ladus Korraldus:
Kohavalik on ürituse alus. Lk 2 Meenet kinkides kinnista emotsioon. Lk 3 Konverentsitoit olgu mitmekülgne. Lk 5 Päevajuht on oluline persoon. Lk 6
looNe ots: «isegi kui endale tundub, et teema kohta on veel palju õppida, oled sa targem kui enamik auditooriumi. ainus töö on luua mõnus keskkond, kus kuulajal on hea sinuga haakuda.» lk 4
KONVERENTSIERI
TEEMALEHT 16. SEPTEMBER 2015
2 || kONVERENTSiERi
postimees, 16. septemBeR 2015
ruumide valiK. Konverentsi või koolituse korraldamine on pikk protsess. Eriti veel, kui tegu on rahvusvahelise sündmusega. Esinejate kõrval on tähtsuselt järgmine ürituse asupaik, mis dikteerib rohkem, kui pealtnäha arvata oskamegi.
Kohavalik näitab professionaalsust Juuli laanemeTs teemalehe toimetaja
asukOhT Konverentsi korraldades on oluline juba varakult toimumise kuupäev ära otsustada. Pahatihti tuleb mitmeid kordi kõigi esinejate, ruumide rentijate ja korraldusmeeskonnaga sobivat aega otsida. Kui tegu on aga rahvusvahelise sündmusega, tuleb kuupäev kooskõlastada isegi rohkem kui pool aastat enne sündmuse toimumist. Sageli on välismaalt saabuvad lektorid nii tiheda esinemis- ja töögraafikuga, et lühem etteteatamise aeg tingib eitava vastuse. Sama võib kehtida ka kodumaise staari puhul.
Varakult teada Eriti tundlik periood, mil ruumide kasutamine tuleb juba varakult broneerida, on novembri lõpust uue aastani. Tean ettevõtteid, kes jõulupeo ruumide valiku teevad juba kevadel, et soovitud kohta kindlasti saada. Sama keerukaks võib osutuda suvel leida vaba kohta väliürituse korraldamiseks. Seega, olgu tegu kas seminari, koolituse, konverentsi või ettevõtte aastapäeva korraldamisega, määrab asupaik suuresti kogu sündmuse formaadi.
Toitlustus on nõrgem lüli Asupaika valides tuleb otsustada, kas teha üritus linnas või maal. Kui valitakse mittetraditsiooniline toimumise koht, tuleb esmalt mõelda, kuidas korraldada toitlustus. Väljaspool
hotellide konverentsikeskusi pakutakse rendiks enamjaolt ainult ruume ja toitlustus tuleb täies mahus ise juurde tellida. Olukord on lihtsam, kui läheduses leidub toitlustusettevõte, kes on valmis teenust pakkuma. Kui kohapeal sisustatud kööki pole, tuleb toitlustus tellida koos kõige vajaliku varustusega. Unustada ei maksaks nii laudlinu ja vajadusel lillekaunistust laudadele, et esinemisruumi meeleolu luua.
Tutvu ruumidega Enne sündmuse asupaiga otsuse langetamist tuleb kindlasti kohapeal ruumidega tutvuda. Ükski foto ei anna edasi tegelikku olukorda, sest ainult teie ise teate kõiki nüansse, millele peavad ruumid vastama. Ürituse toimumise päeval ei saa enam suurt midagi muuta. Esinemisruumiga tutvudes tuleb kindlasti vaadata, kas on olemas teie soovidele vastav esitlustehnika koos ekraani ja vajadusel ka võimendusega. Nende puudumisel tuleb see juurde tellida.
saates on heaks tooniks mainida asjaolu, et parkimiskoht asub hoonest kaugemal. Vajadusel tuleb lisada paikkonna kaart või link kaardirakendusest.
Garderoob olgu valvega
Vajadusel tuleb tellida stangesid juurde ning avada lisagarderoob mõnes vabas ruumis ning tellida sinna teenindavat personali. mängitakse. See kõik vähendab riski, et konverentsi hommikul näevad osalejad saalis, kuidas korraldajad käsi laiutades ringi sebivad. Esinejatega kuupäevade kooskõlastamisel on hea kohe täpsustada nende soove ja eelistusi esitlustehnikale. Nii on hilisemad arusaamatused paljuski välditavad ja esinejate soovide põhjal on hea komplekteerida vajalik tehniline valmidus. Sageli ei piisa dataprojektori tellimisest või kaasa võtmisest. Kindlasti tuleb kohapeal kontrollida, kas on olemas vaba, puhas sein, mis toimib vajadusel ekraani asemel, kontrollida tuleb isegi seda, kuhu annab projektorit seada. Ürituse hommikul on hilja pikendusjuhtmeid ja kõrgemat lauda otsida.
Telli tehnika Kui üritus eeldab helivõimendust, siis tuleb mõelda helitehniku tellimise peale, eriti kui tahetakse ürituse ajal näidata filmi või kõlaritest muusikat lasta. Konverentsikeskustes on sageli võimendus juba saali sisse ehitatud, aga ikkagi tuleks ürituse eel teha proov, kus kõik esitlusele tulevad heliformaadid ka reaalselt läbi
Parkimise võimalikkus
Eelnev proov on vajalik, muidu näevad osalejad konverentsihommikul, kuidas korraldajad käsi laiutades ringi sebivad.
