KONVERENTSIKORRALDUS:
Virtuaalkonverents
Kuidas pandeemia ajal konverentsi korraldada lk 2 Virtuaalllahendus – konverentsimaailma päästerõngas lk 3 Ägeda ja meeldejääva konverentsi retsept lk 4-5 Professionaalne konverentsikorraldus lk 8
KONVERENTSIERI
TEEMALEHT 27. SEPTEMBER 2021
2 || kONVERENTSieri
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
KORRALDAMINE. Kui 2020. aasta märtsis eriolukord kehtestati, siis üritused olid esimesed, mis täielikult ära keelati, ning viimased, mida piirangute leevenedes lubati tasapisi jälle korraldama hakata. Mida erakordselt raske aeg konverentsikorraldajatele õpetas ning kuidas on nende töö võrreldes varasemaga muutunud?
Koroona õppetunnid ehk kuidas pandeemia ajal konverentsi korraldada Karen Schmidt toimetaja
K
õige keerulisem oli teadmatus, tõdeb Publicon Konverentside produtsent Mereli Kivi; võimatu oli midagi planeerida, sest olukord oli kõigi jaoks uus ning teadmuspõhist infot otsuste tegemiseks ei olnud. Ehkki praegu, ligi poolteist aastat hiljem, on seis stabiilsem, tuleb endiselt arvestada, et olukord võib muutuda äkki väga lühikese etteteatamisega. «Peame olema paindlikud, võimelised kiiresti reageerima ning meil peab tagataskus olema mitu alternatiivset plaani.» Jätkuvalt on keeruline rahvusvaheliste ürituste saatus, sest on valdkondi, kus tööandjad ei soovita inimestel reisida. Ebakindlust tekitavad
KONVERENTSIERI
ka pidevalt muutuvad reisipiirangud. Üritusturundusagentuuri Jolos partner Martin Rauam nõustub, et kuigi ürituste korraldamine kord juba on töö, kus peavad alati olema plaan B ja C, siis pandeemia on korraldajaid palju kasvatanud ja karastanud, sest nüüd oskavad kõik teha tagavaraplaanile tagavaraplaane ja üritusi on õpitud viiruse mõttes turvaliselt läbi viima. «Ilma põhjaliku SOS-tegevuskavata ei võta me praegu ühtegi projekti töösse ning sageli järgime isegi riiklikest piirangutest karmimaid nõudeid.» Kuigi koroonapandeemia keeras ürituste korraldamise pea peale ning kogu konverentsivaldkond orienteerus üleöö ümber virtuaalsündmustele, ei saa öelda, et sisuline töö oleks praegu väga teistmoodi,
tõdeb Martin Rauam. Tõsi, töö on kõvasti mitmetahulisem ning ka korraldajal on nüüd märksa suurem vastutus, sest aspekte, millele peab enne ürituse toimumist mõtlema, on väga-väga palju. Kõige rohkem on tema sõnul muutunud tööriistad, sest tehnoloogilisi lahendusi kasutatakse märksa rohkem ja oskuslikumalt kui enne pandeemiat.
