Konverentsieri 160916 PM

ROHKEM MÄNGULUSTI:

Konverentside korraldamise ABC Lk 2–3 Tõlk on meeskonna liige Lk 5 Konverents on meelelahutus Lk 6 Mängud aitavad liita meeskonda Lk 7

KONVERENTSIERI

PILLE ISAT: Inimestele on oluline olla kuuldud ja mõistetud Lk 6

TEEMALEHT 16. SEPTEMBER 2016

2 || kONVERENTSieri

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

KAASA SPETSIALISTE! Martin Kivimäe on viimased neli aastat korraldanud konverentse ning koolitusi logistika- ja Rohkest kogemustepagasist ajendatuna pani Kivimäe kirja pea 50 soovitust, et planeeritav sündmus õnnestuks täies

Konverentsi korraldades jälgi mitut Korraldus Martin Kivimäe

Value Links OÜ tegevjuht

E

nne sündmuse korraldamist on vajalik endale esitada mõned olulised küsimused, millele vastamine toob eesmärgid selgemini välja ja aitab hoida fookust paigal.

Leitud vastused annavad korraldajale aimu, kas ja keda on vaja kaasata koostööpartneriks või lisajõuna ürituse läbiviimiseks. Korraldusmeeskond võib sündmuse formaadist tulenevalt olla mõneliikmeline või terve toatäis inimesi. Iga üritus vajab sisuloomeks produtsenti, päevajuhti ja inimest, kes haldab kogu projekti. Lisaks tuleb lahendada toitlustusega seotud küsimused ja leida inimesed, kes moodustavad konverentsi toetustiimi. Samuti tuleb mõelda, milline on konverentsi tehniline tugi.

Ideede genereerimine Kutsu kokku valdkonna arvamusliidrid ja otsustajad – mida rohkem erinevaid vaatenurki, seda parema tulemuse ideede genereerimisel saame. Veel tasuks mõelda, kas vahepeal on tehtud teemaga sobituvaid uuringuid,

MÕTTEKOHT • Kes on sihtgrupp, kellele soovid üritust korraldada?

• Mis on ürituse eesmärk ja missugust sõnumit soovid edasi anda?

• Milline on ürituse soovitud tulemus – missugused sõnumid peaksid osalejatele meelde jääma?

mis võiksid olla osalejatele huvipakkuvad.

Konverentsi kava kokkuseadmisel tuleb mõelda paljudele küsimustele. Kes võiks olla konverentsi peaesinejaks? Kes käsitleks konverentsil teemakohast «suurt pilti»? Mis on kõige päevakajalisemad valdkonnateemad, mis puudutavad sinu sihtgruppi? Selleks võivad olla uued tooted, trendid, seadusandlus jne. Hea on teada, kes on kõige pädevamad arvamusliidrid ja päevakajaliste teemade eestkõnelejad.

Konverentsil on peale teoreetiliste teemade käsitluse hea lisada «vürtsi» praktikutelt. Neilt saab kuulda, millised on valdkonna parimad kogemuslood ja nõuanded, kellelt oleks kuulajatel võimalik õppida. Kui ürituse eelarve võimaldab, tasuks kodumaistele esinejatele lisaks kutsuda praktikuid välismaalt.

Kui konverents pakub palju erinevaid vaatepunkte ja soovitakse leida vastuseid erinevatele küsimustele, siis on hea moodustada arutlusring, kuhu saab kaasata eksperte ja arvamusliidreid.

Juhul kui kõiki vajalikke esinejaid ei õnnestu ajafaktori tõttu üritusele kaasata, kasuta videoülesvõtet ning valmista kuulajatele ettekanne videoesinemisena. Lisaks ettekannetele ja arutlusringidele loovad vaheldusrikkust interaktiivsed lahendused.

Näiteks saab osalejaid paremini kaasata, tekitades grupidiskussioone, kus gruppidele antakse lähteülesanne ning pärast mõningast arutelu saavad kõik grupid tutvustada oma lahendusi.

Või hoopiski anda osalejatele viis minutit vaba aega, et nood saaksid tutvuda endast paremal või vasemal istuva inimesega – võite kindel olla, et juttu jätkub kauemaks, moderaatori kohus oleks üksnes õigel ajal sekkuda. Osale-

jate seisukohtadest ülevaate saamiseks annab kõige parema tulemuse hääletuse läbiviimine, kus saab paluda osalejatel poolt või vastu kätt tõstes märku anda.

Spetsiifilisemate ja anonüümsust nõudvate hääletuste puhul saab korraldada koostöös telekomifirmadega ka mobiilihääletusi.

Päevakava koostamine Vaata, millised ideed on kokku kogunenud. Analüüsi, kas nendest ideedest annab üles ehitada teemade komplektid, sessioonid.

Proovi paigutada «suurema vaatega» teemad ürituse esimesse poolde ning spetsiifilisemad käsitlused päeva teise ossa.

Mõistagi, kui oled kogenud esineja ja sul on kiirem tempo, võib olla ka rohkem slaide, miski ei ole kivisse raiutud. Ürituse peaesineja lisa esimeste ettekannete hulka. Särtsakate ja huvitavate ettekannetega päeva alustamine hoiab osalejad aktiivselt kuulamas ega tekita väsimustunnet. Ühe ettekande pikkus ei tohiks olla enam kui 45 minutit ühes küsimustega. Liiga pikad ettekanded muudavad osalejad rahutuks. Optimaalne ettekande pikkus võiks jääda koos küsimustega 30–45 minuti vahele.

Juhul kui üritusel esineb keegi ettekandega uuringust, sobita ettekanne sessiooni algusesse.

Uuringud sobivad hästi ka arutlusringide ette, avamaks tausta ja loomaks ülevaatlikku pilti. Töötubade läbiviimiseks on hea teha kavasse eraldi sessioon.

Töötoa jaoks on mõistlik arvestada kuni kaks tundi, nii jääb piisavalt aega, et kõiki töötubades tehtud arutlusi teistele osalejatele kokkuvõtvalt tutvustada.

