Konverentsieri 26. september 2018

KASULIK KONVERENTS:

Professionaalse ürituse korraldamiseks pöördu agentuuri poole. Lk 4 Erilahendused tõstavad Eesti teistest ette. Lk 8 Nõuanded, kuidas mälu paremini treenida. Lk 11

ANNELY VÜRMER: «Meil on pakkuda heatasemelised hotellid ja professionaalsed teenused. Samuti on siin palju unikaalset vaadata.» Lk 8–9

KONVERENTSIERI

TEEMALEHT 26. SEPTEMBER 2018

2 || kONVERENTSieri

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

Bigbank hariduslaen

Edukaks konverentsiks läheb vaja pealehakkamist.

Foto: Vida Press

KIIRE. Tänapäeval on sageli kõigil kiire, kuid ometi tuleb suuta hoida nii töö, kool kui ka eraelu tasakaalus. Võimatuna näiva ülesande täitmiseks on aga omad nipid.

Kui aega on vähe, aga ülesandeid palju Eva-Lotta Kivi toimetaja

Planeeri «Mul on nii kiire», «Mul ei ole sel nädalal absoluutselt sinu jaoks aega», «Päevas on liiga vähe tunde» – ilmsed on paljud kuulnud neid sõnu oma pereliikmete või sõprade-tuttavate suust. Kui on tunne, et aega ei ole vajalike tegevuste jaoks piisavalt või tuntakse lihtsalt eluga rahulolematust, oleks mõistlik analüüsida oma ajaplaneerimist.

Eriti vajalik on hoolikas ajaplaneerimine siis, kui rabatakse mitmel rindel, näiteks tööl ja koolis. Aeternum Koolitus ja Konsultatsioonid ühe asutaja ja konsultandi Kati Tikenbergi sõnul tuleks siis planeerida oma tegevusi vähemalt nädal ette, mõelda järgmine päev detailselt läbi ja teha ära kõikvõimalikud ettevalmistused ja eeltööd (näiteks asjad pakkida). Õhtul on oluline mõelda päevale tagasi ning teha vajalikud järeltegevused: näiteks käisin täna x kohtumisel ning lubasin saata y dokumendi.

KONVERENTSIERI

«Eel- ja järeltegevustele ning oma järgmise päeva plaanide läbimõtlemisele soovitan investeerida igal õhtul umbes tunni. See võimaldab olla edukas mitmel rindel ning kogeda vähem stressi. Kui alustame oma päevi mõttega, et nii, mis ma siis täna pean tegema, siis selgub tihti, et vajalikud eeltegevused on tegemata ning õhtuks on ikka tunne, et sahmisid terve päeva, kuid ei jõudnud kuhugi,» selgitas Tikenberg.

«Eestlasena tundub meile sageli, et kui me kõike tööd kohe ära ei tee, saab töö maailmast otsa ja mis siis küll saab.»

Anneli Kritšmann-Lekštedt

Koolitusfirma Motivaator asutaja, juhi ja koolitaja Kaido Pajumaa hinnangul tuleks alustada prioriteetide seadmisest kõige laiemas tähenduses ehk mõelda, mis on endale tähtis. Pajumaa sõnul on ajaplaneerimise juures olulised ka enesedistsipliin ja al-

ternatiivkulu teadvustamine.

«Iga tund, mille kulutad näiteks enda arendamisele, võtad sa ära sõpradega hängimiselt ja Facebookis skrollimiselt. Paljud ei ole valmis sellest loobuma. Ja paljud isegi ei oska niipidi mõelda. Seepärast on ka n-ö edukaid inimesi üsna vähe.»

Ka Geko Koolituse koolitaja ja suhtlemistreeneri Anneli Kritšmann-Lekštedti sõnul tuleks alustuseks mõelda prioriteetidele.

«Käisin hiljuti reisil, kus grupi keskmine vanus oli kaheksakümne ringis. Kuulasin huviga nende jutte noorusest, reisidest ja tööst. Sekka ka asjalikke nõuandeid.

Lahkudes pani üks kaheksakümnendates aastates proua, kes on olnud ühe Ameerika tuntud ülikooli juht ja on emeriitprofessor, mulle käe õlale ja ütles: «Vali üks tee.» Minu üllatunud pilgu peale selgitas ta – kõike korraga sa ei jõua. Vali üks või kaks teemat ja mine süvitsi. Pühendu ja tööta selle nimel. Usu mind, sul ei hakka igav ja tulemus pakub palju enam rahuldust.»

Koolitaja Kati Tikenbergi sõnul on ta märganud kolme peamist viga, mida inimesed teevad seoses ajaplaneerimise-

Teemalehe toimetaja Johanna Heinmaa, johanna.heinmaa@postimees.ee, tel 666 2268 Projektijuht Svetlana Perijainen, svetlana.perijainen@postimees.ee, tel 666 2321

ga. Esiteks, plaane küll tehakse, kuid nendest ei peeta kinni. «Näiteks, kui olen planeerinud tegeleda 30 minutit artikli kirjutamisega, siis pean sellest kinni, mitte ei tee seda poolteist tundi. Juhul, kui planeeritud ajaga toime ei tule, siis planeerin uue aja näiteks järgmisesse päeva. See muidugi eeldab, et hoian igas päevas niinimetatud puhveraega ootamatusteks ning ei tee asju viimasel minutil,» tõi Tikenberg näite.

