MODELAGEM DE NEGÓCIOS PARA SISTEMAS EDUCACIONAIS

Modelagem de Sistema Educacional Visões Como aumentar a participação de mercado em 20% com uma redução de custos de 10% até 31 de dezembro de 2016

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• Serviços

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• Indicadores

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• Especializações

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• [ ... ]

Influências • Atores Internos • Stakeholders Externos

Objetivo Alinhar a estratégia de um sistema educacional de Ensino Médio através da modelagem e integração das arquiteturas conhecidas.

Produtos (Serviços Educacionais Ensino Médio)

Modelo Processo (Realizar Simulado ENEM)

NOTA: a integração é circular onde qualquer modelo conhecido pode ser utilizado como artefato de entrada para a modelagem organizacional.

Indicadores

Metas (Interessados e Requerimentos)

Pessoas

Processo (Realizar Simulado ENEM)

Allan Santos Gustavo H. Dornelas Ronielton R. Oliveira

Modelagem Organizacional - Prof. Dr. Fernando Silva Parreiras

Mestrado Profissional em Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento

Modelagem Organizacional, Prof. Dr. Fernando Silva Parreiras Universidade FUMEC/FACE, ago.-out./2012.

Modelagem de negócios para Sistemas Educacionais: uma abordagem teórica para integração estratégica da arquitetura organizacional

Alan Santos, Gustavo Henrique Dornelas de Deus, Ronielton Rezende Oliveira Mestrandos em Sistemas de Informação e Gestão do Conhecimento Universidade FUMEC/FACE – Faculdade de Ciências Empresariais

Resumo Existem muitos princípios, modelos, técnicas e sistemas de informação que, embora tecnicamente corretos não satisfazem as necessidades do negócio. O pressuposto ocorre pelo uso prematuro e inadequado da tecnologia da informação quando da automação dos processos de negócio existentes, em contrapartida a um entendimento prévio da adequada reformulação destes, com o objetivo de identificar os requisitos e expectativas essenciais do proprietário da informação. Dentro deste contexto, este trabalho apresenta uma abordagem conceitual ao aplicar técnicas de modelagem organizacional através de estudo de caso teórico em uma instituição de ensino fundamental e médio. Buscou-se através da identificação e conhecimento dos modelos empresariais existentes, o fornecimento de subsídios que facilitem a aquisição do conhecimento da organização em seus diversos níveis – estratégico, tático e operacional – pela obtenção dos requisitos organizacionais na perspectiva estratégica com o intuito de aperfeiçoar a compreensão do domínio e a iteração das pessoas, processos e tecnologia, possibilitando o alcance de vantagens competitivas a partir da integração da arquitetura organizacional para alavancagem estratégica do negócio.

Palavras chave: Arquitetura Organizacional, Estratégia, Modelagem Introdução As empresas reconhecem a necessidade de entender suas próprias estruturas organizacionais para simplificar a integração entre seus processos, tecnologia e pessoas. Esta combinação homogênea favorece a execução das atividades, tornando-as ágeis e apoia o compartilhamento dos dados permitindo um mapeamento dos processos-chave e estruturas de informação, possibilitando a conversão do conhecimento tácito em explícito para os processos táticos dentro da organização de modo a privilegiar a assertividade na tomada de decisão.

Os estudos sobre novas abordagens de modelagem prospectadas por ontologias, modelos de arquitetura empresarial e padrões de análise, subsidiam a carência estrutural de entendimento ao permitir a visualização em diversas perspectivas da associação em que as metas adquirem forma e propiciam perceber como os processos de negócio estão interrelacionados com os objetivos estratégicos.

Uma instituição de ensino fundamental, médio ou superior apresenta características intrínsecas a uma organização, sendo necessária excelência no planejamento operacional, tático e estratégico, além de uma maior cooperação entre os colaboradores para o sucesso do empreendimento, haja vista sua atividade empresarial regulada por diversas formas de avaliação e resultados, no competitivo ambiente local do mercado da educação continuada.

