PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO EN LA EMPRESA DIPROVET S.A. Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.
Autoras: GÉNESIS DAYANA AVEIGA PINAJOTA DAYANA XIMENA RAMIREZ ARMIJOS Director: Dr. MIKEL UGANDO PEÑATE
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO EN LA EMPRESA DIPROVET S. A.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autoras: GÉNESIS DAYANA AVEIGA PINAJOTA DAYANA XIMENA RAMIREZ ARMIJOS
Mikel Ugando Peñate, Dr. DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN Hernán Osvaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADORA Carlos Vicente Galarza Macancela, Mg. DIRECTOR DE GRADO
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2021
iii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Génesis Dayana Aveiga Pinajota portador de la cédula de ciudadanía No. 2300678857 y Dayana Ximena Ramírez Armijos portador de la cédula de ciudadanía No. 2300500838 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Título de Licenciadas en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda, tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita. Estas publicaciones presentarán el siguiente orden de aparición en cuanto a los autores y coautores: en primer lugar, a los estudiantes autores de la investigación; en segundo lugar, al director del trabajo de titulación y, por último, siempre que se justifique, otros colaboradores en la publicación y trabajo de titulación.
Dayana Ximena Ramírez Armijos
Génesis Dayana Aveiga Pinajota
CI. 2300500838
CI. 2300678857
iv
INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Francisco Sánchez Parrales, Mg. Dirección de Investigación Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración,
Por medio del presente informe en calidad del director/a del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: Implementación de un sistema de gestión y control de inventario en la empresa Diprovet S. A, realizado por las estudiantes : Génesis Dayana Aveiga Pinajota con cédula: Nº 2300678857 y Dayana Ximena Ramírez Armijos con cédula: Nº 2300500838, previo a la obtención del título de Licenciadas en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente.
Santo Domingo, 30/08/2021. Atentamente,
Mikel Ugando Peñate, PhD Profesor Principal I
v
RESUMEN La gestión y control de inventario en las empresas permite obtener múltiples beneficios, como su sostenibilidad económica permitiendo que las empresas se mantengan en el mercado. El objetivo es evaluar el sistema de gestión y control de inventario con el fin de generar niveles eficientes de ventas en la empresa Diprovet S.A. En efecto, se realizó una encuesta de ocho preguntas al personal de la organización, arrojando resultados importantes para conocer el manejo y control de inventario que aplica en la actualidad. Dando como resultados una falta de control de inventario con relación a las ventas realizadas, mismas que tuvieron un decremento en el año 2020 del 15%, se obtuvo una clasificación del ABC, doce, once y quince productos respectivamente y una aprobación por parte del personal sobre la necesidad de un control de inventario dentro de la empresa. De acuerdo a la revisión literaria y a los resultados obtenidos de la organización, se define la importancia que tiene el correcto manejo de la cuenta inventario. Resulta oportuno mencionar que esto beneficiaría a la entidad para un eficiente desempeño y minimización de riesgos. Se llega a la conclusión; de que, el personal de la organización necesita analizar el costo beneficio de la implementación de un sistema de control y gestión de inventario, para la mejora de sus ventas y financiación. Palabras clave: control; demanda; gestión; inventario; sistema ABC.
vi
ABSTRACT The management and control of inventory in companies allows obtaining multiple benefits, such as its economic sustainability allowing companies to remain in the market. The objective is to evaluate the inventory management and control system in order to generate efficient sales levels in the company Diprovet S.A. In fact, an eight-question survey was conducted with the staff of the organization, yielding important results to learn about the inventory management and control that is currently applied. Giving as results a lack of inventory control in relation to the sales made, which had a decrease in the year 2020 of 15%, a classification of ABC, twelve, eleven and fifteen products respectively was obtained and an approval by the staff on the need for inventory control within the company. According to the literary review and the results obtained from the organization, the importance of the correct management of the inventory account is defined. It is worth mentioning that this would benefit the institution for efficient performance and risk minimization. The conclusion is reached; From that, the staff of the organization needs to analyze the cost benefit of the implementation of an inventory control and management system, for the to improvement their sales and financing. Keywords: control; demand; management; Inventory; ABC system.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 1
1.1.
Breve presentación del tema a tratar. ................................................................... 1
1.2.
Antecedentes ........................................................................................................ 1
1.3.
Justificación.......................................................................................................... 3
1.4.
Planteamiento del problema ................................................................................. 4
1.5.
Preguntas de investigación ................................................................................... 4
1.5.1.
Pregunta general. .................................................................................................. 4
1.5.2.
Preguntas específicas. .......................................................................................... 4
1.6.
Objetivos de la investigación ............................................................................... 5
1.6.1.
Objetivo general. .................................................................................................. 5
1.6.2.
Objetivos específicos. .......................................................................................... 5
2.
REVISIÓN LITERARIA .................................................................................. 6
2.1.
El análisis de inventario dentro del contexto organizacional. .............................. 6
2.1.1.
La presentación de la NIC 2 ................................................................................. 6
2.1.2.
Tipos de inventarios ............................................................................................. 7
2.2.
Gestión de inventario ........................................................................................... 8
2.2.1.
Objetivo e importancia de la gestión de inventario .............................................. 8
2.2.2.
Variables de la gestión de inventario ................................................................... 9
2.3.
Presentación de modelos para la gestión de inventarios. ................................... 10
2.3.1.
Clasificación de los modelos de inventarios. ..................................................... 10
2.3.2.
Componentes de un modelo de inventario ......................................................... 11
2.3.3.
Costos involucrados en los modelos de inventarios ........................................... 11
2.3.4.
Sistema de clasificación ABC ............................................................................ 12
2.4.
El componente de la demanda dentro del análisis de inventarios. ..................... 13
2.4.1.
Determinación y valoración de la demanda ....................................................... 14
viii 2.4.2.
Métodos de la estimación de la demanda ........................................................... 14
2.5.
Pronóstico de demanda ...................................................................................... 15
2.5.1.
Enfoques para pronosticar .................................................................................. 15
2.5.2.
Promedios Móviles............................................................................................. 16
2.5.2.1.
Promedios móviles ponderados.......................................................................... 16
3.
METODOLOGÍA ............................................................................................ 17
3.1.
Enfoque, diseño y tipo de investigación ............................................................ 17
3.2.
Población y muestra ........................................................................................... 18
3.3.
Técnicas de recogida de datos ............................................................................ 18
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías ............................................... 19
3.5.
Técnicas de análisis de datos.............................................................................. 19
4.
RESULTADOS................................................................................................. 20
4.1.
Resultados 1: Objetivo 1: Determinar la situación actual de la empresa en cuanto
el tratamiento adecuado para la mejora de los puntos críticos que generan una débil gestión de la cuenta inventario. ................................................................................................................. 20 4.1.1.
Encuesta ............................................................................................................. 20
4.2.
Resultado 2: Objetivo 2: Realizar un análisis del ciclo de inventario y las ventas
de la empresa en tiempo real en relación a la demanda para la determinación de la situación económica actual de la organización. ...................................................................................... 23 4.3.
Resultado 3: Objetivo 3: Implementar la clasificación ABC para la priorización
de los productos ofertados por la empresa Diprovet S. A........................................................ 24 4.3.1.
Clasificación ABC ............................................................................................. 24
4.4.
Resultado 4: Objetivo 4: Proporcionar un sistema de pronóstico de demanda, que
permita reducir la incertidumbre en cuanto a las decisiones económicas a tomar, con el fin de responder a las necesidades de sus clientes. ............................................................................ 26 4.4.1.
Pronóstico de demanda – Promedio móvil ponderado. ...................................... 26
5.
DISCUSIÓN ..................................................................................................... 26
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................. 28
ix 6.1.
Conclusión.......................................................................................................... 28
6.2.
Recomendaciones ............................................................................................... 29
7.
Referencias ........................................................................................................ 30
8.
ANEXOS …………………… .......................................................................... 32 ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de las variables ............................................................................ 19 Tabla 2: Pregunta Nº 1 ............................................................................................................. 20 Tabla 3: Pregunta Nº 2 ............................................................................................................. 20 Tabla 4: Pregunta Nº 3 ............................................................................................................. 21 Tabla 5: Pregunta Nº 4 ............................................................................................................. 21 Tabla 6 Pregunta Nº 6 .............................................................................................................. 22 Tabla 7 Pregunta Nº 7 .............................................................................................................. 22 Tabla 8 Pregunta Nº 8 .............................................................................................................. 23 Tabla 9 Análisis del ciclo de inventario y ventas .................................................................... 24 Tabla 10 Clasificación ABC .................................................................................................... 24 Tabla 11 Clasificación ABC .................................................................................................... 25 Tabla 12 Pronóstico de demanda – Promedio móvil ponderado ............................................. 26
ÍNDICE DE ANEXO Anexo 1 Cronograma. .............................................................................................................. 32 Anexo 2 Cuestionario .............................................................................................................. 32 Anexo 3 Gráfica de pronóstico de demanda método promedio ponderado, objetivo 3. .......... 34 Anexo 4 Carta de Impacto ....................................................................................................... 34
1
1.
