KONVERENTSIERI TEEMALEHT
14. SEPTEMBER 2010
KONVERENTSIERI
2
14. SEPTEMBER 2010
SISUKORD lk 2
Eduka konverentsi valem
lk 3
Konverentsikeskkond aitab teemat avada
lk 4
Konverentsil ühenda meeldiv kasulikuga
lk 5
Konverentsiturism Eestisse kogub hoogsalt tuure üles lk 6 Teaduslinn Tartu võlub kompaktsusega
lk 7
Kaugele viiv tööreis nõuab tõsist eeltööd
lk 8
Hea lektor taandab end näitlejast režissööriks
lk 9
Konverentsitehnika eeldab koostööd
lk 10
Ürituse riske maanda kindlustusega
lk 11
Kuidas luua haaravat konverentsiprogrammi?
lk 12
TASUB MEELDE JÄTTA! Astudes laeva ja sellega merele seilates kaob hetkega argise keskkonna tunne, aidates osalejatel ka kiiremini avaneda.
Konverentsiturismi arengut mõjutavateks teguritest loetakse olulisimateks transpordiühendusi, heatasemelisi hotelle ja konverentsiruume ning turvalist ühiskonda.
Lennupiletid ja muud vajalikud transporditeenused on mõistlik broneerida võimalikult varakult – see annab eelise nii valiku kui hinna osas.
Laevafirma Viking Line turundusjuht Piret Pääsik annab soovitusi, miks on kaval mõnda konverentsi laeval pidada. / Loe lk 5
Eesti Konverentsibüroo tegevjuht Riine Tiigi arutleb intervjuus Postimehele Eesti kui konverentsiturismi sihtkoha võimaluste üle. / Loe lk 6
Aves Traveli turundusjuht Katrin Aljaste annab nõu neile, keda ootab ees tööreis kodust kaugel toimuvale konverentsile. / Loe lk 8
ARVUD
4462 konverentsi 204 700 delegaati osalusel toimus Tallinnas 2009. aastal
456 konverentsil osalesid Soome delegaadid, olles välisriikide osalejatest kõige aktiivsemad. Rootsi delegaadid osalesid 43 üritusel, Leedu 41 ja Läti delegaadid 38 üritusel. Järgnesid Suurbritannia 35, Saksamaa 24 konverentsil osalemisega. Eksootilisematest riikidest olid esindatud Araabia Ühendemiraadid, Uus-Meremaa, Uganda, Somaalia, Pakistan. Allikas: Infoleht, Tallinna Ettevõtlusameti turismiosakond
KONTAKTID Teemalehe toimetaja: Rain Uusen rain.uusen@postimees.ee | tel 666 2194 Projektijuht: Eve Kruuse eve.kruuse@postimees.ee | tel 666 2383 Küljendus: Kristiina Sillandi Makett: Andrus Rebane Vastutav toimetaja: Kuldar Kullasepp kuldar.kullasepp@postimees.ee | 666 2258 Väljaandja: AS Postimees Maakri 23a, Tallinn tel 666 2202 | faks 666 2301
JUHTKIRI. Eestis on kõik võimalused ja tingimused kas juba olemas või valguskiirusel arenemas ja täienemas, et kujundada Eestist konverentsiturismi meka põhjalas, aga tihti takerduvad head plaanid ja nende elluviimine viitsimatuse või uute ideede pelguse taha, sain ma seda lehte koostades targemaks.
FOTO: ERAKOGU
Toimetaja juhtkiri
Rohkem eneseusku, rohkem pealehakkamist – rohkem kordaminekuid! RAIN UUSEN teemalehe toimetaja
K
onverentsidega puutub vähemalt korra oma elus kokku iga inimene – kas siis ise osalejana Eestis või mõnes meie jaoks eksootilisemas sihtpunktis, esinejana või hoopis korraldajana. Lehes jagame ekspertide abil väärtuslikke nõuandeid kõiki neid rolle silmas pidades. Jah, me teame, et Eestis ei ole (veel?) olemas suuri konverentsikeskusi või -linnakuid, mis kümneid tuhandeid delegaate suudaks vastu võtta, majutada ja tipptasemel nii sisult kui ka vormilt ära teenindada. Jah, me teame, et lennuühendused Tallinna või Tartusse on kesised ja kõikuva iseloomuga. Jah, me teame sedagi, et Eestis ei paista 360 päeva aastas päike. Aga kas see siiski peab meisse sütitama negativismi – ah, kes see ikka siia tulla tahab? Konverentsikorraldajad, suured ja väikesed, teavad ja näevad, et huvi Eesti kui sihtpunkti vastu on olemas ja näitab tõusu ning muu selle ümber on vaid väljakutsetele vastu astumise küsimus, lihtne pealehakkamine. Võib-olla on Eesti konverentsituristile just see sihtpunkt, kust leiab kvaliteetse sisuga, hästi
Eesti kogub populaarsust konverentsi sihtkohana, kuid meil jääb puudu eneseusust ja pealehakkamisest.
planeeritud ja privaatsema seltskonnaga teemakonverentse, mille korralduses tuginetakse meie hästi arenenud arusaamadele infotehnoloogiast ning meie kompaktsusele? Võib-olla saab Eesti kui konverentsiturismi sihtriigi puhul müüa just huvitavaid, lausa kreisisid ideid, kuidas mees- ja naiskondi, oma ala asjatundjaid ja kuiviku-imagoga eksperte lähendada, ühtmoodi mõtlema ja kogema panna, et nii väiksemas ringis suurtest konverentsidest ka suuremaid tegusid teha? Võib-olla ongi Eesti kui konverentsimaa hüüdlauseks «Conferences You have never experienced before!» – meil on kaunid linnad, super-super loodus otse linnade külje all ja vahemaad suhteliselt lihtsalt läbitavad, tehnoloogilisest võimekusest rääkimata. Kas Eesti konverentsiturismi vindumine on tõesti põhjustatud vaid ehituslikest nüanssidest – tuleks vaid keegi, kes suure ja uhke saal-linnaku ehitaks, küll siis hakkavad teadurid idast ja läänest saabuma? Või on need konverentsilinnakud ehitamata jäänud hoopis seetõttu, et puudub usk, kas keegi neid siis ka
rahva, raha ja rahvusvaheliste ideedega täita suudaks? Eestisse on loodud konverentsibüroo, et rõhutada ja julgustada omavahelise koostöö, ühiste plaanide tegemise tähtsust ja koondada jaksu nende realiseerimiseks. Eestist on Skype, mis võiks olla telekonverentside üks standardeid, et muuta ka paarisajaliikmelised konverentsid suurteks, rahvusvahelisteks ja mõjukateks – oma mõõtmetelt ülemaailmseteks.
A
inus, mis Eestis puudu tundub olevat, on julgus oma võimalusi ja eeldusi ära kasutada ning tööle rakendada. Puudu on eneseusust ja pealehakkamisest – kui me rahvusvaheliste standarditega võistelda ei jõua, pakume endi omi, veelgi paremaid, uudseid ja huvitavamaid. Nii avastame peagi, et meil on kordaminekuid, tuntust ja konverentsituriste nagu muda (mida ehk võiks ka ära kasutada?). Nii tekivad kauaoodatud suured konverentsikeskused sujuvalt, loomulikku rada pidi niikuinii, täitudes ka rahva, raha ja rahvusvaheliste ideedega. Niikuinii.
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
Eduka konverentsi valem: tugevad lektorid, selge teema ja tunnustatud sihtpunkt Glasgow, Valencia) olid kõik kümne tuhande osavõtjaga kongressiks väga sobivad. Kõik nad pakkusid erinevaid lisaväärtusi. Glasgow paketis oli näiteks linnavalitsuse väga oluline finantstoetus. Valituks sai Pariis. Otsustavaks said kongressi tulevase presidendi liidriroll Euroopas ja Pariisi kui üliatraktiivse kongressikoha maine. Ametlikud andmed kinnitavad, et «Pariisi koefitsient» tõstab osalejate arvu ligi 10%. Konkureerivad mitte ainult linnad, vaid lausa maailmajaod. Võistlus Euroopa ja Ameerika erialaseltside ja nende kongresside vahel on tõstnud ka konverentside taset. Ülimalt oluline on kongressi erialane tipptase, kõige tunnustatumate lektorite kaasamine ja tänapäevane ülesehitus.
KONVERENTSIDE VAJALIKKUSEST. Erialastel teaduskonverentsidel on üha kiiremini arenevas maailmas jätkuvalt oluline roll. Meditsiinis on eriti tähtis olla kõige uue ja vajalikuga kursis ning neid teadmisi rakendada. MARGUS VIIGIMAA Regionaalhaigla kardioloogiakeskuse juhataja
TAGASIHOIDLIKUD EESTLASED Olen osalenud väga paljudel teaduskonverentsidel. Paarkümmend aastat tagasi oli see minu jaoks uute teadmiste omandamise hädavajalikuks võimaluseks. Aastatega kasvas üha enam enda uurimistöö tulemuste edastamise ja kogemuste vahetamise osa. Viimastel aastatel olen olnud kutsutud lektoriks kümnetele rahvusvahelistele konverentsidele ja pean väga valima, et erinevate loengupakkumiste seast kõige vajalikumad konverentsid välja selekteerida. Peame igati toetama meie noori teadlasi uurimistulemuste tutvustamiseks konverentsidel, eriti seetõttu, et eestlased paistavad Euroopas silma tagasihoidlikkusega kontaktide loomisel, enda tutvustamisel ja esitlemisel. Tänapäeva konverentsid peavad käima kaasas kiirete muutustega. Väga kiiresti on arenenud veebikoolitused. Arstiteaduse valdkonnas on näiteks interneti teel võimalik kuulata maailma tippspetsialistide uusimaid loenguid, näha neid illustreerivaid slaide ja lugeda uusimaid publikatsioone.
Kasuta aega targasti!
EESTI VÕIMALUS
FOTO: ERAKOGU
T
änapäeva arstiteadus on tõenduspõhine. Me kasutame ainult selliseid ravimeetodeid, mille efektiivsus ja ohutus on teaduslikult ja igakülgselt tõestatud. Efektiivsemaid tõenduspõhiseid meetodeid ja uusi ravimeid lisandub aga pidevalt. Ainult see arst ravib haigeid parimal tasemel, kes pidevalt oma teadmisi täiendab. Tingimustes, mil Eesti meditsiinisüsteemis napib raha, peame jätkuvalt leidma võimalusi konverentsidest osavõtuks ja ka kohalike konverentside korraldamiseks. Ravimifirmade toetus arstide koolitamisel on ülemaailmne nähtus ja meile praegusel perioodil hädavajalik. Eestis on see valdkond väga läbipaistev ja ravimiameti poolt hästi reguleeritud.