O problema que motivou o desenvolvimento deste trabalho pode ser identificado ao se buscar as relações para o estabelecimento de uma modelagem organizacional que associe os 1

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processos institucionais às metas estratégicas de uma escola, atendendo às perspectivas dos ensinos fundamental e médio, segundo os critérios estabelecidos pelo Ministério da Educação e Cultura (MEC).

As metas estratégicas mais comuns observadas para um período que tende a um médio e longo prazo consistem, de forma genérica, em maximizar os lucros dos acionistas, diminuir os custos organizacionais e aumentar a participação do negócio educacional no mercado. O objetivo geral deste trabalho é apresentar conceitualmente o arcabouço de uma modelagem organizacional para o sistema educacional de uma instituição de ensino médio, através da análise de processos de negócio que contemplam algumas das atividades relacionadas ao Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM).

Esse trabalho está estruturado em quatro partes. A primeira parte, denominada conceitos, apresenta a síntese do quadro teórico que fundamenta a discussão; a segunda parte descreve a metodologia de pesquisa adotada; a seguir é realizada a análise da abordagem observada. Por fim, na última parte são apresentadas as considerações finais, onde são relacionadas às observações sobre os construtos que delinearam o estudo.

2. Conceitos 2.1 Modelo de Processo Segundo Smith (2003), a busca pela competitividade, em ambiente de negócios, tem demandado uma maior capacidade de lidar com mudanças. Neste cenário, é necessário inovar, ter agilidade nas transformações, ser flexível e reinventar (GARTNER, 2008). Deste modo, as organizações necessitam possuir um profundo conhecimento em seus processos, analisando e explorando as interdependências de seus subsistemas.

A modelagem de processos de negócio consiste em uma área de contínuo desenvolvimento e amadurecimento, onde diversas metodologias foram e continuam sendo desenvolvidas com o objetivo de oferecer mecanismos simples e práticos para a representação de processos de negócio (ABREU, 2005). Portanto, ibidem, 2005 a modelagem de processos tem um papel primordial no entendimento do funcionamento dos processos existentes nas empresas e na detecção de pontos críticos em relação à execução dos mesmos.

Os modelos de processos permitem realizar a abstração das atividades funcionais da organização, permitindo a modificação e o planejamento dos fluxos dos processos de negócio, focando na geração de valor de atuação. Desta forma, programas de melhoria poderão ser desenvolvidos para que sejam obtidos ganhos de desempenho na execução.

2.2 Modelo de Processos de Negócio O Business Process Management (BPM) ou simplesmente Gestão por Processos de Negócio, é uma abordagem para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar, de forma automatizada ou não, processos de negócio, para uma realização coerente, orientada a resultados e alinhada com os objetivos estratégicos da organização (ABPMP, 2008). O BPM é uma solução que comporta, de forma visual, a geração e controle dos processos de negócio da empresa, possibilitando uma avaliação coerente para uma possível tomada de decisão e/ou um realinhamento dos processos, de forma automatizada e concernem os respaldos sobre as metas táticas de uma organização.

A orientação para representar os processos de negócio pode ser obtida através da utilização das técnicas de Business Process Modeling Notation (BPMN), cuja origem, explicação e aplicação são apresentadas por Abreu (2005), “a notação gráfica de BPMN surgiu com o objetivo de oferecer a organizações a possibilidade de comunicar seus processos entre seus indivíduos de uma forma uniforme”.

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Como observado por Gröner, Asadi, Mobabbati, Gašević, Bošković, Parreiras (2012) processos de negócio podem ser considerados como conjuntos base de atividades ordenadas, destinados a realizar e implementar um objetivo, representado em uma modelagem de requisitos.

2.3 Modelos de Metas Lamsweerde (2001) enfatiza que a engenharia de requisitos está preocupada com o uso de metas para elaborar, elicitar, estruturar, especificar, analisar, negociar, documentar e modificar requisitos objetivando uma diagramação da estrutura empresarial, permitindo sua atualização e facilitando a otimização dos processos no caso de mudanças nas metas estabelecidas.

