Jaarverslag 1999
9f
Jaarverslag 1999
juli 2000
Programmabureau Duunaam lnkopen KoÉe Spaarne 3à 2011 AJ Haarlem Telefoon: 023- 540 24 20 Telefax: 023- 545 25 50 e-mai I : servicepu nt@i nkopers. net website : www.inkopers.net documentnummer: Virage-599
RAAKVLAKKEN METANDERE
ACTIVITEITEN..........
.............. 5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID 5.3 MILIEUKEURMERKEN......... 5.1 DUURZAAM BOUWEN
FTNANCIﾃ起
...............19 .......... 19
........19 ...............19 .............21
............. ...........23 7.1 BESTUURLTJKE COMMISSIE............. .............23 .2 CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS .............. .........23 7.3 PROGRAMMABUREAU............... .....24 oRGAN|SATTE
7
BIJLAGEN BIJLAGE 1 DEELNAMEVERKLARING MET TOELICHTING BIJLAGE 2 SAMENSTELLING BESTUURLIJKE COMMISSIE BIJLAGE 3 LEDEN CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS
VOORWOORD De startbijeenkomst op 25 november was het hoogtepunt van 1999. Na een periode
van intensieve voorbereiding is vanaf dat moment naar buiten getreden met het programma Duurzaam lnkopen. Bijdragen van vele mensen hebben dit mogelijk gemaakt. lk hoop ook in de komende opbouwfase van het programma op de bijdragen van velen te mogen rekenen om het programma tot een succes te maken. Samenwerken doe je met elkaar en velen handen maken licht werk. Daarom zijn ook die bijdragen van belang waarvan de inkoper wellicht zelf denkt dat het een onbeduidende bijdrage is. De aandacht voor inkopen is stijgende en geleerd kan worden van het bedrijfsleven dat in toenemende mate ervaart wordt dat de kosten van inkoop van strategische belang
zijn. ln de autoindustrie met zijn overcapaciteit is de organisatie van de inkoop cruciaal voor het bedrijfsresultaat. Bekend is dat de hoge kosten voor de inkoop van rompen en vleugels hebben b'rjgedragen aan het failliet van Fokker. De kansen voor duurzamer inkopen zijn bij overheden om twee redenen groter dan bij het bedrijfsleven. 1.)Overheden z'rjn vrijer om informatie uit te wisselen omdat ze niet met elkaar concurreren. 2.) Meer dan bij het bedrijfsleven vraagt het algemeen belang er om, ook sociale, en milieuaspecten te betrekken bij inkoopbeslissingen.
Duuzaam lnkopen wil de goede inkoopervaringen van enkele overheidsdiensten veralgemeniseren en beschikbaar maken voor alle overheden. Velen, de bestuurlijke commissie voorop, geloven in deze gedachte. De uitdaging is de gedachte tot werkelijkheid maken. De ontwikkeling van internet biedt hier een kans die zijns gelijke in de papieren wereld niet kent. Een uitdaging is echter geen uitdaging als er geen risico's aan zijn verbonden. De belangrijkste bedreigingen voor Duurzaam lnkopen zijn; de weinig professionele organisatie en versnippering van de strategische inkoopfunctie bij veel overheden. De toegang tot internet voor inkopers binnen de overheid en de veiligheidsaspecten bij het werken met internet. Overheden werken immers met veel vertrouwelijke databestanden. Of Duuzaam lnkopen een succes wordt blijft spannend. De bestuurlijke commissie gelooft in het succes van de uitdaging die is aangenomen vanwege de duuzaamheidswinst die het kan opleveren. R. den Dunnen
Voozitter bestuurlijke commissie Duurzaam lnkopen
4
INLEIDING ln de nota Milieu en Economie, die medio 1997 door de regering aan de Tweede Kamerwerd aangeboden, werd een milieugericht overheidsaanschaffingenbeleid aangekondigd als kansrijk perspectief. ln de nota is 10 miljoen gulden over 5 jaar uitgetrokken voor een stimuleringsprogramma, om de betekenis van de factor milĂeu bij inkopen en aanbestedingen van overheden te versterken. Hiermee wordt aan de markt duidelijk gemaakt dat aandacht voor milieu gewenst is. Het onderwerp op zichzelf is niet nieuw. Vanuit de voorbeeldfunctie die van een overheid wordt venaracht is door diverse overheden sinds het begin van de jaren tachtig regelmatig aandacht gegeven aan milieugerichte inkoop. Ook de invoering van milieuzorgsystemen leidt tot aandacht voor de milieuaspecten van de inkoop. Wat echter ontbreekt is samenhang en afstemming. De gezamenlijke koopkracht van alle overheidsinstanties beloopt circa 60 miljard gulden (= 27.23 miljard euro). Samenhang en afstemming kan de positie van de gezamenlijke overheden op de markt versterken en daarmee het streven naar een duurzame samenleving binnen de context van de vrije markt. Na de verschijning van de nota Milieu en Economie is binnen VROM en EZ een
proces op gang gebracht om het stimuleringsprogramma op te zetten met als werktitel een Milieugericht OverheidsAanschaffingenBeleid. Deze werktitel van het programma is begin 1999 gewijzigd in Duurzaam lnkopen.