3
Doktor Margus Viigimaa on kümnete konverentsidega olnud seotud nii esineja, osaleja kui ka korraldajana, jagades konverentsiturismi arengumõtteid just läbi oma kogemusteprisma. Kogu kursus lõpeb küsimustikule vastamisega, mille tulemuste alusel saab arst vastava tunnistuse ja rahvusvahelise täiendkoolituse punkte. Veebikoolitusi oleme teinud ja valmistame uusi programme ette ka Eestis.
SIHTPUNKT VÕI SISU? Mida saavad konverentsid rohkem pakkuda? Üha enam kasutatakse praktiliste töötubade, debattide, ekspertidega kohtumiste ja kõige uuemaid teemasid käsitlevate nn kuumaliini istungite töövorme. Järjest vähem on traditsioonilisi loenguid ja lühiettekandeid. Suurendatakse küsimuste-vastuste ja diskussioonide osa. Konverentside peamiseks eeliseks jääb ikkagi vahetu kontakti ja arutelu võimalus. Pööraselt kii-
resti arenevas maailmas, kus informatsioon on tohutus mahus kõikjal kättesaadav, omandab üha suuremat kaalu inimliku silmside olemasolu ja isiklike arvamuste vahetamine konkreetse valdkonna eksperdiga. See aitab üksikud infokillud tervikuks ühendada ja aitab kaasa igapäevatöös kerkinud probleemide edukamale lahendamisele. Kahjuks esineb juhuseid, kui konverentsil käiakse peaasjalikult seetõttu, et sihtpunkt ise on huvitav või eksklusiivne. Viimastel aastatel on paljud erialaühendused ja ravimifirmad piiranud järsult osavõttu eksootilistes kohtades toimuvatest konverentsidest, kui sama sisu saab kätte Euroopas toimuvatel konverentsidel. Ravimifirmade eetikakoodeksid võimaldavad spondeerida ainult konverentsi teadusosa.
PARIISI KOEFITSIENT
Maailmas, kus informatsioon on tohutus mahus kõikjal kättesaadav, omandab üha suuremat kaalu inimliku silmside olemasolu.
Konverentsiturismi alal on konkurents väga terav. Olen isegi osalenud mitme Euroopa ja maailmakongressi toimumiskoha žüriis ning tean, et võitlus erinevate, väga hea infrastruktuuriga linnade vahel on olnud armutu. Näiteks hiljutine 2016. aasta Euroopa Hüpertensiooni Kongressi korraldamise konkurss, kus lõppvooru jõudnud linnadest (Amsterdam, Pariis, Istanbul,
Olen ise korraldanud Tallinnas ja Tartus mitmeid rahvusvahelisi konverentse. Esimesest Balti ja Põhjamaade Hüpertensiooni Kongressist Tallinnas võttis 1997. aastal osa üle 600 arsti ja see oli tolle aja suurim kõrgvererõhktõve konverents Põhjamaade piirkonnas. Sel aastal korraldasime Tallinnas IV Balti Hüpertensiooni Kongressi. Lektoritena osalesid Euroopa absoluutsed tipud. Kahjuks jäid tuhapilvest häiritud lennuliikluse tõttu saabumata Hispaania, Portugali, Bulgaaria, Ungari ja osa Venemaa delegaate. Kriisiolukorras leidsime kiire lahenduse ja Euroopa hüpertensiooni vaimne liider professor Giuseppe Mancia tegi oma loengu telesilla Milano–Tallinn abil, mis toimis tehniliselt hästi ja andis võimaluse ka küsimusteks-vastusteks. Pärast meie konverentsi on Euroopa Hüpertensiooni Ühing laiendanud tunduvalt nn kauglektorite kasutamist, mis on tänapäeva konverentside üheks uueks arengusuunaks üleüldse. Konverentsiturism on Eestile oluliseks ekspordiartikliks, peaksime seda intensiivselt edasi arendama. Kahjuks piirab suuremate konverentside toomist Eestisse piisava suurusega tänapäevase konverentsikeskuse puudumine. Enne Nokia kontserdimaja valmimist mahutasid meie suurimad konverentsisaalid ainult 400–600 osavõtjat. Balti piirkonnas on Riial olnud Tallinnaga võrreldes oluline eelis. Piiravaks teguriks on ka otselendude vähene hulk Tallinnast. Väga tähis on siin Eesti valitsuse värske panus Estonian Airi uutesse arenguplaanidesse. Meil on aga ka mitmeid eeliseid. Eestis on arvestatav hulk Euroopa erialaseltsides ja teistes struktuurides juhtivat rolli täitvaid erialaliidreid. Tallinnas on unikaalne vanalinn. Meil on hästitoimiv infrastruktuur, tasemel majutus, transport ja moodne konverentsitehnika. Eesti on konverentsipaigana endiselt suhteliselt eksootiline ja paljud pole siin veel käinud.
Tee koosolek merel - Viking Line pardal. Tallinn-Helsingi 3 tunnine hommikune koosolek
Alates
310.-
reisija
Võimalik tellida ruumid ja toitlustus ka 6 tunniks. tunniks Hinnad kehtivad alates 10 reisijast. Lisainfo ja broneerimine E-R 9.00-17.00 tel. 666 39 44 või ryhmad@vikingline.ee
www.vikingline.ee
KONVERENTSIERI
4
14. SEPTEMBER 2010
Konverentsikeskkond aitab teemat avada
REKLAAMTEKST
KONVERENTSID OOTAMATUTES KESKKONDADES. Kuigi Eestis on võimalusi ääretult palju, ei julge konverentsikorraldajad neid võimalusi tihti lihtsalt kasutada, räägib ürituste korraldamisega tegeleva agentuuri Blue Drum partner Olavi Andla. RAIN UUSEN teemalehe toimetaja
Piksar on ka oma ettevõtte korraldatavatel koolitustel osalejaid juba mitu aastat majutanud Tervise Paradiisis. «Selles hotellis on väga head majutustingimused ning pärast koolituspäeva saavad külalised lõõgastuda veepargis või mängida bowling’ut, einestada restoranis – kõik ühes majas,» põhjendas naine. Ka tänavu on nad kasutanud mitu korda oma töötajate ja koostööpartnerite koolitamiseks Tervise Paradiisi pakutavat kahepäevast konverentsipaketti. «Kuigi tegemist on paketiga, olid Tervise Paradiisi töötajad meie soovide suhtes väga vastutulelikud ja muutsid paketi iga koolituse puhul meile sobivaks. Selline paindlikkus oli tõesti meeldiv.»
VIP saal – kümnest punktist kaheksa Väiksemate koosolekute, seminaride või koosviibimiste korraldamiseks sobib suurepäraselt Tervise Paradiisi hubane ja privaatne, saunade ning basseinidega VIP-kompleks, mis asub veekeskuse teisel korrusel. Kompleksi kuuluvad nõupidamistelaud kuni 15 inimesele, puhkeruum, aurusaun, kaks leilisauna, bassein ja riietusruumid.
Tervis Medical Spa on osaliselt ka õppeasutus BDA Consulting OÜ konsultant Mari MandelMadise korraldas suvel Eesti Haiglate Liidu peetud seminari. Kohavalikut tehes oli talle oluline, et teenus oleks kompleksne – seminar, kohvipausid ja toitlustamine toimuksid kõik ühes kohas ja ühe pakkuja poolt. Ka pidi pakutav teenus olema soodsa hinnaga, sest seda rahastati eurorahadest, kus on piirid ees. Valik langes Tervis Medical Spale, kes pakkus tööja lõõgastuspaketti koos söökide ja kohvipausidega kõige parema hinnaga. Mandel-Madise meenutas, et ruum, kus seminar toimus, oli igati korralik. «Eriti rahule jäin esimese korruse administraatori abivalmidusega, oli siis tegemist dokumentide väljaprintimisega, suundade juhatamise või muu säärasega. Tema soe tervitus kõikidele tulijatele oli väga positiivne, ja alati ta teadis, kes on kes,» rõõmustas Mandel-Madise. Samuti kiidab ta väljareklaamitud paketti, mis ühendab konverentsi ja lõõgastust, kuhu kuulub ka massaaž jms. Tervis Medical Spa kompleksis asub lisaks suurele teatri-stiilis 286-kohalisele konverentsikeskusele ka 40-kohaline konverentsiruum ja 14-kohaline ümarlauaga seminariruum.
Tervis Medical Spa
Side 14, Pärnu, tel 447 9219 e-post: sales@spa.ee www.terviseparadiis.ee
Seedri 6, Pärnu, tel 447 9200 e-post: sales@spatervis.ee www.spatervis.ee
M
Tervise Paradiis Spaa hotell & veekeskus
Kui levinud see on, et kliendid pöörduvad teie poole palvega korraldada konverents, mis oma keskkonna või programmiga üllataks, šokeeriks osalejaid? Kahjuks ei pöörduta nii otsese tööülesandega meie poole sageli, sest inimesed on väga konservatiivsed ja tihti nad ei oska isegi küsida. Sageli öeldakse, et meil on väga tõsine konverents ja väga suured väliskülalised, et neile me küll nalja teha ei saa. Need korraldajad, kes aga julgevad selle sammu astuda, et teha konverents erilises kohas ja põnevate lisategevustega, on hiljem tänu-
E D RU
Seminaril osalenud Ruukki Products ASi haldusjuhi Jana Piksare sõnul eristub Tervise Paradiis teistest konverentsikorraldajatest just oma konverentsiruumi asukoha ja sealt merele avaneva miljonivaate poolest. «See tuleb töötegemisele ainult kasuks,» arvab naine ja meenutab, et Tervise Paradiisi poolne töökorraldus oli väga heal tasemel, teenindajad viisakad ja sõbralikud. Kõik kulges ladusalt ning mälestused seminarist on positiivsed.
: B LU
Parim koht konverentsipäeva ja lõõgastava puhkuse ühendamiseks on Pärnu Tervise Paradiis. Päeval pakutakse siin töötegemiseks erinevaid võimalusi, hommikuti-õhtuti saab nautida Tervise Paradiisi spaa või veekeskuse mõnusid. Suurim konverentsisaal, mis mahutab 50 inimest, asub kaheksandal korrusel ja on imelise merevaatega.
G4S Lääne piirkonna müügi- ja klienditeeninduse osakonna juhataja Peep Saaremägi rääkis, et nemad valisid Tervise Paradiisi VIP saali, sest planeerisid oma nõupidamise üritusena, mis sisaldaks nii aktiivset ajutegevust kui ka lõõgastust. Peamiseks valikukriteeriumiks oli see, et saaks majutuse, toitlustamise, seminariruumi ja vaba aja sisutamise ühest kohast. Pärnu Tervise Paradiisist saadud teenust hindab mees 10 palli skaalal 8 punktiga. Saaremäe sõnul olid kõneootejärjekorrad, kui ta soovis Tervise Paradiisi müügiosakonnaga kontakti saada, suhteliselt pikad – ju on palju kliente, kellel kõigil soov midagi teada saada. Kahjuks ei olnud paketis videoprojektorit. Küll aga lubas Tervise Paradiis kaaluda järgmisel aastal selle lisamist, sest tänapäevased konverentsiruumid on tehniliselt kõrgel tasemel. Üldiselt oli tase kõikides valdkondades hea, teenindajad abivalmid ja sõbralikud.
