Tartalom.qxd
2002.08.14.
10:38
Page 3
TARTALOMJEGYZÉK
Elõszó . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Bevezetés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Egérhasználat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Excel-állományok indítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Munkafüzetek közvetlen megnyitása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Munkafüzetek automatikus megnyitása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Sablonok alkalmazása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 A sablon tartalma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 A sablonkönyvtár . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Munkafüzet-sablon létrehozása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Munkalap-sablon létrehozása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Sablonok használata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Eszköztárak és menük testreszabása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Egyéni eszköztárak kialakítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Egyéni menük kialakítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Egyéni nyitókép-állományok használata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 A munkafüzet nézetei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Az eredmények mentése és kinyomtatása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Mentés lemezre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Nyomtatás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Munkalapok nyomtatási paramétereinek beállítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Nyomtatás indítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Kapcsolatok más rendszerekkel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Adatok exportálása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Külsõ adatok importálása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Bõvítmények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Az Excel 8.0 bõvítményei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 ODBC kezelõprogramok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 A Query adatlekérdezõ program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Az táblázat elemei, az objektumok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Szerkezeti alapobjektumok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Címzési módok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Tartalom.qxd
2002.08.14.
4
10:38
Page 4
SZÖVEGSZERKESZTÉS
Kijelölések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Munkalapok kijelölése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Cellák kijelölése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Tartományok kijelölése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 Irányított (feltételes) kijelölés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Tartományok azonosítása névvel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Pozícionálás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Szerkezeti módosítások . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Munkalap szerkezetének módosítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Tartományok beszúrása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Tartományok törlése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 Sorok és oszlopok elrejtése, felfedése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Munkafüzet szerkezetének átalakítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Munkalapok áthelyezése és másolása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Szerkezeti változtatások automatikus tiltása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Adatok kezelése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Adatjellemzõk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Típus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Formátum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Stílusok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Adatok felvétele és törlése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Kézi adatbevitel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Adatmódosítás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Adatok törlése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Adatok formázása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Egyéni számformátumok létrehozása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Dátum- és idõformátumok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 Automatikus cellaformázás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Feltételes formázás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 Áthelyezés és másolás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Áthelyezés közvetlen beillesztéssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 Irányított beillesztés Excel-objektumok között . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Idegen objektumok irányított beillesztése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Áthelyezés vonszolással . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Tartományok feltöltése sorozatokkal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Egyéni listák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Sorozatképzés menüparancsokkal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Sorozatképzés balgombos elhúzással . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 Sorozatképzés jobbgombos elhúzással . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 Érvényesítés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 Adatvédelem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Állományok védelme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Munkafüzet-védelem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Munkalap-védelem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Többszörös hozzáférés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Tartalom.qxd
2002.08.14.
10:38
Page 5
TARTALOMJEGYZÉK
5
Megjegyzések kezelése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 A Korrektúra eszköztár . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Listák kezelése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 Listák felépítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Lista-tervezési szempontok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Listák rendezése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Ûrlapok alkalmazása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Listák automatikus szûrése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Szûrések AutoSzûrõvel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 Irányított szûrés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 Részösszeg-képzés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Kimutatások készítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 A Kimutatás eszköztár . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Csoportképzés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Lekérdezések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Táblázatok és listák formázása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Diagram készítése táblázatból . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Diagramok formázása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Saját (felhasználói) diagramtípus létrehozása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Képletek kialakítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Képletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Mûveleti jelek (operátorok) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Precedencia-rend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Tényezõk (operanduszok) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Cellahivatkozások a képletekben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Váltás a címzési módok között . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Automatikus és kézi kiértékelés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Munkalapfüggvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Az Excel függvénypalettája . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 Függvények meghívása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Függvények egymásba ágyazása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 A függvénypaletta áttekintése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Matematikai függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Statisztikai függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220 Logikai függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Mátrix függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228 Dátum- és idõfüggvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Szövegkezelõ függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Adarbázis-kezelõ függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Pénzügyi függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Információ-keresõ függvények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Tömbmûveletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Tömbképletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257 Adattáblák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Tartalom.qxd
2002.08.14.