ln 1999 is de bestuurlijke commissie van het programma met haar werkzaamheden begonnen. De voorbereidingen voor de start van het programma zijn afgerond met de start bijeenkomst op 25 november in Madurodam. Op deze startbijeenkomst zijn alle gemeenten, provincies, waterschapen en ministeries opgeroepen deelnemer te worden namens de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), Het lnterprovinciaal Overleg (lPO), de Unie van Waterschappen (UvW) en het kabinet. Voor de communicatie binnen en over het programma is gekozen voor het internet als primair medium. Daarnaast worden ook de traditionele communicatiemiddelen ingezet om de doelgroep te bereiken. Vanaf de startbijeenkomst zal het programma zich verder ontwikkelen. Venruacht wordt dat deze ontwikkelingsfase circa twee jaar in beslag neemt. Waardoor het programmazal volgroeid zijn op het moment dat naar verwachting de toegang tot internet voor alle overheidsinkopers gemeengoed is.
ln dit jaarverslag wordt een ovezicht gegeven van de activiteiten in 1999. Feitelijke gegevens over het deelnemers aan het programma en de samenstelling van het verschillende overleg gremia zijn bijgewerkt tot 1 juni 2000.
DUURZAAM INKOPEN VISIE EN HOOFDLIJNEN VAN
2.1
HOOFDLIJNEN
Duurzaam lnkopen is drieledig: Het doel van het programma 1. Het stellen van een voorbeeld voor anderen' 2. Het bereiken van directe milieuwinst'
3.HetbeĂŻnvloedenvandemarktdoorhetscheppen/vergrotenvandeVraagnaar mindermilieubelastendeproouctenendoorhetstimulerenVanmilieugerichte Productinnovatie'
faciliteren van een gekozen voor het stimuleren en
om deze doelen te bereiken is gecoÓrdineerdeduurzameinkoopdoordienstenvanderijksoverheid,provincies, gemeentenenwaterschappenopbasisvandevolgendeuitgangspunten.
l.overhedennemenopbasisvanvrijwilligheiddeelaanhetprogramma Duurzaam lnkoPen'
2.Hetprogrammamoetflexibelzijnenvoldoendekeuzevrijheidlatenaande inkoPende organisatie'
3.Detevolgenaanpakmoetaansluitenopdehuidigeinkooppraktijkeneerder leidentotverminderingdanvergrotingvandewerklastvaninkopers. 4.Hetprogrammamoetwordenuitgevo'erdmeteenrelatieflichteenflexibele organisatie :r. -^^aatzt ,,o. krocr:hikhare 5.omdubbelwerktevoorkomenwordtgebruikgemaaktvanbeschikbare bij aansluiting worden gezocht net prog-ramma informatie en kennis en zalin binnen het werkveld' bestaande en lopende initiatieven
doelen gesteld: Voor het jaar 2000 zijn als operationele
1. 100 deelnemers aan het programma' 2. Het gemiddeld maandelijks publiceren
van een advies
3.Aanheteindvanhetjaar5000bezoekersvandewebsitepermaand. HetprogrammaDuurzaamlnkopenrichtzichzowelopprimairealsfacilitaire inkopen.Primaireaankopenvloeienrechtstreeksvoortuiteenaaneenoverheid toegewezentaak(openbaregroenvoorziening,aanlegenonderhoudvanriolering en(water)wegen.Facilitaireaanschaffingenbetreffengoederenendienstendie nodigz'rjnvoorhetuitvoerenVaneentaakmaardaarvoornietspecifiekzijn (kantoorapparatuur,-artikelenen-inrichting'papier'drukwerk'cateringen schoonmaak).
Het programma is erop gericht de inkopende organisaties bij te staan. Er wordt ook samenwerking gezocht met partijen buiten de overheid voor zover er een gezamenlijk belang is.
Ter ondersteuning van de uitvoering van alle activiteiten is per l oktober 1998 een programmabureau Duurzaam lnkopen ingesteld. Naast een kleine vaste staf, is er binnen het Programmabureau voor specifieke projecten een poel van deskundigen beschikbaar op het gebied van milieu, inkoop en communicatie. I nfo
rm
atievoorzie
n in
g
Er wordt een elektronische databank opgebouwd om inkopers te helpen tijdens alle
fasen van het inkoopproces. De databank is te raadplegen via de website www.inkopers.net. Milieucriteria voor producten en diensten nemen hierin een centrale plaats in. Enezijds zalworden aangegeven welke duurzaamheidcriteria kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele eisen, concurrerende prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders). Daarnaast wordt aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit basis advies kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen zijn ten aanzien een of meerdere van de aspecten pr'rjs, functionaliteit en keuzemogelijkheden. Niet alleen inkoopfunctionarissen kunnen hiervan profiteren maar ook leveranciers kunnen op basis van deze criteria beter inspelen op de wensen van hun klantenBovendien kunnen ook inkopers bij bedrijven en particuliere organisaties hieruan gebruik maken.
