redacao_cnj by Romero Melo

Conselho Nacional de Justiça

MANUAL DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Brasília 2009

Conselho Nacional de Justiça Min. Gilmar Mendes, Presidente

Min. Gilson Dipp, Corregedor Nacional de Justiça

Conselheiros Rui Stoco Mairan Gonçalves Maia Altino Pedrozo dos Santos Andréa Maciel Pachá Jorge Maurique Antonio Umberto de Souza Júnior José Adonis Callou de Araújo Sá Felipe Locke Cavalcanti Técio Lins e Silva Paulo Lôbo Joaquim Falcão Marcelo Nobre

SUMÁRIO APRESENTAÇÃO ........................................................................................................................ 5 PRINCÍPIOS GERAIS ................................................................................................................... 6 Os pronomes de tratamento ..................................................................................................... 8 A história dos pronomes de tratamento................................................................................ 9 Concordância com os pronomes de tratamento .................................................................. 9 Emprego dos pronomes de tratamento .............................................................................. 10 Fecho para as comunicações ................................................................................................. 13 Identificação do signatário ...................................................................................................... 14 Título de representante diplomático........................................................................................ 15 NORMAS BÁSICAS PARA A REDAÇÃO DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS ............. 16 Simplicidade ............................................................................................................................ 18 Objetividade ............................................................................................................................ 18 Concisão ................................................................................................................................. 19 Clareza .................................................................................................................................... 20 Importante recomendação: colocar-se no lugar do receptor .................................................. 20 Do geral para o particular ....................................................................................................... 21 O que deve ser evitado ........................................................................................................... 21 Remissão a texto legal ............................................................................................................ 22 Numeração dos documentos .................................................................................................. 23 Citações .................................................................................................................................. 23 Folhas de continuação ............................................................................................................ 25 ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS ....................................................................................... 26 Ata ........................................................................................................................................... 28 Elementos ........................................................................................................................... 28 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 29 Modelo de Ata ..................................................................................................................... 31 Atestado .................................................................................................................................. 32 Elementos ........................................................................................................................... 32 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 33 Modelo de Atestado ............................................................................................................ 35 Certidão ................................................................................................................................... 36 Elementos ........................................................................................................................... 36 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 37 Modelo de Certidão ............................................................................................................ 39 Comunicado ............................................................................................................................ 40 Elementos ........................................................................................................................... 40 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 41 Modelo de Comunicado ...................................................................................................... 43

Declaração .............................................................................................................................. 44 Elementos ........................................................................................................................... 44 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 45 Modelo de Declaração ........................................................................................................ 47 Despacho ................................................................................................................................ 48 Elementos ........................................................................................................................... 48 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 49 Modelo de Despacho .......................................................................................................... 51 Fac-Símile (FAX)..................................................................................................................... 52 Requisitos para o envio de um fax: .................................................................................... 52 Informação .............................................................................................................................. 54 Elementos ........................................................................................................................... 54 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 55 Modelo de Informação ........................................................................................................ 57 Instrução Normativa ................................................................................................................ 58 Elementos ........................................................................................................................... 58 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 59 Modelo de Instrução Normativa .......................................................................................... 61 Memorando e Memorando-Circular ........................................................................................ 63 Elementos ........................................................................................................................... 63 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 65 Modelo de Memorando ....................................................................................................... 67 Mensagem Eletrônica (e-mail) ................................................................................................ 69 Recomendações ................................................................................................................. 69 Elementos ........................................................................................................................... 71 Modelo de Mensagem Eletrônica (e-mail) .......................................................................... 73 Ofício e Ofício-Circular ............................................................................................................ 74 Elementos ........................................................................................................................... 74 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 76 Modelo de Ofício-Circular ................................................................................................... 78 Ordem de Serviço ................................................................................................................... 80 Elementos ........................................................................................................................... 80 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 81 Modelo de Ordem de Serviço ............................................................................................. 83 Portaria .................................................................................................................................... 84 Elementos ........................................................................................................................... 84 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 85 Modelo I de Portaria ........................................................................................................... 87 Modelo II de Portaria .......................................................................................................... 88 Recomendação ....................................................................................................................... 89

Elementos ........................................................................................................................... 89 Requisitos mínimos de Leiaute .......................................................................................... 90 Modelo de Recomendação ................................................................................................. 92 Relatório .................................................................................................................................. 94 Elementos ........................................................................................................................... 94 Modelo de Relatório ............................................................................................................ 99 Requerimento........................................................................................................................ 104 Elementos ......................................................................................................................... 104 Requisitos mínimos de Leiaute ........................................................................................ 105 Modelo de Requerimento ................................................................................................. 107 Resolução ............................................................................................................................. 108 Elementos ......................................................................................................................... 108 Requisitos mínimos de Leiaute ........................................................................................ 109 Modelo de Resolução ....................................................................................................... 111 Elementos Acessórios........................................................................................................... 112 Anexos .............................................................................................................................. 112 Tabelas, gráficos, figuras e quadros ................................................................................ 113 PROJETO BÁSICO E PROJETO EXECUTIVO ....................................................................... 115 Projeto Básico ....................................................................................................................... 116 Requisitos ......................................................................................................................... 118 Padronização .................................................................................................................... 118 Elementos ......................................................................................................................... 118 Elaboração ........................................................................................................................ 119 Projeto executivo ................................................................................................................... 126 Apresentação .................................................................................................................... 128 Justificativa ....................................................................................................................... 128 Procedimentos metodológicos ......................................................................................... 128 Matriz operacional ............................................................................................................ 129 Orçamento ........................................................................................................................ 129 Metas de resultado ........................................................................................................... 129 Monitoramento .................................................................................................................. 129 BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................... 131

APRESENTAÇÃO O Conselho Nacional de Justiça, visando à comunicação eficiente e à documentação uniformizada, traz a público este Manual de Atos Oficiais Administrativos. Uma obra deste porte encontra o seu lugar no cenário nacional, pois atende a uma demanda da sociedade brasileira: a celeridade das atividades administrativas desenvolvidas pelo Estado. O intuito deste manual é auxiliar o consulente na elaboração de textos que seguem os preceitos da redação oficial — clareza, objetividade e concisão da informação — e as regras gramaticais da língua portuguesa. Pretende, ainda, orientar os usuários acerca da estrutura dos diferentes documentos oficiais, para que sejam concebidos em conformidade a padrões específicos. Espera-se que este manual, elaborado com fundamento em bibliografia técnica especializada, dinamize os trabalhos desenvolvidos por este Conselho. A conclusão desta obra, certamente, não exaure os assuntos aqui abordados. Por esse motivo, declara-se aberto o espaço para contribuições que levem ao aprimoramento deste trabalho.

Brasília, maio de 2009.

PRINCÍPIOS GERAIS

A redação de atos oficiais não deve ser exercida como uma atividade arbitrária, alheia às regras que disciplinam toda atuação pública. Ao contrário,

deve

ter

como

base

dois

dos

princípios

constitucionais

fundamentadores dos atos da administração: a impessoalidade e a publicidade. Diz o Manual de redação da Presidência da República, publicação muito utilizada pelos órgãos do Poder Executivo: A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto

linguagem,

clareza,

concisão,

formalidade

uniformidade.

Fundamentalmente, esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: ―A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá

aos

princípios

legalidade,

impessoalidade,

moralidade,

publicidade e eficiência [...]‖. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Decorrentes do princípio da publicidade, a clareza, a objetividade e a concisão são elementos que devem orientar a elaboração dos atos oficiais, sobretudo

porque

evitam

obscuridade

incompreensão,

vícios

incompatíveis com o que rege a Constituição. A mensagem de caráter público deve comunicar de modo cristalino. Por isso, é necessário que os atos encontrem, na padronização do seu leiaute e de seus textos, meios de alcançar sua finalidade básica: comunicar com impessoalidade e clareza. A clareza do texto, aliada à correta diagramação do documento, possibilita a imediata compreensão do conteúdo. Sobre os atributos do bom texto, oficial ou não, vale destacar a afirmativa do professor William Strunk Jr., estudioso da língua inglesa: A prosa vigorosa é concisa. A frase não deve ter palavras desnecessárias nem o parágrafo frases desnecessárias, pela mesma razão que o desenho não deve ter linhas desnecessárias, nem a máquina partes desnecessárias. Isso não quer dizer que o autor faça breves todas as suas frases, nem que evite 1

Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 8. 7

todo detalhe, nem que trate seus temas só na superfície: apenas que cada palavra conta.

Lembre-se ainda o que João Luiz Ney afirma em seu Prontuário de redação oficial: A dinâmica administrativa encontra, na capacidade de redação de seus servidores, recursos dos mais eficazes para o seu processamento. Ausente essa capacidade num setor da administração, mais difícil se torna ao seu dirigente dedicar-se aos problemas que lhe são pertinentes – o planejamento, a coordenação e o comando. Seu tempo estará quase totalmente absorvido na revisão e emenda de textos mal redigidos e suas energias logo se esgotarão no esforço diário de reescrever o que seus auxiliares não souberam estruturar em linguagem apropriada e correta.

É exigência ainda da redação oficial que ela possua unidade, que seja escrita em padrão culto de linguagem e que siga, como veremos adiante, formalidades que a caracterizam de modo inconfundível.

Os pronomes de tratamento Quase todas as modalidades de comunicação oficial seguem padrões rigorosos quanto ao emprego dos pronomes de tratamento, à forma dos fechos e à identificação do signatário. A gramática denomina pronomes de tratamento certas palavras ou expressões que valem por pronomes pessoais, tais como: Senhor, Vossa Excelência, Sua Santidade, Vossa Senhoria, você.

Português.

Correio Braziliense, Brasília, mar. 1999. Apud SQUARISI, Dad. Dicas de

NEY, João Luiz. Prontuário de redação oficial. 14. ed. Rio de Janeiro: Nova

Fronteira, 1988. 8

A história dos pronomes de tratamento O filólogo Said Ali, em sua Gramática secundária e gramática histórica da língua portuguesa 4, traz uma breve história dos pronomes e locuções pronominais de tratamento. Ele esclarece que, após serem incorporados ao português os pronomes latinos tu e vós, ―como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra‖, passou-se a empregar, como recurso linguístico de distinção e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de indivíduos de hierarquia superior. Diz ainda o filólogo: Outro modo de tratamento indireto consistiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e não a ela própria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa mercê, vossa senhoria [...]; assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelência e adotaram-se na hierarquia eclesiástica vossa reverência, vossa paternidade, vossa eminência, vossa santidade.

Esse modo de tratamento indireto passou a vigorar, a partir do final do século XVI, também para os ocupantes de certos cargos públicos. Vossa mercê evoluiu para vosmecê, e depois para o coloquial você. O pronome vós, com o tempo, caiu em desuso. Dessa tradição provém o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de se dirigir às autoridades civis, militares e eclesiásticas.

Concordância com os pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento, embora se refiram à pessoa com quem se fala, levam a concordância para a terceira pessoa. O verbo concorda com o substantivo que integra a locução: ―Vossa Excelência falará aos jurados‖; ―Vossa Senhoria saberá encaminhar o problema‖. Também os

SAID ALI, Manoel. Gramática secundária e gramática histórica da língua portuguesa. 3. ed. Brasília: Edunb, 1964. p. 93-94. 5 SAID ALI, Manoel. Gramática secundária e gramática histórica da língua portuguesa. 3. ed. Brasília: Edunb, 1964. p. 93-94. 9

pronomes possessivos referentes a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: ―Vossa Senhoria encaminhará seu pedido‖ (e não ―vosso pedido‖). Quando a palavra é dirigida à pessoa com quem se fala, são usadas Vossa Excelência, Vossa Senhoria, etc.; quando a ela se faz referência, usam-se Sua Excelência, Sua Senhoria. O gênero gramatical dos adjetivos que se referem a esses pronomes deve remeter ao sexo da pessoa, e não ao substantivo. Assim, o correto é dizer ―Vossa Excelência está atarefado‖, se o interlocutor for homem; ―Vossa Senhoria deve estar satisfeita‖, se for mulher. Evite-se, apesar de correto gramaticalmente, substituir os pronomes de tratamento pelas formas seu, sua, lhe e o, principalmente em relação a Vossa Excelência, Vossa Eminência e outros de alta cerimônia. Em comunicações dirigidas a altas autoridades dos poderes da República e eclesiásticas, recomenda-se que não se abreviem os pronomes de tratamento.

Emprego dos pronomes de tratamento O emprego dos pronomes de tratamento como recurso lingüístico de distinção e respeito obedece à tradição secular. O Manual de redação da Presidência da República assim fixou o emprego dos seguintes pronomes de tratamento: [...] Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo: Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e vice-governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-executivos de ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; 10

Secretários de Estado dos governos estaduais; Prefeitos municipais.

b) do Poder Legislativo: Deputados federais e senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados estaduais e distritais; Conselheiros dos tribunais de contas estaduais; Presidentes das câmaras legislativas municipais.

c) do Poder Judiciário: Ministros dos tribunais superiores; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Senhor Senador; Senhor Juiz; Senhor Ministro; Senhor Governador.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

A Sua Excelência o Senhor Fulano de tal Ministro de Estado da Justiça 70.064-900 – Brasília.DF

A Sua Excelência o Senhor Senador Fulano de Tal 11

Senado Federal 70.165-900 – Brasília.DF

A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10ª Vara Cível Rua ABC, nº 123, 01.010-000 – São Paulo.SP

Em comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DD) às autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado é:

Senhor Fulano de Tal, [...]

No envelope, deve constar do endereçamento:

Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC, no 123 70.123-000 – Curitiba.PR

Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.

Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada, por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Correspondelhe o vocativo: Magnífico Reitor, 12

[...]

Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: Vossa

Santidade,

comunicações

dirigidas

Papa.

vocativo

correspondente é: Santíssimo Padre, [...]

Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima, em comunicações aos cardeais. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal, [...]

Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a arcebispos

bispos;

Vossa

Reverendíssima

Vossa

Senhoria

Reverendíssima para monsenhores, cônegos e superiores religiosos. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos.

Fecho para as comunicações O Manual de redação da Presidência da República apresenta também normas para o fecho das comunicações oficiais. Estabelece quanto a isso que: O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria nº 1 do Ministério da Justiça, de julho de 1937, que estabelecia cerca de quinze padrões diferentes. Com o fito de simplificá-los e uniformizá-los, estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente,

Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 13-15. 13

Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores [...].

O fecho das correspondências é também denominado de antefirma. Há autores que consideram o fecho das comunicações composto da antefirma e da assinatura.