Kohapeale ruumidega tutvuma minnes tuleb vaadata, kuidas on parkimine korraldatud ja kas kõigi külaliste jaoks piisavalt ruumi jagub. Hiljem kutseid
Ruumidega tutvudes veenduge, kuhu jääb garderoob, kas see on valvatav ning vajadusel tellige sinna sündmuse päeval inimesed teenindama. Garderoobis tuleb kontrollida, kas leidub piisavalt riidepuid või nagisid. Kui on tulemas suurem osalejate hulk, siis võiks juba enne mõelda, kas inimesed mahuvad garderoobis liikuma ning vajadusel tellida stangesid juurde ja avada lisagarderoob mõnes vabas ruumis.
Suunaviidad päästavad Kindlasti tuleb sündmuse toimumise hommikul varustada koridorid suunaviitadega. Kui majas on mitu välisust, tuleb viidad juba õue välja panna, et välistada asjatut otsimist ning osalejate hilinemist.
WC asukoht Teine oluline ruum, millega tuleb enne ruumivaliku tegemist tutvuda, on tualettruum. Võib juhtuda, et need on kas liiga väheste kabiinide arvuga või asuvad mittesobivas kohas. Mäletan konverentsi, kus WC-uks asus samas saalis ning sinna jõudmiseks tuli päris lava ette minna. Võib isegi arvata, et seda ruumi oli väga ebamugav kasutada. Liiga vähe tualettkabiine tingib selle, et pärast kohvipausi ei saa jätkata, sest ikka lookleb veel WC-ukse taga hiiglaslik järjekord. Ruumidega tutvudes tuleb majahaldajalt uurida kütte kohta, kas sooja saab vajadusel
juurde keerata või mitte. Talvisel hooajal on isegi mõned hotellide konverentsikeskuste ruumid väga jahedad ning mäletan paari korda, kus tuli puhur saali tuua, sest inimestel olid juba mantlid õlgadele võtnud. Konditsioneer on vajalik vähegi suuremates ruumides, sest talvel külmaga või suvel palavaga pole akende avamine ruumide õhutamiseks kuigi tark tegu.
Ära unusta tõlget Paljud konverentsid on rahvusvahelised ja vahel on vaja tellida tõlget. Järeltõlge, kus tõlk seisab esineja kõrval, teeb ettekande palju pikemaks ja kohmakaks. Sosintõlge, kus tõlk istub kuulaja kõrval, on teistele kaunikesti häiriv. Sünkroontõlge on enim eelistatud, kuid lisab mitmeid tingimusi juurde. Esiteks peab olema piisavalt vaba ruumi, et panna tõlkekabiinid saali. On esinenud juhtumeid, kus kabiinid on asunud väljaspool esinemisruume, aga siis läheb vaja keerukat monitoride ja kaamerate süsteemi, et tõlgid näeksid, mida esineja teeb ja räägib. Arvestada tuleb, et tõlgid vahetavad üksteist tõlkimise ajal välja ning ühest tõlgist kindlasti kogu päevaks ei piisa. Samas tuleb esinejatele, kelle ettekannet tõlgitakse, kindlasti südamele panna, et nad tõlkimise tarbeks räägiksid aeglasemalt ning peaksid väikeseid pausikesi. Ikka selleks, et tõlgid jõuaksid kuulajatele öeldut edasi anda. Tõlketeenus on üsna kallis ning kahju on, kui see läheb pooleldi kaduma. Kõik niisugused pealtnäha pisikesed detailid annavad sündmuse osalejatele märku korraldaja professionaalsusest.
Hea teada • Saadetaval kutsel ning hilisemal meeldetuletusel lisa juurde info parkimise kohta, kus asub parkla, kas see on tasuline ning kuidas toimub tasumine (sularahas, mobiiliga või tunnussõnaga).
• Kui garderoob asub konverentsisaalist kaugemal, pane ka see info kutsele kirja. Kõik ikka selleks, et külalised hommikul mööda maja ekseldes asjatult aega ei kulutaks.
• Kui juhtub muutuma välja kuulutatud ürituse koht või aeg, on hea registreerunud osalistele üle helistada, sest e-postiga saadetud teavitust ei pruugi paljud lugeda ning hiljem ekslevad ürituse toimumise ajal nii mõnedki osalejad vales kohas.
KONVERENTSIERI Teemalehe toimetaja Juuli Laanemets, juuli.laanemets@postimees.ee, tel 666 2194 Projektijuht: Eve Kruuse, eve.kruuse@postimees.ee, tel 666 2383 Reklaamitoimetaja: Anneli Teppo, anneli.teppo@postimees.ee, tel 666 2329 Kujundaja/küljendaja: Anna Budanova Väljaandja: AS Postimees, Maakri 23a, Tallinn Trükk: Kroonpress AS
kONVERENTSiERi || 3
postimees, 16. septemBeR 2015
KiNgitus. Inimkonna ajalugu on tihedalt seotud kingituste ja kinkimise etiketiga. Seda tehakse kas anni, kaupade vahetuse, vara loovutamise või heategevuse vormis.
