możliwe także inne metody i techniki weryfikacji wiedzy, mogą to być: test wiedzy, egzamin czy wydane certyfikaty, które są wymagane np. w przypadku potwierdzenia umiejętności czy wiedzy związanej z jakimś konkretnym zawodem. Ocenę zmiany jaka zaszła na skutek prowadzonych działań możemy także dokonywać w trakcie realizacji projektu poprzez karty obserwacji, wywiady indywidualne czy grupowe (focusy).

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM: określając rezultaty zawsze odnoś się do celów projektu. Pamiętaj, że nie chodzi o to, aby pokazać ich jak najwięcej i skupiać się na drobiazgach. Określ rezultaty jakościowe (powinny być ściśle powiązane z celami projektu), produkty projektu, które mają być wytworzone, udostępnione uczestnikom projektu (towary i usługi) pamiętaj także o tym, aby rezultaty były adekwatne do prowadzonych w ramach projektu działań, aby z nich wynikały oraz były możliwe do osiągnięcia w okresie realizacji projektu w zespole projektowym porozmawiajcie o tym jakie mogą być sposoby obiektywnej weryfikacji określonych przez Was rezultatów i produktów oraz kiedy te pomiary mogą być dokonywane.

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku): rezultaty projektu określaj po wskazaniu jego celów i opisie działań nie dodawaj takich efektów projektu, które nie są wprost powiązane z działaniami projektowymi, które nie wynikają z celów projektu, nie twórz jak najdłuższej listy rezultatów – wystarczy jak pokażesz, że cele szczegółowe zostały zrealizowane (rezultaty mają pokazywać, że je osiągnięto oraz co oznacza na przykład zakładana w celach poprawa wiedzy – jak ona ma się przejawiać). Myśl realistycznie i pamiętaj, że ze wskazanych rezultatów trzeba się rozliczyć (przedstawić ich osiągnięcie) określ sposoby pomiaru rezultatów i pamiętaj przy tym, że to co napiszesz będzie zobowiązywało Twoją organizację do wykazania dokonanej w ten sposób weryfikacji rezultatów w związku z tym, że w ofercie wymagane jest przy określeniu rezultatów także wskazanie ich wartości docelowej (planowany poziom do osiągnięcia), dla przykładu: wskaźnik może dotyczyć liczby osób, u których nastąpi wzrost wiedzy, lub % osiągnięcia wskaźnika, wzrost o 80%. Przy określaniu rezultatów i ich wskaźników oraz sposobów pomiaru rezultatów można skorzystać z tabeli, która pomoże uporządkować te informacje:

Rezultaty projektu

28

cel/ cele szczegółowe projektu

zakładane rezultaty / produkty projektu

poziom osiągnięcia rezultatu (wartość)

sposób monitorowania rezultatów / źródło informacji o osiągniętym poziomie rezultatu)

Bardzo podobna tabela znajduje się w formularzu ofertowym składanym do Programu FIO.

Rezultaty projektu

29

BUDŻET PROJEKTU Rezultaty to nic innego jak bezpośrednie efekty realizacji projektu, można nawet powiedzieć, że są one jego wynikami i zawsze powinny odnosić się do celów projektu (wskazują w jakim stopniu zostały osiągnięte cele).

JAK PLANOWAĆ BUDŻET? Kilka podstawowych zasad dotyczących przygotowywania kosztorysu:

budżet projektu musi być ściśle powiązany z planowanymi działaniami (ich opisem). Osoba oceniająca wniosek po przeczytaniu tego co planujemy zorganizować w ramach projektu patrzy na jego koszty – czy są one adekwatne i niezbędne pod kątem realizacji planowanych działań. Dla przykładu: jeżeli w opisie działań wskazujesz, że zaplanowane są do realizacji 3 szkolenia po 8 godz. każde w budżecie powinny znaleźć się koszty dotyczące właśnie takiego wymiaru ilościowego szkoleń.