Handreiking voor organisaties om Duurzaam Inkopen te Ăntegreren in hun procedures Het gaat hierbij om hulpmiddelen voor inkopende organisaties om zelf aan de slag te gaan. Dit kan bijvoorbeeld door Duurzaam lnkopen op te nemen en vast te leggen in een inkoopbeleidsplan en mensen verantwoordelijk te maken voor de uitvoering daarvan. Het betreft hier een management instrument dat vergelijkbaar is met de brochure voor productgerichte milieuzorg'
Monitoring Monitoring is belangrijk om mensen en organisaties blijvend te motiveren door te laten zien dat hun b'rjdrage zin heeft gehad en om kennelijk nutteloze activiteiten te schrappen of nog eens goed door te lichten. Dat geldt zowel op de schaal van de individuele organisatie als op nationale schaal. Binnen het programma zal
voortdurend aandacht worden gevraagd voor de effecten die de diverse beleidsinstrumenten bewerkstelligen. Vrijwﾃ考lige afspraken Om draagvlak binnen een organisatie te krijgen voor Duurzaam lnkopen is commitment van bestuurders en management onontbeerlijk. Dit kan bereikt worden via een verklaring waarmee individuele bestuursorganen zich bereid verklaren mee te doen aan het programma Duurzaam lnkopen. Daarmee wordt beoogd Duurzaam lnkopen te maken tot een programma voor overheden door overheden. Als belangrijk positief bijeffect wordt hiermee tevens een krachtig signaal afgegeven aan de markt om bij de bepaling van hun assortiment rekening te houden met duurzaamheid. Deelnemers aan het Programma Duuzaam lnkopen zullen:
1. de binnen het programma vastgestelde adviezen te betrekken bij hun inkoopactiviteiten,
2. de ervaringen met de adviezen terugkoppelen naar het programma ter verbetering en actualisering van de adviezen, 3. Binnen de eigen organisatie in het jaarverslag of het milieujaarverslag rapporteren in welke mate de adviezen hebben geleid tot concrete toepassing bij inkopen en aanbestedingen en zijn terug te vinden in afgesloten contracten. Deelname aan het programma Duurzaam lnkopen laat de keuzevrijheid en de verantwoordelijkheden van de deelnemers voor de eigen inkopen en aanbestedingen onveranderd. Netwerk
Onderdeelvan het programma is het opbouwen van een netwerk van inkoopfunctionarissen, die een bijdrage willen leveren aan Duurzaam lnkopen in hun eigen organisatie en bereid zijn ervaringen te delen met collega's. Dit netwerk kan worden gebruikt om het ontwikkelde instrumentarium in de praktijk te toetsen en verder te verspreiden (bottom-up benadering). Het netwerk kan ook worden benut om andere inkoopinformatie uit te wisselen en daarmee de professionaliteit van de inkoopfunctie bij overheden en samenwerkingsverbanden tussen overheden te bevorderen. Het programma is praktisch van aard en sterk op de inkooppraktijk gericht. Het
programma heeft zijn oorsprong in het betrekken van milieuaspecten in het inkoopproces en milieuaspecten zijn verreweg het best uitgewerkt en gedocumenteerd voor toepassing in het inkoopproces. Dit neemt niet weg dat ook
I
andere aspecten van duurzaamheid in het programma aan de orde kunnen komen. Criteria hiervoor zijn dezelfde als die voor milieuaspecten. Er moet een draagvlak zijn bij de deelnemende overheden, het criteria moet praktisch hanteerbaar en controleerb aar zijn in de inkoopprakt'rjk. Er moet sprake zijn van objectiviteit in verband met de aanbestedingsregels. ln het kader van het programma Duurzaam lnkopen worden geen nieuwe criteria ontwikkeld. Er wordt gebruik gemaakt van meest bestaande informatie en ervaring die breder toegankelijk wordt gemaakt. Het concrete voorbeeld van een breder aspect van duurzaamheid in het programma zijn de criteria die ten grondslag liggen aan het Max Havelaar keurmerk. Deze criteria worden betrokken bij de adviezen op het terrein van de cateringHogere kosten en gebrek aan capaciteit worden door inkopers vaak genoemd als met belangrijke belemmeringen voor Duurzaam lnkopen. ln het programma wordt deze punten rekening gehouden in de adviezen aan te geven aangegeven welke duurzaamheidcriteria kunnen worden gehanteerd met in acht name van functionele eisen, concurrerende prijzen en voldoende keuzemogelijkheden (aanbieders). Daarnaast wordt aangegeven welke extra duurzaamheideisen ten opzichte van dit basis advies kunnen worden gesteld en wat de consequenties van dit extra eisen zijn ten aanzien een of meerdere van de aspecten prijs, Ăunctionaliteit en keuzemogelijkheden. Aan het mogelijke capaciteitsprobleem wordt tegemoet gekomen door de hulpmiddelen goed aan te laten sluiten op de bestaande inkoopprocedures. Het is zelfs aannemelijk dat de geĂŻntensiveerde aandacht voor de inkoop als gevolg van het programma tot kostenbesparing en efficiencyverbetering leiden.
