Direcci贸n Integraci贸n Control
Proceso administrativo: etapas de la fase dinámica
fases D i n á m i c a
Control
¿Cómo se ha realizado?
Dirección
Ejecutar y conducir
¿con que recursos?
M e c á n i c a
Integración
Organización Planeación 2
Dirección e integración Índice: Toma de decisiones Integración Inducción Análisis de puesto Reclutamiento Selección
¿Dond e Inicia mos?
¿Que decisi ón tomo?
Entrevista Contratación
Contrato
Capacitación y desarrollo de personal Evaluación del desempeño Motivación (Programas de incentivos ) Supervisión , seguridad e higienes Código de ética empresarial
3
Dirección e integración
Ejecutar y conducir.
Dirección Dirección
Principios
Etapas
es
Toma de decisiones
Ejecución de
Resolución del conflicto
Las etapas del proceso administrativo
Impersonalidad de mando
Motivación Supervisión
Mediante
Aprovechamiento del conflicto De la vía de jerarquía
Conducción
Orientación de
Misió Hacías Factores humanos n Visión El ejercicio del liderazgo De la
El ejercicio del liderazgo
Empresa
4
Dirección e integración
Integración Principios de integración
Integración es
Es la etapa por medio de la cual se eligen los recursos necesarios
Provisión de elementos necesarios de elementos necesarios
para
Poner en marcha las decisiones
Calidad de los proveedores
La personas adecuada en el puesto adecuado
-De la correcta selección de recursos humanos Dependerá
fracaso El éxito
empresa
¿Con que recursos? Es una de las etapas del proceso administrativo Importancia -De la calidad de los insumos dependen los resultados
-De la especificación de las características , cantidades y calidad de los recursos
Implica una reducción de costos El funcionamiento de 5 la organización
Dirección e integración
Integración Etapas de la integración Definición de necesidades y requerimientos de recursos, estándares de calidad y tiempos
Determinación de fuentes de abastecimientos Elección de proveedores Selección de recursos de acuerdo con los estándares de calidad Técnicas de la integración. Recursos humanos
Recursos materiales, financieros y tecnológicos
Exámenes psicométricos; la entrevista; el análisis de puesto.
Cuantitativos y cualitativos. 6
Dirección e integración
Toma de decisiones Etapa del proceso administrativo Importancia
Integración y dirección
Toma de decisiones es
Mediante el cual
Proceso sistemático y racional
Se selecciona, de entre varias alternativas, el curso de acción optimo Para
Repercusiones en la empresa Externas Como
-Los proveedores -Los clientes -El entorno -La economía
Interna
Lograr los objetivos de la empresa
Como
-Las utilidades -El producto -El personal 7
Dirección e integración
Etapas del proceso de toma de decisiones Ejemplos Identificación de la necesidad de tomar una decisión.
Se a identificado que el proveedor ha disminuido la calidad de sus producto. La necesidad de un nuevo proveedor
Identificación de criterios de decisión
Los criterios para elegir al nuevo proveedor: el precio, la calidad del producto, la facilidades de pago y los plazos de entrega
Asignación de peso a los criterios
Ponderación de los criterios: precio= 7; calidad=10; facilidades de pago=6; plazo de entrega= 8
Desarrollo alternativas
Para determinar al proveedor buscamos alternativas: buscamos en Internet, consultamos con los empleados de la empresa y elaboramos una lista de las distintas alternativas 8
de
Dirección e integración
Etapas del proceso de toma de decisiones Ejemplos Análisis alternativa
de
Precio
Calidad
Pago
Entrega
Total
Proveedor A
10
5
8
2
184
Proveedor B
7
7
5
6
197
Proveedor C
8
5
5
5
176
Selección alternativas
de
Implementación la alternativa
de
Una vez elegido al nuevo proveedor, pasamos a comunicar la decisión, y luego pasamos a hacer contacto con el proveedor y firmar el contrato correspondiente
la la
Se evalúa constantemente el desempeño del proveedor con base los criterios establecidos para su selección. 9
Evaluación de eficacia de decisión
Se selecciona al proveedor que tenga la mayor calificación total
Dirección e integración
Tipo de decisiones Tipo de decisiones Individuales
Existe un problema que es fácil de resolver (una sola persona).
Gerenciales
Decisiones que toma el alto nivel gerencial.
Programables
Tomadas como un habito, regla o procedimiento. Se aplican a problemas estructurados , rutinarios y repetitivos.
No programables
Se usan en situaciones no estructuradas y novedosas .