Kuulajad tunnevad end värskena, kui kohvipausid on poolteise, maksimaalselt kahe tunni tagant. Täispikk ürituspäev koosneb lisaks lõunale kolmest kohvipausist: hommikukohvist, mida pakutakse osalejate saabumisel, ennelõunasest kohvist ning pärastlõunasest kohvist enne viimast sessiooni. Traditsioonilise kohvi-tee pakkumise võib asendada puuviljade ja mahlaga, eriti hea on seda teha pärastlõunasel ajal, kui ergutavat jooki on juba küllalt tarbitud. Lõunapaus on püha – inimesed muutuvad tühja kõhuga pahuraks. Lõuna optimaalne pikkus peaks olema üks tund. Piisav kohvipauside arv annab osalejatele võimaluse lisaks ettekannete kuulamisele tuttavate ja koostööpartneritega suhtlemiseks. Sageli tehakse just konverentsi vahepauside ajal eeltööd tulevasteks ühisteks kokkulepeteks.

Kahepäevase ürituse puhul jäta kava kahte ossa, nii et mõlemal päeval oleks oma pea- ja spetsiifilisemad teemad. Mitmepäevase ürituse esimesel õhtul paku osalejatele õhtusööki ja õhtust programmi. Meelelahutust passib hästi juhtima eraldi õhtujuht, kuid piisab ka päeva moderaatorist.

Et osalejad omavahel paremini tuttavaks saaksid, lisa õhtusesse programmi erinevaid networking-võimalusi, näiteks ärikiirkohting.

Sõltuvalt programmist sobib autasude ja tunnistuste üleandmine nii päeva esimesse poolde kui ka päeva lõppu. Samas – konverentsi lõpetamisel toimuv au-

Ettekannete sõnastamine • Soovides, et ürituse päev nii sisult kui ka sõnalt mahlakaks kujuneks, tuleb sõelale jäänud ideed sõnastada võimalikult selgelt. Proovi kirjutada ettekande pealkirjad konkreetselt ja lühidalt.

• Kui ettekande pealkirjade sõnastamisega hätta jääd, kirjuta võimalikud pealkirjavariandid välja näiteks viies erinevas variatsioonis ning proovi erinevaid võimalusi selgemaks ja konkreetsemaks teha. Tegemist on nagu suure võrrandi erinevate muutujate taandamisega, et ülearune müra välja saaks.

• Proovi sõnastada ettekande pealkiri huvitekitavalt.

Osalejal peab tekkima tunne, et «see on see» ettekanne, mida peab kindlasti kuulama.

• Ettekande sisupunktid ava ettekande pealkirja all küsimustena lahti. See aitab osalejatel aimu saada, millest ettekanne räägib.

• Päeva eri sessioonid märgista eraldi pealkirjadega, need aitavad osalejatel hõlpsasti aru saada, millistele teemadele ettekanded keskenduvad. Näiteks SUUR PILT, KOGEMUSLOOD, TÖÖTUBA jne.

• Lisaks kogunenud ja sõnastatud ettekannete pealkirjadele hoia varuks teemad, mis kavva ei mahtunud. Juhul kui peaks mõni esineja või teemakäsitlus ära langema – mida võib ette tulla – tead, milline on variant B ja kuidas edasi tegutseda.

Mida rohkem suudad eelnevalt oma ootusi ürituse õnnestumiseks lahti kirjutada, seda kvaliteetsem on tulemus.

hindade üleandmine aitab hoida osalejate põnevust üleval õhtuni.

Asukoha valik Sündmuspaiga valik algab tavaliselt osalejate arvust lähtuvalt erinevate kohtade analüüsiga. Enne toimumiskoha otsustamist on hea mõelda, milline on logistiliselt kõige parem asukoht külalistele? Kas kohapeal on võimalik kasutada sealset toitlustust või tuleb catering väljastpoolt tellida? Milliseid tehnikalahendusi saab kasutada ja milliseid neist ürituse tarvis vajad? Kuidas on lahendatud parkimine ja mis alternatiive on võimalik pakkuda?

Juhul kui üritusepaika on keerukas saabuda, on mõistlik kasutada bussilahendust. Buss toob

kONVERENTSieri || 3

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

tööstusettevõtetele. mahus.

tegevust korraga osalejad kohale ning viib hiljem õhtul ka tagasi.

Projektijuhtimine Tegevuskava koostamisel valmista ette tegevuste algus- ja lõpukuupäevi sisaldav tabel, kuhu on lahti kirjutatud ürituse õnnestumiseks vajalikud tegevused. Kõigi tegevuste taha saab lisada vastutavate ja kaasvastutavate inimeste nimed. Tegevuskava jälgimine aitab silma peal hoida tegevuste kulgemisel, nii saab õigel hetkel reageerida, kui midagi on tegemata jäänud. Üritust aitab paremini eelarves hoida, kui teed eelarvetabeli, kuhu lisatakse prognoositavad kulu ja tulu liigid. Jooksvalt saab tegevustesse sisse viia muudatusi, sõltuvalt eelarvest kas kärpida või lisarahade ilmnemisel teha täiendavaid kulutusi.

Taustateadmistest on abi Koosta ürituste kohta stsenaarium, kus seletad detailselt lahti, kes midagi ürituse päeval tege-

HEA TEADA • Koosta eraldi tabel osalejate kutsumiseks. Tabelisse märgi kuupäevade kaupa tegevused, et osalejatele ürituse kohta teavet jagada.

• Korralda iga nädala või kahe nädala tagant (vastavalt ajagraafiku pingelisusele) kogu projektimeeskonnaga kokkusaamine, et üle vaadata, kus maal hetkel ollakse, mis on tarvis veel teha ning arutada muid jooksvaid küsimusi.

• Pärast sündmust kogu projektimeeskond kokku ja aruta läbi, mis hästi läks ja mis halvasti, et järgmine kord veelgi paremini korraldada.

ma peab. Eraldi on taolised stsenaariumid helitehnikule, moderaatorile ja projektimeeskonnale. Mida rohkem suudad eelnevalt oma ootusi ürituse õnnestumiseks lahti kirjutada ja delegeerida tegevusi, seda kvaliteetsem on tulemus.

Päevajuhi ehk moderaatori valikul tuleb kaaluda eelistusi, kas tegemist on ettevõttesisese inimesega või kogenud valdkondliku arvamusliidriga väljastpoolt.

Kogenud modereerija loob üritusele eraldi kvaliteedimõõtme.

Konverentsi toimumisel on esinejate puhul risk, et ettekanded lähevad üle planeeritud aja.

