5 PA SSOS PA R A FA Z E R O MELHOR E V E N T O CORPORATIVO D E S U A M A R C A !
5 PA SSOS PA R A F A Z E R O MELHOR E V E N T O CORPORATIVO DE SUA MARCA!
SUMÁRIO Apresentação -------------------------------------------------------- 04 Por que realizar um evento corporativo? --------------------- 05 Primeiro passo: controle de orçamento ------------------------ 06 Segundo passo: decidir a Data ----------------------------------- 08 Terceiro passo: atenção à organização --------------------- 10 Quarto passo: a importância do buffet ------------------------ 12 Quinto passo: foco na comunicação ---------------------------- 14 Considerações finais ------------------------------------------------ 16 Contato ---------------------------------------------------------------- 16
POR QUE REALIZAR UM EVENTO CORPORATIVO?
o
que você deve entender é que um evento corpora vo chama a atenção daqueles que se iden ficaram com o evento a par r da divulgação das redes sociais e de propagandas nas empresas. Hoje em dia, o que as pessoas mais querem é se informar e arrecadar mais conhecimento.
Mas a pergunta principal é “Como fazer o melhor evento corpora vo de sua marca?”,pois é a sua chance de conquistar mais clientes e ampliar o seu negócio. Por isso que você está lendo este ar go, para, justamente, ser informado sobre como divulgar corretamente a sua marca e fazer o melhor evento corpora vo!
Sendo assim, os eventos corpora vos podem ajudar, e muito, as pessoas que querem ter uma visão de mundo maior, por exemplo, porque é nesses eventos que aprendemos sobre outros assuntos e nos aprofundamos em nossos temas, seja como coaching, confraternização, reuniões, palestras, minicursos, treinamentos e até especializações.
Para lhe auxiliar, separamos cinco passos importantes para fazer um ó mo evento corpora vo. Leia atentamente e procure-se inspirar nos passos e nas dicas!
05
APRESENTAÇÃO:
U
m evento corpora vo é um meio muito importante para a divulgação da sua marca. Afinal, você pode aproveitar para ampliar o público-alvo e conseguir mais clientes para o seu negócio, seja de forma direta ou indireta. Mas, para você conseguir fazer o melhor evento corpora vo, é necessário seguir alguns passos para que esse momento seja um completo sucesso, tanto para os convidados quanto para o marke ng da empresa.
04
PRIMEIRO PASSO: CONTROLE DE ORÇAMENTO
par cipe até mais a vamente do evento, de muitas maneiras diferentes.
H
Mas… e o orçamento do evento corporativo?
oje em dia, conta muito é o custo do evento, afinal esse inves mento dependerá do bolso do cliente e de como se adaptar ao orçamento. Mas, se você quer algo grandioso e inesquecível, o orçamento é o céu, por assim dizer.
Entretanto, tudo isso custa dinheiro. Por isso o orçamento é o primeiro passo a ser definido. Às vezes, ao es pular um valor antes de conhecer os aluguéis dos ambientes e o preço do buffet ou até a montagem do evento, o orçamento pode acabar estourando – e ‘o céu’ acaba ficando caro demais.
O fator tecnologia e o orçamento E as soluções para eventos corpora vos da atualidade deixam a decisão sobre orçamento ainda mais complexa, se pensarmos no fator tecnologia que pode estar envolvido.
É por isso que você deve pesquisar e já ter em mente quanto será a média de custo para cada etapa que irá fazer no evento.
Há pos de evento corpora vo em que a tecnologia está totalmente presente, como por exemplo: quando se trabalha com a conec vidade, isto é, deixando os convidados on-line durante o evento para que fiquem registradas, a cada minuto, as novidades em tempo real, que ficam disponíveis na web.
Patrocínio O que pode acontecer em uma empresa é buscar patrocínios que banquem certos setores do evento, esses patrocínios que também divulgam o próprio trabalho. Fica mais fácil dividir o lucro e o espaço dessa forma.
É válido ressaltar outro exemplo: a própria marca pode ter um site oficial para divulgar rapidamente o evento corpora vo, mesmo para aquelas pessoas que não puderam ir. Aliás, é muito comum, em eventos de grande porte, a transmissão em tempo real.
Por isso, se você quer que o melhor evento corpora vo de sua marca, você deverá es pular um orçamento grande ou comprar patrocínios para que a sua divulgação seja maior e única no evento.
O que você pode perceber é que em um evento em que não há tecnologia, o próprio convidado pode se sen r tentado em pegar seu smartphone e começar a mexer – e se distrair das atrações disponíveis.
As parcerias começam dessa forma, sabia? Ao aliar-se a outras empresas, o sucesso é ainda mais provável, porque você e a empresa patrocinadora unem forças, deixando o resultado do evento corpora vo ainda mais impactante.