Teiseks, planeerimine ei ole järjepidev tegevus. Sageli soetatakse Tikenbergi sõnul aasta alguses kalendermärkmik ning asutakse suure õhinaga planeerima. Õhin vaibub kõige rohkem kuuga, edasi läheb ikka nagu tavaliselt.

Kolmandaks kurdavad inimesed, et ei tule oma ajaga toime ning tahavad ajaplaneerimise koolitust, kuid ei ole valmis õpitud tööriistu proovima ja järjepidevalt rakendama, sest seniseid harjumusi on keeruline muuta ning see nõuab lisaenergiat.

«Lõpuks öeldakse, et tööriistad ei toimi või neid juba teatakse, kuid neid ei rakendata,» rääkis koolitusfirma Aeternum koolitaja.

Kuidas tulla toime, kui kohustusi on palju • Pane oma prioriteedid paika.

• Soeta kalendermärkmik või mõni nutiseadme samasisuline võimalus.

• Mõtle järgmise päeva tegevused igal õhtul detailselt läbi ja tee ära kõikvõimalikud ettevalmistused (paki asjad, vaata kohtumiste asukohad üle jne).

• Õhtul mõtle oma päevale tagasi ning tee ära vajalikud järeltegevused (saada lubatud e-kirjad jne).

• Pea endale seatud ajapiirangutest kinni.

• Ära unusta tähistamist ja puhkamist, kui eesmärgid täidetud.

Koolitaja Kaido Pajumaa hinnangul on aja planeerimisest veel olulisem ajatu hetke märkamine. Suur osa inimkonnast usub nimelt kiivalt mineviku ja tuleviku tähtsusesse ning on klammerdunud oma mõtetesse, kaotades seeläbi kontakti tegelikkuse – praeguse hetkega.

«Elu aga toimub praegusel hetkel. Seetõttu ei meeldigi mulle rääkida aja planeerimisest, vaid iseenda distsiplineerimisest ja prioriteetide seadmisest just praegu: mida ma peaksin tegema ja mida mitte tegema just praegu, et ma oma unistused ja eesmärgid ellu viiksin?» rääkis Pajumaa.

Reklaamitoimetaja Jelena Bazanova, jelena.bazanova@eestimeedia.ee Keeletoimetaja Triin Ploom-Niitra, triin.ploom-niitra@eestimeedia.ee

Hoolika ajaplaneerimise ja rabelemise keskel ei tohiks Geko Koolituse koolitaja ja suhtlemistreeneri Anneli Kritšmann-Lekštedti sõnul unustada ära ka puhkamist: «Eestlasena tundub meile sageli, et kui me kõike tööd kohe ära ei tee, saab töö maailmast otsa ja mis siis küll saab. Nagu orav rattas, kes arvas, et on auringil. Tegelikult on ka need hetked väärtuslikud, kus me näiliselt midagi ei tee ning vaatamegi, kuidas rohi kasvab või värv kuivab. Ja ka see on hea.

Sel ajal aju puhkab. Siis oleme hiljem valmis uuteks väljakutseteks ja intensiivseks tegutsemiseks.»

Küljendus Kristiina Sillandi, kristiina.sillandi@eestimeedia.ee Väljaandja: AS Eesti Meedia, Maakri 23a, Tallinn Trükk: Kroonpress AS

Iga finantsotsusega kaasnevad riskid ja kohustused, mistõttu palume laenutoodete tarbimise vajadus hoolikalt läbi mõelda.

Näiteks 5000-eurose laenusumma puhul viieks aastaks fikseeritud intressiga 15,9%, lepingutasuga 75 eurot ja igakuise haldustasuga 1,5 eurot on krediidi kulukuse määr 18,58%, igakuine laenu tagasimakse 121,32 eurot, laenu tagasimaksete summa 7279,58 eurot ning Sinu poolt makstav kogusumma 7444,58 eurot. Tutvu tingimustega lähemalt www.bigbank.ee ning vajadusel pea nõu spetsialistiga.

4 || kONVERENTSieri

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

Mõtle läbi, milleks konverentsi üldse on vaja korraldada.

foto: shutterstock

KORRALDUS. Konverents on väga mõnus ürituse vorm, kuna ühendab meeldiva harivaga: saab kohtuda ja suhelda inimestega, kes huvituvad samast valdkonnast, kuulata põnevaid ettekandeid ning kaasa mõelda. Vähemalt külastaja vaatenurgast on see nii. Korraldaja jaoks on asi aga vähe tõsisem ja keerulisem, sest eduka ning kaasahaarava konverentsi korraldamiseks on vaja mõelda paljudele detailidele.

Pane oma konverents tööle!

Kerti Kulper vabakutseline ajakirjanik

edukas Esmane ja kõige tähtsam asi, millele tähelepanu pöörata, on su ürituse eesmärk – miks sa seda konverentsi korraldad?

Mida sa pakud oma konverentsikavas, mis peaks inimesi kohale tooma?

Hoolikalt tuleks läbi mõelda, mis kasu saab kuulaja.

Järgmisena tuleks mõelda ürituse sihtrühmale, kellele suunad kommunikatsiooni ja kes peavad end selles kommunikatsioonis ära tundma.

Kolmas, kuid kindlasti mitte vähem tähtis on konverentsi toimumiskoht. Õige koht toetab ürituse emotsiooni.

