El primer paso para la elaboración de un diagnóstico FODA consiste en conocer la organización o instancia a la que se va a aplicar el diagnóstico. Por eso, para hacer experiencia; se puede partir haciendo el diagnóstico de una de las “organizaciones” que mejor conocemos y esa organización puede ser: nosotros mismos.
Inicie apuntando sus FORTALEZAS, recuerde que estas son los elementos internos y positivos con que usted cuenta, anote sus cualidades, por ejemplo, si usted se considera una persona organizada, este es un elemento a considerar y es una de sus fortalezas. Otras cualidades pueden ser: estudioso, ahorrativo, planificador, colaborador, que posea facilidades para la comunicación, etc.
Una vez que tenga definidas sus fortalezas, concéntrese en sus OPORTUNIDADES, éstas son aquellos elementos externos y positivos que le favorecen para alcanzar sus objetivos o metas. Ejemplos de oportunidades son: becas para realizar estudios, aporte económico para solventar gastos, en caso de que esto fuera adicional a su salario, ya que éste sería más una fortaleza que una oportunidad, recuerde que la oportunidad es externa.
Cuando se tengan definidos los Aspectos Positivos; Fortalezas y Oportunidades, empiece con las definición de sus DEBILIDADES, que serían aquellos elementos internos y negativos que afectan el logro de sus objetivos o metas, por ejemplo, aquí se consideraría: no dar continuidad a las cosas, la pereza para realizar determinadas actividades, la inseguridad, el plantearse metas mal definidas o no planteárselas del todo, la falta de comunicación, etc.
Una vez que haya concluido con la definición de sus debilidades, anote las AMENAZAS, éstas son los elementos externos negativos que afectan el logro de sus objetivos y metas, por ejemplo, depender de ayuda económica externa que es inestable y que la pueden eliminar en cualquier momento, la falta de apoyo , la inestabilidad financiera, un ambiente incierto.
El Plan Operativo Anual es un documento oficial en el que los responsables de una organización o un fragmento de la misma enumeran los objetivos y las directrices que deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año.
Es una herramienta de planificación que sirve para dar un ordenamiento lógico de las acciones que se proponen realizar las unidades que integran una institución. El desarrollo de esta herramienta permitirá optimizar el uso de los recursos disponibles y el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas en cada proyecto.
El POA: +Debe permitir lograr resultados de manera planificada +Debe ser un instrumento corto, ágil, sencillo. Mientras más largo, menos se usa. +Las metas y resultados deben estar claramente conocidos e interiorizados en todos los niveles de la organización. +Debe tener un seguimiento formal por lo menos trimestralmente.
Los resultados a lograr durante el año y los indicadores de cada resultado. Las actividades para lograr cada resultado, explicando cómo se lo va a conseguir. Las personas responsables de cada actividad. Los recursos que se necesitan y los que se disponen para realizar cada actividad. Un cronograma de las actividades a realizar con los recursos disponibles, acorde a la duración del Plan Operativo Anual.
El POA debe permitir lograr resultados de manera planificada, y ser un instrumento corto, ágil y sencillo. Mientras más largo y complicado sea un POA, menos se utiliza en una organización. Además, las metas y resultados esperados deben estar claramente conocidos y difundidos en todos los niveles de la organización.
Finalmente, para el cumplimiento del POA es necesario que en la organización se realicen reuniones periódicas en las que se evalúe el cumplimiento de los indicadores definidos, destacando las cosas que han salido como se esperaba y las que no se han podido realizar. De esta forma, el POA puede convertirse en una importante herramienta de gestión en las organizaciones sociales.