Kingitust valides ole loominguline aGO kuRG Reklaamikink tegevjuht
FiRma meene Kui Mali kuningas Mansa Musa aastal 1324 kaheaastasele palverännakule Mekasse siirdus, võttis ta teele ettejäävate riikide valitsejate tarbeks niipalju kingitusi (millest suurem osa oli kuld) kaasa, et tema reisi kestel Egiptuses kulla hind langes. Vastutasuks saavutas ta teed läbivate ning ka piirnevate riikidega väga tihedad kultuurija majandussidemed ning kontinendi rikkama riigi staatuse. Miks üldse kingitusi tehakse? Ajalugu jälgides saame teada, et kingituste tegemist (vahetust) peeti eelkõige investeeringuks tulevikku, tagamaks garantiid ellujäämiseks, isikliku elu või ühiskonna arenguks. Perekonnad, hõimud, erinevad rahvad tegid vahendajate kaudu üksteisele kingitusi, et end tugevdada ja sõlmida üksteisega koostööleppeid. Selleks võisid olla ka kohtumistel vahetatavad viisakused, riitused, sõjaväelised teened, peod jne. Muistsed hõimud vahetasid omavahel kohtudes esemeid, mida teisel osapoolel ei olnud või oli neid raske hankida. Ran-
narahvas kinkis merega seotud tooteid (pärleid, kalatooteid), metsarahvas metsast saadavat (puidust esemeid, liha, nahku). Vastukingituse mittetegemist peeti lugupidamatuse avalduseks ja tihtipeale tähendas see algavaid tapatalguid. Tänapäeval on kingituste eesmärk jäänud laias laastus samaks. Kingitust tehes üritame näidata oma suuremeelsust, tugevdada isiklikku autoriteeti ja tekitada alateadlikult vastaspoolele moraalse kohustuse teha vastukink. Kogu protsessi võime nimetada nii:
• ANDA • VASTU VÕTTA • HÜVITADA Õnneks on levinud arusaam, et need, kellele ühel päeval antakse, annavad ise järgmisel korral. Andmist ei piirata ainult vastukingi tegemisega kinkijale, sest andmine võib olla hoopis omakorda suunatud neile, kes seda enam vajavad. Oluline on pigem, et andmine ja kinkimine oleks mõtteviisi väljendus – märk lahkusest ja märkamisest. Kuigi kingituste tegemine näib olevat vabatahtlik, on
Vastukingituse mittetegemist peeti lugupidamatuse avalduseks ja tihtipeale tähendas see algavaid tapatalguid.
nad enamikul juhtudel tavadega seoses kohustuslikud. Näiteks on kombeks erinevate organisatsioonide esmakohtumisel kinkida organisatsiooni esindav sümbol. Erinevad sõjaväeosad või tudengikorporatsioonid kingivad oma vapi vastuvõtja seinale. Pulmakingituse tegemine, mille heldust peetakse mõnel pool tavast lähtudes isegi noorpaari tulevase viljakuse tagatiseks. Tänapäeval, kus asjade üleküllus tihtipeale neist enam rõõmu ei lase tunda, on muutunud järjest tähtsamaks kingitusega kaasnev emotsioon ja selle sidumine antava esemega. Lisatava emotsiooniga saab täiendada või võimendada ka esemele trükitud sõnumi sisu. Kui lähen konverentsile, on mul saabudes väga mugav saada märkmete tegemiseks korralik mapp koos kirjutusvahendiga, mälupulk konverentsimaterjaliga või mõni kergelt kaasavõetav tarbeese, millele trükitud logo või kontaktide järgi saan hiljem edasist infot otsida. Kui korraldate väliüritust, kus on tõenäosus jääda vihma kätte või kukkuda vette ning plaanis hilisem saunakülastus, siis sobib külalistele kinkida vihmavari või saunatarbeid: plätud, käterätt, pesuvahendite komplekt. Seega, kes otsib tänapäeval kingitusi kas reklaamikampaania, firmameene või personaal-
se sündmuse tarbeks, peab selle valimisel lähenema järjest loomingulisemalt. Enam ei piisa asja lihtsast üleandmisest, kokku tuleb siduda sündmus, selle eesmärk, pakend, toode ja ka üleandja ning vastuvõtja. Kui palju raha kulutada meenete hankimise peale, sõltub igaühe võimalustest ning soovidest. Saame kingituse hinda emotsionaalset tõsta ja kinnistada, lisades juurde mõne tegevuse, loo või südamliku pöördumise. Meenete tegemise käigus tuleb jälgida nende kvaliteeti. Ükskõik, kui ilusaid laule sa nende kinkimise kõrvale laulad ja milliseid hõrgutisi sinna juurde pakud – kui ikka kingitus üsna pea ära laguneb, siis võib see solvata kingi saajat ning kui te sellele kohe reageerida ei jõua, teeb see kasu asemel kahju. Kuigi ka niisugustest apsudest on võimalik piisava huumorimeele korral tekitada sündmus, mis jääb meelde ning muudab kõik positiivseks. Kokkuvõttes, parim kink igas olukorras ja igal üritusel on soe pilk ja naeratus. Kõik muu sinna kõrvale täiendab seda. Äri ei tee ning omavahel ei suhtle ettevõtted, vaid inimesed. Kui korraldad üritust ning märkad mõnel külastajal nohust nina, siis parim kink temale on ägeda kalli firmalogoga pastaka asemel hoopis väike odav pakk taskurätte. Märgake inimesi ja situatsioone enda kõrval!
Märkidele kantav tekst võib olla nii meeleolu loov Foto SANNA SÄREKANNo, kui ühtsustunnet tõstev. REKLAAMIKINK oÜ
4 || kONVERENTSiERi
postimees, 16. septemBeR 2015
Kogemused aitavad. Aeg-ajalt peame olema valmis tööalaselt esinema, olgu see siis kõne või ettekanne. Eesmärgiga või ettevõtet ning anda edasi teadmisi. Eduka esinemise tagab põhitõdede kasutamine ning kasvav kogemustepagas.