Agentuur tagab professionaalsuse Kui otsustad konverentsi korraldamiseks palgata üritusturundusagentuuri, tuleks kindlasti enne läbi mõelda, kui palju oled ise valmis korraldusse panustama ja kui palju usaldad korraldamise agentuurile. Kriitiliselt tuleks suhtuda ka esinejate valikusse. Igaüks oskab ja ilmselt ka julgeb slaidilt infot maha lugeda, aga selline esinemisviis pole kuigi jätkusuutlik. Esinejate valikul saavad agentuurid kindlasti aidata.

Hardi Kinnas üritusturundusagentuurist Orangetime üt-

2018. aasta märtsis korraldas EAS koostöös Eesti Kaubandustööstuskoja ja Swedbankiga ekspordikonverentsi «Made in Estonia».

Foto: Kaarel Langemets

les, et agentuuri poole tasuks pöörduda siis, kui soovid, et ürituse korraldus oleks professionaalne ja detailne. «Kui minnakse põlve otsas väikest asja tegema, siis saab ka ise hakkama. Aga heal tasemel konverentsi või üritust korraldades on mõistlik professionaalid appi kutsuda,» lausus Kinnas. Kuna üritused ja konverentsid on pidevas konkurentsis, siis peab korraldaja kõvasti vaeva nägema, et just tema üritus paistaks silma. Tihtilugu seisavad probleemiga silmitsi ka firmad, kes tahavad korraldada ürituse oma töötajatele. Ürituses peab peituma miski, mis haaraks inimeste tähelepanu ja tekitaks neis tunde, et nad tahavad oma aega sellele kulutada. «Kui kutsud kok-

6 || kONVERENTSieri

postimees, 26. SEPTEMBER 2018 ku sadu inimesi ja kulutad tunde nende aega, on see suur vastutus,» sõnas Kinnas.

Konverentsi korraldamisel on agentuuri kaasamine vast isegi olulisem kui mõne teise ürituse puhul, kuna sel on rohkem erinevaid kihte. «Detailselt tuleb läbi mõelda konverentsipäeva sisuline osa, lisaks ööbimised, logistika ja õhtune pidu,» rääkis Kinnas. Agentuuris töötavad professionaalid võtavad projektijuhtimise, tehnilise teostuse ja ka meelelahutusliku programmi enda hoolde. Kuna tegureid, millele mõelda, on niivõrd palju, läheb korraldus agentuuri abiga hulga libedamalt.

Personaalsus aitab silma paista

Eesti eesistumisel toimus Tallinnas e-valitsemise konverents, mille korraldaja oli Orangetime. Foto: Orangetime

Kui rääkida sellest, kuidas panna oma üritus teistest erinema, leidis Elinor Toming üritusturundusagentuurist Frank Events, et koostöö kliendiga võiks olla pigem personaalne, ent konverentside ja seminaride puhul võib see osutuda keeruliseks. Kindlasti tuleb kasuks seegi, kui su üritusel on mingi üllatav tegur. Toming tõi näiteks inseneride koolituse, kus võiks keegi rääkida ka hoopis loovusest.

Nii Toming kui Kinnas rõhutasid, et igale üritusele tuleb leida õige ruum. Konverentsi ei pea tingimata korraldama konverentsisaalis või hotellis – see iganenud lahendus ei üllata kedagi. Kinnase sõnul paneb originaalne toimumiskoht alguse ka mõtteviisile, kuidas asju teha. Näiteks kui pank soovib korraldada pensionifonditeemalist üritust, siis üks variant on korraldada see eakate päevakeskuse ruumides. Ka kon-

verentside puhul tuleks lähtuda sellest, et ruum toetaks ürituse teemat ja oleks veidi ootamatu või üllatav.

Konverents tuleb sinna, kus lisaks konverentside korraldamise kõrgele tasemele on ka vastava eriala tugev kogukond.

Eestlaste loodud veebikeskkond Spotitwise on mõeldud just selleks, et leida ürituste korraldamiseks põnevamaid ruume kui klassikalised konverentsisaalid või kontoriruumid.

Spotitwise’ist leiab omapäraseid toimumiskohti nii firmapidude, koolituste, koosolekute kui ka konverentside jaoks.

Tuleb vaid sisestada inimeste arv ja süsteem kuvab kohad, mis mahutavad just vajaliku hulga rahvast. Iga koha juurde on märgitud ka lisate e nu s e d , mida nad pakuvad.

Konverents tuleb viia ka piiri taha Eestis korraldatakse tihtilugu rahvusvahelisi konverentse, kus külalisi oodatakse ka välisriikidest. Samas võib nende enda poole

võitmine olla üsnagi keerukas.

Elinor Toming sõnas, et väliskülaliste meelitamiseks peab konverentsi teema olema väga tugev ja inimestele korda minema. Ka kõnelejad peaksid olema valdkonna spetsialistid ja visionäärid, keda inimesed huviga jälgivad ja kuulavad.

Eesti üheks tugevuseks võibki pidada tugevaid erialaliite. Meie teadlased ja eksperdid on maailmas hinnatud ning nende sõna võetakse kuulda.

Konverents tuleb sinna, kus lisaks konverentside korraldamise kõrgele tasemele on ka vastava eriala tugev kogukond. Eestis on näiteks toimunud maailma väikeloomaarstide konverents ja ka erinevate riikide uneuurijad on just siin kogunenud.