Identificação do signatário Fazer uso do traço para a assinatura é considerado deselegante, porque supõe a necessidade de ―demarcar‖ um campo para o ―correto‖ preenchimento pelo subscritor. Dessa forma, em qualquer documento esse procedimento é dispensável. Abaixo do nome de quem assina, coloca-se o cargo ou função que o signatário ocupa na organização. Com exceção daquelas assinadas pelo Presidente da República, as comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede. Isso facilita a identificação da origem das comunicações. A forma da identificação deve ser a seguinte:

(espaço para assinatura) RIGOBERTO ALENCASTRO Secretário-Geral

(espaço para assinatura) PEDRO MALASARTE Ministro de Estado da Justiça

(espaço para assinatura) LÚCIO CASTANHEIRA 7

Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: Presidência da República, 2002. p. 13-15. 14

Secretário de Administração Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Pará

Pode-se utilizar o nome do signatário em caixa-alta/baixa (maiúscula/minúscula). Há farta recomendação de autores quanto a isso. Orienta-se,

entanto,

que

seja

utilizada

CNJ

grafia

maiúsculas/minúsculas do nome de quem assina o documento. O que não pode acontecer em nenhuma hipótese é o cargo do signatário vir grafado inteiramente em maiúsculas. Evite-se, portanto:

Pedro Malasarte MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA;

ou, pior ainda:

PEDRO MALASARTE MINISTRO DE ESTADO DA JUSTIÇA.

Recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfiram-se para essa página ao menos as duas linhas anteriores ao fecho.

Título de representante diplomático O título de representante diplomático ou cônsul não deve preceder o nome da pessoa. Assim, registre-se: O Sr. Norberto Benjamim, Embaixador do Brasil na Guatemala; O Sr. Norbert Nobbio, Cônsul da Guatemala.

NORMAS BÁSICAS PARA A REDAÇÃO DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

A redação de atos oficiais deve obedecer, para sua maior eficiência, a princípios elementares de estruturação de texto. Esses princípios, contudo, são válidos não apenas para o ato oficial, mas também para qualquer tipo de escrita que privilegie a transparência e a comunicabilidade, a clareza da exposição. Aponta-se, a seguir, um conjunto de observações que podem auxiliar nessa tarefa. Redigir bem resulta do desenvolvimento de técnicas de escrita. Por isso,

envolve

trabalho

sistemático e

supõe

possibilidade

aperfeiçoamento. Redigir bem, portanto – e nisso parecem unânimes especialistas e teóricos do texto –, origina-se do redigir sempre, do exercitar-se na linguagem escrita. Um texto eficiente e claro (diga-se também elegante) deve suas qualidades ao modo de dizer, não àquilo que diz. O que valoriza um assunto é a maneira de contá-lo, de expô-lo. Um enunciado capaz de transmitir com clareza e simplicidade uma mensagem é uma conquista que se obtém pouco a pouco, no duro ofício de redigir e redigir

criticamente,

mas

isso

guarda

alguns

segredos:

simplicidade,

objetividade, concisão e clareza. Diz Quintiliano: ―[...] que seja tal a clareza, que a mais fraca atenção baste para compreender e o pensamento impressione os espíritos, como o sol impressiona a vista. Não basta que o ouvinte possa compreender-nos; mister é, mais do que isso, que de nenhum modo nos possa deixar de compreender‖.



Apud RIBEIRO FILHO, Ernesto Carneiro. Serões Grammaticaes: Língua Portugueza ou Nova Grammatica Portugueza. 6. ed. Salvador (BA): Livraria Progresso Editora Aguia & Souza, 1956. 17

Simplicidade Um dos principais problemas de quem passa a dedicar-se mais intensamente à escrita é a inclinação a dizer da forma mais complicada. Talvez por ser a linguagem escrita mais artificial, menos espontânea que a linguagem falada, é comum que o redator iniciante seja levado a fazer rodeios, a falar difícil, a ser prolixo, como se a forma obscura (até incompreensível) da escrita fosse sinônimo de erudição e sabedoria. Nada mais falso. A escrita admirável é aquela que é reta naquilo que diz, sem rodeios ou labirintos. Dizer eficientemente é dizer de forma simples. Escreva indo diretamente ao ponto; se possível, como se conversasse.

Objetividade Use no seu texto frases curtas, preferencialmente. Frases longas cansam e levam o leitor à dispersão. Enunciados breves facilitam a compreensão. Evite contaminar o seu texto com uma infinidade de vírgulas. Uma frase longa nada mais é do que o acúmulo de duas ou mais frases curtas. Prefira também palavras breves. Entre duas palavras, opte pela de menor extensão. Ensina a jornalista Dad Squarisi, do Correio Braziliense, especialista em questões da linguagem: ―Em vez de falar falecer, escreva morrer; em lugar de somente, só; de matrimônio, casamento; de féretro, caixão; de morosidade, lentidão‖.8 Organize suas sentenças de forma positiva, evite dizer por meio de negativas: não lembrar é esquecer; não comparecer é faltar; não chegar no horário é atrasar. Opte também pela voz ativa. A voz passiva é uma estrutura sem vigor, apática. Em vez de: A portaria foi assinada pelo diretor-geral, prefira: O diretor-geral assinou a portaria.

SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar.

1999. 18

Concisão A concisão consiste em dizer o máximo com um mínimo de palavras. Isto não guarda nada de abstrato ou subjetivo. Um dos caminhos para a concisão, aliás, resulta da adoção de um procedimento simples, que pode ser extraído de conselhos de Dad Squarisi: Abuse de substantivos e verbos: escreva com a convicção de que no idioma só existem essas duas classes de palavras. As demais – sobretudo adjetivos e advérbios – devem ser usadas com a sovinice do Tio Patinhas. Na dúvida, deixe-os pra

lá: (Normalmente) ao redigir textos (informativos), use

substantivos (fortes) e verbos (expressivos).

Essa, aliás, como ressalta a jornalista, é uma lição de Veuillot: ―É preciso escrever com a convicção de que só há duas palavras no idioma – o substantivo e o verbo. Ponhamo-nos em guarda contra as outras palavras‖.10 Bem, o que se pretende dizer com isso não é que se deixem de lado as outras classes gramaticais, mas apenas que se usem adjetivos e advérbios com sua função específica: tornar preciso e exato aquilo que realmente necessita de especificação. Quanto à precisão, valemo-nos mais uma vez do ensinamento da jornalista: Gato siamês é mais singular que simplesmente gato; homem, mais do que animal; laranjeira, mais do que árvore; árvore, mais do que planta ou vegetal. Escrever ―foi um período difícil‖ constitui uma vagueza. ―Estive desempregado durante três meses‖ dá o recado. Não foi por acidente que Gonçalves Dias compôs: ―Minha terra tem palmeiras/Onde canta o sabiá‖. Se tivesse dito, ―Minha terra tem árvores/Onde canta o pássaro‖, seus versos estariam mortos e enterrados. Sem direito a missa.

1999.

SQUARISI, Dad. Dicas de Português. Correio Braziliense. Brasília, mar.

Id. Ibid.. Id. Ibid.

Clareza A clareza do texto resulta da conjugação da simplicidade, da objetividade e da concisão. Texto claro, assim, é aquele que possibilita compreensão imediata, porque congrega a normatividade no uso do padrão linguístico, a predominância da ordem direta nas frases, a rejeição a termos obscuros ou de difícil compreensão e o esclarecimento da terminologia técnica, entre outras qualidades que atribuem leveza e brevidade à exposição. Vale a pena conferir o que João Bosco Medeiros recomenda em seu livro Correspondência: técnicas de comunicação criativa (São Paulo: Atlas, 1996. p. 29). Diz ele que existem várias técnicas que permitem captar a atenção do leitor, entre elas: – escrever parágrafos curtos e sem muitos pormenores; – usar orações coordenadas para ser bem claro; – manter o leitor em constante curiosidade quanto ao objeto da comunicação, apresentando os fatos gradativamente, até chegar ao ponto central da correspondência; – falar somente do que se conhece bem; – dividir as ações em partes; – juntar apenas o que é significativo; – ter sempre em mente o objetivo da comunicação; – sugerir soluções, mais do que explicar acontecimentos.

Importante recomendação: colocar-se no lugar do receptor João Bosco (1996) afirma também que, antes de dar início à redação, deve o redator: – ter um objetivo em mente; – colocar-se no lugar do receptor; – ter informações suficientes sobre o fato; – planejar a estrutura da comunicação a ser feita; – dominar todas as palavras necessárias; – tratar o assunto com propriedade; 20

– selecionar fatos e evitar dar opiniões (deve-se, isto sim, fazer sugestões, desde que fundamentadas); – refletir adequada e suficientemente sobre o assunto; – ser natural, conciso e correto; – usar linguagem de fácil compreensão; – prestar informações precisas e exatas; – responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário. João Bosco (1996) diz ainda que a linguagem da comunicação é adequada quando o redator preocupa-se com a capacidade de entendimento do receptor: pode-se usar sem empecilhos o vocabulário técnico se o destinatário for um técnico; do mesmo modo, deve-se proceder ―em relação a pessoas de nível escolar elevado, quando será possível usar padrão linguístico mais elaborado‖. Isso não quer dizer que palavras raras e desconhecidas sejam aceitáveis, muito pelo contrário. Elas devem ser evitadas em qualquer situação.

Do geral para o particular No texto dos atos, deve-se partir do geral para o particular. Se a comunicação contiver mais de uma ideia sobre um mesmo assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. Isso dá à exposição organicidade e clareza.

O que deve ser evitado Na redação dos atos e comunicações oficiais, devem ser evitados: – a repetição das palavras e a utilização de palavras cognatas, tais como: ―designação‖ e ―designado‖, ―compete‖ e ―competente‖, etc.; – o uso de expressão ou palavra que configure duplo sentido no texto; – as expressões regionais; 21

– as palavras ou expressões de língua estrangeira, exceto quando indispensáveis, em razão de serem designações ou expressões de uso já consagrado ou que não tenham exata tradução. Nesse caso, a palavra ou expressão deve ser grafada em itálico ou entre aspas. Tomem-se como exemplos: ad referendum ou ―ad referendum‖, royalties ou ―royalties‖. Também deve ser evitada a divisão silábica das palavras. Caso isso seja inevitável, as recomendações a seguir darão ao texto maior legibilidade e elegância: 1. nunca dividir grupos vocálicos: ai, ui, ão, etc.; 2. não deixar letra isolada em uma linha; 3. não deixar isoladas sílabas às quais se possa atribuir outro sentido; 4. não separar números; 5. nos casos de palavras compostas, não se deve repetir o hífen na linha seguinte; 6. evitar a separação de hiatos e de nomes próprios; 7. evitar a separação de palavras de língua estrangeira; 8. no caso de cifras, pode-se colocar o cifrão numa linha e o número da cifra em outra. Os múltiplos e submúltiplos das unidades de medida devem ser designados pelo nome ou pelo símbolo. Este não deve ser seguido de ponto (.) ou da letra ―s‖ para indicar plural. Caso a grandeza seja expressa em número fracionário, o símbolo deve ser escrito no final, exceto quando se tratar de horas e minutos. Exemplos: 18,98m; 19h32 Os símbolos podem ser escritos na mesma linha dos números ou em forma de expoente. Exemplos: 19m2 ou 19m²

Remissão a texto legal Quando for necessária a remissão a texto legal, a primeira referência deve indicar o número da norma, seguido da data, sem abreviação 22

de mês e ano (exemplo: Lei no 4.860, de 26 de novembro de 1965). Nas referências subsequentes, serão indicados apenas o número e o ano (exemplo: Lei no 4.860, de 1965; ou Lei no 4.860/65).

Numeração dos documentos Os documentos devem ser numerados em ordem crescente cronológica ou, em situações especiais, de acordo com critério estabelecido pelo emissor. Deve-se reiniciar a numeração a cada ano, a partir do número 1. Ex.: Memorando nº 8 / DGE. Ofícios, portarias e instruções normativas possuem, cada um, numeração única para todo o Conselho, centralizada na Secretaria-Geral. Ao redigir um desses documentos, deve-se solicitar um número específico à SG. Após o envio, deve-se encaminhar àquela seção cópia do documento. Em caso de desistência da expedição após o recebimento do respectivo número, é necessário encaminhar à SG motivação de cancelamento, por escrito. A numeração é um dos indicadores (ou índices) de recuperação do documento. Consiste, portanto, em informação que deve ser registrada com atenção, para evitar a atribuição de um mesmo número a documentos diversos.

Citações Segundo a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT)12, a citação é definida como a menção de uma informação extraída de outra fonte. O objetivo da citação é agregar ao texto conceito, dado ou informe para esclarecer, ilustrar ou sustentar o que está sendo discutido. As citações podem ser diretas, quando contêm a transcrição literal de um texto ou de parte dele, ou indiretas, quando redigidas com base em ideias de outros autores. A citação com até três linhas, ou citação curta, é transcrita entre aspas, com o mesmo tipo e tamanho da letra utilizados no parágrafo no qual será inserida. O uso das aspas delimita a citação direta. As aspas duplas são usadas no início e no fim da citação direta e as aspas simples em citação 12

NBR 10250:2002 - Informação e documentação - Citações em documentos -

Apresentação. 23

inserida no trecho transcrito. Caso o texto citado já contenha sinal de pontuação encerrando a frase, as aspas finais são colocadas após este sinal; caso contrário, elas delimitam o final da citação. A citação com mais de três linhas, ou citação longa, é transcrita em parágrafo distinto, que deve apresentar recuo de 3cm à esquerda. Inicia-se sem entrada de parágrafo e estende-se até a margem direita. O texto citado é apresentado sem aspas e transcrito com tamanho de letra menor. Deve-se deixar uma linha em branco entre a citação e os parágrafos anterior e posterior. Quando se tratar de texto de lei, deve-se recuar a citação independentemente do número de linhas. Nos atos do Conselho, o recuo será de 2,5cm à esquerda, e a fonte utilizada na transcrição será a arial, tamanho 10, entrelinhamento 1,5. Veja-se o exemplo a seguir: Diz-se que há uma disciplina jurídica autônoma quando corresponde a um conjunto sistematizado de princípios e normas que lhe dão identidade, diferenciando-a das demais ramificações do Direito. (MELLO, Celso Antônio Bandeira de.Curso de Direito Administrativo. 12. ed. rev. e atual. São Paulo: Malheiros, 2000.)

As supressões feitas numa transcrição são indicadas por reticências entre colchetes ―[...]‖ e os acréscimos ou comentários feitos pelo autor também aparecem entre colchetes. Exemplo: Segundo João Barbalho, a cláusula final do art. 28 resultara de uma falha da redação, pois a emenda aditiva [...] dizia: representação das minorias [e não da minoria] com mais propriedade e acerto.

