PLAN ESTRATÉGICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
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Adoptado mediante la Resolución No. 150 del 23 de Octubre de 2020
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Plan de Gerencia de la Información TI080-R1-M2 Versión 2.0 2020-2023
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Tabla de Contenido I.
Introducción ............................................................................................... 7
II.
Objetivos del PETI ...................................................................................... 9
III.
Alcance del PETI .................................................................................. 10
IV.
Marco Normativo.................................................................................. 11
V. Rupturas Estratégicas .............................................................................. 11 VI.
Análisis de la Situación Actual .............................................................. 12
Estrategia de TI........................................................................................... 12 Uso y apropiación de la tecnología ............................................................. 21 Sistemas de información ............................................................................ 27 Sistemas Misionales ................................................................................ 29 Sistemas de Información de Apoyo administrativo .................................. 32 Sistemas de Información de Apoyo Asistencial ....................................... 35 Sistemas de Información de Apoyo que son Desarrollos propios ............ 37 Sistemas de Servicios Informativos Digitales ........................................... 39 Sistemas de información de Direccionamiento ........................................ 40 Problemáticas con los sistemas de información ......................................... 42 Servicios Tecnológicos ............................................................................... 43 Estrategia y Gobierno ................................................................................. 43 Factores orientadores en la construcción e implementación del PETI ...... 44 Administración de sistemas de información ............................................... 45 Infraestructura Actual .................................................................................. 46 Servicios de operación ............................................................................... 51 Gestión De Información .............................................................................. 51 Gobierno de TI ............................................................................................ 54 Análisis Financiero ...................................................................................... 57 VII.
Entendimiento Estratégico .................................................................... 58
Modelo Operativo ....................................................................................... 58 Alineación de TI con los Procesos .............................................................. 58
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Necesidades de información ...................................................................... 61 VIII.
Modelo de Gestión de TI ...................................................................... 66
Estrategia de Ti ........................................................................................... 66 Misión del PETI ........................................................................................ 66 Visión del PETI ......................................................................................... 67 Definición de los objetivos estratégicos de TI ........................................... 68 Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial o territorial ............. 69 Alineación de la estrategia de TI con la estrategia Institucional ................ 78 Metas propuestas.................................................................................... 79 Gobierno de TI ............................................................................................ 82 Cadena de valor ...................................................................................... 83 Estructura Organizacional de TI ............................................................... 83 Plan de Implementación de Procesos ..................................................... 84 Gestión de Información............................................................................... 84 Sistemas de Información ............................................................................ 85 Modelo de Gestión de Servicios Tecnológicos ............................................ 86 Criterios de Calidad y Procesos de Gestión de TICS ................................... 88 Infraestructura............................................................................................. 88 Uso y apropiación de TI .............................................................................. 89 IX.
Modelo de Planeación .......................................................................... 89
Matriz del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información ..................... 91 Mapa de Ruta PETI ..................................................................................... 92 Plan proyecto de Inversión y presupuesto TI ............................................... 92 X. Plan de Comunicaciones ......................................................................... 93 XI.
Generalidades del PETI ........................................................................ 94
Responsable de la consolidación del PETI .................................................. 94 Frecuencia de actualización PETI ............................................................... 94 Mecanismos de Monitoreo y Mejoramiento ................................................ 94 Monitoreo ................................................................................................ 94 Revisión y actualización ........................................................................... 95
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XII.
Anexos PETI ......................................................................................... 95
XIII.
Bibliografía............................................................................................ 96
XIV. Control de Cambios ............................................................................. 97
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Índice de Tablas
Tabla 1. Matriz FODA – TI .............................................................................. 27 Tabla 4. Resumen de roles área de TI. .......................................................... 57 Tabla 5. Resumen Financiero TICS ................................................................ 57 Tabla 4. Acciones y Metas Programas PDD 2020 - 2023 “Unidos es Posible”, - TI ................................................................................................................. 77 Tabla 5. Plan de Desarrollo Institucional 2020-2023. Líneas relacionadas con TI ................................................................................................................... 79 Tabla 6. Actividades y productos PETI – Modelo MINTIC ............................... 82 Tabla 7. Presupuesto área TI 2020-2023 (Valores en miles de pesos) .......... 93 Tabla 8. Indicadores de monitoreo PETI ........................................................ 95
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Índice de Figuras
Figura 1. Organigrama Institucional. .............................................................. 13 Figura 2. Pilares del PDD ............................................................................... 18 Figura 3. Líneas Estratégicas del PDD ........................................................... 18 Figura 4. Líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Municipal 2020-2023.... 19 Figura 5. Proporción de Planes ejecutados .................................................... 22 Figura 6. Proporción Satisfacción Servicios Brindados ................................... 23 Figura 7. Proporción de Mantenimientos Preventivos realizados .................... 24 Figura 8. Disponibilidad Sistema de Información ........................................... 25 Figura 9. Categorías Sistemas de Información .............................................. 28 Figura 9. Proveedores de Soluciones ............................................................ 32 Figura 11. Módulos gestionados software Gestión de Calidad ....................... 41 Figura 12. Ventajas de soluciones de Inteligencia de Negocios. .................... 42 Figura 13. Arquitectura para soluciones de minería de datos e inteligencia de negocios ........................................................................................................ 42 Figura 16. Integración Gobierno Corporativo y Gobierno de TI ....................... 44 Figura 15. Esquema Servidores ..................................................................... 46 Figura 16. Esquema seguridad datos ............................................................ 47 Figura 17. Unidades de almacenamiento ...................................................... 48 Figura 18. Arquitectura réplica y respaldo. ..................................................... 48 Figura 19. Estructura LAN (Local Area Network) Institucional ......................... 50 Figura 19. Mapa de la metodología ............................................................... 52 Figura 25. Roles área TI ................................................................................. 54 Figura 22. Mapa de Procesos........................................................................ 60 Figura 27. Estrategia TI .................................................................................. 67 Figura 24. Instrumentos para la gerencia de la información .......................... 69 Figura 25. Metas Pacto por la ciencia, la tecnología y la innovación .............. 71 Figura 26. Metas Pacto por la transformación digital ..................................... 72 Figura 27. Cadena de Valor TI ....................................................................... 83 Figura 28. Modelo Gerencia de Información. ................................................. 85 Figura 31. Sistema de Calidad según ISO2000 ............................................. 87 Figura 30. Mapa de Ruta implementación PETI ............................................. 92
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I.