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

kONVERENTSieri || 7

Hardi Kinnas nentis, et konverentsi turundamine väliskülastajatele on pigem keeruline. «Eesti start-up-maailm on ülejäänud riikides hästi silma paistnud, innovatsiooniga tegelevad inimesed on valmis siia tulema, aga tavaliste konverentside puhul on meil mitmeid takistusi,» leidis Kinnas. Näiteks on Eestis toimuvad konverentsid pigem pisikesed. Kui maa-

reageerimise, külalislahkuse, tasemel tehniliste lahenduste ning looduslähedusega.

Et Eestit konverentsipaikade kaardile saada, läheb EAS sinna, kus liiguvad konverentside korraldajad, otsides uusi konverentsipaiku. «Mitmed konverentsid on juba väga pikkade traditsioonidega ja korraldajad püüavad iga kord lisaks sisulisele programmile motiveerida ka reisiahvatluste ehk uute põnevate sihtkohtadega,» kõneles Vürmer.

EAS on koostöös ettevõtjate ja MTÜga Eesti Konverentsibüroo väljas Eesti stendiga näiteks ülemaailmsetel äriturismi «turuplatsidel» nagu IMEX Frankfurdis ja IBTM World Barcelonas.

EAS korraldab ka kontaktüritusi linnades, kus tegutseb kõige rohkem rahvusvahelisi organisatsioone, kes vajavad pidevalt uusi konverentsipaiku. Eesti ettevõtjatele on korraldatud äriüritusi Pariisis, Brüsselis, Amsterdamis, Viinis ja mitmes Saksa linnas. Sel viisil jõuavad Eesti ettevõtjad limiteeritud aja jooksul suurema hulga ärikontaktideni, kui neil üksiküritajana võimalik oleks.

EAS pakub konverentsikorraldajatele ka toetusmeedet.

«Igal aastal toetame Eestisse väliskülastajaid toovate rahvusvaheliste konverentside korraldamist keskmiselt 300 000 euroga, et aidata katta välisturunduse ja korraldusega seotud kulusid,» tõi Vürmer näite, ent nentis, et maailma ja ka Euroopa mõistes on see väike raha.

«Konverentsiäris rikkamad riigid ainult ei aita kulusid katta,» jätkas ta, «vaid püüavad ka korraldusõigust raha abil saada, mõeldes hilisemate ja kaudsemate tulude suuruse peale.»

Küberturvalisuse konverents tõi kokku spetsialistid.

ilma mõistes on konverents üritus, kuhu tuleb kokku paartuhat inimest, siis Eesti konverentside puhul jääb külastajate arv pigem paarisaja kanti.

Teine suur mure on Kinnase hinnangul lennud. Eesti väiksus ja logistiline asukoht võivad saada takistuseks ning siis pole enam tähtis,

et su üritus on tegelikult väga kihvt. Ka tema sõnul on meil edukad pigem spetsiifilist valdkonda puudutavad konverentsid – näiteks teaduskonverentsid –, kuhu tulevad hea meelega ka väliskülastajad.

Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse turismiarenduskeskuse direktori kohusetäitja Annely Vürmer tunnistas samuti, et väliskülalisteni on Eesti konverentsidel võrdlemisi raske jõuda, samas lisas ta, et ega see teiste riikide jaoks kergem

Foto: Orangetime

ole. «Info ja pakkumiste külluses on kõik sihtkohad omavahel konkurendid, kõik tahavad suuri konverentse ja äriüritusi, et tõsta renomeed ja saada hinnalisi ärituriste, kes vaimustuvad maast ning tulevad ühel päeval puhkajatena tagasi – siis juba koos pere ja sõpradega,» rääkis Vürmer.

Tundmatus võib saada trumbiks Vürmeri hinnangul peab Eesti tööd tegema, et suuremate kon-

kurentide selja tagant välja paista. Veel enam – et Eesti üldse meelde tuleks, ka neis paikades, kus meist õieti midagi ei teata.

Teisalt on see Eesti pluss, sest meis nähakse värsket ja põnevat sihtkohta, kus rahvusvahelist üritust korraldada. «Piltlikult öeldes: Pariisi tahavad kõik minna, et kogeda oma ettekujutust Pariisist. Eestisse tahavad kõik tulla, et saada üllatuse osaliseks,» lausus Vürmer. Eesti suudab üllatada näiteks lühikeste vahemaade, kiire ja paindliku

8 || kONVERENTSieri

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

kONVERENTSieri || 9

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

SUURÜRITUS. Kuigi linnapildis ei paista konverentsiturist kuidagi silma, on eestlased viimastel aastatel neid siia meelitanud tuhandeid. Eestlaste tõmbenumbriks on looduse asemel hoopis personaalne lähenemine.

Eesti konverentsituristid jätavad siia miljoneid Johanna heinmaa

vastutav toimetaja

unikaalsus Konverentsimaailmas toimub paljugi, millest paljudel pole aimugi. Eesti ja siinsed korraldajad näevad ohtralt vaeva selle nimel, et suurüritused just meie kodumaa pinnal aset leiaksid.

Kuigi rahvamasse konverentsisaalides ei pruugi märgata, ei tähenda, et neid poleks siia toodud või et meil midagi ei toimu. «Sel aastal on aset leidnud ligi 1300 osavõtjaga Euroopa Väikeloomaarstide Föderatsiooni Eurokongress ning pea 2000 delegaadiga European Group for Organisational Studies kollokvium,» sõnas EASi turismiarenduskeskuse direktori kohusetäitja Annely Vürmer.