Por sua vez, Fernandes (2012), suscita que as questões de competência podem ser comparáveis aos requisitos de um sistema, elicitados e modelados durante a fase de engenharia de requisitos de um processo de desenvolvimento. Ibidem (2012), existe uma lacuna entre a definição de perguntas de competência e modelagem de ontologias, sendo encorajado o uso de objetivos, planos e recursos para capturar as perguntas de competência que contribuirão para alcançar as metas organizacionais.

Todavia a modelagem de metas exige uma abstração em nível macro e razoável conhecimento das estratégias almejadas pela organização em questão, com fundamento nos princípios condizentes das partes interessadas, ou seja, os patrocinadores, os clientes e principalmente, os usuários chaves, afetados direta ou indiretamente pelos resultados.

2.4 Modelos de Indicadores Um indicador é um dado numérico, expresso em uma unidade de medida, ao qual se atribui uma meta e que é trazido periodicamente à atenção dos gestores dos processos, com a finalidade de apoiá-los na avaliação do desempenho (TAKASHINA e FLORES, 1996). A identificação de um modelo de indicadores, os quais são definidos como uma visualização dos dados ou representações numéricas de características de produtos e/ou processos utilizados para acompanhar e melhorar os resultados ao longo do tempo.

O modelo de indicadores permite a visualização estabelecida entre indicadores de desempenho e metas estratégica, que são mecanismos de avaliação de desempenho baseado em indicadores, utilizando valores para ponderar a satisfação de baixo nível de objetivos e propagação que estabelece a satisfação de metas de alto nível (POPOVA e SHARPANSKYKH, 2007). Esse modelo está associado a aspectos específicos da execução de um ou mais processos particulares, sendo utilizado para avaliar seu desempenho, através do monitoramento e medição do atendimento dos objetivos definidos.

O que – se espera com os diagramas baseados no modelo de indicadores – é representar a formulação e a implementação destes por meio de processos chave, tanto para verificação do desempenho quanto dos resultados, visando maior controle e melhoria contínua dos processos através da interpretação de dados e informações que admitam ou refutem se os objetivos operacionais e estratégicos da organização estão sendo alcançados.

2.5 Modelos de Serviços Ontologias de serviços e workflows são descrições semânticas de dados em um domínio de negócio, definindo hierarquias e composição de serviços (BELAID, et.al., 2011), utilizado como base referencial para concepção e construção de uma arquitetura visual de serviços.

A modelagem de serviços representa em forma de desenho ou mapa, a precisão do sistema de serviços e/ou produtos, utilizados como forma de formatar e modificar visualmente 3

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as etapas de seu desenvolvimento, a partir das descrições simultâneas dos processos envolvidos.

2.6 Ensino Fundamental e Médio As escolas são instituições concebidas para o ensino de alunos sob a direção de professores. A maioria dos países tem sistemas formais de educação, que geralmente são obrigatórios e usualmente, caracterizam-se como instituições de nível fundamental e/ou nível médio, formando organizações que oferecem a prática de ensino nos primeiros anos de formação acadêmica.

O ensino fundamental é dividido em dois ciclos, a saber: o primeiro, corresponde aos primeiros quatro anos (chamados anos iniciais) sendo desenvolvido, usualmente, em classes com um único professor regente; o segundo, corresponde aos quatro anos finais, nos quais o trabalho pedagógico é desenvolvido por uma equipe de professores especialistas em diferentes disciplinas.

O ensino médio é um nível ou subsistema de ensino com características diferentes conforme o país. Em muitos países, corresponde à totalidade ou a parte do ensino secundário ministrado a adolescentes com idades compreendidas entre os 15 e os 18 anos. Em outros países, contudo, pode corresponder a um nível de ensino pré-secundário ou pós-secundário.

Um dos maiores problemas enfrentados pelos educadores, na sala de aula, segundo Bordoni (2001), é a avaliação - essa se constitui um processo inerente a todas as etapas da vida escolar.

No Brasil, o Ministério da Educação e Cultura (MEC), introduziu em 1998, o Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM) com o intuito de avaliar a qualidade do ensino médio no país, onde o resultado obtido pelos estudantes é considerado como uma forma de acesso ao ensino superior em universidades públicas, como observado por Vilhena (2004), uma avaliação que é usada no país para aferir o ensino, que vem angariando sua importância, visto que muitas instituições de nível superior vêm aproveitando seus resultados nos processos de seleção para ingresso em substituição ao tradicional vestibular (MEC).