Deve-se manter a fidedignidade às ideias do autor, se paráfrase, ou ao texto citado, se transcrição, fazendo neste caso apenas a correção de erros tipográficos. Se houver outros tipos de erro, deve-se empregar a palavra latina sic (assim) entre colchetes, logo após a palavra ou expressão estranha ou incorreta, para indicar que se trata de reprodução fiel do original. Por

exemplo: ―À unanimidade, negar provimento o [sic] recurso‖, já que o correto seria ―À unanimidade, negar provimento ao recurso‖.

Folhas de continuação Em qualquer ato oficial administrativo do CNJ, as folhas de continuação deverão conter, no mínimo, as seguintes informações, entre parênteses: número respectivo da folha sequencial, tipo do ato com a sua numeração institucional e data: Exemplo:

(Fl. 2 do Ofício nº 194 / GP, de 18.3.09.)

As folhas sequenciais não devem trazer o timbre apresentado na primeira página.

ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS

A padronização oferecida para cada ato visa melhorar a identificação do documento, propiciar rapidez na sua elaboração e na compreensão da mensagem pelo destinatário e facilitar sua juntada a processos ou sua inclusão em arquivos tradicionais e eletrônicos.

Para alcançar estes objetivos sugere-se ainda a diagramação a seguir para todos os tipos de documentos:  PapeI A4;  Fonte (letra) Arial tamanho 12;  Espaço simples entre as linhas;  Margem superior: 3 cm;  Margem inferior: 2 cm;  Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;  Margem esquerda: 3 cm;  Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Ata Ata é o registro sucinto, escrito, das decisões e acontecimentos havidos em reunião, congresso, mesa-redonda, convenção, etc. No âmbito do Conselho, podem ser tomados como exemplos de ata o registro dos resultados das

sessões

plenárias

–

ordinárias

solenes,

extraordinárias

administrativas – e o registro das reuniões da Comissão Permanente de Licitação. O texto da ata deve ser escrito seguidamente, sem rasuras, emendas, entrelinhas ou entradas de parágrafos. Também não se deixam espaços em que possam ser inseridas modificações posteriores. Os numerais devem ser escritos sempre por extenso e evitadas as abreviaturas. Quando houver necessidade de correção, ela deverá ser feita imediatamente ao erro, após a expressão digo. Por exemplo, se o registro deveria ter sido: A ―reunião‖ foi encerrada (em vez de ―sessão‖), o redator corrigiria assim: A sessão, digo, a reunião foi encerrada... Se o erro só for descoberto depois de confeccionada a ata, devese fazer a ressalva: Em tempo: na linha..., onde se lê..., leia-se... A ata é normalmente redigida por um secretário efetivo ou, na falta deste, por um secretário designado para a ocasião. Costumava-se lavrar a ata em livro próprio, autenticado, e suas páginas eram rubricadas pela autoridade que redigia os termos de abertura e encerramento. Hoje a ata pode ser digitada em papel A4, com a dispensa do livro tradicional. É o tipo que se adota no CNJ.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos necessários à elaboração da ata.

Timbre Identifica o órgão

Conselho Nacional de Justiça e

a unidade

responsável pela elaboração. 28

Identificação do documento Grafada em negrito, em letras maiúsculas e posicionada de forma centralizada no papel. No caso de a reunião ou assembléia tratar de um único assunto, é recomendável que ele seja mencionado logo abaixo da identificação, para facilitar consultas posteriores. Quando houver várias sessões ou reuniões sobre o mesmo assunto, recomenda-se numerar as atas.

Texto É o conteúdo da ata, que deve ser elaborado em linguagem clara e concisa e seguir o padrão da língua culta, observando-se a impessoalidade e a formalidade. Compõe-se de: 1) dia, mês, ano e hora da reunião (por extenso); 2) local da reunião; 3) pessoas presentes (com seus respectivos cargos); 4) ordem do dia; 5) fecho (que deverá iniciar-se com a expressão Nada mais havendo a tratar... ou... Nada mais a deliberar...); e 6) assinaturas do presidente, do secretário e de alguns participantes. Essas partes não se encontram subdivididas no documento, mas apresentam-se seqüenciadas, acompanhando o fluxo da informação. É possível, assim, reconhecê-las na estrutura do texto.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da ata, deve-se atender a requisitos formais mínimos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Nos atos do CNJ, optou-se por usar no ―corpo‖ dos documentos a letra (fonte) Arial como padrão. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma 29

centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28. A letra (fonte) utilizada na indicação da unidade responsável pela elaboração do documento deve ser Arial tamanho 14.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do Documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do Documento e Texto. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. Desde o campo Identificação do Documento até o campo Texto, é utilizado espaçamento simples. Entre as assinaturas, dois espaços simples.

Modelo de Ata 2 cm

Conselho Nacional de Justiça Secretaria Processual A ATA DA 81ª SESSÃO ORDINÁRIA (31 DE MARÇO DE 2009)13 Às nove horas e seis minutos do dia trinta e um de março de dois mil e nove, reuniu-se o plenário do Conselho Nacional de Justiça - CNJ, em sua sede, localizada no edifício do Supremo Tribunal Federal, em Brasília. Presentes os Conselheiros, Ministro Gilson Dipp, Ministro João Oreste Dalazen, Conselheiro Rui Stoco, Conselheiro Mairan Gonçalves Maia Júnior, Conselheiro Altino Pedrozo dos Santos, Conselheira Andréa Pachá, Conselheiro Jorge Maurique, Conselheiro Antonio Umberto de Souza Júnior, Conselheiro José Adonis Callou de Araújo Sá, Conselheiro Felipe Locke Cavalcanti, Conselheiro Paulo Luiz Netto Lôbo, Conselheiro Técio Lins e Silva, Conselheiro Marcelo Nobre e Conselheiro Joaquim Falcão. Presentes à Sessão o Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça, Juiz Álvaro Ciarlini, os Juízes Auxiliares da Presidência Dr. Paulo Tamburini e Dra. Fabiana Zilles. O Ministro Gilmar Mendes esteve presente à Sessão a partir de treze horas e cinqüenta e oito minutos. Ausentes, justificadamente o Procurador-Geral da República, Dr. Antonio Fernando Barros e Silva de Souza. O Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil foi representado pelo Advogado e Secretário-Geral Adjunto Dr. Alberto Zacharias Toron. Às nove horas e oito minutos verificado o quorum regimental, o Ministro Gilson Dipp declarou aberta a Sessão, passando à aprovação da Ata da 80ª Sessão Ordinária, que foi aprovada, à unanimidade, com as retificações que se seguem: ... A Sessão foi encerrada definitivamente às dezenove horas e cinqüenta e seis minutos, convocando o Ministro Gilson Dipp, o Plenário, desde logo, para a Sessão do dia catorze de abril próximo, a partir das nove horas, podendo ser prorrogada para o dia quinze de abril, às nove horas subsistindo procedimentos a serem julgados. Foi convocada, ainda, a Sessão administrativa para o dia treze de abril às quinze horas. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a Sessão. E, para constar, eu, secretário, lavrei a presente ata, que vai assinada pelo Sr. Presidente, Sr. Corregedor e demais Conselheiros.

C Presidente

Assinatura e nomes dos demais Conselheiros 2 cm

Para fins deste modelo optou-se por demonstrar apenas parte da ata da 81ª Sessão Ordinária, mas essa medida não dificultará o entendimento do modelo apresentado. 31

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Atestado O atestado é ato comprovador de situação ou fato conhecido pela Administração, mas que não consta de qualquer documento em poder da organização. Diz respeito a eventos passíveis de frequentes modificações. Um servidor público pode, em razão de seu ofício ou de sua função, fornecer atestado a outrem. O Decreto n. 83.936/79, artigos 1º e 2º, aboliu os atestados de vida, residência, pobreza, dependência econômica, idoneidade moral e bons antecedentes na Administração Federal direta e indireta.

Elementos

O atestado possui estrutura simples. Consta somente de Timbre, Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento Os atestados não são numerados, basta nominá-los, com letras maiúsculas. Convém numerá-los no caso de se tornarem rotineiros.

Texto Constitui a exposição do que se atesta, se possível com a indicação específica da finalidade do ato. O atestado é geralmente estruturado em um único parágrafo. Se houver mais de dois, convém numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo correspondente ao local e data não deve ser numerado.

Local e data 32

São registrados por extenso e sem qualquer supressão. O mês deve ser grafado em letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 14.6.04 ou assemelhadas). Exemplo: Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura É composto pelo conjunto assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do atestado, deve-se atender a requisitos formais mínimos apresentado a seguir:

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Nos atos do CNJ, optou-se por usar com padrão de letra (fonte) a Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm. 33

Modelo de Atestado 3 cm

Conselho Nacional de Justiça A ATESTADO

1,5 cm ou 2 cm

Atesto que o servidor LUIS CARLOS, analista judiciário, matrícula nº 913921, do quadro de pessoal permanente deste Conselho Nacional de Justiça, participou, no período de 9.2 a 2.3.2009, do Curso de Formação para Novos Servidores desta instituição.

3 cm

C Brasília, 30 de abril de 2009.

D Assinatura Nome Cargo

2 cm

Certidão Ato por meio do qual a administração afirma a existência de fato ou situação que pode ser verificada em assentamento público (autos, procedimentos, despachos, etc.). Difere do atestado em dois aspectos: 1. atém-se obrigatoriamente a documentos que se encontram em poder da organização; e 2. refere-se a situações de natureza permanente. A certidão faz fé pública, até prova em contrário. Desde que autenticada, tem a mesma força probante do original. Pode ser fornecida por qualquer dirigente da instituição, no âmbito de sua competência.

Elementos

Consta apenas dos seguintes elementos: Timbre, Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento As certidões não são numeradas. Basta escrever a palavra CERTIDÃO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel. Convém numerá-las no caso de se tornarem rotineiras.

Texto É o teor do que se certifica, se possível com a indicação específica da finalidade do ato (Certifico, para fins de comprovação na Secretaria da Receita Federal).

Na redação da certidão, devem-se evitar ambiguidades ou incertezas acerca do que está sendo certificado. A certidão é geralmente estruturada em um único parágrafo. Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro. O parágrafo que corresponde ao campo local e data não deve ser numerado.

Local e data São registrados por extenso sem qualquer supressão. Na grafia do mês, devem ser utilizadas letras minúsculas (rejeitem-se, portanto, formas como BSB, 14.6.04 ou assemelhadas). Esse parágrafo não é numerado.

Exemplo: Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura Item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Devem-se observar, na elaboração da certidão, os seguintes requisitos:

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na certidão utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12; 37



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Modelo de Certidão 3 cm

Conselho Nacional de Justiça A CERTIDÃO Em cumprimento ao despacho exarado no requerimento de 20 de abril de 2009, em que WALTER DOS SANTOS, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, mat. nº 923421, solicita comprovação de sua participação no Curso de Formação para Novos Servidores, promovido pelo CNJ, certifico que, das buscas nos arquivos desta Subsecretaria de Gestão de Pessoas, apurou-se que o referido servidor integrou a primeira turma do Curso de Formação para Novos Servidores, realizado no período de 09 de fevereiro a 02 de março de 2009.

C Brasília, 30 de abril de 2009.

D Assinatura Nome Cargo

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Comunicado É o ato expedido pelo Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça, por Secretários, Subsecretários, Assessores e Diretores para transmitir breves instruções de serviço, ordens, avisos, decisões ou esclarecimentos acerca de objetivos, políticas, programas de trabalho e normas administrativas e operacionais do Conselho.

Elementos

O comunicado possui estrutura simplificada. Compõe-se de Timbre, Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre Identifica o órgão

Conselho Nacional de Justiça e

a unidade

responsável pela elaboração.

Identificação do documento Os comunicados não precisam ser numerados, basta escrever a palavra COMUNICADO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel. Convém numerá-los no caso de se tornarem rotineiros.

Texto É o teor do comunicado. Como é, em geral, breve, utiliza um ou dois parágrafos. Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro.

Exemplo: 40

Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura Item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do comunicado, observem-se os requisitos mínimos apresentados a seguir:

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado No comunicado utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28. A letra (fonte) utilizada na indicação da unidade responsável pela elaboração do documento deve ser Arial tamanho 14.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Modelo de Comunicado 3 cm

Conselho Nacional de Justiça Secretaria Processual A COMUNICADO

B Comunico que, a partir desta data, o horário de funcionamento do Setor de Protocolo deste Conselho será de 12 às 20 horas, para ampliar o horário de atendimento aos usuários.

C Brasília, 30 de abril de 2009.

3 cm

1,5 cm ou 2 cm

Assinatura Nome Cargo

2 cm

Declaração Ato por meio do qual o servidor ou a administração afirma a existência ou inexistência de um direito ou de um fato. Se a manifestação parte do servidor, mesmo que sob demanda da instituição, a declaração é pessoal. É o que ocorre, por exemplo, quando um servidor se manifesta, em processo administrativo disciplinar, acerca de um fato do qual tenha conhecimento. Quando a manifestação é da própria instituição, por intermédio de seus titulares, a declaração é administrativa. A declaração de lotação de um servidor é exemplo de declaração administrativa. A declaração difere do atestado apenas quanto ao objeto. Enquanto o atestado é expedido a favor, a declaração é feita em relação a alguém, apontando ou afirmando, às vezes, coisas adversas.

Elementos

A declaração consta somente de Timbre, Identificação do documento, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre Compõe-se do brasão, identificação do órgão

Conselho Nacional

de Justiça e da unidade responsável pela elaboração. Identificação do documento As declarações, como os atestados e as certidões, são atos de emissão esporádica, bastando, portanto, escrever a palavra DECLARAÇÃO em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada. A numeração desses documentos faz-se necessária tão-somente quando forem eles expedidos de forma rotineira, a fim de facilitar a localização.

Texto É o teor do que se declara, se possível com a indicação específica da finalidade do ato (declaro, para fins de comprovação na Secretaria da Receita Federal...). Se a declaração for a respeito de alguém, deve conter referência aos seus documentos de identificação. Deve o texto do ato ser redigido de maneira clara e precisa, a fim de afastar ambiguidades ou incertezas quanto ao conteúdo e ao objeto da declaração. A declaração é geralmente estruturada em um único parágrafo. Se houver mais de dois, devem-se numerá-los a partir do primeiro.

Exemplo:

Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura Item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da declaração, devem-se observar as seguintes características:

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na declaração utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12.

No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Modelo de Declaração 3 cm

Conselho Nacional de Justiça Seção de Legislação e Registros Funcionais A DECLARAÇÃO

1,5 cm ou 2 cm

Declaro, para os devidos fins, que o servidor JOÃO CARLOS, analista judiciário deste Conselho Nacional de Justiça, mat. nº 914345, se encontra no exercício regular de suas atribuições desde 19 de dezembro de 2008.