Märkmisväärne on ka, et juba järgmisel aastal ootab ees JCI Maailmakongress, kuhu oodatakse lausa 5000 inimest.

Mõne ürituse puhul tuleks aga hoopis rääkida kestvusest.

Hetkel toimub Tallinnas 1000 osalejaga Mindvalley U konverents, mis küll osalejate arvu poolest teistele silmi ette ei tee, kuid samas vältab üritus tervelt kuu aega, täpsustas Tal-

linna konverentsiturismi büroo juht Meeli Jaaksoo.

Enamikul Eestis toimuvatest konverentsidest on pigem sada kuni paarsada osalejat, kuid Eesti mõistes on suured juba 300–700 osalejaga sündmused ning neid toimub aasta vältel mitukümmend, sõnas MTÜ Eesti Konverentsibüroo tegevjuht Kadri Karu.

Eesti kui tugev kompetentsikeskus Aastatega on Eesti suutnud endale konverentsisihtkohana nime teha mujalgi maailmas, mida peegeldab ka see, et eelmisel aastal toimus meie kodumaal üle 600 rahvusvahelise konverentsi.

Vürmer täpsustas, et hinnanguliselt osales kokku konverentsidel 90 000 delegaati, neist 58 000 välismaalast, kes tõid Eesti majandusse hinnanguliselt üle 45 miljoni euro. « Need on kohapealsed kulutused. Konverentsituristi puhul tuleb aga märkida ka laialdast kaudset kasu. Esiteks, kui ta on käinud konverentsil, tuleb ta sageli siia tagasi ka puhkama. Ning mitte üksi, vaid pere ja sõpradega.

Seega on konverentsi- ja puhkuseturismi vahel otsene seos – ühe kasvades on suur tõenäosus kasvada ka teisel.»

Samuti ei tasu unustada kaudsemat mõju, mille hinda-

Detailid, mis annavad konverentsidele hoogu juurde • Rohkem otselende • Suur konverentsikeskus • Suured ruumid, kuhu mahuks nii õhtune programm kui ka n-ö raamist väljas konverentsid • Parem teeninduse tase • Innovaatilised tooted ja teenused

• EASi toetused rahvusvaheliste konverentside korraldamisel • Turundustöö välismaal • Pidev töö hooajalisuse vastu • TEAM ESTONIA, mis töötab äriturismi arendamise kallal Allikas: EAS

mine on sellevõrra keerulisem.

Konverentsi külastavad sageli oma eriala tipud, kes levitavad sõna hiljem kogu võrgustikus, tuues siia uusi konverentse, motivatsioonireise või muid äriüritusi, kinnitas Karu.

Ta lisas, et konverentsidel osalemine on oluline osa teadlaste ja spetsialistide tööst ning nendel sõlmitakse kasulikke teadus- ja ärikontakte. Eesti on silma jäänud eri valdkondade kompetentsikeskusena.

Korraldajatena oleme personaalsed Eesti kindel tugevus on asjaolu, et teeme üritusi lähtuvalt kliendi soovidest, oleme avatud erilahendustele ning soovime pakkuda üllatust ja häid emotsioone, sõnas Vürmer. «Üha enam lähtutakse keskkonnasäästlikkusest ja jätkusuutlikkusest.»

Seejuures ei peeta konverentsi enam pelgaks infojagamisplatvormiks, vaid siin saa-

vad osalejad suhelda ja kogemusi jagada. «See seab väljakutsed ka korraldusele: toimumispaik peab pakkuma paindlikke ruumilahendusi, mis soodustavad interaktiivsust,» tõdes Karu.

Tallinnasse luuakse pidevalt uusi konverentsikohti. «Konverentsikorraldajaid rõõmustab peagi valmiv Noblessneri linnak.

Vanu hooneid renoveeritakse ja kasutatakse loominguliselt, mis loob unikaalsed tingimused erinevate sündmuste korraldamiseks. Võimaluste paljususe osas oleme Baltikumis esirindel,» lausus Jaaksoo.

Siiski on üksjagu arenemiskohti. Muuhulgas tuleks hoogu anda otselennuühendustele, sest konverentsi- ja motivatsioonireisi klient pigem ei lenda odavlennufirmaga. See klientuur hindab mugavaid ühendusi ja piisavalt tihedat lennuplaani, sõnas Vürmer.

Ta lisas, et nõudlust oleks ka eriskummaliste IT- ja muu-

de innovaatiliste lahenduste järele nii konverentsikorraldusel kui turismivaldkonnas laialdasemalt. «Alati on ruumi ja vajadust uute unikaalsete lahenduste jaoks. Tänapäeval, kui ruumide ning muude teenuste broneerimine on online’is endalgi väga lihtne, saavad korraldusettevõtete kompetents, kogemused ja loovus lisaväärtusteks, mis võivad teha lihtsalt korrektsest sündmusest suurepärase.»

Isegi välismaised organisatsioonid, kes alguses soovivad kasutada oma meeskonda, pöörduvad lõpuks ikka kohalike korraldajate poole, sõnas Jaaksoo. Mida suurem on valik, seda enam vajatakse kohalikke teadmisi ja kogemust.