6
10:38
Page 6
SZÖVEGSZERKESZTÉS
Hibakezelés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Hibajelzések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Munkalapvizsgálat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 Számítások közelítéssel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 Tervváltozatok összehasonlítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 Célérték-keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 A Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 Makrók készítése és használata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 Makrókészítés a makrógenerátorral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 Makrók (át)írása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
1.qxd
2003.01.07.
9:53
Page 9
ÁTTEKINTÉS
Szabványos telepítéskor az Excel a C:\Program Files\Microsoft Office\Office\ könyvtárba települ. Itt található meg futtatható állománya excel.exe néven, segédcsapataival együtt. A továbbiakban ezt az útvonalat tekintjük érvényesnek, és alapkönyvtárként fogunk hivatkozni rá. Az Excelt akkor fogjuk szívesen használni, ha kialakítjuk a számunkra kényelmes felhasználói felületet; a részletekrõl a következõ fejezetekben lesz szó.
Alapkönyvtár
A felhasználói felület szembetûnõen fontos eleme az indulási képernyõ, amelyen keresztül a rendszer induláskor bejelentkezik. A gyakorlott felhasználó többek között arról ismerszik meg, hogy ezt saját képére és hasonlatosságára formázza, hiszen az alapértelmezett, szokásos beállítások aligha felelnek meg minden feladathoz. A munkalap-képernyõ legfontosabb három eleme a fõ menüpontokat tartalmazó menüsor, valamint a Szokásos és a Formázás eszköztár. Mindhármat átalakíthatjuk ízlésünk és feladataink szerint. Az átalakítás akár új menüpontok és ikonok beszúrását, akár meglevõk törlését is jelentheti. Azt is megtehetjük, hogy sosemvolt új ikonképeket hozunk létre, s ezekhez hozzárendeljük az általunk készített makrókat.
Indulási képernyõ = indítókép
A táblázatok kezelése során fontos, hogy az oszlopazonosítókat tartalmazó fejlécet és a sorazonosítókat tartalmazó oldallécet állandóan lássuk, még akkor is, ha egy teljes sor, vagy az összes sor nem látható egyszerre a képernyõn, még elfogadható kicsinyítés mellett sem. E célból rögzíthetjük a fejlécet és az oldallécet. Az ablaktábla felosztásával vízszintesen és függõlegesen két-két részre vághatjuk a képernyõt, s ezeket egymástól függetlenül görgethetjük. Így tetszõleges adatcsoportokat tudunk egyidejûleg megtekinteni.
Az ablaktábla rögzítése és felosztása
Nagyobb számítási táblázatokat érdemes csoportokra, esetleg azokon belül alcsoportokra bontani. A tagoló-
Tagolás
1.qxd
2003.01.07.
9:53
Page 16
EXCEL-ÁLLOMÁNYOK INDÍTÁSA
Állománynév az Indítópult mappában
Amikor a Windows elindul, automatikusan elindítja azokat a futtatható programokat is, amelyek állományneve a C:\Windows\Start menü\Programok\Indítópult nevû indítókönyvtárban van. Ez azonban nem mindig kellemes, hiszen nem biztos, hogy minden esetben éppen ezeket a programokat kívánjuk használni.
Kettõs kattintás az indítóikonra Az üres Excel alapértelmezésben rendszerint három üres munkalapot tartalmaz; számukat a BEÁLLÍTÁSOK ablak ÁLTALÁNOS lapján kell megadni (ESZKÖZÖK4BEÁLLÍTÁSOK menüpont).
Ha csak az üres Excelt akarjuk elindítani, legegyszerûbb, ha kettõsen kattintunk az indítóikonjára. Ezt az ikont hivatalból a következõ helyeken találjuk meg: a Windows START4PROGRAMOK menüparancsára megjelenõ listában, az Office irányítópulton, az alapkönyvtárban.
Indítóikon az Asztalra
Legkényelmesebb mégis, ha feltesszük az Excel indítóikonját az Asztalra. Hogyan?
