Ondernemingsraad provincie Overijssel
Gofer Jaarverslag 2013 Catering en beveiliging extern Waarborging privacy Wat merk jij van de OR?
Leeswijzer In dit jaarverslag lees je wat de Ondernemingsraad in
Colofon
2013 heeft gedaan. Zoals je van ons gewend bent: direct
Maart 2014
en to-the-point.
Fotografie Job Boersma, Hillie Terpstra, Rianne Knippels, Appèl, provincie Overijssel
Er is gekozen om per OR-werkgroep verslag uit te brengen. De insteek hierbij is ‘gofer’. Wat dit precies is, lees je in het voorwoord. Je vindt in dit jaarverslag
Cover Jeroen van de Ruit
verder een verantwoording vanuit de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD), Overijssel@search en het
Vormgeving Frank de Wit
Shared Service Centrum (SSC). Daarnaast zie je op
Redactie OR-leden, Hillie Terpstra en Hanneke Postma
de middenpagina’s wat medewerkers van ons (werk) vinden. Voor ons een manier om onszelf en ons werk een spiegel voor te houden! Wil je weten wie jouw OR-
Eindredactie Hillie Terpstra en Hanneke Postma
contactpersoon is? Kijk dan op pagina 24 en 25. Ten
Informatie Dagelijks Bestuur: voorzitter - Rianne Knippels, tel. 038 499 85 36, R.Knippels@overijssel.nl vicevoorzitter – Henkjan Schutte, tel. 038 499 76 56, HJ.Schutte@overijssel.nl secretaris - Sjors van der Graaf, tel. 038- 499 86 38, J.vd.Graaf@overijssel.nl Ambtelijk secretariaat: Hillie Terpstra, tel. 038 499 90 81, e-mail H.Terpstra@overijssel.nl Nanda StremmelaarVeluwenkamp, tel. 038-499 82 18, EJAG.StremmelaarVeluwenkamp@overijssel.nl
overzicht van alle namen en werkgroepen.
Zie ook de OR-pagina’s op intranet.
2
OR jaarverslag 2013
slotte staat achter in dit jaarverslag een lijst met adviezen en instemmingen, het jaarbudget en uiteraard een
Inhoud 04 06 08 10 12 14 15 16 18 20 22 24 25 26 28 30 31
Voorwoord van de voorzitter Samenstelling Ondernemingsraad 2013 Werkgroep Organisatie en Ontwikkeling Werkgroep Personeelsbeleid Werkgroep Arbo & Milieu Regionale Uitvoeringsdiensten Overijssel@search goes for it Feedback medewerkers Shared Service Centrum Feiten en cijfers Column Harry Timmerman Contactpersonen Lijst met adviezen en instemmingen in 2013 Communicatie (Thema)werkgroepen OR 2013 Ambtelijk secretariaat Basisdocumenten
3
Voorwoord
Gofer Go for it – uit te spreken op zijn Engels als ‘gofer’. In Canada een razend populaire uitdrukking, afgeleid van gopher, het diertje dat in Noord-Amerika voorkomt en op de voorkant staat afgebeeld. En de OR ís ervoor gegaan! Het jaar 2013 stond in het teken van het waarmaken van de intenties en het uitvoeren van de besluiten uit 2012, het jaar van de reorganisatie. De praktijk is weerbarstig en je raakt makkelijk ontgoochelt. Maar, zoals laatst in een artikel van Binnenlands Bestuur stond, om iets op te rapen moet je bukken. Veranderingen gaan niet zomaar, je moet er zelf voor gaan: go for it! Een tijd van oppakken en aanpakken: van de actiepunten uit de transitieagenda tot de kernwaarden en gedragsvoornemens. We volgen niet alleen de aanpak van boventalligheid in Overijssel@search, we betrekken ook twee medewerkers van dit team bij de workshop die wij als provinciale Ondernemingsraden organiseren tijdens het landelijke HR-festival van het A&O-fonds (Arbeidsmarkt- en Opleidingsfonds) in november. We agenderen regelmatig het onderwerp ‘werkdruk’. We zien dat het werk al met minder vaste fte’s gebeurt, terwijl de gewenste efficiencyslag in bedrijfsprocessen en focus in de werkzaamheden op schema achterloopt. We volgen de organisatieontwikkelingen kritisch en kijken naar de gevolgen voor medewerkers. We voeren gesprekken met de directie en gaan na of het beoogde doel en het gevonden middel bij elkaar passen. Waar nodig creëren we ruimte voor (extra) discussie, maken we een pas op de plaats of houden we de directie een spiegel voor. Medewerkers én organisatie hebben baat bij een open informatie-uitwisseling met de directie. Voor complexe onderwerpen, zoals bijvoorbeeld de werkkostenregeling, huren wij externe expertise in en nodigen we HRM-beleidsmedewerkers en het Georganiseerd Overleg (GO) uit. Ook wisselen we informatie en bevindingen uit met gemeentelijke en provinciale Ondernemingsraden over bijvoorbeeld Shared Service Centers en de Regionale Uitvoeringsdiensten. Dit geeft een waardevolle dimensie aan het OR-werk. Drie OR-leden besluiten in een periode van een half jaar om hun OR-lidmaatschap op te zeggen. Dit komt onder meer door de gevolgen van de reorganisatie. In april
4
OR jaarverslag 2013
2013 organiseren we een campagne ‘inmei3Rbij’. Half mei zijn we gelukkig weer compleet. Dit is ook nodig om het pittige werk uit te voeren binnen de voor de Ondernemingsraad beschikbaar gestelde uren….. en altijd een pietsie daarbuiten. Dat hoort erbij, zeggen we tegen elkaar. Go for it! Laat je hierdoor inspireren en spreek ons aan. Wat blijft jou bij van onze inzet en van het OR-werk? Lijkt jou dit ook wat? In maart 2015 kun jij erbij(!); dan zijn er ORverkiezingen. Rianne Knippels, voorzitter OR
5
Samenstelling Ondernemingsraad 2013 De Ondernemingsraad bestaat uit maximaal dertien leden en krijgt ondersteuning van het ambtelijk secretariaat. De OR-leden kiezen zelf hun voorzitter, vicevoorzitter en secretaris.