3. Abordagem Para Godói, Mello e Silva (2006), a escolha de estudos de caso tem sido muito seguida no campo do comportamento organizacional, especialmente quando se busca compreender processos de inovação e mudança organizacionais fundamentados de uma complexa interação entre variáveis internas e externas. Estudos de caso possibilitam o rastreamento de processos de mudança, identificação e análise de forças históricas, pressões contextuais e a dinâmica de vários grupos de usuários-chave na aceitação e/ou na oposição a tais processos em uma ou mais organizações ou ainda em grupos específicos no interior de uma organização.

A abordagem de pesquisa proposta neste trabalho refere-se a um estudo de caso conceitual teórico, escolhido pela facilidade de abstração dos pesquisadores sobre os processos organizacionais conceituais sendo a forma mais adequada para obtenção de possíveis respostas às questões em estudo. No estudo de caso, o objetivo trata da condução de uma pesquisa em profundidade sobre o tema proposto.

Para conhecer a dinâmica de uma escola a partir das suas modelagens existentes como base de análise, o estudo de caso possibilita melhorar a compreensão e fomentar as práticas de controle gerencial, de acordo com a realidade modelada, para propor um entendimento explicito das metas da organização e então buscar a otimização dos recursos e profissionalização da gestão.

Os resultados esperados a partir desta proposição, poderão permitir à organização, um rearranjo de arquitetura organizacional, proporcionando assim, resultados mais efetivos, que 4

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devem ser atingidos com a geração de impactos positivos cada vez maiores para a instituição a partir de uma melhor compreensão seu funcionamento.

Dentro desta perspectiva, o trabalho consiste em uma análise geral da estrutura organizacional para que seja estabelecido um modelo teórico mais compreensivo para os tomadores de decisão envolvendo a elaboração de diagramas que auxiliam na execução e acompanhamento das atividades da instituição, limitadas, neste ensaio teórico, às interrelações de arquitetura que compreendem a preparação dos alunos para o ENEM. 4. Modelo Conceitual Teórico Os enredamentos de uma organização advêm do seu comportamento. A modelagem organizacional baseia-se em um conjunto de melhores práticas para atingir a(s) melhor(es) estratégias para compreender a estrutura empresarial.

As possíveis vantagens oriundas das atividades que envolvem a arquitetura organizacional, uma vez que viabilizam um melhor entendimento do funcionamento e relacionamentos entre as áreas, possibilitam documentação e facilitam uma análise minuciosa, a partir do levantamento de informações sobre as metas estratégicas e os processos chave que podem conter gargalos de desempenho, relacionando os recursos necessários e seus respectivos responsáveis.

No âmbito competitivo inerente aos campos de negocio, alcançar os objetivos estratégicos se torna cada vez mais difícil em cenários mutáveis por acontecimentos diversos.

Neste contexto, a arquitetura empresarial facilita o entendimento das relações entre as metas, destrinchadas nos níveis organizacionais, os processos empresariais e os indicadores de desempenho.

A abordagem formal de modelagem orientada para metas estratégicas no contexto da visão orientada para o desempenho em organizações é proposta essencialmente para que as perguntas de competência sejam previamente e explicitamente definidas a respeito dos indicadores de desempenho da instituição. A necessidade de uma linguagem de modelagem advém da necessidade representar todos os tipos de metas do negócio e as relações com os objetos que as cercam.

Popova e Sharpanskykh (2011) mencionam que toda organização possui uma ou mais metas, a fim de medir a taxa de sucesso organizacional, elas determinam e avaliam seus objetivos diante a apuração dos indicadores de desempenho, tais como estimativa de lucro e custos. Nesse intuito, um sistema de diagramas de qualquer estrutura empresarial possibilita enxergar a arquitetura adotada e permite instigar análises, estudos e conclusões sobre decisões que visem alavancar o desempenho dos processos chave para auxiliarem no alcance das metas primordiais definidas pela alta administração.