En condición de certidumbre
Se toman con certeza.
En condición de incertidumbre
Existe falta de información, escasez de datos, falta confiabilidad de los datos y se ignora la probabilidad de los datos. 10
Dirección e integración
Componentes de la decisión Es técnica de tomar decisiones en un problema está basada en cinco componentes primordiales.
Conocimientos
Información Experiencias Componentes Analisis
Juicio
11
Direcci贸n e integraci贸n
Implicaciones en la toma de decisiones Racionalidad limitada
Relatividad de las decisiones
Influencia organizacional
Jerarquizaci贸n administrativa Racionalidad administrativa
12
Dirección e integración
Inducción
La inducción es proporcionarles a los empleados información básica sobre los antecedentes de la empresa, la información que necesitan para realizar sus actividades de manera satisfactoria
hay dos tipos de Inducción: Genérica y
Además la Inducción puede ser
Especifica.
Informal.
Formal o
Dirección e integración
Tipos de inducción Inducción
General
Especifica
Historia, evolución de la organización, estado actual, objetivo y posicionamiento.
-
Presentación colegas Mostrar lugar de trabajo Objetivos de trabajo del área, estrategia. Ratificación de funciones del puesto Formas de evaluación del desempeño. Relaciones personales en lo laboral, costumbres, relaciones de jerarquía. Diagnostico de necesidades de aprendizaje. 14
Dirección e integración
Contenido de un programa de inducción
Bienvenida a la empresa
Recorrido por la empresa
Háblame de tu empresa
Ubicación del empleado en su puesto de trabajo
Presentaciones
Políticas generales de la empresa
15
Dirección e integración
Análisis de puesto El análisis de trabajo se define como el proceso por el cual se determina la información pertinente relativa a un trabajo especifico, mediante la observación y el estudio. Es la determinación de las tareas que componen un trabajo y de las habilidades, conocimientos, capacidades y responsabilidades requeridas del trabajador para su adecuado ejercicio y que diferencian el trabajo de todos los demás.
Situaciones donde se necesita o recomienda el análisis de puesto: • Cuando se funda la organización • Cuando se crea nuevos puestos • Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos • Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa 16
Dirección e integración
Las principales etapas del análisis de puestos Recopilación de información para el análisis de puesto
• Información relevante a recaudar en el análisis de puestos • Técnicas de recolección de información
Análisis y descripción del cargo o puesto
• Análisis del puesto • Descripción del puesto
Especificación del puesto
• Información básica de la especificación del puesto
17
Dirección e integración
Beneficios del análisis de puestos La empresa • Es una de las bases para un sistema técnico de ascensos. • Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo. • Fija responsabilidades en la ejecución del trabajo. Los supervisores • Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla. • Les da conocimiento preciso y concreto de las operaciones permitiendo distribuir mejor el trabajo. • Permite buscar al trabajador más apto para cada puesto El trabajador • Le señala con claridad su responsabilidad. • Le ayuda a conocer si está laborando bien • Le señala sus fallas y aciertos.
El departamento de recursos humanos • Le señala con claridad su responsabilidad. • Le ayuda a conocer si está laborando bien • Impide que sus funciones invadan el campo de otros.
18
Direcci贸n e integraci贸n
Reclutamiento Reclutamiento Es hacer de personas extra帽as a la empresa
Candidatos a ocupar un puesto en ella
Inicia
B煤squeda
Finalidad
Termina
Cuando se reciben las solicitudes de empleo
Conseguir un grupo numeroso de candidatos Que permite
Selecciona a los empleados calificados necesarios. Contar con los RH disponibles en el momento oportuno. 19
Dirección e integración
Fuentes de reclutamiento Medios
Fuentes de reclutamiento
Fuentes interna Es cubrir las vacantes mediante la promoción o transferencia de sus empleados.
Sindicatos Familiares y recomendados de los trabajadores actuales Oficinas de colocación Solicitantes voluntarios
Fuente externas Es
Prensa Radio Televisión Internet
Es completar las vacantes mediante candidatos que son reclutados en el mercado de mano de obra.
Agencias de colocación Instituciones de enseñanza Ferias del empleo Redes sociales Bolsa de trabajo
20
Dirección e integración
Selección de personal Selección de personal
Técnicas
Es Proceso de determinar cuáles de entre los solicitantes de empleo, son los que mejor llenan los requisitos del puesto. Buscar Solucionar dos problemas fundamentales
- La entrevista de trabajo Pruebas psicotécnicas - Técnicas de dinámicas - Pruebas. Exámenes profesionales
Adecuación del hombre al cargo
Eficacia del hombre en el cargo
21
Dirección e integración
Inducción: Selección personal
Colocación:
Orientación:
Ética profesional:
• si un candidato no tiene las habilidades necesarias para un determinado puesto, es necesario descubrir otras habilidades, Las cuales puedan ser requeridas en otra parte de la organización.