Van links naar rechts: Henk Uiterwijk, Dorien van Onck, Sjors van der Graaf, Hanna van Vonderen (per 13 mei 2013), Jaap Alberda (secretaris), Marian Hollander (per 13 mei 2013), Rianne Knippels (voorzitter), Elke Blekkenhorst, Ester Aldenberg (per 13 mei 2013), Suzanne van den Berg-Verberk, Henkjan Schutte (vicevoorzitter) en Henk Egberts.
Van links naar rechts: Henny Linker, Egbert Dijk en Lita Niekoop.
Afscheid OR-leden in 2013: Op 18 januari 2013 neemt Henny Linker afscheid van de OR omdat zij zich niet meer volledig voor het OR-werk in kan zetten. Henny was sinds 2009 lid van de OR en kwam ook bij de verkiezingen in 2012 uit voor de lijst AbvaKabo FNV. In de loop van het jaar nemen nog twee personen afscheid van de OR: Egbert Dijk (per 1 mei) en Lita Niekoop (per 1 september). Beiden kunnen de intensiteit van het ORwerk en de toenemende drukte in hun reguliere werk niet meer combineren. Egbert Dijk was sinds 2009 lid van de OR (lijst CNV) en Lita Niekoop was lid sinds maart 2012 (lijst PBO). Wij danken ze alle drie voor hun grote inzet.
6
OR jaarverslag 2013
Campagne ‘inmei3Rbij’ Doordat een aantal OR-leden in de eerste maanden van 2013 vertrekt, blijven we met slechts tien mensen over. Tijd om nieuwe leden te werven met de campagne ‘inmei3Rbij’. Een succesvolle campagne blijkt. Er melden zich drie medewerkers: Ester Aldenberg, Marian Hollander en Hanna van Vonderen. Aangezien er vanuit de organisatie geen bezwaren binnenkomen, worden zij per 13 mei officieel OR-lid. Wij zijn erg blij met deze enthousiaste en zeer gemotiveerde nieuwe OR-leden!
7
Werkgroep Organisatie en Ontwikkeling Het thema ‘Go for it’ is de rode draad in de onderwerpen die deze werkgroep in 2013 behandelt. Wij hebben ons sterk gemaakt voor de catering, de beveiliging, het Persoonlijk Ontwikkelbudget, de wijziging van het HRM-beleid en de audit van Investors in People.
Catering en beveiliging We spreken de directie regelmatig over de uitbesteding van de catering en beveiliging. Daarbij dringen we aan op goede afstemming over de arbeidsvoorwaarden en een écht sociale invulling van het Sociaal Plan. We worden betrokken bij de beoordeling van de uitgebrachte offertes en zijn tevreden met het resultaat. Sinds 1 november 2013 werken onze collega’s van de catering en beveiliging bij andere organisaties. De medewerkers pakken dit op hun eigen manier op, maar allemaal hebben ze de instelling: go for it!
November 2013: de uitbesteding is een feit. Twee beveiligers gaan over naar Trigion; vijf cateringmedewerkers naar Appèl. In aanloop naar de uitbesteding voerde de Ondernemingsraad gesprekken met de directie over een goede afstemming van de arbeidsvoorwaarden en was de Ondernemingsraad betrokken bij de beoordeling van de uitgebrachte offertes.
8
OR jaarverslag 2013
Persoonlijk ontwikkelbudget 2013 is het laatste jaar waarin je het Persoonlijk Ontwikkelbudget (POB) kan aanvragen. Rond de zomer blijkt dat weinig mensen van dit budget gebruik maken. We gaan in gesprek met de directie over de oorzaken hiervan. In onze nieuwsbrief roepen we medewerkers op om hun POB te gebruiken om hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten: go for it!
HRM-beleid De gewenste organisatieontwikkeling krijgt zijn weerslag in een actualisatie van het HRM-beleid. Binnen de werkgroep bespreken we het nieuwe HRM-beleid regelmatig. We zijn blij met de gekozen uitgangspunten: de medewerker is de cruciale factor in de toegevoegde waarde van de provincie. Wij houden de directie voor dat die toegevoegde waarde pas concreet wordt als de organisatie de medewerkers inzet op hun kracht.
