Professionaalne konverentsikorraldus lk

INVESTEERING. «Konverentsi korraldamine? Ah, käkitegu!» Mida konverentsi läbiviimine tegelikult tähendab ning miks tasub kaasata professionaalne üritusekorraldaja, räägivad kaks eksperti, kes selle valdkonna köögipoolega iga päev kokku puutuvad.

Professionaalne konverentsikorraldus – pisidetailideni läbimõeldud rätsepalahendus

Karen Schmidt

«P rofessionaalil on olemas vastused kõigile küsimustele, isegi nendele, mis pole algajal korraldajal jõudnud tekkidagi,» ütleb ürituskorraldusagentuuri Wow Events tegevjuht Olavi Ruhno põhjapanevalt, kui mõtleb sellele, miks tasub korraldaja sündmuse läbiviimisesse kaasata. Mehe arvates on kõige suurem eelis see, et tellija saab siis ise tegeleda ürituse sisuga ning võõrustada külalisi, samal ajal kui korraldaja hoiab silma peal tehnilistel lahendustel ning jälgib, et sündmus sujuks laitmatult.

Samuti professionaalset konverentsiteenust pakkuva ettevõtte Konverentsimeistrid projektijuht Heli Kuik nõustub, et konverentsil on kõige tähtsam ikka ja ainult sisu – sel põhjusel neid korraldatakse ja kuulama tullakse. Ning kui korraldus sisu toetab, siis ongi tulemuseks äge ja mõjus sündmus. Just seetõttu on naine kindel, et meeldejääva ürituse võti peitub professionaalses korraldajas, kel on kogemusi, suur koostöövõrgustik, pühendunud meeskond ning lahendustele orienteeritud suhtumine. Konsultatsioonist täislahenduseni Wow Events ja Konverentsimeistrid on professionaalsed üritusekorraldajad, kes pakuvad kliendile täisteenust ehk «võtmed kätte» lahendust. Konverentse on mõlemad ettevõtted aastate jooksul korraldanud sadu ning kogemuste pagas korralik. «Kõikvõimalikud vead on juba tehtud, ämbrid kolistatud ja töö sujub ladusalt,» ütleb Olavi Ruhno.

Olavi Ruhno sõnul saab professionaalse konverentsikorraldaja teenused jagada laias laastus kolmeks: kliendi nõustamine, allhangete ja eelarve juhtimine ning sündmuse järelevalve. Iga etapp toimub tihedas koostöös kliendiga; kaardistatakse ning räägitakse läbi pisimgi detail, pannakse paika konverentsi eesmärgid ning valitakse kõige sobivamad lahendused eesmärgi saavutamiseks.

Konverentsil on kõige tähtsam ikka ja ainult sisu – see on põhjus, miks neid korraldatakse ja kuulama tullakse.

FOTOd: sHuTTersTOcK

Ka finantsilisel poolel hoitakse silma peal ning garanteeritakse, et alguses kokkulepitud detailne eelarve kehtib ka projekti lõppedes. Ürituse toimumise päeval tegeleb korraldaja meeskond kõige jooksvaga.

Heli Kuik lisab, et täisteenus tähendab sõna otseses mõttes kõike, mida konverentsi korraldamiseks on vaja, näiteks eelarve ja tegevuskava koostamine, tehnilise lahenduse väljatöötamine, finantside haldamine ning turundus ja kommunikatsioon, isegi õhtused meelelahutusprogrammid ja õhtusöögid saab jätta korraldaja õlule. Kui klient täisteenust ei vaja, siis on võimalik korraldajalt tellija ka üksikuid töölõike või üksnes konsultatsioon, mille käigus annab projektijuht kätte juhtlõngad ja lahendused, millega klient edasi töötab. Korraldaja kaasamine kui investeering Olavi Ruhno sõnul on nad korraldanud konverentse, mille planeerimine algab juba kaks aastat varem ning nõuab iganädalast tööd, ent ka paar nädalat enne tähtaega suudavad nad hakkama saada. Küsimus on selles, mis on ülesandeks, rõhutab mees. Kui see on ka külaliste kutsumine, siis kaks nädalat enne konverentsi ühendust võtta on väga hilja, ent kui paika tuleb panna tehniline lahendus, siis on võimalik detailid läbi rääkida ka paarikolme nädalaga, aga see ei ole kindlasti mõistlik.

Olavi Ruhno arvates on konverentsi suurim väljakutse

Korraldaja poole tasub pöörduda vähemalt kuus kuud kuni aasta enne planeeritavat sündmust, et midagi ei jääks viimasele minutile.

see, et külalised ei tule kohale või neid ei tule piisavalt. Esialgu tunduvad tähtsad tehnilised lahendused, toimumiskoht, toitlustus, ning loomulikult need ongi olulised, aga konverents tehakse ikkagi osalejatele ning põhifookus peab kogu aeg olema neil ja nende kaasamisel.

Nii Olavi Ruhno kui ka Heli Kuik soovitavad korraldaja poole pöörduda vähemalt kuus kuud kuni aasta enne planeeritavat sündmust ning julgustavad ühendust võtma juba siis, kui isegi kuupäev pole veel paigas ning sisu osaski on paberil vaid esialgsed mõtted. «Mida varem, seda parem, sest nii jääb tellijal alles palju rohkem närvirakke ja ka ööuni on parem,» ütleb Olavi Ruhno. Varane planeerimine tagab sellegi, et sobivad ruumid, hinnatud esinejad ja tasemel koostööpartnerid on veel vabad ja saadaval, lisab Heli Kuik.

Mõlemad nõustuvad, et keeruline on üheselt öelda, kui palju konverentsi korraldamine maksab, sest see sõltub teenustest, mida klient vajab. On suur vahe, kas klient soovib ainult konsultatsiooni ning abi üksnes tehnilise teostusega või on vaja pidada läbirääkimisi esinejatega, vastutada turunduse ja kommunikatsiooni eest ning kutsuda osalejaid sellest sõltub palju. Iga projekti alguses koostatakse detailne eelarve, kus on muu hulgas välja toodud korraldaja tegevused põhjaliku kirjeldusega, mida klient selle raha eest saab. Heli Kuik rõhutab, et korraldaja kaasamine on investeering, sest läbimõeldud sisu ja ülesehitus ning ladusa korraldusega üritused jäävad osalejatele meelde ning nad löövad hea meelega kaasa ka järgmistel aastatel.