Eestis võlub uudsus Kuigi Eesti pistab konverentsiturul rinda paljude vanade tegijatega, võlub turiste meil just uudsus. Kui sama eriala kon-

verentsid toimuvad sageli, pole mingi üllatus, kui hakatakse otsima põnevat sihtkohta, kus paljud külastajatest veel käinud ei ole. «Lisaks on Eestis palju rahvusvaheliselt aktiivseid teadlasi ja eriala spetsialiste, kelle tööst ollakse huvitatud ja kelle kogemustest tahetakse tulla õppima,» sõnas Karu.

Ei saa ka salata, et siin konverentsi korraldanud inimesed hindavad suurepärast hinna ja kvaliteedi suhet, tõdes Jaaksoo.

Sel aastal premeeris ka kuulus reisijuht Lonely Planet Tallinna parima hinna ja kvaliteedi suhtega sihtkohaks.

«Meil on pakkuda heatasemelised hotellid ja professionaalsed teenused. Samuti on siin palju unikaalset vaadata.

Traditsiooniliste konverentsipaikade kõrval saab sündmusi läbi viia ka väga eripärastes ruumides – Mustpeade maja, Lennusadam, Kultuurikatel, ERM, Vihula mõis on vaid mõned näited,» rääkis Vürmer.

Ta lisas, et omamoodi väärtust pakub ka Eesti kompaktsus – lennujaam asub Tallinnas praktiliselt kesklinnas ning hotellid, konverentsipaigad ja vaatamisväärsused on üksteisest vaid lühikese jalutuskäigu kaugusel. «Ükskõik millises meie konverentsilinnadest üritus ka toimub, Tallinnas, Tartus või

Kui Eestis oleks multifunktsionaalne konverentsikeskus, kuhu mahuks 3000 istekohaga saal, siis võiks Eestis toimuda ka rohkem rahvusvahelisi konverentse.

Pärnus, pole välistatud kiire põige loodusesse või teistesse linnadesse. Vahemaad on nii lühikesed ja väljasõidu asukohana vajadusel arvestatav kogu Eesti,» arvas Vürmer. «Tänapäeva maailmas on oluliseks saanud ka turvalisus. Eesti on turvaline riik abivalmite inimestega.»

Samuti hinnatakse järjest rohkem jätkusuutlikke lahendusi, mistõttu meelitab turiste seegi, et kümme Tallinna hotelli ja Alexela kontserdimaja on tunnustatud Green Key märgisega, lisas Jaaksoo.

Mureks suure keskuse puudumine Kui välismaalased tahavad meil pidada 1000 või enama külastajaga konverentsi, tuleb asukohti hakata kombineerima, sest üht suurt paika, kuhu kõik ära mahuksid, lihtsalt ei ole. «Mitu 1000 ja enama delegaadiga konverentsi on kasutanud Tallinna kesklinna kui konverentsikeskust, kombineerides ülikoole, hotelle, Alexela kontserdimaja ja Kultuurikatelt,» sõnas Karu.

«Ka tuleva JCI Maailmakongressi ajal kasutatakse kontserdimaju ja spordihalle.»

Kui oleks multifunktsionaalne konverentsikeskus, kuhu mahuks suur 3000 istekohaga saal, 30 väiksemat nõupidamiste ruumi ja fuajee suhtluseks, siis võiks Eestis toimuda rohkem rahvusvahelisi konverentse – selles on nii Tallinna konverentsibüroo, EASi turismiarenduskeskus kui MTÜ Eesti Konverentsibüroo esindajad ühel nõul.

Konverentsi korraldamisest saab kasu aga Eesti majandus üldiselt, sest võrreldes puhkusekülastajatega viibivad konverentside delegaadid Eestis oluli-

selt kauem ja tarbivad rohkem teenuseid, kinnitas Vürmer.

«Paaripäevase erialakonverentsi delegaat kulutab Eestis enamasti ligikaudu 1000 eurot, mis on oluliselt rohkem, kui kulutab puhkuseturist.»

Lisaks saavad kasu toitlustusasutused, transpordiettevõtted, elamusturismipakkujad, inventari rentijad, koristusteenuse pakkujad ja tehnikafirmad, loetles Tallinna konverentsiturismi büroo juht.

Suurimat konkurentsi selle sissetuleku nimel pakuvad meile aga teised Balti ja Ida-Euroo-

pa riigid, samuti Balkanimaad ja Skandinaavia, kõneles Karu. «Suuremate ja hästi tuntud konverentsipaikade jaoks on aga hoopis Eesti uus tugev konkurent.»

«Peamine on aga pealehakkamine – tahe ja julgus kutsuda kolleegid ja partnerid Eestisse konverentsile. Siinsete konverentside korraldajad ja delegaadid kinnitavad tavaliselt, et Tallinna konverents oli läbi aegade parim! See on hea eeskuju ja julgustus kõigile, kes on mõelnud, et korraldustöö võiks ette võtta,» sõnab Vürmer kindlalt.

Foto: SHUTTERSTOCK

Huvitav teada Erialaassotsiatsioonide konverentside korraldamisel on Eesti Baltimaade liider.

Rahvusvahelise konverentsivaldkonna katusorganisatsiooni ICCA konverentsikohtade pingereas hoiab Tallinn 1600 linna seas 50. kohta ning Tartu on 111. positsioonil, edestades näiteks Cambridge’i, Antverpenit ja Istanbuli.

Allikas: MTÜ Eesti Konverentsibüroo

10 || kONVERENTSieri

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

MAITSEELAMUS. Kuigi konverentsile ei minda sööma, on see paratamatult üks suurürituse osa. Kui toitlustus ei ole hea, lähevad külastajad aga koju, hapu maik suus.