Investors in People In 2013 wordt een audit voor Investors in People (IiP) uitgevoerd. De organisatie behoudt haar certificering. De resultaten van de audit zijn goed maar ze gaan niet echt in op de voortgang van de transitieagenda. Zij kunnen – helaas – niet gebruikt worden als meetlat voor de transitieagenda. We zijn het eens met de directie om in het vervolg het medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) te gebruiken. Wij dragen een aantal indicatoren en onderwerpen aan om in het MTO op te nemen. Zo wordt gemeten hoe medewerkers in de organisatieontwikkeling staan en hoe zij die ervaren.
Innemen toegangspas We raden de directie af om bij het niet volgen van een verplichte introductiecursus voor nieuwe medewerkers en tijdelijk ingehuurde krachten, de toegangspas in te nemen. Onze vraag aan de directie is of we als organisatie deze sanctie willen. Wat ons betreft niet!
Wat doen we in 2014? De organisatie blijft in ontwikkeling. Daarom zijn wij ook in 2014 alert op die ontwikkelingen en leggen daar een positief kritische vinger bij. Wij gaan ervoor!
9
Werkgroep Personeelsbeleid Ook de werkgroep Personeelsbeleid heeft een ‘gofer’ uitgangspunt. Lees hieronder meer over de belangrijkste onderwerpen uit 2013.
Personele jaarcyclus De directie wil een aantal wijzigingen doorvoeren in de personele jaarcyclus 2013 en legt deze ter advisering aan ons voor. De wijzigingen hebben betrekking op de volgorde van de gesprekken in de jaarcyclus en op het verwerken van de gegevens in een module op Raet online. Met dat laatste hebben we geen moeite: ‘mijn werkplaats’ is niet erg populair bij de medewerkers. We zijn het eens met het veranderen van de volgorde van de gesprekken: eerst het beoordelingsgesprek en daarna het gesprek over het Persoonlijk Werk- en Ontwikkelingsplan (PWOP). Maar we hebben onze bedenkingen bij het direct achter elkaar voeren van deze gesprekken. Het komt er feitelijk op neer dat er één gesprek van wordt gemaakt. Het gaat wat ons betreft om twee verschillende soorten gesprekken: een beoordeling heeft een ander karakter en geeft andere spanning dan een gesprek over een PWOP. Wij stellen voor deze gesprekken apart in te plannen. De directie blijft bij haar standpunt maar wil, na afloop van de gespreksronde, graag met ons evalueren.
Beoordelen en belonen Ook spreekt de werkgroep met de directie over de ingevoerde vijfpuntenschaal en het apart beoordelen van competenties en prestaties. Dit werkt door in beloning: incidenteel op prestaties en structureel bij competenties. Dit kon ook al in 2012, maar de directie wil dat alle eenheden dit voor 2013 doorvoeren. Het systeem is niet gewijzigd maar wordt nu naar de letter uitgevoerd. Veel medewerkers zitten met hun salaris in de eindschaal, waardoor een structurele beloning geen doorwerking heeft. Doorstroommogelijkheden zijn beperkt. We vragen de directie hoe zij actief medewerkers ondersteunt om hun competenties (houding en gedrag) verder te ontwikkelen. Oftewel: houden de medewerkers de ‘go for it’motivatie? We spreken af om ook dit samen te evalueren.
10
OR jaarverslag 2013
Go for it!
Stageplekken Ook op stagegebied zijn we ‘gofer’ bezig. Onze provincie biedt de afgelopen drie jaar ruimschoots meer stageplekken en/of leer/werkplekken dan dat landelijk is afgesproken, te weten 2% van de personeelsformatie. Een mooie score! We vinden het belangrijk dat provincie Overijssel zich profileert als een werkgever met een maatschappelijke rol. Dat kan door het aanbieden van kwalitatief goede stageplekken om kennis en ervaring op te doen. Ook al vergt dat uiteraard begeleiding en energie van medewerkers.
Wat doen we in 2014? In 2013 zijn we begonnen met het bestuderen van de invoering van de werkkostenregeling, in 2014 ronden we dit af. De belastingwetgeving verandert, dus onze huidige regelingen ook. Samen met het Georganiseerd Overleg en de directie kijken we hoe wij hier invulling aan willen geven.
11
Werkgroep Arbo & Milieu Om er echt voor te kunnen gaan, is een prettige en veilige werkomgeving belangrijk. Daarom nemen we een aantal zaken onder de loep met betrekking tot ziekteverzuim, eventuele risico’s op de werkplek, de uitgevoerde personeelsmonitor naar welzijn/welbevinden en de daarbij horende systemen.
Ziekteverzuim Om overzicht te houden op het ziekteverzuim per eenheid en organisatiebreed, ontvangen we ieder kwartaal een verzuimoverzicht van de directie. Wij verwachten dat dit, na de reorganisatie, een goede barometer is voor een eventuele stijging van werkdruk en/of werkstress. Door de griepepidemie stijgt het verzuimpercentage in het begin van 2013 sterk. Ook de rest van het jaar is een lichte stijging te zien, maar bij navraag blijkt dat dit vooral in niet-werk gerelateerd verzuim zit. De werkwijze bij ziekmeldingen is veranderd. Medewerkers nemen nu zelf contact op met de leidinggevende. Zo wordt direct besproken wat er aan de hand is en wordt er gekeken of de medewerker eventueel andere werkzaamheden kan doen. Wij kunnen ons hierin vinden.
