Virtuaalllahendus – konverentsimaailma päästerõngas lk

VIRTUAALKONVERENTS. Kui varem oli veebi teel toimuv konverents pigem erand või mõnel juhul ka luksuskaup, siis nüüd on sellest saanud peamine päästerõngas, mis võimaldab praeguses keerulises olukorras üritusi siiski korraldada. Virtuaallahendus – konverentsimaailma päästerõngas

Karen Schmidt

«Tehniline ebaõnnestumine on halvim, mis ühel veebikonverentsil juhtuda saab,» ütleb videoproduktsiooni ettevõtte Rockstick produtsent Kristen Kivistik ning rõhutab, kui oluline on kogenud ja pädeva tehnilise partneri kaasamine. Ta tõdeb, et pandeemia tõttu on ettevõtte töömaht kõvasti kasvanud, ent kõige suuremat heameelt tunneb selle üle, et tänu koroonale on hakatud üha rohkem hindama veebiülekannete kõrgetasemelist kvaliteeti. Kuna Rocksticki põhituumik on väike, siis enamasti ei teenindata ühel päeval rohkem kui ühte sündmust – eesmärk on hoida kvaliteeti kõrgel ja pakkuda klientidele personaalset lähenemist.

Ka Eesti ühe vanima, juba 2003. aastal loodud üritustu-

Veriffi juubelipidu Kultuurikatlas, Orangetime’i tehniline lahendus koostöös Eventech’iga.

FOTO: Liisi sepp

rundusagentuuri Orangetime’i virtuaallahenduste projektijuht Kertu Pähklamägi rõhutab tehnilise lahenduse kvaliteedi olulisust. «Programm võib olla läbimõeldud ja kaasav, aga kui tehniline lahendus seda ei toeta, siis kaotab sisu väärtuse,» selgitab ta ning lisab, et hea ja mõjusa veebilahenduse võti on kindlasti kliendi sisend ja selged eesmärgid ning hea lahendus sünnib tihedas koostöös agentuuriga. Veebikonverentsi retsept Aga milline siis on hea veebikonverents? Eelkõige otseülekannete tootmisele ja sündmuste täistehnilisele teenindamisele spetsialiseerunud Rocksticki meeskond usub, et ideaalne veebikonverents on läbimõeldud sisu ja vormiga täpselt nagu ka tavakonverents, ent võrreldes traditsioonilise füüsilise konverentsiga on virtuaalsündmusel selge spetsiifika. «Igasugune esitlus veebi ei sobi,» toob Kristen Kivistik näite ning selgitab, et inimesed suudavad veebis keskendunult informatsiooni märksa vähem vastu võtta kui füüsilise konverentsi puhul. Just seetõttu tulebki jälgida, et esitlused oleksid selged ja konkreetsed ning visuaalselt lihtsalt hoomatavad.

Ka veebikonverentsi pikkus peab tema sõnul olema põhjalikult läbi mõeldud ning seal ei tohiks olla ühtegi elementi, mis sündmust põhjendamatult venitaks. Osalejate kaasamisel peab Rockstick oluliseks erinevate tänapäevaste tehnoloogiste vahendite kasutamist, millest Eesti turul tuntumad on näiteks Worksup, Slido, Votemo ning omal kohal on kindlasti ka meelelahutus mõne live-etteaste või humoorikate vaheklippide näol. Lisaks rõhutab Kristen Kivistik moderaatori valiku olulisust, sest kaamerate vahendusel konverentsi juhtida on hoopis midagi muud kui füüsilise sündmuse läbiviimine ning igaüks seda välja ei kanna. Populaarsed valikud on näiteks telesaatejuhid, kellel tänu oma tööle on veebiülekannete jaoks vajalikud oskused juba olemas.

Nii traditsioonilisi kui ka virtuaalseid üritusi, videoproduktsiooni ning ka PR-lahendusi pakkuv Orangetime on loonud üritustele tehnilisi lahendusi väga kiiresti, aga kogemus on siiski näidanud, et põhjalik eeltöö on kvaliteedi võti. Just seetõttu soovitavad nad klientidel agentuuri poole pöörduda vähemalt kaks kuud enne ürituse toimumist. Kliendil võiks kontakteerudes olla ülevaade plaanitavast projektist (kes esineb, millistel teemadel, mis keskkonnas), selge ajaraam ja eelarve, räägib Kertu Pähklamägi, ent julgustab kontakteeruma isegi siis, kui paberil on alles algsed mõtted. «Peame kliendiga nõu, kuulame ära ta soovid ning pakume välja parima tehnilise lahenduse.» Otse ja avatult Kristen Kivistiku sõnul ei taha kliendid tihti planeeritavast eelarvest rääkida, lootuses, et nii saab parema hinna. Kogemus on siiski näidanud, et kui suurusjärgud kohe kokku leppida, siis jõutakse kiiremini soovitud tulemuseni ning hoitakse kokku kõigi aega.

Nii Rocksticki kui Orangetime’i eksperdid nõustuvad, et ühtset hinnasilti on veebikonverentsile väga keeruline külge panna, sest tehniline lahendus sõltub palju vajadustest ja kliendi soovidest. Küll aga ei pea Kristen Kivistiku ega Kertu Pähklamägi sõnul paraku paika arusaam, et virtuaalne projekt on odavam kui füüsiline kokkusaamine. Lihtsam veebikonverents, kus kõik esinejad ja moderaator on kodus ning kogu sündmust juhitakse tehnilise partneri kontorist, maksab Kristen Kivistiku sõnul kuni 1000 eurot. Seevastu hübriidkonverentsi hinnad algavad paarist tuhandest eurost ning ulatuvad olenevalt tehnilistest soovidest koguni mitmekümne tuhande piiridesse.