1.1.
INTRODUCCIÓN
Breve presentación del tema a tratar. La empresa utilizará en el plan de titulación es Diprovet S.A es una organización
ecuatoriana ubicada en el cantón El Carmen provincia de Manabí. Dedicada a la venta al por menor de insumos agrícolas, para la comunidad de agricultores de la zona. Además, la empresa se maneja como persona natural obligada a llevar contabilidad. Un control de inventario es importante sea en pequeñas, medianas o grandes empresas, consiste básicamente en el seguimiento y control de la mercancía que almacena una compañía; esto es de mucha ayuda en el momento en que la empresa necesita abastecerse de inventario. Una gestión del inventario eficiente es esencial para asegurar que la empresa tenga suficientes productos almacenados para cubrir la demanda del consumidor. Existen factores importantes que una organización debe tomar en cuenta para que no exista faltante de mercadería, demoras de entrega del producto, la utilidad de la empresa sea baja, control contable y la rotación del inventario inadecuada. Una administración apropiada creará mayores beneficios económicos gracias al correcto aprovechamiento de las existencias que mantienen en el inventario, evitando el deterioro y la desvalorización de cada producto. Además, logrando alcanzar la satisfacción plena de sus potenciales clientes y atraer a futuros clientes.
1.2.
Antecedentes La gestión y control de inventario en una empresa es significativa, esto sin importar el
giro de negocio de la compañía o ubicación geográfica, resulta oportuno mencionar que el manejo de inventario ha existido desde el principio del comercio y junto con ello los problemas que ha provocado la no correcta administración de mercadería. Existen factores importantes que una organización debe tomar en cuenta para que no exista faltante de mercadería, demoras de entrega del producto, la utilidad de la empresa sea baja, control contable y la rotación del inventario inadecuada.
2 La temática abordada por Pereda, Pérez & Serrano (2015), cuyo objeto de estudio se basaba en lograr que la empresa Institución de Proyectos Azucareros ubicado en Cuba sea capaz de utilizar los métodos para el mejor control de inventarios. Para ello realizó la aplicación de métodos de clasificación de productos y políticas que permitan calcular la existencia de mercadería, garantizando una eficaz gestión de subsistema de aprovisionamiento. Además, diagnóstico donde se detecta principales causas de incumplimiento y la carencia de políticas de inventario que afecta la liquidez financiera y estancamiento del inventario. Logrando finalmente tener un mínimo de inversión en existencia, mantener un nivel de presencia que evita demoras por faltantes, descubrir a tiempo los productos que no tiene rotación, estar alerta antes los cambios en las demás; procurando así que la rentabilidad de la empresa aumente. En una organización que se dedica a la compra y venta de productos, la rotación de inventario correcto ayuda a que se obtenga mejores utilidades. El artículo tiene como objetivo analizar el control de inventarios, contextualizado en el sector de distribución farmacéutica de la provincia de Guayas-Ecuador, a fin de determinar su incidencia en los costos y en la rentabilidad de las empresas. Es importante conocer la información contable que la empresa lleva, de esta forma permite diseñar sistemas de control contable para contribuir a optimizar los costos de comercialización de este sector, resaltando la necesidad del uso crítico y reflexivo de la teoría contable, que se centran en la carencia de mecanismos de control, asociado con el tiempo de rotación (Asencio, Gonzáles, y Lozano, 2017). Las empresas en los departamentos como administración y finanzas buscan encontrar un beneficio económico en relación a lo que venden, esto se logra mediante un inventario de mercadería correcto, en toda administración se requieren minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros proyectos rentables. El objetivo fue analizar la efectividad de la gestión de inventarios a través de la aplicación de modelos matemáticos /estadísticos con el fin de destacar los costos inherentes al producto que se comercializa en las Pymes del Cantón Riobamba Ecuador, el estudio fue realizado a dos empresas del cantón. Los inventarios tienen como función flexibilizar las operaciones administrativas de esta manera se convierten en una necesidad absoluta dado que permite oportunidades de desarrollo y expansión en los procesos. Del análisis realizado, se detectó que los principales problemas
3 de la gestión de inventarios apuntan al manejo empírico de los abastecimientos, control adecuado de los pedidos y determinación de los inventarios de seguridad (Garrido y Cejas, 2017).
1.3.
Justificación La sostenibilidad de la economía, tanto a nivel nacional como a nivel provincial,
depende exhaustivamente de la permanencia en el tiempo que tienen las empresas. De acuerdo con el INEC (2018), se estimó un índice de rotación de empresas en el Ecuador de 30%, del cual el 13% pertenecía a la entrada de empresas en el mercado y el 17% de salidas asociadas al quiebre de estas organizaciones. Las empresas que cierran operaciones antes de cumplir 5 años, una de las principales amenazas a su supervivencia es la falta de control administrativo, donde los inventarios juegan un papel importante. La falla del inventario implica un alto costo y pone a una empresa en riesgo de frenar la producción o negar ventas, ya sea por exceso de demanda, así como también la falta de liquidez de capital invertido en inventario; esto frena el crecimiento de las empresas. El propósito del proyecto en relación al plan nacional de desarrollo 2017 – 2021 toda una vida, se alinea al eje 2: Economía al servicio de la sociedad, específicamente con el objetivo 5: Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria; debido a que el presente proyecto promueve la sostenibilidad de la empresa, lo cual a lo largo del tiempo se enfoca en la generación de plazas de trabajo aportando al crecimiento solidario del país. Además, se alinea con el eje 3: Más sociedad, mejor Estado, con el objetivo 8: promover la transparencia y la corresponsabilidad para una nueva ética social; como empresa siempre tiene el fin de realizar su trabajo de manera honesta y ética, de esta manera generara la confianza entre sus clientes y trabajadores. (SENPLADES, 2017). La investigación aportaría a la empresa Diprovet S.A con bases teóricas los diferentes beneficios al implementar un sistema de gestión de inventario.
4
1.4.
Planteamiento del problema De acuerdo con la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad (International
Accounting Standards Board o IASB por sus siglas en inglés), establece en la NIC número 2 que el costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén dañados. Las empresas de menor tamaño no están exentas a las consecuencias expuestas anteriormente, es así como se toma en cuenta el estado situacional de la Empresa Diprovet S.A, que al no contar con un sistema de gestión y control de inventarios genera la presentación de problemas en su administración contable, por lo que se torna necesario proceder a obtener información precisa y en tiempo real de la demanda en el punto de consumo de los productos ofertados en la empresa esto permite conocer claramente los productos que tienen mayor y menor rotación para poder realizar una clasificación ABC. Permite evitar un posible resultado en pérdida en productos y clientes; es necesario agregar la utilización de un sistema de pronóstico de demanda, que permitan estimar con precisión el patrón del promedio y la variabilidad de la demanda de cada producto que se mantenga en inventario y determinar la lista de costos de productos que componen el mismo generar indicadores de eficiencia para considerar todas las variables de interés.
1.5.
Preguntas de investigación
1.5.1. Pregunta general. ¿De qué manera influye un sistema de gestión y control de inventario en la obtención de niveles eficientes de ventas en la empresa Diprovet S. A.? 1.5.2. Preguntas específicas. ¿Cuál es la situación actual de la empresa con respecto a los puntos críticos que suponen una débil gestión?
5 ¿Cuál es la situación económica actual con respecto al ciclo de inventarío y las ventas en la empresa? ¿Qué productos deben ser priorizados en el control de inventario en la empresa Diprovet S. A.? ¿Cómo determinar el comportamiento de la demanda de los productos mantenidos en inventario?
1.6.