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Introducción
Durante las últimas décadas, las tecnologías de la información (TI) han jugado un papel de gran relevancia en la gestión empresarial, tanto en el sector público como privado. Tanto los aspectos estratégicos de las organizaciones, como sus niveles tácticos y operativos se han valido de los avances tecnológicos para potenciar los demás recursos y alcanzar sus objetivos de una manera más eficiente. Actualmente el Hospital Santa Sofía, siendo la única Institución Pública de alto nivel de complejidad para el Departamento de Caldas, cuenta con infraestructura tecnológica robusta y sistemas transaccionales sólidos para sus registros asistenciales y financieros. Entre sus activos cuenta con desarrollos propios de software, software propietario, servidores físicos y virtuales, ERP para la gestión de Historia Clínica y procesos administrativos que se soportan sobre motores estables y eficientes de bases de datos (DB2 de IBM), servidores de alta gama (Power System Blade IBM) y dispositivos de almacenamiento robustos (Storwize V7000 IBM) para proteger los activos de información, lo cual ha facilitado la implantación de Sistemas de Información administrativos, gerenciales, ejecutivos y para la toma de decisiones (Rojas, 2016) Según (O’Brien, 2006) cuando los sistemas de información se enfocan en proporcionar apoyo para una toma eficaz de decisiones por parte de los directivos, se denominan sistemas de apoyo a la administración y propone una clasificación que incluye los sistemas de información gerencial (MIS Management Information Systems) los cuales ofrecen sistemas de reporte y pantallas para los directivos; los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS Decisión Support Systems) como apoyo directo en la toma de decisiones y con la posibilidad de simular escenarios y los sistemas de información ejecutiva (EIS Executive Information Systems) que proporcionan información desde una amplia variedad de fuentes internas y externas en pantallas fáciles de usar por gerentes y directivos. En estudio “Information systems in health sector in Colombia” realizado por (Bernal & Forero, 2011) para la Universidad de los Andes y publicado en la Revista Gerencia y Políticas de Salud, se aprecia hace un recuento sobre la importancia de los sistemas de información en salud, el Marco Normativo aplicable y los Ejes integradores establecidos por el Estado colombiano para que la información sea un pilar de desarrollo. Gracias a los avances de las plataformas tecnológicas, hemos incrementado exponencialmente la generación y almacenamiento de datos y por tal motivo, es necesario aplicar técnicas que mejoren su aprovechamiento (Howe, 2014)
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al igual que modelos de gestión y gobierno de TI que promuevan de manera sistemática y sistémica la seguridad de las operaciones. Al igual que muchas organizaciones, los Hospitales han venido aplicando diferentes modelos e instrumentos orientados a la gestión del conocimiento, recursos como intranets, extranets, bases de datos expertas, herramientas colaborativas, portales corporativos, blogs, directorios expertos, sistemas de recomendación, Customer Relationship Management (CRM), gestores de contenido y aprendizaje virtual (Chaffey, 2005), todo esto, sin contemplar la infraestructura, protocolos y políticas que procuran la disponibilidad de los servicios. Es por ello que se requiere de la implementación de buenas prácticas en Gobierno y Gestión de TI. Es por ello que se han introducido en los diferentes procesos, procedimientos, indicadores, planes, programas y proyectos, algunas de las buenas prácticas recomendadas por marcos de referencia como ITIL (Information Technology Infrastructure Library) que facilitan la entrega de servicios de tecnologías de la información (TI) de alta calidad y resume un extenso conjunto de procedimientos de gestión ideados para ayudar a las organizaciones a lograr calidad y eficiencia en las operaciones de TI1; COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) dirigida al control y supervisión de TI el cual incorpora una serie de recursos que pueden servir de referencia para la gestión de TI, objetivos de control, mapas de auditoría, herramientas para su implementación y una guía de técnicas de gestión e ISO 27000 que se puede clasificar como las mejores prácticas actuales en materia de sistemas de gestión de seguridad de la información (GOVERNANCE INSTITUTE, 2008) El Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas es la única Institución Pública de alto nivel de complejidad en el departamento de Caldas y su área de cobertura incluye además el Magdalena Caldense y Norte del Valle. Cuenta con infraestructura tecnológica IBM de alto nivel, importantes estándares de licenciamiento de software y sistemas transaccionales sólidos para todos sus registros y ha venido implementando instrumentos de gobierno y control que fortalezcan la administración de los recursos de TI y a la vez promuevan la seguridad y privacidad de la información. Instrumentos como la Política de Gerencia y Seguridad de la Información, el Manual de Políticas Específicas de Seguridad Informática, el Plan de Gerencia de la información y el Programa de Gestión Documental. Los resultados en Gobierno Digital, permiten demostrar el compromiso de la Alta Dirección para 1
http://www.isaca.org/Knowledge-Center/Research/Documents/Alineando-COBIT-4-1-ITIL-v3-y-ISO-27002en-beneficio-de-la-empresa_res_Spa_0108.pdf
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con la seguridad informática. Cada uno de estos avances ha sido articulado con el Plan de Desarrollo Institucional, que a su vez, se encuentra alineado con la Plataforma Estratégica y enfoca el esfuerzo al logro de los objetivos de la entidad. De acuerdo al Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la Gestión de TI del Estado colombiano, el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (en adelante PETI) es el artefacto que se utiliza para expresar la Estrategia de TI. El PETI hace parte integral de la estrategia de la institución y es el resultado de un adecuado ejercicio de planeación estratégica de TI. Cada vez que una institución pública hace un ejercicio o proyecto de Arquitectura Empresarial, su resultado debe ser integrado al PETI (MINTICS, 2016) Para el aprovechamiento de dicha arquitectura, es importante mantener actualizado el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información que se articule con el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Institución y que en conjunto con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Control Interno, Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, Gestión Ambiental, Seguridad y Salud en el Trabajo, el Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) y Responsabilidad Social, propendan cada día por garantizar la prestación del derecho fundamental de servicios de salud a la comunidad y velen en cada una de sus operaciones por garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad como pilares fundamentales de la información.
