1 - Informatização da manutenção 1.1 - Pontos a serem abordados por um Software de Gestão 1.1.1 - Controle de Recursos de Mão-de-Obra 1.1.2 - Controle de Recursos de Material 1.1.3 - Controle de Ativos 1.2 - O SIGMA e o PCM 2 - Módulo Mão-de-Obra 2.1 - Cadastros básicos 2.1.1 - Área executante 2.1.2 - Origem 2.1.4 - Escalas de trabalho 2.1.5 - Cadastro de Ferramentas 2.2 - Cadastro de funcionários Dados complementares Lançamento de Ausências Consulta de Disponibilidade Criação de Equipes Datas Estrutura Funcional Módulo de Equipamentos Módulo de OS Módulo de Preventiva
1 - Informatização da manutenção O primeiro passo para a informatização da manutenção deve ser o entendimento por parte dos gestores de que a aquisição de um software gerencial lhes trará beneficios desde que este não seja um fim em si mesmo, mais uma ferramenta que permitirá a seus colaboradores um melhor controle das informações sobre os ativos, planos de mantenção ordens de serviço, controle de estoque, relatórios e gráficos entre outros. Para o gerenciamento adequado da manutenção é necessário que sejam manipulados uma grande massa de informações, entre elas, indicadores, controle de horas trabalhadas, mapas de programação de prevenções, fichas técnicas, históricos, etc. Para isto, o uso da informatização através de um sistema de gerenciamento torna o planejamento mais prático e ágil, além de trazer maior confiabilidade na obtenção das informações. Com a utilização de um sistema informatizado de manutenção, é possível obter a qualquer tempo, com agilidade e precisão, um levantamento atualizado e integrado do que está acontecendo e quanto está custando, pois o uso do sistema informatizado integra a manutenção de forma automática.
1
Desta forma a extração de dados confiáveis de forma ágil torna-se uma ferramenta de grande importância estratégica nas mãos da gerência e chefia de manutenção, que poderão com estes dados realizar análises e planos estratégicos para a otimização da utilização de recursos, tanto de mão-de-obra como de materiais.
1.1 - Pontos a serem abordados por um Software de Gestão 1.1.1 - Controle de Recursos de Mão-de-Obra Um sistema informatizado de manutenção deverá a qualquer tempo disponibilizar uma previsão de disponibilidade de mão-de-obra em determinado período solicitado, de forma que seja possível avaliar precisamente se os recursos de mão de obra são suficientes ou até mesmo excedentes. Com esta informação em mãos poderão ser tomadas decisões inclusive relativas a Recursos Humanos sobre necessidades de novas contratações ou até mesmo redução de mão-de-obra na manutenção. Além disto, através de recursos disponíveis pode-se verificar os níveis de eficiência e produtividade de cada operador, através do controle de ordens de serviço executadas por operador.
1.1.2 - Controle de Recursos de Material Um sistema informatizado de manutenção deverá a qualquer tempo disponibilizar informações relativas a programações de manutenção, bem como informações sobre materiais necessários para a execução de cada manutenção. Sendo assim, através de emissão de relatórios será possível realizar uma previsão do número de peças e insumos que deverão de estar disponíveis em estoque em determinado período de forma a garantir a execução das manutenções, evitando que haja desperdícios ou peças sobressalentes em estoque. Desta forma, será possível realizar uma projeção de compras e de custos, possibilitando um gerenciamento eficaz dos setores de estoque e compras, reduzindo assim custos com aquisição de peças e materiais que não serão necessários em determinado período.
1.1.3 - Controle de Ativos Um sistema informatizado de manutenção deverá a qualquer tempo disponibilizar informações relativas aos históricos de máquinas e equipamentos permitindo assim o acesso as informações sobre histórico de manutenções, fichas técnicas, indicadores de desempenho, localização do ativo dentro de uma estrutura macro, cadastramento da estrutura interna do ativo possibilitando assim uma visão explodida do mesmo, com isso será possível avaliar a situação de um determinado componente dentro da máquina.