Objetivos de la investigación
1.6.1. Objetivo general. Evaluar el sistema de gestión y control de inventario con el fin de generar niveles eficientes de ventas en la empresa Diprovet S. A. 1.6.2. Objetivos específicos. Determinar la situación actual de la empresa en cuanto el tratamiento adecuado para la mejora de los puntos críticos que generan una débil gestión de la cuenta inventario. Realizar un análisis del ciclo de inventario y las ventas de la empresa en relación a la demanda para la determinación de la situación económica actual de la organización. Implementar la clasificación ABC para la priorización de los productos ofertados por la empresa Diprovet S. A. Proporcionar un sistema de pronóstico de demanda, que permita reducir la incertidumbre en cuanto a las decisiones económicas a tomar, con el fin de responder a las necesidades de sus clientes.
6
2.
2.1.
REVISIÓN LITERARIA
El análisis de inventario dentro del contexto organizacional. El inventario, sin importar la naturaleza de su contenido, se trata de un listado ordenado
y valorado de los productos que ofrece una empresa; este por tanto está estrechamente relacionado con el aprovisionamiento de sus almacenes y bienes ayudando al proceso comercial (Cruz, 2017). Por otra parte, Chapman (2006) define al inventario como la capacidad almacenada de una empresa, el inventario representa el uso de la capacidad que tiene la empresa para crear un producto con anticipación a la demanda real por el mismo. Una definición con mayor actualidad fue expuesta por Guevara (2020), explica que el inventario no es más que la relación de los bienes de que se disponen, clasificándolos por familias y categorías y por el lugar que ocupan. Mientras que García (2014) manifiesta que desde un punto de vista empresarial el inventario es el conjunto de bienes de una empresa, ya sea destinados para la producción de artículos para su venta, como pueden ser: materias primas, productos en proceso, productos terminados y otros materiales destinados para empaques o refacciones. Meza (2007), desglosa la definición de inventario de acorde al tipo de empresas, al referirse a empresas comerciales, el inventario está conformado por los bienes adquiridos por la empresa y que posteriormente son destinados a su venta. Mientras que las empresas manufactureras constan de tres tipos de inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados; estos dependen del estado de terminación en el que se encuentre el producto. 2.1.1. La presentación de la NIC 2 EL tratamiento contable de la cuenta de inventario se rige internacionalmente por las Normas Internacionales de Contabilidad, específicamente la NIC 2, cuyo “objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos” (IASB, 2013).
7 Esta norma es mencionada por Bohórquez (2015), resaltando la distinción de tres tipos de empresas que manejan inventarios tras esta norma; las comercializadoras con inventarios para la venta, fabricantes que manejan un proceso de producción y de servicios. A cerca de las empresas comercializadoras, la NIC 2 expresa, en su párrafo 10, que los costos de inventario incluyen: costo de compra, aranceles, transporte, almacenamiento y otros costos directamente relacionados con la adquisición del inventario. 2.1.2. Tipos de inventarios Las clasificaciones y tipos de inventarios son varios, sin embargo, varios autores destacan como los más importantes los siguientes: El inventario de materias primas, es aquel encargado de registrar el material que forma parte del proceso productivo y es suministrado por un proveedor (Cruz, 2017). El inventario de productos en proceso según Horngren, Foster & Datar (2007), este consiste en el grupo de productos parcialmente elaborados pero que aún no se terminan, otro nombre conocido para este tipo de inventario es “producción en proceso”. Finalmente, está el inventario de productos terminados, aquellos productos acabados pero que aún no se han vendido. Según Cruz (2017), recogen los productos que tienen como destino llegar al cliente para su posterior consumo; esto sucede una vez que han salido del proceso de producción y haber superado todos aquellos controles de calidad. Estos productos conforman el objeto fundamental del proceso de producción. Sin embargo, Cruz también reconoce una clasificación en función de diferentes características, según el momento los inventarios pueden ser inicial o final. De acuerdo con la periodicidad los inventarios se clasifican en intermitente y perpetuo. Por otra parte, según su forma pueden ser de materias primas, productos en fabricación o en curso, productos terminados, de suministros de fábrica y de mercancías. Según la función los inventarios pueden ser de tránsito, ciclo, seguridad, previsión y desacoplamiento. Debido a la alta variedad en clasificaciones, también podemos distinguir el inventario físico, mínimo, máximo, disponible y en línea.
8
2.2.
Gestión de inventario Para el desarrollo de la gestión de los bienes de una empresa se llevan a cabo los
inventarios, aquellos donde se detallan de forma ordenada el contenido del almacén de la empresa. Es por tanto que la elaboración, desarrollo y gestión del inventario en la empresa es fundamental para promover que este alcance su objetivo rentable (Cruz, 2017). La gestión de inventarios consiste en la administración de los recursos materiales que comprenden el inventario dentro de una empresa, esto con la función de que estos elementos funcionen con la mayor y al menor coste posible; radica en mantener disponibles estos bienes al momento de requerir su uso o su venta, todo basado en políticas o normas establecidas por la empresa con el fin de decidir cuándo y cuánto se debe reabastecer el inventario (López, 2014). 2.2.1. Objetivo e importancia de la gestión de inventario En el ámbito contable, la cuenta destinada para registrar el inventario, nombrada de la misma forma, es una cuenta muy importante y de un análisis delicado, puesto que su uso afecta a los dos principales estados financieros dentro de una empresa, estos son: el Estado de Resultados y el Balance General (Meza, 2007). Uno de los mayores problemas que enfrentan las compañías actualmente, es que gran parte de su capital se invierte en los inventarios, sin una adecuada rotación este se convierte en un recurso ocioso, por lo cual su almacenamiento se vuelve costoso (Moya, 2008). Según Cruz (2017), una vez que los bienes de una empresa están clasificados de acuerdo con sus características, son agrupados y valorados, valorados económicamente formando parte del patrimonio de la empresa. Un inventario se fundamenta en base a dos funciones básicas en la empresa y su logística, como son la función de aprovisionamiento y distribución, esto debido a que la empresa debe tener un gran control de sus inventarios para realizar los aprovisionamientos adecuados y a tiempo lograr atender la demanda de sus productos. Así también detalla que los objetivos que persigue todo inventario son:
Reducir riesgos manteniendo los stocks de seguridad, es decir, mantener un inventario hasta lograr el abastecimiento del mismo.
9
Reducir costos, ya que permiten programar las adquisiciones y la producción de la empresa de forma aún más eficiente, así evitando mantener un stock muy alto y costoso.
Reducir las variaciones entre la oferta por parte de la empresa y la demanda por parte de los clientes.
Reducir costos de distribución del producto, ya que permite programar el transporte.
2.2.2. Variables de la gestión de inventario Cruz (2017), detalla que en la aplicación y desarrollo de la gestión de inventarios de una empresa hay una serie de variables que intervienen, en los que podemos destacar el tiempo, la demanda y costes. La variable del tiempo se basa en el concepto de tiempo de entrega, que es el tiempo desde que se necesita la mercancía hasta que esta llega. Es decir, el tiempo de entrega del proveedor, tiempo de realización del pedido y el tiempo de recepción del pedido. El tiempo se debe tomar en cuenta debido a que una incorrecta estimación del mismo podría reflejarse en faltante de inventario. Por otra parte, está la variable de la demanda, esta se refiere a la salida de existencias del almacén o empresa frente a la necesidad de producir o vender; tener prevista la demanda futura del producto, provoca que la gestión del inventario y la disponibilidad del mismo sean más eficientes y rentables en el tiempo. Esta variable en específico tiene una serie de características propias como lo es su variación con relación al entorno y volumen en el que se comercializa el producto, frente al conocimiento del comportamiento futuro que, ya sea estable o aleatorio, en relación a su implicación con el tiempo, homogéneo o heterogénea, y en relación con la disponibilidad del producto. Esta variable es sin duda de las más complejas por lo que más adelante se la retoma a profundidad (Cruz, 2017). Finalmente tenemos la implicación de los costes, la gestión y tenencia de un inventario genera una serie de gastos, entre los cuales están los de adquisición para lograr aprovisionarse del producto o fabricarlo, los costes de almacenamiento en almacén como son instalaciones, vigilancia, suministros, entre otros. Finalmente, también el no logra cubrir la demanda al tener
10 faltante de stock supone un sobrecoste para tener el producto para el cliente, como son entregas urgentes, fabricación apresurada, entre otros (Cruz, 2017).
2.3.