2.2
VISIE
Om de doelen uit de nota milieu en economie te bereiken is het programma Duurzaam lnkopen ontwikkeld en wordt het verder uitgebouwd. Het is een programma waarin informatie, activiteiten en projecten bij elkaar komen die mede bijdragen aan het vergroten van de toepassing van duurzaamheidcriteria bij inkopen en aanbesteden. Kenmerk van het programma is een inbreng vanuit een veelheid van organisaties op verschillende terreinen die gerelateerd zijn aan Duurzaam lnkopen. Kern van het programma vormen de inkoopadviezen met betrekking tot duurzaamheid die de deelnemende overheden met elkaar opstellen' Het programma heeft de website "www.inkopers.net" als het centrale communicatiemiddel met een aantrekkelijke, professionele en actuele uitstraling. Onmisbaar voor inkopers en gemakkelijk toegankelijk, niet alleen voor i nformatiezoekers maa r ook voor i nformatieverschaffers.
10
De website en het servicepunt moeten uitgroeien tot een informatie- en
communicatiebron die iedere inkoper kent en gebruikt. De website wordt een marktplaats waar iedereen informatie kan zoeken en aanbieden om duurzaam in te kopen. Op de marktplaats gelden regels bijvoorbeeld voor de afbakening tussen commerciĂŤle en niet-commerciĂŤle informatie. Soorten informatie:
1. Duurzaam inkoop adviezen. 2. lndividuele ervaringen met bepaalde aanschaffingen / aanbestedingen. 3. Vragen om bepaalde expertise. 4. Leveranciersinformatie. 5. Nieuws over Duurzaam lnkopen (mijlpalen, goede voorbeelden, ervaringen). 6. Algemeen nieuws over inkopen (regelgeving, professionalisering). 7. Congressen, symposia en opleidingen. 8. Discussieplatform waar actuele zaken kunnen worden besproken. Het programma Duurzaam lnkopen is een programma van, voor en door overheden. Door het ondertekenen van een deelnameverklaring geeft een overheid uiting aan haar betrokkenheid bij het programma. Via de bestuurlijke commissie bepalen zij de regels van Duurzaam lnkopen. Daarnaast wordt iedereen betrokken die bijdraagt aan het bereiken van het doel van programma Duurzaam lnkopen. Het Programmabureau faciliteert de informatie uitwisseling en is verantwoordelijk voor de toepassing van de regels voor het beheer van de website. De inkoopadviezen van het programma worden gemaakt door de deelnemers
waarbij het Programmabureau het voortouw heeft bij opstellen van conceptadviezen op basis van informatie van inkopers en leveranciers.
11
DEELNEMERS Tot en met 31 mei 2000, bij de definitieve vaststelling van dit jaarverslag,
zln 44
deelnameverklaringen ontvangen. Daarnaast heeft de provincie Zuid Holland in het ontwerp beleidsplan Milieu en Water dat in februarij.l. voor inspraak is gepubliceerd aangegeven mee te gaan doen met het programma Duurzaam lnkopen. De inspraaktermijn loopt tot 1 mei, waarna het beleidsplan in het najaar van 2000 door de provinciale staten zal worden vastgesteld. De bestuurlijke commissie heeft zich ten doel gesteld eind van dit jaar 100
deelnemers aan het programma. Wanneer het aantal deelnemers blijft groeien zoals in de afgelopen maanden lijkt deze doelstelling haalbaar. Op langere termijn is deelname van het overgrote deel van alle overheden aan het programma het doel.
Gemeenten 1. Achtkarspelen 2. Andijk 3. Breukelen 4. Ede 5. Etten - Leur 6. Ferwerderadiel 7. GaasterlĂ n - Sleat Goor 9. Markelo 10. Naarden 11. Neede 12. Nijmegen 13. Sint Anthonis 14. Slochteren 15. Soest 16. Stein 17. Tilburg, servicebedrijf facilitaire zaken 18. Utrecht 19. Zeevang
L
Provincies 1. Drenthe
12
2. 3. 4. S.
FryslĂ n Noord - Brabant Zeeland Zuid Holland (voornemen in ontwerp beleidsplan milieu en water, februari 2000)
Waterschappen 1. Amstel Gooi en Vecht, tevens Dienst Waterbeheer en Riolering. 2. Boarn en Klif 3. Goeree - Overflakkee 4. Groot Maas en Waal 5. Marne en Middelsee 6. Reest en Wieden 7. Regge en Dinkel 8. Uitwaterende Sluizen in Hollands Noorderkwartier
9.
10. 11. 12.
Schieland Vallei & Eem West - Brabant Westfriesland
Ministeries
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Algemene zaken Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Economische Zaken FinanciĂŤn Ondenruijs, Cultuur en Wetenschappen Sociale Zaken en Werkgelegenheid Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Verkeer en Waterstaat.