Avalik esinemine – Täht tähtede lOOne OTs
PhD, eesti filoloog, näitekirjanik ja koolitaja
suhTlemine Sa oled väga tark. Sul on nii palju, mida jagada. Täna on sinu pidupäev. Astud lavale rahva ette ja oled hele täht. Pärast, kohvipausi ajal, tullakse sind õnnitlema ja pakkuma uusi mõtteid, mida sinu jutt on äratanud. Sul on igati põhjust endas kindel olla. Miks sa siis muretsed? On võrratuid eksperte, kes kirjutavad paremini kui räägivad. Aga isegi nemad võivad oma eelistust lihtsate võtetega varjata, nagu varjame hästi valitud riietusega üht või teist ebakohta oma kehal. Sinu tarkus ja eneseusk on su edu A ja O. Isegi kui endale tundub, et sul on teema kohta veel palju õppida, oled sa targem kui enamik auditooriumi. Su ainus töö on luua mõnus keskkond, kus kuulajal on hea sinuga haakuda, ja siis oma sõnum hästi esitada.
Mugav universium Kui su jutt kõlab suurel konverentsil, on ruum tavapärane: pult, projektor ja arvuti. Puldi taha pugedes jätad end puidu varju ning aheldad ainult ühte kohta. Laval publikuga vastamisi seistes püüa loobuda statiiviga häälekõvendajast. Kui võimalik, võta mikrofon kätte. Jälgi, et su hääl oleks kogu aeg mikrofonis kuulda. Väiksemas ruumis räägi oma häälega. See mõjub paremini – tingimusel, et kõik kuulevad. Kui oled ainus esineja, võid ruumi muuta. Vaata, et keegi ei jääks sinust liiga kaugele. Pikas ja kitsas saalis tõsta võimaluse
korral toolid ümber põikikaareks ja ole ise selle keskel. Kui tehnika paigutus seda ei luba, tee ümarlaud. Kui seegi on võimatu, loo «kalasaba»: säti lauad V-tähena ja jää ise selle keskele. Igal juhul püüa loobuda «nina vastu lina» põhimõttest. Kontrolli, et tehnika oleks laitmatus korras, failid juba avatud ja kõik pistikud alati vooluvõrgus. Ka suured tähed võivad langeda, kui arvuti keset esinemist sureb ja sa kulutad mitu väärt minutit, et seinalt pistik leida ja masin uuesti käivitada. Kui vajad internetti, kontrolli enne, kas see töötab ja kas levi on piisav. Lülita telefon välja – sinu esinemise aeg kuulub su kuulajaile.
Ka su ümber on Tähed Austa publikut ja arvesta nendega. Kaasa neid ning loo hea õhkkond. Tervita ja ütle, et sul on hea meel just nendele esineda. Küsi alguses mõni lihtsa vastusega jah-ei küsimus. Teine nipp on pakkuda uus ja põrutav teave, mida keegi ei tea või sinult ei oota. Võid tutvustada kaht pealtnäha täiesti erinevat juhtumit ja siis need siduda. Publikul peab olema algusest peale huvitav. Valmista ette rohkem näitmaterjali, kui kasutad. Parem jäägu asju üle kui puudu.
Tee slaidiesitlus hõlpsalt jälgitavaks. Ära paiguta slaidile üle kuue rea ja ritta üle nelja sõna. Näita märksõnu, mitte tüsedaid tekstilõike. Jälgi miimikat ja kehakeelt. Kui märkad, et tähelepanu kipub veelgi hajuma, räägi nali või hea lugu. Kaasa kuulajaid, esitades küsimusi. Sisukas küsimus on avatud – väldi sõna «Kas …?»
Oota vastuseid ja kiida neid. Isegi väga vale vastuse esitaja väärib pai, sest julges oma seisukohta väljendada. Luba endale vastu rääkida ja põhjenda, miks sinu seisukoht on õige. Jäta kindlasti aega küsimuste jaoks. Kui sulle tundub, et kuulajad on väga väsinud, paku lõõgastav moment. Tee nalja, näita videot, kuuluta välja kas või kolme minuti vaheaeg. Too nad teema juurde tagasi, küsides näiteks: «Mida teie teeksite, kui …? Igaüks mõtleb sellele ühe minuti. Siis vestleme. Läks!» Ole ette kindel, et ei räägi üle aja. See võib häirida kuulajaid (sa näed, kui nad vaatavad kella) ja on lugupidamatu nii moderaatori kui ka teiste esinejate suhtes. See kehtib ka vaheaegade kohta. Need peaks algama päevakavas lubatud ajal.
Tee slaidiesitlus hõlpsalt jälgitavaks. Ära paiguta slaidile üle kuue rea ja ritta üle nelja sõna. Näita märksõnu, mitte tüsedaid tekstilõike. Hoia kuulajate tähelepanu, näidates kolme-nelja slaidi järel graafikut või pilti. Loeb sinu jutt – ära loe seda maha. Ideaalis oled ettekande kirja pannud, aga räägid seda peast.
