HERAUSFORDERUNG SOFTWARE-UMSTELLUNG «Letʼs get Digital

Eine Software-Implementierung gehört zum Change Management und ist Teamarbeit.

HERAUSFORDERUNG SOFTWARE-UMSTELLUNG

«LETʼS GET DIGITAL»

PROZESSE MIT EINER IT-LÖSUNG ZU OPTIMIEREN, DAS WOLLEN ALLE UNTERNEHMEN IN DEN HAUSTECHNIK-, SANITÄR-, HEIZUNGSTECHNIK UND BAUBRANCHEN. DER RESPEKT VOR EINER SOFTWARE-IMPLEMENTIERUNG IST ABER NOCH IMMER GROSS, DENN SCHLIESSLICH WERDEN WORKFLOW-PROZESSE NEU DEFINIERT. ABER ES GEHT AUCH GANZ EINFACH UND UNKOMPLIZIERT.

VON CHARLES STAUBACH UND DANIELE CIOCIOLA

Viele Unternehmer / innen träumen von einem unkomplizierten Wechsel zu einer neuen, modernen, effizienten und zugleich auch intelligenten Arbeitssoftware, die zudem auch noch nachhaltig Prozesse exponentiell optimiert, selbsterklärend und einfach zu bedienen ist.

Die meisten Software-Projekte werden jedoch nicht zufriedenstellend abgeschlossen oder scheitern. Selbst bei kleinen Unternehmen kann eine Softwareeinführung eine äusserst komplexe und anspruchsvolle Aufgabenstellung sein, die oft unterschätzt wird. So gehen die meisten KMU folgendermassen vor: «Sag mir, wie Dein Projekt startet und ich sage Dir, wie es endet.» Die Projektvorbereitungsphase bildet das Fundament der Softwareeinführung. Es ist diesbezüglich unerheblich, wie gross das Unternehmen ist beziehungsweise wie viele Mitarbeitende von der Software-Implementierung betroffen sind. So braucht jedes Projekt eine Leitung. Eine Softwareeinführung bedeutet nämlich nicht nur eine technische Angelegenheit, sondern hat viel mit Change Management zu tun. Menschen müssen sich allenfalls umgewöhnen oder überzeugt werden von der neuen Effizienz beziehungsweise vom Mehrwert. Dies kann zu Widerständen führen. Um dies zu vermeiden, müssen unterschiedlichste Bedürfnisse erkannt und respektiert werden und die relevanten Personen sollten in den verschiedenen Phasen der Softwareeinführung involviert werden. Die anschliessende Grobkonzeption bildet dann die Grundlage für die Softwareentwicklung. Viele Software-Projekte scheitern aufgrund der Ziele und Anforderungen. So sollten folgende Aspekte beachtet werden: Was ist der fachliche Kontext? Welche Geschäftsabläufe und

Prozesse werden vom Change Management erfasst? Welche funktionalen Anforderungen an die zukünftige Software sind bindend? Welche technischen Anforderungen an zukünftige Software müssen gegeben sein?

HOHE ANSPRÜCHE AN DIE SOFTWARE BRANCHENLÖSUNG In der Haustechnik-, Sanitär-, Heizungstechnik- und in der Baubranche die Branchen-Software gestellt: Es müssen Adressen, Bauobjekte und Rapporte erfasst, Mitarbeiter und Montagegruppen auf Monate hinaus disponiert, Dispositionslücken auf einen Blick erkannt, übersichtlich und schnell Devis und Offerten erstellt, individuell und abteilungsbezogen kalkuliert, Mitarbeiterstunden verwaltet, ausgeführte Arbeiten abgerechnet werden. Und dies am besten in einem Mobile-System. Eine Branchenlösung mit all diesen Anforderungen, die zudem noch einfach zu bedienen ist und unkompliziert implementiert werden kann, ist OF-4000–von der OF Software AG in Birsfelden entwickelt und seit Jahren ein Geheimtipp bei den Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern, bei den administrativen Mitarbeitenden und bei Monteuren. Eine Software wie OF-4000 ist modular aufgebaut. Die Basisversion

Eine Implementierung einer neuen Arbeitssoftware und einer ITBranchenlösung ist kein Hexenwerk – vorausgesetzt man lässt die Profis ran.

enthält neben der Bauobjekt- und Adressverwaltung die Module für die Erstellung von Offerten und Rechnungen. Diese Version eignet sich für kleinste Betriebe mit ein bis zwei Mitarbeitern. OF-4000-Lite und OF4000-NPK sind Programmversionen mit zusätzlichen Möglichkeiten wie eine vollständige Auftragsbearbeitung und bei der NPK-Version die Möglichkeit der Erstellung von NPK-Leistungsverzeichnissen, die über die Schnittstelle SIA-451 ein- und ausgelesen werden können. Spezielle Versionen für Planer, Netzwerkversionen und Erweiterungsmodule für die Terminplanung, Stundenerfassung, Anlagenverwaltung runden die OF-4000-Palette ab. Die einzelnen Module greifen reibungslos ineinander. Und der Clou ist: OF-4000 tauscht zwischen den einzelnen Modulen die Informationen automatisch aus.

«DIE SOFTWARE SCHLOSS ALLE LÜCKEN IM BETRIEB» Ian Schaad, Geschäftsführer der Schaad AG in Luterbach: «Eine gute Software wie OF-4000 schliesst alle Lücken im Betrieb und wird somit zum wichtigsten Tool im Arbeitsalltag. Als Jungunternehmer bin ich interessiert an einer zeitgemässen und modernen Infrastruktur. Unser Betrieb hat vor allem im Bereich der Administration enormen Nutzen durch die Software. Das Handling und die Vernetzung aller Module erspart in allen geschäftlichen Bereich extrem viel Zeit.» Ein Beispiel: Ian Schaad könne ohne Probleme bei Abwesenheit einer Arbeitskraft jederzeit auf alle nötigen Unterlagen zugreifen. Ferienvertretungen würden so effektiv zu einer einfachen Angelegenheit. Arbeitsabläufe wie auch Aufträge seien dank der Software klar strukturiert, es gingen keine Daten verloren und sämtliche Daten sind von der Offerte–Auftrag– Rechnung–Serviceaufträgen–bis hin zur Nachkalkulation alle miteinander vernetzt. «Kostenersparnis, Zeitgewinn und auch die Mobilität sind unfassbar gut.» Sehr geschätzt würden die mobilen Lösungen, da jeder Monteur den direkten Zugriff auf seine Stundenverwaltung, Aufgabenzuteilungen und auf die Dateiverwaltung habe. Was Ian Schaad ebenfalls betont, sind der Kundenservice und die Schulungen: «Die OF-Software AG ist stets interessiert an Verbesserungen, die Leute sind motiviert und helfen bei jeder Angelegenheit. Ebenfalls sind die Schulungen immer wieder interessant und man merkt, dass die Angestellten selbst Freude an der Software haben.» ■

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