Konverents ja Seminar 2013 by Postimees

ÕNNESTUMISE ALUSED:

Kuidas kutsud, nõnda tullaksegi. Lk 2 Mõtlev ja õppiv aju nõuab õiget toitu. Lk 3 Noortekonverents teeb jälle teisiti. Lk 4 Eesti edukad konverentsikorraldajad. Lk 4

Ingrid Ermann: «Eesti slogan «Positively surprising» töötab minu arvates väga hästi – kohale tulles on külalised positiivselt üllatunud, et see kõik vastabki tõele.» Lk 6

KONVERENTS JA SEMINAR

TEEMALEHT 17. september 2013

2 || kONVERENTS ja seminar

toimetaja repliik Rain Uusen

teemalehe toimetaja

Me olemegi erilised! Hoidkem rahulikku meelt ja ärgem hüpakem üle iseenda varju, sest Eestist ei saa kunagi suurriiki ühes kolossaalsete konverentsikeskuste ja mugavate otselennuliinidega. Piisab meile sellestki, et kaubanduskeskustega teeme maailmale juba praegu silmad ette – jõuaks vaid neis kõigis šopata. Alati saab muidugi olemasolevaid võimalusi avardada, aga sel korral teadjatega konverentsiturismi teemal mõtteid vahetades tuli üheselt välja, et tegelikult peaksime teistega sarnanemise asemel keskenduma hoopis omaenda pisiriigi mõnudele ja nende paremale promomisele. Võiksime pakkuda maailma mõtlejatele-tegijatele hoopis teistsuguseid konverentse, mida Pariisis, Berliinis või Viinis pole kunagi nähtud ega kogetud. Eestisse pole lihtne tulla, sest rongid saabuvad harva ja aeglaselt ning lennuühendus võib osutuda ebamugavaks või kalliks, aga siia jõudnuid üllatavad paljud muud asjad positiivselt, kinnitab konverentside tehnilise korralduse ekspert Ingrid Ermann. Ta väidab, et kui Tallinna väiksus ja kõigi sõlmpunktide lähedus jääb siia konverentsile saabunuile kirjapildis arusaamatuks, siis kohale tulles on nad meeldivalt üllatunud, et see kõik vastabki tõele. Eesmärgiks on teha sisult tugevamaid, olemuselt haakuvamaid ja meeleolult kirglikumaid konverentse võrreldes tipus olevate eeskujulinnadega. Samuti viia osalejaid konverentsipäeva lõppedes lähedalasuvasse linna, loodusesse, sauna ning muidugi meie sadadesse supermarketitesse eestimaist kaupa ostma. Korraldame samavõrd kaasahaaravaid ja kontseptuaalselt särtsuvaid konverentse, nagu juba kümnendat aastat järgemööda meie noored Laheda Koolipäeva nime all teevad. Tekitame konverentsituristides tunde, et nii erilisse riiki ei peagi igast suurlinnast otselennuga saama, sest nii lahedate ideede, vahetute kontaktide ja nutikate tehnoloogiliste lahenduste kogemiseks tulebki reisides veidi vaeva näha. Majandusnäitajate analüüs ja statistika tõendavad, et Eesti konverentsikorraldajatel on raske, aga neil läheb täitsa hästi, kuna inimeste teadmishimu pole vaibunud, vaid pigem kogub tuure. Siit-sealt on kuulda, et teadmisjanu tõus ja elukestva õppe juurutamine on turule toonud ka ebaausaid korraldajaid, kes 22 eduka tegija eest püüavad käbedalt kliendiraha kokku kraapida. Aga hoolimata sellest on eristumist ikkagi väga vähe. Mina küll ei taha enam ühelgi igaval ja maitsetul konverentsil osaleda. Aga sina? Teemalehe toimetaja: Rain Uusen rain.uusen@postimees.ee, tel 666 2194 Projektijuht: Eve Kruuse, eve.kruuse@postimees.ee, tel 666 2383 Reklaamitoimetaja: Anneli Teppo, anneli.teppo@postimees.ee, tel 666 2393 Kujundaja/küljendaja: Tiit Sermann Väljaandja: AS Postimees, Maakri 23a, Tallinn

postimees, 17. SEPTEMBER 2013

ATRAKTIIVSUS, KORREKTSUS JA PERSONAALSUS. Iga konverentsikorraldaja võistleb oma sihtrühma tähelepanu pärast kõikvõimalike teiste pakkumistega.

Hea kutse on eelduseks õigete inimeste osalemisele Milline võiks välja näha hea kutse? Konverentsikutse eesmärgiks on panna inimene konverentsile registreeruma. Seetõttu peaks olema sõnum selge ning kutset ei tohiks infoga üle külvata. Oluline on tuua välja konverentsi kasud osalejale ja teha registreerumine võimalikult lihtsaks. Üks viis konverentsi kutse üles ehitada on selline: • Atraktiivne lühikirjeldus

Marit Valge

KOGEMUS Saame iga päev suure hulga e-kirju ja üleskutseid midagi lugeda, kuhugi registreeruda, midagi tarbida ja selle eest maksta. Niisuguses virvarris inimesed ei süvene – läbimõeldult vormistatud ja lähetatud kutse on soovitud sihtrühmas tähelepanu võitmise eelduseks. Koosta kutse koos konverentsiga – juba konverentsi planeerides mõtle läbi, mismoodi sinna inimesi kutsuda, miks nad peaksid üldse tulema, mis on see, mis neid konverentsile toob? Kutse on konverentsi üks osa – konverentsi teema, atmosfäär ja muud olulised aspektid peaksid ka kutses kajastuma.