FOTO
Pärnu Tervise Paradiis eristub konverentsiruumi asukoha poolest
Mis on põhiline vahe klassikalisel konverentsiformaadil ja konverentsil, mis toimub isemoodi paigas või mille programmi on sisse kirjutatud vimkad? Emotsiooni vahe. Tavaline konverents jääb osalejatele suhteliselt raskelt meelde, räägitu ja nähtu ununeb kolme päeva pärast. Me kõik teame, kuidas konverentsidel käitutakse – tagaridades haigutatakse ja mängitakse mobiilidega. Sageli käiakse lihtsalt kohal moraalsest kohustusest. Vimkaga konverentsil on loovuse tase hoopis teine. Näiteks täna korraldame Soome grupi konverentsi Patarei vanglas, kus sissejuhatuseks toimub osalejate arreteerimine, ülekuulamine, meditsiiniline ülevaatus ning toitlustamine vanglakeskkonnas. Võib ette kujutada, milline emotsioon on enne ametlikku programmi koos üle elatud, üksteisega tutvutud, suhteid soojendatud. Seda saab muidugi teha siis, kui team building ja efektiivsus on olulisteks eesmärkideks. Ka teaduskonverentse võib eripärasemalt korraldada. Oleme teinud meditsiinikonverentsi, mille raames viisime osalejad väikestes gruppides Raeapteeki, mis on Euroopa vanim, ja tegime sissejuhatuse meditsiiniajalukku seal.
Olavi Andla.
likud, et me neid julgustasime – see raha, mis sai konverentsile kulutatud, on efektiivsemalt ja tulemuslikumalt kasutatud. Sageli pole otsuse tegijad lihtsalt teadlikud erinevatest võimalustest ja sekretärid kardavad selliseid otsuseid ise vastu võtta ning ei suuda või ei julge uusi ja põnevaid ideid juhtidele maha müüa. Millal on selliste konverentside korraldamine mõttekas? Siis, kui meeskonnatöö on oluline. Mida igavam või kulunum on teema, seda tulemuslikum on kasutada uusi ideid või korraldada konverents eripärases paigas. Konverentsi teemadest tasub välja pikkida need, mida saab siduda erinevate paikadega, nende ajalooga või mis annavad võimaluse reaalselt tegevuste kaudu teemat omandada ja omavahel mõtteid vahetada. Inimesed avanevad sellistel konverentsidel hoopis teistmoodi, te võite üllatuda. Aga ohud? Suurimaks ohuks on see, et valitakse vale koht või siis ei lähe teema, koht ja selle stiil omavahel kooskõlla. Ohuks on ka see, kui inimesed nii elevile lähevad, et pole võimalik konverentsiteemat enam põhjalikult analüüsida või tõsiselt jätkata. Emotsioonid tõusevad lakke ja seetõttu pole osalejad võimelised kuulama, süvenema. Need protsessid peavad olema kõik professionaalselt juhitud. Aga võib leida ka kesktee – pidada konverents ise tavapärases formaadis, aga enne- ja pärast-tegevused viia
välja, mõnda huvitavasse teemaga seotud paika, et tuua sisse adrenaliini. Kahju on sellest, et meil puuduvad sellised konverentsisaalid, kuhu mahuks sadu inimesi konverentse pidama. Millises suunas on Eesti konverentsiturism liikumas? Eesti peaks olema tunduvalt agressiivsem, palju rohkem julgema teistest riikidest eristuda. Me pole praegu head müügimehed, me ei suuda oma maad müüa, kuigi võimalusi selleks oleks ohtralt. Paljud konverentsikorraldajad, kes linna tulevad, ütlevad, et see on ideaalne koht konverentsi korraldamiseks, sest kõik on jalutuskäigu kaugusel ja meie linnakeskkond annab võimalusi eel- ja järelüritusi lihtsalt korraldada. Tihti mainitakse sedagi, et lennujaam on kesklinnale lähedal ja liiklusummikuid maailma mõistes Tallinnas pole, ka terrorioht on väike, mis saab paljudele maailma linnadele saatuslikuks. Samuti on tähele pandud, et näiteks metsa, vaikusesse jõudmiseks kulub vaid paarkümmend-kolmkümmend minutit, keskkonnavahetus saavutatakse lihtsalt ja väikeste kuludega. Eestlasi peetakse ka täpseteks ja sõnapidajateks, kui rääkida korralduslikust küljest. Miinuseks on aga jätkuvalt see, et meil pole suuri konverentsisaale ja -keskuseid ning otseühenduste vähesus Tallinna lennujaamast on alati kõneaineks. Üks suuremaid miinuseid on Eesti imago laiemalt, konverent sit u r ism i sihtkohana meid veel ei tunta. Seda promo peaksime ise rohkem tegema, selle nimel pingutama. Meie miinuseks võib vahel saada ka kõikuv kliima, aga sedagi saab enda kasuks pöörata, kui vaid osata ja tahta.
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
5
Tööle Tervisesse
(kahepäevane ühe ööbimisega pakett) Seminaripakett pakub meeskonnale võimalust teha tööd loovas keskkonnas, lasta oma keha eest hoolitseda, nautida maitsvat toitu, veeta aega koos kaaslastega ja eraldi. Meie majas on teil võimalik ühendada töötegemine ja lõõgastus. Tehke tööd tervislikult!
FOTO: VIKING LINE
Teid ootab:
Laeval konverentsi pidades leiab eest kõik, mis konverentsil harjumuspäraselt olema peab – tool, laud, projektor, märkmepaberid ja kirjutusvahendid, lisaks sellele muutub aga ka keskkond ümber konverentsi pidevalt, pakkudes vaheldusrikkust kõigile.
• üks lõõgastav protseduur järgnevast valikust: • saabumispäeval hommikukohv - pingetest vabastav klassikaline massaaž 23 min • konverentsiruumi kasutus koos tehnikaga - mitmekülgse toimega ürdi-pärlivann • kaks kohvipausi teile sobival ajal - toniseeriv Charcot’ dušš • spaa- ja saunakeskuse võlud - tsirkulaardušš • virgutav hommikuvõimlemine - parafiinimask kätele • kahel päeval tervislik ja maitsev buffet’ lõunasöök - lihaspingeid leevendav parafiin-osokeriithooldus • maitsev buffet’ hommikusöök - veealune duššmassaaž • majutus mugavas kahekohalises toas
Konverentsil ühenda meeldiv kasulikuga KONVERENTSID LAEVAL. Konverentsi sisust, eesmärkidest ja osalejate arvust lähtudes võib kaaluda ka eripäraste konverentsilahenduste või toimumispaikade kasutamist, mis aitab raputada rutiini ning lisada programmi meeldivaid lisategevusi. RAIN UUSEN teemalehe toimetaja
K
uigi harjumuspäraselt seatakse konverentsil osalemiseks sammud ikka mõne teada ja tuntud konverentsikeskuse suunas, toimub ka Tallinnas igal nädalal mitmeid selliseid konverentse, millest osavõtmiseks tuleb liikuda hoopis sadamasse – laevale. Konverentside ja seminaride ning muud liiki koolituste korraldamise võimalust pakuvad kõik Tallinnast väljuvad suuremad laevad. Laeval võib konverentsi ühendada ka sõiduga näiteks Helsingisse või Stockholmi, kus võib pakkuda osalejatele programmitäiendust ja lõõgastust näiteks linnaekskursiooni või hoopis temaatilise külaskäigu näol mõnda teaduskeskusesse või konverentsi teemal toimetavasse asutusse või ettevõttesse.
PIIRE ÜLETAV KONVERENTS Alustades konverentsi sissejuhatusega varahommikul sadamast väljuval laeval, on lihtne liikuda päevaks näiteks Helsingis asuvasse konverentsikeskusesse, et seal juba toimuva erialakonverentsiga liituda. Tagasi Tallinna sõites võib aga siinne osalejaskond taas omakeskis nähtut ja kuuldut kokku võtta ja edasise tegevuskava õhtusöögilauas paika panna. Kui konverents koondab kahe riigi parimaid päid ja eksperte, annab laeval konverentsi pidamine uue ja huvitava võimaluse – korraldada tõeliselt liikuv ja piire ületav konverentsiprogramm. Nii ei teki ka ohtu, et osalejatel pikast istuvast päevast igav
hakkaks, sest keskkond konverentsi ümber vahetub pidevalt, selgitab laevafirma Viking Line turundusjuht Piret Pääsik. «Hommikune väljumine annab pealegi võimaluse värske pea ja meelega kohe konverentsiteemade kallale asuda ning neis mitu head tundi püsida, sest kellelgi pole võimalust konverentsilt argitoimetuste tõttu lahkuda,» muigab ta.
KASULIKULT VEEDETUD AEG Eestlased on tuntud rahvana, kes alguses ei saa kuidagi vedama – mis võib konverentsi esimesed teematutvustused, arutelud ja foorumid muuta venivaks ja tülikaks, kulutades kokkuvõttes kõigi väärtuslikku aega. Astudes laeva ja sellega merele seilates kaob hetkega aga oma igapäevase, argise keskkonna tunne, aidates üksteist üldjuhul mitte tundvatel osalejatel keskkonnavahetusest lähtudes ka kiiremini avaneda.
Konverentside ja seminaride ning muud liiki koolituste korraldamise võimalust pakuvad kõik Tallinnast väljuvad suuremad laevad. «Kui sinu konverentsiteema käsitlemist aitab toetada keskkonna vahetumine, inimeste väljaviimine nende argirutiinist, aitab laevale astumine seda kindlasti suhteliselt esimesest hetkest tagada,» kirjeldab Pääsik seda, mida ta ise laeval konverentsidel osalenud inimeste näost ja meeleolust on tähele pannud.
«Kui üldjuhul on suurema või väiksema grupi transportimine näiteks Helsingis toimuvale konverentsile tülikas ajakulu, siis laeval saab hakata aega kohe kasulikult kasutama,» rõhutab ta laevakonverentsi üht olulisemat positiivset tegurit. «Tehes avasõnad või sissejuhatuse teemasse laeval, ei pane keegi osalejatest tähelegi, kui 2-3 tunni pärast juba Helsingis maabutakse, et sealt ettevalmistatud ja informeeritud meeskonnana juba edasi liikuda.» Nii soovitab ta ka näiteks Helsingisse lihtsalt tööreisile suunduvatel tiimidel alustada nõupidamistega juba laeva konverentsikeskuses, kus on selleks loodud kõik vajalikud tingimused seltskonna suurusest sõltumata – laeval saab koosolekuid ja arutelusid pidada nii paari- kuni paarikümneliikmelistest väikefirmadest paarisajapealise konverentsiseltskonnani.