Pamiętaj o tym, aby opis działań i budżet były przygotowywane na tym samym poziomie szczegółowości (tak jak wskazany powyżej przykład dotyczący ilości i wymiaru godzinowego szkoleń)

koszty powinny mieć odzwierciedlenie w planowanych działaniach, dotyczy to niezbędnych zakupów towarów, usług, zaangażowania osób do realizacji projektu stawki powinny być realne i adekwatne do cen rynkowych (nie zawyżaj kosztów). Na poziomie budżetowania działań staraj się korzystać z ofert cenowych, kosztorysów usług bądź cenników towarów jakie są stosowane w Twoim regionie, bądź w regionie gdzie jest zaplanowana realizacja projektu. Skorzystaj z wycen przygotowanych przez potencjalnych wykonawców, zbierz cenniki, oferty – dobrze jest je zachować, mogą się jeszcze przydać przy ewentualnych negocjacjach budżetu bądź realizacji projektu zadbaj o to, aby budżet był czytelny, zarówno w odniesieniu do właściwego przyporządkowania kosztów do kategorii budżetowych, jak i na poziomie poszczególnych pozycji budżetowych.

Sprawdź we wniosku jak wygląda formatka budżetu zaproponowana przez grantodawcę. W przypadku składania projektu w odpowiedzi na konkurs ogłaszany w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich możesz skorzystać z planera budżetu (pliku .xls, który jest do pobrania ze strony internetowej Departamentu Pożytku Publicznego MRPiPS2). pamiętaj o tym, że grantodawca ma prawo wskazać jakich wydatków nie można finansować z dotacji. Sprawdź w regulaminie konkursu grantowego czy określono kategorie kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych. Sprawdź czy w Twoim budżecie występują tylko koszty kwalifikowalne (czy nie ma w nim kosztów niekwalifikowalnych).

2. planer budżetu do pobrania (grudzień 2015 r.): http://pozytek.gov.pl/Dokumenty,do,pobrania,3851.html

Budżet projektu

30

PRACUJĄC NAD PROJEKTEM: ustal jakie koszty będą związane z realizacją projektu. Koszty te możesz już na etapie planowania planowania budżetu dzielić na te związane z prowadzeniem działań merytorycznych, obsługą i zarządzaniem projektem (koszty biurowe), działaniami promocyjnymi „rozbierz na drobne” pod kątem potrzeby zapewnienia środków poszczególne zadania i działania projektowe – to pozwoli na określenie jakie dokładnie pozycje budżetowe powinny znaleźć się w budżecie zastanów się, które pozycje budżetowe (które dokładnie koszty) wykażesz jako wkład własny finansowy i/bądź niefinansowy (pracę wolontariuszy bądź członków stowarzyszenia). Wysokość wymaganego wkładu własnego finansowego (czyli środków finansowych jakie powinna zapewnić organizacja) jest wskazana w ogłoszeniu o konkursie ofert oraz w regulaminie konkursu. Wkład własny finansowy może pochodzić z własnych środków organizacji (np. składki członkowskie, darowizny, 1%), ale także z budżetu innego projektu, który „zazębia się” z projektem, który budżetujemy – ważny jest tu fakt, że nie można finansować jednego wydatku z dwóch źródeł równocześnie (tzw. podwójne finansowanie jest niedozwolone w ramach środków publicznych).

PRACUJĄC NAD OFERTĄ (wypełniając formularz wniosku): jeżeli przygotowujesz wniosek w ramach Programu FIO skorzystaj z planera budżetu (znajdziesz jego wersję off-line do pobrania na stronie internetowej Departamentu Pożytku Publicznego MRPiPS. Planer budżetu odpowiada części wniosku, w której znajduje się budżet (kosztorys) projektu.

