Baker Tilly

Van aanwezigheid naar prestatie

De successen en uitdagingen van het thuiswerken

We werken sinds vorig jaar massaal vanuit huis. Esther Koeman, HR consultant bij accountancy- en advieskantoor Baker Tilly, onderzocht hoe dat bevalt. Onder diverse klanten nam zij het ‘Belevingsonderzoek Thuiswerken’ af. Het resultaat? De meeste mensen willen ook in de toekomst een aantal dagen per week vanuit huis blijven werken. Daar kan de CEO van digitale beveiligingsspecialist Group2000 Richard Coppens zich zeker in vinden, want zijn team werkt al een jaar bijna geheel thuis. Baker Tilly en Group2000, die al ruim 30 jaar een zakelijke relatie hebben, gingen in gesprek over de mogelijkheden van thuiswerken in de toekomst.

‘We zijn het onderzoek gestart toen de pandemie net begon’, vertelt Koeman. ‘Omdat we benieuwd waren hoe medewerkers het werken thuis ervaren. Hoe is de dynamiek? En zijn er duidelijke afspraken gemaakt? Het was natuurlijk een hele uitdaging om een werk-privébalans te behouden toen we allemaal ineens aan de keukentafel moesten gaan werken. Toch zijn mensen best positief, zo blijkt uit ons onderzoek. Het indelen van eigen tijd,

geconcentreerd kunnen werken en de ruimte om het werk op je eigen manier in te vullen, scoorden goed.’ Coppens reageert: ‘Bij ons werkt nagenoeg iedereen thuis sinds vorig jaar. Van de vijftig mensen zijn er niet meer dan vijf bij ons op kantoor. De rest doet al het werk vanuit huis. We zijn een techbedrijf, we maken beveiligingsoplossingen voor wetshandhaving, inlichtingendiensten, telecom- en internetproviders. We werken dus veel met programmeurs en juist die groep ervaart het veelal als prettig om thuis te werken. Zij maken software en integraties met andere apparatuur, dat is behoorlijk ingewikkeld. Dan wil je je goed kunnen concentreren en zo min mogelijk fouten maken. Datzelfde geldt voor de afdeling product development, die bouwen aan nieuwe functionaliteiten. Of het nou een paar nieuwe knopjes zijn of een volledig nieuwe interface, je moet je op en top kunnen focussen. Als ze er zelf even niet uitkomen, bespreken ze het via Teams of Zoom. Even de schermen delen en het is zo opgelost. Die samenwerking en die kennisoverdracht kan prima online. In principe maakt het voor ons sowieso niet uit waar onze mensen werken, zolang ze maar een goede internetverbinding hebben. De communicatie is denk ik wel wat formeler nu alles digitaal is, er zijn immers geen koffiemomentjes meer.’

‘Ik doe regelmatig een willekeurig belrondje’

Richard Coppens

In gesprek blijven

Eén van de grootste uitdagingen, na een jaar thuiswerken, is medewerkers aangesloten houden bij je bedrijf. Koeman licht toe: ’25 procent van de mensen geeft aan onvoldoende betrokken te zijn bij het team of de organisatie. Het is dus echt belangrijk dat we daar aandacht voor hebben, zodat iedereen vol energie zijn werk kan doen. Ook zijn er tussentijds misschien nieuwe mensen aangenomen, het is best ingewikkeld om je weg te vinden binnen een bedrijf als je nieuw bent en alles digitaal gaat.’ Coppens vertelt hoe zij dat aanpakken: ‘We proberen die communicatie echt op gang te houden. Zo onderhouden de afdelingsmanagers wekelijks contact met de mensen binnen hun eigen teams. Zelf doe ik dat trouwens ook, dan doe ik een willekeurig belrondje in Teams. Gewoon om die aansluiting te houden met de mensen. Ook doen we elke week een ‘Developmentdemo’, al onze medewerkers kunnen daar digitaal bij aansluiten om te zien waar we mee bezig zijn, wat we aan het bouwen zijn. Daarnaast doen we elke woensdag een Teams-sessie met iedereen. In het begin was dat meer een managementupdate, maar na zes weken heb je dat ook wel gehad. Daarom laten we nu elke week een medewerker aan het woord. Wie ben je, waar kom je vandaan, wat doe je en hoe bevalt dat? Die gesprekken zijn veel leuker. Het voordeel van digitale bijeenkomsten, is dat we een hogere opkomst zien dan toen we nog fysiek bijeenkwamen. Dan zaten we met maximaal een man of vijftien, nu zijn we regelmatig met meer dan dertig. Dat komt denk ik omdat het laagdrempelig is. We proberen het sowieso laagdrempelig en informeel te houden, ook nu we op afstand werken. Iedereen gebruikt bijvoorbeeld een app waarmee je intern teams kunt samenstellen die allerlei uitdagingen aangaan. Wat kook jij het liefst en maak daar een foto van, dat soort grappige dingen. Iets interactiefs en informeels. Er zit ook een competitief element in, een scoreboard met de teams die de meeste uitdagingen hebben gedaan.’

De thuiswerktoekomst

Hoe de wereld en de manier van werken eruitzien post-pandemie, is nog onduidelijk. Helemaal terug naar hoe het was, gaan we waarschijnlijk niet. ‘Ik denk niet dat we volledig thuis blijven werken’, licht Coppens toe. ‘Helemaal terug naar het kantoor gaan we zeker ook niet. Ik denk dat er een mix komt, een paar dagen vanuit huis en overleggen met je manager op het kantoor. Of eens voor een afdelingsoverleg langshoppen. Dat is wat wij intern ook horen nu, dat mensen het liefst die combinatie willen. Een vast beleid over hoe we dat in de toekomst gaan aanpakken hebben we nog niet, we kiezen ervoor om het flexibel te houden zodat het organisch kan verlopen. Ook willen we het deels aan de mensen zelf overlaten. Die vrijheid staat sinds vorig jaar toch al centraal, we sturen niet op aanwezigheid maar op resultaten. Dat biedt ons ook weer kansen vanuit recruitmentperspectief, omdat we nu bijvoorbeeld makkelijker talent uit de Randstad kunnen aantrekken, ze hoeven immers niet elke dag heen en weer te rijden.’

Koeman sluit af: ‘Zeker, dat zijn de mooie kansen van het op afstand werken. Het biedt echt mogelijkheden, zolang we maar in gesprek blijven met de medewerkers. Juist als ze op een andere plek (blijven) werken. Evalueer bijvoorbeeld eens in de zoveel tijd hoe het werken op die manier bevalt. Zo houden we die aansluiting samen, ook als we op kilometers afstand zitten.’ \

‘De werk-privébalans behouden, is best uitdagend aan de keukentafel’

Esther Koeman