KÕIK TEENUSED PEOPESAL Konverentsikeskus laeval on privaatne, teistest reisijatest eraldatud ala, kus on lisaks erisuuruses konverentside läbiviimisele võimalik juurde tellida hommikukohv, lõunasöögi buffet või suupisted. Ka õhtust võib kogu seltskond üheskoos süüa, kas siis privaatselt eraldi või teiste reisijatega üheskoos.
E
nim kasutatud laevakonverentsi formaadinäitena toob Pääsik ühepäevakonverentsi, kus toimekas seltskond alustab kell kaheksa hommikul kohvi saatel tõsise tööpäevaga, külastab päeval Helsingit ning jõuab südaööks tagasi koju – 14 tunniga saab läbi arutatud olulised teemad, üksteisega paremini tutvuda, näha Helsingit ja sealseid kolleege-koostööpartnereid, hästi süüa ning keskkonnavahetuse pealekauba. «Igati asja ette läinud päev minu meelest,» julgustab Pääsik konverentsikorraldajaid ka tavaraamidest ning klassikalistest lahendustest väljapoole piiluma. «Mõni teema lihtsalt nõuab inimese väljatoomist rutiinist.»
Tööpäevad Paradiisis (kahepäevane ühe ööbimisega pakett)
Tööpäevad Paradiisis on pakett, kus meeskond saab teha tööd loovas keskkonnas, lasta oma keha eest hoolitseda, nautida kvaliteetset toitu ja teenindust, mõnuleda veepargis, veeta aega koos kaaslastega ja eraldi. Teil on ainulaadne võimalus ühendada töötegemine ja lõõgastus. Paradiisi ei satuta iga päev!
Teid ootab: • saabumispäeval hommikukohv (kohv/tee, allikavesi, küpsised, pirukas) • konverentsiruumi kasutus koos tehnikaga • kaks kohvipausi teile sobival ajal (kohv/tee, allikavesi, küpsised) • meeleolukas ja tervislik ajaviide Eesti suurimas veepargis • virgutav hommikuvõimlemine • värskendus ujulas ja saunas kella 6.30–15.00 • jõusaali kasutamine • maitsev buffet’ hommikusöök • kahel päeval maitsev buffet’ lõunasöök
• lõbusa õhtu veetmiseks pilet ööklubisse • majutus neljatärnihotelli mugavas kahekohalises toas • üks lõõgastav protseduur järgnevast valikust: - pingetest vabastav klassikaline massaaž 23 min - mitmekülgse toimega ürdi-pärlivann - toniseeriv Charcot’ dušš - lehvikdušš - parafiinimask kätele - lihaspingeid vähendav soe maavahamähis - veealune duššmassaaž
Tervise Paradiis Spaa hotell & veekeskus
Tervis Medical Spa
Side 14, Pärnu, tel 447 9219 e-post: sales@spa.ee www.terviseparadiis.ee
Seedri 6, Pärnu, tel 447 9200 e-post: sales@spatervis.ee www.spatervis.ee
KONVERENTSIERI
6
14. SEPTEMBER 2010
Riine Tiigi: Konverentsiturism Eestisse kogub hoogsalt tuure üles KONVERENTSITURISM EESTIS. Kuigi praegu takistavad konverentsiturismi arengut Eestis eelkõige viletsad otselennuühendused Euroopa suurlinnadega, võib Eesti panna lauale uudsuse trumbi, räägib intervjuus Postimehele Eesti Konverentsibüroo tegevjuht Riine Tiigi. RAIN UUSEN teemalehe toimetaja
Kuidas on Eesti tuntus konverentsiturismi sihtpunktina viimastel aastatel arenenud? Eesti populaarsus rahvusvaheliste konverentside sihtkohana on järjest kasvanud. Näiteks 2006. aastal oli Eesti rahvusvahelise katusorganisatsiooni ICCA koostatud konverentsiriikide edetabelis 56. kohal ning Tallinn linnana 118. kohal. 2009. aasta tulemuste järgi on Eesti samas tabelis kerkinud 40. kohale ja Tallinn 44. kohale. Tallinn edestas juba näiteks New Yorki, Dubaid, Glasgow’d ja Göteborgi – kes kõik teevad väga suurelt turundust, et just neile tuleks palju konverentse ja ärituriste. Ka Tartu on tublisti kerkinud, jõudes 171. kohale. Kui tahame end naabritega võrrelda, siis Leedu on 46. kohal, Läti 62. kohal, Rootsi 14. kohal ja Soome 22. kohal. Arengule on kindlasti kaasa aidanud Eesti Konverentsibüroo loomine riigi, omavalitsuste ning ettevõtjate ühispingutusena 2008. aastal, kuna Eestile kui konverentsisihtkohale tähelepanu tõmbamiseks on käivitatud ühiseid turundustegevusi. Kas Eesti on lemmikpaigaks või valikuks mingisugustele kindla valdkonna konverentsidele? Traditsiooniliselt toimub maailmas kõige rohkem meditsiini-, tehnoloogia- ja teadusvaldkonna konverentse ning see seaduspära peab paika ka Eesti puhul. Kui vaatame Eestis sellel ja lähiaastatel toimuvaid konverentse, torkab silma, et meil on juba toimunud ja toimumas väga mitmeid kõrgetasemelisi juurakonverentse ning 2012. aastaks on Tallinn isegi Euroopa õiguse pealinnaks tituleeritud, kuna siin toimub suur Euroopa õiguse kongress. Viimastel aastatel on toimunud ka mitmeid küberkaitse-teemalisi konverentse, seda võib pidada Eesti omapäraks. Millised on praegused olulised seosed ja mõjutegurid konverentsiturismile, vaadates meie transpordi infrastruktuuri arengut, Eesti mainet kui tervikut ja sedagi, mida teised riigid meie lähedal ja ümber välja pakuvad? Konverentsiturismi arengut mõjutavatest teguritest peetakse kõige olulisemateks transpordiühendusi, heatasemeliste hotellide ja konverentsiruumide olemasolu ning turvalist ja stabiilset ühiskonda. Loomulikult tulevad kasuks ka korras teed, puhas linnakeskkond, korralik linnatransport ja hea hinna-kvaliteedi suhe. Aga
ga laiemalt üldse seotud on – mida ja kuidas nemad saavad ära teha selleks, et Eesti tuntus paraneks? Rahvusvaheliste konverentsidega seotud ettevõtjad ongi koondunud meie katusorganisatsiooni alla, peaeesmärgiga ühiselt Eestit kui konverentsisihtkohta välisturgudel tutvustada. Õnneks ollakse jõutud tõdemuseni, et mõttekam on rahad kokku panna ning Eestit ühiselt tutvustada, kuna välisturundus on tõepoolest kallis. Meie jõuame oma sõnumitega konverentsikorraldajateni. Aga tihti saab takistuseks see, et Eestil kui riigil tervikuna puudub Euroopa inimeste seas tuntus ja seetõttu ei osata meist midagi arvata ega ka siia konverentsile tulla. Sageli otsustavad konverentsi järgmise sihtkoha üle organisatsiooni kuuluvad liikmed – neile pakutakse välja erinevaid sihtkohti, kõik teevad presentatsiooni ja siis toimub hääletamine. Mis te arvate, kui valida on Eesti ja Brasiilia vahel, kelle poolt hääletatakse? Riigi maine kujundamine on aga kulukas ja keeruline ning ettevõtjatel selleks raha ei piisa, siin peab olema kaasatud ka riik. Näiteks Tallinna kui Euroopa kultuuripealinna tiitliga oleks Eestil väga suured võimalused vähemalt Euroopas pildile tõusta, kuid kahjuks tundub mulle viimasel ajal, et välisturundusele ei pöörata selle projekti puhul väga palju rõhku – peamine turundusüritus toimub MATKA-messi raames Soomes, kus kõik niikuinii juba Tallinna linna teavad… Näiteks Euroopa 2008. aasta kultuuripealinn Liverpool saavutas selle, et rahvusvaheliste konverentside arv Liverpoolis tõusis ka järgnevatel aastatel 20%. Teisest küljest on kõik Eesti inimesed oma riigi sõnumi kandjad. Seega saavad Eesti tuntusele ning siin toimuvate konverentside arvu suurendamisele aidata kaasa kõik aktiivsed Eesti inimesed, kes on mõne välisassotsiatsiooni või -ühenduse liikmed. Miks mitte kutsuda järgmisel konverentsil oma kolleege Eestisse konverentsi pidama, et tutvustada nii oma saavutusi, teadusasutust kui Eestit tervikuna?
soodne hind ei ole kindlasti peamine – näiteks troonib juba aastaid konverentsilinnade edetabelit Viin, mida ei saa just odavaks linnaks pidada. Eesti on konkurentsis võrdväärne teiste riikidega heade hotellide, hinnataseme ning IT-lahenduste osas. Suurimaks otseseks puuduseks on lennuühendused. Naaberriikidest ja -linnadest on konverentsiturism enim arenenud Stockholmis ja Helsingis, nende mõlema põhisõnum on «turvaline ühiskond». Meie lähtume oma turundussõnumites eelkõige kontseptsioonist «uus ja huvitav, positiivselt üllatav». Kuna paljud konverentsid on maailmas regulaarselt toimunud juba aastakümneid ja tavaliselt üks konverents ei pöördu samasse toimumiskohta tagasi 15-20 aastat, on Eestil seega hea võimalus olla paljude konverentside jaoks selleks «uueks, põnevaks» sihtkohaks. Mis on praegu konverentsiturismi kõige suuremaks miinuseks Eestis? Konverentsiturismi arengut takistavad Eestis eelkõige viletsad otselennuühendused Euroopa suurlinnadega. Kuigi öeldakse, et Tallinna lennujaamast saab otse lennata rohkem kui 30 sihtkohta, siis tegelikult puuduvad just igapäevased regulaarsed lennuühendused. Kahjuks ei planeeri kliendid oma konverentse selle järgi, et lennud Pariisi ja Londonisse toimuvad näiteks neljapäeval ja pühapäeval, Brüsselisse esmaspäeval-kolmapäeval-reedel või Rooma üks kord nädalas teisipäeviti. Samuti on takistavaks asjaoluks suure ja multifunktsionaalse konverentsikeskuse puudumine. Üks korralik konverents ei tähenda ainult suures saalis istumist, vaid töögrupid toimuvad erinevates sektsioonides (ehk vaja on palju kõrvalruume) ning tihti kaasneb konverentsidega ka näitus uute seadmete või toodete eksponeerimiseks – vaja on piisavalt funktsionaalset näitusepinda sealsamas konverentsikeskuses. Rahvusvahelisel konverentsiturul valitseb väga tihe konkurents, kuna konverentsituristi kulutused reisi kohta on kordades suuremad kui puhketuristi poolt riiki jäetav raha. Konverentsikorraldajad lähevad aga sinna, kus on konverentsi lihtsam korraldada – kuhu on head transpordiühendused paljudest sihtkohtadest, kus saaks võimalikult vähese vaevaga konverentsi pidada, kus neile pakutakse ka linna- või riigipoolset rahalist toetust.