Udukogude hajutamine Juhtub, et rühma satub norija või edvik, kes soovib sinu täherolli endale krabada. Huumor ja naeratus on sinu relvad. Kiusakatele küsimustele vasta algusega: «See on väga hea küsimus. Seda tasub ühiselt arutada. (publikule) Mida teie arvate?» Nüüd on auditoorium sinu paadis. Lisaks oled oma repliigi ajal saanud mõelda, mida vas-
tata. Kui keegi soovib pidada sinuga dialoogi, viita ajale (sa pead ju lubatud materjali läbi võtma või teema lõpuni avama) ja ära talle rohkem sõna anna. Luba temaga vestelda vaheajal. Teistel ei ole huvitav, kui üks on eelisseisundis ja saab volilt rääkida. Ära riku võrdse kohtlemise põhimõtet. Kui kommenteerijal on õigus või ta pakub uue huvitava nurga, täna teda siiralt. Tänu temale oled sa targemaks saanud. Õppida ei ole häbi. Muidugi täna kuulajaid ettekande lõpus. Lisaks slaididele mapi vahel anna neile koju kaasa kirjandust edasi lugemiseks või paar hüva tsitaati sinu käsitletud teemal. Nüüd mine ja premeeri ennast edu eest. Ole kindel, et sind oodatakse varsti tagasi.
Staažikas päevajuht Märt Treier kasutab peopesad ülesse käteliigutust, et kaasata publikut arutelule. Foto: ARVEt MÄGI / VIRUMAA tEAtAJA
kONVERENTSieri || 5
postimees, 16. SEPTEMBER 2015
Kuula eksperte. Üritust korraldades on mõnikord tarvis tellida lava, telki, piirdeaeda või amfiteatrina laskuvaid istekohti. Hooajaga arvestades võib lisanduda kulusid, millest sündmuse eelarvet tehes polnud aimugi.
esindada oma seisukohti
ees Kasulikke näpunäiteid Rüht. Laua taga töötaja kipub kühmu hoidma. Püüa vaadata publikut ülalt alla. Mitte ülbelt, vaid veidi lõuga tõstes. Ära kössita mikrofoni kohal, seisa sirgelt ja tõsta abivahend suu juurde. Isegi elukutselistel sõduritel on raske seista vahis paarkümmend minutit järjest. Sellepärast kipuvad lektoridki seistes kiikuma, tammuma või tippima. Püsi paigal, kuni tahad päriselt kohta vahetada. Tasakaalu aitavad hoida mõõdukad liigutused. Kui seista on raske, kujutle selja taha post. Toetu rahulikult «postile» – ja see toimib! Liikumine. Kui liigud, siis tee seda nähtavalt. Koha vahetus hoiab kuulajate tähelepanu. Räägi osa juttu keskel ja kulge siis näiteks paremale. Peatu seal, räägi sealt mõni aeg. Mine vasakule ja korda stseeni. Kaasa iga liikumisega küsimus, selgitus, naeratus, nii et publiku äärealad saaksid signaali, kui vahva on sinuga töötada. Kuulajatel ei tohi tekkida tunnet, et sa mängid ainult keskväravasse. Liigutused. Ole avatud. Ära ole seotud kätega suletud poosis. Ära suru ka mikrofoni käega vastu rinda. Jäta käsi kehast eemale. Žestikuleerides näita publikule peopesi – seegi annab signaali avatusest. Viipa küsimusi küsides. Ära keera selga. Slaide kommenteerides jää kehaga publiku poole ja liiguta kursorit ekraanipoolse käega. Nägu. Vaata rääkides julgelt silma, naerata. Otsi publikust keni inimesi, kellele üks või teine lause adresseerida. Pane nad vastu naeratama. Püüa luua mulje, et näed igaüht üksikult, et su lause on suunatud just «temale». Su kuulajad on ju nii vaimustavad! Hääl. Kui hääl on kinni, hõõru enne esinemist salakohas käsi vastamisi, kuni pihud lähevad tuliseks. Avastad, et su hääl on nüüd ilusti lahti. Madalam hääl väsitab lektorit vähem. Kui loed paberilt maha, hoia paber allpool suud ja väljapoole kaldu. Siis moodustab paber ekraani ja su hääl kõlab kaugemale. Pane tähele – kui sa rääkides naeratad, kumab see su hääles ja peegeldub kuulajailt tagasi. Kingad, riided ja muu. Sinu jutu kvaliteedi määravad kingad. Vali kõige mugavamad jalatsid, millega võid rahulikult pikka aega seista ja kergelt kõndida. Ära kunagi pane jalga uhiuusi kingi. Daamina loobu keerukatest mustritest ja lehvi-satsi-rüüsi moest. Nii joonistud sa ise selgemini välja. Ära luba riietusel oma isikut varjata. Ära liialda ehete, kaubamärkide ega kosmeetikaga. Austa oma publikut ja väldi liiga maalähedast olekut, olgu see kui tahes mugav. Ole lihtne, aga väärikas. Auditooriumil on aega sind vaadata ja hinnata. Kui oled väga erandlik, siis tunnevad teised end ebamugavalt ning jälgides su ettekande sisu, mõtlevad nad, miks sul nii palju kulda küljes on või kas sul tõesti pole teist riietust kui lohvakas kampsun ja pleekinud teksased. Kui oled daam ja pead kasutama reväärimikrofoni, loobu kleidist. Seeliku või pükste külge on palju mugavam mikrofoni pulti kinnitada. Allikas: Loone Ots
Lava ja tehnika ehitamisel tuleb varuda piisavalt aega, et montaažitööd lõpeksid õigeaegselt.