Samenwerki n gsverbanden Parkstad Limburg Samenwerkingsverband van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Brunssum, Nuth, Voerendaal, Simpelveld, en Onderbanken
13
ACTIVITEITE 4.1
N
OVE RZI C HT
BESTUURLIJKE COMMISSIE
Op 1 1 maart 1999 is de bestuurlijke commissie voor het eerst bijeen geweest. De Ieden van bestuurlijke commissie vanuit de gemeenten, provincies en waterschappen zijn voorgedragen door respectievelijk VNG, IPO en UvW. Het programma is een initiatief van de ministeries van VROM en EZ en beide zijn in de bestuurlijke commissie vertegenwoordigd. Waarbij de vertegenwoordiger vanuit EZ zorg draagt voor een goede afstemming met de activiteiten van dit ministerie op het terrein van inkopen zoals; de aanbestedingsregels, het actieplan professioneel inkopen, elektronisch aanbesteden en innovatief aanbesteden. De bestuurlijke commissie fungeert tevens als het platform, zoals bedoeld in het
hoofdstuk duurzaam en elektronisch inkopen van het bestuursakkoord nieuwe stijl. De bestuurlijke commissie heeft in 1999 driemaalvergaderd. De belangrijkste
activiteiten van de commissie in 1999 hadden betrekking op; de ontwikkeling van de visie (hoofdstuk 2), de relatie met het bestuursakkoord nieuwe stijl (BANS) en rapportage in het kader van het BANS, de deelname verklaring, de voorbereiding van de startbijeenkomst, een communicatieplan, het werkplan voor 2000 en het instellen van een eenmalige aanmoedigingsprijs Duuzaam lnkopen met daaraan gekoppeld geldprijs van f|.50.000, =.
4.2
SPECIFIGATIES
ln november 1999 zijn de eerst drie specificaties geleverd en geplaatst op www: inkopers.net. Binnen het Primaire inkoopsegment is een milieuspecificatie voor werktuigen en gereedschappen opgesteld. Binnen het facilitaire inkoopsegment is een specificatie opgesteld voor Kopieerpapier, en Multifunctionele Apparatuur & Kopieerapparaten. ln het 4" kwartaal zijn de voorbereidingen getroffen voor de volgende specificaties binnen het Primaire inkoopsegment: Bussen en Vuilniswagens, Beschoeiingen en Wegmeubilair en bestratingsmateriaal. En binnen het Facilitaire inkoopsegment: Bedrijfsrestaurant, Warme en Koude Drankautomaten, Drukwerk, Computers en Computersupplies. De oplevering van de milieuspecificaties is conform het Werkplan 1999 uitgevoerd. De doorlooptijd van de panels is verkort. ln de tweede helft van het jaar heeft het
14
efficiënt en Programmabureau de start van de panels intensief begeleid om ze zo resultaat gericht te laten verlopen.
4.3BIJEENKoMSTENVAN22JUNIEN25NoVEMBER bij Op 22juni is er een informele bijeenkomst georganiseerd voor alle betrokkenen bijeenkomst is de voorbereiding van de start van Duurzaam lnkopen. T'rjdens deze
van de het communicatieplan toegelicht en zijn de folder en het nulnummer nieuwsbrief Duurzaam lnkopen gepresenteerd'
Haag Het servicepunt Duurzaam lnkopen is op 25 november 1999 in Den (Madurodam) officieel van start gegaan. Onder grote belangstelling hebben secretaris-generaal R. den Dunnen (vRoM) namens minister Pronk, burgemeester J. Fokkens namens de VNG, commissaris van de koningin J'A' van Kemenade namens het IPO en dijkgraaf J.H. van der Vliet namens de UvW collega bestuurders opgeroepen om deel te nemen aan het programma Duurzaam ,Kennis delen'was het overkoepelende thema van de startbijeenkomst. ln lnkopen. Madurodam zijn inkopers, beleidsmakers, bestuurders van gemeente tot waterschap, van provincie tot rijksdienst aanwezig geweest, in totaal 175 deelnemers. Na de officiële opening van de website en de oproep aan alle van overheden om de deelnameverklaring hebben de deelnemers met elkaar een gedachten gewisseld aan vier discussietafels. De discussie werd voortgezet in van de speakercorners. Met een plenaire terugmelding en een borrel is de startbijee nkomst afgesloten'
4.4
SERVICEPUNT
positie te Het Servicepunt Duurzaam lnkopen is in 1999 opgebouwd om de voor vervullen van dé professionele, deskundige en onafhankelijke vraagbaak kijk vooruit, milieubewust inkopen. De centrale boodschap richting de inkopers is: duur te z'tjn' versta uw vak; koop duurzaam in, de kwaliteit is goed en het hoeft niet De uitgewerkte boodschap varieert per situatie, product en doelgroep.
ln 1999 is het Plan van Aanpak Servicepunt opgesteld, geaccordeerd en in overgaan uitvoering gebracht. ln het vierde kwartaal is de proef van het servicepunt is vier in de definitieve vorm. De werkgroep voor de inrichting van het servicepunt keer bij elkaar geweest. het op langere Met de inrichting van het definitieve servicepunt wordt gestreefd naar Dit kan door termijn bewerkstelligen van duurzame inkoop door overheidsinkopers'
15
de milieukwaliteit van de inkoopsegmenten zichtbaar te maken en te houden. Continu wordt gewerkt aan het op peil houden van de kennisinfrastructuur.
4.5
MONITORING EN EVALUATIE.
