“CONTABILIDAD”
¿QUE ES CONTABILIDAD? REGISTROS
SISTEMA CONTABLE
¿QUE ES CONTABILIDAD?
Definir la contabilidad y explicar el propósito de un sistema contable.
Algunas personas piensan equivocadamente que la contabilidad es un campo altamente técnico que solamente pueden entender los contadores profesionales. En realidad, casi todo el mundo practica la contabilidad diariamente en una u otra forma. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. Ya sea que se esté preparando un presupuesto para el hogar, conciliando la chequera, preparando la declaración de renta, o manejando una empresa como General Motors, se está trabajando con conceptos contables y con información contable.
A menudo se ha dado a la contabilidad el nombre de "lenguaje de los negocios". La gente que participa en el mundo de los negocios -propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa, inversionistas- utiliza los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Vivimos en una era en que se explica todo. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus ingresos y presentar una declaración de renta. A
menudo, una persona debe proporcionar información contable personal para poder comprar un automóvil o una casa, recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o conseguir un préstamo bancario. Las grandes compañías por acciones son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público. El gobierno, los Estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus logros. La contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una ciudad.
En toda elección los votantes deben tomar decisiones sobre asuntos que involucran conceptos contables. Por tanto, todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar los retos que les impone la sociedad. Este libro le ayudará a desarrollar su conocimiento sobre contabilidad y su capacidad para utilizar la información contable en la toma de decisiones económicas y políticas.
Propósito y naturaleza de la información contable.
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. En este libro la entidad económica en la que se centra es una empresa comercial. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización. La información financiera también la requieren personas externas -propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno, y el público- quienes han proporcionado dinero a la empresa o quienes tienen algún interés en el negocio que puede servirse de información sobre su posición financiera y resultados de sus operaciones. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.
Creación de información contable.
Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para quienes toman las decisiones. Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantallas de video, como también de registros manuales e informes impresos. De hecho, el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente incluye todos estos registros y recursos. Independientemente de que e! sistema contable sea simple o muy complejo, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir.
1. Registro de la actividad financiera. La primera función de un sistema contable consiste en crear un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. Por ejemplo, se compran y se venden bienes y servicios, se da .crédito a los clientes, se contraen deudas y se recibe y se paga dinero
en efectivo. Estas transacciones son características de los eventos comerciales que se pueden expresar en términos monetarios y se deben registrar en los libros de contabilidad. El solo deseo o intención de comprar bienes o servicios en el futuro no representa una transacción. El término
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción futura. Existen muchas maneras de registrar una transacción, por ejemplo anotándola manualmente, digitando los datos 'en un teclado de computador, o pasando las etiquetas de los precios a través de un explorador óptico de lectura. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. Por tanto, en los registros contables no se anotan hechos como la muerte de un ejecutivo clave o la amenaza de huelga de un sindicato.
2. Clasificación de la información. Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que sea útil para los gerentes e inversionistas que toman decisiones. Por tanto, la información se debe clasificar en grupos o categorías. Por ejemplo, un paso lógico en el desarrollo de
información útil sobre la situación financiera de un negocio comprende la agrupación de aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o se paga dinero.
3. Resumen de la información. Para que la información contable pueda ser utilizada por quienes toman decisiones, ésta debe estar muy resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de ventas para una empresa como Sears sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan información de ventas resumida por producto. Los gerentes de almacén necesitarán la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Sears necesitará la información de ventas resumida por almacén. Las personas externas, por ejemplo los accionistas de la empresa y el Ministerio de Hacienda seguramente estarán más interesados en un solo valor que represente las ventas totales de la empresa.
Estos tres pasos que se han descrito -registro, clasificación y resumen- constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información. También involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Es común querer comparar los estados financieros de la empresa A con los de la empresa B. A partir de esta comparación se puede determinar cuál de las dos compañías es más rentable, cuál es financieramente más fuerte y cuál ofrece una mejor posibilidad de éxito en el futuro. El lector puede beneficiarse personalmente de este tipo de análisis empresarial si está considerando invertir o trabajar para alguna empresa determinada.
Comunicación de información contable. ¿Quién utiliza los informes de contabilidad?
Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. En el diagrama que figura en la página siguiente aparecen los tipos más importantes de informes contables que produce el sistema contable de una empresa comercial y los interesados que reciben esta información.
La información contable está orientada al usuario.
Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los gerentes necesitan información detallada sobre los costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones del negocio y colocar precios de venta razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.
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