II.
Objetivos del PETI
General Definir la estrategia que oriente la planeación, implementación, monitoreo y mejora de los servicios y procesos fundamentados sobre la Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TICSEspecíficos Fortalecer las capacidades de gestión y gobierno de recursos tecnológicos para ofrecer servicios de TI de alta calidad.
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Iniciar la implementación de una Arquitectura Empresarial orientada a la satisfacción de clientes internos y externos con la oferta de servicios tecnológicos.
III.
Alcance del PETI
El Plan Estratégico de Tecnología de la Información PETI, ha sido estructurado y fundamentado considerando su alineación con el Plan de Desarrollo Institucional y a su vez, articulando las metas propuestas por el Gobierno Nacional y Territorial. De igual forma se han integrado las necesidades y expectativas de los diferentes procesos de la Entidad, así como los propósitos definidos en la Estrategia del Gobierno Digital y el cierre de brechas en materia de TI. Se desarrolla en cuatro fases, iniciando con la revisión y análisis de la capacidad actual, que permite medir el grado de madurez del Hospital en cuanto a las estrategias orientadoras y de cobertura de TI. Durante la segunda fase se contempla el modelo operativo y de la Entidad, las necesidades de información de los procesos y la comunidad. La tercera fase permite consolidar la estrategia de TI, planteando un modelo de gestión alineado con el entorno y objetivos institucionales, ofreciendo una arquitectura para promover la gestión y gobierno necesarios en su apropiación y uso. Por último, en la cuarta fase se plantean los lineamientos y actividades para desarrollar la estrategia de TI, definiendo acciones de corto y mediano plazo con avances en cada vigencia para la ejecución de proyectos que garanticen su despliegue.
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IV.
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Marco Normativo
La normatividad que soporta este documento, se encuentra fundamentada en el marco de creación de la ESE y en las recientes políticas para el uso de la tecnología y la seguridad de la información Decreto Nacional 2573 de 2014 por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones Decreto 1078 del 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones" Decreto 415 del 2016 "Por el cual se adiciona el Decreto Único Reglamentario del sector de la Función Pública, Decreto Número 1083 de 2015, en lo relacionado con la definición de los lineamientos para el fortalecimiento institucional en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones." Decreto 1008 de 2018 Establece los lineamientos generales de la política de Gobierno digital y actualizando el decreto Único reglamentario del sector de las TIC. Decreto 620 del 2020 Estableciendo los lineamientos generales ene le uso y operación de los servicios ciudadanos digitales.
V.
Rupturas Estratégicas
El hospital identifica esos paradigmas a romper para llevar a cabo la transformación de la gestión TI y lograr resultados de impacto en el desarrollo de la las actividades. Estas rupturas deben generar un impacto institucional, donde identificamos las siguientes: A. La gestión de TI requiere una gerencia integral que dé resultados B. La información debe ser más oportuna, más confiable y con mayor detalle C. Necesidad de aumento de la capacidad de análisis de información en todos los procesos del Hospital. D. Fortalecer el equipo humano de la institución pública y desarrollar sus capacidades de uso y apropiación de TIC. E. Desarrollo vs adquisición de software (integradores)
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F. La gestión de los servicios tecnológicos debe ser: tercerizada, especializada, gerenciada con tecnología de punta, sostenible y escalable G. Software libre o propietario H. Tecnología como factor estratégico, no solo de apoyo. Tanto a nivel de servicios como de estrategia de procesos. I. Costo beneficio y alineación de TI con metas organizacionales. Cadena de valor. Valor agregado.
VI.
Análisis de la Situación Actual
En esta sección se define el estado actual o línea base para proyectar la visión de lo que se espera en materia de gestión de TI en la entidad. Se hará un breve recuento sobre los aspectos claves de la estrategia de TI, el uso y apropiación de la tecnología, los sistemas de información con que cuenta la Institución, los servicios tecnológicos ofrecidos, las prácticas relacionadas con la gestión y el gobierno de TI y el análisis financiero para perfilar la estructura y necesidades del área de TICS. Es necesario abordar la alineación del Plan con la planeación estratégica sectorial e Institucional y su relación con los Planes de Desarrollo Nacional y Territorial. Esto permite garantizar la articulación y adhesión a la visión del Hospital para con su entorno y la orientación a la ciudadanía en cuanto a la prestación de todos sus servicios.
Estrategia de TI El Hospital cuenta con un organigrama funcional acorde con su planta de personal y resultado de un proceso reorganización institucional. El proceso de Administración de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TICSpertenece al área de Planeación e Información del nivel directivo. Esto permite que la participación del proceso sea relevante para la definición de planes, programas y proyectos transversales y que el enfoque del proceso de TICS sea estratégico más que operativo.
