SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Generalidades
CONTENIDO DEL CURSO
Generalidades Documental
Gestión
•Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo •Normatividad aplicable •Términos Generales
Archivo de gestión y sus instrumentos
Software Documental
•Procedimiento archivo
Conceptualización ORFEO
de
•Organización de archivo •Términos Tablas de Documental
Generales Retención
Gestión
Procedimiento Gestión y Tramites Socialización ORFEO
anual
NORMATIVA ARCHIVISTICA
Ley 594 del 2000
Reglamentada parcialmente por los decretos nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
e toda u q e c le b se esta l a u c l al debe e it r t is D "Por l e ca a niv li de b ú o p n r d e a t n I entid bsistema u S n u rchivos A y tener l menta u c o D n tema de is S l Gestió e d parte o m o ector c S l ) e A d a iv (SIG t ministra d A n ió c a Inform Público.".
06 0 2 l e d 514 o t e r c De
Acuerd o 004 d el 2013
Por e l cu a l se proced imiento modific presen para l a el tación, a elab or ev e impl ementa aluación, ap ación, robació ción d Retenc e n ión Do las Tab c umenta la de Valo l y las s de ración Docum Tablas ental.
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones
Ley 1712 del 2014
Decreto 103 de 2015
"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 del 2014 en lo relativo a la gestión de la información pública”
Decreto 106 de 2015
Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones
POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTAL La Subred Integrada de Servicios de Salud Norte, está comprometida con la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental, buscando garantizar la preservación de la memoria institucional, la cual es soporte del desarrollo de su función como organización del estado, todo esto enmarcado en el cumplimiento de la normatividad vigente relacionada y en concordancia con el plan de desarrollo institucional.”
Fases Implementación de la Política Gestión Documental
2. FASE EJECUCIÓN DEL PGD Elaboración Revisión
1. FASE ELABORACIÓN PGD
Ejecución Revisión Aprobación
4. FASE MEJORA AL PGD Revisión Verificación Aprobación
3. FASE SEGUIMIENTO AL PGD
Presentación Revisión Aprobación Implementación
Subsistema Interno de Gestiรณn Documental y Archivo SIGA
COMPONENTES SIGA
Composiciรณn del SIGA
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. El correcto manejo y organización de esta información se normaliza y regula a través de las herramientas
Archivo de Gestión
• • • • • • • •
Tablas de Retención Documental Cuadro Clasificación Documental Inventarios Documentales Listado Maestro Documentos Listado Maestro Registros Mapas de Proceso y Flujos Documentales Tablas de Control de Acceso Bancos Terminológicos
Archivo Central
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante, cuenta con las siguientes herramientas: • • •
Tablas de Valoración Documental Cuadro Clasificación Documental Inventarios Documentales
Sistema Interno de Conservación, en el cual se establecen las estrategias, procesos, criterios y parámetros definidos por la entidad para garantizar la conservación total de los documentos (en cualquier tipo de soporte) de archivo, en todas sus etapas del ciclo de vida.
SIC
SGDEA
Es el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Está relacionado con las siguientes herramientas: • •
Modelo de Requisitos de Documentos Electrónicos Inventarios de Documentos Electrónicos
VUC Ventanilla Única de Correspondencia, es la unidad donde se normaliza y regula la gestión total de los trámites en términos de calidad y oportunidad.
Reprografía Proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia (o xerocopia), el facsímil o la fotografía
DOCUMENTOS SIGA
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo - SIGA
No olvide…… Realizar las actividades de afianzamiento