HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

Las herramientas que podemos utilizar dentro de la organización se resumen principalmente en tres: documentos, organigrama y flujograma.

Documentos de gestión

Según la Ley SERVIR, son:

ROF - Reglamento de Organización y Funciones: constituye el documento técnico normativo que establece función de la entidad y define cuáles son las funciones de cada unidad orgánica dentro de la organización. Solo encontraremos funciones de unidades, oficinas o servicios, no detalla funciones de trabajadores en forma individual.

MPP – Manual de Perfil de Puestos: contiene las características y aptitudes que debe tener una persona para ocupar determinado puesto dentro de la organización. Además, define cuáles son las funciones que deberá realizar para cubrir este puesto. Por ejemplo, qué nivel de estudio deben tener los médicos dentro de determinado servicio, años de experiencia, etc., así como cuáles son las funciones que realizará el médico durante su trabajo diario: atenciones de emergencias, hospitalización, consultorio, etc.

CPE – Cuadro de Puestos de la Entidad: se refiere al cuadro donde se enlista todos los puestos de la organización, así como el salario o presupuesto asignado a dicha plaza o puesto laboral. Previo a la promulgación de la ley servir, se utilizaban otros documentos como el Manual de Organización y Funciones- MOF, el Cuadro de Asignación de Personal- CAP (ENAM 2017), el cual contenía todos los cargos dentro de una organización y el Presupuesto Analítico de Personal- PAP, sin embargo, actualmente el MPP ha reemplazado al MOF, así como el CAP y PAP se han fusionado para dar paso al CPE.

Además de los mencionados existen otros documentos de gestión como los planes de mantenimiento, plan de manejo de residuos, plan de adquisición de bienes y servicios, etc

Flujograma

(ENAM 2014) Para la elaboración del flujograma nos vamos a valer de la utilización de símbolos como:

Círculo: para el inicio y fin del proceso representado.

Cuadrado o rectángulo: para representar las tareas

Rombo: representa la toma de decisiones

Flechas: indican el sentido en el que debe ser leído el flujograma

Organigrama

Recuerda

En el sector públicos, los órganos desconcentrados de una institución pública tienen al Manual de Operaciones como documento normativo declarativo de sus respectivas funciones.

Es una herramienta que representa gráficamente la estructura organizacional. Toma como sustento los elementos de la organización y tiene los siguientes componentes:

I. Órgano de Dirección (Alta Dirección)

II. Órganos de Apoyo

III. Órganos de Asesoramiento

IV. Órganos de Línea (ENAM 2004)(encargados de realizar la misión de la organización).

Control

Definiciones Proceso

Control, es la función administrativa que garantiza que las acciones que están siendo realizadas por la organización, sean iguales o se aproximen a los eventos planificados (ENAM 2011). En caso existan desviaciones, estas serán corregidas por los diversos mecanismos de control existentes.

Es un conjunto de actividades que convierten elementos de entrada, en elementos de salida. Como característica resaltante, se señala el hecho de que el elemento de salida no puede ser igual al elemento de entrada; por lo tanto, en la secuencia de las diversas actividades que constituyen un proceso, existe ganancia de valor.

Dentro de los tipos de control tenemos:

Supervisión: busca enseñar o capacitar al recurso humano (ENAM 2013, ENAM 2009, ENAM 2020), se realiza desde un nivel jerárquico superior hacia uno inferior. Tiene carácter de tipo cualitativo.

Monitoreo (ENAM EXTRA 2020): se realiza sobre aquellas actividades o tareas que por su importancia o por su variabilidad, son críticas para la organización. Emplea indicadores, por lo tanto, tiene carácter cuantitativo.

Evaluación (ENAM 2020): se realiza a los objetivos planteados por la organización. Emplea indicadores, pero a diferencia del monitoreo, que se realiza de forma constante y permanente; la evaluación se realiza en determinados puntos de corte temporales, generalmente se realiza al final de un periodo (trimestre, semestre o año). Por lo tanto, este tipo de control da paso a la formulación de documentos como es el Plan de Evaluación.

En el sector Público, cada institución está obligada a tener un sistema de control interno que tiene como objetivo que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior. Tiene 5 componentes funcionales: Ambiente de control, Evaluación de riesgos, Actividades de control gerencial, Información y comunicación.