Risico-inventarisatie & -evaluatie Een groot project in 2013 was de Risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E). Door een ernstig ongeluk bij de bediening van een brug, start dit project voor de eenheid Wegen & Kanalen eerder dan voor andere eenheden. Wij zijn als Ondernemingsraad betrokken bij het opstellen van de vragen voor deze RI&E. Op ons verzoek worden ook medewerkers betrokken bij de risico-inventarisatie. Wij bespreken in januari 2014 de uitkomsten van de opgestelde RI&E met de directie.
Sociale Kengetallen Ieder jaar bekijken en vergelijken we de sociale kengetallen uit de Personeelsmonitor Provincies 2012 en de jaarrapportage van de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werker. Hierbij valt op dat het aantal medewerkers met rugklachten stijgt en dat meer verlof wordt gekocht dan verkocht. De reden hiervoor kan een verhoging van de werkdruk zijn. We zijn hierover met de directie in gesprek gegaan maar er is geconstateerd dat er geen duidelijk verband is.
12
OR jaarverslag 2013
Overgang van Beaufort naar Raet voor ziekteverzuim Op dit onderwerp krijgen wij de meeste reacties vanuit het personeel. Voor de registratie van ziekteverzuim komt een nieuw systeem. In dit systeem registreert de bedrijfsarts ook medische informatie. Wij willen ge誰nformeerd worden over de privacy beveiliging die de organisatie hiervoor hanteert. Op het moment van schrijven van deze tekst (januari 2014) worden deze gegevens nog verzameld.
Wat doen we in 2014? In 2014 gaan we het gezondheid- en milieubeleid onder de loep nemen: hoe scoren we op duurzaamheid, op het scheiden van afval en hoe is het gesteld met ons papierverbruik?
Minder werkdruk
13
Regionale Uitvoeringsdiensten Go for it! In de Overijsselse regio’s IJsselland en Twente werken gemeenten en provincie samen onder de naam Regionale Uitvoeringsdienst IJsselland en Regionale Uitvoeringsdienst Twente, oftewel netwerk-RUD’s. Door de krachten te bundelen vergroten we de kwaliteit van de uitvoering van de Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Provincies en gemeenten krijgen andere bevoegdheden en taken waarmee fte’s gemoeid zijn en medewerkers moeten voldoen aan (nieuwe) kwaliteitseisen. Deze onderwerpen en de netwerkconstructies staan permanent op de agenda van de periodieke overleggen die we met alle betrokken Ondernemingsraden hebben.
14
OR jaarverslag 2013
Overijssel@search goes for it
Bevlogen, open en resultaatgericht. Dat zijn de kernwaarden van onze provincie. Die kernwaarden gelden natuurlijk voor iedereen, maar in het bijzonder voor onze collega’s van het team Overijssel@search. Zij hebben een duidelijk resultaat voor ogen: voor 1 november 2014 ander werk vinden. Daar moeten ze wel voor gaan om reorganisatieontslag te voorkomen. Als OR volgen we continu de stand van zaken. We bespreken de resultaten en de voortgang in de ontwikkelingen regelmatig met het hoofd eenheid van Project- en Programmamanagement en met Bureau Brooklyn, die door de directie is ingehuurd voor de begeleiding van deze medewerkers naar ander werk. We hopen dat 2014 voor onze collega’s bij het team Overijssel@search uitzicht biedt op een nieuwe baan.
15
Feedback medewerkers Dit jaarverslag is voor ons niet compleet zonder feedback van medewerkers. Je leest hier de feedback die we van jullie hebben gekregen. Zo vroegen we onder meer naar onze zichtbaarheid en waar je aan denkt bij de Ondernemingsraad in 2013.
Hoe houd jij je op de hoogte van de werkzaamheden van de OR?*
Door ORcolumn in Wij & Overijssel 6%.
Door jaarverslag 6%.
Door ORverslagen 6%.
Door gesprek met OR-lid 8%.
Door intranet 25%.
Niet 6 %.
Door e-mailnieuwsbrief en intranet 49%.
* Sommige medewerkers hebben meerdere antwoorden ingevuld. 16
OR jaarverslag 2013
“De OR laat op een goede
“Ik vond de OR vooral
“Ja, de OR was goed zichtbaar.
en tijdige manier van zich
zichtbaar bij de
Jullie zijn ook een keer naar
horen; is vroegtijdig in beeld
onderwerpen HRM-visie,
aanleiding van de reorganisatie
bij zaken die er toe doen.
SSC, personeel bij de RUD’s
op de afdeling geweest en dat is
Ik weet zo geen specifiek
en het bezoek aan het
als prettig ervaren. Jullie waren
onderwerp bij de OR in
steunpunt Beukers. Een
betrokken bij de gevolgen van
2013, maar ik vind dat de
goede club mensen die er
de reorganisatie. Goed op de
OR een goede positie heeft
tijd en energie in steekt om
hoogte van wat er speelt en
in onze organisatie, en zijn
de spreekbuis te zijn voor
positief-kritisch in jullie advies.”
rol goed uitvoert.”
hun collega’s. Petje af!”