Võimalusel kasuta elektroonilist konverentsikella, mis näitab, kui palju aega on esinejal ettekande lõpuni järele jäänud.

Vastavalt osalejate arvule mõtle läbi, kas soovid ürituse ruumipaigutust teatri- või klassistiilis, ümarate laudadega või U-kujuliselt. Teatristiil võimaldab kasutada ruumi maksimaalselt, paigutades toolid üksteise kõrvale. Juhul kui osalejatel on tarvis ürituse ajal teha kirjatööd, kasuta klassiruumi stiili. Kui ruumipaigutus lubab, saab lisada õdusust ja head atmosfääri, kasutades selleks ümmargusi laudu. Juhul kui osalejaid on tagasihoidlikumalt ja ürituse formaat personaalsem, sobib hästi U-kujuline laudade paigutus.

Toiduvaliku osas küsi soovitusi toitlustusfirmalt. Alati on kindel valik Rootsi lauaga lõuna, kus osaleja saab mitme toidu vahel valida. Kindlasti tuleks toitude juurde paigutada sedelid, mis mida sisaldab või vähemalt toidu nimetus. Neist on allergikutele palju abi, samuti taimetoitlastele.

Toimumiskohas käi ruumidega tutvumas koos catering’i ja helitehnikuga. Toitlustajaga on hea kokku leppida, kus täpselt

toimub lõunatamine ja kohvipausid. Helitehnikuga koos selgitate välja, milliseid tehnilisi lahendusi kohapeal tarvis läheb.

Mõtle läbi, kas soovid ürituse jaoks teha eraldi vihiku, kus on sündmuse üldine tutvustus, ajakava, info esinejate kohta. Samuti saavad osalejad sinna teha märkmeid. Suurte konverentsimappide aeg on õnneks ümber, neid on osalejatel ebamugav tassida, rääkimata ressursikulukast paberikasutusest.

Võimalusel valmistada kogu ruum ette päev enne sündmuse toimumist – tehnika ja catering’i viimasel minutil üles sättimine on tihtipeale närvesööv töö kõigile osapooltele. Hommikul enne ürituse algust veendu, et slaidid oleksid olemas ja töötaksid nii, nagu peavad. Samuti veendu, et helitehnikaga poleks tõrkeid.

Pärast üritust saada osalejatele kindlasti üritusel olnud ettekanded, et neisse oleks võimalik tagasivaatavalt süveneda.

Ettekanne Lepi esinejaga kokku ettekande sisu, millest teda rääkima palud. Etteantud aja piires püsimiseks kasuta 10/20/30 kuldreeglit.

Keskmiselt kulub ühe slaidi peale kaks minutit. Pooletunnise esinemise optimaalseks slaidide arvuks on maksimaalselt 10 slaidi, mis annab slaidide läbimiseks 20 minutit. Sedasi arvestades jääb veel lõpetuseks kümme minutit, mida on hea kasutada küsimustele vastamiseks või diskussiooniks. Mõistagi, kui oled kogenud ja sinu esinemistempo on kiirem, võib olla ka rohkem slaide, miski ei ole kivisse raiutud.

Kõike varasemat arvesse võttes sujub konverentsi korraldamine paremini, tekib juurde teadmisi ja enesekindlust, et organiseerida juba järgmisi, väga vingeid sündmusi.

Martin Kivimäe sõnul on toitlustuse ja tehnilise toe pakkujatega eelnev konverentsikoha külastamine igati vajalik. Kindlasti tuleb vaadata, kus asuvad tualetid, et konverentsikülastajaid täpselt juhatada.

Välja selgitada, kuidas on lahendatud autode parkimine ja kas garderoob mahutab piisavalt ülerõivaid. Vajadusel juurde hankida stangesid ja Foto: JaanuS Lensment riidepuid.

JÄLGI ESINEMISEL • Enne esinemist mängi oma ettekanne läbi, et aru saada, kui palju tegelikult esinemiseks aega kulub.

Kui aega jääb järele, võid lisada mõne slaidi või mõnda hoopis muuta.

• Muutmaks ettekannet veelgi pilkupüüdvamaks, võib lisada teemakohaseid pilte ja videoid. Kui kasutad ettekande käigus video- või helimaterjale, anna sellest kindlasti korraldajatele teada, et nad teaksid sellega arvestada.

• Esinemise ajal keskendu slaididel olevatele pidepunktidele, see hoiab ettekande fookuses ja varasema ettevalmistuse najal võid kindel olla, et püsid ajas. Proovi jätta viis minutit oma ettekande lõpust küsimusteks, vastusteks ning diskussiooniks, et osalejad saaksid ettekande teemadel mõtteid vahetada.

• Osaledes arutlusringis, valmista ette pidepunktid, millel peatuda soovid ning millist sõnumit tahad edasi anda. Sõnumile veenvuse lisamiseks kasuta võimalusel fakte ja numbrilisi näiteid.

• Võimalusel kasuta esinemise ajal peamikrofoni. Kui osalejate arv ületab 50 piiri, ei pruugi tagumistes ridades istujad ilma mikrofonita ettekande kogu informatsiooni kuulda, välja arvatud juhul, kui oled väga kogenud ja selge häälega rääkija.

4 || kONVERENTSieri

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

RAHVUVAHELINE MÕÕDE. Konverentsiturism Eestis kogub tuure – viimaste aastate keskmine rahvusvaheliste sündmuste arv jääb 500 konverentsi ja 30 000 delegaadi juurde. Need näitajad on viinud Eesti maailma konverentsisihtkohtade edetabelis 44. positsioonile 168 riigi seas.

3 x 3 mõtet ehk Eesti kui rahvusvaheliste konverentside sihtriik välismaa Liina Lilleniit

Reisieksperdi AS Konverentsiteenuse müügi- ja teenindusjuht

Lisaks konverentsidele toimub Eestis järjest enam ka rahvusvaheliste erialaliitude koosistumisi ja ümarlaudu.

3 põhjust, miks korraldada sündmus Eestis • Turvalisus – maailmas toimuvate kriiside keskel hindavad delegaadid turvalist ja mugavat keskkonda väga kõrgelt.

• Uudsus – paljude jaoks on Eesti siiski veel avastamata pärl oma UNESCO kultuuripärandi nimekirja kuuluva Tallinna vanalinna, puutumata looduse ja põnevate e-lahendustega.