Eesti Konverentsibüroo tegevjuht Riine Tiigi usub, et konverentsimaana on Eesti paljude jaoks uueks ja põnevaks sihtpunktiks, mistõttu on meie võimalused suhteliselt head – kui vaid lenFOTO: TOOMAS HUIK nuühendused ja Eesti üldine turundus kaasa areneks. Konverentsid ja kodupublik... mida selle kohta öelda või järeldada võib? Usun, et igast rahvusvahelisest konverentsist on Eestile kasu, sest konverentside laiem eesmärk on ju teadmiste ja info vahetamine, suhtlemine, uute ideede leidmine. Loomulikult toob Eestis korraldatud konverents kaasa selle, et eestlaste osalemine konverentsil on odavam ja osalemisvõimalus on rohkematel asjast huvitunutel.
Lisaks annab koduõuel peetud konverents Eesti teadlastele hea võimaluse tutvustada oma koolkonna ideid ja saavutusi kolleegidele üle maailma. Aga kohalikud konverentsid, siinsamas ja pigem kodupublikule suunatuna – kuidas nendega lood on? Eesti Konverentsibüroo nendega ei tegele, aga kõrvaltvaataja pilguga võin öelda, et need konverentsid on palju rohkem mõjutatud majanduslikust olu-
korrast. Kui majanduses läheb hästi, toimub palju riigisiseseid konverentse, kui läheb halvasti, siis on konverentsil osalemise kulu üks esimesi, mille firmajuht eelarvest maha tõmbab. Seetõttu on praegu Eesti-siseseid konverentse palju vähemaks jäänud ja mitmed tegijad turult kadunud. Mida te rõhutaksite neile hotellidele, transpordifirmadele, teenindusasutustele, kes konverentsiturismi ja turismi-
Aga siiski, mida meie riigi tavakodanik siia meelitatud konverentsidest võidab? Kõige lihtsamalt väljendudes – iga Eestisse konverentsile tulnu teeb Eestis kulutusi (hotellile, transpordile, toitlustusele, vaba ajaga seotud tegevustele) ehk toob raha Eestisse, jõudes nii ringiga tagasi tavakodanikuni riigi pakutavate teenuste ja toetuste näol. Värske rahvusvaheline statistika ütleb, et konverentsil osaleja kulutab konverentsi kohta 2360 dollarit ehk veidi üle 28 500 krooni. Samuti aitavad konverentsid kaasa kohalikule tööhõivele, sest konverentsidega on alati seotud väga mitmed ettevõtted – professionaalsest konverentsikorraldusfirmast lilleseadjate, taksojuhtide ning tehnikuteni.
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
7
Teaduslinn Tartu võlub kompaktsusega TARTU on Baltimaade vanim ning suuruselt teine linn Eestis – kõrge teaduspotentsiaaliga keskus, millel on olemas kõik eeldused kujuneda Eesti olulisimaks meditsiinija teaduskonverentside keskuseks. ANGELA JÄRG Tartu Konverentsibüroo tegevjuht
T
artus asub kahesaja aasta vanune ülikooli kliinikum ning suurimad haiglate ja laborite kompleksid. Seetõttu pole imekspandav, et meditsiini- ja biotehnoloogiakonverentside korraldamisel on Tartus oma traditsioon. Kaks kolmandikku Eesti biotehnoloogia firmadest ja suurimad Eesti tarkvarafirmad asuvad just Tartus.
TEADUSLINN TARTU Konverentsiturismi arendamisel on Tartu suureks eeliseks Tartu Ülikool ning kõrgkoolid ja teadusasutused – neis toimuvad nii rahvusvahelised kui ka riigisisesed teadusüritused – konverentsid, kollokviumid. Tartu on oma teadlaste kaudu esindatud väga paljudes (rahvusvahelistes) organisatsioonides. Seega on olemas võrgustik, mida konverentsiturismi arendamisel rakendada. Seetõttu võib Tartut positsioneerida konverentsiturul ka assotsiatsioonikonverentside toimumise sihtkohana.
ICCA (International Congress and Convention Association) konverentsistatistika näitab, et kõige enam konverentse toimub maailmas delegaatide arvuga 50–250. Tuhande ning suurema osalejate arvuga konverentse toimub kõigest 7–8%. Tartu konverentsikeskusi ja seminariruumide mahutavust ning ruumide koguarvu vaadeldes võib tõdeda, et linnas on piisavalt sobivaid seminariruume ka paralleelsessioonideks. Nii viimastel aastatel valminud kui ka renoveeritud konverentsiruumide funktsionaalsus ning tehniline varustatus on keskmisest kõrgemal tasemel. Tartu eeliseks on kindlasti ka linna kompaktsus. Hotellid ja konverentsiruumid asuvad kesklinnas, alati kõigest jalutuskäigu kaugusel. Tartus konverentsi korraldades ei pea arvestama liiklusummikutele kuluva ajaga. Viimastel aastatel on lisandunud konverentside eel- ja järeltuure ning motivatsioonireise pakkuvate ettevõtete arv. Tänu suurenenud konkurentsile on pakutavate teenuste ja toodete valik mitmekesisem ning kvaliteetsem.
Tartu kui konverentsilinna kitsaskohaks rahvusvahelisel tasandil on senini olnud puudulik ühendus maailmaga. Pole piisaval hulgal otselende ja lennuühendust suuremate rahvusvaheliste lennujaamadega. Praegu on Tartust otselennud Stockholmi ja Riiga, kuid konverentsituristile pole lennuajad just kõige mugavamad – jätkulendude ooteaeg on liialt pikk. Samuti võib ühe negatiivse asjaoluna välja tuua rongiühenduse puudumist Tartu ja Riia vahel. Kindlasti annaks konverentsiturismi edendamiseks Vene suunal juurde regulaarne laevaühendus Tartu ja Pihkva vahel.
Konverentsiturismi arendamine Tartus kuulub sihtasutuse Tartumaa Turism tegevusvaldkondade hulka, Tartu Konverentsibüroo on sihtasutusele kuuluv kaubamärk. Meie eesmärgiks on kaasa aidata Tartu rahvusvahelise tuntuse ja tunnustatuse saavutamisele konverentsiturismi sihtkohana, Tartu kui konverentsilinna väärtustamine ja arendamine. Tartu Konverentsibüroo ei tegele otseselt konverentside korraldamisega, vaid eelkõige nõustab ja abistab erapooletult konverentside korraldajaid ja ka konverentside potentsiaalseid tellijaid.
Koostööd teeme ka erinevate organisatsioonide ning assotsiatsioonide ja erialaliitudega, et tuua konverentse just Tartusse. Konverentsiteenuste pakkumisel teeme koostööd kõigi kvaliteetset teenust pakkuvate ettevõtetega Tartus ja Tartumaal.
VÄÄRT SAADIKUD Kuna Tartu on kõrge teaduspotentsiaaliga ülikoolilinn, tehakse konverentsiturismi arendamisel tihedalt koostööd ülikoolidega. Näiteks 2009. aasta sügisel alustasime koostöös ülikoolidega Tartu konverentsisaadiku programmiga (Ambassador Program).
Tartu konverentsisaadik on oma eriala tippspetsialist, kes osaleb regulaarselt oma valdkonna rahvusvahelistes koostööprojektides (seminarid, konverentsid), soovides tuua ühenduse (assotsiatsiooni, organisatsiooni) konverentsi Tartusse. Konverentsisaadiku programmi eesmärgiks on Tartus toimuvate rahvusvaheliste konverentside arvu suurendamine aktiivselt rahvusvahelistes koostööprojektides osalevate teadlaste kaudu. Tartu konverentsisaadiku programmiga on praeguseks liitunud 73 professorit, kellega koostöös on lähiaastatel plaanis Tartusse tuua ligi 15 rahvusvahelist teaduskonverentsi, mille delegaatide arv jääb vahemikku 200–250. Tartu konverentsisaadiku programmis osalejatel on tähelepanuväärne mõju Tartus ja kogu Eestis toimuvate konverentside arvu suurendamisel. Teiste maade konverentsibüroode statistika näitab, et umbes 70% konverentse tuleb sihtkohta tänu saadikutele. Mujal maailmas on see väga populaarne programm, mida Eesti linnadest esimesena just Tartus algatati. Tartul on kõrge potentsiaal kujuneda üheks olulisemaks konverentsiturismi sihtkohaks Eestis, sest linn areneb aktiivselt, samuti tekib juurde mitmeid tooteid ja teenuseid, mis on otseselt või kaudselt konverentsiturismiga seotud.
8
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
Madinat Jumeirah konverentsikeskus Dubais, Araabia Ühendemiraatides on juba ise vaatamist ja nautimist väärt, mistõttu on loomulik, et sellisesse sihtkohta konverentsile sõites ühendaFOTO: CORBIS/SCANPIX takse tihti töö pikema perepuhkusega.
Kaugele viiv tööreis nõuab tõsist eeltööd KAUGED SIHTPUNKTID. Kui olete otsustanud osaleda konverentsil või sümpoosionil kodust kaugel, on esimeseks soovituseks hakata kõige sõiduga seonduvaga tegelema võimalikult varakult. KATRIN ALJASTE Aves Traveli turundusjuht
T
avaliselt on suured konverentsid juba organiseerijate poolt väga hästi paika pandud. Et koduigatsus ja kaugel eemalolek pikki konverentsipäevi ei varjutaks, on tihti välja pakutud ka spouse-programm ehk abikaasadele mõeldud meelelahutus. Nii oleks konverentsikülastus ja eksootilise maa reis ühendatud perereisiga. Kindlasti on firmad, kes konverentse eksootilistel maadel korraldavad, mõelnud ka sihtkoha tutvustamise, kohalike vaatamisväärsuste ja ekskursioonide peale, aga ka rahvuslikele õhtutele ja muule põnevale, et antud paika paremini tutvustada. Neist tasub osa võtta juba selle pärast, et oma kolleegidega üle maailma paremini tuttavaks saada, kasulikke äritehinguid ja võimalikke koostöösuhteid arendada.
VARJATUD KULUD Konverentsile mineja peaks endale eelkõige selgeks tegema selle, mida ta antud ürituselt ootab. Kui vastaval maal pole enne käidud ja netist/raamatutest pole aega infot ammutada, tuleb appi reisibüroo. Hästi ettevalmistatud ja läbimõeldud reis jääb meelde aastateks, ka siis, kui algselt pidite minema vaid järjekordsele konverentsile. Lennupiletid ja muud vajalikud transporditeenused on mõistlik broneerida võimalikult varakult – see annab eelise nii valiku kui hinna osas. Näiliselt
odav lennupilet on tihti seotud varjatud kuludega – halb lennuplaan, palju ümberistumisi, lendudevahelised ööbimised, lennujaamade vahetus või kohustus pagas vahemaandumisel välja võtta.