3 cm

C Brasília, 30 de abril de 2009.

D Assinatura Nome Cargo

2 cm

Despacho É a decisão ou o encaminhamento emanado de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: a) decisório: dá solução e põe termo à questão; b) ordinatório: apenas dá andamento ao documento; c) interlocutório: não resolve terminantemente a questão, apenas a transfere a autoridade superior ou a autoridade de outra unidade da estrutura organizacional do órgão; d) saneador: aquele que resolve as falhas que porventura ocorram no procedimento. Os despachos podem conter apenas uma palavra (Autorizo, Aprovo, Indefiro, etc.), expressões (De acordo, etc.) ou textos mais longos. Quando o despacho for curto, pode ser escrito no próprio corpo do documento de que é parte.

Elementos

O despacho possui estrutura bastante simplificada. Pode ser composto apenas de Timbre, Identificação do documento, Destinatário, Texto, Local e data e Assinatura.

Timbre Identifica o órgão

Conselho Nacional de Justiça

e a unidade

responsável pela elaboração.

Identificação do documento Compõe-se do número do documento seguido do ano. Esses dados são sempre separados por barra e complementados pela indicação do processo a que se refere o despacho, e do qual ele fará parte, e pelo assunto do ato. Nas unidades que produzem poucos despachos, a numeração é

dispensada. Se o despacho for de pequena extensão e registrado no próprio documento, conterá apenas texto, data e assinatura.

Destinatário Indica o receptor do despacho. Alinhado à esquerda, é composto pela forma de tratamento adequada ao destinatário seguida do cargo que ocupa.

Texto Contém as informações da decisão ou do encaminhamento. Se houver mais de um parágrafo, devem-se numerá-los a partir do primeiro.

Local e data São registrados por extenso e sem qualquer supressão. Grafa-se o mês com inicial minúscula. Esse parágrafo não é numerado.

Assinatura Campo formado pela assinatura, pelo nome e pelo cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do despacho, devem-se observar as seguintes características:

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado No despacho utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm. No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados de dois a quatro espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Destinatário. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Destinatário e Texto. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre os campos Texto e local Data, formado por dois espaços simples. E – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura, formado por dois espaços simples.

Modelo de Despacho 3 cm

Conselho Nacional de Justiça Departamento de Gestão Estratégica A Despacho n. 10/2009 Referência: Processo Administrativo n. 334.171 – Contrato 12/2009 Assunto: Atesto de fatura para prestação de serviços de suporte técnico

B Ao Senhor Subsecretário de Orçamento e Finanças Encaminho, após ter atestado, a Nota Fiscal n. 426, apresentada pela empresa BCA Serviços de Informática LTDA – ME, fl. 12, bem como fazer constar, fl. 15, Ordem de Serviço n. 01/2009 – DGE, conforme determina o inciso III da Cláusula Quarta do Contrato 12/2009.

D Brasília, 30 de abril de 2009.

E Assinatura Nome Cargo

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Fac-Símile (FAX) É um instrumento de transmissão de mensagens que se caracteriza pela agilidade. Deve, por isso, ser utilizado para a transmissão de assuntos oficiais de urgência. A comunicação chega ao destinatário por via telefônica, e o original do documento fica com o expedidor. No caso de ações judiciais, é obrigatório que a documentação transmitida seja encaminhada posteriormente. O fax tanto pode ser o ato administrativo em si (com mensagem e numeração próprias — mensagem-fax) quanto servir apenas de folha de rosto para o encaminhamento de outro ato (ofício, portaria, relatório, entre outros). A rapidez e o baixo custo da mensagem-fax diminuíram o uso do telegrama e tornaram o telex obsoleto. A economia e a velocidade, no entanto, só são possíveis quando o documento a ser transmitido apresenta pequena quantidade de páginas. Por isso, para um grande volume de páginas, é recomendável o envio da comunicação pelo correio. São recomendáveis o uso de caneta preta para garantir maior legibilidade à transmissão e a confirmação de que o fax foi bem recebido.

Requisitos para o envio de um fax: 

que a mensagem seja acompanhada de uma folha de

rosto (se o texto da comunicação for pequeno, pode-se utilizar o campo ―mensagem‖ da folha de rosto — esse é o caso em que o fax é o ato administrativo em si); 

que contenha a rubrica ou a assinatura do emissor e em

seguida o primeiro nome legível do servidor responsável pelo conteúdo da mensagem; 

que as páginas sejam numeradas e estejam legíveis.

3 cm

CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA

FOLHA DE ROSTO PARA FAX

Dados do Remetente Nome: Cargo: Referência: Telefone/Fax: 1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Número de folhas (incluindo a de rosto):

Dados do Destinatário Nome: Cargo: Aos Cuidados de: Telefone:

Fax:

Mensagem

( ) Urgente 2 cm

Informação Informação é o ato por meio do qual o servidor se manifesta acerca de assunto submetido a sua apreciação, com o objetivo de melhor fundamentar questões levantadas ou aclarar fatos não suficientemente relatados. Serve essencialmente ao fornecimento de elementos exigidos ao bom trâmite documental, a fim de que os dados apresentados auxiliem a autoridade competente nos seus despachos e na solução de problemas. Tem como fundamento o exame de processo ou de fato de que se tenha conhecimento. A informação deve ater-se somente ao necessário para a solução do que consta no procedimento, sem afirmações subjetivas ou incertas. O resumo da questão que motivou o ato poderá iniciar a informação, de modo a permitir que o leitor tome conhecimento do assunto tratado.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à elaboração da informação.

Timbre Identifica o órgão

Conselho Nacional de Justiça e

a unidade

responsável pela elaboração.

Identificação do documento Inclui o nome e o número do ato. Esses dados são complementados pela referência ao processo a que se refere a informação, e do qual ela fará parte, e pelo assunto do ato.

Vocativo Invoca o destinatário pelo cargo que ocupa e é seguido de vírgula. 54

Texto Consiste no conteúdo da informação, elaborado com clareza e concisão. A introdução relata brevemente a questão que motivou o ato, de modo a permitir que o leitor identifique de imediato o assunto tratado no documento. O desenvolvimento contém todas as questões demandadas ou consideradas essenciais para o esclarecimento da situação analisada. Além disso, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos são numerados para facilitar possíveis remissões.

Fecho Apresenta-se de forma sintética, impessoal, sem delongas. Exemplo: É o que informo, ou É o que vai informado. O fecho é desnecessário nas situações em que o campo Texto já se inicia com o Informo...

Exemplo:

Brasília, 30 de abril de 2009.

Assinatura Item que consta de assinatura, nome e cargo da autoridade expedidora. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da informação, observem-se os requisitos mínimos apresentados a seguir: 55

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na informação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Vocativo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto. Utilizam-se um espaço simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho, formado por dois espaços simples. E – É o espaçamento entre os campos Fecho e Local e data, formado por dois espaços simples. F – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura, formado por dois espaços simples. 56

Modelo de Informação 2 cm

Conselho Nacional de Justiça Subsecretaria de Material, Compras e Contratos A Informação n. ... Processo n. .... Assunto: Reembolso de despesa decorrente de tratamento odontológico

B Senhor Subsecretário de Orçamento e Finanças, 1. Trata-se de reembolso, a servidor, de despesas decorrentes de tratamento odontológico. 2. Ocorre que a perícia inicial e final não vêm sendo realizadas. O Serviço de Assistência Médica e Social, instalado a se pronunciar sobre o assunto, justificou não ter condições de realizar as referidas perícias. 3. Considerando a justificativa apresentada, sugere-se o encaminhamento deste procedimento à Secretaria de Administração – SAD, a fim de que esta informe as providências tomadas para contratação de auxiliares odontológicos.

D É o que informo.

E Brasília, 30 de abril de 2009.

F Assinatura Nome Cargo

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Instrução Normativa A instrução normativa é um documento de organização e ordenamento administrativo interno que tem como objetivo estabelecer diretrizes, normatizar métodos e procedimentos e regulamentar matéria específica já disciplinada, a fim de orientar dirigentes e servidores no desempenho de suas atribuições. No Conselho Nacional de Justiça, as instruções normativas são expedidas pelo Presidente e dispõem sobre a organização e o funcionamento de diversas unidades do Conselho.

Elementos

A instrução normativa compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento Inclui o nome do ato em letras maiúsculas, seguido do número de registro e da data do documento.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a instrução normativa. A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a instrução normativa e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. Abre com a nominação ―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida normalmente da expressão 58

―no uso das atribuições legais e tendo em vista inciso XV do art. 6º do Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça‖ e das considerações que justificam a expedição da instrução normativa. Nas considerações, devem-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado com a expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo parágrafo e em letras maiúsculas.

Texto Constitui o próprio conteúdo da instrução normativa, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo e da portaria, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura Item constituído pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora, no caso o Presidente. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da instrução normativa, há requisitos formais mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na informação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12; 59



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a expressão RESOLVE. Utilizam-se dois espaços simples. E – É o espaçamento entre a expressão RESOLVE e o campo Texto. Utilizam-se dois espaços simples. F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura, formado por dois espaços simples.

Modelo de Instrução Normativa 2 cm

Conselho Nacional de Justiça A INSTRUÇÃO NORMATIVA N. 3, DE 2 DE SETEMBRO DE 2008

B Dispõe sobre o uso dos crachás de identificação de servidores, prestadores de serviços e estagiários do Conselho Nacional de Justiça.

3 cm

D RESOLVE:

E Art. 1º Os servidores, os prestadores de serviços e os estagiários, no âmbito do Conselho Nacional de Justiça, farão uso de crachá de identificação, nos termos desta Instrução Normativa e conforme os modelos e especificações constantes dos anexos. § 1º A Secretaria de Administração, por meio da Subsecretaria de Gestão de Pessoas, providenciará a confecção dos crachás. § 2º Durante a permanência no CNJ, o crachá de identificação deve ser usado de modo visível. Art. 2º Aquele que não estiver portando o crachá de identificação pessoal deverá dirigir-se a uma das Portarias do órgão para identificação e recebimento de um crachá provisório, o qual será devolvido por ocasião da saída. Art. 3º Compete aos gestores de contratos, quando for o caso: I - manter cadastro atualizado de dados pessoais de empregados e prepostos; II - exigir a devolução dos crachás de identificação, quando houver substituição de empregado ou preposto, ou por ocasião do término da vigência do ajuste. Art. 4º Em caso de perda ou extravio do crachá, a emissão de outra via será feita mediante requerimento do interessado, por escrito, correndo a despesa de confecção de novo crachá às expensas do servidor, prestador de serviços ou estagiário. 2 cm 61

1,5 cm ou 2 cm

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo inciso XXXIV do artigo 29, do Regimento Interno,

2 cm

(fl. 2 da IN n. 8 CNJ, de 2.9.2009)

Art. 5º O crachá será restituído à Subsecretaria de Gestão de Pessoas nos casos de exoneração, dispensa, demissão, retorno ao órgão de origem e falecimento. Art. 6º Os casos omissos e as dúvidas surgidas em decorrência da aplicação desta Instrução Normativa serão dirimidos pelo Secretário-Geral. Art. 7º Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir desta data.

3 cm

1,5 cm ou 2 cm

Assinatura Nome

2 cm

Memorando e Memorando-Circular O memorando (adaptação do latim memorandum, que significa o que deve ser lembrado) é um tipo de correspondência interna e caracteriza-se pela ágil comunicação entre servidores e unidades de um mesmo órgão. Pode conter qualquer assunto que diga respeito à atividade administrativa, inclusive comunicações extensas, como exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc., mas sua tramitação deve pautar-se pela simplicidade. Os despachos que a ele se seguem, portanto, devem ser dados no próprio documento e, na ausência de espaço, em folha de continuação. O memorando-circular apresenta as mesmas características do memorando e diferencia-se dele apenas por ser endereçado a vários destinatários. Se o texto for longo, usa-se folha de continuação. Repetem-se o tipo e o número do expediente na folha de continuação, devidamente numerada. Esses elementos devem constar posicionados à esquerda, na primeira linha da folha de continuação, assim dispostos: (Fl. 2 do memorando n. 6 / DGE, de 10.3.09). O texto prossegue após dois espaços simples. No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à elaboração

memorando.

Deve-se

observar

rigorosamente

seu

posicionamento na página e a sequência que aqui se demonstra.

Timbre Compõe-se do brasão, identificação do órgão

Conselho Nacional

de Justiça e da unidade responsável pela elaboração.

Identificação do documento 63

Composta pelo tipo do memorando, registrado por extenso, seguido diretamente do número de registro e da identificação da unidade expedidora.

Local e Data Deve estar alinhada à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento, e escrita por extenso. Exemplo:

Em 30 de abril de 2009 ou Brasília, 30 de abril de 2009.

Destinatário e Assunto O destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa e o assunto consiste no que está sendo tratado no memorando.

Texto Constitui o conteúdo do documento. O objeto que motivou o memorando deve ser sempre mencionado, evitando-se, dessa forma, informações vagas ou incompletas, tais como: Em atenção ao Memorando n. 03/04, informo que a data é 1º.12.03. O assunto deve ser abordado de forma clara: Em atenção ao Memorando n. 03/04, que trata das horas-extras dos servidores desta Subsecretaria, informo que elas se iniciaram no dia 1º.12.03.

Fecho Consiste no arremate da comunicação, com a saudação do destinatário. Utilizam-se as expressões Respeitosamente (para autoridades superiores) e Atenciosamente (para autoridades de mesma ou de inferior hierarquia). Não deve constar centralizado na página. Apresenta afastamento à direita, com a mesma margem fixada para as entradas de parágrafo.

Assinatura Item composto por assinatura, nome e cargo do remetente. Esses elementos ficarão centralizados na página. 64

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do memorando, há requisitos formais mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado No memorando utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

D – É o espaçamento entre o campo Texto e Fecho. Utilizam-se dois espaços simples. E – É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura, formado por dois espaços simples.

Modelo de Memorando 2 cm

Conselho Nacional de Justiça Departamento de Gestão Estratégica A Memorando n. 6 / DGE Em 10 de março de 2009.