Ära koorma Tähtis on lähtuda osalejast – tema vajadustest ja huvidest. See, et sul korraldajana on sõnum edastada, ei pruugi võimalikke osalejaid puudutada. Osalejatel on erinev motivatsioon kohale tulla: kes tahab omandada uusi teadmisi; kes saada kinnitust, et asjad ongi nii, nagu ta arvab; kes soovib kohtuda teiste omasugustega või saada hoopis vaheldust töörutiini. Kõiki neid aspekte peaksid konverentsikutse koostamisel arvesse võtma. Osalejatel on ka erinev situatsioon: mõni otsustab osalemise ja maksab selle eest ise, kuid osavõtu võib inimese eest otsustada ka keegi teine ning maksta keegi kolmas. Viimastel juhtudel tuleb tähele panna, et vajalik on ka teiste otsustajate kõnetamine. Kutse peaks infot sisaldama nii vähe kui võimalik ja nii palju kui vajalik. Tähtis on välja tuua info registreerimise kohta ning seda võib julgelt teha mitu korda. Konkreetne üleskutse, mida saatja soovib, et saaja

• Registreerimisinfo • Koht • Kava • Registreerimisinfo • Taust • Registreerimisinfo • Tehnilised aspektid Allikas: mitteformaalne.ee/kkk FOTO: SCANPIX/CORBIS

teeks (registreerimine), peaks eelkõige kõlama jääma. Liigse infoga ei tohiks kindlasti kutset koormata – mida vähem infot esialgu registreerimisel küsida, seda parem. Detaile saab täpsustada ka hiljem, kui inimene on oma osalemise juba otsustanud ja kontaktid edastanud. Kutse pealkirja ainuke eesmärk on panna teksti edasi lugema – seega tuleks kutse sõnastada nii, et see oleks saajale eelkõige huvitav ning ta tahaks teada, mis tuleb edasi. Inimesed on erinevad ning seetõttu on vajalik täpselt läbi mõelda sihtrühmad, keda konverentsile ootad. Juhul kui need on erinevad, tuleks ka kutsed koostada isesugused.

Oluline on lähtuda osalejast – tema vajadustest ja huvidest. Kui need on erinevad, tuleks ka kutsed koostada isesugused. Mõnele sihtrühmale sobib paremini saata kutse e-kirja teel, teisele sotsiaalmeedia vahendusel, kolmandale hoopiski paberkutse. Samuti on tähtis koostada sihtrühma kõnetav tekst – seegi on näiteks noorte ja ametnike puhul kindlasti erinev. Huvi lugeda püsib seni, kuni inimene saab aru, et see ei ole

mõeldud talle. Seega on kutse sisu ja vormiga saajat kõnetada väga tähtis. Kui ta millestki kutses aru ei saa, arvab ta, et on liiga rumal, et osa võtta. Muidugi on olemas ka võimalus, et inimene tunneb, et ta on liialt tark, et osaleda. Kui kutse valmis, anna see lugemiseks kellelegi, kes kuulub sihtrühma. Kui see pole võimalik, siis mõnele teemaga mitte kursis olevale inimesele. Tagasisides tasub eelkõige uurida, mida lugeja aru sai ning sellest lähtuvalt vajaduse korral kutset muuta.

Alusta eelkutsest E-postiga saadetavate kutsete puhul on mitmeid tehnilisi aspekte, mis võivad hea mõtte ära rikkuda. Näiteks annavad värvilised pildid kutsele palju juurde, kuid üldjuhul on need meiliprogrammides keelatud ning inimesed peavad vaatamiseks pilte eraldi lubama. Seega on suur tõenäosus, et tegelikult pilte ei nähta. Linkidel üldiselt ei klõpsita, seega kutses võiks pigem vaid registreerimise linki kasutada. Üle 5-6 lause järjest ei loeta. Lõik võiks olla kõige rohkem kolmelauseline. Samuti kasutavad inimesed internetti üha enam telefonides ja tahvelarvutites – see seab kutsetele oma-

korda tehnilised parameetrid, millega arvestada. Kõigepealt võiksid saata eelteate – pane kuupäev kalendrisse kirja! Selle võiks saata umbes kaks kuud ette, eriti siis, kui konverents kestab kauem (nt kaks päeva). Järgmisena saada kutse ise koos palvega tagasisideks: kas kutse on kätte saadud ning kas plaanitakse osaleda? Registreerimine – ära küsi kogu infot kohe. Kõigepealt on vaja, et inimene end registreeriks (annaks teada nime ja e-posti aadressi), hiljem saab e-kirja teel saata juba lisaküsimusi. Lõpuks võib vajadusel saata meeldetuletuse. See on kiri, mis tuletab kutset meelde ega ole identne korduskutse. Seega on kutse puhul oluline, et see kõnetaks saajat, oleks selge ja arusaadav ning kutsuks tegutsema (registreeruma). Liiga palju infot, pikki lauseid ja põhjalikke registreerimisvorme pigem takistab täitmist, sestap on tähtis oma sõnum hästi läbi mõelda ja lühidalt kutsesse kirja panna. Marit Valge on SA Archimedes Euroopa Noored Eesti büroo avalike suhete ja teavitusvaldkonna koordinaator. Artikkel on koostatud ESF programmi «Noorsootöö kvaliteedi arendamine» raames ellu viidud koolituskutsete koolituse põhjal. Täpsemalt www.mitteformaalne.ee/kkk

kONVERENTS ja seminar || 3

postimees, 17. SEPTEMBER 2013

AJUTOIT. Efektiivse koosoleku koostisosa on õige toit, seepärast sisaldab edukate koosolekute kontseptsioon ka targalt toitumise kava.

Mõtlev aju on toidu suhtes nõudlik Kristel Mäeots

Radisson Blu Hotel Tallinna toitlustusjuht

SOOVITUS Kogenud kokad ja toitumisspetsialistid on välja töötanud ajutööd ergutava toitumiskava – Brain Food. See on uuenduslik ja meeli ergastav lähenemisviis, mille eesmärk on tagada loov ja tõhus mõttetöö. Õige toitumine suurendab produktiivsust, keskendumisvõimet ja mõtlemiskiirust ning vähendab stressi. Targalt toitumise saladus peitub tasakaalustatud toidus ning veresuhkru taseme stabiilsuses. Mõttetegevust ergutav värske ja kohalikku päritolu toit pakub naudingut ka maitsemeeltele.