Foto: LIIS TREIMANN /POSTIMEES
Lava tellimine ei piirdu üksnes lavaga Juuli Laanemets teemalehe toimetaja
Tehnika Esinemislavade rendifirma esindaja Juhan Jürlau sõnul loeb palju, mis hooajal üritus toimub, kas telgis vajatakse kütet või mitte. Valgustus on samuti väga oluline, olles sageli show osa. Kui on kogupäevaüritus, siis tuleb mõelda ka üldvalgustusele, sest päevavalgusele ei saa loota. «Peamine viga, mis üritust korraldades tehakse, on püüe absoluutselt kõige pealt kokku hoida. Näiteks põranda ehituselt, aga pole võimalik hoida kokku põrandaplaatide ja prusside arvelt,» ütles Jürlau. Siseruumides toimuvat üri-
tust korraldades võiks alati kaaluda lava ehitamist. «Lava võiks olla igas ruumis, et tagumistes ridades olevad kuulajad ka näeksid ees toimuvat. Madalamad lavad algavad 20 cm kõrgustest ja võivad olla kuni mitme meetri kõrgusel. Õuealal asuv lava vajab varikatuse olemasolu nii esinemistehnika kui esinejate kaitseks ilmastiku eest,» selgitas Jürlau. «Arvan, et saali paigaldatud otseülekandeekraan ei asendada lava, sest ürituse osalejal on oluline näha korraga kõike laval toimuvat. Nii ekraanilt sündmust vaadates võime ju kodus telekat vaadata.» Pea kolmveerand aastast tuleb telkides juurde tellida lisasoojendus, pakutakse nii elektri-, gaasi- kui diislipõhiseid lahendusi. Kindlasti tuleb järgida ohutusnõudeid, et gaasisoojendi, mis põleb lahtise leegiga ja tekitab enda ümber kuumust, ei sulataks ega süütaks ümbritsevat põ-
Tegevused, millelt ei tohiks raha kokku hoida • Liiga väike turvameeskond. • Piiratud koristusmeeskond, kes ei suuda tagada elementaarset puhtust. • Liiga väike telk, kuhu inimesed kõik ära ei mahu – arvesta, kas inimesed peavad laudade taga istuma ja näiteks ka tantsima. • Liiga väike lava, artist ning tehnika ei mahu hästi ära. • Ürituse turundus, info peaks jõudma sihtgrupini piisava etteteatamise ajaga. • Kütteelemendid unustatakse sageli organiseerida. • Vabaajaüritustel unustatakse artistidele soojakute tellimine, kus neil oleks võimalik end pesta ja grimmi teha.
lema. Jürlau sõnul tuleb mööbli tellimisel arvestada publiku vajadusega, isegi vabaajaüritustel on vanematel inimestel tarvis istuda, kontsertidest ja teatrietendusest rääkimata, ja leidub neidki, kelle tervis vajab säästmist. «Vabaajaüritusel tuleks arvestada ilmastikukindlate istumistoolidega, mitte kasutada
banketitoole, mis saavad rikutud,» tõdes Jürlau. «Nõuannete mittekuulamine ongi sagedasti ettevõtmise ebaõnnestumise põhjusteks. Küsitakse küll pakkumist, aga eelnevalt on juba eelarve kinnitatud. Turuhindu pole endale selgeks tehtud ja nii juhtubki, et rahapuudus pärsib paljusid tegevusi.»
6 || kONVERENTSiERi
postimees, 16. septemBeR 2015
ÕHtuJuHt. Aastaid meelelahutusmaailmas tegutsenud artur raidmetsa sõnul peab õhtujuhtimiseks olema inimesel rida omadusi, ent tähtsaim neist on töökogemus, siis suudab õhtujuht tunnetada publiku meeleolu ja vajadusi ning ootamatuste korral improviseerida.
Õhtu juhtimine on kui köielkõndimine Millal nalja teha? Juuli laanemeTs teemalehe toimetaja
eeskaVa Raidmets lausus, et nii, nagu pole kaht ühesugust publikut ja üritust, nii pole kaht ühesugust õhtujuhti. «Kogenud õhtujuhti iseloomustab eelkõige improvisatsioonivõime. Algul paned koos tellijaga kokku õhtu kava, aga võid mürki võtta, et õhtul on olukord hoopis erinev sellest, mis sai välja mõeldud.»
Ajakava «Ajakava ei tehta selleks, et see kell juhtuks see asi, vaid ajakava annab ürituse sees raami ja tegevuse mõõtme, millega õhtust sündmust sisustada. Ehk kui paralleele tuua koristamisega, siis ka siin on teatav tegevuste järjekord. Põranda pesemisele eelneb pühkimine ja ruumide koristus,» kirjeldas Raidmets. «Publik käitub alati erinevalt, on juhuseid, kus ajakava on nii ummikus, et tuleb osad tegevused ära jätta. Muidugi ei puuduta see esinejaid, nende etteasted tuleb alati kavva jätta ning äärmisel vajadusel kärpida etteaste pikkust.»