3 cm

C 1. Trata-se do Contrato nº 12/2009, que versa sobre a prestação de serviço de suporte técnico para instalação, parametrização e personalização de softwares Microsoft específicos para gerenciamento de portfólio de projetos, em certame licitatório realizado por meio do Pregão Eletrônico nº 38/2008. 2. O item 10 da tabela 1 – Especificação e quantitativos, do Anexo I do Edital/Termo de Referência prevê uma quantidade máxima de 400 horas de serviços prestados, solicitados por demanda da contratante até o teto contratado, conforme tópico 2.2.1 do Termo de Referência. Ocorre que o referido contrato, celebrado entre a União, por intermédio do Conselho Nacional de Justiça e a empresa BCA Serviços de Informática Ltda – ME, dispõe em sua cláusula onze que: ―Os pagamentos serão efetuados em moeda corrente nacional, em até 10 (dez) dias úteis após o recebimento definitivo, mediante apresentação das notas fiscais devidamente atestadas pelo Gestor‖. O Edital em seu item 17.2 estabelece que o Departamento de Gestão Estratégica é o responsável pelo recebimento definitivo, após vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais e às especificações técnicas do anexo I – Termo de Referência. 3. Pela simples leitura do dispositivo acima, podemos entender que somente após a prestação de todo o serviço, pelo atingimento do teto em horas contratado, ou quanto não mais houver necessidade dos serviços da contratada, é que a administração poderia efetuar o pagamento. 2 cm

1,5 cm ou 2 cm

À Senhora Secretária de Administração Assunto: Sugere alterar forma pagamento à empresa contratada

2 cm (Fl. 2 do memorando n. 6 / DGE, de 10.3.09)

4. Entretanto, faz-se necessário observar que o suporte técnico é mensurado em horas, que deverá ser prestado na maior parte do tempo por um único representante da contratada, com previsão de duração entre dois e três meses. 5. Observamos assim que existe uma inadequação na periodicidade dos pagamentos relativos aos serviços prestados, e sugerimos que os pagamentos ocorram ou mensalmente, com base no total de horas prestadas, ou mediante recebimento definitivo dos produtos que caracterizam as fases de instalação, parametrização e personalização, previstas no objeto do Pregão.

D Atenciosamente, Assinatura Nome Cargo

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

2 cm

Mensagem Eletrônica (e-mail) A mensagem eletrônica ou e-mail, pela sua agilidade, constitui um dos mais eficientes meios de comunicação, visto que pode ser lido praticamente ao mesmo tempo em que é remetido. Por isso, vem sendo usado como mais uma alternativa para a correspondência no serviço público. Se o e-mail vai tratar de assuntos de trabalho, deve obedecer aos mesmos princípios que norteiam a redação oficial, ou seja, a clareza, a concisão, a formalidade, a objetividade e principalmente a observância às regras do padrão culto da língua. O texto deve ter um vocativo (saudação inicial), a mensagem propriamente dita, uma despedida respeitosa e a assinatura (nome do remetente). O uso do e-mail tem-se generalizado nas comunicações entre os setores do Tribunal. Muitas vezes as mensagens são impressas e anexadas a processos administrativos como documentos probatórios de procedimentos praticados pelo servidor. Por essa razão, é necessário decidir se o e-mail é o melhor canal para transmitir a mensagem. Em algumas situações, deve-se refletir se uma conversa, um telefonema, uma reunião ou outro tipo de documento não seriam mais convenientes. O correio eletrônico pode ser utilizado para a comunicação entre os servidores da organização, entre a instituição e o cidadão e entre a instituição e outros órgãos.

Recomendações 

Digite o endereço do destinatário por último. Isso evitará remessas equivocadas e outros problemas semelhantes.



Verifique sempre se o endereço eletrônico está correto.



Faça todas as revisões antes de enviar a mensagem, para que não seja necessário reenviar o e-mail retificando possíveis erros.



Certifique-se de que os anexos realmente estão sendo enviados e de que são os adequados para a mensagem. 69



Não mande várias vezes o mesmo e-mail para ter certeza de que chegou. Se o endereço eletrônico estiver correto, ele chegará. Além disso, o sistema oferece alternativas para saber se o texto foi recebido e se foi aberto.



O campo assunto sempre deve ser preenchido. Esse procedimento tornará a comunicação mais rápida e eficiente, pois o destinatário perceberá imediatamente o motivo da mensagem. Por isso, seja objetivo e claro ao delimitar o assunto.



Tenha cuidado com a lista de endereços que já fica impressa em seu correio eletrônico. Pode acontecer de um e-mail ou uma

informação

confidencial

serem

enviados

destinatário que não deveria recebê-los. 

Como em qualquer tipo de texto oficial, procure redigir mensagens curtas. Se o texto que você precisa encaminhar for muito longo, é conveniente que seja enviado em arquivo anexo.



Procure limitar a troca de e-mails. Se, depois de enviar e receber várias mensagens, o problema ainda não tiver sido resolvido,

talvez

seja

melhor

discutir

assunto

pessoalmente. 

Só

use

abreviaturas

quando

forem

absolutamente

necessárias e gramaticalmente corretas. O vocabulário informal e as abreviaturas esdrúxulas — como naum, tb e vc em vez de não, também e você — empregados na internet devem ser abolidos em mensagens eletrônicas que tratem de assuntos profissionais. 

Seja econômico na formatação, pois o destinatário pode não ter acesso a determinados programas e recursos, como Page Maker, Power Point, animação e outros. A melhor opção é formatar o mínimo necessário. Evite também gráficos, tabelas e textos pesados.



Tome cuidado ao utilizar símbolos, pois eles podem aparecer de maneira diferente no sistema do destinatário. Se 70

o formato do documento for importante, envie-o em anexo processado no Word. 

Deve-se fazer distinção entre as mensagens particulares e as profissionais. Recomenda-se criar pastas para diferenciálas e, acima de tudo, não classificar as pessoais como prioritárias. Ao encaminhar uma mensagem profissional, é conveniente evidenciar que se trata de assunto de trabalho.



Não divulgue informações confidenciais.



A criação de listas de endereços por grupos de pessoas é útil quando se enviam mensagens regularmente para um mesmo grupo.



Alguns sistemas anexam todo o histórico das mensagens trocadas à resposta dada a um e-mail. Entretanto quase sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo recebido anteriormente pode ser inadequado.



Não escreva textos só em letras maiúsculas — podem parecer agressivos — ou só em minúsculas — podem dar a impressão de que o emissor estava apressado ou com preguiça.

Elementos

Identificação do e-mail Composta pelos campos que indicam o remetente, a data de envio, o destinatário e o assunto.

Vocativo

Invoca o destinatário e é seguido de vírgula. O uso dos pronomes de tratamento não é tão rígido quanto nos outros atos oficiais administrativos, no entanto é necessário tratar o leitor com o devido respeito, visto que se trata de um texto profissional. É suficiente mas também imprescindível que se use o 71

tratamento senhor/senhora no vocativo, acompanhado do nome ou do cargo do destinatário.

Texto Constitui o conteúdo do documento.

Fecho Apresenta a saudação do signatário. As expressões utilizadas são: Respeitosamente — para autoridades de hierarquia superior à do destinatário — e Atenciosamente — para autoridades de mesma ou inferior hierarquia.

Assinatura A mensagem eletrônica, como qualquer outro ato oficial, deve conter uma assinatura, que pode apresentar, além do nome do signatário, o cargo, a titularidade, o telefone e o endereço do site da instituição, entre outros detalhes. Essa assinatura deve ser curta, com no máximo quatro linhas.

Modelo de Mensagem Eletrônica (e-mail) 2 cm

Nome do Signatário De: Nome ou e-mail do signatário Enviado em: Data e hora Para: Nome ou e-mail do destinatário Assunto: Solicitação de senha

Solicito que seja fornecido usuário e senha para acesso ao sistema metas de nivelamento para responder ao questionário – 10 metas de nivelamento do Poder Judiciário.

Atenciosamente,

Assinatura eletrônica

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Senhor Chefe do Serviços de Atendimento ao Usuário,

Ofício e Ofício-Circular Ofício é um tipo de carta expedida por autoridade pública para tratar de assunto de ordem administrativa ou predominantemente oficial. Cada ofício deve abordar um único assunto. Se o texto for longo, usa-se a folha de continuação. Repetem-se o tipo e o número do expediente na folha de continuação, devidamente numerada. Esses elementos devem constar posicionados à esquerda, na primeira linha da folha de continuação, assim dispostos: (Fl. 2 do Ofício n. 194 / GP, de 18.3.09). O texto prossegue após dois espaços simples. No texto, à exceção do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados para facilitar possíveis remissões. Se o ofício for acompanhado de outros documentos, deve-se mencionar tal ocorrência no corpo do texto. O ofício-circular recebe um mesmo número de controle, independentemente da quantidade de destinatários.

Ex.: Ofício-Circular n. 194 / GP

Apesar de o ofício-circular veicular um mesmo conteúdo para receptores diversos, cada destinatário e seu endereçamento devem ser apresentados no início da primeira página do documento, alinhados à esquerda, no campo Destinatário.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à elaboração do ofício. Deve-se observar rigorosamente sua disposição na página e a sequência que aqui se demonstra.

Timbre Inclui o brasão, a identificação do órgão

Conselho Nacional de

Justiça e a da unidade responsável pela elaboração. Identificação do documento Composta pelo tipo de ofício, registrado por extenso, seguido do número de registro e da sigla da unidade expedidora.

Local e data Posicionam-se à direita, na linha imediatamente inferior à da identificação do documento. Não se usa abreviatura. O mês é grafado por extenso. Rejeitem-se registros como BSB, 30.4.09. A forma correta é Brasília, 30 de abril de 2009.

Destinatário Item que indica o receptor do ofício. Composto pela forma de tratamento adequada ao destinatário, pelo nome da autoridade em letras maiúsculas e pelo cargo ou função do destinatário, seguidos do órgão a que pertence, alinhados à esquerda. Caso o ofício tenha mais de uma folha, o destinatário será mencionado apenas na primeira.

Assunto Contém referência ao assunto que motivou o ofício.

Vocativo Invoca o destinatário e é seguido de vírgula.

Texto O texto do ofício deve conter introdução, desenvolvimento e conclusão, nos casos em que o objetivo não seja apenas o de encaminhar documentos. 75

A introdução apresentará de forma objetiva o assunto que motiva o expediente: Encaminho a Vossa Excelência..., Informo a Vossa Senhoria que..., Submeto à apreciação de Vossa Senhoria..., em vez de É com pesar que comunicamos que..., Temos a honra de informar que... O assunto deve ser detalhado no desenvolvimento. Se houver mais de uma ideia, cada uma delas será abordada em parágrafos distintos a fim de que o texto flua com clareza. A conclusão simplesmente reafirma a proposição que motivou o ato.

Fecho Apresenta a saudação ao destinatário. São utilizadas as expressões Atenciosamente e Respeitosamente. A primeira para autoridades de mesma ou de inferior hierarquia e a segunda para autoridades de hierarquia superior à do signatário. O fecho segue o mesmo alinhamento dos parágrafos do texto.

Assinatura Item composto por assinatura, nome e cargo do emitente. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do ofício, há requisitos formais mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado No ofício utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28. A letra

(fonte) utilizada na indicação da unidade responsável pela elaboração do documento deve ser Arial tamanho 14.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Local e Data e Destinatário. Utiliza-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Destinatário e Assunto. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre os campos Assunto e Vocativo. Utiliza-se um espaço simples. E – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto, formado por um espaço simples. F – É o espaçamento entre os campos Texto e Fecho. Utilizam-se dois espaços simples. G – É o espaçamento entre os campos Fecho e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples.

Modelo de Ofício-Circular 2 cm

Conselho Nacional de Justiça Gabinete da Presidência A Ofício-Circular n. 194 / GP Brasília, 18 de março de 2009.

C 3 cm

Assunto: 10 Metas Nacionais de Nivelamento

D Senhor Presidente,

E 1. Como é do conhecimento de Vossa Excelência, no II Encontro Nacional do Judiciário, ocorrido no último dia 16 de fevereiro, em Belo Horizonte, os presidentes dos tribunais brasileiros aprovaram ―10 Metas Nacionais de Nivelamento para o ano de 2009‖, inseridas no contexto do Planejamento Estratégico do Poder Judiciário. 2. Com o intuito de conhecer a realidade dos tribunais em relação a cada uma das metas bem como subsidiar medidas concretas com vistas ao cumprimento dos objetivos já definidos, o Conselho Nacional de Justiça elaborou questionário eletrônico cuja cópia segue anexada. 3. Certo de poder contar com a colaboração de Vossa Excelência, solicito a adoção de medidas que viabilizem a resposta ao questionário no prazo de 30 dias, diretamente no sistema disponibilizado no Portal do CNJ (www.cnj.jus.br/metasdenivelamento). 4. Para agilizar o procedimento, a indicação do responsável pela resposta deverá ser encaminhada ao endereço eletrônico metasdenivelamento@cnj.jus.br, com nome, cargo/função, e-mail institucional e telefone do indicado. 5. Para acompanhar o cumprimento das metas, novos questionários eletrônicos serão disponibilizados em meados e no final de 2009. 2 cm

1,5 cm ou 2 cm

A Sua Excelência o Senhor Ministro CARLOS AUGUSTO AYRES DE FREITAS BRITTO Presidente do Tribunal Superior Eleitoral Brasília – DF

2 cm (Fl. 2 do ofício n. 194 / GP, de 18.3.09)

6. No tocante à Meta 2 - Identificar e julgar todos os processos judiciais distribuídos até 31/12/2005 -, em 1º grau, 2º grau ou tribunais superiores informo que, até 31 de maio de 2009, será solicitado o detalhamento do quantitativo de processos por unidade judiciária - zona eleitoral e gabinete de desembargador/ministro. Diante disso, sublinho a necessidade de, desde já, serem adotadas as providências cabíveis para possibilitar o envio tempestivo dessa informação. 7. Por fim, peço-lhe que dê ampla divulgação das 10 Metas Nacionais de Nivelamento no âmbito desse tribunal, e que faça chegar cópia do presente ofício a todos os magistrados, com solicitação de especial empenho para o seu efetivo cumprimento.

F Atenciosamente, Assinatura Nome Cargo

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

2 cm

Ordem de Serviço Constitui incumbência determinada por escrito, de caráter eminentemente operacional, expedida pelo chefe imediato, com vigência limitada ao tempo de execução da tarefa.

Elementos

A ordem de serviço compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre Compõe-se da identificação do órgão

Conselho Nacional de

Justiça e da unidade responsável pela elaboração. Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Preâmbulo Inicia a ordem de serviço e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato seguida normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições‖ e das considerações que justificam a expedição da ordem de serviço. Nas considerações, devem-se citar a norma que fundamenta o ato e outros motivos. É comumente finalizado com a expressão ―resolve‖.

Texto É o conteúdo da ordem de serviço, o que ela regula ou expressa. Pode conter tantos parágrafos quantos forem necessários, numerados por algarismos arábicos, os quais, se for o caso, poderão desdobrar-se em alíneas. 80

Assinatura Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da ordem de serviço, há requisitos formais mínimos que devem ser atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na ordem de serviço utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

Modelo de Ordem de Serviço 2 cm

Conselho Nacional de Justiça Departamento de Gestão Estratégica A ORDEM DE SERVIÇO N. 2, DE 13 DE ABRIL DE 2009.