LISAPROGRAMMID Majutuse valikul eelistage pigem tuntud hotellikette, mille tase ja asukoht on tavaliselt parem. Alati tasub uurida konverentsipaiga asukohta ja transpordivõimalusi hotellist. Mida varem majutuse broneerite, seda parema hinna saate. Sageli pakub hotell ka transfeeriteenust lennujaamast. Kui soovite enne või pärast kohustuslikku töist osa ka sihtkohaga tutvust teha, peab arvestama selleks kuluva aja ning iseärasustega – näiteks sobiva riietuse kaasavõtmisega. Ekskursioone, eriti pikemaid, saab ära tellida juba enne reisi. Nii garanteeritakse teile ka sobivas keeles kõneleva giidi olemasolu kas või privaatseks ringreisiks. Paaritunniseid ekskursioone võib vabalt osta ka tänavaäärsetest reisibüroodest. Oma kogemustest võin öelda, et sellised ekskursioonid võivad kujuneda vaat et kõige ehedamaks elamusekski. Tavaliselt koguneb sellistele trippidele väga mitmekeelne ja multikultuurne seltskond, mistõttu võib päevast kujuneda tõeliselt meeldejääv kogemus. Hoolt tuleb kanda ka enese ja reisikaaslaste heaolu ning tervise eest. Viige end kurssi sihtkohas valitseva kliima ja iseärasustega ning vajalike vaktsineeri-
mistega (ka seda aitab soovitada reisikonsultant). Et kogu reis sujuks tõrgeteta ja liigse muretsemiseta, on rangelt soovitatav reisikindlustus, sealhulgas reisitõrke kindlustus. Nii olete kaitstud haigestumise korral või näiteks raha kaotamise, lennu hilinemise, pagasi kadumise või muude ebameeldivuste eest. Kohvrit pakkides tasub veel kord läbi lugeda konverentsi kutse ja pöörata tähelepanu ka soovitavale või nõutavale riietumisstiilile. Vaba aja riietuse osas eelistage kliimale vastavaid rõivaid ja mugavaid jalanõusid. Eksootilistel maadel on nutikas ka kohalikku riidekraami osta, sest see on odav ja üldjuhul ka ihusõbralikust materjalist. Ostmine ja kauplemine on omaette kogemus, mis paneb teid proovile ja aitab mõista kohalikke kombeid. Turgudel ja souk’idel leiate selle maa õige koloriidi ja kohalike kaupmeeste käest õpite nii mõndagi uut – näiteks nende müügitehnikat kogedes.
K
a ehedaimad toidukogemused saate enamasti just kohalikelt turgudelt ja kesklinnast pisut väljaspool asuvatest söögikohtadest. Otsida tasuks kohti, kus palju rahvast juba enne teid einestab – küll nemad juba teavad, miks just sinna minna tasus. Parima hinna ja toiduga kohad endale reklaami ei tee, koht reklaamib end ise rahulolevate klientide kaudu. Enne reisi tasuks teha n-ö checklist, mille järgi on hea kohvrit pakkida. Alustage suurematest üleriietest ja liikuge väiksemate asjade poole. Üleliia palju ei ole mõttekas kaasa vedada, sest tagasiteel peaks ka kingituste ja meenete jaoks kotti ruumi jääma. Arvestage lubatud pagasimääraga teie lennul. Lisapagas võib osutuda kallimaks kui kohvri sisu.
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
9
Hea lektor taandab end näitlejast režissööriks
ja rühmatöid nii üles ehitada, et osalejate endanäitamine ja nende endi mõtete esiletulek neile avastusi ja elamusi kaasa tooks. Osalejad ei tukasta ega igavle, kui nad saavad olla näitlejad iseenda sisemaailmas, mis on kontaktis teiste samasuguste maailmadega. Iroonia vastu olen end kaitsnud taandumisega – ju ei ole täna see päev, kus meie mõttemaailmadel on antud kohtuda. Ikkagi olen püüdnud olukorrast otsida välja mõne kasuliku terakese. Kreedoks on ikka – püüa jääda heatahtlikuks ka siis, kui teine on ilmselt pahatahtlik …
EVE KRUUSE vabakutseline ajakirjanik
Kuidas vähendada esinemise eel tekkida võivat ärevust? Tegin mõni aasta tagasi enda jaoks olulise avastuse, mille olen seadnud motoks: «See, mida ja kuidas sa räägid, on tunduvalt olulisem kui sina ise.» Minu ärevust on aidanud vähendada enesekesksuse asemel (Kuidas mul täna loeng välja tuleb? Kas suudan esineda ja hea tagasiside saada?) tekstile ja teemale keskendumine (Kuidas teksti arusaadavalt liigendada? Kuidas korrata olulist nii, et igal kuulajal tekiks oma seosed?). Mis nippidega panna auditoorium ennast kuulama? Hea esinemise puhul on õigel kohal kolm olulist komponenti: selge loogika, heatahtlik märkamine ning auditooriumi arvestav tempo ja rütm.
Selge loogika on seotud kuulajate jaoks äratuntava struktuuriga, mis sisaldab ühe mõtte ülekasvamist teiseks koos korduste ja kokkuvõtetega, mis aitavad kuuldut ja läbimõeldut meelde jätta ja seoseid luua. Heatahtlik märkamine tähendab auditooriumi iga liikme tunnustamist selle eest, et ta teemale oma aega on pühendamas. Ning tema elukogemuste ja arusaamiste pinnalt tekkivate mõtteseoste ja märkuste väärtustamist, millised need ka iganes poleks. See tähendab küsimuste esitamist ja neile antavate vastuste tunnustamist ning seostamist teemaga. See tähendab ka rõõmsat ja positiivsest emotsionaalsust: mul on hea meel, et sina siin ja mina lektorina tunneme huvi sama teema vastu ja tahame koos selle üle mõtteid vahetada. Hea tempo ja mõnusa rütmiga esinemises vahelduvad üksikud olulised ehk peamised mõtted taustatekstiga nõnda, et kuu-
FOTO: SILJA KAIGU
KONVERENTSIL ESINEMINE. Kuidas minna kindla ja julge tundega auditooriumi ette, kui esinemisärevus on hinges ja kogemustki veel napib? Nõu annab tööpsühholoog ja lektor Taimi Elenurm.
Lektor peaks andma osalejatele võimaluse olla ise tegelased oma mõtete ja arvamuste näitelaval, selgitab Taimi Elenurm. lajatele jääb aega järele mõelda. See tähendab, et mõlemad pooled naudivad jutu voogamist, nii et aeg lausa lendab käest. Esineja taandub, kui tekst kuulajatele arusaadavaks ja oluliseks muutub. Olen ikka ja jälle eeskujuks seadnud ja imetlenud muinasjuttude teksti ilusat voogamist – proloog, mõttearendus, kulminatsioon ja kokkuvõte. Mida teha, kui mõni kuulaja tukastab, näitab välja igavuse märke või tundub irooniline?
Tukastamine on minu jaoks loomulik eluavaldus, mis pole alati lektoriga seotud. Igavlemine on tõsisem probleem. Olen seadnud põhimõtteks oma esinemised nii üles ehitada, et lektorina taanduksin näitleja rollist režissööriks. Esineda ja särada peab saama loengus osaleja! Minu asi on jääda märkamatuks ja korraldada tegevused nii, et osalejad ise oleks tegelased oma mõtete ja arvamuste näitelaval. Peamiseks küsimuseks on see, kuidas loenguid, seminare
Kas on mingid vahepalad, mida auditoorium võib valesti mõista? Näiteks, kas tasub tõsiteadlaste huvi püüda anekdootide pikkimisega loengusse? Näidete ja lugudega on nagu teadmistega – need peaks õiges tempos vahelduma, neid ei tohiks olla palju ja need peaks olema asjakohased. Nagu ka vürtse või soola ei tohi toidus olla palju – need peaks olema lisatud õigel ajal ja õiges koguses. Olen muutunud ettevaatlikuks anekdootide ja eluliste juhtumite esitamisega. Minu jaoks, võib-olla isikliku esinemisstiili tõttu, on kaalukamad ja kohasemad näited heast ilukirjandusest ja filmidest. Eelistan võimaluse korral uurimusi, näiteks psühholoogiliste katsete kokkuvõtteid. Kas esinemisoskust annab õppida või on see kaasasündinud? Harjutamine-eksimine ja siis ikka uuesti proovimine on ainukesed võimalused midagi ära õppida. Nii teksti loogiline ülesehi-
tamine kui ka iga osaleja heatahtlik märkamine, rääkimata minu jaoks kõige raskemast – tempo vaheldamisest – tulevad ajaga. Kas teil endal on esinemisel äpardusi juhtunud? Mida teisiti tehes oleks saanud neid vältida? Minu suurim eksimus on konspekti süvenemine ja selle ettekandmine, mida teen väsinuna või kui ma ei saa auditooriumiga kontakti. Välja on aidanud see, kui annan sõna auditooriumile – esitan küsimuse või palun teha rühmatöö või arutelu. Siis suudame mõlemad – nii mina kui ka osalejad – uuesti teemale pühenduda. Ka emotsionaalsuse ja naljadega olen üle pakkunud. Tean, et naljadega tuleb olla ettevaatlik, sest huumoritaju on erinev. Usun, et jään head esinemist oma töökarjääri lõpuni ikka uuesti ümber õppima. Iga esinemise järel olen teinud kokkuvõtte sellest, mida on olnud auditooriumilt õppida. Parimad esinemisõpetajad on osalejad ise. Mismoodi peaks end esinemiseks riidesse panema? Teemakeskse häälestuse korral pole riietus oluline. Olen näinud hämmastavalt säravat lektoripaari Erle Nõmme – Reet Valgmaad, kes tulid auditooriumi ette äärmiselt tagasihoidlikus ja mittemidagiütlevas riietuses, nagu matkale. Koolitus kujuneski nende juhitud põnevaks rännakuks. Teisalt on olukordi, kus lektor võiks olla isikupärane. Midagi pole parata, iga esineja on nagu üksiknäitleja laval. Riietus ei tohi domineerida, kuid kergemate ja vabamate teemade puhul võiks see olla kiiksuga.
KONVERENTSIERI
10
14. SEPTEMBER 2010
Konverentsitehnika eeldab koostööd KONVERENTSITEHNIKA on iga konverentsi justkui iseenesestmõistetav osa. Ometi tuleb vajalikku tehnikat planeerida konverentsi sisust, töövormist ja osalejate arvust lähtudes juba varakult. AIN REBAS ART Konverentsitehnika ekspert
K
onverents – see on organisatsioonide esindajate koosolek teatavate küsimuste arutamiseks ja otsustamiseks. Tavaliselt istuvad konverentsil osalejad teatristiilis, vahel ka klassiruumis või ümarlaua taga. Konverentsi stiili ja ruumi valimine sõltub ka osalejate arvust. Konverentsil kasutatakse tehnikat. Heli- ja esitlustehnika kasutamine on tänapäeval konverentsi lahutamatu osa. Olenevalt ruumist, osalejate arvust ja osalejate keeleoskusest ning konverentsi muudest vajadustest ja eesmärkidest tuleb kaaluda ka tõlketehnika, videotehnika ja valgustehnika kasutamise vajadust ning võimalikkust.