Marjan Klappe-Kruizinga
Lex Kolenbrander
Aletta Hollander-de Ruiter
“Als ik aan de OR denk in
“De OR was voor mij niet
“Als ik aan de OR denk
2013 is dat het bezoek
erg/bijna niet zichtbaar in
in 2013 is dat: veel
aan ons rayon. Vooral de
2013. Ik zag wel berichtjes
betrokkenheid van de OR-
interesse voor ons werk en
op intranet, maar de inhoud
leden bij soms ‘heikele’
de ‘problemen’ waar we
daarvan weet ik niet (meer).”
onderwerpen. Goed
mee te maken krijgen en
Ferenc van Damme
gedaan.” Jan Smit
“De OR was voor mij
“Mijn collega Jaap zit in
“De OR was bevlogen! Zij
zichtbaar via de informatie
de OR. En ik zie soms
hebben een rol gespeeld in
op intranet. Het valt mij op
e-mailnieuwsbrieven voorbij
de beoordeling, voorafgaand
dat ik eigenlijk vooral weet
komen. Maar ik verdiep
aan gunning, van onze
waar jullie je mee bezig
me er verder niet in. In een
cateraar. De OR liet zien
hebben gehouden, maar
concreet geval heb ik zelfs
betrokken te zijn wat
niet welke resultaten er door
last van de OR, namelijk
betreft de kwaliteit van de
de OR zijn behaald. Dit ligt
bij de bepaling van de
nieuwe werkgever van ons
waarschijnlijk aan mijzelf.
verplichte vrije dagen. Ik vind
cateringteam.”
Als ik aan de OR denk in
het absurd dat circa 1/3 van
Marjo Dijkman
2013 is dat voornamelijk de
mijn vrije uren van tevoren
inzet voor de collega’s van
ingevuld is en ik daar niet
de catering/beveiliging en bij
zelf over kan beslissen.”
de introductie van de NS-
Gábor Oolthuis
tegenaan lopen.” Herma Slot
businesscard voor 2014.” Raymond Damhuis
17
Shared Service Centrum De Ondernemingsraad houdt zich intensief bezig met het Shared Service Centrum (SSC) Bedrijfsvoering. In 2013 gaat het met name om de bedrijfsopzet en formatieplan van het SSC en het opstellen van een gemeenschappelijk Sociaal Plan, zodat medewerkers uit de drie organisaties op basis van gelijke condities over kunnen gaan naar een dienstverband bij gemeente Zwolle. We zijn hierover regelmatig in overleg met de kwartiermaker SSC, het Georganiseerd Overleg en de betrokken medewerkers. Wij vragen door en dragen suggesties aan om de personele consequenties op adequate wijze op te vangen, het proces helder te houden en daarover tijdig, open en volledig over te communiceren. Wij hebben geen bezwaar tegen de gekozen juridische vorm van de gemeenschap足 pelijke regeling. De doelstellingen en bevoegdheden van deze samenwerking zijn op een heldere manier vastgelegd.
Organisatie- en formatierapport en personele consequenties Medio 2013 raden wij de directie af om het organisatie- en formatierapport vast te stellen. Het bijbehorende functieboek is dan nog niet beschikbaar, dus kunnen wij niet beoordelen wat de personele consequenties zijn. Ook is er nog geen overeenstemming over het concept-Sociaal Plan met het Georganiseerd Overleg en de vakbonden.
Het proces kan beter Wij vinden het huidige proces niet logisch en uit onze gesprekken met de provinciale medewerkers van het SSC blijkt dat zij niet alle ontwikkelingen goed meekrijgen. Zij verwachten directer bij de voortgang betrokken te worden. De communicatie kan beter.
Visie HR Daarnaast stellen wij vragen over bijvoorbeeld het ontbreken van een Human Resourcevisie in het organisatie- en formatierapport. Ook is niet duidelijk hoe het SSC de waarden kwaliteit, klantgerichtheid en efficiency implementeert.
Advies Uiteindelijk hebben we in oktober ons advies aan de directie gestuurd. Op dat moment zijn het Georganiseerd Overleg en de directie het eens over het Sociaal Plan. Volgens de directie kunnen enkele onderdelen nog aangepast worden, maar leidt dit niet tot een ander beeld als het gaat om personele consequenties. Ook op de andere door ons gestelde vragen is inmiddels een helder antwoord van de directie ontvangen.
18
OR jaarverslag 2013
Wat ons betreft kan de vorming van het SSC doorgaan. Wel hebben wij aan ons advies de voorwaarde verbonden dat de aanpassingen in het Sociaal Plan – conform de mededeling van de directie – worden doorgevoerd. Voor de medewerkers betekent dit dat het reorganisatietraject kan worden opgestart nadat het Sociaal Plan formeel is vastgesteld door de colleges van de deelnemende partners.