3 cm

O Gestor do Contrato n. 12/2009, no uso de suas atribuições e tendo em vista o disposto no inciso III da Cláusula Quarta do referido Contrato, celebrado entre a União, por intermédio do Conselho Nacional de Justiça e Empresa BCA Serviços de Informática Ltda – ME para contratação de serviços de suporte técnico para implantação de softwares de Escritório de Projetos (Pregão Eletrônico n. 38/2008 – Processo Administrativo/CNJ n. 334.171, resolve: 1. Solicitar a Prestação de serviço de suporte técnico para parametrização (segunda fase) dos softwares do Escritório de Projetos do Conselho Nacional de Justiça, conforme as especificações e condições estabelecidas nos Anexos I, III e IV do Edital.

C Assinatura Nome Cargo

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

Portaria Portaria é ato emanado de ministro de Estado, secretário de Estado, dirigente de entidade da Administração Pública Federal, presidente ou diretor-geral de secretaria de tribunal, destinado a instruir sobre assuntos concernentes à administração, especialmente os relacionados a pessoal (admissão, exoneração, delegação de competência, designação, elogio, punição, etc.). A portaria é usada ainda para orientar os servidores na aplicação de textos legais, além de disciplinar matéria não regulada em lei, entre outros.

Elementos

A portaria compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a portaria. A ementa ficará alinhada à direita.

Preâmbulo Inicia a portaria e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do 84

ato:―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖ ou ―O SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO NACIONAL DE JUSITÇA‖, seguida normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições‖, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da portaria. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo se encerra com a expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo parágrafo utilizando-se letras maiúsculas e em negrito.

Texto É o conteúdo da portaria, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da portaria, há requisitos formais mínimos a serem atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na portaria utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12; 85



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a Expressão RESOLVE. Formado por dois espaços simples. E – É o espaçamento entre a Expressão RESOLVE e o campo Texto. Formado por dois espaços simples. F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

Modelo I de Portaria 2 cm

Conselho Nacional de Justiça A PORTARIA N. 527, DE 5 MAIO DE 2009.

B Designa integrante do Grupo Gestor Nacional do Programa Casas de Justiça e Cidadania.

CONSIDERANDO o disposto nas Portarias Nº 499 e 500, de 07 de abril de 2009, que criou o Grupo Gestor Nacional do Programa Casas de Justiça e Cidadania,

D RESOLVE:

E Art. 1º Designar BRUNO TERRA DIAS, Juiz de Direito da Comarca de Belo Horizonte - MG para compor o Grupo Gestor Nacional das Casas de Justiça e Cidadania. Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

F Assinatura Nome

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

Modelo II de Portaria 2 cm

Conselho Nacional de Justiça A PORTARIA N. 434, DE 20 ABRIL DE 2009.

B Designa gestor do Acordo de Cooperação Técnica n. 022/2009.

3 cm

O SECRETÁRIO-GERAL DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, nos termos do artigo 67 da Lei n° 8.666/93, com fundamento na Portaria nº 238, de 02 de maio de 2008, e tendo em vista o que consta do Processo n° 334.441,

D RESOLVE:

E Art. 1º Designar o servidor Otávio Nery Cipriani, matrícula n. 1245, como gestor do Acordo de Cooperação Técnica n. 022/2009, e como gestor substituto o servidor Marcelo Nogueira Lino, matrícula n. 1198, para acompanharem e fiscalizarem o referido Acordo, celebrado entre Conselho Nacional de Justiça e a Caixa Econômica Federal. Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua assinatura.

F Assinatura Nome Cargo

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

Recomendação É o ato de competência do Plenário, com numeração seguida e ininterrupta, destinado ao aperfeiçoamento das atividades dos órgãos do Poder Judiciário em matérias relacionadas com a competência do Plenário.

Elementos

A recomendação compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a recomendação.

Preâmbulo Inicia a recomendação e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: ―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais‖, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da recomendação. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo normalmente se encerra com a expressão ―RESOLVE RECOMENDAR aos Tribunais‖, registrada em um novo parágrafo com as 89

palavras Resolve e Recomendar em letras maiúsculas e em negrito e as demais palavras em letras minúsculas sem negrito.

Texto É o conteúdo da recomendação, o que ela regula ou expressa. O assunto, dividido em parágrafos, deve ser indicado em algarismos romanos exceto o fecho.

Fecho Apresenta-se usualmente com a expressão Publique-se e encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais de Justiça, ou expressão equivalente.

Assinatura Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da recomendação, há requisitos formais mínimos a serem atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na recomendação utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas; 90



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a Expressão RESOLVE RECOMENDAR aos Tribunais. Formado por dois espaços simples. E

–

espaçamento

entre

Expressão

RESOLVE

RECOMENDAR aos Tribunais e o campo Texto. Formado por dois espaços simples. F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

Modelo de Recomendação 2 cm

Conselho Nacional de Justiça A RECOMENDAÇÃO N. 21, DE 16 DEZEMBRO DE 2008.

B Recomenda aos Tribunais ações no sentido da recuperação social do preso e do egresso do sistema prisional. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, e CONSIDERANDO o art. 1º da Lei de Execução Penal (Lei nº 7.210/84), que dispõe que um dos objetivos da execução penal é o de proporcionar condições para a harmônica integração social do condenado e do internado; CONSIDERANDO o disposto no art. 28 da Lei de Execução Penal (Lei nº 7.210/84), que estabelece o trabalho do condenado como dever social e condição de dignidade humana, com finalidade educativa e produtiva; CONSIDERANDO que a realidade constatada pelo Conselho Nacional de Justiça, nos mutirões carcerários, indica a necessidade de medidas concretas de capacitação profissional e reinserção do preso e do egresso do sistema prisional; CONSIDERANDO o que dispõe o artigo 24, XIII, da Lei nº 8.666/93, quanto à possibilidade de dispensa de licitação na contratação de instituição dedicada à recuperação social do preso; CONSIDERANDO a vigência do termo de cooperação técnica celebrado entre o Conselho Nacional de Justiça e o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial – com a interveniência da Confederação Nacional da Indústria; CONSIDERANDO o que foi decidido na sessão do dia 16/12/2008;

D RESOLVE RECOMENDAR aos Tribunais:

2 cm

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

2 cm (Fl. 2 da recomendação n. 21, de 16.12.08)

1,5 cm ou 2 cm

I – A implementação do termo de cooperação técnica celebrado entre o Conselho Nacional de Justiça e o Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial, com a interveniência da Confederação Nacional da Indústria, notadamente com relação à qualificação profissional de presos e egressos do sistema prisional; II – A adoção de programas de recuperação e reinserção social do preso e do egresso do sistema prisional, inclusive com o aproveitamento de mão-de-obra para serviços de apoio administrativo no âmbito da administração do Poder Judiciário, tendo como fundamento o disposto no artigo 24, XIII, da Lei nº 8.666/93; III – a celebração de convênios com as Secretarias de Estado responsáveis pela administração carcerária, a fim de viabilizar os programas referidos no item II. Publique-se e encaminhe-se cópia desta Recomendação a todos os Tribunais de Justiça.

3 cm

F Assinatura Nome

2 cm

Relatório O relatório é uma descrição pormenorizada de determinada atividade, de um projeto específico ou do período de tempo em que se desenvolveu uma ou várias tarefas e normalmente destina-se a autoridade superior. Os relatórios, com freqüência, são submetidos a pessoas que não participaram das atividades de maneira efetiva. Muitas vezes, a avaliação de um trabalho depende da linguagem do relatório. Por esse motivo, o discurso deve ser fluente, com parágrafos bastantes a separarem os assuntos entre si, e a escrita suficientemente clara para não deixar dúvida quanto ao método empregado ou à interpretação dos resultados. O remetente do relatório é o titular do setor ou os membros de comissão designada para objetivo específico. No plano de trabalho, nada deverá ser esquecido, e as tarefas devem ser mencionadas pela ordem em que foram desenvolvidas. Elabore uma lista exaustiva de todas as tarefas, procure reunir o maior número de informações sem desprezar nenhum tipo de minúcia. Ordene cronologicamente a lista, pois umas atividades poderão ter conduzido a outras e assim sucessivamente. Idealize uma estrutura para o relatório, que deverá conter introdução, desenvolvimento e conclusão.

Elementos

Preliminares ou pré-texto  Capa/Folha de rosto: é a fonte principal de identificação, facilita a consulta e dá informação imediata sobre o trabalho. Deve conter as seguintes informações: cabeçalho, número, título e data do relatório. a) Cabeçalho: centralizado no documento, com o nome da instituição em letras maiúsculas e o da unidade à

qual pertence o remetente em letras maiúsculas e minúsculas.

b) Número: relatórios só são numerados quando se referem ao acompanhamento periódico de uma atividade ou projeto, ou quando houver mais de um sobre o mesmo assunto. A numeração deverá ser colocada

dois

espaços

abaixo

cabeçalho,

centralizada, e conterá o nome do documento: Relatório

(com

inicial

letra

maiúscula);

expressão abreviada n. (número) em letra minúscula; o número seqüencial, controlado pela comissão ou unidade responsável pela emissão do relatório; a barra, seguida do ano vigente (utilizam-se quatro dígitos); e o hífen seguido da sigla da unidade emitente. Ex.: Relatório n. 5/2004-CDJU.

c) Título: em letras maiúsculas e em negrito, posicionado no centro vertical e horizontal da capa/folha de rosto, contém o objetivo do relatório ou o ato que designou a comissão. Ex.: Relatório de Elaboração do ―Manual de Atos Oficiais Administrativos‖ do Conselho Nacional de

Justiça

Relatório

Atividades

Departamento de Gestão Estratégica no exercício de 2009.

d) Local e data (mês e ano): inseridos na parte inferior da capa/folha de rosto, por extenso, centralizados, apenas a inicial do nome do local em letra maiúscula, sem pontuação final.  Ficha técnica: pode conter as seguintes informações: a) solicitante do trabalho; 95

b) responsável pela elaboração do texto — pessoa ou grupo;

c) instituições, órgãos ou unidades que contribuíram para a execução do projeto ou das atividades relatadas;

d) outros documentos que o trabalho cancela ou substitui parcial ou integralmente;

modificações

técnicas

significativas

introduzidas

relativamente a edições desse mesmo trabalho;

f) a estrutura do trabalho: como ele foi subdividido e se existem anexos. Observação: o solicitante do trabalho e o responsável pela elaboração do texto são itens obrigatórios na ficha técnica.  Resumo executivo: é uma versão condensada do documento. Deve apresentar a tese do relatório, dados objetivos que confirmem

essa

tese

final,

medidas

que

podem/devem/convêm ser tomadas e, eventualmente, os custos financeiros inerentes à sua implementação.  Sumário: é a indicação, no início de um relatório ou projeto, de como se subdivide o trabalho. Deve ser feito para facilitar a consulta.

Texto  Introdução: deverá abordar, na sua globalidade, o projeto em que se integra o trabalho individual do autor ou dos autores do relatório, como as atividades se iniciaram e qual a duração real ou estimada. Deverá referir ainda qual a posição do sujeito em relação à sua participação: se se tratou de um trabalho isolado, em grupo, ou integrado em uma equipe mais 96

vasta, com divisão de tarefas, além de explicitar a estrutura de desenvolvimento do relatório. Podem-se acrescentar ainda alguns antecedentes relevantes, a metodologia usada, a tese central a ser defendida e a síntese dos argumentos.  Desenvolvimento: deverá referir, por fases e em pormenores, a maneira como se desenvolveu a participação do sujeito no projeto, o decorrer do trabalho em si e enumerar os aspectos positivos ou, eventualmente, os negativos dos métodos utilizados. As informações e a seqüência do relatório variam de acordo com o tipo de trabalho a ser relatado. Devem-se apresentar

fatos,

dados,

análises

argumentos

que

justificarão a validade da argumentação e do posicionamento com relação à tese já apresentada na introdução. Divide-se em tantos tópicos, seções e subseções quantos forem necessários para o detalhamento do assunto. A subdivisão em núcleos temáticos e a apresentação de dados estatísticos e ilustrações, seguidas das respectivas análises e comentários, são estratégias motivadoras para a leitura do texto.  Conclusão: o relatório poderá ser rematado com uma autoavaliação consciente, objetiva e realista. Basta apenas recapitular os principais argumentos descritos no corpo, reafirmar as informações para enfatizá-las e, se for o caso, recomendar, sugerir ou propor ações e procedimentos que devam ser adotados para solucionar a questão.

Local e data Inseridos dois espaços abaixo do final do texto, por extenso, centralizados, sem qualquer supressão, apenas com a inicial do nome do local em letra maiúscula.

Assinatura Item que consta de assinatura, nome e cargo do signatário. Esses elementos devem ser centralizados na página.

Relatórios mais simples podem conter apenas cabeçalho, número do relatório, quando for o caso, título, texto, local e data, e assinatura. Tais elementos podem vir em seqüência, separados por espaços simples, dispensando a divisão em páginas.

Modelo de Relatório 2 cm

Conselho Nacional de Justiça

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Departamento de Gestão Estratégica

RELATÓRIO DAS ATIVIDADES DE ELABORAÇÃO DO MANUAL DE ATOS OFICIAIS ADMINISTRATIVOS DO CONSLEHO NACIONAL DE JUSTIÇA

Brasília, maio de 2009

2 cm

2 cm FICHA TÉCNICA

Solicitante do trabalho: ...

Supervisão: ...

Coordenação: ...

1,5 cm ou 2 cm

Equipe de pesquisa, elaboração e revisão: ...

3 cm

Colaboração: ...

Formatação: ...

Estrutura da obra: O Manual de Atos Oficiais Administrativos divide-se em cinco capítulos: Princípios Gerais, Norma Básicas para Elaboração de Atos Oficiais Administrativos, Atos Oficiais Administrativos, Projeto Básico e Bibliografia.

2 cm

100

2 cm RESUMO

3 cm

1,5 cm ou 2 cm

Este relatório descreve as etapas de elaboração do Manual de Atos Oficiais Administrativos do Conselho Nacional de Justiça. Os itens descritos são a metodologia do trabalho, baseada em pesquisa bibliográfica e documental, o desenvolvimento de cada fase, que compreendeu atividades individuais e em grupo, os recursos necessários, o cronograma e a supervisão do trabalho. O relatório inclui, ainda, levantamento da bibliografia utilizada durante a pesquisa.