Kvaliteetsemad koolitused Kõik, kes on koosolekutel ja koolitustel viibinud, on tundnud n-ö suhkrukrahhi ehk hetke, kus tundub, et enam ei jaksa aktiivselt kuulata ega osaleda. Selle lahendamiseks on tihtipeale laual kommikauss. Magus komm on aga vaid ajutine lahendus ja energiaannus ega toeta püsivat töövõimet. Samuti on paljud konverentsidel osalejad koge-

nud soovi pärast rammusat lõuna- või kohvipausi natukeseks pikali visata ja tukastada. Brain Foodi menüü aitab hoida veresuhkru taset suuremate kõikumisteta. Samuti on pööratud tähelepanu, et toit poleks väga rasvane, vältimaks unisuse tekkimist. Veresuhkru stabiilne tase ning vähene loomsete rasvade sisaldus toidus tagavad konverentsikülalistele hea enesetunde ja töövõime ka pärast lõuna- või kohvipausi. Arvatakse, et umbes poolteist tundi on see aeg, kui treenimata inimene suudab ak-

Kui süüa lõunaks kana või kalafileed ainult rohelise salatiga, tõuseb erksus ja töövõime sarnaselt paari tassi kohvi manustamisega. tiivselt kuulata ja vastu võtta uusi teadmisi, pärast seda kiputakse väsima ja tüdima. Brain Food põhineb toitumisteadlaste soovitustel ajutegevuse toetamiseks, kuna spetsiaalse toidu söömine õigel ajal parandab meie õppimisja keskendumisvõimet, toetab kiiremat reageerimist ja alandab stressitaset. Seega saab õige toiduga mõjutada meie koosolekute

kvaliteeti ja koolituste tõhusust, samuti laste õpitulemusi. Võitjaks on nii koolituse korraldaja kui ka kuulajad. Koolitajal on lihtsam, sest auditoorium vaatab säravate silmadega otsa ja mõtleb aktiivselt kaasa. Koolitatav aga säilitab töö- ja tähelepanuvõime kuni päeva lõpuni ning suure tõenäosusega paneb tähele tunduvalt rohkem ideid, mõtteid ja pisikesi nüansse ning kasutab oma koolitusele kulutatud raha märksa efektiivsemalt.

Tähelepanu toidust Kui nüüd näiteid tuua, siis paljud kardavad rasvast toitu, ent rasvad on hädavajalikud aktiivseks tööks ja ainevahetuseks. Toitudes tuleks aga kasutada õigeid rasvu – need on küllastumata rasvhapped, mida sisaldavad kala, pähklid, linaseemned ja taimsed õlid. Väga tähtis on kalades leiduv oomega-3-rasvhape, mis on vajalik uute ajurakkude moodustamisel ning aju loomuliku vananemisprotsessi aeglustamisel. Elutegevuseks ja ajutööks on olulised ka süsivesikud, kuid suhkur ja püülijahutooted ei ole veresuhkru taseme hoidmiseks parim valik. Süsivesikud soodustavad ajus endorfiinide ehk hea tuju hormoonide tootmist ning taju-

takse tuju paranemist, kuid kiired süsivesikud põhjustavad veresuhkru kõikumist, mis omakorda tekitab alguses unisust ja mõne aja pärast taas näljatunnet. Samas aju vajab oma tööks glükoosi. Alternatiiviks on siin täisteratooted, kus kiudained takistavad süsivesikute kiiret imendumist ja nii saavutatakse mitme tunni jooksul püsiv ühtlane veresuhkrutase. Lisaks on täisteratooted vitamiinirikkad, sisaldades foolhapet ja B-vitamiine (B1, B6 ja B12), mis kõik parandavad ajutööd ja mälu. Head ja tervislikud glükoosiallikad on loomulikult ka puu- ja köögiviljad. Ajutoidu valmistamisel kasutame antioksüdantiderohkeid marju, eriti mustikaid, et tõsta aju töövõimekust. Asendamatu aine mälu, tähelepanu ja koordinatsiooni toetamisel on atsetüülkoliin, lisaks on see vajalik kvaliteetse une jaoks. Muidugi ei soovi me, et konverentsikülalised magama jääksid, kuid sügav uni pärast pingelist päeva on igati kosutav. Atsetüülkoliini leidub rohkesti munakollases ning väiksemates kogustes köögiviljades, pähklites, lihas, kalas ja sojaubades. Huvitav on seegi, et kui süüa lõunaks kana või kala-

fileed ainult rohelise salatiga, tõuseb erksus ja töövõime sarnaselt paari tassi kohvi manustamisega. Lahja valgurikas toit takistab väsimustunde tekkimist. Seroto niin on neu ro transm it ter, mis reguleerib tuju, isu ja und. Suhkur ja tärklis suurendavad aju serotoniinisisaldust, mis mõjub lõõgastavalt ja soodustab unisust. Proteiinid jällegi takistavad liigse serotoniini vabanemist ajus. Lisaks mikroelementidele (kaltsium, magneesium, boor, raud, seleen, tsink jne), mida organism edukaks ajutööks vajab, ei tohi unustada ka kõige lihtsamat ja odavamat vahendit heaks enesetundeks – vett. Vedeliku piisav tarbimine on ülioluline nii füüsilise kui ka vaimse tegevuse jaoks. Janu võib põhjustada nõrkust ja südamepekslemist, suurema vedelikupuuduse puhul suisa mälu halvenemist, ärevust ja ebakindlust. Kõige kasulikumad vedelikud on tavaline vesi, mineraalvesi, ravimtee ja värskelt pressitud mahl.

Ajutoit Brain Food tugineb kuuele sambale, ütleb Radisson Blu Hoteli peakokk Irena Dmitrieva (pildil). 1. Pakume peamiselt kala, täisteratooteid, puu- ja köögivilju. 2. Kasutame värskeid toiduaineid kohalikult tootjalt. 3. Lihtsad toidud, töötleme toorainet minimaalselt. 4. Kasutame vähese rasvasisaldusega liha 5. Tarvitame naturaalseid magusaineid. 6. Tähelepanu on heal maitsel ning kaunil ja värviküllasel välimusel.

4 || kONVERENTS ja seminar

postimees, 17. SEPTEMBER 2013

NOORTEKONVERENTS. Lahe Koolipäev tahab konverentsi tähendust muuta.