Presentación de modelos para la gestión de inventarios. Para establecer los modelos que se van a implementar en la gestión de inventario,
depende de la mercancía que la empresa mantenga; la demanda junto el almacenamiento es importante que haya una relación, con el propósito que no se generen costos innecesarios. La inversión que incurre el inventario tanto en bodego como en su traslado y el personal involucrado. Los diferentes canales de distribución que posee la empresa y el tipo de inventario que se encuentra en bodega (Cruz, 2017). Los modelos más importantes mencionados por Cruz (2017) son los siguintes: -
Modelo determinista: Este corresponde cuando el almacenamiento del producto no es costoso, la entrega de la mercadería por parte del proveedor y la empresa al clientes en de forma puntual y con responsabilidad. El artículo es conocido en el mercado, es evidente entonces que la mercancía será fácil de realizar los cálculos.
-
Modelo aleatorio o de probabilidades: Consiste en que el control de inventario no es adecuado, por lo tanto existe una desigualdad entre el tiempo de pedir y la cantidad. Además, las entregas de mercadería es impunltual sea por parte del proveedor y por parte de la empresa al cliente. Creando una mal imagen para la empresa.
2.3.1. Clasificación de los modelos de inventarios. La clasificación que se aplica en la empresa es respecto a la demanda que tenga los productos. Guerrero (2009) menciona que existen dos tipos de demandas esta es determinística y probabilística. Determinística es por medio de pedidos, es decir la empresa vende bajo pedidos y es conocido con exactitud. Encambio la demanda probabilistica no se conoce con certeza su venta, pero la empresa fabrica o compra mercadería por medio de las probabilidades de venta al cliente. Además esta misma puede ser sub clasificación. Esto se realiza con el fin de tener mejores resultados en organización que favorecen a la rotación de inventario, los subgrupos los define el mismo autor que son:
11
Tipos de productos.
Cantidad de productos, que se relaciona a los modelos de un producto o varios.
Modelos que permiten o no, déficit.
Los tiempos de entrega en relación a cualquiera de los dos tipos de demandas.
Modelos que involucran o no, costos fijos.
El tipo de revisión de la mercadería, que puede ser continua o periódica
Tipo de reposición sea instantánea es decir comprada o continua que se relaciona a la producción.
Horizonte de planeación, incluyendo un solo periodo o varios.
2.3.2. Componentes de un modelo de inventario Lo que debe tener en cuenta en la generalidad de inventario son diferentes componentes que están involucrados directamente con el inventario. Para mantener un inventario hasta su venta incurren algunos costos y uno de ellos es el de mantenimiento, por orden, penalización y variables. Otro componente es la demanda, en relación a ella se proyecta las unidades que se espera vender en el futuro, en algunos casos no se tiene los artículos necesarios para la venta generando esto un problema para la empresa y la venta de artículos se vuelve inferior a la demanda, causando la pérdida de ingresos y clientes para la organización. El ultimo componente es el tiempo de anticipación, la compañía debe tener controlado que tiempo debe pasar para realizar la siguiente producción o compra, de esta manera no generar faltante de productos en stock (Guerrero, 2009). 2.3.3. Costos involucrados en los modelos de inventarios Después de adquirir un inventario y mantenerlo en bodega se genera ciertos costos por la conservación del el antes de ser vendido. El primer costo es de mantenimiento son todos aquellos que incurren cuando el inventario se llega a dañar o se genera un daño por su falta de rotación. En ese mismo sentido se encuentra involucrado los gastos de forma externa como arriendo de bodega, sueldo a personal, pagos por obligaciones por parte del Estado y por servicios públicos (Guerrero, 2009).
12 El segundo costo involucrado es de penalización, se encuentra relacionado a la perdida de demanda o nuevos clientes por la falta de información de inventario existente y ausente, es evidente que la imagen de la organización será perjudicada por la falta de compromiso con los compradores. Además, la perdida de ventas de los productos generar menos ingresos y dinero faltante para cubrir los gastos (Guerrero, 2009). Es evidente que no tener un control de inventario actualizado genera varias desventajas en el desarrollo económico de la empresa y genera pérdidas significativas para la misma. Costo por ordenar o fijo, es diferente al costo fijo contable porque el costo por orden como su nombre lo indica solo se causa cuando existe demanda del producto y se empieza a fabricar en el caso de compañías productoras, en cambio las empresas comerciantes este costo se genera en la adquisición de mercadería (Guerrero, 2009). Para la realización de un producto depende de la demanda que este tenga, si su compra no es concurrente el producto se deja de producir en cierto tiempo. Es ahí donde el costo fijo no incurre en determinado artículo. Costo variable, al igual que el fijo depende de la cantidad que compra la compañía o la total de producción si se refiere a empresa dedicada a la fabricación (Guerrero, 2009). Hecha la observación anterior la compra de mercadería es lo que cuesta la entrega y esto depende de la cantidad entregada, en la producción está relacionado a la utilización de cada recurso para los productos. 2.3.4. Sistema de clasificación ABC Para realizar una clasificación según García (2014), se debe tomar en cuenta sus diferentes caracteristicas, costos, su demanda, su forma de almacenar en bodega, entre otras características. Con referencia a lo anterior Guerrero (2009) menciona que los beneficios que causa la implementación de la clasificación ABC causa la disminución de costos que involucra el matenimiento de inventario, se disminuye el tiempo que se le dedica al control de inventario. Además, menciona que no es necesario llevar un control a mercadería que no posee demanda significativa. La implementación de un sistema de control de inventario es importante, de acuerdo con los dos autores ayuda en múltiples situaciones. En inventario al tener un control que defina la importancia de cada artículo destinado a la venta, provoca que los costos que incurren no sean significativos o innecesarios por descuido de la empresa, es evidente entonces que respecto a la mercancía tendrá una mejor rotación en la compañía. Para implementar el sistema
13 de clasificación ABC, existen tres categorías o tipos mencionados por García (2014); Guerrero (2009); Arenal (2020), el concepto de los tres autores son desde el mismo punto de vista: Tipo A: En este tipo se encuentras los artículos más importantes para la empresa, esto corresponde a los que más costos elevados generan y alta inversión en el inventario. Este representa al 65% del valor máximo del inventario. Comparativamente con lo antes mencionado, Arenal (2020) define que la categoría A de inventario es importante en el negocio, representando un 20% referencias y 80% del valor. Al ser un porcentaje alto se recomienda a la empresa un mayor cuidado de la mercadería, cabe agregar que en el momento que ocurre un problema con stock se generaría conflictos empresariales y no se cumpliría con los diferentes pedidos de clientes. Tipo B: Su importancia es media, el control que este inventario o producto lleva es periódico, esto se debe a que la ocurrencia de los costos no es alta en relación al tipo A. El tipo B contribuye al 15% del valor, este tipo al encontrarse en el medio de los otros dos, posee artículos que pueden llegar hacer tipo A y otros a tipo C, entonces se considera que el seguimiento al tipo B es de importancia. Tipo C: Los productos de menor costo son colocados en esta partida, esto se debe a que generan menor importancia representando el 10% del valor de los inventarios, pero según (Arenal, 2020) representan el 5% de valor. Aun que son de menor importancia no significa que no son tomados en cuenta para su seguimiento, pero este no será constante como en el tipo A y B. Además, la empresa en esta categoría considera no mantener en stock algunos productos.
2.4.