Hogyan helyezhetjük el az Excel indítóikonját az Asztalon? 1. Jelenítsük meg az Asztalt! 2. Keressük meg az excel.exe állományt az Intézõ segítségével! 3. Kattintsunk a jobb gombbal az állomány nevére, és az elõugró helyi menübõl adjuk ki a PARANCSIKON LÉTREHOZÁSA parancsot! 4. Fogjuk meg az egérrel a keletkezett parancsikont, és húzzuk át az Asztalra! 5. Nevezzük át az ikont szívünknek kedves névre, természetesen a névadási szabályok betartásával! Emlékeztetünk rá, hogy ha jobb gombbal kattintunk egy parancsikonra, az elõugró helyi menü parancsaival egyrészt szerkeszthetjük az ikont (másolás, átnevezés, ikonkép-váltás stb.), másrészt a TULAJDONSÁGOK parancsra megnyíló ablak két lapjáról leolvashatjuk, illetve részben módosíthatjuk az ikon által képviselt állomány fizikai adata-
1.qxd
2003.01.07.
9:53
Page 21
SABLONOK ALKALMAZÁSA
Sablonok alkalmazásával egyrészt csökken a munkára fordítandó idõ, másrészt egyenletes minõséget tudunk elérni. A jól megtervezett sablon segítséget nyújt a hibák felfedezéséhez és kijavításához is. További elõnyként jelentkezik, hogy alacsonyabb képzettségû munkatársak is képesek lesznek megoldani a rutinfeladatokat. Az Excel-rendszerhez több beépített sablon tarozik. Ha ez a választék nem megfelelõ, magunk is készíthetünk feladatainkhoz illeszkedõ sablonokat. Ehhez érdemes tapasztalt, az Excelt jól ismerõ szakértõk segítségét igénybe venni.
A SABLON TARTALMA A sablon tulajdonképpen egy üres munkafüzet- vagy munkalapminta, amely az alábbi beállításokat tartalmazhatja: a munkafüzet munkalapjainak száma és típusa; a FORMÁTUM menü parancsaival beállított cella- és lapformázások; a STÍLUS ablakban létrehozott stílusok (FORMÁTUM4STÍLUS menüparancs); a munkafüzetben használni kívánt szövegek, dátumok, számok, képletek, ábrák és egyéb rögzített adatok; a BEÁLLÍTÁSOK ablak lapjain megadott beállítások (ESZKÖZÖK4BEÁLLÍTÁSOK menüparancs); a munkafüzethez tartozó makrók; a munkalapok nyomtatási beállításai (margók, élõfej, élõláb stb.) és nyomtatási területe; ismétlõdõ szövegek (például fejlécek és oldallécek); védett és rejtett munkalap-területek (például elrejtett sorok vagy oszlopok, illetve zárolt cellák); a munkalapokon elhelyezett hiperhivatkozások és vezérlõelemek (ActiveX vezérlõk). Ezek a beállítások minden munkafüzetben megjelennek, amelyet az adott sablonra alapozva nyitunk meg.
1.qxd
2003.01.07.
9:53
Page 27
ESZKÖZTÁRAK ÉS MENÜK TESTRESZABÁSA
Alapértelmezésben a munkafüzetek menüsorában a 9 fõ menüpontot, alattuk a Szokásos és a Formázás eszköztárat látjuk. A menüpontok alá összesen mintegy 100 menüparancs van befûzve, a két eszköztáron további körülbelül 50 ikon szolgál menüparancsok kiadására. Az alapkészletben átfedések is vannak.
Az Excelben mintegy 300 beépített menüparancs van, legtöbbjük saját ikonjához is hozzá van rendelve. A menüparancsokat 44 beépített menüpont alá, ikonjukat 22 beépített eszköztárba lehet elrendezni.
EGYÉNI ESZKÖZTÁRAK KIALAKÍTÁSA A beépített eszköztárakban a gyakrabban használt, rokon funkciójú menüparancsok vannak csoportba foglalva, és legtöbbjük egy-egy ikonhoz van hozzárendelve. Szemben a menükkel, az eszköztárakból egyszerûen, a megfelelõ ikonra kattintva adhatjuk ki a menüparancsokat. A beépített eszköztárakat leginkább a munkafüzetek kényelmesebb kezelése, a kevésbé gyakorlott felhasználók munkájának irányítása vagy a hibalehetõségek csökkentése érdekében szoktuk módosítani. A beépített eszköztárak csak a menüparancsok töredékét tartalmazzák. Ha gyakran használunk egy-két olyan menüparancsot, amelyik nincs meg egyik beépített eszköztárban sem, legegyszerûbben úgy járhatunk el, hogy feltesszük ikonjukat valamelyik létezõ eszköztárba.