• Kvaliteet ja mugavus – meie hotellid ja konverentsikohad on tasemel ka suurriikidest saabuvate külaliste jaoks, üldine inglise keel tase on väga hea. Kasuks tuleb kiire logistika, kus lennujaamast ja sadamast jõuab kesklinna loetud minutitega ning vana-

linn jm vaatamisväärsused on vaid jalutuskäigu kaugusel.

Miinuspoolelt võiks välja tuua n-ö megasuurüritusteks sobivate konverentsiruumide puudumise (messi- ja näituseala, töötubade ruumid, plenaarsaal, mis mahutaks vähemalt 1000 delegaati) ja otselendude napi graafiku.

3 detaili, mida lisada rahvusvahelisele konverentsile Kindlustus. Riskide maandamiseks ja võimaliku musta stsenaariumi puhul tekkida võivate kahjude korvamiseks soovitan suurüritustel sõlmida kindlustusseltsiga ürituse korralda-

HEA TEADA Ürituse (sise- ja vabaõhukontsert, kokkutulek, firmapidu, perepäev, spordivõistlus, matk, mess, laat) korraldaja vastutuskindlustus pakub kaitset siis, kui näiteks esinemispaik on saanud tulekahju, kuritegevuse või enneolematute ilmastikuolude tõttu kahjustada või kui esineja ei saabu kontserdile.

ja vastutuskindlustuslepingu (contingency), mis hüvitab kahju, kui peaks juhtuma ebameeldivaid üllatusi. Näiteks rikutakse konverentsiruumi põrand vedelikuga, laguneb kinnitamata lavamoodulite tõttu lava või juhtub midagi muude spetsiaalselt ürituse tarbeks loodud konstruktsioonidega, tekib juhtmetest tulekahju vms.

Kaaslaste programm. Kuna konverentsid ja koosolekud kestavad tavapäraselt kolm kuni viis päeva ja sihtkohas veedetakse aega ka tööväliselt, tulevad delegaadid sageli koos kaaslasega. Kaaslaste programm võimaldab sisustada ära osa ajast, mil delegaadid viibivad töistel kohtumistel või konverentsil.

Oleme pakkunud nii kultuuriväärtuslikku meelelahutust (vanalinnaekskursioonid, väljasõidud, balletietenduse või kontserdi külastus), praktilisi töötubasid (šokolaadi valmistamine, martsipani maalimine, käsitöö, toidukoolitused) kui ka ostutuure (Eesti disaini butiigid, käsitööpoed, moeloojate väljapanekud jne), tihti kasutatakse võimalust veeta päev spaas. Kaaslastega on alati kaasas giid ning programm

on pikitud põnevate restoranide ja kohvikute külastustega.

Nädalalõpp Eestis. Sageli on konverentsid ja muud taolised üritused organiseeritud lõppajaga reedel või laupäeval, mis võimaldab soovijatel veeta Eestis ka nädalalõpp ning naasta koju alles pühapäeval. Antud aja sisustamise võib jätta nii delegaatide enda hooleks kui pakkuda välja erinevaid tegevusi ja sihtkohti. Suurema seltskonna ja ühiste huvide puhul on põnevad näiteks mõisatuurid, väljaspool Tallinna asuvate kultuuriobjektide külastused, golfi- ja tenniseturniirid, raba- ja räätsamatkad, purjetamine või jalgrattamatk, spaapuhkus või ooperikülastus.

3 nõuannet konverentside õnnestumiseks • Võta aega – rahvusvahelise konverentsi ettevalmistustega tuleks alustada kolm-neli aastat varem.

• Kõik kokkulepped, tegevused, vastutused jm fikseeri kirjalikult ja vaata enne konverentsi üle.

• Ole paindlik ja hoia häid suhteid, kuid julge end vajadusel kehtestada.

Liina Lilleniit toob megaürituste Eestisse toomisel suurima takistusena välja sobivate konverentsiruumide puudumise ja otselendude nappuse.

Foto: Sander Ilvest

kONVERENTSieri || 5

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

Toetuse abil rohkem konverentse

JAGA INFOT. Tõlgi jaoks on kõige olulisem, et korraldaja, olenemata ürituse kestvusest, ei ohkaks kergendunult «saimegi tõlgi ja see on kõik». Tõlkest oleneb palju, kuidas sündmus õnnestub.

tõlkimine Juuli Nemvalts teemalehe toimetaja

S

aksa keele tõlk ja raamatute tõlkija Kerstti Kittus kõneles, et varasemalt on olnud juhtumeid, kus konverentsi korraldajad imestavad: «Miks tuleb teile ettekannete materjalid saata enne üritust, kui te olete ju saksa keele tõlk?».

«Inimesel peab olema võimalus materjale ette valmistada, muidugi on internetis võimalik taustaga tutvuda, aga tõlgil on vaja eelnevat teada, millest kõneleja räägib. Piisab, kui varem on saadetud ettekande teesid, mis on heaks lahenduseks välisesinejate puhul, kelle ettekanded saabuvad pahatihti samal päeval, kui esineja jõuab konverentsile,» rääkis Kittus. «Kõige hullem olukord on eesti esinejatega, nendelt materjali eelnevalt kätte saamine eeldab jõupingutusi. Ka on eesti esinejatel sageli kõne eesti ja slaidid inglise keeles ning on juhtunud, et nende sisu omavahel ei kattu. Mõnikord esineb eesti lektor vaatamata tõlgi olemasolule siiski võõrkeeles. Esineja konarlikku keelekasutust kuuldes mõtlen küll, et meie ajame sama eesti asja nagu eesti esineja. Kui räägid eesti keelt emakeelena, siis lase ennast teenindada, aga paiguti pole selleks isegi võimalust,» oli Kittus nõutu.

Tõlgil on oma töö jaoks oluline näha ettekande slaide. Soovitavalt peaks olema slaididel tekst suurusega vähemalt 14 punkti.

Tõlk peab istuma nii, et saaks maksimaalselt osa ruumist toimuvast, siis hoomab ta paremini, mida esineja räägib. Kui esineja pikib ettekandesse slaide andmetulpadest, on tõlgil väga keerukas teises ruumis olles ilma saali nägemata mõista viitamisi materjalidele. Samuti jääb tõlkekabiinis monitori vahendusel nähtav väike pilt liiga väikeseks, et silmaga eristada olulist. Abi pole sellest, kui saali seinale kuvatud

Miks neid tõlke seal kapis nii palju on?