Raidmets selgitas, et üks asi on kavas loogiliselt püsida, teine oskus tuleb aga läbi kogemuse – see on publiku meelsuse tajumine ehk päevajuhi taktitunne. «On vahe, kas teed firma talveüritust, kus tuleb baaris kas või hääl ära karjuda või teed ülikooli vilistlaste balli. Õhtujuht on alati näitleja, ta sooritab rolli, mis sõltub olustikust. Vaatad publiku reaktsioonist, milline toon ja nali ei tööta,» sõnas Raidmets. Tema sõnul on naljade rääkimine kinnisel peol või firmaüritusel väga libe teema. «Võid küll nalja rääkida, aga kui nad selle üle ei naera? Mitte mingil juhul ei maksa teha päevapoliitilisi nalju, nagu ka seksistlikke nalju ja naerda usuliste teemade üle. Seepärast kasutan väga palju ekraani ja pilti, mis ei kohusta tingimata kaasa lööma, vaid laseb soovi korral kaasvestlejaga juttu rääkida. Olen märganud, et alati töötab retro, kõik muhelevad, kui tuleb teemaks näiteks, kas teadsite, et 50 aastat tagasi oli see ja see?»
Mida õhtujuhti tellides teada? «Kindlasti tuleb õhtujuhiga eelnevalt kokku saada, parem
«Õhtujuht peab olema abistaja, julgustaja nendele inimestele, kes igapäevaselt ei puutu kokku lavalise tegevuse või avaliku esinemisega.» Artur Raidmets
veel, kui kohtud mitme õhtujuhiga. Pole vaja uskuda ainult CVsid või kollases meedias üles kergitatud mainet, sest inimene ei pruugi üritust välja vedada. Olenemata sündmuse suurusest ja formaadist minge alati päevajuhiga kohale ja soovitavalt kohtuge koos maja esindajaga ning veenduge, kas asjad on ja ruumid on sellised, nagu reklaamides lubatud. Vaadake, kus liiguvad toitlustajad, kuidas sisenevad ruumi hilinejad,» kõneles Raidmets. Õhtujuht peab olema väga hea diplomaat, võivad tekkida valearusaamad nii tellija kui esinejate vahel. Võib tekkida n-ö «tulekahju kustutamise» vajadus. Näiteks, kui nimekas esineja on ikka veel saabumata, on õhtujuhil varuks mitu nalja rääkida. Ta peab olema abistaja, julgustaja nendele inimestele, kes igapäevaselt ei puutu kokku lavalise tegevuse või avaliku esinemisega. Näiteks julgustama firma juhti esinemisel – lausa sinnani välja, et teeb laval juhiga intervjuu vormis ära tolle kõne. Teine äärmus on Raidmetsa sõnul väga pika jutuga esinejad. «Siis tuleb väga viisakalt märku anda, et aeg on teha väi-
ke paus ning jätkata õhtul hiljem, reeglina seda hilisemat esinemist enam vaja pole läinud,» muheles Raidmets. «Õhtujuht peab olema paksu naha ehk kõrge valulävega – nagu näitleja ei näita välja oma valu või kuidas tal päev on läinud, see on meie amet. Reeglina arvatakse, et õhtujuht on pannud kokku kogu õhtu kava ja kutsunud esinejad, «sa oled ju sellega seotud», seetõttu tuleb publiku niisuguse arvamisega arvestada. Üsna tihti küsitakse minu käest, kuhu jääb praad, seega ka köögi eest tuleb osata vastata.»
Mida eeskava kokku pannes arvestada? Raidmetsa sõnul teevad kliendid selle vea, et tellivad esinejaid isiklikust kogemusest lähtudes. «Sageli algab tellimine jutuga «ükskord ma nägin või kuulsin seda esinejat», kuid tema on ju ainult üks inimene kogu publikust. Õigupoolest tuleks mõelda, millised inimesed kuulajate hulgas istuvad ja mis või kes võiks neid esinejate poolelt huvitada. Sama võib öelda, et peadirektorile meeldib see või too esineja,» ütles Raidmets. «Rusikareegel esinejaid tellides on, et üle kolme erineva eeskavaga pole mõtet publikut tappa, ol-
gu nad nii huvitavad kui tahes. Üritustel, mis pole ei etendused ega kontserdid, soovitan panna esinemise ajapiiri, maksimum 20–30 minutit. Inimesed soovivad vahepeal suhelda ja ringi jalutada.» Hea õhtujuhti tugevus tuleb sellises olukorras välja, kui juhtub mitte saabuma välja kuulutatud esineja. «Siis peab päevajuht olema valmis üritust päästma. Olen ikka öelnud, et asi, mis alati õhtu päästab, on kas õhtujuht või taustamuusika,» muigas Raidmets. «Õhtujuht peab olema mees nagu orkester, see on kinnistust leidnud klassika. Mitte kunagi ei saa loota, et inimesed saalist teevad ära sinu töö, sul on alati vedaja roll. Kui palun inimestel mängudes kaasa lüüa, siis võivad osalejad hoopis keelduda, näiteks, kui palun tulla kümnekesi ja teha lavaline pilt metsloomadest – ega nad pole lavakunstikooli sisseastumiskatsetel. Kui tahad, et inimesed arvaksid ära mõistatusi või vanasõnu, siis ütle alati esimene pool ette ja teist poolt ei pruugigi saalist kõlada, siis pead ise vastama,» tõdes ta lõpetuseks. Artur Raidmets oli omaaegse retrobändi Modern Fox laulja ja konferansjee.
kONVERENTSiERi || 7
postimees, 16. septemBeR 2015
valiKu roHKus. Radissoni hotelligruppi kuuluva Meritoni peakokk ragmar Haabma kõneles, et toitlustuse tellimisel tuleb alustuseks selgeks teha, kui pikk on planeeritav üritus. Sündmuse kestvusest sõltub, kuidas jaotada ürituse toitlustuskava.
