Consultoria de Operaciones

CONTABILIDAD FINANCIERA

DIRECCIÓN EMPRESARIAL ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE OPERACIONES

CONSULTORÍA DE OPERACIONES PRESENTADO POR: HÉCTOR H. REYES H. Siguiente

INTRODUCCIÓN La reingeniería y la reestructuración han incrementado la demanda de servicios de consultoría, enfatiza la necesidad de que las compañías modernas sean ágiles, especialmente hoy, cuando la agilidad y la flexibilidad son prerrequisitos para la competitividad. La consultoría es una de las áreas de más rápido crecimiento del empleo para los profesionales con habilidades en las operaciones.

El propósito de este trabajo es analizar algunos de los datos específicos de la forma como se atiende la consultoría para operaciones y la naturaleza de la industria de la consultoría la cual, en sí misma, tiene un importante componente de operaciones.

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¿QUÉ ES LA CONSULTORÍA DE OPERACIONES? La consultoría de operaciones tiene que ver con ayudar a los clientes a desarrollar estrategias de operación y a mejorar los procesos de producción. En el desarrollo de la estrategia, el foco se encuentra en el análisis de las capacidades de las operaciones a la luz de la estrategia competitiva de la firma.

El consultor de operaciones debe estar en capacidad de asistir a la gerencia en la comprensión de estas diferencias y de definir la combinación más efectiva de tecnología y sistemas para ejecutar la estrategia. Entre las medidas para mejorar los procesos están: • Refinar / revisar los • Revisar las políticas procesos procedimientos • Revisar las actividades • Cambiar las salidas y Siguiente realinear la estructura • Reconfigurar los flujos

NATURALEZA DE LA INDUSTRIA DE CONSULTORÍA GERENCIAL Actualmente, la consultoría gerencial está en pleno auge. Las razones de este auge son las siguientes:

 Las presiones del mercado en los clientes para que apliquen la reingeniería a sus procesos básicos y eliminen los procesos no básicos;

 La globalización que exige que las compañías busquen la asesoría de expertos para entrar a los mercados externos y defender los locales de los nuevos competidores,

 Y la

necesidad de manejar mejor la tecnología de la información, incluyendo la integración de sistemas y las soluciones en paquetes de software.

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ECONOMÍA DE LAS FIRMAS DE CONSULTORÍA Es el equilibrio de la firma de servicios profesionales, describe la analogía de la firma de consultoría como un taller de trabajo, en donde los tipos correctos de máquinas (personal profesional) deben ser adecuadamente asignados a los tipos correctos de tareas (proyectos de consultoría).

En este campo de capacitación, se les suministran métodos estandarizados y altamente refinados para los trabajos de operaciones comunes, tales como el diseño de sistemas, la reingeniería de procesos y el mejoramiento permanente, y para le gerencia de proyectos y los procedimientos de información mediante los cuales se realizan estos trabajos.

Obviamente, otras grandes firmas de consultoría tienen sus propios métodos de capacitación y procedimientos graduales para vender, diseñar y ejecutar proyectos de consultoría.

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CUANDO ES NECESARIA LA CONSULTORÍA Las áreas de consultoría en el sector manufacturero están agrupadas en las cinco partes de la producción. Ellas son: • La planta: agregar y ubicar nuevas plantas, expandiendo, contrayendo o reenfocando las instalaciones existentes.

• Las personas: mejoramiento de la calidad, normas de trabajo de estructuración / revisión, análisis de la curva de aprendizaje.

• Las partes: decisiones sobre hacer o comprar, decisiones sobre la selección de proveedores.

• Los procesos: evaluación de la tecnología, mejoramiento de los procesos, reingeniería.

• Los sistemas de planeación y control: gerencia de la cadena de suministros, control del área del taller, almacenamiento y distribución.