KERSTTI KITTUS: • Kui kasutate lühendeid, mida kasutab teie meeskond või sektor, ütelge üks kord termini pikk nimetus välja, tõlk ei tule alati lühendite tähenduse peale.

• Emakeelse terminoloogia puudumine on tõlkidele sageli suureks probleemiks, eestikeelse terminoloogiaga on vaja ametkondlikult tegeleda.

• Erikoolide lõpetanute arusaam võõrkeelest on kindlasti väga hea, kuid nad kipuvad tõlkima kolmandas pöördes, mida koolitatud tõlgid kunagi ei tee, alati tõlgime esimeses pöördes.

ekraanilt paistab tekst publikule selgelt – tõlgile on väga vajalik olla saalis, mitte teises ruumis.

Kittuse sõnul on Tallinnas kaks-kolm tehnikafirmat, keda nähes ta võib rahulikumalt hingata, sest 20 protsenti murest on kohe kadunud. Tõlkekabiini tellides on tähtis, et tehnika ei veaks alt. Ühendus esinejaga ei tohi katkeda ja osalejad peavad laitmatult kuulama tõlgi juttu.

Ma ei tea kedagi, kes läheks tõlkekabiini läbi kukkuma. Piisab ühest negatiivsest tagasisidest ja sai ei pruugi saada aasta jooksul tööd.

IDEE. Räägib Aini Sildvee Park Inn Meriton hotelli spaa juht.

Kohvipause võib teistmoodi sisustada hoolitsus

K

onverentside ajakavad on väga tihedad ja päevad osalejatele ülipingelised, sest läbitav informatsiooni maht on suur ning materjal ühte päeva kokku surutud. Väikest leevendust ja pausi vaimsesse pingutusse püütakse pakkuda traditsioonilise kohvipausiga.

Pika konverentsipäeva jooksul on kaks asja, mis inimesi enim vaevab: suurest in-

Kabiinid on üsna kitsad. Neis tekib kergesti hapnikupuudus ja palavus. Paljud korraldajad unustavad tõlke veega varustada. Oluline on, et päeva jooksul kontrollitaks ega vahepeal pole tõlkidel vesi otsa saanud. Enamik tõlke tarbib mullita tavalist vett, mis on hääle ja enesetunde jaoks kõige parem.

Tõlk töötab väga intensiivselt ja on ülimalt tähtis, et ta töö sujuks vähimagi tõrketa. «Ma ei tea kedagi, kes läheks tõlkekabiini läbi kukkuma. Piisab ühest negatiivsest tagasisidest ja sai ei pruugi saada aasta jooksul tööd,» kommenteeris Kittus tõlketurul toimuvat.

fotulvast on pea raske ning tihti on inimestel ka vererõhk kõrge. Teine nüüdisaegne vaegus on, et kuna konspekteeritakse sülearvutisse, on käed väsinud ja kurnatud kiirest tippimisest.

Kui konverents või koolitus viiakse läbi hoones, kus asub spaa, tasub mõelda alternatiivsetele võimalustele kohvipausi ajal. Nii mõjub näiteks kerge kaela- ja peamassaž palju paremini vereringele ja teeb olemise paremaks kui tass kohvi. Turgutus kätele koorimise

ja massaži näol annab reipama enesetunde kogu kehale.

Ajaliselt mahuvad niisugused miniprotseduurid 15 minuti sisse väga hästi ja on hinnataseme poolest täiesti võrreldavad kohvipausiga. Kui veidi oma tegevust ette planeerida ja aeg broneerida, saab veeta traditsioonilist kohvipausi pisut teisiti. Kohv ajab vererõhu üles ja veresooned muutuvad veelgi õhemaks. Eriti need inimesed, kes peavad esinema, võiksid kindlasti kaaluda kaela- ja peamassaži.

Sageli imestatakse, et kabiinis on mitu tõlki, kuigi tehakse ainult 45-minutilisele kõnele tõlget. «Keegi ei oska öelda, mis tegelikult juhtuma hakkab, on juhtumeid, kus planeeritud ettekanne või vestlus on veninud isegi üle tunni.

Näiteks, kui hakatakse andmete illustreerimiseks vuristama numbreid, siis saab teine tõlk arvud üles kirjutada ja nii kindlustada seljatagust.

Sul võib endal hetk hiljem samu andmeid uuesti vaja minna.

Kapis istub ikkagi meeskond, kõik tegelevad ühe eesmärgi nimel. Seal peab sündima «kapitöö» väljund – hea tõlge,» kinnitas Kittus.

Tema sõnul on konverentsi kuldreegel, et kui üritus kestab kolm päeva, siis läheb üks ettekanne kindlasti aia taha. On kahte tüüpi ettekande tegijaid: ühed, kes soovivad anda edasi sõnumi ja teised on n-ö teadlase tüüpi. Need viimased võivad oma jutuga kalduda ettekande teemast väga kaugele.

Tõlke tegija peab olema enne konverentsi hästi välja puhanud. Lausa tervist kahjustav on üksi teha kahe ja poole tunnist tõlget, tugev kurnatus ei mõju enesetundele hästi. Mida keerulisem on tõlgitav teema, seda

suurem pinge on tõlgil. Erakordselt väsitav on sosintõlge.

«Kui koosolek kestab neli tundi, siis on kapis neli tõlki ja see pole mingi ametiühingu saavutus. Tõlk ei soovi kellelegi midagi niisama dikteerida, ta tahab anda oma panust ürituse õnnestumiseks ja muidugi isiklikult õnnestuda, » ütles Kittus.

Kui koosolek kestab neli tundi, siis on kapis neli tõlki ja see pole mingi ametiühingu saavutus.

Tõlgi eriala on suuresti natuuri küsimus, mõnedele sobib kirjalik tõlkimine, teistele suulise tõlgi kutse. Suuline tõlk saab kahjuks väga harva tagasisidet oma tööle. Oluline on meeles pidada, et tõlk on hästi toimiva meeskonna osa.

Koht, kus õpetatakse tõlke Tallinna Ülikoolis õpetatakse sünkroon-, kirjalikke- ja järeltõlke. Tõlketunnid toimuvad kahe õppejõu osalusel ja on üliõpilaste hinnangul väga intensiivsed.