HELI- JA ESITLUSTEHNIKA Helitehnika koosneb helipuldist, võimendist, kõlaritest ja mikrofonidest. Helipult valitakse vajalikust sisendite arvust (mikrofonide hulk, arvuti helisisendid, muud helisisendid) lähtudes. Vahel peab arvestama ka suurema hulga väljundite arvuga. Võimendid ja kõlarid (nii hulk, võimsus kui ka suurus) valitakse ruumi suuruse, kuju ja akustika järgi. Mikrofonid tuleb valida konverentsi korraldajaga tihedas koostöös. Kui lauale on vaja näiteks kümmet või enamat mikrofoni, on otstarbekas kasutada juba konverentsimikrofonide süsteemi. Et õiged asjad oleks õiges kohas, tuleb korraldaja ja tehnilise vastutaja vahel enne konverentsi teha tihedat koostööd. Mikrofone ei tohiks olla liiga vähe. Selgeks tuleb teha seegi, milline mikrofon annab parima tulemuse ja millised võivad olla mikrofonide kasutamise ohud. Juhul kui konverentsi lõpuosas on planeeritud näiteks muusikaline programm (ansambel või muud esinejad), peaks selle kindlasti kooskõlastama ka helitehni-
kuga. Konverentsil kõnedeks kasutatav tehnika ei ole alati esinejatele sobivaim. Lihtsaim lahendus ehk arvuti-projektor-ekraan konverentsile ei sobi. See sobib koolitusele või lihtsamale seminarile. Konverentsil peaks visuaalsed üleminekud ühelt esinejalt teisele olema sujuvad. Alustama peaks taas sellest, et leida sobiva suurusega ekraan ja piisavalt võimas projektor. Kui ruum on lai, võib kaaluda kahe ekraani kasutamist – mõlemal ekraanil sama pilt. Kui ruum on pikk, võib kaaluda väiksemate ekraanide või plasmaekraanide kasutamist saali keskel ja külgedel. Arvuteid peaks olema vähemalt kaks – ühes esinejate slaidid ja teises vaheslaidid. See eeldab ka arvuti ümberlülitit, et ühe arvuti pilt asenduks ekraanil sujuvalt teise omaga. Loomulikult saab vajaduse korral paigaldada ka mitu eri suurusega ekraani erinevate piltidega. Esitlused tuleks enne konverentsi algust üle kontrollida, kas kõik sõnad ja pildid asuvad ikka seal, kus nad peaksid asuma. Erilise tähelepanuga tuleb kontrollida esitlusi, kuhu on integreeritud videofailid.
VIDEOTEHNIKA Tihti kasutatakse konverentsil ka kaameraid ja operaatoreid. Näidatakse esinejat ekraanile ja salvestatakse esinemisi või kogu konverentsi.
Konverentsi saab teha huvitavaks ja omapäraseks, kui kasutada tehnilisi vahendeid õigesti. Sellisel juhul peab lisaks esitlusekraanile olema ka videoekraan. Esinejate näitamine ja salvestamine on vaheldusrik-
Moodne konverentsitehnika võimaldab arutelusid pidada kas või üle maailma, asukohast sõltumata. kam, kui kaameraid ja operaatoreid on rohkem kui üks. Mitme kaamera kasutamine eeldab aga videopulti. Salvestatud materjali töötlemine ja kokkumängimine on mõistlik teha hiljem stuudios. Ka esinejate kaasa toodud filmide ja videote esitamiseks kas siis DVDlt või mõnelt muult infokandjalt käib videotehnika alla. Siinjuures peab arvestama, et filmid ja videod on tavaliselt heliga ja ka heli peab kuulajani jõudma.
TÕLKETEHNIKA Rahvusvahelise konverentsi puhul on vajalik sünkroontõlke juhtmevaba tehnika. Konverentsil osaleja saab registreerumisel tõlkevastuvõtja ja selle kaudu jõuab tõlgitav jutt osalejani. Korraldaja peab määrama konverentsi töökeeled. Rohkem kui kahe töökeele puhul oleks soovitav teha tõlkeskeem. Sellest lähtuvalt saab määrata, kui mitmele tõlgile on vaja töökabiini.
Tõlgikabiinid peavad vastama standardile. Kui saalis pole statsionaarseid kabiine, võib kasutada paigaldatavaid kabiine. Konverentsi korraldaja peaks arvestama, et kabiinid võtavad saalis päris palju ruumi ja kabiine ei saa teha standardist väiksemaks. Tõlgid peavad nägema nii esinejaid kui ka esitlust, mis ekraanil parasjagu jookseb. Kuni nelja töökeele puhul võib ühes kabiinis töötada kaks tõlki, kes tõlgivad ühe ja sama keelekombinatsiooni vahel. Suuremate konverentside puhul ning kui töökeeli on rohkem kui neli, peab kabiini mahtuma kolm tõlki. Tõlketehnika eeldab, et on olemas ka sobiv helitehnika ja piisav hulk mikrofone. Kõik, kes saalis midagi ütlevad, peavad saama kasutada mikrofoni. Sedasi jõuab saalis räägitav tõlkideni ja tõlkidel on omakorda võimalik panna see osalejatele arusaadavasse keelde.
Konverentsi töötubades võib kasutada ka sosintõlke tehnikat – seda juhul, kui osalejaid on vähe, töökeeli kaks ja tööaeg lühike.
VALGUSTEHNIKA Valguse abil on võimalik ruumi väljanägemist päris palju muuta. Jällegi sõltub korraldaja soovist ja fantaasiast, milline võiks konverentsiruum olla. Kui kasutada kaameraid, tuleb arvestada, et hea pildikvaliteedi saamiseks on vaja esinejad korralikult välja valgustada. Samuti aitab valgus rõhutada saali kujunduselemente. Vahel kasutatakse konverentsidel ka videokonverentsitehnikat või siis telefonikonverentsi. Videokonverentsi kasutamine on vajalik siis, kui keegi planeeritud esinejatest ei saa kohale tulla. Telefonikonverents on vajalik siis, kui mingil põhjusel pole videoühendust võimalik luua.
FOTO: CORBIS/SCANPIX
Needki lahendused tuleb konverentsi korraldaja ja tehnilise poole vahel leppida kokku enne konverentsi toimumist. Kõikide tehniliste lahenduste puhul on palju nüansse, mida saab teostada, lähtudes valitud ruumist ja korraldaja fantaasiarikastest plaanidest. Tehnika täiustub pidevalt, pakkudes uusi võimalusi. Tõenäoliselt jõuab varsti konverentsisaalidesse ka kinod vallutanud 3D. Esimesed 3D-televiisorid, mis ei vaja vaatamiseks prille, on messidel juba esitletud. Samuti on messidel näha olnud interaktiivseid vaipu, mida saab kasutada näiteks konverentsiruumi sissepääsude juures. Konverentsi saab teha huvitavaks ja omapäraseks, kui kasutada tehnilisi vahendeid õigesti. See eeldab konverentsi korraldaja ning tehnilise personali vahel tihedat koostööd konverentsi planeerimise, aga ka toimumise ajal.
KONVERENTSIERI
14. SEPTEMBER 2010
11
Ürituse riske maanda kindlustusega AUNE PÄRN If Kindlustuse vastutuskindlustuse riskijuht
K
onverentside, seminaride, kontsertide ja muude suurema või väikesema osavõtjaskonnaga ürituste korraldamine on keeruline tegevus, millega kaasneb alati oht, et kõik ei lähe plaanide kohaselt. Korraldaja jaoks on oluline mõtelda juba ürituse planeerimise algfaasis läbi ka kõige mustem stsenaarium, et olla valmis selle realiseerumiseks. Väiksemate viperustega, nagu näiteks konverentsi tõrkuv tehnika, kaotsi läinud saalivõti, hilinev esineja või lõunasöök, saab ürituse korraldustoimkond üldjuhul ise hakkama. Samas võib halbade juhuste kokkulangemine tuua endaga kaasa suuremaid õnnetusi ning nendest tingitud kahjud võivad ürituse korraldajale palju halvemini lõppeda – maine kaotus, ettevõtte makseraskused või pankrot, juhatuse liikme vastutusele võtmine. Üritustegevuse kindlustamine annab korraldajale kindluse ja aitab planeerida stabiilset äritegevust.
KAARDISTA OHUALLIKAD Ajakirjanduse vahendusel oleme teada saanud üritustest, millega on kaasnenud suuremad või väiksemad õnnetused. Paanika tekkimine rahvarohkel üritusel on üks peamisi ohte, millega korraldaja peab arvestama. Paanika võib tekkida ka kõi-
ge rahulikuma loomuga konverentsil, kui näiteks saali laest kukub osalejate sekka elektrist särisevate juhtmetega suitsev prožektor. Ohtlikuks võivad kujuneda ka ürituste tarvis püstitatud ajutised konstruktsioonid, nagu näiteks esinemislava või tribüünid. Suureks ohuallikaks on ka üritustel kasutatav pürotehnika, mis valesti kasutades võib tekitada tulekahju ja inimestele raskeid kehavigastusi kas ürituse toimumiskohas või sellest eemal. Arvestatavad ohuallikad on erinevad liikuvad seadmed ja masinad. Näiteks rallivõistlustel võib auto kihutada pealtvaatajate sekka, kui võistluse korraldaja pole tähelepanu pööranud pealtvaatajate ohutusele ega piiranud huviliste ligipääsu ohualadele.
Pole kahtlust, et ürituse korraldajal lasub suur vastutus, millest tal endal sageli täielikku ettekujutust polegi.. Lisaks tehnikale võib üritusel osalejaid varitseda oht ka loodusest. Näiteks viiakse konverentsil osalejad meelelahutusliku osa raames paadisõidule, kuid pole arvestatud ilmastikuolusid või osalejate erinevat ettevalmistust, mistõttu võidakse sattuda suurde ohtu. Korraldades konverentsi välismaal, eriti just eksootilistes rii-
FOTO: CORBIS/SCANPIX
ÜRITUSTE KINDLUSTAMINE. Olgu ürituse planeerijaks ja läbiviijaks ettevõte ise või selleks palgatud professionaalne ürituste korraldaja – äpardusi võib juhtuda kõigil. Juba vanarahvaski teadis, et õnnetus ei hüüa tulles.