Dessa maneira, estar aliado à tecnologia faz com que o convidado
07
SEGUNDO PASSO: DECIDIR A DATA
Aliás, é interessante ressaltar que os convidados, no caso de eventos fes vos e/ou de entretenimento podem não querer ir durante a semana por conta das responsabilidades, horários de pico e distância. Sem contar que se trabalharem no dia seguinte, a probabilidade de sair mais cedo do evento ou nem comparecer é muito maior, porque irá atrapalhar e não adicionar, certo? Evidentemente, durante a semana, ao contrário, é o melhor momento para um evento corpora vo, justamente por ser mais fácil reunir o grupo de trabalho para a ocasião – fins de semana para eventos de empresas, por outro lado, tem seu valor bem reduzido aos fins de semana. Em épocas de crise, é uma ó ma saída.
O
segundo passo para fazer o melhor evento corpora vo para sua marca é escolher a data perfeita. Isso pode ser rela vo dependendo da marca, se for focada em algum setor específico da estação do ano, como o verão ou inverno – algo muito importante para o nicho de vestuário, por exemplo.
Durante o fim de semana, é mais propício relaxar e par cipar de um evento que irá, de alguma forma, enriquecer o seu conhecimento. Mas o evento não pode ser muito monótono (por isso a aliança com a tecnologia é muito importante, nos dias atuais). Oferecer minicursos, workshops e palestras com pessoas conhecidas no ramo pode chamar atenção e fazer com que a pessoa queira ir e se interesse mais – embora isso influencie no orçamento final do evento corpora vo.
Data e divulgação do evento corporativo Mas geralmente, dependendo do seu orçamento, a data pode influenciar na divulgação. Primeiro, tudo o que acontece no fim de semana costuma ser mais divulgado e mais lido, porque é quando as pessoas têm tempo para colher informações variadas e estão de folga dos afazeres, pelo menos a maioria delas.
Outra dica que diz respeito à data correta é escolher um local, de preferência perto da empresa. O mo vo é simples: os funcionários e convidados estarão familiarizados com a região, bem como se trata de uma área a que as pessoas se dirigem constantemente e, por isso, têm transporte facilitado.
Segundo, o jornal e os meios de comunicação tendem a divulgar a vidades de entretenimentoe eventos durante o fim de semana, logo, a visibilidade será maior. Entretanto, o preço dos locais tende a ser muito mais caro em comparação com os outros dias do decorrer da semana.
É também interessante procurar fazer com que os colaboradores conheçam a sede da marca, melhorando a fidelização, o espírito de equipe e, consequentemente, a divulgação da sua marca.
09
TERCEIRO PASSO: ATENÇÃO À ORGANIZAÇÃO
apenas algumas tarefas de extrema importância para o sucesso de um evento corpora vo.
União do grupo organizador do evento corporativo Todo mundo precisa saber trabalhar em união, para conseguir realizar um bom evento. A sintonia e a harmonia entre os funcionários, a marca, sua visão e valores da empresa devem estar em uníssono para que nada saia errado. Por isso, a necessidade de treinamento de equipe, para que possam assimilar como funcionará a gestão da empresa, em relação aos uniformes, cronograma e planejamento.
Decoração do ambiente A decoração também entra nesse item, afinal o ambiente deve estar condizente com o po de evento que você fará. Até mesmo as cores podem influenciar na realização do evento. Muitas vezes, a decoração deve, obrigatoriamente, acompanhar as cores da marca.
U
m passo de extrema importância na hora de fazer um evento corpora vo de sucesso é saber organizar cada função e delegar tarefas para que cada um seja responsável por algum setor, a fim de evitar imprevistos ou levar a famigerada culpa a cair sobre apenas uma pessoa.
Assim, é preciso fazer com que combine os efeitos, cores e publicidade em torno do evento para que não destoe nada. Sabe a questão da temperatura do ar-condicionado? Então,também deve estar equilibrada em todo lugar, seja no verão ou no inverno, tudo perfeitamente clima zado, caso a caso.
Assim, o idealizador do evento precisa aplicar as funções para que o planejamento dê certo acerca do evento em si. Contratar fornecedores, decoração, montagem de equipamentos e mobiliário, bem como definir a lista das a vidades, como um cronograma, são
É importante manter a qualidade em cada detalhe para que os convidados aprovem a experiência e, evidentemente, possam falar bem sobre a organização do evento corpora vo.
11
QUARTO PASSO: A IMPORTÂNCIA DO BUFFET
S
e você estava pensando que a comida não é importante, é porque nunca foi em algum evento corpora vo de sucesso.
A pessoa que vai ao evento quer, acima de tudo, conforto e atendimento de excelência, seja para um copo de água, ou para um aperi vo. Para que o evento corpora vo seja considerado de sucesso, necessita-se que o buffet atenda às expecta vas dos convidados. Sobre a bebida alcoólica, não se deve exigir nenhuma restrição, uma vez que é um evento corpora vo e a pessoa não pode ser privada de, conforme o evento, beber uma taça de vinho para se sociabilizar, ou algum atendimento diferenciado, seja ao ouvir uma palestra ou uma entrevista. As pausas para o café, almoço ou jantar são momentos em que os convidados querem relaxar, conversar, refle r e, principalmente, comer bem. Um bom evento corpora vo apresenta de tudo: desde pratos complexos até os salgadinhos tradicionais, para que todos comam bem conforme o gosto. Tudo irá depender do orçamento, é claro.