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CUANDO ES NECESARIA LA CONSULTORÍA La consultoría de especialidades en servicios (y áreas de necesidad de consultoría) incluiría lo siguiente: • Servicios financieros (dotación de personal, automatización y estudios sobre la calidad) • Cuidados de la salud (dotación de personal, facturación, procedimientos de oficina, respuesta telefónica, distribución de planta) • Transporte (programación de rutas y embarque logístico para los transportadores de bienes, sistemas de reservas y manejo del equipaje para las aerolíneas) • Hospitalidad (reservaciones, dotación de personal, contención de costos y programas de calidad) Siguiente

EL PROCESO DE CONSULTORÍA DE OPERACIONES Al igual que la consultoría gerencial general, la consultoría de operaciones puede enfocarse en el nivel estratégico o en el táctico, y el proceso mismo requiere generalmente extensas entrevistas con los empleados, los gerentes y, con frecuencia, los clientes.

1. Ventas y desarrollo de la propuesta 8. Ensambla los aprendizajes del estudio

7. Garantizar la satisfacción del cliente 6. Poner en ejecución los cambios (tal como se ha acordado)

2. Ejecutar el análisis del problema

Éxito con el client e

3. Diseñar, desarrollar y probar soluciones alternativas 4. Desarrollar medidas de desempeño sistemáticas

Los pasos a seguir en el proceso típico de consultoría de operaciones se desarrollan a continuación:

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5. Presentar el informe final al cliente

Paso 1

1. Ventas y desarrollo de la propuesta Existe gran cantidad de interacción entre el cliente y la firma de consultoría, especialmente cuando se trata de un cliente nuevo.

A. Obtenga un paquete de datos del cliente que incluya artículos tales como los informes anuales, las gráficas organizaciones, las gráficas de los procesos, las cartas de quejas de los clientes, las encuestas a los empleados y la literatura sobre el producto.

B. Lleve a cabo una investigación de los antecedentes que incluya lo siguiente:

 Análisis de la industria (tendencias / tecnología)  Posición del cliente en la industria.

 Análisis de los proyectos pasados y presentes.

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Paso 2

2. Ejecutar el análisis del problema A. Desarrolle una estrategia de recopilación de datos.

B. Recopile datos de múltiples fuentes.

C. Ejecute un análisis del objetivo, simplificando hasta donde sea posible.

D. Diseñe y desarrollar soluciones alternativas basadas en un análisis de hecho.

E. Aplique las herramientas y los métodos apropiados, simular y refinar soluciones.

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Paso 3

3. Diseñar, desarrollar y probar soluciones alternativas A. Verifique la condición de razonable.

B. Verifique la consistencia y sinergia entre las recomendaciones.

C. Pilotee la prueba y depurar después.

D. Dé prioridades a las recomendaciones (algunas firmas de consultoría recomendaban poner en ejecución algunas soluciones piloto en esta etapa para lograr del cliente una pronta respuesta de compra)

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Paso 4

4. Desarrollar medidas de desempeño sistemáticas

A. Desarrolle una familia de medidas que vinculen claramente el éxito del compromiso con el éxito comercial del cliente (refinar el costo inicial, la calidad, las medidas de tiempo) B. Las medidas deben evaluar el desempeño en los procesos y la producción. Unas buenas medidas de desempeño deben:

 Alinearse con las misiones y los objetivos corporativos.

 Enfocarse en los deseos del cliente final.  Equilibrarse con respecto al costo, la calidad y el tiempo.  Ser poco numerosas.

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Paso 5

5. Presentar el informe final al cliente A. Elaborar un informe final.

Formato típico: Resumen ejecutivo, antecedentes de la compañía y de la industria, análisis, recomendaciones (agrupadas por prioridad), plan de implementación escalonada, contingencias y apéndice.

(Notas: explique claramente cada cálculo en los cuadros y pídale al cliente que haga una lectura preliminar antes de la presentación formal)

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Paso 6

6. Poner en ejecución los cambios A. Permítale al cliente ejecutar cambios importantes.

B. Desarrolle un plan de comunicación con la gerencia para garantizar que todos los socios estén conscientes de lo que ocurre.