Osaleja otsib üllatusi-elamusi EESKUJU Sõnal «konverents» on juba teatud maik juures. Või vähemalt oskame aimata, milline päev meid ühel eeskujulikult organiseeritud konverentsil ees ootab. Noortele pole sõna «eeskujulik» aga vist kunagi eriti sümpaatne olnud, sest tähendab tihtipeale viisakat, kuid igavat. Ja noored on üks maru aus seltskond. Kui neil on igav, siis saad seda korraldajana kiiresti teada. On hommik. Kell on peaaegu üheksa ja astud sisse konverentsisaali. Valid endale kiiresti sellise istekoha, kust avaneb hea vaade esinejatele, kuid mis on samas piisavalt kaugel, et vajadusel uksest välja hüpata ja paar telefonikõnet vastu võtta. Tead ju niikuinii, mis siin toimuma hakkab. Kõigepealt on viisakad tervitussõnad, siis paar esinejat oma slaididega, heal juhul mõned küsimused ja seejärel kohvipaus, mil saab vajalike inimestega suhelda. Ja nii kulgeb päev oma etteaimatavuses kenasti lõpuni. Võib-olla said õhtuks mõne mõtte võrra targemaks. Siis on ju hästi. Kuid kas said ka mingi elamuse? Noortele selline konverents huvi ei paku. Neil on lihtsalt vahvamaid asju teha, kui slaide vaadata. Ja kui korra suutis õpetaja neid poolkohustuslikus korras sellisele «eeskujulikule» üritusele saata, siis teist korda nad samasse lõksu ei lange. Seega on sõnaga «konverents» neile mõttetu läheneda. Selle sõna on täiskasvanud nende jaoks ära rikkunud. Täp-

Kaasame ka päriselt Lahe Koolipäev alustas kümme aastat tagasi umbes saja osalejaga. Nüüdseks oleme kasvanud nii suureks, et ootame novembrikuus Nokia kontserdimajja tuhandet noort. Kindlasti ei tule need noored ootusega, et näevad põnevaid slaide. Nad tulevad just sellepärast, et nad ei tea, mida oodata. Paljude noorte jaoks on Lahe Koolipäev üks selline üritus, kus igal aastal kindlasti kohal ollakse ja oma koha eest asutakse koolis juba varakult võitlema. Kuid see ei tähenda, et noored eelmise aastaga võrreldes sugugi sama asja ootaksid. Või et nad rahulduksid esinejaga, kes laval «midagi ära rääkis».

Kehv teenindus registreerimislauas või taimetoitlastega mittearvestamine lõunamenüüs jääb heal juhul lihtsalt meelde, halvemal juhul võtab tähelepanu ära oluliselt – sisult. Nad tahavad üllatusi, uut lähenemist. Nad vajavad emotsiooni. Midagi sellist, mis südame kiiremini põksuma paneks. Kui eelmisel aastal andis konverentsipäeva lõpupoole Tõnis Mägi ühele tublile eesti noorele üle Hea Eeskuju tiitli, tõusid 700 noort püsti ja hoidsid poolpimedas saalis laulu saatel oma telefone käes, nii et oli tunne, justkui põleks saalis mi-

tusada jaanimardikat. Ja see oli emotsioon. Sõna «konverents» välistab emotsiooni aga otsekui hetkega. Hea on, kui korjad konverentsilt mõne mõtte või infokillu üles ja kribad selle oma materjalidega kaasas olnud märkmiku nurgale, ent kui palju sa midagi kogesid? Mis sinus tänu sellele päevale reaalselt muutus? Seetõttu on mõnikord nii tohutult keeruline seletada, mida tähendab Lahe Koolipäev. Et seal ei ole slaide ning keegi ei pea laval 45-minutilist monoloogi. Ning kaasahaaramiseks ei kasutata võimalust mikrofoniga küsimusi esitada, vaid kaasatakse noori tõepoolest, tuues nad näiteks lavale või viies esineja noore kõrvale istuma. Kuid kõige raskem on seletada, et see ei ole konverents! Vähemalt mitte selline, nagu oleme harjunud. Et see on hoopis elamus.

Noored on hea publik, sest nad on oma arvamuses ausad. Nende nurgad ei ole veel lihvitud ja sõnum seega selge. Tagasisides leiab harva viiepalliskaalal kolmesid. Kui meeldis, siis väga ja kui ei, siis ei anna nad armu.

Sisu on oluline Kuna neil puudub tihti võrdlusmoment, siis nad lähtuvadki sisetundest. Noored hindavad seda, mis emotsiooni neis päev tekitas. Ja kui sa pakkusid saalis head sisu, siis pead seda pakkuma ka igal sammul väljaspool saali. Kehv teenindus registreerimislauas või taimetoitlastega mittearvestamine lõunamenüüs jääb heal juhul lihtsalt meelde, halvemal juhul võtab tähelepanu ära oluliselt – sisult. See, kas esineja kogemust esimesest töökohast ilmestada fotode, videomaterjali või hoopis endise töökaaslase lavale kutsumisega, on ainult vormi kü-

simus. Meie oleme lavale toonud käpiknukke, murutraktori ja isegi vasika. Kuigi see ajas osalejaid naerma, on see vaid ilmestamiseks. Noore talunaise elu on ju palju lihtsam ette kujutada, kui ta on laval mitte kõrgekontsaliste kingade, vaid kummikutega. Kuid see kõik on pigem nagu värv, et pilt ilmekam oleks. Me saame ju ka mustvalgest joonistusest aru, kuid värv annab sellele pildile emotsiooni. Ja konverentsi sisu on justkui need jooned pildil, ilma milleta ei saaks me aru, mida joonisel üldse kujutada taheti. Seega on sisukas konverentsi põhitala hoolimata sellest, kas teed konverentsi koolinoortele või keskealistele turundusjuhtidele. Hea sisu on see, mille üle konverentsil osaleja veel nädalaid ja kuid hiljem mõtiskleb. Tugev emotsioon on see, miks ta järgmisel aastal tagasi tuleb.

Vii esineja publiku sekka või too osaleja lavale, on noortekonverentsi programmi üks peamisi põhimõtteid. Dirigent Risto Joost õpetab konverentsil osalenud neiut orkestrit juhatama. FotoD: LAHE KOOLIPÄEV

Noortekonverents Lahe Koolipäev 2013 (www.noortekonverents.ee ja Facebook.com/ LaheKoolipaev) toimub 19. novembril Nokia kontserdimajas, tähistades sellega konverentsi kümnendat juubelit.