Groen licht voor SSC
19
Feiten en cijfers 42 vergaderingen Dagelijks Bestuur 11 agenda-overleggen 1 x voorjaarsoverleg en 1x najaarsoverleg met directie (uitgebreid met Johan Osinga) 9 openbare vergaderingen 20 besloten bergaderingen 5x gesprek met Georganiseerd Overleg 132 kannen koffie en thee
vergaderingen
4056 OR-uren ondersteuning ambtelijk secretariaat 1,0 fte 2 cursusdagen met gehele OR 12 OR-leden volgen ĂŠĂŠn of meer individuele cursusdagen
40 scholingsuren per OR-lid per jaar
OR-voorzieningen
Ondernemin 3 OR-leden vertrokken 1 campagne 3 OR-leden erbij 2x bevallings- en zwangerschapsverlof (van Suzanne en Elke, gelukkig niet tegelijk) bezichtiging rotonde op de N331 (bij zandwinning) bezichtiging Zwartewaterbrug bij Hasselt gezamenlijke lunch met de medewerkers van het rayon
1 bezoek (aan rayon Noordwest Overijssel) met excursie
32 mailtjes van medewerkers in OR-postbus 1x stadsbezichtiging (Hattem) 1x klootschieten 1x etentje
20
OR jaarverslag 2013
3x teambuilding
en verder
vergaderingen
externe overleggen
27 onderwerpen waarvoor een memo, advies of instemmingsbrief is geschreven 1 jaarverslag 9 digitale nieuwsbrieven 51 nieuwsberichten op intranet 9 achterbanraadplegingen
9x overleg met OR’en van Zwolle en Kampen en kwartiermaker (voor SSC) 6x overleg met Overijsselse OR’en (voor RUD’s) platform ProvOR (provinciale OR’en)
2x algemene vergadering 4x DB-overleg workshop tijdens HR-festival
ngsraad 2013
OR contactpersonen
gesprekken met management gesprekken met teams/medewerkers
21
“Stem van de medewerker duidelijk gehoord� Provinciesecretaris en Algemeen Directeur Harry Timmerman is bestuurder volgens de Wet op de Ondernemingsraden. Dat betekent dat Harry de stem van de werkgever vertegenwoordigt in de openbare overleggen tussen directie en OR. Harry kijkt in dit artikel terug op de samenwerking met de Ondernemingsraad in 2013.
Moment van schrijven van dit stukje is januari 2014: een nieuw jaar. Traditiegetrouw hĂŠt moment om te reflecteren op de afgelopen periode en vooruit te kijken naar het komende jaar. Allereerst wil ik mijn complimenten en dank uitspreken richting de Ondernemingsraad. De oproep de werkgever kritisch te volgen bij de te realiseren transitie en daarbij de stem van de medewerker te laten horen is niet aan dovemansoren gericht geweest.
Organisatieontwikkeling In 2013 hebben in het overleg met de Ondernemingsraad legio onderwerpen de revue gepasseerd. Als ik daar een centraal thema uit zou moeten destilleren, is het eerste woord dat bij me opkomt organisatieontwikkeling. Het jaar heeft daarbij vooral in het teken gestaan van het bereiken van de met de reorganisatie beoogde veranderingen, in Overijsselse termen de transitie. Een andere Overijsselse term is de doorontwikkeling van de organisatie. In dat kader is in 2013 uitgebreid gesproken over de inbedding van het SSC, de RUD-vorming, de oprichting van het ROV Oost Nederland en de uitbesteding van de catering en de beveiliging. Met al deze ontwikkelingen zou je bijna vergeten dat ook rondom beleidsontwikkeling het nodige is gewisseld. Ik noem als voorbeelden het HRM-beleid en de wijzigingen van de personele jaarcyclus.
22
OR jaarverslag 2013
Vooruitblik 2014 Met alle ontwikkelingen van de afgelopen jaren zou een periode van stabiliteit, bestendiging en bezinning niet onwelkom zijn. Helaas moet ik een ieder die hiernaar verlangt teleur stellen. Naast het realiseren van de ambities zoals gesteld in het Hoofdlijnenakkoord, zal het jaar 2014 ongetwijfeld namelijk weer het nodige van ons vragen gezien alle politieke ontwikkelingen. De Ondernemingsraad speelt een belangrijke rol als het gaat om het meedenken over de daarbij te maken keuzes en het laten horen van een ieders stem als vertegenwoordiging van alle medewerkers.
Trots op medewerkers Dankzij onze medewerkers is provincie Overijssel een kernwaardige en op de toekomst voorbereide organisatie. Om die positie te behouden zullen we er ook in 2014 weer voor de volle omvang voor moeten gaan. Het thema van het jaarverslag van de Ondernemingsraad Go for it! is dan ook zeer treffend geformuleerd. Zoals ik ook aangaf tijdens de nieuwjaarsreceptie ben ik zeer trots op de wijze waarop onze medewerkers laten zien de kernwaarden resultaatgerichtheid, openheid en bevlogenheid te beleven. Om die reden heb ik dan ook het volste vertrouwen in de komende periode. Harry Timmerman provinciesecretaris / algemeen directeur
23
Contactpersonen Contactpersonen voor de eenheden Eenheid
1e contactpersoon
2e contactpersoon
Bestuurs- en Concernzaken
Henkjan Schutte
Hanna van Vonderen
Bedrijfsvoering
Suzanne van den Berg-Verberk
Henkjan Schutte
Economie en Cultuur
Marian Hollander
Henk Uiterwijk
Griffie
Dorien van Onck
Marian Hollander
Natuur en Milieu
Henk Egberts
Dorien van Onck
Publieke Dienstverlening
Elke Blekkenhorst
Sjors van der Graaf
Project- en Programmamanagement
Marian Hollander
Rianne Knippels
Ruimte en Bereikbaarheid
Henk Egberts
Henk Uiterwijk
Wegen en Kanalen
Sjors van der Graaf
Ester Aldenberg
Contactpersonen thema’s SSC
Henk Egberts en Jaap Alberda
RUD
Voor RUD Twente - Hanna van Vonderen en Voor RUD IJsselland – Elke Blekkenhorst van november 2013 tot 1 april 2014 Suzanne van den Berg-Verberk
Overijssel@search
Sjors van der Graaf en Ester Aldenberg
Oktober 2013. Tijdens de scholingsdag is er ruimte voor een half uurtje klootschieten. De bal raakt echter uit koers. Hier zoeken de OR-leden in het hoge gras naar de bal.