No decorrer desta sessão, são mostrados alguns diagramas a partir do cenário conceitual de uma instituição de ensino médio para ilustrar a aplicabilidade dos modelos analisados neste trabalho.

Conforme mostrado na figura 1, a modelagem de indicadores permite correlacionar às áreas da organização, alinhando-as a visão almejada pela alta direção da instituição.

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Figura 1 – Modelagem de Indicadores.

Fonte: os autores

A figura 1 mostra indicadores chaves definidos pela alta direção da escola com o objetivo de aumentar a participação de mercado através da redução de custos, visando maximizar o lucro dos acionistas. No caso, a estratégia adotada, consiste em aumentar a posição da escola no ranking do ENEM, a partir da otimização do processo chave que pode direcionar o atendimento das metas diretas estabelecidas pela instituição e relacionadas com todas as demais, que nesse estudo de caso são: 1. Aumentar o lucro dos acionistas; 2. Reduzir custos; 3. Aumentar a participação de mercado.

A figura 2 mostra a modelagem das metas que visa à junção dos requerimentos dos interessados, combinados a uma especialização de atividades que culmina no cumprimento das metas relacionadas.

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Figura 2 – Modelagem das Metas.

Fonte: os autores

A figura 3 mostra a modelagem macro dos processos de negócio da organização, destacando o processo chave escolhido pela alta direção, conforme molde de expectativas definidas no planejamento estratégico instituição.

Figura 3 – Modelagem de Macro de Processos.

Fonte: os autores 7

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A figura 4 apresenta em detalhes, a modelagem baseada na notação BPMN de um processo de aplicação de provas simuladas do ENEM. Figura 4 – Modelagem de Processo seguindo a notação BPMN.

Fonte: os autores

A figura 5 mostra um conjunto de serviços e/ou produtos oferecidos por uma organização de ensino médio, destacando o processo referido como marco estratégico.

Figura 5 – Modelagem de Serviços.

Fonte: os autores

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A integração do modelo conceitual observado é vislumbrada na figura 6.

Posteriormente à execução das atividades de modelagem e validação da arquitetura gerada, a organização pode estabelecer uma revisão de estratégias, reestruturação administrativa, organograma, hierarquização de cargos, funções, efetivo de pessoas e ferramentas correlatas, caso necessário, agregando valor ao negócio da empresa em relação ao seu modelo atual.

Figura 6 – Integração dos Modelos

Fonte: os autores (a integração é circular quando qualquer modelo conhecido pode ser utilizado como artefato de entrada para a modelagem organizacional).

Considerações Finais Este trabalho apresentou a modelagem organizacional como uma forma de capturar requisitos organizacionais para aprimorar a compreensão de um domínio de negócio, interatuando com colaboradores da instituição, para que eles possam perceber o que pode ser modificado na arquitetura de negócios para aperfeiçoamento da mesma a partir do conhecimento das estruturas, processos e estratégia da organização.

Neste estudo de caso teórico conceitual, foi realizada a modelagem um processo chave institucional, referente a uma instituição de ensino médio – o processo Realizar simulado ENEN – associando-o as metas estratégicas, aos objetivos táticos e às finalidades operacionais. Destacou-se ainda que, em toda a cadeia, o planejamento estratégico definido no 9

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roteiro, presume a importância do processo de realização de simulados de provas preparatórias para o ENEM, cuja escolha foi determinada pela representatividade deste na cadeia de processos da instituição e no seu impacto direto sobre as finalidades estratégicas organizacionais.

As limitações encontradas neste trabalho advêm do estudo de caso teórico em uma escola fictícia, onde poderiam ser extraídos resultados reais sobre benefícios ou malefícios da utilização da modelagem organizacional em uma instituição de ensino médio, ficando a mercê da aplicação empírica do desenho e expertise dos autores e especialistas consultados, baseando na literatura exposta.

Como contribuição para pesquisas futuras, um estudo de caso prático sobre a percepção de valor adquirida na aplicação de uma modelagem organizacional real em uma instituição de ensino pode colimar em resultados que agregam valor para a academia, a sociedade e principalmente, para a organização estudada.

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