Minden menüparancsot nem lehet megjeleníteni a képernyõn, mert nem maradna hely a munkavégzésre.
Hogyan?
Hogyan vehetünk fel menüparancsikont létezõ eszköztárba? 1. Ha nem látható, jelenítsük meg a bõvítendõ eszköztárat! Evégett adjuk ki a NÉZET4ESZKÖZTÁRAK menüparancsot, vagy kattintsunk a jobb gombbal egy látható eszköztár fogantyújára , és az elõugró listában kapcsoljuk be a megjelenítendõ eszköztárat.
A fogantyú az eszköztárak bal, illetve felsõ keskenyebbik szélén található duplavonalas jel.
1.qxd
2003.01.07.
9:53
Page 38
A MUNKAFÜZET NÉZETEI
Gyakran elõfordul, hogy vizsgálandó adataink kilógnak az aktív ablakból, vagy éppenséggel nem is egy munkalapon vannak. Az A kötetben már volt szó az ablaktábla rögzítésérõl és felosztásáról; az alábbiakban csak felelevenítjük a módszereket a távoli adatok összeboronálására , valamint a sikeres beállítások mentésére szolgáló technikákat egyegy példán keresztül.
Ha egy táblázatunk nagyobb méretû, mint a képernyõ, akkor a képernyõn már nem látszó értékeket csak gördítõsávok segítségével tudjuk megtekinteni. Szükségünk lehet azonban rá, hogy a táblázat egyes sorait és oszlopait például a fejlécet és az oldallécet mindig lássuk. E célból rögzítenünk kell a munkafüzet egy celláját. Példa
Az ábrán egy 45 fõs vállalat névsorának egy részlete látható, amely a dolgozók osztályokba sorolását (1-4), valamint havi és éves összes fizetését is tartalmazza. Oldjuk meg, hogy a fejléc (a hónapok neve) és az oldalléc (a dolgozók neve) semmilyen irányú görgetés esetén se csúszszék ki a képernyõrõl!
1.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 44
AZ EREDMÉNYEK MENTÉSE ÉS KINYOMTATÁSA
Hálózati üzemmódban hibákat okozhat, ha az állományok nevében ékezetes betûket is használunk. Az ilyen jellegû nehézségek elsõsorban akkor fordulnak elõ, ha magyar Windows rendszeren és/vagy magyar Excellel készült munkafüzetet angol nyelvû Windows vagy Excel rendszerben használunk.
Munkánk végeredménye általában táblázatokban és diagramokban jelenik meg. Ha hálózatban dolgozunk, ezeket nehézség nélkül eljuttathatjuk a végfelhasználóhoz, vagy néha ki is kell nyomtatnunk. Elõfordulhat az is, hogy eredményeinket más rendszerekbe kell exportálnunk további feldolgozásra. Nem kevésbé fontos azonban, hogy részeredményeinket is tudjuk tárolni, a munka folytatása érdekében. Mindezekrõl a technikákról már volt szó az A kötetben, fontosságuk miatt azonban áttekintjük, és némiképp kibõvítjük a szükséges tudnivalókat.
MENTÉS LEMEZRE Attól függõen, hogy mennyi munkánk elvesztésének tudunk szívbõl örülni, megfelelõ gyakorisággal mentsük részeredményeinket!
Munkaközi anyagainkat merevlemezen vagy hajlékonylemezen tároljuk. Elsõ mentéskor az állomány három paraméterét kell megadnunk az automatikusan megnyíló MENTÉS MÁSKÉNT ablakban:
Kikényszeríthetjük az ablak megnyitását a FÁJL4MENTÉS MÁSKÉNT menüparancs segítségével.
