Cicero Stapro Group - Implementace systémů MIS

Implementace systémů MIS z pohledu konzultanta

V poslední době se mnoho tiskáren začíná zajímat o investice do systému, který by zdokonalil proces řízení jejich podniků. Výběr odpovídajícího softwaru je zásadní a pro tiskárny má klíčový význam v mnoha oblastech jejich činností. Obrovský smysl má však také samotný systém procesu implementace a servisní péče.

Za účelem lepšího pochopení celého procesu implementace komplexního systému řízení tiskáren jsme se rozhodli pro rozhovor s Elžbětou Piskorz-Moryc, koordinátorkou polských projektů ve firmě Cicero Stapro Group s.r.o., která je vedoucím dodavatelem těchto systémů na území střední Evropy.

Elžběta Piskorz-Moryc

Začněme od samého začátku. Proč se vlastně tiskárny rozhodují pro implementaci systému třídy MIS? Jaké jsou ty základní impulsy, které tiskárny mobilizují k podniknutí těchto strategických rozhodnutí?

se počtů objednávek a snížení výrobních nákladů zakázek je zásadní mít kontrolu nad celým výrobním procesem. V mnoha případech je náš první kontakt s klientem ve chvíli, kdy se při vývoji rozsahu činností tiskárny zdají být aktuální metody řízení již nedostatečné. Prvním důvodem pro investici do systému řízení je rozvoj a růst podniku.

Co je tedy v tomto případě dalším důvodem?

Dalším argumentem je odpověď na základní otázku, která zní: „Na čem vyděláváme a na čem proděláváme?” Velké množství tiskáren bohužel není schopno určit ziskovost své výroby, což je základní funkcí a úkolem systému třídy MIS. Integrovaný systém řízení umožňuje systematizaci znalostí na téma vedené činnosti v oblasti prodeje, výroby a financí.

S ohledem na dynamiku oboru, v jakém pracujeme, je zásadní otázkou rychlý přístup k nezbytným informacím, které umožňují jak správné strategické rozhodování, tak i investice do nových hardwarových řešení, a stejně tak rozhodnutí, která jsou přijímána v každodenní práci referentem, technologem, plánovačem, vedoucím výroby nebo oddělením nákupu a expedice.

Impulsů, které motivují k investici do softwaru, a jejichž úkolem je zefektivnění řízení polygrafického podniku, je mnoho, jak jsem ostatně uváděla již výše, a na základě mých zkušeností jsou našimi klienty zmiňovány nejčastěji.

Co je to vlastně implementace systému řízení a co je s tím spojeno?

Implementace je proces rozložený dlouhodobě. Společně s osobami zodpovědnými za implementaci systému ze strany tiskárny začínáme od identifikace cílů a potřeb konkrétního podniku. Následně přecházíme k jejich praktické realizaci. Možnosti námi nabízeného řešení jsou rozsáhlé a společně s tiskárnou se snažíme maximalizovat jeho využití tak, aby naše společná práce v budoucnu vyústila do bodu, kdy budou řídícím pracovníkům poskytnuty všechny informace nezbytné k efektivnímu řízení firmy.

Implementace systému je složitý proces, který se zakládá na myšlence a stanovení cílů, až po jejich praktickou realizaci v systému a využití jeho možností. Ve skutečnosti se jedná o těžkou práci jak ze strany tiskárny, tak ze strany týmu dodavatele systému.

Jaké faktory ovlivňují úspěch implementace?

Úspěch implementace je dán především systematickou prací. Proto vždy sobě i tiskárně zadáváme úkoly, které jsou realizovány mezi jednotlivými schůzkami. Dalším faktorem je autorita osoby zodpovědné za implementaci ze strany našeho klienta. Je důležité, aby zaměstnanci chovali důvěru a měli oporu v této osobě a to nejen během trvání implementace, ale také po jejím zakončení, aby se měli na koho obrátit s dotazy a cítili se svobodně při pokládání otázek, vyjadřování podnětů a nových nápadů na rozvoj systému.

Je velmi důležité, aby budoucí uživatelé systému pochopili ideu samotné implementace a byli do ní přímo angažováni.

Zásadní otázkou je také flexibilita systému a rozsáhlé možnosti přizpůsobení systému potřebám jednotlivých klientů. Navzdory podobnosti práce všech tiskáren v rámci jednotlivých specializací, každá z nich, která chce mezi konkurencí vynikat, často používá nestandardní výrobní postupy. A my musíme být schopni i takovým případům vyhovět. Nesmíme zapomínat ani na tým zkušených konzultantů a programátorů, bez nichž by implementaci nebylo možné úspěšně dokončit.

Jaké jsou bariéry a překážky, které se mohou objevit během implantace systému?

Návyky a rutina. Jsme pouhými lidmi a rychle si zvykáme. Většina zaměstnanců vykonává své úkoly automaticky, využívají zastaralé metody, nehledají způsoby pro optimalizace. Při návalu práce se nezamýšlíme nad tím, proč a k čemu děláme tu danou činnost, například zda daný report bude analyzován, nebo zda byl připraven jen proto, že se to odedávna tak dělá. Právě tímto způsobem mrháme potenciálem našich zaměstnanců.

Implementace je ideálním momentem pro zamyšlení se nad platnými pracovními schématy a možnostmi jejich modifikace a optimalizace. Jedná se o zásadní změny a všechny změny občas naráží na určitý odpor. Teprve s odstupem času jsme schopni ocenit jejich hodnoty.

Elžběta Piskorz-Moryc

Je koordinátorkou implementačních projektů MIS Cicero na území celého Polska. Implementací a rozvojem systémů třídy MIS pro polygrafii se zabývá již desátým rokem. S polygrafickou branží je spojena již 14 let. Je absolventkou Varšavské Polytechnické Univerzity Institutu polygrafie a Fakulty Managementu (Instytutu Poligrafii Politechniki Warszawskiej a Wydziału Zarządzania Uniwerystetu Warszawskiego).