2 cm

101

2 cm SUMÁRIO

3 cm

1,5 cm ou 2 cm

Introdução..............................................................................................................8 Metodologia utilizada.............................................................................................9 Etapas de elaboração..........................................................................................11 Recursos.............................................................................................................13 Humanos.........................................................................................................13 Materiais..........................................................................................................13 Financeiros......................................................................................................13 Coordenação e supervisão..................................................................................15 Cronograma de atividades..................................................................................16 Bibliografia...........................................................................................................17 Anexo único – Levantamento bibliográfico para elaboração do manual.............18

2 cm

102

2 cm

3 cm

1,5 cm ou 2 cm

Texto

BrasĂlia, 30 de abril de 2009.

Assinatura Nome Cargo

2 cm

103

Requerimento É o instrumento por meio do qual o requerente se dirige a autoridade administrativa para solicitar o reconhecimento de um direito ou a concessão de um pedido, sob o amparo de lei ou norma reguladora. De acordo com Oliveira Lima, ―o requerimento só contém dois parágrafos. O primeiro terá um só período, com a identidade completa do peticionário, inclusive a profissão, residência e domicílio, bem como a explicitação do direito ou da concessão pedida. No segundo, ocorre a forma terminal, em uma ou duas linhas. Será sempre redigido em terceira pessoa‖.

Elementos

São apresentados, a seguir, os elementos indispensáveis à elaboração do requerimento.

Identificação do documento Basta escrever a palavra requerimento em letras maiúsculas, em negrito e de forma centralizada no papel.

Vocativo Invoca o destinatário, com a forma adequada de tratamento, a indicação do cargo da autoridade e o nome do órgão a que se dirige. Não se menciona o nome da autoridade. Ex.: Senhor SecretárioGeral do Conselho Nacional de Justiça.

Texto É o conteúdo do requerimento, aquilo que se solicita. Inicia-se com o nome do requerente e sua identificação, composta do maior número possível de informações, seguido do objeto do requerimento, com a indicação dos fundamentos legais que dão base à solicitação.

104

Fecho O fecho mais comumente utilizado é Nesses termos, pede deferimento. Usa-se também Pede deferimento.

Local e data O local e a data devem ser escritos por extenso.

Assinatura Esse elemento ficará centralizado na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração do requerimento, há requisitos formais mínimos a serem atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado No requerimento utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

105

A – É o espaçamento entre a margem superior da página e o campo Identificação do documento. São utilizados cinco espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Vocativo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Vocativo e Texto. Formado por dois espaços simples. D – É o espaçamento entre os campos Texto e Local e data. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. E – É o espaçamento entre os campos Local e data e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

106

Modelo de Requerimento 2 cm

A REQUERIMENTO

B Senhor Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça, Matheus Alencar Sousa, servidor deste Conselho, Analista Judiciário, matrícula 12345, lotado no Departamento de Gestão Estratégica, requer a Vossa Senhoria licença para tratar de assuntos particulares pelo prazo de quatro meses a contar de 30 de abril de 2009, com base no artigo 91 da Lei n. 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nesses termos, pede deferimento. 3 cm

D Brasília, 6 de abril de 2009.

E Matheus Alencar Sousa Analista Judiciário

2 cm

107

1,5 cm ou 2 cm

Resolução É o ato de competência do Presidente, com numeração seguida e ininterrupta, destinado a comunicar as deliberações do Plenário.

Elementos

A resolução compreende a ordem normatizadora e a matéria normatizada. A ordem normatizadora constitui o preâmbulo, e a matéria normatizada diz respeito à própria comunicação do ato, que é o texto.

Timbre Compõe-se do brasão e da identificação do órgão

Conselho

Nacional de Justiça. Identificação do documento Composta pelo nome do ato por extenso e em letras maiúsculas, seguido do número e da data de expedição.

Ementa Contém o resumo do assunto que motivou a resolução.

Preâmbulo Inicia a resolução e não integra a matéria normatizada, que corresponde ao texto. O preâmbulo é aberto com a nominação do expedidor do ato: ―O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA‖, seguida normalmente da expressão ―no uso de suas atribuições constitucionais e regimentais‖, ou equivalente, e das considerações que justificam a expedição da resolução. Nas considerações, deve-se citar a norma que fundamenta o ato. O preâmbulo se encerra com a expressão ―RESOLVE‖, registrada em um novo parágrafo e em letras maiúsculas.

108

Texto É o conteúdo da resolução, o que ela regula ou expressa. Tem a mesma estrutura do texto legislativo, com a divisão do assunto em artigos, parágrafos, incisos e alíneas.

Assinatura Item composto pela assinatura e pelo nome da autoridade expedidora. Esses elementos ficarão centralizados na página.

Requisitos mínimos de Leiaute

Na elaboração da resolução, há requisitos formais mínimos a serem atendidos para assegurar a boa apresentação do documento.

Tipo de letra (fonte) a ser utilizado Na resolução utiliza-se o tipo de letra (fonte) Arial. O tamanho da letra (corpo) deve ser 12. No Timbre, o nome

Conselho Nacional de Justiça deve constar

com as letras iniciais em caixa-alta (maiúsculas), em negrito e de forma centralizada. A tipologia do Timbre será a Kunstler Script, tamanho 28.

Formatação 

PapeI A4;



Fonte (letra) Arial tamanho 12;



Espaço simples entre as linhas;



Margem superior: 3 cm;



Margem inferior: 2 cm;



Margem direita: 1,5 cm ou, se o texto for muito pequeno, 2 cm;



Margem esquerda: 3 cm;



Parágrafo: 2,5 cm No computador, a tecla de tabulação equivale a 1,25 cm.

109

A – É o espaçamento entre os campos Timbre e Identificação do documento. São utilizados dois espaços simples entre os dois campos. B – É o espaçamento entre os campos Identificação do documento e Ementa. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. C – É o espaçamento entre os campos Ementa e Preâmbulo. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos. D – É o espaçamento entre o campo Preâmbulo e a Expressão RESOLVE. Formado por dois espaços simples. E – É o espaçamento entre a Expressão RESOLVE e o campo Texto. Formado por dois espaços simples. F – É o espaçamento entre os campos Texto e Assinatura. Utilizam-se dois espaços simples entre os dois campos.

110

Modelo de Resolução 2 cm

Conselho Nacional de Justiça A RESOLUÇÃO N. 67, DE 3 MARÇO DE 2009.

B Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça e dá outras providências. O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, no uso de suas atribuições, tendo em vista o decidido em 79ª Sessão Ordinária de 03.03.2009, nos autos do procedimento Comissão 20090000008320, e com base no disposto no § 2º do art. 5º da Emenda Constitucional nº 45, de 8.12.2004, publicada no Diário Oficial da União de 31.12.2004,

D RESOLVE:

E Art. 1º Aprovar o Novo Regimento Interno do Conselho Nacional de Justiça, que sob a forma de anexo passa a integrar a presente Resolução. Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação e revoga a Resolução nº 2, de 16 de agosto de 2005 e suas alterações.

F Assinatura Nome

2 cm

111

1,5 cm ou 2 cm

3 cm

Elementos Acessórios Anexos

Anexos são

documentos acessórios que acompanham e

complementam a correspondência principal.

Recomendações:  Os anexos podem ser designados por algarismos arábicos ou por letras maiúsculas.  Se houver apenas um anexo, dá-se a ele o nome de Anexo único. Se houver vários, no primeiro escreve-se Anexo n. 1 e no último, Anexo n. x e último.  Quando se faz referência a alguma página de um anexo, procede-se da seguinte forma: Anexo 1/2 (que significa anexo n. 1, página 2); Anexo 9/3 (que significa anexo n. 9, página 3); Anexo n. x e último/5 (que significa anexo n. x e último, página 5).  Quando são vários anexos, no texto do documento principal deve-se mencionar a quantidade. Ex.: Anexos: 6., o que indica que há seis anexos no total.  Havendo apenas um anexo, escreve-se no texto principal o nome do anexo. Ex.: Anexas: Notas promissórias.  Observe-se rigorosamente a concordância nominal. Ex.: Anexas:

notas

promissórias;

Anexos:

documentos

assinados; Anexa: guia de recolhimento; Anexo: pedido assinado. 112

 Não utilize a expressão em anexo.

Tabelas, gráficos, figuras e quadros

Tabelas, gráficos, figuras e quadros organizam as informações em ordem lógica e tornam as comparações mais fáceis e acessíveis ao leitor, além de economizarem espaço. Assim, servem para ilustrar e agilizam o entendimento da informação.

Recomendações:  As tabelas, figuras ou ilustrações contidas em um documento devem ser intercaladas no texto, logo após serem citadas pela primeira vez, e numeradas em algarismos arábicos, seqüencialmente.  Nas tabelas os títulos vêm acima; nas figuras, abaixo.  Evite abreviar palavras dentro de gráficos, tabelas e quadros.  As legendas internas devem obedecer a um padrão. Prefira a letra maiúscula apenas no início da primeira palavra.  As palavras figura, quadro, anexo e tabela, no texto, quando seguidas de numeração, devem ser grafadas com a letra inicial maiúscula. Ex.: Figura 1.7; Quadro 2.5; Tabela 3.7.  Somente a primeira palavra da legenda terá letra inicial maiúscula. Após a numeração não se usa o ponto. Ex.: Figura 1.7 Números de computadores.

113

 Não se destacam as palavras figura, quadro e tabela nas legendas. Os números são separados por ponto e a legenda vem em itálico. Ex.: Figura 1.7 Número de computadores.; Quadro 3.2 Consumo de energia.; Tabela 4.4 Servidores exonerados.  Após toda e qualquer legenda, coloque o ponto final.  Não abrevie as palavras figura, tabela, quadro e anexo no texto ou na legenda.

114

PROJETO BÁSICO E PROJETO EXECUTIVO

115

Projeto Básico A licitação de obras e serviços no âmbito da administração pública deve ter início a partir de projeto básico que apresente o que se quer realizar, como, quando, onde e por quê. Dispõe o art. 7º da Lei no 8.666/93, verbis: Art. 7º As licitações para a execução de obras e para a prestação de serviços obedecerão ao disposto neste e, em particular, à seguinte sequência: I – projeto básico; II – projeto executivo; [...].

Diz ainda o § 2º do mesmo artigo: As obras e os serviços somente poderão ser licitados quando: I – houver projeto básico aprovado pela autoridade competente e disponível para exame dos interessados em participar do processo licitatório. (Grifo nosso.)

O professor Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, autor do livro Contratação direta sem licitação (5. ed., Editora Brasília Jurídica, 1999) publicou artigo intitulado Projeto básico nas licitações no caderno Direito e Justiça do jornal Correio Braziliense, assim defendendo: Entre as boas inovações trazidas pela Lei nº 8.666/93, que disciplinou no âmbito da administração pública o tema licitações e contratos, está a obrigatoriedade do projeto básico para a contratação de qualquer obra ou serviço. Conquanto ainda continuem alguns a sustentar que essa exigência só cabe para as contratações na área de engenharia, a interpretação literal indica, de forma clara, que esse requisito foi pontualmente estabelecido pelo legislador pátrio de modo amplo. Efetivamente o art. 7º, notadamente no § 2º, inciso I, da lei em epígrafe, coloca a necessidade da prévia elaboração de projeto básico, estabelecendo que somente poderão ser licitados os serviços e obras depois de atendida essa exigência.

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Antes de passar aos requisitos do projeto básico, convém conceituá-lo, como também projeto executivo, obra e serviço, de acordo com as disposições do art. 6º da Lei no 8.666/93.

Projeto básico é entendido como: O conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução.

Isso quer dizer fundamentalmente que o projeto básico consiste no mais amplo detalhamento do objeto, de modo que seja perfeitamente identificado o que pretende o órgão licitante e as circunstâncias e o modo exatos de realização da obra ou do serviço.

Obra é definida como toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação, realizada por execução direta ou indireta.15

Serviço recebe a definição de: Toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais.

Projeto executivo é conceituado como:

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso IX. Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso I. 16 Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso II. 15

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[...] O conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução completa da obra, de acordo com as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT)[...].

Requisitos

A Lei de Licitações e Contratos dispõe: Art. 12. Nos projetos básicos e projetos executivos de obras e serviços serão considerados principalmente os seguintes requisitos: I – segurança; II – funcionalidade e adequação ao interesse público; III – economia na execução, conservação e operação; IV – possibilidade de emprego de mão-de-obra, materiais, tecnologia e matérias-primas existentes no local para execução, conservação e operação; V – facilidade na execução, conservação e operação, sem prejuízo da durabilidade da obra ou do serviço; VI – adoção das normas técnicas de saúde e de segurança do trabalho adequadas; VII – impacto ambiental.

Padronização

As obras e serviços destinados aos mesmos fins deverão ter projetos básicos padronizados, classificados por tipos, categorias ou classes, exceto quando o projeto-padrão não atender às condições peculiares do local ou às exigências especificadas do empreendimento (art. 12 da Lei nº 8.666/93).

Elementos

O projeto básico deverá conter, de acordo com o inciso IX do art. 6º da Lei no 8.666/93, os seguintes elementos: a) desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos constitutivos com clareza;

17 18

Lei no 8.666/93, art. 6o, inciso X. Redação dada pela Lei no 8.883, de 1994. 118

b) soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem; c) identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução; d) informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para sua execução; e) subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso; f) orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente avaliados.

Elaboração

Considerações iniciais É essencial que o projeto básico apresente todas as referências do material a ser comprado ou do serviço a ser contratado.

Quem faz o projeto básico É conveniente que o projeto básico seja elaborado pela unidade que solicita o serviço ou a obra. Ela é quem sabe exatamente o que deseja e o que será necessário para a satisfação de sua necessidade. Sabe o que quer, como, por que, quando, de que forma e em que condições, o que lhe permite fazer todo o detalhamento do serviço ou da obra. Pode ainda ser contratado pessoal técnico especializado para a elaboração do projeto básico. Isso irá depender do objeto do contrato, como no caso de ele exigir, por exemplo, informação técnica de alta complexidade.

Quando elaborar o projeto básico O projeto básico é a peça inicial que servirá para instruir o processo licitatório e deverá acompanhar a solicitação. Isso agilizará a análise 119

do pedido. É provável que a Subsecretaria de Material, Compras e Contratos ou a Comissão Permanente de Licitação venham a ter dúvidas em relação a alguns pontos do projeto, o que exigirá entrosamento e permanente diálogo entre as unidades envolvidas. Quando se faz um projeto básico, por mais que se tenha detalhado o objeto, não se deve dar o trabalho por concluído; antes, deve-se auxiliar no desenvolvimento das atividades da equipe de licitação, até a finalização do serviço ou da obra.

