4 || kONVERENTSieri
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
MEELESPEA. Aastas toimub sadu konverentse, üks vingem kui teine. Kuidas korraldada konverents, kus osalejal ei tule pähegi arvutist töökirju vaadata või hakata aja viitmiseks telefoni näppima?
Ägeda ja meeldejääva konverentsi retsept Karen Schmidt toimetaja
«K
õige suurem ohu koht on trafaretsus – igav ja standardne konverents, mis on juba järgmisel päeval meelest läinud,» ütleb Blue Drumi motivatsiooni- ja ürituskorraldusagentuuri tegevjuht ning loominguline juht Olavi Andla veendunult ning lisab, et konverents peab olema inspireeriv ja motiveeriv. Enamasti teaduskonverentsidele spetsialiseerunud Publicon Konverentside produtsent Mereli Kivi peab konservatiivsemates valdkondades ürituste korraldamisel traditsioonide hoidmist küll oluliseks, ent nõustub, et tähtsaim on lisada uusi elemente – heal konverentsil võiks olla varuks ekstra midagi, mis teeb selle eriliseks ja pakub üllatusmomenti. Näiteks on Publicon korraldanud konverentsidel heategevusjookse, ühislaulmist linnahalli treppidel, pidulikku vastuvõttu turuhoones ja viinud osalejad öö hakul kunstimuu-
seumi. «Julgustan korraldajaid rohkem raamidest lahti laskma ja mõtlema kasvõi väikestele asjadele, mis osalejatele meelde jäävad.»
Usaldusväärne partner Nii Blue Drum kui ka Publicon on professionaalsed konverentsikorraldajad, kes pakuvad kliendile täisteenust sündmuse kavandamisest elluviimiseni nii füüsilises, hübriid- kui ka virtuaalformaadis. Tuge pakutakse nii rahastuse leidmisel kui ka turundamisel, sisu loomisel, esinejate leidmisel ja õhtuse meelelahutusprogrammi kokkupanemisel – õigupoolest kõiges, mis konverentsi korraldamisega kaasneb. Kui Olavi Andla arvates aitab professionaalse korraldaja kaasamine vältida tüüpvigu, suurendab loomingulisust, hoiab kokku kliendi aega ning parandab kogu ürituse kvaliteeti, siis Mereli Kivi toob lisaks välja kogemuse: «Publiconis teeme tööd sisuliselt 365 päeva aastas ning paneme oma suure kogemustepagasi iga kliendi hüvanguks tööle.» Korralduspartneri teenusta-
Publiconi korraldatud Eesti Õigusteadlaste päevad sügisel 2020, Konverents Vanemuise kontserdimajas. Foto: Karl-Erik Piirimees
sule ei saa üht hinnasilti külge panna, tõdevad mõlemad ning selgitavad, et see sõltub ürituse spetsiifikast, meeskonna suurusest ja rollidest, projekti kestvusest ja keerukusastmest ning paljudest detailidest, küll soovitavad Olavi ja Mereli korraldaja poole pöörduda nii vara, kui
võimalik, et midagi ei jääks viimasele minutile.
Võimatu missioon Mõlemad ettevõtted on aastate jooksul silmitsi seisnud mõnegi «pähkliga», mis esialgu tundusid võimatud, ent mis tänu loomingulistele ja leidli-
kele lahendustele siiski laitmatult õnnestusid. Üks selline oli 2015. aastal toimunud Balti Turbafoorum, mida sooviti korraldada Saaremaal, meenutab Mereli Kivi. Kuressaares ei olnud lihtsaid lahendusi ja mugavat taristut 350+ osalejaga rahvusvahelise