Nüüd oskavad kõik teha tagavaraplaanile tagavaraplaane ja üritusi on õpitud viiruse mõttes turvaliselt läbi viima. Üritusturundusagentuuri Jolos partner Martin Rauam
Projektijuht Svetlana Perijainen, svetlana.perijainen@postimees.ee, tel 666 2321 Reklaamitoimetaja Elina Sirol, elina.sirol@postimeesgrupp.ee
Tasapisi jälle hoog üles Kui vahepeal viidi üritusi läbi üksnes virtuaalselt, siis praegu on konverentse üha rohkem võimalik korraldada tavapärases formaadis. «Vajadus füüsiliste ürituste järgi on suurem kui kunagi varem, ent korraldajad on paindlikud ja sündmusi viiakse läbi nii, nagu parasjagu saab,» räägib Martin Rauam. Levinuim on praegu hübriidlahedus, mis tähendab, et konverents toimub osaliselt kohapeal, ent mingis osas üle veebsilla. Mehe hinnangul annab see formaat korraldajale paindlikkuse vahetult enne üritust asju ümber mängida ning jätab ka osalejale võimaluse valida, kuidas ta soovib üritusel osaleda. Sellegipoolest arvab Mereli Kivi, et hübriidlahendus on ühelt poolt küll suurepärane võimalus keeruline aeg üle elada ning
Keeletoimetaja Piret Bristol, piret.bristol@postimeesgrupp.ee Küljendus Tiit Sermann, tiit.sermann@postimees.ee
tööga jätkata, aga teisalt toob kaasa uusi probleeme. Näiteks peavad korraldajad otsustama, kellele üritus eelkõige suunatakse – kas saalisviibijatele või osalejatele arvutiekraanide taga? Kas toodetakse telesaadet publikuga saalis või pakutakse veebiülekannet saaliüritusest? Kuidas teha hübriidsündmust nii, et mõlemad osalejagrupid tunneksid ennast võrdselt ürituse osana? Need küsimused vajavad jätkuvalt lahendamist. Ka Martin Rauami hinnangul on konverentsikorraldajate suurimaid väljakutseid seotud just sellega, kuidas osalejaid veebi vahendusel päriselt kaasata. «Veebikaamera ei tee füüsilisest üritusest veel virtuaalüritust ning kõike ei saagi veebi üle kanda,» rõhutab ta ning lisab, et heade lahenduste leidmisega tegelevad nad kogu aeg, sest suure tõenäosu-
sega on virtuaalmaailm konverentsivaldkonna uus reaalsus ning tegu pole ajutise ja kiiresti mööduva olukorraga. Mõeldes sellele, kas koroonast on ka positiivset kaasa võtta, tõdeb Martin Rauam, et eks igal segasel ajal on oma võidud ja kaotused. Ta on seda meelt, et keeruline olukord tuleb valdkonnale pikas perspektiivis tegelikult pigem kasuks, ehkki seda on olnud valus omal nahal kogeda. Ka Mereli Kivi usub, et COVID-19 pandeemia on palju õpetanud ja mugavustsoonist välja viinud; esiteks oskame tegevusi ümber korraldada palju väiksema ajaga ning mis peamine, võtame mitme alternatiivse plaani vajadust tõsiselt. Selge on, et rahvusvahelises plaanis ei saa pandeemia kuu aja pärast läbi ning see muudab konverentside korraldamist kardinaalselt.
Väljaandja: Postimees Grupp AS, Tartu mnt 80, Tallinn Trükk: Kroonpress AS
kONVERENTSieri || 3
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
VIRTUAALKONVERENTS. Kui varem oli veebi teel toimuv konverents pigem erand või mõnel juhul ka luksuskaup, siis nüüd on sellest saanud peamine päästerõngas, mis võimaldab praeguses keerulises olukorras üritusi siiski korraldada.
Virtuaallahendus – konverentsimaailma päästerõngas Karen Schmidt toimetaja
«T
ehniline ebaõnnestumine on halvim, mis ühel veebikonverentsil juhtuda saab,» ütleb videoproduktsiooni ettevõtte Rockstick produtsent Kristen Kivistik ning rõhutab, kui oluline on kogenud ja pädeva tehnilise partneri kaasamine. Ta tõdeb, et pandeemia tõttu on ettevõtte töömaht kõvasti kasvanud, ent kõige suuremat heameelt tunneb selle üle, et tänu koroonale on hakatud üha rohkem hindama veebiülekannete kõrgetasemelist kvaliteeti. Kuna Rocksticki põhituumik on väike, siis enamasti ei teenindata ühel päeval rohkem kui ühte sündmust – eesmärk on hoida kvaliteeti kõrgel ja pakkuda klientidele personaalset lähenemist. Ka Eesti ühe vanima, juba 2003. aastal loodud üritustu-
Veriffi juubelipidu Kultuurikatlas, Orangetime’i tehniline lahendus koostöös Eventech’iga.
rundusagentuuri Orangetime’i virtuaallahenduste projektijuht Kertu Pähklamägi rõhutab tehnilise lahenduse kvaliteedi olulisust. «Programm võib olla läbimõeldud ja kaasav, aga kui tehniline lahendus seda ei toeta, siis kaotab sisu väärtuse,» selgitab ta ning lisab, et hea ja
mõjusa veebilahenduse võti on kindlasti kliendi sisend ja selged eesmärgid ning hea lahendus sünnib tihedas koostöös agentuuriga.