Helye: Az ablak tetején levõ adatmezõ és ikonsor, valamint az ablak közepét elfoglaló HELY mezõ segítségével határozzuk meg a meghajtót és a könyvtárat.
1.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 56
KAPCSOLATOK MÁS RENDSZEREKKEL ADATOK EXPORTÁLÁSA Más Microsoft-alkalmazásba minden további nélkül átvihetünk adatokat vágólapon keresztül. A célprogramba irányított beillesztéssel másoljuk be az adatokat. Ismert, hogy ilyenkor választhatunk a beágyazás és a csatolás között. Az Excel 8.0 (és magasabb) verziókban rendelkezésre áll a Web eszköztár, amelynek ikonjai megkönnyítik az internetes kapcsolatokat is. Az Office átalakító (konverter) programjaival átalakíthatjuk az Excel-állományokat más alkalmazási rendszerekkel is feldolgozható formátumúvá. A FILE4MENTÉS MÁSKÉNT menüparancsra megnyíló MENTÉS MÁSKÉNT ablak FILETÍPUS mezõjében az alábbi típusok közül választhatunk: Data Interchage Format (*.dif), dBASE II, III, IV és Microsoft FoxPro (*.dbf), Lotus 1-2-3 (*.wk1, *.wk2, *.wk3, *.wk4), Microsoft Excel (*.xla, *.xls, *.xlt, *.xlw) QuattroPro for DOS (*.wq1), Symbolic Data Link (*.slk); továbbá szöveges állománytípusok: *.csv (vesszõvel tagolt), *.txt (tabulátorral tagolt), *.prn (szóközzel tagolt). Kapcsolatot teremthetünk más állományokkal is, ha olyan alkalmazási rendszerben készültek, amelyhez létezik ODBC kezelõprogram. A megfelelõ szabályokat magunknak kell kikeresnünk az illetõ rendszer Readme.txt állományából.
KÜLSÕ ADATOK IMPORTÁLÁSA Külsõ adatoknak nevezzük az idegen (nem Excel) alkalmazási rendszerek által létrehozott adatállományokban tárolt adatokat. Ezek lehetnek saját gépünkön, helyi hálózaton, intraneten vagy az Interneten egyaránt.
1.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 64
SZERKEZETI OBJEKTUMOK
Objektumnak nevezünk minden olyan elemet, amely az elvégzendõ feladat szempontjából önálló, a környezetétõl független egységet képvisel, és a környezetétõl egyértelmûen megkülönböztethetõ. Objektum lehet egy cella, egy tartomány, egy diagram, egy munkalap, egy munkafüzet, de egy táblázat, egy képlet vagy akár egy adat is.
Az Excelben mindenkor speciális, a rendszer lelkivilágához illeszkedõ objektumokkal dolgozunk. Legfontosabbak a szerkezeti objektumok: az állományok és építõelemeik, mert ezek hordozzák az értékes információkat tartalmazó adatobjektumokat. Az adatobjektumok tartalmazzák a feldolgozandó információkat, ezeket általában csak adatoknak nevezzük. Tartalmuk szerint alfanumerikus és grafikus adatokat különböztetünk meg. Az esetek legnagyobb részében alfanumerikus adatokkal dolgozunk; ezek vagy numerikus vagy szöveges típusúak. A grafikus objektumok, legtöbbször diagram, esetenként kép vagy rajzalakzat formájában jelennek meg. Sokszor használunk idegen (vagy külsõ) objektumokat is, amelyek más alkalmazási rendszerekben készültek. Tartalmuk típusa szerint ezek is legtöbbször alfanumerikus objektumok, de néha átveszünk grafikus objektumokat, jellemzõen képeket, esetleg térképeket.