El componente de la demanda dentro del análisis de inventarios. El comportamiento de la demanda junto con el inventario se encuentra estrechamente
relacionados, esto se debe a que en la empresa para abastecerse de los diferentes productos que comercializa, lo hace a base de la demanda que este producto tenga (Arenal, 2020). Comparativamente con Salazar (2011) hace referencia a la demanda como las personas que están dispuestas a pagar por un producto, que se definen como estratos de ingresos altos, estratos medios y por ultima los estratos bajos. Este último estrato se delimita como el estrato que se encentra la mayor parte de la población. Además, menciona que la empresa debe realizar
14 una mezcla de mercados, saber dónde va estar su producto y la presentación física del producto es importante, de esta manera atrae la atención de los clientes. (Arenal, 2020) Para que la empresa tenga ganancias, siga produciendo y vendiendo, esto depende considerablemente de la relación que tenga con su demanda y la actualización constante para la atracción de nueva de clientes. Atraer y mantener la demanda con lleva un trabajo difícil para la empresa, es evidente entonces que el producto que ofrece la organización influye de manera significativa. Las características más importantes en relación a la demanda que menciona Arenal (2020) son: Las unidades de medida, el tamaño y frecuencia de los pedidos, uniformidad de la demanda, independencia de la demanda, posibilidad de diferir la demanda insatisfecha y la calidad de las previsiones. 2.4.1. Determinación y valoración de la demanda Como en el anterior tema se hizo mención de la demanda en relación a la empresa, Salazar (2011) menciona, que una compra se da por dos tipos de variables que son: controlables, esta es responsabilidad de la empresa ya que tiene que ver con el producto, precio, plaza y promoción, que se denomina como la mezcla de mercadeo. La otra variable es las no controlables, en esta variable se encuentra el cliente o consumidor del producto, se debe generar la motivaciones y restrincciones que se presentan al momento que el cliente desea comprar el producto. Lo no controlable como su nombre lo indica es algo que la empresa no puede definir o predecir, debido a que se inclina a las decisiones de las personas, sus gustos, economía, la tecnología que posee y diferentes medios que no se encuentran al alcance de la compañía. A comparación de lo controlable que se encuentra relacionado con la empresa directamente, proporcionando seguridad y control de la situación en relación al bien o servicio que ofrece. 2.4.2. Métodos de la estimación de la demanda Según Salazar (2011), en los métodos de la estimación de la demanda se puede agrupar en dos que son lo siguientes: No científico: es cuando la empresa hace estudio de la posible demanda por medio de los sentimientos, por la experiencia dada por otros productos o el tipo de demanda que esperan
15 tener. Depende de lo mencionado la compañía implementa estrategias y tácticas importantes para el posicionamiento del producto en el mercado. Científico: en este método se involucra estudios a profundidad del desarrollo demanda frente al producto que se ofreció. Logrando obtener resultados de identificación y valoración, estos estudios son realizados durante días. Se aplican mediante modelos estadísticos aplicados a tablas de variables históricos y pruebas de hipótesis. En relación a los dos métodos planteados ninguno es mejor o peor, en efecto cada empresa decide cual utilizar dependiendo de la sostenibilidad de la empresa. Salazar (2011), mediante su observación crítica describe al método no científico como no oportuno aplicarlo para la determinación de la gestión de demanda, dado que son resultados innecesarios y poco responsables. Se debe considera que este método es subjetivo que se basa en la experiencia y emociones. La gestión de la demanda es importante para la empresa, cabe agregar que cometer un error por causa de no conocer la demanda claramente y en términos estadísticos, generaría pérdidas significativas para la compañía.
2.5.
Pronóstico de demanda De acuerdo con Caba, Chamorro, & Fontalvo (2011) mencionan que le pronostico está
relacionado a predecir el futuro, para poder lograr esto se debe manejar datos históricos y esto se realiza a través de un modelo matemático. Al momento de aplicar alguna técnica de pronóstico, no existe alguna que sea superior y esto se debe que cada empresa debe ver cual la favorece en relación a su giro de negocio y la situación actual que está pasando. Resulta oportuno mencionar que para poder aplicar alguna de las técnicas se puede basar en alguna empresa, pero bajo algunas condiciones, Se dan ciertas limitaciones sobre lo que puede esperarse en la estimación de los pronósticos. Muy pocas veces son si acaso, perfectas; también resultan costosos y requieren tiempo en su preparación y seguimiento. 2.5.1. Enfoques para pronosticar Existen dos enfoques según Caba, et al., (2011) que son las siguientes:
16 Los pronósticos cualitativos o subjetivos: En este se encuentra involucrado la intuición, emociones, experiencias personales del que toma la decisión, y sistema de valores para alcanzar el pronóstico. Los pronósticos cuantitativos: En este modelo se utiliza datos históricos o varíales causales para pronosticar la demanda o ventas futuras. La utilización de estas variables es depende la empresa y alguna de las veces optan por combinar estas y es generalmente lo más efectivo. Existen cinco metodos cuantitativos que son: simplista, promedio moviles, suavización exponencial, proyección de tendencia y modelo causal de regresión lineal. Los primeros cuatro se llaman modelos de serie de tiempo, mediante estos modelos se puede observar lo que a sucedido en el pasado en un periodo de tiempo, utilizando una serie de datos para poder realizar el pronostico. El ultimo modelo es un modelo causal, incorpora al modelo las variables o factores que pueden influenciar la cantidad que se pronostica (Caba, et al., 2011). 2.5.2. Promedios Móviles Este modelo sirve cuando en la empresa o negocio sus demandas del mercado serán más o menos constantes durante un período de tiempo. Caba, et al., (2011) menciona “la suma de la demanda durante los últimos cuatro meses dividida entre 4. Con cada mes que pasa, el dato del mes más reciente se adiciona a la suma de los datos de los tres meses previos”. El primer mes se suprime, todo este cálculo antes mencionado logra suavizar las irregularidades a corto plazo. Matemáticamente, el promedio móvil simple que sirve como estimación de la demanda del período siguiente se expresa como: Promedio móvil =
Σ Demanda en n períodos previos 𝑛
n es el número de períodos en el promedio móvil, por ejemplo, cuatro, cinco o seis meses, respectivamente, para un promedio móvil de cuatro, cinco o seis períodos. 2.5.2.1.
Promedios móviles ponderados
En el momento que existe una tendencia o patrón se vuelve más fácil, porque de esa manera se puede poner más énfasis en los valores recientes, generando más sensibilidad a los
17 cambios y es por los periodos recientes ya que pueden tener mayor peso. Para decidir los pesos que se van a utilizar es de forma arbitraría, esto se debe a que no existe alguna fórmula que lo determine (Caba, et al., 2011). Además, según el mismo autor el promedio móvil ponderado se puede expresar matemáticamente como: Promedio móvil =
∑(𝑝𝑒𝑠𝑜 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑛 )(𝑑𝑒𝑚𝑎𝑛𝑑𝑎 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑛) ∑ 𝑃𝑒𝑠𝑜𝑠
En relación antes mencionado, los promedios móviles simples como los ponderados son efectivos para suavizar las variaciones abruptas en el patrón de demanda, con el fin de ofrecer estimados estables. Segundo, los promedios móviles no pueden reconocer con exactitud las tendencias. Puesto que son promedios, siempre se mantendrán dentro de los niveles pasados, y no predecirán un cambio a mayor o menor nivel. Finalmente, los promedios móviles requieren de una gran cantidad de registros de datos anteriores (Caba, et al., 2011).
3.
3.1.
METODOLOGÍA
Enfoque, diseño y tipo de investigación El enfoque de la investigación es mixto, de acuerdo con Hernández, Fernández, &
Baptista (2014) menciona que está constituido por dos realidades, una objetiva que cuenta con el análisis de la empresa de forma numérica y la otra subjetiva que son las respuestas dadas por los trabajadores. Como objeto de estudio es una empresa en específico que como razón social tiene de nombre Diprovet S.A, en base a la cual se realizara la investigación y análisis de los diferentes valores cuantitativos y monetarios, permitiéndonos conocer el desempeño económico que tiene la empresa en determinado periodo. Además de forma cualitativa, debido al estudio del comportamiento de la demanda frente a los productos ofertados. Por las consideraciones anteriores el diseño de la investigación es cuasi experimental considerando la definición de Malhotra (2008) como investigadores se puede controlar el momento y a las personas que se realizan las mediciones, en efecto, este diseño de investigación es útil puesto que se puede implementar en casos donde no es posible emplear la investigación verdadera. Tipo de investigación es descriptivo, exploratorio e histórico, ya que se tomará en cuenta valores de ventas y demanda.
18
3.2.
Población y muestra La población en estudio para el trabajo de investigación se delimitó a un gerente y un
trabajador que laboran en la empresa “Diprovet S. A.” siendo un total de dos personas que trabajan en la organización, y una contadora externa. Resulta oportuno mencionar que el número de trabajadores se debe a que es una empresa pequeña.
3.3.
Técnicas de recogida de datos Las técnicas de recolección de datos requeridas para el desarrollo de la investigación
parten desde la observación indirecta, misma que según Tamayo y Tamayo (2007) se presentan cuando el investigador corrobora datos que ha tomado de otros, estos datos quedan registrados en una plantilla del programa Excel. Esta técnica facilitará la obtención de información para evaluar el sistema de gestión y control de inventario, revisar informes de ventas y costos de los productos que permitan arrojar un análisis concreto. Generar indicadores a partir de los datos obtenidos de ventas y rotación de inventario, que permita conocer el estado actual de la organización. Por otra parte, también se realizará la recopilación de información a través de una encuesta para los departamentos de la empresa. La herramienta escogida es un cuestionario general debido a que será aplicado a todos los trabajadores de la empresa, indistintamente al departamento o puesto en que laboren. Se pretende tomar en cuenta información de las funciones de cada departamento, el cuestionario estará estructurado en los siguientes puntos cuyas preguntas se enfocan en la situación actual de la empresa y los puntos críticos que esta tenga; la prioridad de los productos ofertados facilitando la implementación del sistema ABC y finalmente preguntas sobre tratamiento y evaluación del inventario existente en la organización.