Veebikonverentsi retsept Aga milline siis on hea veebikonverents? Eelkõige otseülekannete
FOTO: Liisi Sepp
tootmisele ja sündmuste täistehnilisele teenindamisele spetsialiseerunud Rocksticki meeskond usub, et ideaalne veebikonverents on läbimõeldud sisu ja vormiga täpselt nagu ka tavakonverents, ent võrreldes traditsioonilise füüsilise konverentsiga on virtuaalsündmusel selge spet-
siifika. «Igasugune esitlus veebi ei sobi,» toob Kristen Kivistik näite ning selgitab, et inimesed suudavad veebis keskendunult informatsiooni märksa vähem vastu võtta kui füüsilise konverentsi puhul. Just seetõttu tulebki jälgida, et esitlused oleksid selged ja konkreetsed ning visuaalselt lihtsalt hoomatavad. Ka veebikonverentsi pikkus peab tema sõnul olema põhjalikult läbi mõeldud ning seal ei tohiks olla ühtegi elementi, mis sündmust põhjendamatult venitaks. Osalejate kaasamisel peab Rockstick oluliseks erinevate tänapäevaste tehnoloogiste vahendite kasutamist, millest Eesti turul tuntumad on näiteks Worksup, Slido, Votemo ning omal kohal on kindlasti ka meelelahutus mõne live-etteaste või humoorikate vaheklippide näol. Lisaks rõhutab Kristen Kivistik moderaatori valiku olulisust, sest kaamerate vahendusel konverentsi juhtida on hoopis midagi muud kui füüsilise sündmuse läbiviimine ning igaüks seda välja ei kanna. Populaarsed valikud on näiteks telesaatejuhid, kellel tänu oma tööle on veebiülekannete jaoks vajalikud oskused juba olemas. Nii traditsioonilisi kui ka virtuaalseid üritusi, videoproduktsiooni ning ka PR-lahendusi pakkuv Orangetime on loonud üritustele tehnilisi lahendusi väga kiiresti, aga kogemus on siiski näidanud, et põhjalik eeltöö on kvaliteedi võti. Just seetõttu soovitavad nad klientidel agentuuri poole pöörduda vähemalt
kaks kuud enne ürituse toimumist. Kliendil võiks kontakteerudes olla ülevaade plaanitavast projektist (kes esineb, millistel teemadel, mis keskkonnas), selge ajaraam ja eelarve, räägib Kertu Pähklamägi, ent julgustab kontakteeruma isegi siis, kui paberil on alles algsed mõtted. «Peame kliendiga nõu, kuulame ära ta soovid ning pakume välja parima tehnilise lahenduse.»
Otse ja avatult Kristen Kivistiku sõnul ei taha kliendid tihti planeeritavast eelarvest rääkida, lootuses, et nii saab parema hinna. Kogemus on siiski näidanud, et kui suurusjärgud kohe kokku leppida, siis jõutakse kiiremini soovitud tulemuseni ning hoitakse kokku kõigi aega. Nii Rocksticki kui Orangetime’i eksperdid nõustuvad, et ühtset hinnasilti on veebikonverentsile väga keeruline külge panna, sest tehniline lahendus sõltub palju vajadustest ja kliendi soovidest. Küll aga ei pea Kristen Kivistiku ega Kertu Pähklamägi sõnul paraku paika arusaam, et virtuaalne projekt on odavam kui füüsiline kokkusaamine. Lihtsam veebikonverents, kus kõik esinejad ja moderaator on kodus ning kogu sündmust juhitakse tehnilise partneri kontorist, maksab Kristen Kivistiku sõnul kuni 1000 eurot. Seevastu hübriidkonverentsi hinnad algavad paarist tuhandest eurost ning ulatuvad olenevalt tehnilistest soovidest koguni mitmekümne tuhande piiridesse.
4 || kONVERENTSieri
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
MEELESPEA. Aastas toimub sadu konverentse, üks vingem kui teine. Kuidas korraldada konverents, kus osalejal ei tule pähegi arvutist töökirju vaadata või hakata aja viitmiseks telefoni näppima?