EMT lõi konverentside korraldajatele Eestis oma nutiäpi

Uuring selgitab konverentsikeskuse vajalikkust

Mobiilsideoperaator EMT (TeliaSonera) töötas konverentside korraldajatele mõeldes välja oma konverentsiäpi, mis lisab tavapärasele konverentsil osalemise formaadile pisut nutikust juurde. Rakendus sisaldab mitmeid konverentsi korraldamiseks ja seal osalemiseks vajalikke funktsioone nagu kava, reaalajas suhtlemine, tagasiside, asukoht ning turundusmaterjalide edastamine, selgitas rakenduse välja töötanud tarkvarastuudio Bind tarkvaraarendaja Alvar Laigna. «Rakendus paneb seminaril osalevad inimesed ühistegevustest aktiivsemalt osa võtma,» lisas ta. Äpp on veebipõhine ega eelda täiendava tarkvara laadimist oma mobiilsesse seadmesse, selgitas EMT ärikliendi divisjoni juht Jüri Kriisemann. «See on uudne ja interaktiivne suhtlusvahend konverentsi korraldaja ja seal osaleja vahel,» lisas ta.

Eestis toimub igal aastal üle 300 rahvusvahelise konverentsi, kus osaleb enam kui 40 000 delegaati. Hinnanguliselt toob keskmine 250 inimesega paaripäevane erialakonverents Eestisse pea 300 000 eurot, 2000 osalejaga teaduskonverentsi puhul võib tulu hinnata aga lausa 1,9 miljoni euroni. Eesti konverentsiturismi kitsaskohtade ja arenguvõimaluste kaardistamiseks on EASi turismiarenduskeskuse tellimusel koostöös majandusja kommunikatsiooniministeeriumi ning Eesti konverentsibürooga valmimas suuremahuline uuring. Muu hulgas peaks uuring vastuse andma küsimusele multifunktsionaalse konverentsija messikeskuse vajaduse kohta Eestis. Uuringu lõppraport valmib septembri lõpuks. Konverentsibüroo hinnangul võiks suurte rahvusvaheliste konverentside korraldamine olla Eesti turismimajanduse üks arengusuundi, et elavdada majandust.

postimees

noortekonverentsi projektijuht

lühidalt

Kaidi-Kerli Kärner

selt nii, nagu ühest vürtsisest roast oleks kõik maitseained välja loputatud. Seega oleme lähenenud asjale teistmoodi – võtame seda kui üht lahedat koolipäeva. Päeva, mil saab mõelda enda tuleviku peale, kuulata häid mõtteid, olla vallatu ja saada elamust.

kONVERENTS ja seminar || 5

postimees, 17. SEPTEMBER 2013 10 MÕTTETERA

Kuidas konverentsi paremaks muuta? Konverents võiks tähendada ju palju enamat kui kohvipausiga vahelduv slaidietendus. Oma kümnendal tegutsemisaastal jagame mõtteid, kuidas sellele kümnetähelisele sõnale parem sisu anda. Kogemus – anna see osalejale nii paljude meelte kaudu kui võimalik. Kuulmine, haistmine, nägemine, puudutamine, maitsmine – need kõik on võimalused, mis ootavad ärakasutamist. Osalemine – ka esineja on konverentsil osaleja. Loo esinejate ja osalejate vahel intiimne õhkkond, kus mõlemad tunneksid end mugavalt. Vii esineja saali istuma või too osalejad lavale. Mängi piiridega! Naer – meie igapäevane elu on küllaltki tõsine. Väike nali muudab osaleja kohe erksamaks. Kusjuures naljad on parimad õpetajad ja uuringute järgi jäävad just naljad enim meelde. Humoorikad kommentaarid, satiirilised kokkuvõtted päevast, sissejuhatavad anekdoodid. Miks mitte lasta igal esinejal rääkida oma lemmiknali. Vorm peab toetama sisu. Kui laval on kõnelemas fotograaf, tuleb tema töid näidata, kui dirigent, on ka orkestrit vaja. Ära lase niivõrd esinejal rääkida, kuivõrd anna talle võimalus näidata. Kuid seda ainult selleks, et edasi anda sõnumit. Esinejad – nende ajalugu on oluline. Ettekanne tuleb luua esinejatega koos. Ühisest sünergiast tekivad kõige paremad ideed. Kust nad pärit on, mis on nende hobid, milline on nende perekond? Tihti võib leida kõneleja elust just neid osasid, mis aitavad teemat veelgi paremini avada või esinejaid publikuga paremini siduda. Räägi – seda eriti esinejaga ja laval. Tihti on dialoog väitlusjuhi ja esineja vahel palju loomulikum kui kõneleja monoloog. Eksimused – julgusta kõnelejaid neid saaliga jagama. Tihti peitub veas suurem õppetund kui saavutuses. Nooruslikkus – kes ütles, et konverentsid peavad olema vaiksed ja korralikud? Meile kõigile on lubatud natuke nooruslikku ulakust. Ka korralduses võib asju teha väikese vimkaga – näiteks trükkida osaleja nimed lõbusale ümmargusele rinnamärgile, mitte nelinurksele nimesildile. Tase – iga osaleja ootab konverentsilt kvaliteeti. Ainult korraldaja saab otsustada, millise tasemega ta üritust teeb. Kui see paigas, tuleb kvaliteeti hoida igas aspektis. Kui konverentsi sisu on väga hea, torkab lahja toit kohe eriti silma. Kui üks kõneleja on silmatorkav vestleja ning oma ala tipp ja järgmine poolkogemata esinema sattunud algaja, jääb osalejale see eriti kripeldama. Spontaansus – meeskond peab olema nii tugev, et üle elada ehmatusi ning mis veel parem, äkkolukorrast midagi vahvat välja tuua. Olgu see siis näiteks väitlusjuht, kes suudab n-ö jooksu pealt esineja põnevast lausest kinni haarata. Või hoopis mõni korralduslik idee. Näiteks tuli eelmisel aastal ühel meie tiimiliikmel idee pärast konverentsi kell seitse õhtul annetada ülejäänud saiakesed Toidupangale. Kaidi-Kerli Kärner Esineja enda elu võib olla inspiratsiooniks sellele, millises vormis temaga konverentsil vesteldakse. Endise õiguskantsleri Allar Jõksiga peeti vestlus maha näiteks ülekuulamise vormis.