Dzięki niemu możesz zbudżetować projekt, kontrolować czy nie są przekroczone limity kosztów dla poszczególnych kategorii. Korzystając z tego narzędzia przygotujesz kosztorys projektu, który będzie można skopiować do generatora wniosków FIO. Planer posiada także funkcje, które można wykorzystywać przy realizacji projektu – monitoring wydatków, zestawienia faktur niezbędne do przygotowania sprawozdania finansowego dla przejrzystości kalkulacji kosztów budżety projektów, które znajdują się we wnioskach o dotację są przedstawione w formie tabeli, w którą wpisuje się: rodzaj kosztu, ilość jednostek, koszt jednostkowy, rodzaj miary (dotyczący tych jednostek) i koszt całkowity oraz koszt wnioskowany z dotacji oraz pochodzący z wkładu własnego (finansowego lub osobowego). Jak w takim razie zapisywać koszty? Dla przykładu: w ramach projektu chcemy zorganizować cykl 2 szkoleń dla 2 grup każdy (grupy mają liczyć po 15 os.). Każde szkolenie będzie trwało 6 godz. i poprowadzi je jeden doświadczony trener.

Uczestnicy otrzymają poczęstunek i lunch oraz materiały szkoleniowe

rodzaj kosztu Wynagrodzenie trenera, um. zlecenie/fv Wyżywienie (przerwa kawowa, lunch) dla uczestników szkolenia Materiały szkoleniowe Wynajęcie sali szkoleniowej

Budżet projektu

ilość jednostek

koszt jednostkowy

rodzaj miary

koszt całkowity

24

120 zł

godzina

2880 zł

15

25 zł

osoba

375 zł

30

20 zł

osoba

600 zł

24

150 zl

godzina

3600 zł

31

staraj się precyzyjnie określać wydatki, na przykład przy budżetowaniu kosztów szkolenia nie wska-

zuj jako rodzaj kosztu: organizacja szkolenia. Taki zapis jest zbyt ogólny i nie wskazuje jednoznacznie czego on dotyczy w ramach organizacji szkolenia. Na organizację szkolenia składa się przeprowadzenie rekrutacji, działania logistyczne związane z zapewnieniem sali, trenerów, opracowanie materiałów szkoleniowych, catering. Równie dobrze wydatek ten może dotyczyć kosztów zaangażowania osoby, która byłaby odpowiedzialna za organizację szkolenia (specjalista ds. szkoleń). Jednak należy także pamiętać, aby nie popadać w nadmierne rozdrabnianie się i przedstawianie w budżecie kalkulacji kosztów odnoszącej się do wyliczeń co do jednego długopisu, bądź ryz papieru niezbędnych przy szkoleniach. Materiały tego typu można wskazać w budżecie jako: materiały szkoleniowe i kalkulować je jako pakiet materiałów przypadający na uczestnika (jednostka miary: osoba, bądź pakiet materiałów) nie obawiaj się budżetowania i tego, że dziś planujesz wydatki, które będą ponoszone za pół roku, a może nawet za rok. Kosztorys w ofercie jest pewnego rodzaju założeniem, które będzie weryfikowane w trakcie realizacji projektu, bo dopiero wtedy będziemy ponosili zaplanowane wydatki.

Właśnie w trakcie realizacji projektu okaże się czy dobrze zaplanowaliśmy wydatki – rodzaje kosztów i ich wysokość. Pamiętaj, że „projekt żyje”, że w trakcie jego realizacji mogą następować modyfikacje i zmiany, które są odpowiedzią na pojawiające się sytuacje (np. na ryzyka, które mogą mieć wpływ na realizację projektu).

Budżet projektu

32

A NA KOŃCU… Zastanawiasz się co powinno się robić jako ostatnie przy przygotowywaniu wniosku o dotację?