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Figura 1. Organigrama Institucional. Fuente. Planeación. Acuerdo 003 de 2015.
Como instrumentos para fomentar las TICS como eje transformador, se han documentado e implementado entre otros: • • • • • • • • •
Política de Gerencia y Seguridad de la Información. Manual de Políticas de Seguridad Informática. Plan de Contingencia Informático. Plan de Gerencia de la Información. Programa de Gestión Documental. Política de Cero Papel. Política de Gestión Documental. Lineamientos Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Lineamientos Gobierno Digital según cronograma por vigencia.
Plan Decenal de Salud Pública 2012-2021 El Ministerio de Salud y Protección Social, como rector y regulador del sistema general de seguridad social en salud, definió las siguientes líneas estratégicas
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para el desarrollo del Plan Decenal, requiriendo que sean abordadas de manera obligatoria, desde la perspectiva diferencial y de derechos: 2 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Promoción de la salud Prevención Atención y rehabilitación Vigilancia en salud Gestión del conocimiento Gestión de la salud pública
Se puede apreciar la Gestión del conocimiento como pilar fundamental para el desarrollo de la políticas y desde diferentes aspectos, las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones –TICS- se convierten en elemento facilitador para su desarrollo. Por otro lado y de acuerdo con lo establecido por el Plan Decenal de Salud Pública 2012-2021, en su sección de responsabilidades de la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud –IPS- se pueden encontrar varios ítems relacionados con la gestión responsable de la información, motivo por el cual se fortalece el concepto de implementación del PETI. Entre ellas tenemos: •
Desarrollar cultura del Buen Gobierno, de manejo de información financiera y contable de los recursos de salud y de rendición de cuentas de los resultados en salud de acuerdo a la normatividad vigente.
•
Generar la información requerida por el sistema de información de salud.
•
Cumplir con el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en Salud – SOGCS3. El cual incluye un componente específico de Sistema de Información para la Calidad.
Cada proyecto relacionado con TI permite de alguna manera, consolidar, almacenar y aprovechar la información generada en cada uno de los procesos de atención y administración institucional, sirviendo como mecanismo para alcanzar las metas propuestas en el Plan decenal.
2
3
https://www.minsalud.gov.co/PlanDecenal/Paginas/Que-es-el-plan.aspx
SOGCS. Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de Atención en Salud, cuyas características están definidas en el Decreto 1011 de 2006.
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Política Nacional de Prestación de Servicios de Salud Según lo establecido por la Política Nacional de Prestación de Servicios de Salud en la sección 3.2.8 Requerimientos y procesos del sistema de información, “Hacer posible un sistema de salud centrado en el ciudadano,
implica que la información debe recolectarse, analizarse y disponerse a partir del nivel individual (persona) y gestionarse de tal forma que permita integrar los requerimientos de información de los diferentes agentes involucrados en la atención integral en Salud”, y luego en expresa “El sistema de información de acuerdo con lo descrito en el artículo 45 del plan de desarrollo se basa en la integración en interoperabilidad en la información entre los diferentes agentes” Es necesario entonces que el modelo de privacidad y seguridad de la información, así como el PETI de que trata el Marco de Referencia para TI promovido por MITICS, se centre en (MSPS, 2016): a. La información de apoyo a la política de atención integral en salud, derivada del conjunto mínimo regulado de datos, debe estar centrada en el ciudadano b. Se deben adoptar estándares (semánticos y sintácticos) integrados de interoperabilidad y gestión de información entre entidades públicas de diferentes sectores y operadores públicos y privados del sistema de salud, que permitan la interacción entre repositorios e integración de información. c. El Modelo deberá establecer conceptos, definiciones y nomenclaturas únicas con el fin de permitir la integración de la información, comparación y trazabilidad de las acciones. d. El desarrollo y la implementación de los sistemas de información se debe realizar a través de arquitecturas modulares con interfaces estandarizadas y otras tecnologías disponibles, que garanticen la eficiencia del sistema de salud. e. Se debe asegurar que toda la información del conjunto mínimo de datos esté disponible para todos los actores.