Degustação é fundamental Mas é preciso ter em mente que nem sempre o melhor é o mais caro, logo a degustação, por parte da equipe de organização de evento corpora vo é uma parte de extrema importância para a prérealização do encontro.
13
QUINTO PASSO: FOCO NA COMUNICAÇÃO
esquecer de mandar um agradecendo pela presença. É essencial que o convidado se sinta importante por ter comparecido e ter feito parte da história e do episódio da marca. Assim, é interessante que mande esse feedback e espere receber um de volta.
sempre prudente fazer com que a comunicação entre os organizadores do evento corpora vo e os convidados seja feita da melhor forma possível. O e-mail do setor de marke ng, por exemplo, pode ajudar na divulgação e na agenda, mostrando os prepara vos e sempre fornecendo as novidades que acontecerão no evento – bem como eventuais alterações de programação.
É
Feedback é corporativo
O convidado quer saber dos bas dores para poder comparar as no cias com o evento real, porque ele será o seu meio de divulgação também, de certa forma.
fundamental
a
um
evento
O que muitas marcas fazem é enviar uma enquete, como se fosse um ques onário, perguntando sobre o evento e o que podia ser melhorado para a próxima edição (já deduzindo com a presença desse mesmo convidado no próximo evento). É mais fácil você receber feedbacks dessa forma, porque a tecnologia está muito presente no dia a dia das pessoas, então o e-mail é a melhor forma de se comunicar com os funcionários e convidados.
Você, na posição de empresa que irá fazer um evento corpora vo para os seus funcionários, deve ter em mente que, a melhor forma de no ficá-los do evento é mandando um e-mail para a conta de e-mail da lista de frequentadores, com o grau de formalidade de linguagem apropriado a cada perfil de evento, convidando a todos a par cipar, o que ajuda muito a economizar no orçamento – em materiais sicos, como papel e Correios.
Marketing digital e sua importância Outra forma de comunicação é pelas redes sociais, a par r do momento que você posta fotos do evento, marcando os convidados e esperando por comentários para que tenha já pessoas fidelizadas à marca.
O que pode ser feito também é produzir um convite contendo a programação completa e a lista de cursos e a vidades que serão realizados nos dias do evento corpora vo. Outra coisa que pode chamar mais ainda a atenção do funcionário é deixar algo em aberto como: “convidado especial”, “atração especial”, “dinâmica enriquecedora”, “brindes”. O funcionário estará mais tentado a comparecer para ver com seus próprios olhos (e também por conta de sua curiosidade).
As redes sociais estão muito perto das pessoas, porque fornecem um canal de comunicação muito direto e é um dos lugares onde as pessoas têm menos filtros em suas palavras, o que pode ser bom para os realizadores – por garan r naturalidade em comentários.
Antes que você se esqueça, para que você faça o melhor evento corpora vo, é preciso ficar atento aos feedbacks que receberá e mandará. Não basta apenas mandar um e-mail convidando e se
Afinal, é apenas observar os comentários dos convidados envolvidos para descobrir o feedback, mesmo que você não tenha perguntado diretamente.
15
Então, faça desses passos o seu planejamento e invista em um evento de alto nível aliado a muita tecnologia e entretenimento de qualidade.
CONSIDERAÇÕES FINAIS SOBRE FAZER O MELHOR EVENTO CORPORATIVO DE SUA MARCA
O Actuall Conven on Hotel se preocupa com isso, e por esse mo vo é o local ideal para realização do seu evento com estrutura ampla, flexível as diversas modalidades de eventos e atendimento personalizado.
Quer Realizar seu Evento no Actuall Conven on Hotel? Acesse Aqui e saiba mais.
E
Mais informações, Acesse:
sses foram alguns passos de como montar um evento corpora vo da sua marca, de modo que os convidados queiram par cipar novamente dos eventos patrocinados pela sua marca e fazer com que a divulgação dê certo para fechar parcerias e futuros negócios.
Site / Facebook / Instagram / Twi er
Aquele velho ditado de que o cliente faz a história da marca é completamente viável, afinal é ele quem irá ajudar diretamente no lucro e na publicidade, levando a empresa para cima ou para baixo. Depois desses 5 passos, resta a você planejar o seu evento corpora vo de sucesso de sua marca para que consiga mais clientes e convidados mais sa sfeitos! A sua marca tem como obje vo alcançar o maior número de pessoas possível, afinal o mercado está muito acirrado e é preciso, de alguma forma, passar a concorrência, não é mesmo?
Fontes:: h p://www.administradores.com.br/ar gos/negocios/como-organizar-um-evento-corpora vo-desucesso/75363/ h p://blog.sympla.com.br/como-organizar-um-evento-empresarial-em-5-passos/
16