CONTROL: INDICADORES

Definiciones

Los indicadores son relaciones matemáticas (a/b) es decir, un numerador sobre un denominador, que nos explican parte de la realidad.

Tipos de indicadores

Avedis Donabedian, médico que dedicó gran parte de su vida calidad al estudio de la calidad, propone que los indicadores se dividen en tres grupos:

Indicadores de Estructura

Indicadores de Proceso

Indicadores de Resultado

Asimismo, señaló que el resultado es producto principalmente del proceso, más que de la estructura. Esta clasificación, deriva en diez indicadores que deben ser de conocimiento obligatorio:

A. Estructura (ENAM 2003)

Disponibilidad: indica la existencia de un recurso relacionado con la población asignada a un determinado establecimiento. Por lo tanto, la fórmula es:

(Recurso ) Población

Ejemplos de este indicador pueden ser: número de médicos por cada 10.000 habitantes, número de camas UCI por cada 100.000 habitantes, etc.

Accesibilidad: hace referencia a que, existiendo un recurso en un establecimiento de salud, la población puede hacer uso de este o no. Lo que debemos conocer son las barreras de accesibilidad, que son cuatro:

♦ Geográfica (ENAM 2019, ENAM EXTRA 2020): Cuando las personas se encuentran a más de 4 horas de distancia del establecimiento más cercano

♦ Económica: Se genera por falta de aseguramiento

♦ Cultural: Se da sobre todo en el entorno rural por la falta de confianza en el sistema de salud

♦ Administrativa: Se generan por la gestión ineficiente de los recursos por parte de los establecimientos

B. Proceso

Productividad (ENAM 2008): es el número de actividades alcanzadas en relación con los recursos disponibles por unidad de tiempo.

(Actividades Realizadas ) * tiempo

(Recursos Disponibles )

Rendimiento: (ENAM 2003, 2009, 2012) es el número de actividades realizadas en relación con el recurso utilizado por unidad de tiempo

(Actividades Realizadas ) * tiempo (Recursos Utilizados)

Concentración o Intensidad de Uso (ENAM 2008): es el número promedio de atenciones recibidas por cada usuario durante un periodo determinado.

(Número de Atenciones )

(Número de Usuarios Atendidos)

Utilización: es la relación entre los recursos utilizados y los recursos disponibles para cierta actividad, en un tiempo determinado.

(Recursos Utilizados) (Recursos Disponibles)

C. Resultado

Cobertura (ENAM 2003, ENAM 2008, ENAM 2019, ENAM EXTRA 2020): es la proporción de personas que recibieron atención del total de la población de la asignada a un establecimiento determinado. (Es un porcentaje) .

( Atendidos )

(Población asignada) *100

Eficacia: se define como el logro de resultados en una situación ideal o teórica. Por ejemplo, los ensayos clínicos de fase 3 miden la eficacia en el desarrollo del fármaco o la vacuna Efectividad (ENAM 2008, 2009): se refiere al logro del resultado en la realidad, es decir, en la comunidad. Por ejemplo, en el desarrollo de un fármaco corresponde a los ensayos clínicos de fase 4. Generalmente la efectividad es inferior a la eficacia.

Eficiencia (ENAM 2003, 2004, 2013): relaciona los resultados con los recursos utilizados para alcanzar el mismo. Es el indicador que debemos alcanzar en nuestro sistema de salud.

Características de un indicador

Los indicadores poseen características comunes (ENAM 2009):

Sensibilidad: capacidad de captar los cambios que ocurren en la realidad

Recuerda

Según Avedis Donabedian, los indicadores de la calidad se clasifican en: Estructura, proceso y resultados.

Especificidad: los cambios que se producen en el valor del indicador respondan exclusivamente al fenómeno en estudio.

Confiabilidad: independientemente de quien realice el cálculo del indicador, siempre se obtendrá el mismo resultado

Aceptabilidad: la población debe aceptar y permitir el cálculo de los indicadores. Además de los indicadores propuestos por Donabedian, existen otros indicadores como, por ejemplo: Natalidad, Mortalidad, Capacidad Resolutiva de un establecimiento, etc.