SZERKEZETI ALAPOBJEKTUMOK Amint tudjuk, az Excel adatállományainak neve munkafüzet, kiterjesztésük alapértelmezésben *.xls. A munkafüzetek munkalapokból állnak, amelyek kezdeti (alapértelmezett) számát az ESZKÖZÖK4BEÁLLÍTÁSOK menüparancsra megnyíló BEÁLLÍTÁSOK ablak ÁLTALÁNOS lapján lehet megadni. Az Excellel úgynevezett párbeszédablakok segítségével tudunk beszélgetni , ezeket a továbbiakban röviden ablaknak mondjuk. Az ablakokat egy menüparanccsal vagy egy ikonra kattintva lehet megnyitni. A legtöbb ablaknak több lapja van, mindegyik egy-egy adatcsoportot jelenít meg. A lapok között a lapfülek segítségével lehet váltani.
Adatobjektumok.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 91
ADATOBJEKTUMOK
Ebben a fejezetben az alfanumerikus adatok felvételével, másolásával, törlésével, ellenõrzésével és védelmével kapcsolatos tudnivalókat gyûjtöttük össze. Mindezekrõl részben már az A kötetben is volt szó, azonban más rendszerezésben, és kevésbé részletesen. A grafikus adatok kezelését részletesen tárgyalja az A kötet, ilyenekkel csak érintõlegesen foglalkozunk. A továbbiakban adaton alfanumerikus adatot értünk. Egy-egy tevékenység elvégzésére többféle módszert is bemutatunk, amelyek közül mindenki a számára legkézenfekvõbbeket használhatja.
ADATJELLEMZÕK A cellákban tárolt adatok mennyiségi jellemzõje az értékük, amelyeknek minõségi jellemzõje a típus.
Típus Az adatok típusa elsõdlegesen azt határozza meg, hogy milyen mûveletekben vehetnek részt. A munkalapfüggvények paraméterei is mindig meghatározott típusúak. Ha egy munkalapfüggvényt nem a megfelelõ típusú paraméterekkel aktiválunk, hibajelzést kapunk, és a függvény nem hajtódik végre. A típusnak rejtett, közvetlenül nem észlelhetõ szerepe, hogy meghatározza, mennyi tárhelyre van szükség az adat tárolásához. Az adatokat típusuknak megfelelõ határjelek határolják. A határjeleket a Windows területi beállításai szabják meg, amelyeket a TERÜLETI BEÁLLÍTÁSOK TULAJDONSÁGAI ablak egyes lapjain kell megadni. Ezt
Az adatérték típusa lehet Numerikus szám dátum / idõ pénznem százalék Szöveges karakterlánc (szöveg) képlet logikai érték megjegyzés
ListÆk kezelØse.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 141
LISTÁK
A lista rendezett adatokkal feltöltött kétdimenziós tartomány; ezt az Excelben adatbázisnak is nevezik. Az utóbbi elnevezés kissé zavaró, mert a hivatásos adatbázis-kezelõ rendszerekben az adatbázis fogalma mást jelent. Ezért a továbbiakban a lista elnevezést fogjuk használni. Egy adatállomány és egy adatbázis között az a leglényegesebb különbség, hogy az utóbbiban az adatok elõre definiált rendszerben helyezkednek el és a részegységek, valamint kapcsolataik leírása az adatbázis szerves részét képezi. Az adatbázisok tervezésénél alapvetõ célkitûzés, hogy az összefüggõ táblázatokban ne legyen redundancia (ismétlõdés), és a gyakran ismétlõdõ adatlekérdezéseket gyorsan lehessen végrehajtani.
A számítógépen kialakított listák némileg eltérnek a papíralapúaktól. Az eltérés oka, hogy illeszkedniük kell az adatbázis-kezelõ programokhoz. Az ábrán egy Excel-listát mutatunk mintaképpen. Az adatbázis-kezelõ programokat úgy írták meg, hogy gyorsan megtalálhassunk a listában egy összefüggõ adatsort vagy tételt a megadott szempontok alapján. Elvadult példa: egy országos telefonkönyvbõl kikereshetjük azokat a Fejér megyében lakó fogorvosokat, akiknek mind vezeték-, mind keresztneve F-fel kezdõdik.