«Pead paralleelselt mõtlema emakeeles ja rääkima võõrkeeles.

Võib isegi öelda, et tegu on suuresti individuaalõppega,» kommenteeris magistriõppes olev Ester.

Tudengi sõnul ei näe ta muud alternatiivi praegusele valikule, sest õpe on huvitav ja vaheldusrikas. Kogu aeg on põnev ja arendav, pähe on jõudnud teadmine, kui vähe nad kõigest tegelikult teavad. Oluline on arendada emakeelt, et vallata sajaprotsendiliselt eesti keelt.

Kittus, kes koolitab tõlke Tallinna Ülikoolis, ütles, et tõlk peab olema uudishimulik, ümbritsev elu peab huvi pakkuma ja ta peab suutma vaimustuda ning üllatuda teemadest, millega tööelus parasjagu tegeleb.

Foto: JaanuS Lensment

Foto autor: LIIS TREIMANN

Meeskonna nähtamatu osa

EAS (Ettevõtluse Arendamise Sihtasutus) pakub konverentsitegijatele võimalust taotleda toetust, et tõsta Eesti riigi atraktiivsust rahvusvaheliste konverentside sihtkohamaana. Toetatakse nii konverentsi turundustegevusi välisturgudel kui ka läbiviimise ja Eesti tutvustamise kulusid.

EAS arenduskonsultant Kadi Kaur selgitas, et toetuste eraldamisel on kõige määravamaks ja ka selgemalt mõõdetavaks valikukriteeriumiks sündmuse mõju Eesti majutus- ja teistele korraldusega seotud ettevõtetele. «Minimaalne tingimus ühele konverentsile on, et see looks Tallinnas ja Harjumaal vähemalt 500 ööbimist ja väljaspool Harjumaad 300 ööbimist. Selgitavalt olgu öeldud, et üks delegaat võib ööbida mitu ööd,» sõnas Kaur.

Eelistatud on konverentsid, mis toovad külalisi Eesti turismi madalhooajal.

«Kuigi seda on keerulisem mõõta, on aina rõõmustavam näha, kuidas parimate konverentside korraldajad astuvad samme, et oma külalistele pakkuda terviklikku ja mitmekülgset elamust.

Tutvustades töise kohtumise raames ka kohalikku toidukultuuri, parimaid kultuurisündmusi, kohalike disainerite ja teiste loomeinimeste tööd, innovaatilisi IT-lahendusi ja kõike muud, mis aitab meie elukeskkonna positiivseid väärtusi laia maailma viia,» ütles Kaur.

Käesoleval aastal on toetust saanud 11 konverentsi, nende seas viis, mille väliskülastajate ööbimised ühe konverentsi kohta jäävad vahemikku 1000–2500. Toetatud konverentsid kaasavad oma külastajate teenindamisse kokku üle 300 Eesti turismiteenuseid pakkuva või muu ettevõtte, mis saavad sellest majanduslikku kasu.

Nii mitmedki toetatud konverentsid taotlevad õigust korraldada järgmise kategooria konverentsi, mis antakse selle põhjal, kui hästi eelnev konverents on läbi viidud.

Toetuse abiga tutvustatakse Eesti võimalusi ja luuakse alus korduvkülastustele ning Eestis toimuvatele uutele konverentsidele.

HEA TEADA Üks konverents saab toetust taotleda 15 000–30 000 eurot, millele lisandub omafinantseering vähemalt 30% ulatuses. Toetust antakse Euroopa Regionaalarengu Fondi vahenditest.

Kõik konverentsid, mis kestavad vähemalt kolm päeva ja on esitatud mitte hiljem kui neli kuud enne toimumist ning täidavad väliskülastajate ööbimiste miinimumnõude, on oodatud eelnõustamisele ja toetust taotlema.

Konverentside toetuse taotlemine on jooksvalt avatud ja rohkem infot leiab EAS veebist.

6 || kONVERENTSieri

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

NÄE SUURT PILTI. Kauaaegne konverentside korraldaja ja koolitaja Sulev Senkel lausus, et päeva juhtides on hea end vaadata kõrvaltseisja pilguga ja mõelda, kas ma ise tahan lavalt sellist üritust näha?

INTERVJUU MORENO KESKUSE KOOLITAJA JA PSÜHHOLOOGI PILLE ISATIGA.

Meelelahutus ja tehniline võimekus annavad konverentsile ilme juhtimine Juuli Nemvalts teemalehe toimetaja Foto: Mihkel Maripuu

Kõik soovivad olla kuuldud ja mõistetud suhtlemine Juuli Nemvalts teemalehe toimetaja

Miks tasub sotsialiseerumist arendavaid harjutusi teha konverentsidel ja koolitustel?

Tavaliselt annavad konverentsidel osalejad tagasisidet ja üsna tihti mainitakse lisaks ettekannetele, et toredad olid kohvipausid, kus saadi kohtuda klientide, koostööpartnerite ja tuttavatega. Üks oluline inimlik vajadus on olla kuuldud ja mõistetud.

Jacob Levi Moreno, keda loetakse üheks sotsiaalteaduste rajajaks, võttis kasutusele niisuguse mõiste nagu kohtumine – encounter. Nõnda nimetatakse protsessi kahe või rohkema inimese vahel, kus siiralt jagatakse oma kogemusi, ideid, mõtteid.

Protsessi tulemusel sünnib midagi uut või tervendavat.

Teine mõiste, mille Moreno kasutusele võttis, on jagamine, kui me päriselt kuulame ja oleme tõeliselt huvitatud, mida teine inimene meile jagab – ilma hinnangute ja nõuanneteta. Selliseid jagamisi konverentsidel tehakse ja mõnikord see töötab ja mõnikord mitte. Inimesed vajavad jagamisteks eelsoojendust või -häälestust, kui niisugust aega napib või hoopis puudub, ei pruugi kõnealune meetod töötada.

Vahetevahel on väga keeruline jagada oma mõtteid võõrale inimesele. Näiteks üks võimalus soojenduseks on, et inimesed saavad natuke omavahel tuttavamaks. Inimesed vajavad väikese usalduse tekkimiseks rohkem teadmisi oma vestluspartnerist. Saavad vastuse küsimusele: kes on mu kõrval?