1.2 - O SIGMA e o PCM 2
Conforme observado anteriormente sistemas gerenciais são ferramentas de auxilio ao controle e planejamento de manutenção, porém estas ferramentas devem ser providas de todos os recursos necessários para que o PCM possa ocorrer de maneira ágil e eficáz. Neste ponto o SIGMA se destaca por ser um sistema completo contando com uma série de módulos e aplicativos externos focados no PCM. Neste manual abordaremos cada um destes pontos analisando seus recursos e aplicações no dia-a-dia do PCM
2 - Módulo Mão-de-Obra Neste módulo serão expostos pontos básicos para o gerenciamento de mão-de-obra bem como as principais funcionalidades do módulo, permitindo que o usuário deste manual tenha total conhecimento sobre o módulo e seus recursos.
2.1 - Cadastros básicos 2.1.1 - Área executante Neste campo efetuaremos os cadastros de todas as áreas que executam algum tipo de manutenção (Mecânica, elétrica, Civil, etc...). Através deste cadastro poderemos posteriormente vincular quais os funcionários pertencem a que áreas executantes, quais os Sintomas serão tratados por determinada área de execução, extrair relatórios e gráficos por áreas de execução.
3
2.1.2 - Origem A origem refere-se ao vinculo dos funcionários com a empresa, podendo haver funcionários efetivos, terceirizados e estagiários. Esta definição é importantissima pois terá influência direta em questões como funções, custo de hora trabalhada e responsabilidades junto a execução das OSs.
2.1.3 - Função A função é o cadastro das especialidades de cada um dos funcionários, distinguindo-os por área de atuação, origem e custo médio de hora trabalhada.
No campo CUSTO MÉDIO HORA o usuário poderá indicar o custo médio da hora trabalhada para determinada função, baseado no serviço a ser realizado, na função que o realizará e no tempo previsto para a execução do mesmo o SIGMA irá calcular o valor médio a ser gasto com Mão-de-Obra na execução da OS.,kngf
2.1.4 - Escalas de trabalho O SIGMA permite que o usuário cadastre as escalas de trabalho efetuadas em sua empresa, possibilitando assim o vinculo da escala de trabalho ao cadastro do funcionário, extração de backlog de Mão-de-Obra, controle de horas ausentes e banco de horas.
4
OBS: O controle de horas ausentes será efetuado pelo botão AUSÊNCIAS, já o controle de horas extra será realizado através dos lançamentos de horas trabalhadas. Ao se lançar horas trabalhadas em OS para um funcionário que não se encontre disponivel (dentro de seu horário de trabalho) o SIGMA apresentará uma mensagem informando sobre a indisponibilidade do funcionário e lhe perguntará se deseja efetuar o lançamento de hora trabalhada como hora extra.
2.1.5 - Cadastro de Ferramentas O cadastro e controle das ferramentas utilizadas pela manutenção é importantissimo para o melhor desempenho na execução das OSs. O SIGMA permitirá ao usuário indicar quantas ferramentas estão de posse do funcionário, gerar termo de responsabilidade sob as ferramentas e indicar a necessidade de utilização das mesmas na execução das ordens de serviço, além da indicação da área onde a ferramenta é utilizada e qual a função que á utiliza (conforme imagem abaixo).
5
2.2 - Cadastro de funcionários O cadastro de funcionários é um passo importante para a gerência e controle de manutenção, pois este cadastro possibilitará não só o controle de pessoal mais também a extração de custos de manutenção, indicadores de desempenho, backlog, etc. Para que estas informaçõessejam extraidas com sucesso é necessário que o cadastramento seja efetuado corretamente.
2.2.1 - Cadastrando um Funcionário Acesse o botão Funcionários e informe um código para cadastrar um novo funcionário. Para mantermos um cadastro padronizado indicamos que o código do funcionário seja o código de matricula do mesmo. Após inserirr o código preencha os demais campos (Nome, Data de admissão, Área ex., origem, função e dados pessoais).
2.2.2 - Tipo de funcionário
6
No campo tipo de funcionário indicaremos para o sistema se a atividade do funcionário é do âmbito administrativo ou operacional. Esta diferenciação é necessária pois o sistema considerará para os lançamentos e indicadores somente os funcionários operacionais.
2.2.3 - Vinculando escala de Trabalho
Dados complementares Lançamento de Ausências Consulta de Disponibilidade Criação de Equipes Datas Estrutura Funcional
Módulo de Equipamentos Módulo de OS Módulo de Preventiva
7