Mitmekesine menüüvalik annab sööjale vabaduse Juuli laanemeTs teemalehe toimetaja
TOiTlusTus «Kestvust teades tuleb veel vaadata, kas on tegemist varajase kogunemisega või mitmepäevase sündmusega. Näiteks kogu päeva kestva ürituse puhul tasuks tellida alustuseks hommikusöök,» selgitas Haabma. «Meie kohalike konverentsikorraldajate suur miinus ongi, et mängitakse ühe suure lõuna peale, samas kui võiks toitlustuse jaotada mitmeks kohvipausiks. Kohalik klient on kinni traditsioonilises mustris: kohvipaus, lõuna ja jälle kohvipaus. Kohvipauside tihedam planeerimine aitab päeva väiksemateks osadeks jagada ning inimesi keskkonnast vahepeal välja tuua. Nii pole inimene seotud ainult raske lõuna seedimise ja rammestusega, vaid on võimeline kogu pika päeva koolitusel kaasa töötama.»
Haabma sõnul võib lõuna ajal pakkuda lihtsalt toekamat kohvipausi. «Alati ei pea olema selleks bufeelõuna, näiteks sobib õhtul üritust lõpetama pidulikum õhtusöök.» Toiduvalikus mängivad rolli inimeste kõikvõimalikud allergiad. Iseäranis tuleb sellega arvestada, kui on tegemist rahvusvahelise konverentsi publikuga, neil esineb toidutalumatust rohkem. «Toorainevalikul tuleb arvestada, et valik oleks suurem, mitte nagu praegu, kus lähtutakse odavamast hinnapaketist, toiduvalik on väiksem ja loodetakse, et kliendid söövad kiiremini. Koolitaja peab teadma, mis segmendiga tal tegemist on, näiteks tuleb 80 meest koolitusele, aga meie seda ei tea ning pakume põhiroaks tradit-
Oluline on roogadele lisada toidumärgised – meil on täiesti igapäevane asi, et hommikusöögi ajal on võileibadel märge, et mis on gluteeni- ja laktoosivaba leib ja mis mitte.
sioonilist liha ja kala valikut. Kohaletulnud inimesed söövad ära ainult liha ja kala peaaegu keegi ei puutu. Sellisel juhul on hea pakkuda toitu portsioneeritult,» rääkis Haabma. «Sündmuste menüüsid koostades mõtleme juba eos, et oleks eraldi gluteeni- ja laktoosivabad toidud ja kindlasti arvestame taimetoidusooviga. Näiteks on eriti populaarne energiapaus, kus pakume smuutit. Me ei saa valmistada laktoosi sisaldavat jooki, sest 150 inimese hulgast on erinõudega inimest raske üles leida. Samamoodi arvestame pirukapausil gluteenitalumatusega. Oluline on roogadele lisada toidumärgised – meil on täiesti igapäevane asi, et hommikusöögi ajal on võileibadel märge, et mis on gluteeni- ja laktoosivaba leib ja mis mitte,» tutvustas Haabma. Toitlustust tellides peab korraldaja arvestama, et toidutalumatus on sööja jaoks tähtis teema. Jälgida tuleb ka külastajate keeleoskust ning rahvusvahelise seltskonna jaoks ei pruugi piisata, kui selgitused on pandud vaid inglise keelde.
Haabma sõnul tehakse toidumenüü tellimisel suured vead üle- ja alakalkuleerimisega ning söögipausidele arvestatud aja pikkustega. «Väga raske on enam kui saja inimese toitlustamisel poole tunniga bufeelõunat pakkuda, käib ainult üks tormamine. Kui räägime toidukogustest, siis lihtne lõuna sisaldab inimese kohta 800–1000 grammi toitu, pikematel üritustel tuleb arvestada isegi 1300 grammiga. Samas paneb suurem toiduvalik inimest rohkem valima ja söömisele tuleb enam aega planeerida. Toitlustuskohtade ehk liinide arv tuleks juba toidu tellimisel kokku leppida, eriti just suurte gruppide korral varieerub see vastavalt toidukogusele.
Ülekalkuleerimine saabub näiteks siis, kui klient nõuab rohkelt bufeelaudu, arvestamata lõunapausi pikkust. Samas, kui pakutakse õhtusööki, on inimestel aega toitu nautida ning siis ei jää peaaegu kunagi mida üle,» selgitas Haabma. Desserdiga ei tasu üle pingutada ja paisutada valikut väga rohkeks, pigem tuleks alati arvestada värskete puuviljadega ja võimalusel kasutada toorainet sisaldavat magusainet, näiteks viinamarja ja arbuusi. Väga magusat šokolaadikooki pole mõtet inimese kohta üle 100 grammi arvestada, ei ole ju tarvis, et magus suutäis käiks suus ringi. Kõrvale tuleb siis kindlasti pakkuda midagi värsket, näiteks puuviljasalatit.
Meritoni peakokk Ragmar Haabma teab, et õnnestunud peolaua reegel on: konsulteeri peakoka või asjatundjaga. Samas ei tohiks unustada aina enam levivat toidutalumatust, see dikteerib suuresti pakutava toiduvaliku mitmekesisuse. Foto: ALBERt tRUUVÄÄRt