Wraz z końcem prac nad projektem i wnioskiem:

przygotuj krótki opis projektu (jest on wymagany do zamieszczenia w ofercie, w pkt. III.1). Pamiętaj, aby opis ten był maksymalnie na pół strony i aby był swoistą wizytówką projektu. Pomyśl, że trzeba komuś w ciągu trzech minut opowiedzieć o tym projekcie. Na czym się skupisz? Warto odnieść się do celu głównego projektu, do kogo jest skierowany (odbiorcy), po krótce przedstawić działania (co będzie się działo) oraz rezultaty. Bardzo często skrócony opis projektu jest wykorzystywany przez grantodawcę do informowania o projektach, które otrzymały dofinansowanie. Warto więc zadbać o to, aby te informacje w sposób konkretny, zwięzły, ale i ciekawy prezentowały projekt

daj przeczytać projekt osobie, która nie pracowała nad jego przygotowaniem (może to być ktoś z Waszej organizacji), zapytaj jakie są jej wrażenia, a przede wszystkim czy potrafiłaby opowiedzieć czego dotyczy projekt i co ma się zadziać, czy ma jakieś pytania (czy coś jest niejasne). Tego rodzaju „sprawdzenie projektu” może pomóc nam w nabraniu dystansu do niego, zobaczeniu jak może na niego reagować osoba, która nie była w środku całego ferworu jego przygotowań. W tym kontekście pamiętaj, że wniosek będzie oceniała osoba, która nie powinna domyślać się „co autor miał na myśli”, lecz powinna otrzymać tak opisany projekt, aby nie pojawiały się dodatkowe pytania, czy potrzeba uściślenia jakichś jego zapisów. Oceniający ma przed sobą tylko Twoją ofertę, ew. statut, czy deklarację partnerstwa i to z tych dokumentów dowiaduje się o projekcie sprawdź kontrolnie wniosek wykorzystując kartę oceny merytorycznej. Karta jest załącznikiem do regulaminu konkursu. To może być ostatni moment, by nanieść jeszcze jakieś uzupełnienia, czy poprawki do wniosku. Pamiętaj, że zmieniając na przykład coś w opisie działań należałoby sprawdzić czy zmiana ta nie wpłynęła na rezultaty, czy nie jest konieczne dokonanie w związku z tym zmian w budżecie projektu zapisz wniosek, który został wysłany przez generator (można wygenerować wersję wniosku w .pdf), zachowaj budżet projektu przygotowywany w pliku excel i kopiowany do wniosku sprawdź jeszcze raz ostateczny termin składania wniosków wraz z godziną.

Pozostaje mi życzyć powodzenia!

A na końcu…

33

PRZYDATNA LITERATURA I MATERIAŁY Dadel Marcin, Jak stworzyć dobry projekt?, seria: 3w*, Stowarzyszenie KLON/JAWOR, Warszawa 2007, wersja on-line (grudzień 2015 r.): http://ipi.lobez.org/attachments/article/16/jak%20napisać%20dobry%20projekt.pdf Dadel Marcin, O projekcie i wniosku - dla początkujących i tych, którzy chcą uporządkować wiedzę, seria: 3w*, Stowarzyszenie KLON/JAWOR, Warszawa 2014 Dadel Marcin, Gałązka Alina, Dotacja od administracji publicznej. Wniosek, umowa, sprawozdanie, seria: ABC III sektora, Stowarzyszenie KLON/JAWOR, Warszawa 2014 Grucza Bartosz (red.), Poradnik ABC zarządzania projektami miękkimi, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym, Warszawa 2012, wersja on-line (grudzień 2015 r.): https://www.efs.2007-2013.gov.pl/dzialaniapromocyjne/Documents/ABC_Zarzadzania_Projektami_Miekkimi_06022013.pdf Jak napisać projekt? Wszystko co należy wiedzieć o pisaniu projektów w organizacji pozarządowej, porady na portalu ngo.pl prowadzonym przez Stowarzyszenie KLON/JAWOR, (grudzień 2015 r.): http://poradnik.ngo.pl/projekt) Jak przygotować projekt w ramach konkursu FIO. Przewodnik dla organizacji, Bibliotek pożytku publicznego, Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Warszawa 2015 , wersja on-line (grudzień 2015 r.): http://www.pozytek.gov.pl/download/files/FIO/Przewodnik.pdf

Przydatna literatura i materiały

34

Publikacja powstała w ramach Projektu „Porozmawiajmy o pieniądzach” sfinansowanego ze środków Funduszu Inicjatyw Obywatelskich oraz Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.