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Plan Nacional de Desarrollo El Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, pacto por Colombia, pacto por la equidad es una apuesta por la equidad de oportunidades para que cada colombiano pueda elegir libremente aquello que quiere ser y hacer con su vida y disfrutar de una vida digna, los elementos novedosos permitirán alcanzar dicho objetivo son el incremento en la productividad, liderada por una profunda transformación digital y una apuesta por la agroindustria que vincule a los pequeños y medianos productores; una mejora regulatoria y tributaria que promueva el emprendimiento y la actividad empresarial; una mayor eficiencia del gasto público; una política social moderna centrada en la familia que conecta a la población pobre y vulnerable a los mercados; y el aprovechamiento de las potencialidades territoriales al conectar territorios, gobiernos y poblaciones. Este es un gran pacto en el que los ciudadanos tienen derechos, pero también deberes para ayudar a construir la Colombia que todos queremos y necesitamos. Este “Pacto por Colombia. Pacto por la equidad” está basado en la ecuación del bienestar: LEGALIDAD + EMPRENDIMIENTO = EQUIDAD. El “Pacto por Colombia. Pacto por la equidad” incluye, un conjunto de pactos transversales que operan como habilitadores y también como conectores y espacios de coordinación, que hacen posible el cumplimiento de nuestra ecuación fundamental para el logro de una mayor equidad de oportunidades para todos. También son dinamizadores del desarrollo y ayudan a enfrentar los riesgos que se pueden presentar en nuestra apuesta, los pactos propuestos son: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto Pacto
por por por por por por por por por por por por
la sostenibilidad la descentralización la ciencia, la tecnología y la innovación el transporte y logística la transformación digital la calidad y eficiencia de servicios públicos los recursos minero-energéticos la economía naranja la construcción de Paz la inclusión la equidad para las mujeres una gestión pública eficiente
Estos pactos tienen como base la conexión con los distintos territorios de nuestro país, por tal razón se han establecido unos pactos regionales que son
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la ruta de implementación que permite habilitar la apuesta de legalidad y emprendimiento para el logro de la equidad en todo el territorio colombiano. Estos pactos identifican en primer lugar los proyectos estratégicos que permitirán dinamizar la economía y fomentar el desarrollo social según su vocación y potencial, y, en segundo lugar, los esfuerzos focalizados a nivel territorial de algunos pactos transversales según particularidades de cada región. Estos pactos representan la ruta de trabajo conjunta y articulada entre Nación y territorio para los próximos cuatro años. Esto se consolidará en los “Pactos Territoriales”, con acuerdos específicos entre la Nación y los gobiernos subnacionales. El Pacto por Colombia, pacto por la equidad es la propuesta de unir a Colombia en una agenda de políticas y reformas que nos permitirán lograr un país más productivo y con mayor justicia social4. Es así como el PETI del hospital se alinea a algunos de los pactos del PND. ✓ Pacto por la Ciencia, la Tecnología y la innovación: El Hospital por ser Universitario estará Fundamentado en el conocimiento. Trabajamos para promover la ciencia, la tecnología y la innovación para mejorar las condiciones de salud. ✓ Pacto por la transformación digital: como Institución Publica estaremos en continua transformación digital mediante el uso de datos y nuevas tecnologías. Plan de Desarrollo Departamental 2020-2023 El Plan Departamental de Desarrollo 2020 - 2023 “Unidos es Posible”, tiene como objetivo liderar un gobierno incluyente, serio y transparente, con un sentido social que brinde oportunidades de desarrollo y crecimiento para los caldenses y que haga del departamento una región foco de prosperidad y confianza. El Plan Departamental de Desarrollo 2020 – 2023 “Unidos es posible”. El Plan está estructurado en tres pilares: Caldas Sostenible, Caldas Educada y Conectada, Caldas Social e Incluyente. Cada uno de ellos contiene las diferentes líneas estratégicas, programas, metas de resultado y de producto, que permitirán cumplir con la misión, visión y objetivos que se ha trazado el Departamento para este cuatrienio.
4 Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022, Pacto por Colombia, pacto https://www.dnp.gov.co/DNPN/Paginas/Bases-del-Plan-Nacional-de-Desarrollo.aspx
por
la
equidad.
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Figura 2. Pilares del PDD Fuente: PDD 2020-2023
Figura 3. Líneas Estratégicas del PDD Fuente: PDD 2020-2023
Plan Estratégico de TI se alinea con el plan Departamental de Desarrollo “Unidos es posible” con las líneas:
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✓ Línea: Gobierno para la gobernanza y transparencia Programa: Gobernanza de las tecnologías de la información y las comunicaciones. ✓ Línea: Educación, Ciencia y tecnología Programa: Ciencia, tecnología e innovación al servicio de la competitividad Subprograma: Ciencia tecnología e innovación para la creación y fortalecimiento empresarial
Plan de Desarrollo Municipal 2020-2023 El Plan de Desarrollo Manizales + Grande es una estrategia de ciudad, compuesto por 5 líneas estratégicas:
Figura 4. Líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Municipal 2020-2023 Fuente: PDM 2020-2023
Donde la Línea gobernanza con transparencia se encuentra Transparencia y efectividad en resultados que busca una Gobernanza con controles y equilibrios que garantice que las necesidades de las comunidades se tomen en consideración y se brinden las herramientas para el control ciudadano, la información y la rendición de cuentas abierta y permanente. Plan de Desarrollo Institucional 2020-2023
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Es fundamental que el Plan Estratégico de TI se articule plenamente con los objetivos institucionales, el direccionamiento estratégico y su respectivo Plan de Desarrollo. Es por ello, que las cuatro líneas planteadas en el Plan de Desarrollo 2020-2023 “orgullosamente Publico y universitario... ¡Para todos!, son abordadas desde la optimización en el uso de recursos tecnológicos. Las tecnologías de la información son transversales a todos los procesos, por lo que a continuación se resumen las líneas, estrategias y sus respectivos programas que relacionan de manera directa el Plan de Desarrollo Institucional y el PETI. Relación PETI - Objetivos Institucionales El direccionamiento estratégico del Hospital propone 8 objetivos institucionales. El PETI que se propone y debido a su articulación con todos los niveles administrativos y asistenciales tiene relación con cada uno de ellos. Por consiguiente se relacionan los Objetivos institucionales que se asocian directamente •
Desarrollar procesos académicos e sostenernos como hospital universitario
investigativos
que
permitan
El carácter universitario que tiene el Hospital exige gran esfuerzo en la construcción de procesos de investigación sólidos y que además, cumplan con los más altos estándares de calidad de la información y confidencialidad de los datos. Los resultados obtenidos deberán tener el sustento científico suficiente para ser catalogados de alta calidad. Los recursos de TI y sobre todo el marco de gobierno de TI deben soportar y apoyar dichos procesos. •
Mejorar la Capacidad Instalada y la dotación tecnológica que fortalezca la prestación del Servicio en la región La obsolescencia tecnológica exige que las instituciones revisen periódicamente sus planes estratégicos para re orientar las políticas y disposiciones en cuanto a la gestión de recursos. Los planes de mantenimiento, planes de inversión y proyectos de dotación son instrumentos que facilitan su despliegue. El PETI por su parte debe brindar los lineamientos generales que promuevan su operación.