19
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías
Tabla 1 Operacionalización de las variables Variable Sistema de gestión
Dimensiones Gestión de inventario
Indicadores Utilización de un sistema para registro de inventario a través del empleo de indicadores para medir la rotación.
Control de inventario
Clasificación ABC
Productos de mayor demanda
Rotación de inventario Ventas
Pronóstico de demanda
Margen de utilidad neta
Rentabilidad de la empresa Elaborado por: Aveiga Génesis & Ramírez Dayana
3.5.
Técnicas de análisis de datos El análisis de datos obtenidos se realizará mediante las encuestas, los datos recolectados
se encontrarán en forma numérica, por tanto, su recolección se fundamenta en la medición de los indicadores. En efecto se llevará a cabo un análisis de tipo estadístico en relación a los indicadores expuestos anteriormente, con el propósito de determinar el tratamiento adecuado de mercadería por medio de stock de inventario, el control de mercadería que como indicador son las veces que rota el inventario, con ello los costos que se generan por el tratamiento del mismo y por último un análisis de las ventas en relación con la demanda esta será medida mediante el número de ventas y la utilidad neta que se forma en la organización, por lo tanto, con los resultados de los estudios cuantitativos se pretende describir, explicar y predecir los fenómenos investigados en la empresa. Como herramienta se utilizará Microsoft Excel para el análisis cuantitativo por constar con datos estadísticos.
20
4.
4.1.
RESULTADOS
Resultados 1: Objetivo 1: Determinar la situación actual de la empresa en
cuanto el tratamiento adecuado para la mejora de los puntos críticos que generan una débil gestión de la cuenta inventario. 4.1.1. Encuesta Pregunta Nº1: ¿Cuánto tiempo se encuentra usted laborando en la empresa Diprovet S. A.? Tabla 2: Pregunta N°1 Alternativas Menos de seis meses De seis meses a un año Más de un año Total
Respuestas 0 0
Porcentaje 0% 0%
2
100%
2
100%
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: El objetivo de esta interrogante es determinar el tiempo que el individuo labora dentro de la empresa y así mismo cuánto conoce de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa, incluyendo su manejo de inventario; obteniendo como resultado que los dos individuos encuestados tienen una antigüedad de más de un año. Pregunta N°2: ¿Considera usted que la empresa Diprovet tiene actualmente problemas con la venta de los productos? Tabla 3: Pregunta N°2 Alternativas Definitivamente no
Respuestas 0
Porcentaje 0%
Es probable que no
0
0%
Indeciso
1
50%
Es probable que si
1
50%
21 Definitivamente si
0
0%
Total
2
100%
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: De acuerdo con los resultados obtenidos en esta interrogante, tanto el gerente como el encargado de bodega consideran que existe la posibilidad de que existan problemas actualmente problemas con las ventas, a pesar de que no reconocen la razón específica para esta situación. Pregunta N°3: De acuerdo con las ventas realizadas en los últimos seis meses, la empresa Diprovet mantiene una situación económica: Tabla 4: Pregunta N°3 Alternativas Muy mala
Respuestas 0
Porcentaje 0%
Mala
0
0%
Buena
2
100%
Excelente
0
0%
Total
2
100%
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: Con el fin de determinar la situación económica actual en la que se encuentra la empresa, se plantea la cuestión tomando en cuenta las ventas realizadas en los seis últimos meses, cuyo resultado es que los trabajadores encuestados interpretan que la situación económica se mantiene en un nivel estable, aunque no excelente como se espera. Pregunta N°4: ¿De acuerdo con el número de veces que se vende un producto, la empresa los clasifica con relación a su importancia? Tabla 5: Pregunta N°4 Si
Alternativas
Respuestas 0
Porcentaje 0%
No
2
100%
Total
2
100%
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
22 Análisis: Esta pregunta se implementó con el objetivo de determinar si la empresa emplea una clasificación ABC para el manejo del inventario que disponen para la venta, sin embargo, se obtuvo una respuesta negativa en su totalidad, es decir, no existe una clasificación de sus productos según su importancia o relevancia sobre los ingresos que maneja la entidad. Pregunta N°5: La clasificación con relación a la importancia de las ventas es: Análisis: Al no tener un resultado afirmativo en la pregunta anterior, causa que las personas encuestadas no puedan contestar esta pregunta. Además, se llega a la conclusión que la empresa no clasifica su inventario en relación a las ventas, por ende, no se conoce si es efectiva o no. Pregunta N°6: La empresa Diprovet lleva un registro de las entradas y salidas de mercadería de manera: Tabla 6 Pregunta Nº 6 Alternativas Respuestas Porcentaje Diario 0 0% Semanal 2 100% Mensual 0 0% Semestral 0 0% Total 2 100% Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: La finalidad de esta pregunta es para saber cada que tiempo la empresa lleva un control de su mercadería. Dando como resultado que el control de inventario que la empresa lleva es de forma semanal, creando así un porcentaje de confianza alto. Debido a que esto causa que la empresa tenga un mayor conocimiento de sus ventas que realiza y control del inventario Pregunta N°7: ¿Cuál es su conocimiento acerca de los beneficios del manejo de un sistema de gestión y control de inventario? Tabla 7 Pregunta Nº 7 Alternativas Nada Poco Mucho Total
Respuestas 1 1 0 2
Porcentaje 50% 50% 0% 100%
23 Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: Esta pregunta se realizó con el objetivo de saber si el personal de la empresa conoce los efectos que puede causar el inadecuado tratamiento al inventario que le da. Llegando a la conclusión que el conocimiento es mínimo, ya que solo un trabajador conoce su importancia, pero este conocimiento es poco. Pregunta N°8: ¿Cree usted necesaria la implementación de un sistema de gestión y control de inventario para la empresa Diprovet S.A.? Tabla 8 Pregunta Nº 8 Alternativas Respuestas Porcentaje Si 0 0% No 0 0% Tal vez 1 100% Total 1 100% Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Encuesta realizada a la empresa Diprovet S.A.
Análisis: Al estar esta pregunta relacionada con la pregunta número 7 solo una persona la contesto, creando la oportunidad de mejorar o implementar con sistema de gestión y control de inventario para la empresa.
4.2.
Resultado 2: Objetivo 2: Realizar un análisis del ciclo de inventario y las
ventas de la empresa en relación a la demanda para la determinación de la situación económica actual de la organización. Con respecto al análisis del ciclo de inventario se obtuvo un resultado de tres, que es la cantidad total de días que tarda la empresa en vender el inventario promedio. De otro modo el resultado obtenido para el análisis de ventas fue un decremento del 15% en las ventas realizadas en el año 2020 en relación al año 2019.
24 Tabla 9 Análisis del ciclo de inventario y ventas Índices Índice de inventario (tiempo del inventario en existencias).
Índice de crecimiento de ventas.
Variables Costo de mercaderías vendidas Inventario promedio Ventas 2020
Ventas 2019
Formula
Resultados
Análisis
3
El inventarío total pasa un tiempo de 3 días en existencia
15%
La empresa en el año 2020 tuvo un decremento del 15% en el nivel de ventas con respecto al año anterior.
455.873,25 151.940 547.047,90
645.516,52
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Empresa Diprovet S.A.
4.3.
Resultado 3: Objetivo 3: Implementar la clasificación ABC para la
priorización de los productos ofertados por la empresa Diprovet S. A. 4.3.1. Clasificación ABC Se procede al análisis de la clasificación ABC aplicado a una muestra, con el propósito de identificar aquellos productos que representan mayor rotación de inventario y a su vez aquellos que representan un mayor y menor porcentaje del costo total de inventario. Además, la empresa trabaja con productos bajo pedido y debido a esto no se tomaron en cuenta en la clasificación ABC. Tabla 10 Clasificación ABC Total de costo de inventario
Porcentaje
Valor Real
364.698,60
A (80%)
$361.612,88
68.380,99
B (15%)
$ 76.546,28
22.793,66 Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Empresa Diprovet S.A.
