Kuidas pandeemia ajal konverentsi korraldada lk

KORRALDAMINE. Kui 2020. aasta märtsis eriolukord kehtestati, siis üritused olid esimesed, mis täielikult ära keelati, ning viimased, mida piirangute leevenedes lubati tasapisi jälle korraldama hakata. Mida erakordselt raske aeg konverentsikorraldajatele õpetas ning kuidas on nende töö võrreldes varasemaga muutunud? Koroona õppetunnid ehk kuidas pandeemia ajal konverentsi korraldada

Karen Schmidt

Kõige keerulisem oli teadmatus, tõdeb Publicon Konverentside produtsent Mereli Kivi; võimatu oli midagi planeerida, sest olukord oli kõigi jaoks uus ning teadmuspõhist infot otsuste tegemiseks ei olnud. Ehkki praegu, ligi poolteist aastat hiljem, on seis stabiilsem, tuleb endiselt arvestada, et olukord võib muutuda äkki väga lühikese etteteatamisega. «Peame olema paindlikud, võimelised kiiresti reageerima ning meil peab tagataskus olema mitu alternatiivset plaani.» Jätkuvalt on keeruline rahvusvaheliste ürituste saatus, sest on valdkondi, kus tööandjad ei soovita inimestel reisida. Ebakindlust tekitavad ka pidevalt muutuvad reisipiirangud.

Üritusturundusagentuuri Jolos partner Martin Rauam nõustub, et kuigi ürituste korraldamine kord juba on töö, kus peavad alati olema plaan B ja C, siis pandeemia on korraldajaid palju kasvatanud ja karastanud, sest nüüd oskavad kõik teha tagavaraplaanile tagavaraplaane ja üritusi on õpitud viiruse mõttes turvaliselt läbi viima. «Ilma põhjaliku SOS-tegevuskavata ei võta me praegu ühtegi projekti töösse ning sageli järgime isegi riiklikest piirangutest karmimaid nõudeid.»

Kuigi koroonapandeemia keeras ürituste korraldamise pea peale ning kogu konverentsivaldkond orienteerus üleöö ümber virtuaalsündmustele, ei saa öelda, et sisuline töö oleks praegu väga teistmoodi, tõdeb Martin Rauam. Tõsi, töö on kõvasti mitmetahulisem ning ka korraldajal on nüüd märksa suurem vastutus, sest aspekte, millele peab enne ürituse toimumist mõtlema, on väga-väga palju. Kõige rohkem on tema sõnul muutunud tööriistad, sest tehnoloogilisi lahendusi kasutatakse märksa rohkem ja oskuslikumalt kui enne pandeemiat.

Nüüd oskavad kõik teha tagavaraplaanile tagavaraplaane ja üritusi on õpitud viiruse mõttes turvaliselt läbi viima.

Üritusturundusagentuuri Jolos partner Martin Rauam Tasapisi jälle hoog üles Kui vahepeal viidi üritusi läbi üksnes virtuaalselt, siis praegu on konverentse üha rohkem võimalik korraldada tavapärases formaadis. «Vajadus füüsiliste ürituste järgi on suurem kui kunagi varem, ent korraldajad on paindlikud ja sündmusi viiakse läbi nii, nagu parasjagu saab,» räägib Martin Rauam. Levinuim on praegu hübriidlahedus, mis tähendab, et konverents toimub osaliselt kohapeal, ent mingis osas üle veebsilla. Mehe hinnangul annab see formaat korraldajale paindlikkuse vahetult enne üritust asju ümber mängida ning jätab ka osalejale võimaluse valida, kuidas ta soovib üritusel osaleda.

Sellegipoolest arvab Mereli Kivi, et hübriidlahendus on ühelt poolt küll suurepärane võimalus keeruline aeg üle elada ning tööga jätkata, aga teisalt toob kaasa uusi probleeme. Näiteks peavad korraldajad otsustama, kellele üritus eelkõige suunatakse – kas saalisviibijatele või osalejatele arvutiekraanide taga? Kas toodetakse telesaadet publikuga saalis või pakutakse veebiülekannet saaliüritusest? Kuidas teha hübriidsündmust nii, et mõlemad osalejagrupid tunneksid ennast võrdselt ürituse osana? Need küsimused vajavad jätkuvalt lahendamist. Ka Martin Rauami hinnangul on konverentsikorraldajate suurimaid väljakutseid seotud just sellega, kuidas osalejaid veebi vahendusel päriselt kaasata. «Veebikaamera ei tee füüsilisest üritusest veel virtuaalüritust ning kõike ei saagi veebi üle kanda,» rõhutab ta ning lisab, et heade lahenduste leidmisega tegelevad nad kogu aeg, sest suure tõenäosusega on virtuaalmaailm konverentsivaldkonna uus reaalsus ning tegu pole ajutise ja kiiresti mööduva olukorraga.

Mõeldes sellele, kas koroonast on ka positiivset kaasa võtta, tõdeb Martin Rauam, et eks igal segasel ajal on oma võidud ja kaotused. Ta on seda meelt, et keeruline olukord tuleb valdkonnale pikas perspektiivis tegelikult pigem kasuks, ehkki seda on olnud valus omal nahal kogeda. Ka Mereli Kivi usub, et COVID-19 pandeemia on palju õpetanud ja mugavustsoonist välja viinud; esiteks oskame tegevusi ümber korraldada palju väiksema ajaga ning mis peamine, võtame mitme alternatiivse plaani vajadust tõsiselt. Selge on, et rahvusvahelises plaanis ei saa pandeemia kuu aja pärast läbi ning see muudab konverentside korraldamist kardinaalselt.