KASULIK. Mälu ei ole küll lihas, mis muutuks järjest tugevamaks, kuid ometi annab end õpetada paremini mäletama ja kuuldut säilitama.

Kümme nõuannet, mida järgida, et mälu ei veaks alt

Kuidas toitlustada konverentsi?

Angela Aavik reporter

kvaliteet Konverentsid pakuvad ka kogenud toitlustajale väljakutse – kuidas organiseerida 15-minutiline kohvipaus 500 inimesele ning toitlustada need inimesed kõigest 45 minutiga? Konverentse korraldatakse Eestis üha rohkem ning pikad sisukad päevad viivad osalejate mõtted pakutavale toidule juba varakult.

Carmen Cateringi juhatuse liige Relika Tiik-Koppa täheldab, et Eesti on sihtriigina konverentsikorralduses viimaste aastatega konkurentsivõimelisemaks muutunud ning usub, et toitlustus konverentsil on sama oluline kui mistahes üritusel.

Ka Äripäeva Konverentsikeskuse juhi Mari Sarapuu sõnul on toitlustusel tähtis roll

konverentsi õnnestumisel.

«Olen arvanud, et kõige olulisemad on inimese põhivajadused – kui kõht on täis, siis inimesel on hea olla ning saab ka kõike muud selle peale ehitada,» räägib Sarapuu. «Inimene naudib toitu ja väga hea toiduga saab anda konverentsikülastajale suurepärase elamuse või siluda mõnd muud aspekti, mis nii hästi ei läinud.»

Toit tuleb valida lähtuvalt konverentsist Oma kogemustele tuginedes soovitavad Sarapuu ja Tiik-Koppa jälgida konverentsi iseloomu ja võimalusi. Pika konverentsi puhul on oluline pakkuda sooja toitu, mida oleks võimalik vajaduse korral ka püsti seistes kahvliga süüa.

Sarapuu kogemused näitavad, et konverentsil osalejad ei soovi menüüs näha hulganisti raskeid toite ja jahutooteid, kuid kana on enamasti kindla peale minek. Tiik-Koppa meenutab, et täna on menüü koostamisel vaja arvestada ka taimetoitlastega.

«Kui panna menüüsse näiteks kruubid, tatar või mingi «imelik salat välismaalt», siis võib juhtuda, et inimestele see ei meeldi,» arutleb Sarapuu, «kuid samas kindlasti leidub konverentsil inimesi, kes hindavad tervislikumat ja põnevamat valikut kui vaid kartul ja liha.»

Toitlustusfirma oskab omalt poolt seda vastuolu kinnitada: «Tellijad liiguvad ikka selle poole, et toit oleks tervislik ja võimalikult nisujahuvaba, rohkem taimsem, kuid konverentsihommiku kohvipausil pakutav lihapirukas on ikka esimene, mis laualt kaob.»

Väga hea toiduga saab anda konverentsikülastajale suurepärase elamuse ja siluda mõnd muud aspekti, mis nii hästi ei läinud.

kONVERENTSieri || 11

postimees, 26. SEPTEMBER 2018

Ode-Maria Punamäe reporter

Treeni Konverentsi toitlustamine on kaootilisem ja intensiivsem kui mistahes teisel üritusel.

Konverentsitoitlustus on teistest üritustest intensiivsem Olulisim erinevus on tema sõnul ehk konverentsi toitlustamise intensiivsus ja kaootilisus: «15-minutiline kohvipaus 500 inimesele on väga intensiivne.

Lühikese ajaga on vaja teenindada palju inimesi. Aga kui külalised tagasi saali lähevad ja ettevalmistused lõunapausiks on tehtud, siis tekib enne järgmist toitlustuskorda tund või rohkemgi vaba aega.» Peod ja vastuvõtud on tema sõnul seetõttu sujuvama ülesehitusega.

Kui toitlustaja peab arvestama konverentsipäeva kaootilisusega, siis konverentsi korralda-

jale on oluline küsida õigeid küsimusi. Sarapuu rõhutab, et enne pakkumiste küsimist peavad olema selged konkreetse konverentsi eripärad: «Kui on teada konverentsi asukoht, osalejate arv, osalejate sihtgrupp, konverentsi kava ja osalejate erisoovid, on lihtsam teada, mida toitlustajatelt küsida ja mille järgi erinevaid pakkumisi võrrelda.

Hooajaliselt on oluline teada ka seda, millist toorainet menüüs kasutada, sest mõne toiduaine vahetamine võib suurel üritusel tuua väga palju kulude kokkuhoidu. Toitlustuse leidmine on konverentsi korraldamise osa ja selle planeerimine toimub sümbioosis muude tegevustega.»

Foto: SHUTTERSTOCK

Rõhk detailidele Lisaks toidu valikule on toitlustaja ülesanne läbi mõelda ka konverentsi toitlustamise logistika. Suurema konverentsi puhul peaks leidma võimaluse paigutada ruumi mitu buffeelauda, et osalejad toidu kiiremini kätte saaksid.

Kui tavapäraselt soovitakse, et kogu toitlustus toimuks portselanist nõudega, siis soovitab Tiik-Koppa kohvi serveerimisel kasutada pigem ühekordseid topse: «Külalised on olnud vägagi tänulikud ja julgelt pooled kasutavad pigem ühekordset topsi – sellega on mõnus ringi liikuda ja kohvi ka loengusaali võtta.»