A gyors mûködéshez hatékony keresési algoritmusokra van szükség, ám ezek csak akkor mûködnek jól, ha az adatszerkezetet már elõre hozzáigazítottuk a várható keresési szempontokhoz. Ha összetettebb adatokat akarunk feldolgozni a táblázatkezelõvel, akkor elõször meg kell terveznünk listáink felépítését, s csak utána tölthetjük fel a cellákat. Az adatszerkezetet a lista szerkezete szabja meg, ennek megfelelõ kialakítása tehát gondos elõkészítést igényel. A listák szerkezetének utólagos megváltoztatása (átszerkesztése) igencsak fáradságos és rengeteg hibalehetõsé-
A jól megtervezett lista használata kényelmesebb és kevesebb hibával jár.
KØpletek.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 187
KÉPLETEK
A KÉPLETEK FELÉPÍTÉSE Táblázatainkat általában azért készítjük, hogy felderítsük a bennük tárolt adatok közötti összefüggéseket. Erre a célra a képletek és a munkalapfüggvények szolgálnak, amelyeket a táblázatok megfelelõ celláiban soraiban és/vagy oszlopaiban helyezünk el. A képlet matematikai értelemben kifejezés, amely tényezõkbõl (operanduszokból) és mûveleti jelekbõl (operátorokból) áll. A szabályos képlet numerikus vagy szöveges adatokat (konstansokat), mûveleti jeleket (operátorokat), abszolút és relatív cella- illetve tartomány-hivatkozásokat, valamint beépített és felhasználói függvényeket, továbbá érvényes határjeleket tartalmazó karaktersorozat. A határjeleket részben a Windowsban kell beállítani, részben az Excel speciális jelei érvényesek. Például a szövegeket idézõjelek (" ") közé, más munkafüzetek nevét szögletes zárójelek ([ ]) közé, ha egy név speciális karaktereket is tartalmaz, aposztrófok (' ') közé kell tenni; munkalap neve után felkiáltójel írandó; a tartományhivatkozásokat kettõspont, pontosvesszõ vagy szóköz ( : ; ), felsorolások (lista)elemeit pontosvesszõ választja el; az operátorok elõtt és után tetszõleges számú szóköz állhat stb. A helyes képletben az érvényes numerikus és szöveges adatokat, hivatkozásokat, illetve függvényneveket az operátorok az elemi matematikai szabályok szerint kapcsolják össze. Láttuk már, hogy az Excel akkor tekinti képletnek egy cella tartalmát, ha az elsõ karakter =, + vagy képletkezdõjel. A képletkezdõjel után a tényezõket és az operátorokat az ismert algebrai szabályok szerint kell leírni. A képlet természetesen állhat egyetlen tényezõbõl is, ami történetesen lehet egy függvény is, lásd alább. Mivel az = jelet a magyar billentyûzetrõl csak a Shift billentyû segítségével lehet elõcsalogatni, ezért ha kézzel akarunk beírni képletet egy cellába, legegyszerûbben úgy járhatunk el, hogy a szerkesztõléc elõtti = jelre kattintunk.
Képletek nem ágyazhatók egymásba!
Alapértelmezésben az Excel is és a könyvben mi is az = jelet használjuk képletek indítására (más szóval kezdésére).
Munkalapf ggvØnyek.qxd
2003.01.07.
9:54
Page 199
MUNKALAPFÜGGVÉNYEK
A munkalapfüggvények meghatározott számításokat végeznek a (bemenõ) paramétereikkel, s visszaadják a számítások eredményeit. Ez a mûködésmód logikailag azonos a matematikában megszokottal. A munkalapfüggvények között igen sok matematikai függvény van, létezik azonban jó néhány más típusú, az Excel sajátosságait kihasználó függvény is. Megkülönböztetõ elnevezésük egyrészt ezért indokolt; másrészt arra utal, hogy ezeket a függvényeket kizárólag munkalapokon, az egyes cellákba beírva használhatjuk. A paraméterek sorrendje és típusa, valamint legtöbbször számuk is szigorúan kötött. Ez azt jelenti, hogy a függvényhívásban a definíciónak pontosan megfelelõ (vagy azzal illeszthetõ) típusú paramétereket kell, az elõírt sorrendben megadni. A kötelezõ paramétereket mindig meg kell adni, bár néhány függvény esetében számuk adott határok között változhat. A feltételes paraméterek elhagyhatók; ha nem adjuk meg, az Excel alapértelmezett értékükkel számol. A függvények helyes alkalmazásához nemcsak az Excel lehetõségeit kell ismernünk, hanem a matematikai hátteret, a függvények számítási képleteit is. Az összetettebb függvények képleteit megtaláljuk a Súgóban.