Teabe saamiseks töötavad adekvaatsed kriteeriumid hästi. Inimesed saavad nende järgi identifitseerida, kuhu nad kuuluvad ja kellega saavad samastuda. Kuuluvusvajadus on üks inimese põhivajadusest. Kui taoline eelsoojendus on tehtud, on inimesed valmis jagama oma mõtteid ja ideid ning sellest võib sündida uute ideede väljapakkumisi ja ka täiesti praktilisi lahendusi.

Kui tean, kuhu ma kuulun, ja ma

HEA TEADA • Konverentsi kontekstis võivad väikesed kohtumised olla korraldatud nii, et ülesande püstituseks on: pöördu oma naabri poole ja jaga oma mõtteid seoses kuuldud ettekandega.

• Võib paluda tõsta kätt neil, kes on juhid või kes tulid Tallinnast, Lõuna-Eestist või eristada valdkondade esindajaid.

olen mõistetud, saan ilma hinnanguteta jagada – siis on loodud eeldus, et saan konverentsist rohkem kasu.

Miks tasuks täiskasvanul olla loova lapse tasandil ja rohkem oma ellu mängu lubada?

Mäng on kõige rohkem seotud tegutsemise, loovuse ja spontaansusega. Seda teavad kõik, et lapsed õpivad kõige paremini mängides. Samamoodi omandavad täiskasvanud paremini uusi teadmisi läbi mängulisuse või avastades midagi uut, põnevat. Kindlasti on konverentsidel head lõbusad Powerpointi ettekanded, kuid need ei anna inimesele võimalust ise osaline olla.

Ka iga mänguline tegevus vajab eelsoojendust. Kui on piisavalt tuttavamaks saadud ja omavahel räägitud, on inimesed enam valmis mängulisteks tegevusteks. Täiskasvanutel võib alati jääda takistuseks kuklas istuv pärssiv eneseregulatsioon, «kuidas ma välja näen» ja muud hinnangud.

Kindlasti on selliseid inimesi, kellele mäng kohe üldse ei sobi, neid ei tule selleks ka sundida. Mängul peab olema alati eesmärk ja inimesed peavad teadma, miks midagi tehakse.

Mängus on hea, kui igal inimesel on oma roll. Need, kes ei soovi mängida, võiksid näiteks täita vaatleja rolli. Peaasi, et ei jäädaks kõrvaltvaatajaks.

«Päevajuhi rolli võrdleksin suuresti meelelahutaja esinemisega. Samas on vägisi nalja tegema hakates suur oht libastuda. Laval seistes on oluline panna end nii päevajuhi, külastaja, isegi kõige tuimema kuulaja rolli. Pead suutma kõiki erinevaid aspekte näha, siis tuleb hea üritus,» ütles Senkel.

Tema sõnul on päeva juhtides tähtis hoida tempot ja formaati, et publikul oleks põnev. Eriti tundlik on lavaintervjuu, kus on väga oluline, milline on vestluse tempo. «Sa kutsud esineja endale külla, aga ühtlasi kutsud külla ka publiku. Võrdleksin seda teleintervjuuga, aga konverentsil toimub see live’s,» sõnas Senkel. «Näen, et publik on hakanud tüdima ainult ettekannete kuulamisest. Paratamatult on konverents meelelahutus, mis mängib aina suuremat rolli kuulajate ootustes. Usun, et esinejate ettekanded lavaintervjuu vormis on konverentside uus tulevik.»

Loo laval atmosfäär Tihti lisatakse konverentsi kavva vestlusring, kuhu kutsutakse esinema arvamusliidreid ja valdkonnaspetsialiste. Teemasid valides võiks diskusioon olla turvaline, kuna kuulajate seltskond on küllalt lai. «Pead vaatama, kes on seltskond, ideaalis peaks vestlusteemad paljudele sobima, aga sama veidi intrigeerima.

Siinkohal tasub arvestada igivana nõuandega: ära ütle esinejatele küsimusi varem ette, vaid ainult teemad, mida soovid käsitleda,» soovitas Senkel.

«Laval modereerides kutsungi esineja lavale, enda ruumi nagu kohvikusse – meil mõlemal peab mugav olema. Arvan, et moderaator ei tohi olla tähtsaim tegelane üritusel, pigem tuleb lasta esinejal särada, selleks on päevajuhil vaja empaa-

Foto: Sander Ilvest

tiavõimet. On esinejaid, kes ei taha laval särada, sest kardavad esinemist, siis tulebki moderaatoril neid julgustada. Pead mõtlema nagu filosoof, aga väljendama ennast nagu talupoeg,» on Senkel veendunud.

Konverentsimapid on eilne päev Mitme juhtimisraamatu autorina ei poolda Senkel konverentsidel pabermaterjalide kaasaandmist. «Mida me siin ikka metsa hävitame, oleme ju e-riik. Kogu slaidimaterjalide väljaprint on suur risk – need võivad muutuda üleöö. Samas võiks osalejatele jagatav materjal olla pigem vihiku formaadis, et sinna saaks teha vajalikke märkmeid. Kui inimene soovib ammutada teadmisi, saab ta märkmeid tehes enda jaoks välja sõeluda, millest ta on huvitatud. Paratamatult soovib inimene tulla konverentsile midagi õppima. Ütleksin, et see on kognitiivne ehk tunnetuslik õpe,» lisas Senkel.

Tehnikapark kui nõrgim lüli Konverentsi korraldades on hea mõelda varuvariandile, kui tehnika juhtub alt vedama. Mis on

edasine plaan B? «On hea, kui see võimalus on esinejatega läbi arutatud. Tõrke korral on ju mõeldamatu, et kõik jooksevad lavalt maha midagi korraldama.

Tähtis on mitte paanikasse sattuda. Meenub aastatetagune juhtum, kus lektor ise oli sülearvuti juhtme kogemata välja tõmmanud ja mingil hetkel suri arvuti aku ära, kus ettekanne oli,» rääkis Senkel.

Populaarne on konverentsidel ja seminaridel kasutada Skype’i kaudu esinemist. Tihti jäävad internetiühenduse riskid maandamata ja pole harvad need korrad, kus lubatud ettekande asemel saavad osalejad sahisevat ekraani näha.

«Tea oma tehniliste seadmete, kaasa arvatud mobiiltelefoni võimalusi. Mul on näiteks Skype’i ettekande jaoks olemas kolm varuplaani: panen mobiili külge audiojuhtme ja saan nii esinemise jaoks vajaliku heli.