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Fortalecer el modelo de Gestión institucional que controle de manera eficiente el desempeño El Modelo Integrado de Planeación y Gestión propuesto por el Estado a través de la Función Pública, incorpora 7 dimensiones que agrupan las políticas de gestión y desempeño institucional, que al ser implementadas exige la articulación de los sistemas de información para la toma de decisiones, optimización de procesos y logro de resultados y deben valerse de recursos tecnológicos que ayuden a alcanzar mayor efectividad.
•
Desarrollar estrategias que promuevan la participación ciudadana. El Estado colombiano promueve la generación de espacios de participación comunitaria en la toma de decisiones de las entidades públicas. La lucha contra la corrupción y así mismo fomentar la transparencia en la gestión de recursos públicos son prioridades Institucionales. La rendición pública de cuentas, la racionalización de trámites y servicios, el cumplimiento a los requerimientos normativos5, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, interacción con la Asociación de Usuarios, y el aprovechamiento de los canales de comunicación con la comunidad son algunos de los escenarios planteados. Todos estos elementos se valen de la tecnología de información como mecanismo de despliegue.
Uso y apropiación de la tecnología El Hospital ha dispuesto diferentes procesos, procedimientos, planes, proyectos y programas para la implementación sistémica de las Tecnologías de la información, incluyendo indicadores para medir los niveles del servicio ofrecido. Durante las últimas vigencias se ha logrado mantener una tendencia positiva en la gestión de recursos, permitiendo que los distintos niveles de la institución alcancen los objetivos trazados. A continuación resumen de algunos de los indicadores.
5
Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional. Decreto 2573 de 2014, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea. Sistema Único de Información de Trámites – SUIT -. Lineamientos nacionales para la lucha contra la corrupción.
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Los planes de acción, inversión, gestión de riesgos y medición de políticas han superado la meta propuesta tras cada vigencia, obteniendo una calificación excelente.
Figura 5. Proporción de Planes ejecutados Fuente: Sistema de Gestión de Calidad.
Se evalúa durante cada vigencia el nivel de percepción de la calidad obtenida por el cliente interno en cuanto a soporte técnico, obteniéndose para el último año, un 95.56% de satisfacción, generando la intervención inmediata de los aspectos por mejorar. Como se puede apreciar en el siguiente gráfico, se ha superado la meta planteada en cada vigencia y la mediana supera el 98%.
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Figura 6. Proporción Satisfacción Servicios Brindados Fuente: Sistema de Gestión de Calidad.
La gestión de mantenimiento preventivo se ha realizado a través de outsourcing encontrando en algunos períodos dificultades para agendar todos los equipos dado su nivel de uso en los servicios asistenciales, sin embargo, tras el cierre de cada vigencia se ha obtenido el resultado esperado.
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Figura 7. Proporción de Mantenimientos Preventivos realizados Fuente: Sistema de Gestión de Calidad.
Durante los últimos dos años se logró mantener una disponibilidad de los sistemas de información superior al 99.9%, pues únicamente se registraron 20 horas de suspensión por motivos de mantenimiento correctivo en los servidores principales. Esto ha facilitado las operaciones del hospital 7x24.
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Figura 8. Disponibilidad Sistema de Información Fuente: Sistema de Gestión de Calidad.
Luego de revisar detalladamente la ejecución de los planes propuestos, resultados obtenidos y sus indicadores, se consolida la matriz FODA (Fortalezas – Oportunidades – Debilidades – Amenazas) que se consolida como elementos clave para el Plan Estratégico.
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Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
FORTALEZAS • •
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Aplicabilidad de la Ley Anti trámites, Gobierno Digital, trámites y Servicios ante el SUIT. Manual de contratación actualizado, que garantiza los lineamientos sobre la transparencia en la ejecución y optimización de recursos de TI. Riesgos identificados y controlados (por proceso, institucionales y anticorrupción). Documentación estandarizada en el Sistema de Gestión de Calidad. Integración del Sistema de Información que optimiza la gestión de procesos. Cobertura de recursos tecnológicos y diseño de software a la medida de los procesos. Infraestructura del Sistema de información: digitalización de historia clínica, Imágenes diagnósticas y laboratorio clínico. Cultura de costeo productos y servicios. Actualización de procesos, procedimientos e indicadores. Capacidad y disponibilidad de la Infraestructura del sistema de información. Competencias funcionales especializadas del equipo de trabajo de TI. Implementación de la política de Cero Papel y Gestión Documental
OPORTUNIDADES •
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•
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• •
Uso de medios tecnológicos para agilizar y articular los sistemas de información con EPS para disminuir tiempos de trámites. La necesidad permanente de ampliar el sistema de información, buscando mayor efectividad en las operaciones. Recursos de inversión que permiten el desarrollo tecnológico. Convenios docente asistenciales con las universidades para aplicar la tecnología y sistemas de información existentes. Marco de referencia de Arquitectura Empresarial propuesto por MINTIC para la estandarización de procesos relacionados con tecnología. Marcos de referencia de buenas prácticas en gestión y gobierno de TI como: ITIL, COBIT, ISO27000, ISO2000, ISO38500. Iniciativas del Archivo General de la Nación para la integración del Sistema de Gestión Documental Electrónico. Iniciativa del Estado colombiano en políticas de innovación y desarrollo tecnológico.