• no hay que olvidar que la al organización se encuentra dentro de un sistema económico, social, cultural, político, en caso de que no sea posible aceptar a un candidato es importante orientar lo; es decir, dirigirlo hacia otras posibles fuentes de empleo • si se le coloca en un puesto para el cual no tiene habilidades; para el cual tiene más capacidad de la necesaria, etc., son circunstancias que pueden convertirse en fuente de frustraciones para el candidato y que, por tanto, pueden minar su salud mental y la de su familia y afectar negativamente 22 la organización.
Direcci贸n e integraci贸n
Elementos de la selecci贸n
23
Dirección e integración
Elementos de la selección
Fotos solicitud de empleo Comprobante de domicilio. Curriculum vitae.
24
Dirección e integración
Proceso de reclutamiento y selección de personal Vacante
Requisición
Búsqueda de candidatos
Alternativas de selección Revisión de solicitud y curriculum
Candidato reclutado
Entrevista preliminar
Prueba de selección
Individuo contratado
Internos Externos
Examen físico
Decisión de selección
Entrevista de selección
Verificación de referencia y 25 antecedentes
Dirección e integración
Reclutamiento y selección de personal Reclutamiento Reclutamiento
Selección - Búsqueda de candidatos - Provee candidatos
Selección - Comparación entre las cualidades del candidato - Escoge a los mas “adecuados” 26
Direcciรณn e integraciรณn
Entrevista de trabajo Entrevistador de trabajo
Es un paso
Selecciรณn
empresa
Para
De una
Consiste
Dialogo directo Mediante
Departamento de recursos humanos
Serie Pregunta
Cubrir un puesto vacante
Respuestas
Realizada por
Entrevistado
entrevistador Objetivo
- Conocer las actitudes y comportamientos de la persona entrevistada - Averiguar si el entrevistado es adecuado o idรณneo para el puesto.
- Demostrar que puede, sabe y quiere lo que requiere el perfil del puesto de trabajo. - Transmitir su competencia laboral para el puesto. - Causar una impresiรณn positiva en el 27 entrevistador.
Dirección e integración
Tipo de preguntas en una entrevista de trabajo
Personalidad
Educación
• ¿Cómo te describirías? • Dime tus 3 mayores virtudes/defectos
• Háblame de tu formación académica • ¿Crees que tienes la suficiente formación para el puesto?
Experiencia laboral
• ¿Porqué quieres cambiar de trabajo? • ¿Porqué has estado tanto tiempo sin trabajar? • Tienes demasiada experiencia
Preguntas sobre el trabajo y la empresa
• ¿Qué sabes de la empresa y el puesto de trabajo? • ¿Por qué deberíamos escogerte a tí? 28
Direcci贸n e integraci贸n
29
Dirección e integración
Contratación La contratación es formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses , derechos, tanto del trabajador como la empresa. Cuando ya se aceptaron las partes en necesario integrar su expediente de trabajo. La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador. La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.
30
Dirección e integración
Contrato Contrato
Es
La persona se compromete Prestar
Acuerdo
Voluntaria y personal
Sus servicios personales
Entre Empresario
Trabajador
trabajador
De forma
Clasificación de contratos Escrito
Por su forma Según su duración
Verbal A términos indefinidos
A términos fijos
31
Dirección e integración
Capacitación y desarrollo del personal Capacitación y desarrollo de personal
Capacitación
Desarrollo
Preparación de la persona en el cargo
La educación que recibe una persona para el crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo
Los puestos actuales
Los puestos a futuro 32
Dirección e integración
Evaluación del desempeño Evaluación de del desarrollo Proporciona Subordinado Información Sobre Eficacia con que están efectuando su trabajo para la organización
Es Procedimiento de supervisión Destinado Mejorar la actuación del empleado En el
Trabajo
33
Dirección e integración
Incentivos Objetivo
Generan ♣Calidad ♣cantidad, ♣Menos costo ♣mayor Satisfacción ♣Puntualidad ♣asistencia (+) tu desempeño
Eleva la produccion Y mejorar los rendimientos
Premia un resultado superior al exigible
ejemplos ♦viajes en grupo ♦viajes privados ♦aumento de salario Incentivo = motivacion
Habilidad X motivación=mejor desempeño persona satisfecha=persona motivada
IMA Asociación de marketing de incentivos
Condiciones para ofrecer incentivos Ahorro en materias primas, que no descienda la calidad Y se mantenga la puntualidad La clave del éxito de Las empresas se Basa en el rendimiento De las34 personas
Direcci贸n e integraci贸n
Tipos de incentivos
Premio= motivaci贸n (incentivo salarial)
35
Dirección e integración
Supervisión, seguridad e higiene > SUPERVISIÓN > Es la acción y efecto de supervisar, un verbo que supone ejercer la inspección de un trabajo realizado por otra persona. > SUPERVISOR > No sólo debe ser alguien experimentado en el área que supervisa, sino que debe tener la autoridad suficiente para saber dirigir a las demás personas. Por eso, entre las principales características de un supervisor se encuentran el conocimiento del trabajo.