24
OR jaarverslag 2013
Lijst met instemmingen en adviezen in 2013
Maand
Onderwerp
Instemming/advies/reactie
April
Uitwerking uitbesteding catering
Advies: het voorgenomen besluit uitvoeren. In onze
en beveiliging
brief staan de door de directie gedane toezeggingen en daarnaast de aanbevelingen vanuit de OR.
Juni
Gemeenschappelijke Regeling
Advies afgegeven. OR heeft geen bezwaar tegen de
SSC Bedrijfsvoering
gemeenschappelijke regeling, wel voorstellen aangedragen ter verbetering en verduidelijking van de tekst.
Juni
HRM-beleid en IIP
Advies om de medewerkers voldoende tijd te gunnen om zich de nieuwe eisen van het HRM-beleid eigen te maken. Aparte adviesaanvragen voor latere trajecten.
Juli
Risico-inventarisatie en –
Instemming afgegeven voor gebruik digitale internetspiegel
evaluatie (RI&E)
humatix en de wijze van uitvoering van het proces. In onze instemmingsbrief aan de directie is opgenomen de door de directie gedane toezeggingen.
Oktober
Aanpassing Personele Jaarcyclus
Advies: PJC-cyclus 2014 wordt een pilot, waarbij het beoordelingsgesprek en het PWOP-gesprek op 1 moment plaatsvindt (tenzij dit voor de betreffende medewerker niet wenselijk is, dan op twee verschillende momenten). Ook geadviseerd om toe te zien op een goed communicatie- en begeleidingstraject. Na afloop van de cyclus volgt evaluatie.
Oktober
Organisatie- en Formatierapport
Rapport akkoord. Geadviseerd om de betrokken
SSC
medewerkers actief te informeren over het plaatsingsproces. Verder adviseren wij de mogelijkheden die het Sociaal Plan biedt om medewerkers van werk naar werk te begeleiden optimaal en creatief in te zetten.
Oktober
Collectieve roostervrije dagen
Instemming met voorstel aanwijzing vijf collectief
2013
roostervrije dagen.
Deze instemmingen en adviezen kun je nalezen via intranet.
25
Communicatie Goede communicatie is essentieel. Er is duidelijk afgesproken dat de directie als eerste het personeel informeert over wat er speelt en waarom dit speelt. Als Ondernemingsraad zijn wij uitsluitend verantwoordelijk voor het communiceren van onze eigen besluiten en onze adviezen aan de directie. Wij vinden het belangrijk de medewerkers continu informatie te geven én informatie bij hen te halen.
We vragen het onze achterban Eén van de belangrijkste communicatiemiddelen van een Ondernemingsraad is de achterbanraadpleging. Het is belangrijk dat wij goed op de hoogte zijn van wat er speelt. Daarom hebben wij per eenheid OR-leden als contactpersonen aangewezen (die OR-leden werken zelf bij een andere eenheid). De contactpersonen hebben gesprekken met het hoofd eenheid, schuiven periodiek aan bij teamoverleggen, voeren gesprekken aan de huiskamertafels en zijn aanwezig bij belangrijke (informatie)bijeenkomsten. Daarnaast raadpleegt de OR bij belangrijke agendapunten zijn achterban. Zo organiseren wij in februari huiskamerbijeenkomsten om informatie bij de medewerkers op te halen. Het gesprek gaat over de ‘werkplannen en transitieagenda’. Door alle ontwikkelingen bij het SSC voeren de OR-contactpersonen geregeld huiskamergesprekken om te horen wat er bij de provincie-medewerkers leeft en is in augustus een achterbanraadpleging gehouden.
Op bezoek bij rayon Noordwest Overijssel Standaard bezoekt de Ondernemingsraad één keer per jaar de medewerkers van een rayon van de eenheid Wegen en Kanalen. Een dag die in het teken staat van gesprekken met medewerkers. Dit jaar zijn wij op 19 november te gast bij rayon Noordwest Overijssel in Wanneperveen (bij velen beter bekend als steunpunt Beukers). Rayoncoördinator Willy Hoogma heeft speciaal voor ons een excursie uitgestippeld. ’s Ochtends bekijken we de speciale rotonde vlakbij de Zandwinning in de provinciale weg N331 (tussen Zwolle en Hasselt). Daarna neemt hij ons mee naar de Zwartewaterbrug bij Hasselt. Na een vergadering op steunpunt Beukers lunchen wij samen met de medewerkers. Tijdens de lunch bespreken we met de buitendienstmedewerkers waar zij tegenaan lopen. Alle medewerkers die input hebben geleverd aan ons: hartelijk dank daarvoor!