Ägeda ja meeldejääva konverentsi retsept Karen Schmidt toimetaja
«K
õige suurem ohu koht on trafaretsus – igav ja standardne konverents, mis on juba järgmisel päeval meelest läinud,» ütleb Blue Drumi motivatsiooni- ja ürituskorraldusagentuuri tegevjuht ning loominguline juht Olavi Andla veendunult ning lisab, et konverents peab olema inspireeriv ja motiveeriv. Enamasti teaduskonverentsidele spetsialiseerunud Publicon Konverentside produtsent Mereli Kivi peab konservatiivsemates valdkondades ürituste korraldamisel traditsioonide hoidmist küll oluliseks, ent nõustub, et tähtsaim on lisada uusi elemente – heal konverentsil võiks olla varuks ekstra midagi, mis teeb selle eriliseks ja pakub üllatusmomenti. Näiteks on Publicon korraldanud konverentsidel heategevusjookse, ühislaulmist linnahalli treppidel, pidulikku vastuvõttu turuhoones ja viinud osalejad öö hakul kunstimuu-
seumi. «Julgustan korraldajaid rohkem raamidest lahti laskma ja mõtlema kasvõi väikestele asjadele, mis osalejatele meelde jäävad.»
Usaldusväärne partner Nii Blue Drum kui ka Publicon on professionaalsed konverentsikorraldajad, kes pakuvad kliendile täisteenust sündmuse kavandamisest elluviimiseni nii füüsilises, hübriid- kui ka virtuaalformaadis. Tuge pakutakse nii rahastuse leidmisel kui ka turundamisel, sisu loomisel, esinejate leidmisel ja õhtuse meelelahutusprogrammi kokkupanemisel – õigupoolest kõiges, mis konverentsi korraldamisega kaasneb. Kui Olavi Andla arvates aitab professionaalse korraldaja kaasamine vältida tüüpvigu, suurendab loomingulisust, hoiab kokku kliendi aega ning parandab kogu ürituse kvaliteeti, siis Mereli Kivi toob lisaks välja kogemuse: «Publiconis teeme tööd sisuliselt 365 päeva aastas ning paneme oma suure kogemustepagasi iga kliendi hüvanguks tööle.» Korralduspartneri teenusta-
Publiconi korraldatud Eesti Õigusteadlaste päevad sügisel 2020, Konverents Vanemuise kontserdimajas. Foto: Karl-Erik Piirimees
sule ei saa üht hinnasilti külge panna, tõdevad mõlemad ning selgitavad, et see sõltub ürituse spetsiifikast, meeskonna suurusest ja rollidest, projekti kestvusest ja keerukusastmest ning paljudest detailidest, küll soovitavad Olavi ja Mereli korraldaja poole pöörduda nii vara, kui
võimalik, et midagi ei jääks viimasele minutile.
Võimatu missioon Mõlemad ettevõtted on aastate jooksul silmitsi seisnud mõnegi «pähkliga», mis esialgu tundusid võimatud, ent mis tänu loomingulistele ja leidli-
kele lahendustele siiski laitmatult õnnestusid. Üks selline oli 2015. aastal toimunud Balti Turbafoorum, mida sooviti korraldada Saaremaal, meenutab Mereli Kivi. Kuressaares ei olnud lihtsaid lahendusi ja mugavat taristut 350+ osalejaga rahvusvahelise
kONVERENTSieri || 5
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
Konverentsi meelespea Kii djä
dra
Publiconi konverentside produtsent
rv
Mereli Kivi
ks
an
1. Alustage võimalikult vara. Suurte rahvusvaheliste ürituste le puhul minimaalselt aasta enne :A foto toimumist. 2. Sõnastage, miks ja kellele sündmust korraldatakse. 3. Selgitage välja osalejate arv, konverentsi formaat, iseloom, eelarve. 4. Kaasake professionaalne korraldaja või konsultant. 5. Jagage ülesanded, vastutusalad, tööplaan. 6. Koostage kvaliteetne ja kaasav sisuprogramm. 7. Valige koht, mis toetab teie üritust parimal võimalikul moel. 8. Planeerige tasemel toitlustus. Ebamugavalt lahendatud või ebakvaliteetne toitlustus võib rikkuda kuitahes hea korralduse. 9. Tagage töökindel ja kvaliteetne tehniline lahendus ning piisav meeskond. 10. Visualiseerige sündmus algusest lõpuni. Koostage stsenaarium ja käige kogu meeskonnaga läbi. Nii tuvastate võimalikud riskid ja kitsaskohad.