Eestis on 22 konverentsikorraldajat, kelle reiting on hea või suurepärane RAIN UUSEN

rain.uuseng@postimees.ee

Eesti konverentsikorraldajate hulgas on 22 ettevõtet A-, AAja AAA-reitinguga, kes kõik on Eduka Eesti Ettevõtte tunnustuse väärilised. Neist vaid üks – Peetrimõisa Villa OÜ – on välja teeninud reitingu AAA; AA reitinguga ettevõtteid on kokku kümme. «Eesti ettevõtete 2012/2013 esimese poolaasta värske maksehäirestatistika andmetel, kus uuriti aktiivselt tegutsevate ettevõtete maksekäitumist, oli konverentsikorraldajate maksekäitumine väga hea,» selgitas Krediidiinfo ASi asedirektor Alar Jäger (pildil). Tema sõnul loeti uuringus aktiivseks neid ettevõtteid, kes olid 2012. või 2011. aastal näidanud müügitulu ning mille kohta oli teada töötajate arv ja põhitegevusala. 2013. aasta esimesel poolaastal oli selle sektori 90 ettevõtte seas maksehäirega üks firma ja maksuvõlaga kolm ettevõtet. «See on kogu uurin-

guga võrreldes väga madal tase,» selgitas Jäger. Võrdluseks – 2012. aasta esimese poolaasta uuringus oli 97 ettevõttest maksehäirega kolm ettevõtet ja maksuvõlaga kaks. «Suure mõjurina aitab konverentsikorraldajate head maksekäitumist hoida sage kandideerimine avaliku sektori hangetele,» sõnas Jäger uuringutulemusi kommenteerides. Krediidiinfo reiting hõlmab komplekshinnangut ettevõtte majandusja finantsolukorrale ning maksekäitumisele. Hinnates kogu konverentsikorraldajate sektori majanduskindlust Krediidiinfo reitingu põhjal, selgub, et suurepärase kuni hea reitinguga ettevõtteid on umbes veerand valdkonna ettevõtetest Eestis ja rahuldava kuni mitterahuldava reitinguga firmasid umbes 15 protsenti. Ülejäänud osa ehk ligikaudu 60 protsenti sektorist moodustavad väga väikesed või väheaktiivsed ettevõtted, täp-

sustas Jäger. «Kui jätta välja U-reitinguga ettevõtted, keda ei hinnata mittestandardsete finantsandmete või vähese aktiivsuse tõttu, näeme, et nõrgemate reitingutega ettevõtteid on sektoris hoopis vähem kui suurepärase kuni hea reitinguga ettevõtteid.» Üks võimalus ettevõtete majanduskindluse mõõtmiseks on vaadelda, kui paljudele valdkonna ettevõtetele soovitab Krediidiinfo krediiti. «Hea krediidihinnanguga ettevõtteid on meie hinnangul sektoris 93,3 protsenti,» avaldas Jäger. «See tähendab, et järgmise aasta jooksul võib maksejõuetuks muutuda vaid 6,7% sektori ettevõtetest.» Levinuimad takistused A-, AA- või AAA-reitingu saamisel on ebakorrektsed majandusaruanded, vähene majandusaktiivsus, võlad ning muidugi nõrgad majandusnäitajad. Samuti ei saa reitingut anda väga väikestele ettevõtetele.

6 || kONVERENTS ja seminar

postimees, 17. SEPTEMBER 2013

ÕNNESTUMISE KUNST. Konverentsi õnnestumise võti peitub meeskonnas, kelle projektijuht lähtudes kliendi soovidest, vajadustest ja kogemustest komplekteerib, kinnitab konverentside vabakutseline projektijuht Ingrid Ermann.

Õnnestunud konverents on kui RAIN UUSEN teemalehe toimetaja

INTERVJUU Eestist kui globaalse konverentsiturismi sihtriigist on aastaid unistatud ja selles suunas pisikesi sammegi astutud. Kuidas võtaksite teie kokku Eesti praeguse, reaalse positsiooni konverentsiturul ja tulevikuväljavaated?

Eesti kogub konverentside sihtriigina järjest rohkem tuntust, positsioon tugevneb. Selle nimel teevad tööd nii riik, omavalitsused, Eesti Konverentsibüroo, Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus kui ka peamiste saadikutena Eesti esindajad, kes rahvusvahelisi suurkonverentse Eestisse hangivad – on need siis ülikoolide teadusprorektorid või muude oluliste organisatsioonide esindajad. Minu arvates on Eesti paljude rahvusvaheliste konverentside läbiviimise kohana endiselt atraktiivne sihtriik. Meil on palju positiivseid üllatusi, mida pakkuda siin juba käinutele ja ka uutele osalejatele. Meie positsioon võrreldes edetabeli tipus olevate riikide/linnadega paraneb pidevalt. Tulevikku vaadates tuleb alati heita pilk peeglisse ja endalt küsida: missuguseid ja kui suuri konverentse me endale tahame ja mida peame selleks ära tegema, milliseid takistusi ületama, kuhu ja kui palju investeerima? Vaatamata sellele, et meil pole kompaktset ja multifunktsionaalset konverentsikeskust

ja häid lennuühendusi, suudame oma väiksust silmas pidades võõrustada ka 2000 osalejaga teaduskonverentsi, mis vajab saale ühel ajal 70 paralleelsessiooni läbiviimiseks. Eesti slogan «Positively surprising» töötab minu arvates väga hästi ja seda näen kõige paremini siis, kui rahvusvaheliste konverentside esindajatele Tallinna tutvustan. Nimelt jääb meie pealinna väiksus ja kõikide oluliste sõlmpunktide lähedus neile kirjapildis alati arusaamatuks, kuid kohale tulles on nad positiivselt üllatunud, et see kõik vastabki tõele.