26
OR jaarverslag 2013
November 2013, onder de Zwartewaterbrug bij Hasselt: Willy Hoogma (in gele hes) geeft uitleg aan de Ondernemingsraad.
Hoe communiceert de Ondernemingsraad? De Ondernemingsraad communiceert via: • digitale nieuwsbrieven • openbare OR-vergaderingen* • openbare overleggen OR-directie* • (nieuwsberichten op) intranet • e-mail OR@overijssel.nl • OR-jaarverslag • column in Wij & Overijssel • Yammer • contact eenheden/teams • individueel contact • inloopbijeenkomsten * De openbare vergaderingen worden aangekondigd op intranet, met links naar de stukken.
27
(Thema)werkgroepen OR 2013 Naam OR-werkgroep
Onderwerpen
Werkgroep Organisatieontwikkeling Elke Blekkenhorst (trekker)
Maraps
Egbert Dijk (tot 1 mei 2013)
HRM-beleid
Sjors van der Graaf
Strategische personeelsplanning
Henkjan Schutte
Personeelsmonitor
Jaap Alberda (vanaf 1 mei 2013)
Gevolgen/uitwerkingen reorganisatie
Hanna van Vonderen (vanaf 13 mei 2013)
Werkgroep Personeelsbeleid Henk Egberts (trekker)
Vacatures en directe plaatsingen
Henny Linker (tot 18 januari)
Personele jaarcyclus
Jaap Alberda (tot 1 mei 2013)
Interne arbeidsmarkt
Lita Niekoop (tot 1 september)
Aanwijzen collectieve roostervrije dagen
Suzanne van den Berg-Verberk
E-HRM – uitbreiding Raet Online
Ester Aldenberg (vanaf 13 mei 2013)
Ontwikkel- en opleidingsaanbod
Marian Hollander (vanaf 13 mei 2013)
Werkkostenregeling
Werkgroep Arbo en Milieu Dorien van Onck (trekker)
Managementletter MaetisArdyn
Henk Uiterwijk
Ziekteverzuim
Henk Egberts (tot 1 juni 2013)
Gesprek met bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werker
Elke Blekkenhorst (vanaf 1 juni 2013)
Arbeidsomstandigheden
Lita Niekoop (tot 1 september 2013)
Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E)
Henkjan Schutte (vanaf 1 september)
Rapportages Arbeidsinspectie Het Nieuwe Werken
Werkgroep Communicatie Hillie Terpstra, ambtelijk ondersteuner (trekker)
Achterbanraadplegingen
Suzanne van den Berg-Verberk
Jaarverslag
Rianne Knippels
Nieuwsbrieven
Dorien van Onck (tot 1 maart 2013)
Berichten op intranet CoĂśrdinatie column Wij & Overijssel e.d.
28
OR jaarverslag 2013
Themawerkgroepen Themawerkgroep Regionale Uitvoeringsdiensten Elke Blekkenhorst Dorien van Onck (tot 1 september) Hanna van Vonderen (vanaf 1 september)
Themawerkgroep Shared Service Centrum Bedrijfsvoering Jaap Alberda en Henk Egberts
Themawerkgroep Overijssel@Search Sjors van der Graaf Lita Niekoop (tot 1 september) Ester Aldenberg (vanaf 1 september)
Werkgroep Organisatieontwikkeling Van links naar rechts: Elke Blekkenhorst, Sjors van der Graaf, Jaap Alberda, Henkjan Schutte en Hanna van Vonderen
Werkgroep Arbo en Milieu Van links naar rechts: Lita Niekoop, Elke Blekkenhorst, Dorien van Onck en Henk Uiterwijk.
Werkgroep Communicatie Van links naar rechts: Suzanne van den BergVerberk, Hillie Terpstra en Rianne Knippels.
Werkgroep Personeelsbeleid Van links naar rechts: Henk Egberts, Lita Niekoop, Ester Aldenberg, Suzanne van den Berg-Verberk en Marian Hollander
29
Ambtelijk secretariaat De Ondernemingsraad krijgt ondersteuning van de medewerkers van het ambtelijk secretariaat. Dit zijn:
Nanda StremmelaarVeluwenkamp
30
OR jaarverslag 2013
Hillie Terpstra
Basisdocumenten Hoe werkt de Ondernemingsraad We werken vanuit de volgende basisdocumenten: • Wet op de ondernemingsraden (WOR). Deze wet regelt de medezeggenschap van werknemers in ondernemingen in Nederland. • Het werkplan van de OR • Position Paper • Reglement van de OR • Protocol Faciliteiten
Budget Voor het uitoefenen van zijn taken hebben we ieder jaar een bepaald budget. Dit budget bedraagt in 2013 circa 25.000 euro. Er zijn vier uitgavenposten: scholing (een OR-lid krijgt veertig scholingsuren per jaar), kosten campagne, communicatie (jaarverslag) en teambuilding. Aan het eind van ieder jaar maakt de OR een financieel overzicht. Een OR-periode duurt drie jaar. Normaalgesproken maakt de Ondernemingsraad in het eerste jaar de meeste kosten en in het laatste jaar de minste kosten. Daarom mag de Ondernemingsraad - als blijkt dat er voor het eerste jaar te weinig budget is - dit compenseren met het budget van de volgende jaren.
31
2014-003