Az A kötetben már találkoztunk néhány munkalapfüggvénnyel. Ebben a fejezetben sok példával részletesen bemutatjuk a leggyakoribbak használatát. A továbbiakban, ha nem okoz félreértést, munkalapfüggvény helyett röviden függvényt mondunk.
A SZUM() függvénynek például legalább 1, legfeljebb 30 paramétere lehet. Például a RÁTA() függvény negyedik, numerikus típusú paramétere feltételes: értéke az utolsó törlesztõrészlet kifizetése utáni maradványösszeg. Ha ezt nem adjuk meg, az Excel 0 értékûnek tekinti.
AZ EXCEL FÜGGVÉNYPALETTÁJA Az Excel mintegy 860 (beépített) munkalapfüggvénye 10 kategóriába van sorolva, ezek a következõk: Adatbázis-függvények Listák kezelése, adatok visszakeresése Dátum- és idõ-függvények Dátum- és idõadatok feldolgozása Információs függvények Tájékoztatás a cellák tartalmáról, vagy a rendszer aktuális adatairól
Az Excel csak azokat a karakterláncokat tekinti függvénynévnek, amelyek után kerek nyitó és záró zárójelpár áll! Érvényes függvényhíváshoz a zárójelek között meg kell adni a megfelelõ számú és típusú paramétert is!
T mbm veletk.qxd
2003.01.07.
9:55
Page 251
TÖMBMÛVELETEK
A tömbmûvelet tömbökkel (egy- vagy kétdimenziós tartományokkal) végzett mûveletet jelent. Pontosabban arról van szó, hogy egy tömb az eredménytömb minden cellájában ugyanazt a mûveletet végezzük, de különbözõ (bemenõ) adatokkal. Ez utóbbiakat ugyancsak egy (másik vagy ugyanazon) tömb a paramétertömb tartalmazza.
TÖMBKÉPLETEK Tömbmûvelet végzésének egyik módja, hogy egy tömbképletet írunk az eredménytömb aktív cellájába. A tömbképletnek mind paramétere, mind eredménye egy-egy tömb. A képlet vagy függvény a (bemeneti) paramétertömb minden elemével elvégzi az elõírt mûveletet, az eredményeket pedig az eredménytömb megfelelõ celláiba írja. A tömbképletben tetszõleges: abszolút, relatív vagy vegyes címzési módot alkalmazhatunk. Ha egy tömbképletnek több paramétere van, akkor méretüknek (sor- és oszlopszámuknak) kötelezõen azonosnak kell lennie. A tömbképlet lehet a szokott értelemben vett képlet, vagy az esetek legnagyobb részében függvényhívás is, de nem tartalmazhat háromdimenziós hivatkozásokat! A tömbképletek akkor adnak helyes eredményt, ha a paramétertömb és az eredménytömb mérete megegyezik. Ha a paramétertömb kisebb, akkor az eredménytömb azon celláiban, amelyeknek nincs megfelelõjük a paramétertömbben, #HIÁNYZIK hibajelzést kapunk. Néhány ritkán használt függvénytõl eltekintve, általában nem okoz hibát, ha az eredménytömb kisebb: ilyenkor a paramétertömb egyes elemei nem vesznek részt a mûveletekben. Noha az eredménytömb mindegyik cellájában jelen van, a tömbképlet mindegyikben azonos, ezért egyetlen képletnek számít. Ez az oka annak, hogy az eredménytömb celláit egyenként nem helyezhetjük át. Ilyen kísérlet az ábrán látható hibajelzésbe torkollik.
Ha egyedi képletek helyett tömbképleteket használunk, nemcsak a táblázatok feltöltése lesz könnyebb, hanem az esetleges hibák kijavítása is. A könnyebb munkának ára van: a tömbképletek több tárhelyet foglalnak annál, mintha egy képletet átmásoltunk volna a tömb mindegyik cellájába.