C (5%)
$ 17.714,09
$455.873,25
Valor referencial
25 Tabla 11 Clasificación ABC Producto
Presentaciones
Cantidad
Olivitasan
500 gr
3615
$
28,00
$101.220,00
A
Supervitex
1kg
4225
$
14,80
$ 62.530,00
A
Olivitasan
300 gr
3450
$
16,00
$ 55.200,00
A
Ivermic + ADE Inyectable
500 gr
398
$
70,40
$ 28.019,20
A
Hierro Plus
50 ml
925
$
19,20
$ 17.760,00
A
Ivermic + ADE Inyectable
100 gr
974
$
16,80
$ 16.363,20
A
Ivermic + ADE Inyectable
250 gr
395
$
39,20
$ 15.484,00
A
Ivermic + ADE Inyectable
20 gr
2782
$
5,20
$ 14.466,40
A
Hierro Plus
100 ml
458
$
30,40
$ 13.923,20
A
Hierro Plus
20 ml
1208
$
11,20
$ 13.529,60
A
Opigal
100 gr
4890
$
2,50
$ 12.205,44
A
Hematotal ATP
10 ml
1524
$
7,16
$ 10.911,84
A
Ivermic + ADE Inyectable
50 gr
1100
$
9,20
$ 10.120,00
B
Opigal
60 gr
7120
$
1,60
$ 11.392,00
B
Olivitasan
100 gr
1220
$
7,36
$
8.979,20
B
Dectomax
20 ml
1200
$
7,40
$
8.880,00
B
Dectomax
50 ml
620
$
13,60
$
8.432,00
B
Dectomax
500 ml
115
$
72,80
$
8.372,00
B
Ivermic + ADE Inyectable
Costo
Total
Clasificación
10 gr
2350
$
2,80
$
6.580,00
B
Dectomax
200 ml
100
$
40,00
$
4.000,00
B
Hematotal ATP
50 ml
830
$
4,48
$
3.718,40
B
Olivitasan
25 gr
1200
$
2,80
$
3.360,00
B
Hematotal ATP
100 ml
365
$
7,43
$
2.712,68
B
Floran
120 ml
365
$
6,44
$
2.350,60
C
Floran
60 ml
660
$
3,29
$
2.170,08
C
Supervitex
7,63
$
2.136,96
C
500 gr
280
$
Yodo total
1 litro
190
$
8,54
$
1.623,36
C
Complejo yodado
100 ml
120
$
13,36
$
1.603,20
C
Floran
20 ml
966
$
1,28
$
1.236,48
C
Timpanol Complejo yodado
100ml
86
$
13,25
$
1.139,33
C
50 ml
150
$
7,14
$
1.071,60
C
Yodo total
500 ml
180
$
5,54
$
996,48
C
Complejo yodado
20 ml
375
$
2,45
$
918,00
C
Supervitex
100 gr
380
$
2,00
$
760,00
C
Yodo total
120 ml
220
$
2,44
$
536,80
C
Supervitex
25 gr
470
$
1,00
$
470,00
C
Supervitex
50 gr
385
$
1,20
$
462,00
C
230
$
1,04
$
239,20
C
Tilotex 10 gr Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Empresa Diprovet S.A.
26
4.4.
Resultado 4: Objetivo 4: Proporcionar un sistema de pronóstico de
demanda, que permita reducir la incertidumbre en cuanto a las decisiones económicas a tomar, con el fin de responder a las necesidades de sus clientes. 4.4.1. Pronóstico de demanda – Promedio móvil ponderado. Tabla 12 Pronóstico de demanda - Promedio móvil ponderado Pronóstico de demanda – Promedio móvil ponderado Demanda más lejana
20%
Demanda intermedia
30%
Demanda más reciente
50%
Periodo 1
Demanda 3201
2
3490
3
3543
4
3845
3459
5
4378
3683
6
3580
4051
7
4890
3872
8
3860
4395
9
4987
4113
10
3980
4630
11
4210
4258
3406
4296
12 Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Empresa Diprovet S.A.
5.
Pronóstico
DISCUSIÓN
De acuerdo con los resultados obtenidos al emplear la encuesta a los trabajadores de la empresa Diprovet S.A. se puede concluir que existe un punto crítico en cuanto a la gestión de inventario que maneja la entidad. De acuerdo con Moya (2008), las empresas generalmente enfrentan problemas de inventario debido a que sustentan gran parte de su liquidez, por lo tanto, una inadecuada rotación de este se convierte en un punto débil para la organización. En efecto tanto el gerente como el encargado de bodega concuerdan en que se manejan bajo funcionamiento empírico, ya que no emplean ningún modelo de gestión de inventario. Cruz (2017) manifiesta que al aplicar una correcta gestión de inventario se pueden reducir riesgos relacionados con el mantenimiento los stocks de seguridad para evitar un exceso o
27 faltante del mismo, reducir costos de adquisición, variaciones entre la oferta y la demanda que mantenga la empresa garantizando la atención óptima de la demanda. Dentro del cuestionario empleado, se toma en cuenta la consideración de los trabajadores de la empresa sobre el nivel de ventas obtenido en el lapso de los últimos seis meses, quienes discurren que las ventas de la empresa no fueron las esperadas, sin embargo, fueron suficientes para cubrir con sus costos. Según Salazar (2011) menciona que la demanda está definida por estratos de ingresos que pueden ser altos, medios y bajos; se podría sugerir que durante el último semestre los ingresos a nivel nacional tuvieron una reducción considerable debido a la situación económica actual, por lo tanto, se especula que la demanda actual de la empresa forma parte del último estrato mencionado. Hecha la observación anterior, realizado el análisis del ciclo de inventario y ventas se demuestra que el inventario total pasa un tiempo de 3 días en existencias, en cuanto al análisis de ventas la empresa en el año 2020 tuvo un decremento del 15% en el nivel de ventas con respecto al año anterior. García (2014) & Guerrero (2009) concuerdan en la importancia de la implementación de un sistema de clasificación ABC, de modo que al tener un control que defina la importancia de los artículos disponibles para la venta, se puede reducir deterioro o caso contrario faltante de inventario. Dentro de los resultados obtenidos por la intervención de la encuesta se dio a conocer que la empresa no reconoce los productos con mayor rotación, desconociendo así aquellos que generan mayor porcentaje sobre los ingresos. Este es considerado como un punto crítico para la organización dentro de su gestión, el desconocimiento de la importancia de establecer líneas de productos según sus ventas lo cual aumentaría el riesgo de la empresa a incurrir en gastos innecesarios. La información obtenida debido a la clasificación de productos realizada en la Tabla 11 demuestra que los productos que representa mayor cantidad de ingreso son doce, colocándolos en la categoría A con referencia a un 80% del valor total del costo de inventario, once productos se encuentran en la categoría B con referencia a un 15% del valor total del costo de inventario y quince productos pertenecen a la categoría C con porcentaje del 5% del valor total del costo de inventario. El método del sistema de demanda que se utilizó dentro de la investigación fue en el promedio móvil ponderado, según lo que menciona Caba, et al., (2011) este método se utiliza
28 para empresas cuya demanda es casi constante y se maneja datos históricos. Basándonos en la tabla 12 la demanda pronosticada varía entre 3459 y 4630, es decir que no hay una variación significativa. Además, en la gráfica del anexo 3 se puede observar la comparación entre la demanda anual real y la demanda pronosticada, cuya línea del pronóstico se encuentra dentro del comportamiento de tendencia marcado por línea de la demanda real.
6.
6.1.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusión La empresa Diprovet S.A. tiene un manejo del inventario inadecuado, por lo tanto, la
organización ha tenido problemas de solvencia en los últimos meses. Las dificultades presentes con respecto a la mercadería es que no existe una rotación constante, creando que se estanque en bodega y generando daños en esta mismo. En efecto, esto provocada el deterioro de la misma y mayores costos para la empresa. Se evidencia que la mercadería se maneja de forma empírica, siendo inapropiada la manera de llevar el inventario, lo cual implica llevar un control sistemático para poder tener información exacta de las existencias. De esta forma se llegaría a conocer los productos que tienen mayor rotación y en efecto se tendría conocimiento del producto que está disponible para la venta. Con relación a lo expuesto, se puede evidenciar que otro de los problemas en relación a la mercadería es la poca demanda que existe hacia algunos productos, mismos que no se toman en cuenta al momento de establecer la clasificación ABC, ya que la empresa trabaja con estos productos bajo pedido. De esta forma se conocen los productos que tienen mayor rotación, considerando su importancia en la obtención de utilidades en la empresa. Además, en la organización existen productos que podrían ser eliminados por su falta de circulación. La utilización de un pronóstico de demanda permite al administrador reducir la incertidumbre de la cantidad de productos requeridos por periodo. Esta herramienta en combinación con la clasificación ABC, garantiza que los productos en inventario satisfacen la demanda de manera oportuna, evitando una rotura de stock, es decir no cuentan con la cantidad
29 de productos suficientes para abastecer los pedidos de sus clientes. Como consecuencia de esto la empresa mejorará la atención a sus clientes.
