Ägeda ja meeldejääva konverentsi retsept lk

MEELESPEA. Aastas toimub sadu konverentse, üks vingem kui teine. Kuidas korraldada konverents, kus osalejal ei tule pähegi arvutist töökirju vaadata või hakata aja viitmiseks telefoni näppima? Ägeda ja meeldejääva konverentsi retsept

Karen Schmidt

«K õige suurem ohukoht on trafaretsus – igav ja standardne konverents, mis on juba järgmisel päeval meelest läinud,» ütleb Blue Drumi motivatsiooni- ja ürituskorraldusagentuuri tegevjuht ning loominguline juht Olavi Andla veendunult ning lisab, et konverents peab olema inspireeriv ja motiveeriv.

Enamasti teaduskonverentsidele spetsialiseerunud Publicon Konverentside produtsent Mereli Kivi peab konservatiivsemates valdkondades ürituste korraldamisel traditsioonide hoidmist küll oluliseks, ent nõustub, et tähtsaim on lisada uusi elemente – heal konverentsil võiks olla varuks ekstra midagi, mis teeb selle eriliseks ja pakub üllatusmomenti. Näiteks on Publicon korraldanud konverentsidel heategevusjookse, ühislaulmist linnahalli treppidel, pidulikku vastuvõttu turuhoones ja viinud osalejad öö hakul kunstimuuseumi. «Julgustan korraldajaid rohkem raamidest lahti laskma ja mõtlema kasvõi väikestele asjadele, mis osalejatele meelde jäävad.» Usaldusväärne partner Nii Blue Drum kui ka Publicon on professionaalsed konverentsikorraldajad, kes pakuvad kliendile täisteenust sündmuse kavandamisest elluviimiseni nii füüsilises, hübriid- kui ka virtuaalformaadis. Tuge pakutakse nii rahastuse leidmisel kui ka turundamisel, sisu loomisel, esinejate leidmisel ja õhtuse meelelahutusprogrammi kokkupanemisel – õigupoolest kõiges, mis konverentsi korraldamisega kaasneb.

Kui Olavi Andla arvates aitab professionaalse korraldaja kaasamine vältida tüüpvigu, suurendab loomingulisust, hoiab kokku kliendi aega ning parandab kogu ürituse kvaliteeti, siis Mereli Kivi toob lisaks välja kogemuse: «Publiconis teeme tööd sisuliselt 365 päeva aastas ning paneme oma suure kogemustepagasi iga kliendi hüvanguks tööle.»

Korralduspartneri teenusta-

Publiconi korraldatud Eesti Õigusteadlaste päevad sügisel 2020, Konverents Vanemuise kontserdimajas.

FOTO: KarL-eriK piirimees

sule ei saa üht hinnasilti külge panna, tõdevad mõlemad ning selgitavad, et see sõltub ürituse spetsiifikast, meeskonna suurusest ja rollidest, projekti kestvusest ja keerukusastmest ning paljudest detailidest, küll soovitavad Olavi ja Mereli korraldaja poole pöörduda nii vara, kui võimalik, et midagi ei jääks viimasele minutile. Võimatu missioon Mõlemad ettevõtted on aastate jooksul silmitsi seisnud mõnegi «pähkliga», mis esialgu tundusid võimatud, ent mis tänu loomingulistele ja leidlikele lahendustele siiski laitmatult õnnestusid.

Üks selline oli 2015. aastal toimunud Balti Turbafoorum, mida sooviti korraldada Saaremaal, meenutab Mereli Kivi. Kuressaares ei olnud lihtsaid lahendusi ja mugavat taristut 350+ osalejaga rahvusvahelise

↑ Blue Drumi korraldatud seminar rabas. FOTO: Liis reiman ← Publiconi korraldatud Eesti Õigusteadlaste päevad sügisel 2020, õhtune vastuvõtt Tartu turul.

FOTO: KarL-eriK piirimees

sündmuse korraldamiseks, aga kõigi teenuste mandrilt sissetoomine oleks eelarve lõhki ajanud. Seega tuli leida loovaid lahendusi, näiteks tehti Kuursaalile vaid üheks õhtuks 500 m² suurune juurdeehitus, et võõrustada pidulikku õhtusööki. Lõppkokkuvõttes kujunes foorum tõeliseks edulooks.

Olavi Andla laseb silmade eest läbi jõulude ajal toimunud hübriidkonverentsi, kus ühendati erinevad kontorid TallinnTartu-Pärnu teljel. Interaktiivse äpipõhise mängu lõpus ilmusid sünkroonselt kõigis linnades reaalajas ukselävele jõuluvanad. Nad andsid osalejatele kohapeal viimase ülesande ning panid konverentsile lõbusa punkti. Alguses pidi konverents olema Zoomis toimuv kohtumine, kus paljud oleksid ilmselt kaamera ja heli välja lülitanud, ent tänu interaktiivsusele oli konverents lõbus ja meeldejääv.

mereli Kivi

Publiconi konverentside produtsent

i i djärv K 1. Alustage võimalikult vara. Suurte rahvusvaheliste ürituste puhul minimaalselt aasta enne FOTO: aLeKsandr a toimumist. 2. Sõnastage, miks ja kellele sündmust korraldatakse. 3. Selgitage välja osalejate arv, konverentsi formaat, iseloom, eelarve. 4. Kaasake professionaalne korraldaja või konsultant. 5. Jagage ülesanded, vastutusalad, tööplaan. 6. Koostage kvaliteetne ja kaasav sisuprogramm. 7. Valige koht, mis toetab teie üritust parimal võimalikul moel. 8. Planeerige tasemel toitlustus. Ebamugavalt lahendatud või ebakvaliteetne toitlustus võib rikkuda kuitahes hea korralduse. 9. Tagage töökindel ja kvaliteetne tehniline lahendus ning piisav meeskond. 10.Visualiseerige sündmus algusest lõpuni. Koostage stsenaarium ja käige kogu meeskonnaga läbi.

Nii tuvastate võimalikud riskid ja kitsaskohad.

Olavi andla

Blue Drumi motivatsiooni- ja ürituskorraldusagentuuri tegevjuht ja loominguline juht

Meie jaoks on kõige tähtsam niinimetatud kastist välja mõtlemine. Aastas toimub sadu konverentse, mille formaat on peaaegu kõigil ühesugune, ent klassikaline konverents, kus paljud sageli telefoni näpivad ja kannatamatult kohvipausi ootavad, on oma aja kindlasti ära elanud. Miks ei võiks korraldada inspireeriva konverentsi hoopis vanas kloostris – grupid liiguvad erinevatesse salapärastesse punktidesse, kus neid võtavad vastu kostüümides koolitajad. Tänapäeval on konverentsi märksõnad pigem käed-külge-õppimine, mängulisus ja nutilahendused. Lisaks inspireerivale kohale on kahtlemata tähtsad põnev ja kvaliteetne sisu, hea hinna ja kvaliteedi suhe, maitsev toit ja mõnus seltskond.

FOTO: Harry TiiTs