36
Dirección e integración
Supervisión, seguridad e higiene SEGURIDAD La seguridad del trabajo es el conjunto de medidas técnicas, educacionales, médicas y psicológicas empleadas para prevenir accidentes, tendientes a eliminar las condiciones inseguras del ambiente, y a instruir o convencer a las personas acerca de la necesidad de implantación de prácticas preventivas.
Prevención de Accidentes
Identificación de la causa de accidentes
37
Direcci贸n e integraci贸n
Supervisi贸n, seguridad e higiene
HIGIENE
Servicios adicionales
Un plan organizado
Servicios m茅dicos adecuados
38
Dirección e integración
Código de ética empresarial Código de ética empresarial Compromiso explicito, público, observable y verificable de una empresa, organización o grupo profesional con una línea de conducta en la actividad que le es propia.
Código
Ética
Un sistema de convenciones explicitas y socializadas, de relaciones objetivas, reales, observables y verificables, es decir un compromiso.
Tipo de costumbres y hábitos que permite ir forjando un carácter, una forma de ser.
39
Dirección e integración
Código de ética empresarial
Herramienta que orienta y guía durante sus funciones como administrador. Objetivo Recordar su origen y función dentro de la sociedad.
Códigos de ética empresarial
Código
Fuente de fortaleza moral a la toma decisiones, que hace a un hombre de negocio integro y respetable. 40
Dirección e integración
Código de ética empresarial: De acuerdo al sector y entorno • Respetar la dignidad humana y los derechos inalienables de los subordinados. Frente a los • Promover su desarrollo integral, capacitación y bienestar empleados
Frente a la comunidad empresarial
• Obrar con lealtad, transparencia y buena fe en las relaciones comerciales con los competidores. • Apoyar a una comunidad empresarial con valores éticos
• Informar sobre la situación económica y financiera de la empresa. Frente a los • Abstenerme de actos ilegales o antiéticos en detrimento de acreedores y terceros proveedores 41
Dirección e integración
Características de código de ética empresarial
Realista y coherentes
Nunca debe ser fruto de un acto puntual.
Los valores que se transcriben deben ser valores en los que se cree. Debe ser un documento vivo, que se atenga a la realidad cambiante.
Públicamente difundido. 42
Direcci贸n e integraci贸n
C贸digo de 茅tica empresarial : Importancia de los valores.
43
Evaluación y control Etapa del control
Establecimiento de estándares
Medición de resultados
Corrección
Retroalimentación
Comparación y desviación de los resultados
44
Control
¿Cómo se ha realizado?
Control Es
Importancia
control
Tipos
Es
Comprueba la efectividad de la gestión
Evaluación y medición De
Los resultados Establece medidas -
Prevenir errores Reducir el costo y tiempo
Control preliminar
Control concurrente
Para
-
Detectar Prever Corregir
Control posterior
Desviaciones 45
Control
Factores que comprenden el control Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
46
Control
Base del control
Mejorar
Planear y organizar
Seguimiento Mantenimiento Acoplamiento
¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Evaluar
Hacer
¿Se lograron los objetivos?
Ejecución según lo planeado
47
Control
Principios del control
Equilibrio
Excepci贸n
Indicadores
Principios del control
Oportunidades
Costeabilidad
Desviaciones
48
Control
Establecimiento de estándares Un estándar puede se definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares presentan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización.
Tipos de estándares
Estándares estadísticos
Estándares fijados por apreciación
Estándares técnicamente elaborados
49
Control
Establecimiento de estándares . Clasificación de los estándares
En cuanto mercado
el
Estadísticos, por apreciación y técnicamente elaborados.