sündmuse korraldamiseks, aga kõigi teenuste mandrilt sissetoomine oleks eelarve lõhki ajanud. Seega tuli leida loovaid lahendusi, näiteks tehti Kuursaalile vaid üheks õhtuks 500 m² suurune juurdeehitus, et võõrustada pidulikku õhtusööki. Lõppkokkuvõttes kujunes foorum tõeliseks edulooks. Olavi Andla laseb silmade eest läbi jõulude ajal toimunud hübriidkonverentsi, kus ühendati erinevad kontorid TallinnTartu-Pärnu teljel. Interaktiivse äpipõhise mängu lõpus ilmusid sünkroonselt kõigis linnades reaalajas ukselävele jõuluvanad. Nad andsid osalejatele kohapeal viimase ülesande ning panid konverentsile lõbusa punkti. Alguses pidi konverents olema Zoomis toimuv kohtumine, kus paljud oleksid ilmselt kaamera ja heli välja lülitanud, ent tänu interaktiivsusele oli konverents lõbus ja meeldejääv.
Olavi Andla
Blue Drumi motivatsiooni- ja ürituskorraldusagentuuri tegevjuht ja loominguline juht s
Foto: Karl-Erik Piirimees
Tii t
Meie jaoks on kõige tähtsam niinimetatud kastist välja mõtlemine. ar :H foto Aastas toimub sadu konverentse, mille formaat on peaaegu kõigil ühesugune, ent klassikaline konverents, kus paljud sageli telefoni näpivad ja kannatamatult kohvipausi ootavad, on oma aja kindlasti ära elanud. Miks ei võiks korraldada inspireeriva konverentsi hoopis vanas kloostris – grupid liiguvad erinevatesse salapärastesse punktidesse, kus neid võtavad vastu kostüümides koolitajad. Tänapäeval on konverentsi märksõnad pigem käed-külge-õppimine, mängulisus ja nutilahendused. Lisaks inspireerivale kohale on kahtlemata tähtsad põnev ja kvaliteetne sisu, hea hinna ja kvaliteedi suhe, maitsev toit ja mõnus seltskond. ry
↑ Blue Drumi korraldatud seminar Foto: Liis Reiman rabas. ← Publiconi korraldatud Eesti Õigusteadlaste päevad sügisel 2020, õhtune vastuvõtt Tartu turul.
6 || sisuturundus
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
8 || kONVERENTSieri
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
INVESTEERING. «Konverentsi korraldamine? Ah, käkitegu!» Mida konverentsi läbiviimine tegelikult tähendab ning miks tasub kaasata professionaalne üritusekorraldaja, räägivad kaks eksperti, kes selle valdkonna köögipoolega iga päev kokku puutuvad.
Professionaalne konverentsikorraldus – pisidetailideni läbimõeldud rätsepalahendus Karen Schmidt toimetaja
P
rofessionaalil on olemas vastused kõigile küsimustele, isegi nendele, mis pole algajal korraldajal jõudnud tekkidagi,» ütleb ürituskorraldusagentuuri Wow Events tegevjuht Olavi Ruhno põhjapanevalt, kui mõtleb sellele, miks tasub korraldaja sündmuse läbiviimisesse kaasata. Mehe arvates on kõige suurem eelis see, et tellija saab siis ise tegeleda ürituse sisuga ning võõrustada külalisi, samal ajal kui korraldaja hoiab silma peal tehnilistel lahendustel ning jälgib, et sündmus sujuks laitmatult. Samuti professionaalset konverentsiteenust pakkuva ettevõtte Konverentsimeistrid projektijuht Heli Kuik nõustub, et konverentsil on kõige tähtsam ikka ja ainult sisu – sel põhjusel neid korraldatakse ja kuulama tullakse. Ning kui korraldus sisu toetab, siis ongi tulemuseks äge ja mõjus sündmus. Just seetõttu on naine kindel, et
«
meeldejääva ürituse võti peitub professionaalses korraldajas, kel on kogemusi, suur koostöövõrgustik, pühendunud meeskond ning lahendustele orienteeritud suhtumine.
Konsultatsioonist täislahenduseni Wow Events ja Konverentsimeistrid on professionaalsed ü r it u se kor ra ld ajad , kes pakuvad kliendile täisteenust ehk «võtmed kätte» lahendust. Konverentse on mõlemad ettevõtted aastate jooksul korraldanud sadu ning kogemuste pagas korralik. «Kõikvõimalikud vead on juba tehtud, ämbrid kolistatud ja töö sujub ladusalt,» ütleb Olavi Ruhno. Olavi Ruhno sõnul saab professionaalse konverentsikorraldaja teenused jagada laias laastus kolmeks: kliendi nõustamine, allhangete ja eelarve juhtimine ning sündmuse järelevalve. Iga etapp toimub tihedas koostöös kliendiga; kaardistatakse ning räägitakse läbi pisimgi detail, pannakse paika konverentsi eesmärgid ning valitakse kõige sobivamad lahendused eesmärgi saavutamiseks.