6.2.
Recomendaciones Se recomienda que la empresa Diprovet S.A. analice el costo-beneficio que se obtendría
para la organización si se implementara un sistema de control y gestión de inventario, así también se busque asesoría profesional, puesto que la administración de la entidad no tiene conocimiento sobre el mismo. Siendo el inventario el activo con mayor problema de liquidez dentro de cualquier empresa, su correcto tratamiento reduciría para la organización gastos ocasionados por deterioro, demanda insatisfecha, rotación de inventarios, entre otros. Es recomendable para toda entidad manejar una administración profesional, en este caso para el manejo del sistema de inventario, debido a que la administración empírica, basada en conocimientos limitados no siempre resulta como se lo espera, un correcto estudio para encontrar el tratamiento más adecuado para el inventario es una de las herramientas para alcanzar los objetivos planteados por la entidad para la obtención de una utilidad futura en el corto y largo plazo. La empresa Diprovet S.A. reconoce no tener una rotación adecuada de su inventario, por lo que se dan situaciones en las que resulta en faltantes o caso contrario un exceso que termina en deterioro del mismo. Por lo tanto, se propone la necesidad de una clasificación adecuada de sus líneas de productos y la implementación de la clasificación ABC, que consiste en conocer aquellos productos que tienen mayor demanda y aquellos que no, así existe mayor organización de su stock. Es importante considerar la utilización de un sistema de pronóstico de demanda, siendo una de sus principales ventajas es obtener información valiosa al momento de tomar decisiones importantes. Además, se debe considerar utilizar el sistema de pronóstico adecuado al tipo de demanda que mantiene la empresa para lograr obtener resultados de manera más acertada, por lo que se recomienda utilizar el método de promedio móviles ponderados, puesto que se utiliza para empresas cuya demanda se mantiene constante entre periodos.
30
7.
REFERENCIAS
Arenal, C. (2020). Gestión de inventarios . Tutor formación . Asencio, L., Gonzáles, E., & Lozano, M. (2017). El inventario como determinante en la rentabilidad de las distribuidoras farmacéuticas. Scielo, 231-250. Bohórquez , N. (2015). Implementación de norma internacional de inventarios . Innovar, 7992. Caba, N., Chamorro, O., & Fontalvo, T. (2011). Gestión de la Producción y las Operaciones. Barranquilla : Corporación para la Gestión del Conocimiento Asesores del 2000. Chapman, S. (2006). Planificación y Control de la Producción . México: Pearson. Cruz , A. (2017). Gestión de Inventarios. Málaga : IC Editorial. García, A. (2014). Estrategias Financieras Empresariales. México: EBOOK. Garrido, I., & Cejas, M. (2017). La getión de inventario como factor estratégico en la administración de empresas. Negotium: revista de ciencias gerenciales , 109-129. Guerrero, H. (2009). Inventarios Manejo y control. Bogotá: ECOE EDICIONES . Guevara, M. (2020). Gestión de Inventario. TUTOR FORMACION. Horngren, C., Foster, G., & Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. Un enfoque gerencial. México: Pearson. IASB. (2013). Normas Internacionales de Contabilidad. Londres: International Financial Reporting Standards.
31 INEC.
(2018).
Directorio
Nacional
de
Empresas.
Obtenido
de
https://www.ecuadorencifras.gob.ec/institucional/home/ López, J. (2014). Gestión de inventarios. España: Elearning. Malhotra, N. (2008). Investigación de mercados. México : Pearson Prentice Hall . Meza, C. (2007). Contabilidad: Análisis de Cuentas. EUNED: Costa Rica. Moya, M. (2008). Investigación de operaciones. Costa Rica: EUNED. Pereda, M., Pérez, F., & Serrano , M. (2015). LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS ESTATALES CUBANAS. MÉTODOS A UTILIZAR EN LA GESTIÓN DE INVENTARIO. Universidad&Ciencia, 75-89. Salazar, N. (2011). Gestión estratégica de la demanda. Bogota: Colegio de Estudios Superiores de Administración . SENPLADES.
(2017).
Secretaría
Técnica
Planifica
Ecuador.
Obtenido
https://www.planificacion.gob.ec/ Tamayo y Tamayo, M. (2007). El proceso de la investigación científica. México : Lumusa.
de
32
8.
ANEXOS
Anexo 1 Cronograma. N.ACT.
CRONOGRAMA
Mayo
1
Desarrollo de matriz de temas de PTT
2
Planteamiento de los objetivos
3
Elaborar de la introducción
4
Desarrollo de antecedentes
5
Elaboración de la revisión de la literatura
6
Desarrollo de investigación
7
Recolección y tabulación de datos
8
Desarrollo de la discusión
9
Planteamiento de recomendaciones.
la
Metodología
las
de
la
conclusiones
y
Junio
Julio
Agosto
Sep
Oct
Elaborado por: Aveiga Génesis & Ramírez Dayana
Anexo 2 Cuestionario
Cuestionario para la implementación de un sistema de gestión y control de inventario en la empresa Diprovet S.A. Introducción Somos estudiantes de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PUCE SD, en el presente cuestionario se recopilará la información necesaria que aporte a la investigación para la implementación de un sistema de gestión y control de inventario en la empresa Diprovet S.A, con el fin de que exista una rotación adecuada de los productos ofertados por la organización. Se agradece de antemano a los trabajadores que laboran en la empresa por su participación y consentimiento, asegurando que la información proporcionada será manejada de manera confidencial. El tiempo aproximado de duración es de 10 minutos. CUESTIONARIO 1. ¿Cuánto tiempo se encuentra usted laborando en la empresa Diprovet S. A.? __ Menos de seis meses __ De seis meses a un año
__ Más de un año
33
2. ¿Considera usted que la empresa Diprovet tiene actualmente problemas con la venta de los productos? __ Definitivamente no
__ Es probable que si
__ Es probable que no
__ Definitivamente si
__ Indeciso
3. De acuerdo con las ventas realizadas en los seis últimos meses, la empresa Diprovet mantiene una situación económica: __ Muy mala
__ Buena
__ Mala
__ Excelente
4. ¿De acuerdo con el número de veces que se vende un producto, la empresa los clasifica con relación a su importancia? (Si su respuesta es negativa diríjase a la pregunta 6, de lo contrario continúe con la 5) __ Si
__ No
5. La clasificación con relación a la importancia de las ventas es: __ Nada adecuado
__ Adecuado
__ Poco adecuado
6. La empresa Diprovet lleva un registro de las entradas y salidas de mercadería de manera: __ Diario
__ Mensual
__ Semanal
__ Semestral
7. ¿Cuál es su conocimiento acerca de los beneficios del manejo de un sistema de gestión y control de inventario? (Si la respuesta fue diferente a la alternativa “nada” continúe con la última pregunta del cuestionario) __ Nada
__ Mucho
__ Poco
8. ¿Cree usted necesaria la implementación de un sistema de gestión y control de inventario para la empresa Diprovet S.A.? __ Si
34 __ No __ No lo sé
¡Gracias por su colaboración! Elaborado por: Aveiga Génesis & Ramírez Dayana
Revisado por
Mikel Ugando Peñate, PhD. Anexo 3 Gráfica de pronóstico de demanda método promedio ponderado, objetivo 3.
Elaborado por: Aveiga, G. & Ramírez, D. Fuente: Empresa Diprovet S.A.
Anexo 4 Carta de Impacto
35
CARTA DE IMPACTO A: Dirección de investigación Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo
Por medio de la presente se hace constar que el trabajo de investigación titulado: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO EN LA EMPRESA DIPROVET S.A. previo a la obtención de título del título de tercer nivel: LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA desarrollado por los estudiantes: Génesis Aveiga y Dayana Ramírez, y dirigido por el PhD. Mikel Ugando Peñate, es meritorio y aborda un problema de investigación práctico y de gran alcance para nuestra empresa y el desarrollo de la misma. Esta apto para su presentación como artículo científico en revistas indexadas o conferencias en congresos. El trabajo desarrollado evidencia múltiples niveles de beneficios diferentes: beneficios individuales, organizacionales, comunitarios o sociales, así como también beneficios para la comunidad de investigación. Muchas gracias por el gran aporte, trabajo desarrollado y éxitos en la continuación de su labor. Santo Domingo, 30 junio de 2021.
Atentamente, Sr. Vera Solón:
Firma