Cuantitativos
-Físicos: unidades de producción. -De costo: costo directos e indirectos por unidad y costos de operación.
Cualitativos
Evaluación de la actuación y los perfiles.
50
Control
Establecimiento de est谩ndares
Rendimiento de beneficio Evaluaci贸n de la actuaci贸n
Posici贸n en el mercado Utilidad de los entandares
Desarrollo del personal
Productivida d Calidad del producto 51
Control
Medición de resultados Comparaciones y desviaciones de los resultados Sistema de información
Se utiliza
La medición de resultados
Finalidad
Consiste como
Reportes e informes
Detectar desviaciones
Medir la ejecución y los resultados Mediante Definidas
La aplicación de unidades de medida
estándares
Comparación y desviación de los resultados Es
Diferencias y semejanzas
Comparar
Estándares o indicadores
Resultados reales
Desviaciones
52 Diferencia
Control
Corrección Correcciones consistes
La aplicaciones de medidas Para
Situaciones
Eliminar las desviaciones
Al momento de
Comparación Se obtuvieron
Resultados reales
En relación
Los resultados esperados En cuanto
Estándares
Planes Si
Correcto (éxito )
Estándares
Empresa De la
Están orientados -
Objetivos Metas Estrategias Política
No
Incorrecto (Fracaso) Es decir
Desviaciones
Analizar el error 53
Control
Retroalimentación para
Efectuar mejoras
Proporciona elementos En el
Retroalimentación Sistema administrativo
perciben
es
para
Eliminar fallas y errores
se da cuando
Confianza Solicitada Deseada
Acciones Conocimientos Palabras Trabajos
elementos
Conducta Observación Evaluación
Descripción de: Hechos Percepciones Sentimientos comportamientos Características
Concreta Especifica Congruente 54 Facilitador Oportuno
Control
Retroalimentación
Procesos de transformación Insumos
• Recursos: • Humanos • Financieros • Materiales
• Capacidades administrativas:
• • • • •
Planeación Organización Dirección Control Tecnología
Productos • Resultados: • Bienes y servicios • Pérdidas y utilidades • Desarrollo y satisfacción de los empleados
Retroalimentación 55
Control
Retroalimentación
Retroalimentación positiva Sucede cuando
Mantenemos constataste la acción
Tiene a
Eliminar todo esfuerzo
El control es posible Ya que
De
Programación Modificamos los objetivos Planificación
No se dispone de estándares de comparación Difícil planear actividades Coordinarlas con otras
Los objetivos fijados No son
Tomando en cuenta Debido a
Se continua variación 56
Control
Retroalimentación negativa La salida esta siguiendo
mide
mide
O no
El propósito
Entonces cuando
Las metas
Están
El mismo curso
Alineados Que
El propósito
Desviación correctiva
O de
Retroalimentación negativa
El sistema
Se
O no
Las metas
Con las necesidades del ambiente
Los centros decisionales
Desvía A
De
Su cambio original
Retroalimentación advierte este cambio
Toma de medidas necesarias
A
Hacen retornar
Acciones Que correctas lo
Y estos
Para iniciar
57
Control
Requisitos de un buen control
Correcci贸n de fallas y errores.
Previsi贸n de fallas o errores futuros. Relaci贸n con lo planeado. Medici贸n Detectar desviaciones Establecimiento de medidas correctivas
58
Control
Ejemplo del control Establecimiento de estรกndares: Objetivo: vender 100 unidades en mayo Mediciรณn de resultados: Objetivo: venta lograda 925 unidades en mayo Comparaciรณn 100 ventas programadas -925 ventas logradas 75 Detecciรณn de desviaciones. La desviaciรณn de la ventas es de menos de 75 unidades
59
Control
Técnicas de control Técnicas de control Sistemas de informática
- Contabilidad - Auditorias administrativas y financieras - Presupuestos - Reportes e informes
Grafica y diagrama
- Gantt
Método cuantitativos
-
Camino critico PERT Modelos matemáticos Estadística y estadística
Indicadores
60
Conclusión final de la presentación Proceso administrativo Mecánica o estructural
Dinámica u operativa
Integración Inducción Análisis de puesto Reclutamiento Selección Contratación Capacitación y desarrollo de personal Evaluación del desempeño
Dirección Toma de decisión
Motivación Programas de incentivos Código de ética empresarial
Control Establecimiento de estándares Medición de resultados Comparación y desviaciones de las resultados
Entrevista
Corrección
Contrato
Retroalimentación 61