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DEBILIDADES •
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Rotación de personal en el área • asistencial para lograr la implementación de políticas y • lineamientos de TI Estructura física y funcional • insuficiente de las áreas y servicios, para atender la demanda Falencias en la socialización de documentos relacionados con los recursos de TI, sus políticas y lineamientos. Articulación débil entre la Institución y • las Agremiaciones Sindicales para el despliegue de estrategias. • Ausencia de espacio físico para datacenter alternativo como plan de contingencia y alta disponibilidad. • Ausencia de aulas de sistemas para promover la formación en recursos de TI. Falta integración e interoperabilidad con otras instituciones. Obsolescencia tecnológica en equipos de cómputo (mayores a 6 años) y licencias de sistema operativo (Windows xp) Falta de formación media y avanzada en ofimática por parte de colaboradores. Tabla 1. Matriz
CÓDIGO: TI080-R1-M2 VERSIÓN: 2 Página 27 de 97 AMENAZAS
Variabilidad del dólar que dificulta las proyecciones financieras. Obsolescencia de equipos por surgimiento de nuevas tecnologías. Obsolescencia del ERP Hosvital en cuanto a la gestión de inventarios mediante códigos de barra, movilidad de la historias clínica, analítica predictiva como módulo nativo y arquitectura cliente servidor que exige mayor capacidad de infraestructura y menor ubicuidad. Resistencia al cambio por parte del cliente interno. Poco acceso a recursos tecnológicos (internet, dispositivos móviles) por parte de la ciudadanía. Atrasos en procesos de actualización de Sistemas de Información que dependen de terceros.
FODA – TI
Sistemas de información Para soportar los procesos del Hospital es importante contar con sistemas de información que se conviertan en fuente única de datos útiles para apoyar o argumentar las decisiones gerenciales. La planeación, el diseño de la arquitectura, el ciclo de vida, las aplicaciones, los soportes y la gestión de esos sistemas de información facilitan y habilitan las dinámicas del Hospital. El marco de referencia de AE para la gestión de TI dice que “La clasificación de los sistemas de información de las entidades del Estado, que se debe utilizar
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es: Sistemas de Apoyo, Misionales, de direccionamiento Estratégico y Portales digitales”. 6 Un mayor detalle de esta clasificación se muestra en la siguiente Gráfica.
Figura 9. Categorías Sistemas de Información Fuente: Generalidades del marco de referencia de AE para la gestión de TI
El Hospital Departamental Santa Sofía de Caldas desde el año 2004 utiliza como fuente principal de información el ERP HOSVITAL como principal herramienta de apoyo a la gestión de los procesos institucionales y en el cual se registran las transacciones financieras y asistenciales. Funciona bajo una arquitectura cliente – servidor y se encuentra alojado en el servidor de producción. Cumpliendo con la con la Arquitectura TI de Colombia el hospital cuenta con los siguientes sistemas de información.
6
Marco de Referencia de AE para la gestión de TI, Dominio de sistemas de información del Marco de Referencia – Modelo conceptual
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Sistemas Misionales Sistema de información integral en salud HOSVITAL-HS es el sistema de información principal de la Entidad y debido a la cobertura de procesos su correcto funcionamiento es clave para el desarrollo de las diferentes actividades de la Institución. Dado lo anterior, es clave contar con un procedimiento alterno que permita un nivel mínimo de continuidad de las operaciones en caso de no poder hacer uso del aplicativo. El equipo de Administración de TICS brinda soporte primer y segundo nivel al usuario final y sobre la base de datos, la cual está soportada por el motor DB2 de IBM. El cual contiene los siguientes módulos: •
Módulo Hosvital Financiero: Permite efectuar las operaciones relacionadas con los procesos financieros y administrativos de las áreas de almacén, inventarios, cartera, tesorería, presupuesto, cuentas por pagar, activos fijos y contabilidad. Está integrado con el módulo clínico para lo cual cuenta con diferentes interfaces de comunicación y cargue para el procesamiento de información.
•
Módulo Hosvital Clínico: Permite realizar en tiempo real los registros clínicos del paciente derivados de su proceso de atención en los diferentes servicios del Hospital: Ambulatorios – Urgencias y Hospitalización. Se encuentra en línea con los diferentes servicios de apoyo asistencial al igual que la facturación de los diferentes servicios prestados.
Descripción de Módulos del Software Hosvital •
Activos Fijos: En este módulo se administran y gestionan los activos físicos adquiridos por el Hospital (manejo financiero, depreciación, mantenimiento)
•
Administración de Cuentas: En este módulo es donde se gestiona el proceso que deben seguir las facturas una vez son numeradas, se hacen las remisiones (paquetes de facturas), se radica (las EPS revisan y aceptan las remisiones), se glosa (devolución de factura por inconsistencias). Se administra el proceso desde que la factura sale del Hospital.
•
Admisiones: En este módulo se maneja la admisión de los pacientes asignándole derechos a través del contrato establecido con la respectiva EPS. Éstas pueden realizarse por: Urgencias, Ambulatorio, Hospitalización, Triage y Tratamiento Especial.
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•
Apoyo Terapéutico: En este módulo se manejan todas las solicitudes de las órdenes médicas de servicios de apoyo realizadas por los médicos (Por Ej: Rayos X, Fisioterapia, médicos especialistas, etc.).
•
Cirugía: Este módulo permite el manejo y administración de actos quirúrgicos, iniciando con el control de las salas de cirugía mediante la programación, cuenta con el proceso de anulación y causas de procedimientos quirúrgicos manejando las descripciones quirúrgicas y permitiendo llevar estadísticas de éstas.
•
Control de citas: Este módulo permite manejar la admisión de los pacientes a la institución por consulta externa a través de la asignación de citas de acuerdo con la disponibilidad de recursos y la necesidad de los usuarios en cuanto a fecha, hora, sede, especialidad clínica o profesional.
•
Compras: A través de este módulo se gestiona el proceso de compras de medicamentos, insumos y bienes que el hospital requiere para el funcionamiento de los diferentes procesos, desde el trámite de las respectivas órdenes de compra hasta la entrada a la institución.
•
Contabilidad: Registro y administración de todos los movimientos contables de la Entidad y generación de los diferentes estados financieros.