Kas oled olnud olukorras, kus ainus mõte, mis pärast kuuetunnist koolitust peas mõlgub, on «räägiti küll palju huvitavat, aga täpselt ei mäleta, mida»? Või oled poole kõne esitamise pealt tummaks jäänud, sest ükski lause ei tulnud enam järsku meelde?

Mälutreener Tauri Tallermaa aitas kokku panna kümme nõuannet, mis on kasuks konverentsidelt ja koolitustelt teadmiste kaasa võtmisel ning meeldejäävalt esinemisel.

Esiteks tuleks aga selgeks teha, et mälu pole lihas, mida treenides muutuks see tugevamaks, kiiremaks või paremaks. 16 aastat teemaga tegelenud Tallermaa sõnul tähendab mälu treenimine peamiselt kahte: teadmist, kuidas mälu töötab ning tehnikaid, mis aitavad informat-

siooni paremini salvestada.

Siiski on teatud pidepunktid, mida võiks järgida iga inimene, kes oma mäluga paremini läbi saada tahab.

KUI OLED KUULAJA: 1. Tea oma eesmärki Kui koolituselt tagasi tulles tundub pea tühi olevat, tähendab see, et sa ei pannud piisavalt tähele. Tänapäeval ongi väga keeruline end igasugustest segajatest ja vidinatest mitte häirida lasta. Fookust on aga palju lihtsam hoida, kui on selge teadmine, miks sa seda teed.

Niipea, kui tekivad «ma pean» mõtted, kaob ka motivatsioon keskenduda.

2. Ära rööprähkle Nii, nagu inimese aju suudab korraga tunda vaid üht valu, suudab ta korraga mõelda ka ainult üht mõtet. Kui valutab korraga nii varvas kui ka hammas, lülitab aju tähelepanu sellele, mis on tugevam. See on lihtne näide rööprähklemise ebaefektiivsusest. Ühelt tegevuselt teisele pidevalt ümber lülitamine väsitab aju, kulutab ae-

ga ning tekitab ka suurema võimaluse eksida.

3. Eemalda segajad Selleks, et ei tekiks isegi ahvatlust multitask’ida, tasub olla teadlik võimalikest segajatest.

Jäta sülearvuti koju, lülita telefon hääletu peale, sulge uks kõrvaltoast kostuvale jutule.

4. Pea pausi Ainus aeg, mil inimese aju infot salvestab, on pausi aeg. Sel ajal, kui midagi tähtsat räägitakse, tegeleb aju teema mõistmisega. Pärast arusaamist peab andma ajule aega teadmise seedimiseks ja seoste loomiseks.

Kui me pausi ei anna, siis võibki juhtuda, et konverentsi tohutust infohulgast ei jää suurt midagi meelde. Kui koolituse või konverentsi läbiviija teema salvestamiseks aega ei anna, tuleb pausiaeg endale lihtsalt ise luua.

5. Tee märkmeid Ära peta ennast kujutelmaga, et kui istud käed rüpes, siis jääb meelde. Märkmed aitavad hiljem räägitut meenutada. Eesmärk ei tohiks aga ol-

la võimalikult hea ja põhjaliku konspekt loomine, vaid lihtsa süsteemiga märkmete kirja panemine. Ehe näide efektiivsest märkmete tegemisest on sünkroontõlkijad – neil on alati paber-pliiats käes, kuid ega nad kogu juttu üles kirjuta. Kui koolitusel tuleb aga pähe mõni endale olulisena näiv mõte, tasub idee kirja saamiseks mõnikord leppida ka esineja jutu kaotamisega.

KUI OLED ESINEJA: 1. Valda teemat Endale uuel teemal rääkides on suurem tõenäosus, et jääd hätta, lähed närvi ning suu kleepub kinni. Endale teema selgeks tegemisel tõuseb enesekindlus ning hirm midagi ära unustada pole nii suur.

2. Valmista ette Ka president tugineb kõnet pidades märkmetele. Ära karda pika ettekande puhul kasutada pidepunkte. Slaidid või mõni muu visuaalne lahendus aitavad nii sinul esitlust struktureerida kui ka kuulajal infot paremini salvestada.

Mälu pole lihas, mis treenides muutub tugevamaks. Foto: SHUTTERSTOCK

3. Harjuta peegli ees Hea ettevalmistus tähendab ka teadmist, kuidas kõlab sinu hääl ning mida teevad rääkimise ajal sinu käed. Kõne pidamise jaoks enesekindluse saavutamiseks ei piisa jutu läbi mõtlemisest, vaid väga oluline on see ka läbi etendada. 90 protsenti heast esinemisest moodustab see, mida sa teed kodus peegli ees!

4. Kasuta oma keskkonda Lühema kõne puhul kasutatakse paberil märkmete asemel ka ümbritsevat keskkonda. Mee-

todit, mida nimetatakse mälutemplite kasutamiseks, tähendab teemaviidete või märksõnade sidumist mingite asukohtadega ruumis. Seetõttu on soovitatav ettekandeks valmistuda just selles ruumis, kus esined.

5. Ole enesekindel Kui esinemiseks ettevalmistused tehtud ja teema selge, ei tasu hakata ette kujutama kõiki võimalikke läbikukkumisi. Ole endas kindel, kõnele südamest ning pea meeles – iga avaliku esinemise kogemusega muutud selles ka osavamaks.