Skype’i puhul on tähtis, et internetiühendus oleks saadud juhtmest, siis on tulemus stabiilne.

Wifi-ühendus on oluline ja lõpuks, kui need võimalused ka ära kukuvad, jaga oma telefonis internetti,» soovitas Senkel.

kONVERENTSieri || 7

postimees, 16. SEPTEMBER 2016

MURRAB RUTIINI. Klassikalised tööalased väljasõidukoosolekud ja -seminarid on enamasti pikad siseruumides istumised, kus vaimne pingutus väsitab osalejaid. Nii on lisaks kurnavale mõttetööle hea päevakavva liita paaritunnine välitegevus, mis «päästab päeva».

Mängude eesmärgiks on panna inimesed omavahel suhtlema ning nägema kolleegi uuest vaatenurgast.

2x Foto: 360 kraadi

Seiklusmänge mängides arvesta ilmastiku ja ajaga tegevus Alar Linna

Seiklusfirma 360 KRAADI, mängujuht

T

äiendades rutiinset koosolekupäeva füüsilise liikumise ja emotsiooniga, saab osalejatele pakkuda teistlaadse kolleegidega koostegemise kogemuse. Kõige paremad on lihtsad ja lõbusad meeskonnategevused, mida saab ette võtta kohe sealsamas koosoleku toimumise paigas ilma eraldi kuhugi sõitmata. Oluline on, et tegevus ei oleks liiga sportlik ja eraldi spordiriideid vajav ning sobiks kõigile osalejatele.

Mõtestatud tegevus on parim Meeskonnategevuste juures on väga tähtis, et kõik osalejad saaksid sellest võrdselt osa ja oleksid kaasatud ning ei tekiks olukorda, kus sportlikumad kihutavad ees ja teistel jääb üle vaid püüda tormajaid.

Head meeskonnamängu iseloomustab mõtestatud liikumine – tegevus, kus kiirus ja tormamine ei taga veel edu. Kuigi ootuspäraselt on meeskonnamängudes väike võistlusmoment sees, on siiski kiirest tempost olulisem, et mäng paneks tiimiliikmed omavahel aktiivselt suhtlema ja koostööd tegema. Mängus kogetud uued olukorrad avavad paremini kolleege ning koostegemisest on võimalik midagi õppida.

Meeskonnamängu ei saa mängida üksi ja õiget puänti ei teki ka 4–5 osalejaga. Et jaguks nii «konkurente» kui tiimiliikmeid, on enamike mängude õnnestumiseks vaja vähe-

malt kümmet osalejat. Mängida saab kuni 600 osalejaga ühes mängus, hea meeskonnamängu punt on 20–60 inimest. Sellistele keskmistele seminarigruppidele mõeldud mängudesse mahub reaalseid meeskonnatööharjutusi ning suhtlus ja tagasiside koolitaja või mängujuhiga sujub kõige paremini ja on tulemuslik.

TASUB TEADA • Lihtsad ja lõbusad meeskonnamängud vältavad orienteeruvalt kaks tundi ja on mõeldud eelkõige seminarijärgseks tegevuseks.

Head meeskonnamängu iseloomustab mõtestatud liikumine – tegevus, kus kiirus ja tormamine ei taga veel edu.

• Mänge ei tasu planeerida seminaripäeva varahommikuks. Kindel ja toimiv on päevaplaan, kus hommikupoole vältab mõttetegevus ja pärastlõunal või õhtul meeskonnatöötegevus.

• Kindlasti ei tasu ajakava planeerides venitada meeskonnamängu mängimist söögiaegade arvelt liiga pikaks. Kui päevane seminar peaks venima ja õhtusöök või muu tegevus on paigas, saab enamikke meeskonnamänge kiirelt pisut lühemaks teha ja ajakava paika.

• Viimastel aastatel on meeskonnamängudes kasutusel spetsiaalse mängurakendusprogrammiga tahvelarvutid. Kui osalejatele jagada kätte LED-pealambid, saab põnevaid mänge mängida ka pimedal ajal.

Professionaalsetel meeskonnamängude korraldajatel on erinevaid mänguskeeme, mille seast leiab sobiva igas vanuses osalejatele.

osalejaid hoiatada, et päev sisaldab väljas liikumist, siis saab hommikul teha õigeid valikuid kontsakinga või jopet valides.

Vihm ei sega seiklust!

viimist toimumiskoht – mõni mäng ei sobi hästi tihedasse linnakeskkonda.

Vali riietust, mitte ilma

Kellele mängud ei pruugi sobida?

• teavita osalejaid eelseisvast välitegevusest • tegevuse valikul arvesta enamuse eelistusi • arvesta valge ajaga ja sellega, et tegevuse algus võib viibida • arvesta vihmavõimalusega, kui kasutad pabermaterjale • väldi metsas siltide kleepimist ja veendu, et mänguvahendeid metsa maha ei jääks • arvesta eravaldustega ja naabritega.

Rõõmsa päikeselise päevaga on alati kõige parem väljas koos kolleegidega midagi põnevat ette võtta, ent kui tegevus on põnev ja haarav, siis osalejad mänguhoos kehva ilma ei märka.

Kogenud korraldajatel on alati küll kaasas väike esmaabi koju ununenud mütsi asendajaks või puuvillase riide kaitsmiseks vihma eest, kuid tähtis on alati üritust planeerides

Kogemustega meeskonnamängude korraldajad on 15-aastase kogemuse põhjal välja töötanud tegevused, mille hulgast leiate alati sobiva mängu. Mõned mängud ei pruugi sobida, kui mängijad on eri keelte kõnelejad või kui osalejate seas on ratastoolis või liikumispuudega inimesi.

Harva piirab mängu läbi-

Nõuanded mängude organiseerimiseks

KONVERENTSIERI Teemalehe toimetaja Juuli Nemvalts, juuli.nemvalts@postimees.ee Projektijuht: Heily Uustam, heily.uustam@postimeesgrupp.ee Reklaamitoimetaja: Anneli Teppo, anneli.teppo@postimees.ee Kujundaja/küljendaja: Anna Budanova Keeletoimetaja: Triin Ploom-Niitra Väljaandja: Postimees Grupp AS, Maakri 23a, Tallinn Trükk: Kroonpress AS