Desenvolvimento do projeto básico Para o bom desenvolvimento do projeto básico, deve o seu elaborador: 1. Ter visão global do objeto a ser licitado Deve-se conhecer integralmente o objeto da licitação, para identificar os elementos que constituirão o projeto básico. Começa-se pela necessidade identificada e o objetivo que se pretende atingir. – A necessidade permitirá delinear, além do conteúdo do objeto, a fundamentação da justificativa. – O objetivo a ser atingido ajudará na especificação do objeto do projeto básico.

2. Informações técnicas e especializadas De acordo com o projeto, caso não se disponha de informações técnicas e especializadas sobre o serviço ou obra, deve-se solicitá-las de outras unidades e fazer pesquisas sobre o assunto. A Internet é hoje um excelente instrumento para a obtenção de informações atuais sobre as diversas áreas do conhecimento. A preocupação do projetista deve ser assegurar o melhor resultado possível à execução da obra ou do serviço, de modo que não haja problema em qualquer das fases de sua contratação ou da execução.

3. Execução da obra ou do serviço Não se deve deixar de pensar na execução da obra ou do serviço. Não basta dizer o que se quer. Em qualquer caso, serviço ou obra, o 120

projetista deverá planejar toda a sua execução. Durante o planejamento, serão decerto identificadas muitas das necessidades que deverão ser contempladas no projeto básico.

4. Imaginação e criatividade É fundamental para a elaboração de um projeto básico que se lance mão da imaginação e da criatividade. Imaginar e criar mentalmente todas as fases do projeto e todos os recursos necessários para a execução da obra ou do serviço evita omissões ou impropriedades. A melhor maneira de trabalhar com essas duas variáveis é: a) colocar-se no lugar de quem vai usufruir do serviço ou do material; b) colocar-se no lugar da pessoa que analisará o projeto; e, finalmente c) colocar-se no lugar da empresa ou da pessoa física que oferecerá as propostas.

5. Planilha de custo Deve-se apresentar uma planilha do custo estimado para a obra ou serviço, a fim de subsidiar a tomada de decisão da autoridade administrativa.

6. Disponibilidade orçamentária No caso de a unidade solicitante gerenciar algum programa orçamentário e a despesa constar do orçamento, deve-se fazer essa observação e informar o saldo orçamentário. Caso contrário, essa informação deverá ser prestada pela Subsecretaria de Orçamento e Finanças ou pela Secretaria de Administração – conforme a situação de cada órgão. Finalizando, deve-se justificar a ausência de um modelo de projeto básico neste trabalho. Considera-se que apresentar um padrão de projeto traria mais desvantagens que benefícios à organização, pois poderia redundar numa espécie de ―engessamento‖ de forma para o projetista. 121

Uma forma livre de elaborar o projeto básico atende mais às exigências de especificação de obras ou serviços a serem contratados pela administração. Isso possibilita ao projetista usar sua criatividade, para que conceba o projeto que melhor especifique os elementos do serviço ou da obra. Por isso, optou-se por apresentar apenas um roteiro com os elementos básicos para elaboração de um projeto básico:

a) Objeto Apresenta, sucintamente, a definição e as características do serviço a ser contratado ou da aquisição a ser feita, com os requisitos técnicos e sua quantificação, conforme o disposto no art. 6º, IX, da Lei nº 8.666/93. As especificações mais complexas não devem constar deste tópico; serão objeto dos anexos deste projeto. O texto do objeto deve ser claro e objetivo, uma vez que a publicidade dos processos licitatórios é feita com a divulgação do objeto no respectivo extrato licitatório.

b) Justificativa Demonstra a necessidade da contratação, o que a motivou, os benefícios diretos e indiretos esperados, a natureza do serviço (se continuado ou não, se se trata de caso de inexigibilidade/dispensa de licitação ou não), etc. A justificativa deve informar se a contratação/aquisição é enquadrada como serviço comum – indicação necessária para cabimento de inexigibilidade ou dispensa de licitação –, bem como apresentar estudos preliminares, se houver.

c) Legislação e normas aplicáveis Relaciona leis e decretos com restrições ou recomendações que devam ser consideradas para formulação do objeto a ser licitado ou para a execução do contrato. Caso existam normas e padrões definidos internamente no órgão público responsável pela licitação ou definidos por entidades normativas reconhecidas publicamente (ABNT, ISO, etc.), elas devem ser citadas.

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d) Especificações técnicas do objeto a ser contratado ou descrição detalhada dos serviços. Se o objeto exigir maior detalhamento, as especificações técnicas devem constar do anexo do projeto básico. Caso contrário, podem vir dispostas em subitem do objeto. Para complementar a especificação, é permitida a utilização de fotos, croquis e qualquer outro elemento que sirva para dirimir eventuais dúvidas. No entanto, propostas comerciais ou material publicitário de empresas não podem ser utilizados, pois poderiam induzir à contratação de determinada empresa (serviço ou produto). A utilização desse material só é permitida com justificativa técnica. A descrição dos serviços a serem realizados deve compreender, entre outros itens aplicáveis a cada tipo de objeto, a frequência e a periodicidade; ordem de execução; procedimentos, metodologias e tecnologia a serem empregados; deveres e disciplina exigidos; e demais especificações referentes à execução do serviço. Se sucinta, essa descrição pode integrar o corpo do projeto básico. Caso contrário, deve vir como anexo do projeto.

e) Modelo de ordem de serviço, quando for o caso Caso a execução contratual exija expedição de ordens de serviços, sugere-se que o projeto básico apresente o modelo a ser adotado, que facilitará o acompanhamento da execução e servirá para a elaboração de relatórios estatísticos. Esse modelo deve conter definição e especificação dos serviços a serem realizados; volume de serviços solicitados e realizados, com definição de métricas; resultados ou produtos solicitados e esperados; estimativa demandada e respectiva metodologia para quantificação da estrutura; cronograma de realização dos serviços; custos, com a metodologia utilizada para quantificar; avaliação da qualidade dos serviços realizados; justificativa do avaliador; identificação do emitente da ordem de serviço e do avaliador, entre outros itens que se fizerem necessários.

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f) Metodologia de avaliação da qualidade e de aceite dos serviços Indica os critérios a serem utilizados para aferição de qualidade e aceite dos serviços.

g) Requisitos para execução do contrato Indica o local de realização dos serviços e se haverá necessidade de vistoria do local, com a devida justificativa (a vistoria poderá ser substituída por foto detalhada do local); o local de entrega do equipamento ou material; os dias e horários de realização dos serviços ou de recebimento do equipamento ou material, com indicação do horário de funcionamento do órgão; os procedimentos formais para início do contrato, com indicação de restrições da área de execução dos serviços e identificação de questões de segurança e de privacidade do órgão; a forma de apresentação dos profissionais envolvidos com

execução

contrato

(perfil

técnico,

crachá,

uniforme,

material/equipamento de uso pessoal); os prazos de execução do contrato; entre outros.

h) Forma e prazo para aceitação dos bens e serviços fornecidos Indica os documentos e prazos aplicáveis para efetuar cada uma das aceitações definidas: plano de teste de aceitação, período

funcionamento experimental, prazos para aceitação provisória e definitiva, etc.

i) Forma de garantia de serviços, de equipamentos, de softwares e de material Indica o prazo de garantia (fornecida pelo fabricante ou por outro); a forma de atendimento da assistência técnica; as empresas credenciadas para efetuar a assistência técnica; os tipos de manutenção (preventiva, corretiva, evolutiva, adaptativa); a forma de suporte técnico; a previsão de atualizações; entre outros. Prazos de garantia superiores ao que o mercado oferece normalmente geram contratos mais onerosos à administração pública; por isso, a necessidade de prazos específicos deve ser minuciosamente avaliada e justificada.

j) Documentação a ser fornecida 124

O contratante pode exigir que a empresa apresente plano de gerenciamento, em que deve constar a metodologia que a contratada vai adotar para gerenciar a execução do objeto da licitação. Se necessária a comprovação de capacidade técnica, é neste item que deve ser discriminada a forma (se por meio de cópia; se há necessidade de reconhecimento de firma ou de comprovação da origem do documento, etc.). Pode-se exigir também projeto executivo (item descrito em tópico próprio deste manual) e plano de testes de aceitação (descrição de testes e procedimentos a serem aplicados para aceitação do serviço/produto).

k) Cronograma de entrega e/ou de execução dos serviços Apesar de não ser um item indispensável, é um facilitador. Entretanto, uma vez apresentado o cronograma, a execução contratual fica vinculada a este. Por isso, o cronograma deve apresentar datas exequíveis. Os eventos descritos no cronograma geral devem basear-se, inicialmente, na data de assinatura do contrato. Assim, a entrega de documentos exigidos, por exemplo, pode ser estabelecida no cronograma para um determinado número de dias após a assinatura do contrato e não para uma data expressa. Os itens para composição do cronograma são flexíveis, uma vez que cada objeto merecerá itens próprios.

l) Definição da forma de pagamento A definição da forma de pagamento no projeto básico é útil para que as empresas licitantes possam se programar com relação aos recursos que irão receber ao cumprir cada uma das etapas, fases ou obrigações que fazem parte do objeto licitado, e também para que os setores administrativos do órgão responsável pela licitação possam prever quais serão os desembolsos a serem efetuados no decorrer da execução do contrato.

m) Obrigações da contratada Aqui são descritas as obrigações gerais da contratada, como obrigações

fiscais,

trabalhistas,

execução,

fornecimento,

administração de recursos humanos, entre outras. 125

n) Obrigações da contratante Este item descreve as obrigações gerais da administração.

o) Anexos Os anexos conterão as especificações técnicas mais complexas do objeto (equipamento, material ou serviço) e outros tópicos necessários ao esclarecimento do projeto que, estruturalmente e de acordo com a conveniência, devam ser isolados e apresentados dessa forma.

Projeto executivo O projeto executivo (PE) é um instrumento normativo exigido pela Lei nº 8.666/93 para a execução de obras licitadas no âmbito da administração pública. Pressupõe a existência de um anteprojeto ou projeto básico de arquitetura ou de engenharia, a partir do qual são detalhados no projeto executivo as fases e os modos de execução da obra. Apesar de a exigência de elaboração de projeto executivo restringir-se à execução de obras, nada obsta que possa ser ele produzido para a prestação de serviços de relativa complexidade ou cuja realização exija um maior nível de detalhamento e planejamento. Aliás, avaliando-se a estrutura dos projetos executivos que vêm sendo elaborados pela administração pública, percebe-se que um dos aspectos de maior valia do PE consiste em ser ele um instrumento eficiente de planejamento de execução de atividades. A título de exemplo, tome-se como referência o projeto executivo de arquitetura, para cuja elaboração são utilizadas comumente as seguintes informações, entre outras: a)

anteprojetos

projetos

básicos

arquitetura

e/ou

engenharia; b) anteprojetos ou projetos básicos produzidos por outras áreas técnicas necessários à execução da obra em questão;

126

c) informações de outra natureza consideradas relevantes para a execução do projeto. Entre os documentos técnicos apresentados para a elaboração do projeto executivo de arquitetura constam, por exemplo: a) desenhos: – planta geral de implantação; – planta de terraplenagem; – cortes de terraplenagem; – plantas das coberturas; – cortes (longitudinais e transversais); – elevações (frontais, posteriores e laterais); – plantas, cortes e elevações de ambientes especiais (banheiros, cozinhas, lavatórios, oficinas e lavanderias); – detalhes (plantas, cortes, elevações e perspectivas) de elementos da edificação e de seus componentes construtivos (portas, janelas, bancadas, grades, forros, beirais, parapeitos, pisos, revestimentos e seus encontros, impermeabilizações e proteções); b) textos: – memorial descritivo da edificação; – memorial descritivo dos elementos da edificação, das instalações prediais (aspectos arquitetônicos), dos componentes construtivos e dos materiais de construção; – memorial quantitativo dos componentes construtivos e dos materiais de construção; c) perspectivas interiores ou exteriores, parciais ou gerais (opcionais); d) maquetes interior e exterior (opcionais); e) fotografias, diapositivos, microfilmes e montagens (opcionais); f) recursos audiovisuais, tais como filmes, fitas de vídeo e disquetes (opcionais). Apresenta-se a seguir um roteiro básico para a elaboração do projeto executivo. Convém notar que os itens são desenvolvidos apenas em linhas gerais, tendo em vista que a natureza de cada obra certamente irá impor os níveis de detalhamento necessários ao PE. 127

O projeto executivo pode ser elaborado com a seguinte estrutura:

Apresentação

A apresentação discorre sobre o projeto em seus aspectos gerais, diz da finalidade e da utilidade da obra e das expectativas em torno da execução do projeto.

Justificativa

Fundamenta a necessidade de realização da obra.

Objetivos

Fala do que se pretende alcançar com a obra em âmbito geral e específico.

Objetivo geral O objetivo geral diz do que se pretende atingir ao final da execução do projeto.

Objetivos específicos Os objetivos específicos constituem o que se espera alcançar em cada parte da execução do projeto. Da consecução de cada um dos objetivos específicos resulta a obra finalizada.

Procedimentos metodológicos

Esta parte do projeto detalha os diversos procedimentos que devem ser adotados na execução da obra. Pode ser dividida em várias subpartes, dentre as quais se destacam: levantamentos de toda ordem (ambientais, situacionais, orçamentários, etc.); diagnósticos (que consistem na descrição detalhada de dados e informações que possam contribuir para a boa 128

condução do projeto); e recomendações (conjunto de informações que devem ser levadas em consideração na execução do projeto), entre outras. As principais recomendações devem estar em consonância com os problemas identificados nos diagnósticos e observar as condições limitadoras da execução do projeto.

Matriz operacional

A matriz operacional é o conjunto de dados, que podem inclusive ser fornecidos graficamente, que apontam, se possível em ordem cronológica ou sequencial, as atividades a serem realizadas, os prazos de execução, os responsáveis pelo desenvolvimento dos trabalhos e os equipamentos ou instrumentos necessários para a viabilização dos serviços, entre outras informações que possibilitem o monitoramento das ações.

Orçamento

As ações a serem desenvolvidas devem ser orçadas, se possível com a discriminação das despesas por atividade. As despesas que podem ser assumidas em âmbito interno e as que demandem negociações externas (recursos estaduais, federais e internacionais, entre outros) devem ser discriminadas em separado.

Metas de resultado

As metas são estabelecidas tendo como parâmetros, ou indicadores, as situações apontadas nos diagnósticos.

Monitoramento

O monitoramento destina-se ao acompanhamento das metas parciais e de resultado. A periodicidade do monitoramento é determinada conforme critérios técnicos estabelecidos pela instituição responsável pelo 129

projeto e visa a assegurar o exato cumprimento dos cronogramas e a detectar oportunidades de melhoria na conduĂ§ĂŁo das atividades.

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