Projektijuhina on minu roll küsida palju suunavaid küsimusi ja tunnetada seda tervikut, mis töö käigus detailideks lahti tuleb võtta ning kõik need detailid eraldi teemantideks lihvida, sest täiuslikkus peitub pisiasjades. Kes ruulivad üleilmselt konverentsiturismi tipus ja miks?

Statistika järgi on konverentsiriikide tipus USA, Saksamaa ja Hispaania ning linnade edetabelis on esikohal juba mitmendat aastat Viin, millele järgnevad Pariis ja Berliin. Viin kirjeldab enda edu sellega, et asub Euroopa südames – sellest tulenevalt on reisikulud ümberkaudsetest riikidest osalejate jaoks mõistlikud ja ligipääsetavus suur. Majandus on stabiilne, tegu on turvalise, puhta ja rohelise linnaga. Need kõik on kindlasti määravad tegurid sihtkoha valikul. Peamiselt võetaksegi otsuse langetamisel aluseks sihtriiki ligipää-

Ingrid Ermann aitab konverentside projektijuhina suurtel ideedel ja pisidetailidel suurüritustel kokku kõlada.

Projektijuhi aabitsatõed • Nii tüütu kui see ka ei tundu, koosta alati projektiplaan – see aitab hoida tegevused järjestuses ja eesmärki silme ees. • Püsi ajakavas, eelarves ja kursis uuendustega. • Oska tänada inimesi enda ümber, kes aitavad õnnestumisele kaasa ning tee inimesed õnnelikuks! Allikas: Ingrid Ermann

setavuse võimalusi, maksumust ja turvalisust. Tähtis on ka heade hotellide olemasolu ja konverentsivõimalused. Edetabelite tipus olevad riigid ja linnad täidavad kõiki neid kriteeriume edukalt. Kes te konverentside vabakutselise projektijuhina tegelikult olete – loovjuht, raamatupidaja, sekretär, õpetaja, sisekujundaja ...?

Olen natuke kõiki ameteid esindav – olen samal ajal nii loovjuht, raamatupidaja, sekretär kui ka psühholoog, finantsjuht, lavakujundaja jne. Aga ennekõike peitub tänapäeval projektijuhi tiitli taga konsultant, kes lähtuvalt kliendi vajadustest pakub välja erinevaid lahendusi – mis viib selleni, et projektijuht on kui stsenarist ja režissöör ühes isikus, kes kirjutab koos kliendiga loo, mida vaatajatele edastatakse. Üks mu kunagine kolleeg, Ott Sarapuu, on öelnud: «Edukas ja hästi planeeritud konverents on etendus, mis eeldab lavastamist nagu teatris või kontserdil». Seda silmas pidades püüan alati oma rolli sada protsenti täita, sest rahulolev publik on parim tagasiside hästi tehtud tööle. Kuid eduka konverentsi lavastamisel ei piisa vaid heast projektijuhist – tema töö õnnestumise võti peitub suuresti meeskonnas, kelle ta lähtudes kliendi soovidest, vajadustest ja kogemustest komplekteerib. Tulenevalt sellest on heal projektijuhil alati oma usaldusväärne koostööpartnerite meeskond ja hea läbisaamine sama ametit pidavate kolleegidega, sest suurte ja oluliste konverentside korraldamisel on vaja aeg-ajalt kaasata ka mõni teine

Foto: PEETER LANGOVITS

hea projektijuht, kellega koos edukas konverents lavastada. Meil kõigil on ühine eesmärk – teha oma kliendid õnnelikuks. Olen ka turundusspetsialist ja suhtekorraldaja, sest õnnestumiseks on vaja endast ehk juhitavast konverentsist rääkida: tuua välja tugevused esinejate, osalejate ja toetajate näol. Tänapäeval on tähtis olla kohe nähtav internetis, trüki-, sotsiaalmeedias jm. Nende uste kaudu saad astuda oma eesmärgile lähemale. Millised on need esimesed piigid, mida palgatud projektijuhina peate alatasa kõigepealt murdma, et üldse n-ö tööle asuda?

Kõik oleneb kliendi varasemast kogemusest ja uue konverentsi plaanimisel tema nägemusest – millisena ta tervikut näha soovib. Projektijuhina on minu roll küsida palju suunavaid küsimusi ja tunnetada seda tervikut, mis töö käigus detailideks lahti tuleb võtta ning kõik need detailid eraldi teemantideks lihvida, sest täiuslikkus peitub pisiasjades. Lisaks tuleb kliendile selgitusi jagada, milles minu kui tehnilise projektijuhi roll seisneb. Siinkohal on sobilik selgitada, et konverentsi projektijuhtimist saab liigitada kaheks: esiteks konverentsi korraldusettevõtted (kes toodavad ise programmi ja juhivad ka tehnilist poolt) ning teiseks professionaalsed konverentsiteenust pakkuvad ettevõtted (kes pakuvad kliendile tehnilist projektijuhtimist). Mina esindan seda teist poolt ehk pakun tehnilist projektijuhtimist ja vajadusel nõustan programmi tehnilist poolt. Üsna tihti aga püüab tellija

kONVERENTS ja seminar || 7

postimees, 17. SEPTEMBER 2013

etendus sadadele silmapaaridele projekti käigus lisada tehnilise töö teostajale ka programmilist vastutust, mis loob kohati ebamugava olukorra: kui sa ei ole vastava eriala või sektori esindaja, siis on sisulist poolt raske nõustada. Terviklik vastutus eduka konverentsi õnnestumiseks lasub siiski projektijuhil. Iga projekti juures tuleb tegeleda ka ajakavas püsimisega, sest niipea, kui kuupäevad paigas, ei ole enam varuaega – kõik konverentsi ette valmistavad tegevused peavad saama tehtud konverentsi avapäevaks. Juhul kui programmi kokkupanek viibib, lükkab see edasi ka kõik turunduslikud tegevused, sest ilma sõnumita ei saa konverentsi müüa ega turundust teha. Seega ei tohi ajakavas järeleandmisi lubada. Kuidas konverentsiprojektide tellijad teieni jõuavad – kas pigem viimases hädas või siiski ennetavalt, idee arendamise-täiendamise faasis?