Konverentsi kindlustamine aitab tagada eelkõige seda, et konverentsi korraldaja, esinejad ja osalejad saaksid muretult keskenduda oma põhitegevusele – olulise teema käsitlemisele. kides, tuleks tutvuda esmalt kohalike olude ja tavadega, kaardistada võimalikud ohud ja neist kindlasti informeerida ka osalejaid. Tähelepanu tuleks pöörata eelkõige kohalikule ilmastikule, konkreetse piirkonna iseloomulikele haigustele ja viirustele, toitumiskultuurile ning sealt tulenevalt võimalikule toidumürgituse ohule ja joogivee kasutamisele. Pole kahtlust, et ürituse korraldajal lasub suur vastutus, millest tal endal sageli täielikku ettekujutust polegi. Ürituse korraldaja vastutab nii külastajate kui ka esinejate eest, samuti alltöövõtjate ja koostööpartnerite eest. On loomulik, et ükskõik kui hästi ja pikalt üritust ka ei planeerita, võib ikkagi juhtuda ootama-
tusi ja õnnetusi. Juba toimunud õnnetust enam olematuks muuta ei saa, kuid tagajärgede leevendamiseks peaks kõik võimalik olema juba eelnevalt tehtud. Kindlasti kuuluvad selle alla ürituse korraldaja poolt hoolikalt valitud koostööpartnerid nagu toitlustajad, valgustajad, lava monteerija ja teised partnerid, kuid siia nimistusse peaks kindlasti kuuluma ka kindlustusandja. Õige valiku korral on kindlustusseltsil ürituse korraldajale omalt poolt pakkuda korralik vastutuskindlustusleping, mis tagab ürituse käigus toimunud õnnetusjuhtumite alusel esitatud kahjunõuete hüvitamise. Kui selgub, et üritusel toimunud õnnetuses on seaduse silmis
vastutav ürituse korraldaja, aitab esitatud kahjunõuetest tulenevaid rahalisi kohustusi leevendada vastutuskindlustuse lepingu olemasolu.
SÄÄSTA NÄRVE JA RAHA Kindlustusseltsil on konverentsi või muu ürituse korraldamisega seotud isikutele ja ettevõtetele töötatud välja spetsiaalne ürituse korraldaja vastutuskindlustus, mis pakub kindlustuskaitset korraldajale, kes on vastutav ürituse korraldamise käigus toimunud õnnetuse ja selle tagajärgede eest. See kindlustus hõlmab ka ürituse korraldaja vastutust pakutud toidu ja joogi osas, samuti alltöövõtja poolt teisele alltöövõtjale tekitatud kahju eest.
Ürituse korraldamist saab vastutuskindlustusega kindlustada nii ühe ürituse kaupa kui ka aastase raamlepinguga. Ühe ürituse korraldamisest tuleneva vastutuse kindlustamine on sobiv variant neile, kes ei tegele ürituste korraldamisega iga päev või on tegu ühe mastaapse üritusega, näiteks suur kontsert, rahvusvaheline konverents või mess. Selliste ürituste puhul võivad nõuded kindlustusele tuleneda juba rahvusvahelistest lepingutest. Aastane raamleping sobib aga eelkõige ettevõttele, kelle korraldatavad üritused on ühesugused ja nende arvu on suuremal määral võimalik aasta lõikes ette ennustada. Ürituse korraldaja kindlustusmaksed sõltuvad ürituse iseloomust, valitud kindlustustingimustest ja valitud kindlustussumma ning omavastutuse suurusest. Seadusest tulenevat kohustust üritusi kindlustada ei ole. Kahjujuhtumi toimumise korral peab korraldaja võimalikust tulenevast nõudest teavitama kindlasti ka kindlustusandjat. Juba esitatud nõude korral võtab kindlustusselts edasise asjaajamise enda kanda ja ürituse korraldaja saab keskenduda oma põhitegevusele. Kindlustatu raha ja närve aitavad säästa kindlustusseltsi spetsialistid, vajadusel kaasatakse protsessi ka advokaate ja eksperte. Kindlustuskaitse hõlmab muu hulgas õigusabi- ja kohtukulusid ning kindlustusandjaga kooskõlastatult kuuluvad kahjujuhtumi korral needki kulutused hüvitamisele. Kokkuvõtteks võib öelda, et korraliku vastutuskindlustuslepingu olemasolu tagab ürituse korraldajale südamerahu ning ettevõtte järjepideva ja stabiilse tegutsemise ka kõige hullemate stsenaariumide ja suurkahjude korral.
PIDU LÄBI?
TA KINDLIUTSUS IFIS OMA ÜR
IFIGA ON KÕIK ÜRITUSED KINDLALT KORRALDATUD
Ürituste korraldamisega võivad alati kaasneda ootamatused, mis halvimal juhul rikuvad kogu ettevõtmise. If pakub aga võimalust kindlustada oma kontsert, mess, spordivõistlus või konverents selle vastu, et osalejate või külastajatega ei juhtuks pahaaimamatult õnnetus ja miski korraldamiseks hädavajalik ei veaks ootamatult alt.
Tutvu kindlustustingimustega www.if.ee või helista kindlusustelefonil 1211
Üritustegevuse kindlustamine annab korraldajale kindluse ja Ifiga oled ootamatuste korral kaitstud, sest kui peaks juhtuma kahju, käsitleme selle kiirelt ning sujuvalt. Ifiga saad olla kindel, et tekkida võivad probleemid lahenevad hiljem hõlpsasti. Küsi vastutuskindlustuse kohta Ifi büroost või konsulteeri oma ärikliendihalduriga.
KONVERENTSIERI
12
14. SEPTEMBER 2010
Kuidas luua haaravat konverentsiprogrammi? KONVERENTSIPROGRAMM on hoolega valitud sihtpunkti või konverentsikeskuse ning muude lisategevuste kõrval siiski peamine, et osalejad targemate ja motiveeritumatena hiljem lahkuksid. Kuidas aga haaravat programmi koostada, küsisime neilt, kes ise teevad.
ÜLLA MÄGI Tallinna Konverentside juhataja
Avaliku sektori korraldatavad kõrgetasemelised konverentsid järgivad aga suhteliselt kindlat raamistikku ja tihti ka teatud turvanõudeid.
PAUL TOOTS Via Hansa projektijuht
O
lenevalt konverentsitüübist võib «haaraval» konverentsiprogrammil olla erinev tä-
>c[d _V gZ`aVVb^ WgdcZZg^b^cZ/ :kZ @gjjhZ! iZa *&, *,.-! +++ '(-(! ZkZ#`gjjhZ5edhi^bZZh#ZZ
^abjW &.# d`iddWg^a
EJ=@JH ?6 K676 6:< Hz<>H"I6AK '%&%
hendus. Tüüpiliselt sisaldub ühe rahvusvahelise, Eesti mõistes keskmise suurusega (~200 osalejat) konverentsiprogrammis avavastuvõtt (kas hotellis, raekojas või mujal erilisemas kohas), tüüpilised või eriprogrammi järgi koostatud ekskursioon(id), mis võivad olla korraldatud kas kõigile osalejatele, ainult osalejate abikaasadele või siis vastavalt soovile. Lisaks on rahvusvahelise konverentsi programmis tavaliselt ka galaõhtusöök mõnes eksklusiivses restoranis või suuremal renditud pinnal. Ilmselgelt on erinevate ettevõtete ja ühenduste (aasta)konverentsid pisut teistsuguse alatooniga kui erialaliitude regulaarsed konverentsid.
TOOMAS TAMSAR
H
aarava konverentsiprogrammi saab teha haaravate lektorite ja huvipakkuvate teemadega. Et nendega alati täppi panna, kasutame koostööpartnereid, kes teavad täpselt sihtrühma huvisid ja vajadusi ning oskavad soovitada ka häid lektoreid. Muudel juhtudel usaldame kliendi tagasisidet või uurime eelnevalt klientide käest, keda ja mis teemal nad esinemas näha soovivad. Selliselt koostatud programm on alati kindla peale minek.
Pärnu Konverentside asutajaliige
K
orraldajal peab enesel teemaga suhe olema. Me ei vali kunagi teemat selle järgi, mida «turg võiks tahta». Usun, et kui korraldaja tahab ise midagi öelda, tahab arvamust kujundada (ja mitte «business agenda» mõttes, vaid sisuliselt), siis on eeldus hea programmi valmimiseks olemas. Avalike konverentside korraldajatest ilmselt ainukestena lähtume sellest, et see, mida esinejad lavalt räägivad, on meie, mitte ainult rääkija vastutus. Meie reegel nõuab teema läbiarutamist ning kuulajaprofiili ja ootuste tutvustamist esinejale, samuti esinejate eelnevat ülekuulamist.
URMAS KÕIV Eesti Konverentsikeskuse asutaja
A
egade jooksul on konverentsikülastajat haaranud mitmed erinevad konverentsiprogrammid. 5–10 aastat tagasi pidasid osalejad konverentsiprogrammi haaravamaks osaks välismaist guru ja konverentsi lõpupidu. 3–5 aastat tagasi leidsid osalejad, et programm peab olema mitmekesine nii sisult kui ka vormilt.
Viimastel aastatel on oluliseks peetud programmi ajakohasust. Konverents on oma olemuselt tervik. Kui väga head esinejat kuulates on ruumis külm, jääb tavaliselt kaotajaks väga hea esineja. Või kui pärast viletsat lõunasööki kõht koriseb, siis see segab samuti ettekannete kuulamist.
KADRI KARU Frens Konverentsiteenuste tegevjuht
E
smalt peaks paika panema konverentsi eesmärgi ning programmi koostamise jooksul rohkem kui korra endalt küsima, kas ja kuidas see eesmärk saab mingi otsusega täidetud. Nii väheneb oht laiali valguda. Tõenäoliselt ei jõua piiratud ajaga rääkida kõigest vajalikust – valida ja piiritleda tuleks kõige olulisemad võtmeküsimused, mille ümber programm ehitada. Esinejatele võiks ettekande kohta anda ette märksõnad, olemaks kindel, et sisu vastab korraldaja ootustele ja sobib programmi, et tekiks üks tervik. Veelgi parem oleks esinejate ja moderaatoriga enne konverentsi kohtuda, et konverentsi üldine kontseptsioon paika panna ja oodatavast tulemusest rääkida. Programmi võtmeks on parimad esinejad – valida tuleb inimesed, kes räägivad hästi ja kellel on ka midagi öelda.
Vanemuise kontserdimaja pakub konverentsikorraldajale: konverentsiruume •multifunktsionaalseid kuni 1000 inimesele Tartu kesklinnas
• 6 seminariruumi 10–100le inimesele • teatri-, klassiruumi- ja ümarlauastiilis töökeskkondi nõuetele vastavaid tehnilisi tingimusi • tänapäeva (WiFi, tõlge, projektor jpm)
Töö, puhkus ja terviseuuringud on kõik võimalik ühitada, korraldades seminari Spa-Hotellis Viiking Teie kasutuses on kaks tänapäevase varustusega saali:
CHRISTINA
max 40 inimesele – 150 kr/tund; 800 kr/päev
VICTORIA
max 100 inimesele – 290 kr/tund; 1500 kr/päev Produktiivse tööpäeva järgselt võimalus nautida lõõgastavaid spaa-protseduure või kontrollida tervist erinevate uuringute abil. Küsi personaalset pakkumist!
Info tel 7377533 (administraator) vkm@concert.ee www.concert.ee/tartu
Lisainfo meie kodulehel www.viiking.ee või telefonil 443 1495. Spa-Hotell Viiking, Sadama 15, Pärnu