Konverentsil on kõige tähtsam ikka ja ainult sisu – see on põhjus, miks neid korraldatakse ja kuulama tullakse.
Ka finantsilisel poolel hoitakse silma peal ning garanteeritakse, et alguses kokkulepitud detailne eelarve kehtib ka projekti lõppedes. Ürituse toimumise päeval tegeleb korraldaja meeskond kõige jooksvaga. Heli Kuik lisab, et täisteenus tähendab sõna otseses mõttes kõike, mida konverentsi korraldamiseks on vaja, näiteks eelarve ja tegevuskava
koostamine, tehnilise lahenduse väljatöötamine, finantside haldamine ning turundus ja kommunikatsioon, isegi õhtused meelelahutusprogrammid ja õhtusöögid saab jätta korraldaja õlule. Kui klient täisteenust ei vaja, siis on võimalik korraldajalt tellija ka üksikuid töölõike või üksnes konsultatsioon, mille käigus annab projektijuht kätte juhtlõngad ja
lahendused, millega klient edasi töötab.
Korraldaja kaasamine kui investeering Olavi Ruhno sõnul on nad korraldanud konverentse, mille planeerimine algab juba kaks aastat varem ning nõuab iganädalast tööd, ent ka paar nädalat enne tähtaega suudavad nad hakkama saada. Küsimus
Fotod: Shutterstock
on selles, mis on ülesandeks, rõhutab mees. Kui see on ka külaliste kutsumine, siis kaks nädalat enne konverentsi ühendust võtta on väga hilja, ent kui paika tuleb panna tehniline lahendus, siis on võimalik detailid läbi rääkida ka paarikolme nädalaga, aga see ei ole kindlasti mõistlik. Olavi Ruhno arvates on konverentsi suurim väljakutse
kONVERENTSieri || 9
postimees, 27. SEPTEMBER 2021
Korraldaja poole tasub pöörduda vähemalt kuus kuud kuni aasta enne planeeritavat sündmust, et midagi ei jääks viimasele minutile.
see, et külalised ei tule kohale või neid ei tule piisavalt. Esialgu tunduvad tähtsad tehnilised lahendused, toimumiskoht, toitlustus, ning loomulikult need ongi olulised, aga konverents tehakse ikkagi osalejatele ning põhifookus peab kogu aeg olema neil ja nende kaasamisel. Nii Olavi Ruhno kui ka Heli Kuik soovitavad korraldaja poole pöörduda vähemalt kuus kuud kuni aasta enne planeeritavat sündmust ning julgustavad ühendust võtma juba siis, kui isegi kuupäev pole veel paigas ning sisu osaski on paberil vaid
esialgsed mõtted. «Mida varem, seda parem, sest nii jääb tellijal alles palju rohkem närvirakke ja ka ööuni on parem,» ütleb Olavi Ruhno. Varane planeerimine tagab sellegi, et sobivad ruumid, hinnatud esinejad ja tasemel koostööpartnerid on veel vabad ja saadaval, lisab Heli Kuik. Mõlemad nõustuvad, et keeruline on üheselt öelda, kui palju konverentsi korraldamine maksab, sest see sõltub teenustest, mida klient vajab. On suur vahe, kas klient soovib ainult konsultatsiooni ning abi üksnes tehnilise teostusega või on vaja
pidada läbirääkimisi esinejatega, vastutada turunduse ja kommunikatsiooni eest ning kutsuda osalejaid sellest sõltub palju. Iga projekti alguses koostatakse detailne eelarve, kus on muu hulgas välja toodud korraldaja tegevused põhjaliku kirjeldusega, mida klient selle raha eest saab. Heli Kuik rõhutab, et korraldaja kaasamine on investeering, sest läbimõeldud sisu ja ülesehitus ning ladusa korraldusega üritused jäävad osalejatele meelde ning nad löövad hea meelega kaasa ka järgmistel aastatel.