Om inzicht te krijgen in van de mate waarin milieuvriendelijk wordt ingekocht door overheidsinkopers is een monitor uitgevoerd. De doelstelling van de monitor is te meten of alle initiatieven van overheid en bedrijfsleven op het terrein van milieuvriendelijk inkopen leiden tot een verbetering. Daarvoor worden metingen uitgevoerd in 2000, 2001 en 2003. ln 1999 zijn de voorbereidingen voor de nulmetĂng in 2000 getroffen. Het bureau R&M Research en Marketing uit Maastricht heeft de opdracht voor de meting gekregen na vergelijking van drie offertes.. De nulmeting bestaat uit de volgende onderdelen:
a. Hoe staan Ă?nkopers zelf tegenover milieuvriendelijk inkopen (attitude)? b. Hoe is dit in het beleid van de organisatie verweven (meting van het beleid)?
c.
ln hoeverre wordt dit in de praktijk toegepast (performance)?
ln november is een pilot onderzoek uitgevoerd. Naar aanleiding van de resultaten is de aanpak op kleine aspecten aangepast. Begin 2000 is de nulmeting werkelijke uitgevoerd.
ln 1999 is besloten de evaluatie van de producten te verschuiven. De evaluatie zal worden uitgevoerd wanneer de producten en activiteiten ten minste een jaar in gebruik zijn.
4.6
COMMUNICATIE
De communicatie doelstellingen voor het Programma Duurzaam lnkopen hebben betrekking op het beĂŻnvloeden van kennis, houding en gedrag van de overheids-
inkopers, bestuurders en beleidsmakers. De communicatie heeft als doel het vergroten van de bekendheid van het programma, het vergroten van de kennis, het ontwikkelen van een positieve houding ten aanzien van Duurzaam lnkopen en het stimuleren van milieuvriendelijk gedrag. De doelstelling voor de intern betrokkenen is: informeren, betrekken en motiveren. De communicatiestrategie steunt op vier pijlers. Op de eerste plaats ontwikkelt het
communicatietraject zich langs twee sporen: een pushstrategie gericht op beleidsmakers en een pullstrategie gericht op uitvoerende inkopers, gesegmenteerd
16
tussen de per product. Hierbijwordt rekening gehouden met cultuurverschillen mede op grond van verschillende overheidslagen en gestreefd naar communicatie programma als geheel als ook voor meetbĂĄre resultaten en doelen zowel voor het individuele overheidsorganisaties' om vervolgens ook op op de tweede plaats wordt het accent gelegd voorlopers,
van het programma volgers te focussen. Op de derde plaats zal de bekendheid
â‚Źmpagnematigvergrootworden.opdevierdeplaatswordtaansluitinggezochtbij zalworden ingehaakt op trends de percepties die een rot spelen bij de inkoop' Ook
voordelen die Duurzaam lnkopen zoals de professionalisering van de inkoop en de verbruik' Kortom' de communicatie kan bieden op het gebied van arbo, veiligheid en zal moeten aansluiten bij dat wat de 'inkoper' beweegt' bijeengekomen' ln juli is gestart De werkgroep communicatie is in 1999 vier keer de nadruk lag op de met de uitvoering van het communicatiepran waarbij 1999' De in 1999 ontwikkelde organisatie van de startbijeenkomst op25 november is in datzelfde jaar gebruikt voor huisstijl voor het Programm aDuurzaam lnkopen productflyers (voor het maken van het nulnutt"r van de nieuwsbrief, vakbladen zijn groenvoorziening, papier en kantoorapparatuur). ln diverse advertenties gezet.
4.7
ELEKTRONISGHE WINKEL
een tiental overheden met als ln 1999 zijn twee bijeenkomsten georganiseerd van de eerste bijeenkomst is kennis thema een interne elektronische bedrijfswinkel. op de Raboshop en genomen van ontwikkelingen bij het Nederlands lnkoopcentrum' is gezamenlijk een stappenplan te binnen de kantoorartikelenbranche. Afgesproken winkel binnen de eigen ontwikkelen voor de opzet van een elektronische door de Belastingsdienst organisatie. De tweede bijeenkomst werd georganiseerd is onder voorzitterschap van en het Ministerie van FinanciĂŤn. op deze bijeenkomst hierop nader ingegaan aart de de toekomstige voorzitter van de NEVI, J. Snijder zalworden hand voor ervaringen binnen shell. De derde bijeenkomst welke standaards zijn er georganiseerd door het ministerie van EZmetals thema winkel met als te voor de programmatuur voor opzetten van een elektronische voor alle overheden bruikbaar is' komen tot een aanbeveling van een standaard die
4.8
OVERIGE CONTACTEN
van de opdrachtgevers Een keer per twee weken is er een gezamenl'rjk overleg
(ministerievanVRoMenEZ)meteenvertegenwoordigervanhet
17
Programmabureau. Afstemming over EZ-projecten als duurzaam Aanbesteden en Professioneel lnkopen vindt ook in dit overleg plaats. Met het VNO NCW is de afspraak gemaakt dat het bedrijfsleven steeds zal worden
benaderd voor advisering en informatieverschaffing bij het opstellen van inkoopadviezen. Namen van contactpersonen vanuit het bedrijfsleven worden door VNO NCW verstrekt. Op basis van ondezoek naar de haalbaarheid van de twee door de NEVI (Nederlandse Vereniging voor inkoopmanagement) ontwikkelde modules is geconstateerd dat er op dit moment nog relatief weinig bekend ﾃ行 en veel terughoudendheid bestaat bij de overheidsinkopers voor Duurzaam Inkopen. Op basis deze bevindingen is besloten te wachten met het aanbieden van de modules. Overleg is gevoerd met de leveranciers van kantoorartikelen verenigd in de OSTAN (Office and Stationery Trade Association Netherlands) over de voortzetting van het project Standaard Milieuinformatie Kantoorartikelen (Stamikan) in het kader van Duuzaam lnkopen. Eind 1999 lagen de zienswijzen van OSTAN en Duurzaam lnkopen nog uit elkaar.
