ARCHIVOS DE GESTIÓN Procedimientos
CONTENIDO DEL CURSO
1. Generalidades Gestión Documental •
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Sistema Interno de Gestión Documental y Archivo Normatividad aplicable Términos Generales
2. Archivo de gestión y sus instrumentos • • •
Procedimiento de archivo Organización de archivo Términos Generales Tablas de Retención Documental
3. Historia Clínica
4. Software Gestión Documental
Cadena Custodia Historia Clínica
Conceptualización ORFEO
Conceptos Básicos Historia Clínica Consulta y Préstamo Normatividad
Procedimiento Gestión y Tramites Socialización Manual ORFEO
ARCHIVOS DE GESTIร N Organizaciรณn de Archivos
Procedimientos
Organizaciรณn archivos
Glosario
Conceptos
SERIE DOCUMENTAL
SUBSERIE DOCUMENTAL
TIPOS DOCUMENTALES
• Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
• Conjunto de unidades
• Se refiere a un conjunto de documentos que tiene un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tiene el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite
documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifica, en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto
Preparación Física ORDENACIÓN Se debe depurar: * No hojas en blanco * No copias * No documentos de apoyo
Ordenar en forma cronológica, es decir que al abrir la carpeta, la fecha más antigua es la primera que se encuentra y la fecha más reciente es la que finalice la carpeta
Eliminar material metálico como: • Clips • Ganchos de cosedora
Forma de archivar 2. Tomar como guía una hoja tamaño oficio, perforada a la mitad
1. Perfilar o alinear en la parte superior todos los documentos
3. Las hojas tamaño carta se alinean con la hoja tamaño oficio
Las Carpetas no deben superar los 250 folios
FOLIACIĂ“N Foliar es numerar consecutivamente todos y cada uno de los folios (cada una de las hojas por una sola cara) Se numera en la parte superior derecha, con lĂĄpiz mina negra
La numeración existente se tacha con una línea oblicua y se pone el número que corresponde
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
Un solo tipo documental
SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA
Varios tipos documentales
FOLICACIÓN SERIES COMPLEJAS Si sobrepasan los 250 folios
Se abren nuevas carpetas
Se numeran: Carpeta 1 = 1 a 250 Carpeta 2 = 251 a 500
Contratos, historia laborales, historias clínicas, etc.
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN Manuales, instructivos, folletos, guías... Si deben ser conservados por ser parte de un documento, se cuentan como un folio y se registra en el campo observaciones del Formato de Inventario
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN Cuando se encuentran varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja… Se deben pegar en una hoja en blanco para evitar la perdida del documento Escribirse su respectivo número de folio en la parte superior derecha Dejar constancia en el área de observaciones del Inventario Documental
RadiografĂas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de manila o bolsillo plĂĄstico
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN
Se hará la foliación al sobre en parte superior derecha antes de almacenar el material, para evitar marcas
Se debe dejar constancia en el sobre y en área de observaciones del Inventario Documental, del contenido del sobre
Cantidad Tamaño Color Título
Asunto Fecha Otros datos que se consideren pertinentes
CASOS ESPECIALES DE FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CDS, disquetes, videos, etc.)
Pero, debe darse constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de observaciones del Inventario Documental.
Si se opta por separar este materia, se hará la correspondiente referencia cruzada
MARCACIÓN DE LAS CARPETAS
Serie Subserie Procesos y Procedimientos de cada área Diligenciar en la tapa de la carpeta Usando lápiz
INVENTARIOS DOCUMENTALES
La informaciĂłn resultante del proceso anterior, debe ir registrada en el formato institucional de inventario y/o transferencias documentales
Para la transferencia documental se solicita un original en papel y una copia magnĂŠtica
DOCUMENTO ELECTRÓNICO
DEPURACIÓN
CLASIFICACIÓN
INVENTARIOS DOCUMENTALES CODIGO : GD-F-02-01
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
VERSION : 1
SU BRED I NTEGRADA DE SERVI CIOS DE SALU D NORTE E.S.E GESTI ON DOCU M ENTAL
PAGINA :
1 DE 1
FECHA : 05/07/2016
ENTIDAD REMITENTE: HOJA: _____DE: ________
ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA:
REGISTRO DE ENTRADA
OBJETO:
AA
MM
DD
Numero de Folios
Soporte
Frecuencia de Consulta
NOMBRE: CARGO: No. De Orden
Cรณdigo
Nombres de las Series, Subseries o Asuntos
Fechas Inicial
Extremas Final
Caja
Unidad de Conservacion Carp. Tomo
Otro
NOTAS
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