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Paso 7

7. Garantizar la satisfacción del cliente A. Continúe con el manejo de las relaciones. Permanezca en contacto con el cliente después del compromiso para garantizar que todo se haga a satisfacción del cliente.

B. Realice un seguimiento de todos los compromisos mediante un cuestionario de retroalimentación enviado al cliente. Según Maister, no hay sustituto para el envío de un cuestionario a todos y cada uno de los contactos al final de cada proyecto del cliente. La ventaja de esto es que es más sistemático que las visitas ocasionales a los socios, los informes rendidos, etc.

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Paso 8

8. Ensambla los aprendizajes del estudio

A. Agregue notas del compromiso a la base de datos de la compaùía de consultoría.

B. Formalice / estandarice buenas ideas para proyectos futuros.

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JUEGO DE HERRAMIENTAS PARA LA CONSULTORÍA DE OPERACIONES Las herramientas para la consultoría de operaciones pueden dividirse en varias categorías:

 Definición del problema  Recopilación de datos  Análisis de datos y desarrollo de las soluciones

 Impacto del costo y análisis de los resultados  Puesta en ejecución Siguiente

DEFINICIร N DEL PROBLEMA

Encuestas a los clientes

Anรกlisis de discrepancias

Encuestas a los empleados

Modelo de cinco fuerzas

Atrรกs Siguiente

RECOPILACIร N DE DATOS

Recorrido / auditorias de la planta

Muestreo del trabajo

Grรกficas de flujo

Grรกficas organizacionales

Cadena de Valores

Atrรกs

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ANÁLISIS DE DATOS Y DESARROLLO DE LAS SOLUCIONES

Análisis del problema (herramientas SPC) Objetivo de calidad Tiempo efectivo requerido

Análisis de los cuellos de botella Estándar de calidad

B

Simulación por computador

Herramientas estadísticas

R

Análisis de las ondas causales Calidad real

Atrás Presión de tiempo

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IMPACTO DEL COSTO Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

Árboles de decisión

Sistema de indicadores de gestión

Los árboles de decisión representan una herramienta fundamental en la vasta área del análisis del riesgo.

Los contadores han desarrollado lo que se denomina un sistema de indicadores de gestión equilibrado (equilibrado se refiere al hecho de que el sistema considera más que la línea de fondo o una o dos medidas adicionales de desempeño)

Análisis de los socios La mayoría de los proyectos de consultoría impactan de alguna manera cada uno de los cinco tipos de participantes: los clientes, los accionistas, los empleados, los proveedores y la comunidad.

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PUESTA EN EJECUCIÓN

Gráficas de responsabilidad

La gráfica de responsabilidad se usa en la planeación de la responsabilidad de una tarea en un proyecto.

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Técnicas de gerencia de proyectos Las firmas consultoría utilizan las técnicas de gerencia de proyectos de CPM/PERT y las gráficas de Gantt para planear y monitorear tanto la totalidad del portafolio de compromisos de consultoría de la firma como cada proyecto de consultoría. Microsoft Project y Primavera Project Planner son ejemplos de software comúnmente utilizados para automatizar tales herramientas.

CONCLUSIÓN Con el mejoramiento de los procesos, las mejoras de las herramientas y los métodos analíticos ayudan a los gerentes de operaciones a incrementar el desempeño de sus departamentos.

Independientemente del punto que se enfoque, un trabajo efectivo de consultoría de operaciones da como resultado una alineación entre las dimensiones estratégicas y de procesos de tal manera que mejora el desempeño comercial del cliente y aumentan los procesos de producción.

Un proyecto de consultoría de operaciones debe enfocar, cómo se recopiló y analizó los datos, cómo se movieron entre la solución y la puesta en ejecución y qué nivel de beneficios lograrán para los clientes.

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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