18
5
R/MKVLAKKEN MET ANDERE ACTIVITEITEN 5.1 DUURZAAM BOUWEN Uitgangspunt is dat informatie over Duurzaam Bouwen wordt opgenomen in Duuzaam lnkopen voor zover het inkoop- en aanbestedingstrajecten betreft. Afstemming vindt plaats om dubbel werk te voorkomen en om de gebruiker steeds naar de juiste informatie te leiden onafhankelijk van de wijze waarop hij binnenkomt.
ln 1999 is het Nationaal Pakket Duurzaam Bouwen voor de GWW gereed gekomen. De pakketten voor de Woningbouw en Utiliteitsbouw zijn vernieuwd. De aanscherping van de energie maatregelen volgt uit de aanscherping van de Energie Prestatie Coefficiënt (EPC). ln spoor daarvan is in samenwerking met de marktpartijen het ambitieniveau van de pakketten verhoogd. Een deel van de wijzigingen sluit aan bij de ontwikkelingen in het lndustrieel, FlexÍbel en Demontabel bouwen (lFD). ln 1999 is het beleidsprogramma duurzaam bouwen 2000-2004 voorbereid. Tijdens de laatste vergadering van de duboraad in 1999 heeft staatssecretaris Remkes (VROM) persoonlijk het eerste exemplaar van het beleidsprogramma Dubo 20002004 en de Monitoringsrapportage 1995-1999 overhandigt aan de leden van de
duboraad. ln 2000 wordt het beleidsprogramma bediscussieerd met een aantal betrokken organisaties ter voorbereiding op een gesprek met de Straatssecretaris.
5.2 ENERGIE EFFINCIENCY RIJKSOVERHEID ln het kader van het EER-programma (Energie Efficiency Rijkshuisvesting) wordt gestreefd naar een energiebesparing van 17o/o in het jaar 2000 bij de Rijksoverheid. ln opdracht van EZ voert NOVEM dit programma uit. Een belangrijke bron van energiegebruik wordt gevormd door kantoorapparatuur als faxen, printers, kopieermachines en computers. NOVEM voert momenteel onderzoek uit om via de inkoop eisen te stellen aan het energiegebruik van nieuwe kantoorapparatuur. Vanuit het programma duurzaam inkoop zal hierop worden aangesloten en zullen voor de overige milieuaspecten eisen worden opgesteld. Een vertegenwoordiger van Novem heeft zitting genomen in de werkgroep kantoorapparatuur.
5.3 MILIEUKEURMERKEN De Stichting Milieukeur heeft voor een vijftigtal producten milieucriterÍa ontwikkeld op basis waarvan het recht wordt verleend een milieukeur te dragen. Een aantal producten wordt ook door overheden ingekocht. Het is echter niet toegestaan om
19
producten met milieukeurvoor te schrijven omdat hiermee producten die welaan de onderliggende eisen voldoen maar geen milieukeur dragen worden gediscrimineerd. Het ligt dan ook voor de hand om de onderliggende eisen zo veel mogelijk te gebruiken bij de inkoop. De eisen die Milieukeurmerken (Blauwe Engel, Nordic Swan, Ecolabeletc.) stellen aan producten worden betrokken bij het opstellen van de specificaties in kader van Duurzaam lnkopen indien deze eisen niet conflicteren met de behoeften van inkopers (de eisen zijn immers afgestemd op de behoeften van consumenten en niet op die van overheden).
20
6
FINANCIﾃ起 ln het kader van de Nota Milieu en Economie is 10 miljoen gulden beschikbaar gesteld voor een periode van 1998 tot en met 2002. Onderstaand overzicht geeft weer hoe de middelen over de tijd zijn verdeeld, welke middelen reeds zijn verplicht en de verwachtingen ten aanzien van de bestedingen voor het Programmabureau in de komende jaren.
Financieeloverzicht Duurzaam lnkopen in kf.
1998 1999 2000 2001 2002
Beschikbaar
Verplicht Besteedbaar Voorziene
1.ooo 2.000 3.000 2.000 2.000
1.ooo
Ruimte
:esteding
2.000
1.708 1.217 2.000 2.000
. 539
(opties)
1.500 1.500
680 500 500
Verleende opdrachten ten laste van het budget Duurzaam Inkopen.
.
Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau tot 1 januari 2000. fl.2.006.869,00 16 september 251 .939,59 (deel communicatieplan) aanvulling 15 oktober 35.837,50 (servicepunt) aanvulling 15 december f1.2.294.646,09
Totaal
.
1998 1999 fl. 1999 fl.
Opdracht aan Research en Marketing te Maastricht voor het uitvoeren van een nulmeting. 74.612,50 15 oktober
1999
o
fl.
Advies Shell lnternational te Den Haag ten behoeve van elektronische winkel. 24.675,00 4 november
1999
fl.
21
o
Opdracht aan Virage te Haarlem voor de uitvoering van het Programmabureau van 11112000 tot 11112001' f]t.2.388.224,00 (basis+2" deel communicatie) 9 deèember
1999
positief heeft De uitvoering van het communicatieplan waarover de commissie geadviseerd zoals is gesplitst in de aanvulling van 15 oktober en een verhoging van juli 2000. Ă e opdracht voor 2000. Het communicatieplan loopt van medio 1999 tot per om financieel administratieve reden heeft het echter de voorkeur de opdrachten kalenderjaar te verstrekken.
22
ORGANISATIE 7.1
BESTUURLIJKE COMMISSIE
De Bestuurlijke Commissie bestaat uit vertegenwoordigers van de deelnemende overheden op bestuurlijk niveau. De bestuurlijke commissie komt 3 à 4 maal per jaar bijeen. De Bestuurlijke Commissie is verantwoordelijk voor de beleidsmatige aspecten van Duurzaam lnkopen. Bijlage 2 bevat de leden van de bestuurlijke commissie.
7.2
CONTACTGROEPEN, WERKGROEPEN EN PANELS
Gontactgroepen De contactgroepen leggen de brug tussen programmadoelen en de uitvoering
daarvan voor zover het de overheidsinkopers betreft. De contactgroepen zorgen ook voor de inzet van mensen en met name voor de committent voor de uit voeren werkzaamheden. De contactgroepen komen afhankelijk van de prioriteit van de onderwerpen eenmaal per kwartaal bijeen en vergaderen sinds 20Q0 gezamenlijk. De contactgroep is verantwoordelijk voor: het aansturen van de algemene advisering naar de werkgroepen, het maken van keuzen voor de uit te werken inkoopsegmenten en het bepalen van het moment dat informatie actualiseríng behoeft. De contactgroepen Algemene Zaken, Primair- en Facilitair inkopen zijn in 1999 3
keer bijeengekomen. De contactgroepen hebben in 1999 het PB geadviseerd over het in 1999 op te stellen werkplan voor het jaar 2000. De contactgroepen accorderen de milieuspecificaties en geven prioriteit aan de inkoopsegmenten waarvoor milieuspecificaties opgesteld dienen te worden.
Werkgroepen en panels Een Milieuspecificatie wordt opgesteld door een werkgroep (4 tot 6 personen)
waarin vertegenwoordigers (inkopers en deskundigen) van overheden, een coórdinator en een inkoopspecialist van het Programmabureau vertegenwoordigd zijn. Nadat de werkgroep de Milieuspecificatie heeft opgesteld wordt de inhoud en bruikbaarheid getoetst door een leveranciers, specifiek en algemeen panel. De milieuspecificatie wordt voorgelegd aan een panel waarin verschillende leveranciers vertegenwoordigen zijn. Het specifieke panels met 5 à 10 inkopers rond een bepaalde productgroep. Deze inkopers geven de eerste inhoudelijke toetsing aan
23
milieu-informatie van die producten waarin zij ztln gespecialiseerd. Het algemene panels van 30 á 40 personen: primaire en facilitaíre inkopers. Deze panels voeren de tweede toetsing uit. Er is dan sprake van een panel, dat onafhankelijk is van de productén. Dit panel is groot genoeg voor een algemeen beeld van de gebruikers en toch relatief zo klein dat ongewilde effecten vanuit het programma op individuele basis besproken kunnen worden met de inkopers. Na de toetsing door de panels wordt informatie voorgelegd aan de leden contactgroepen en de Bestuurlijke commissie voordat de informatie op de website wordt geplaatst. Bijlage 3 bevat de leden van de contactgroepen, werkgroepen en panels
7.3
PROGRAMMABUREAU
Eind 1998 is Virage bv te Haarlem gestart met het uitwerken van de opdracht van het ministerie van VROM enEZ. Hiertoe is een Programmabureau, dat Ín 199g de naam wijzigde in Programmabureau Duurzaam lnkopen. Met een team van inkoop-, milieu- en communicatiedeskundigen is in 19gg de basis gelegd voor het servicepunt. Eind 1999 zijn er zo'n 15 medewerkers intensief betrokken bij het programma en leveren op de diverse terreinen hun specifieke deskundigheid. Hiervan zijn er vijf gestationeerd z4n bij het Programmabureau in Haarlem. Deze vijf vormen het hart van het Programmabureau en zorgen voor de coórdinatie van de werkgroepen en panels, de beantwoorden van vragen, het verstrekken van informatie en het beheer van de website www: Ínkopers.net.
24
Korte Spaarne
31 24fi AJ Haarlem