Igal projektijuhil on oma loominguline käekiri, mis tellijale sobib. Kui minu tööd ja käekirja on nähtud ja sellega rahule jäädud, siis tihtipeale viib see mind edasi uute ja huvitavate projektide juurde. Kuid ainult sellele lootma jääda ei saa – nii osalen ka mi-

na vabakutselisena pakkumiskutsete saatmises, et ennast nähtavaks muuta. Küsimuse teisele poolele vastust andes saan öelda, et olen projektijuht olnud nii arendamise kui ka ülevõtmise faasis – mõlemad on põnevad. Ülevõtmise juures on teatud liiki otsused ja tegevused tehtud, nendega tuleb kohaneda, kuid pisimuudatused ja oma käekirja saab ka siis projekti õnnestumisse anda. Eestis kutsutakse suure hurraaga konverentsiks igat kohvipausiga koosviibimist – mis see õige konverents tegelikult üldse on? Millised tingimused peavad olema täidetud, et olla auga konverentsi nime vääriline?

Ametlikku definitsiooni ma siinkohal kirja panema ei hakka, sest kel huvi, saab selle ise internetiavarustest üles leida, kuid see sõna tuleneb ladina keelest conferentia/conferre ja tähendab «kokku tooma». Mina nimetaksin konverentsi erialainimeste mõtteja infovahetuse kohaks. Peamiseks eristuvaks jooneks on kindla päevakava olemasolu, mis käsitleb vaid ühte kindlat valdkonda. Konverents on oma nime vääriline siis, kui see täi-

dab ja ületab tellija ning osaleja ootused. Kas konverentsiäris on trendid, mis jõujooni ja suunda näitavad? On need pigem sisulist või tehnilist laadi?

Igas äris on omad suunanäitajad ja trendiloojad, nii ka konverentsiäris. Pigem on need tehnilist laadi, mis võimaldavad meil liita kokku maailmajaod, ilma et peaksime esinejaid/osalejaid sihtriiki kohale tooma. Sisu on sõltuvuses teemast, esinejatest ja nende lavalisest esinemisoskusest. Minu jaoks on konverents hea maastik, kus minna kaasa kõikide tehnoloogiliste uuenduste ellurakendamisega. Siinkohal on projektijuhil suur roll ja vastutus olla selle valdkonna arengusuundadega kursis, et luua eristuvus ning see ka tellijale meeldivaks ja vastuvõetavaks teha. Konverentsi planeerimisel integreeritakse võimaluse korral sisse kõik uuenduslikud tehnoloogilised vahendid ja suhtluskanalid – olgu selleks siis sotsiaalmeedia või hologramm. Samuti pole vähetähtis roheline mõtteviis ehk trükkida nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik.

Seminaripakett

al. € inimene

OTSID INSPIRATSIOONI? HÄID MÕTTEID?

TULE KUBIJALE!

Suund on pigem salvestamine ja suhtlemine «pilves» kui paberil. See annab võimaluse tagantjärele kuuldut lugeda, vaadata ja analüüsida. Arvan, et ei eksi, kui väidan, et enamasti on konverentsimaailm siiski rahvusvaheline – see tähendab, et kaasavõetava pagasi regulatsioonide tõttu on ka meil vaja edasi liikuda ning välja mõelda kergemaid ja uuenduslikumaid lahendusi materjalide edastamiseks osalejatele, mis asendaks varasemad trükised, mis kõigil kohvris ülekaalu tekitasid. Leian ise, et see on vägagi mõistlik samm. Siinjuures tuleb aga silmas pidada erinevate põlvkondade tehnoloogiliste uuenduste vastuvõtmise soovi ehk projektijuhina on äärmiselt oluline teada, kes on publik saalis. Trendiks on kujunemas ka emotsionaalse ja positiivse elamuse loomine osalejale, mis on minu juhitud projektides olnud sees juba aastaid. See tähendab inimese viie meele – nägemise, kuulmise, haistmise, maitsmise ja kompimise – puudutamist. Ja päeva lõpuks on konverents siiski äri, mille tulemuslikkust üha enam mõõdetak-

Konverentsi planeerimisel integreeritakse võimaluse korral sisse kõik uuenduslikud tehnoloogilised vahendid ja suhtluskanalid – olgu selleks siis sotsiaalmeedia või hologramm. se ning küsitakse, kui palju see loob lisandväärtust kuulajale ja tellijale. Oleme eestlaste «mis nüüd mina»laadsest tagasihoidlikkusest korduvalt kõnelnud – kuidas end konverentsil osalemiseks ette valmistada, kuidas suhelda ja suhestada?

Konverents on erialainimeste kokkusaamise koht ja kõik saab alguse siiski osalejast endast – kas oled avatud uute kontaktide ja info hankimisele ja vastuvõtmisele või mitte. Konverentsiuuringutest on tulnud välja, et väga tähtsal kohal ongi kontaktide loomine ehk inglise keeles networking. Selle soodustamiseks planeeritakse juba projekti käigus tegevusi, mis aitaks omavahel võõraid üle esimesest kohmetusest teise inimese poole pöördumisel. Näitena võin tuua bingomängu, mis

on koostatud registreerunute andmetest lähtuvalt – küsimuste koostamisel võetakse näiteks aluseks ettevõtted, kes konverentsile tulevad, ning selleks, et vastust teada saada, pead üles otsima konkreetse ettevõtte esindaja ja temaga suhtlema.

Ingrid Ermann on Estonian Business Schooli õppejõud ning erialainimeste mõtte- ja infovahetuse vabakutseline tehniline korraldaja. Ta omandas hariduse EBSis, kirjutades magistritöö konverentsikorralduse käsiraamatu teemal. Eelnevalt on Ermann töötanud Radisson Blu hotellide konverentsijuhina. Neljandat aastat järjest on ta projektijuhina kaasatud Eesti Vabariigi presidendi, Ettevõtluse Arendamise Sihtasutuse ja Margus Reinsalu algatatud Eesti sõprade rahvusvahelise kokkutuleku korraldusmeeskonda. Ta on juhtinud ka EBSi korraldatud mainekat Euroopa juhtimisteadlaste konverentsi EURAM 2011 (European Academy of Management), kus osales üle 800 juhtimisteadlase ja -praktiku rohkem kui 50 riigist.