•
Cuentas por cobrar: En este módulo se maneja la cartera, todo lo que le deben al hospital, recibe las glosas del módulo clínico (desde administración de cuentas).
•
Cuentas por pagar: A través de este módulo se administra todas las obligaciones del hospital.
•
Facturación: Este módulo permite la emisión de facturas o registros de atención de los pacientes que son atendidos en la IPS, discriminando los procedimientos, los suministros y permitiendo establecer cuáles de éstos son facturables y cuáles deben ser cargados al gasto por parte de las instituciones.
•
Farmacia: Este módulo maneja la dispensación y despacho de los medicamentos, la facturación del despacho y el movimiento en el Kardex.
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•
Historia Clínica General – Médicos: Registro de información de la historia clínica de pacientes: Evoluciones, procedimientos, diagnósticos, exámenes, entre otros.
•
Historia Clínica – Enfermería: Registro de las atenciones y procedimientos realizados por los auxiliares y profesionales de enfermería a los diferentes pacientes atendidos en el Hospital.
•
Hoja de Ruta: En este módulo se hace el rastreo de facturas, desde donde se genera hasta cuando se realiza el pago.
•
Inventarios: Administración del inventario, registrando las entradas y salidas de los diferentes productos y las existencias actuales de los mismos.
•
Mantenimiento del sistema: Parametrización del módulo clínico, contratos, configuración de empresas, RIPS (datos de los archivos con que se mandan las cuentas), creación de usuarios y grupos de usuarios.
•
Presupuesto: A través de este módulo se realizan las operaciones relacionadas con el presupuesto de la entidad. Se Maneja las apropiación inicial del presupuesto, modificaciones presupuestales, operación de ingresos y gastos, reservas presupuestales, entre otras.
•
Terceros: En este módulo se registran los procedimientos que realizan los especialistas por especialidad con sus respectivos costos, para el sistema generar las cuentas al final de mes.
•
Tesorería: Recaudación de dinero y desembolso de pagos.
•
Triage: A través de este módulo se realiza la atención inicial al paciente en el área de Urgencias y se determina el nivel de prioridad de la atención requerida por el mismo.
•
Seguridad – Financiero: Parametrización del módulo financiero.
•
Sistema de Información Gerencial: En este módulo se presentan reportes como por ejemplo de: estadística, facturación, diagnóstico, procedimientos, ingreso, etc.
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Sistemas de Información de Apoyo administrativo Para garantizar la operación del hospital, se han adquirido licencias de software correspondiente a sistemas operativos, software ofimático, software de copias de seguridad, de gestión documental. Esta sección ofrece un breve resumen sobre ellos.
Figura 10. Proveedores de Soluciones
Windows Server: sistema operativo para el despliegue de servicios de directorio activo, servidores de dominio principales y secundarios, servidor de copias de seguridad mediante el aplicativo FastBack de IBM y motores de bases de datos SQL SERVER para el aplicativo Aranda.
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Microsoft: Software para computadores personales, con productos como el sistema operativo Microsoft Windows, la suite ofimática Microsoft Office y los navegadores de Internet, Internet Explorer y Edge. IBMi: Sistema operativo i for business del proveedor IBM, sobre el cual se ejecutan los servidores de producción y contingencia. En su versión 7.1 se ejecutan localmente y su copia de seguridad se realiza en tiempo real mediante el componente BRMS (Backup Recovery and Media Systems) •
• •
TSM fastback: (Tivoli Storage Manager FastBack for Workstations) Software para la protección de archivos mediante copias de seguridad por agente en estaciones de trabajo. Propietario IBM. Protección de archivos con conexión a dispositivos de almacenamiento de discos y de cinta. VMware:. Utilizado para la virtualización de servidores, sobre los cuales se ejecutan otros aplicativos. Se encuentra instalado en tres servidores físicos IBM tecnología Intel y con administración local. ICluster: Es una solución para recuperación de sistemas de alta disponibilidad para aplicaciones sobre IBM Power i, que permite el acceso continuo a través del monitoreo, notificación y autocorrección de problemas, con servicio de réplica en tiempo real para los ambientes de producción. Este Software pertenece a la empresa ROCKET.
Distribuciones Linux: sistemas operativos basados en Linux sobre los cuales se ejecutan diferentes servicios como servidor perimetral de seguridad, mesas de ayuda (help desk), servidores de archivos, gestores de credenciales LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), servidor de imágenes diagnósticas formato DICOM (Digital Imaging and Communication in Medicine), servidor de intranet. •
•
RedHat: Se trata de un sistema operativo (SO) open source, que permite ampliar las aplicaciones actuales e implementar tecnologías nuevas en equipos sin sistema operativo, entornos virtuales, contenedores y todo tipo de entornos de nube. Centos: Es un sistema operativo de código abierto, basado en la distribución Red Hat Enterprise Linux, operándose de manera similar, y cuyo objetivo es ofrecer al usuario un software de "clase empresarial" gratuito. Se define como robusto, estable y fácil de instalar y utilizar. Desde la versión 5, cada lanzamiento recibe soporte durante diez años, por lo que la actual versión 7 recibirá actualizaciones de seguridad hasta el 30 de junio de 2024.
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Ubuntu: Es un sistema operativo de código abierto para computadores. Es una distribución de Linux basada en la arquitectura de Debian. Actualmente corre en computadores de escritorio y servidores, en arquitecturas Intel, AMD y ARM.
Glassfish Server: Servidor de aplicaciones de software libre desarrollado por Sun Microsystems, que implementa las tecnologías definidas en la plataforma Java EE y permite ejecutar aplicaciones en lenguaje JSP. Apache Tomcat: Es una implementación de código abierto de las tecnologías Java Servlet , JavaServer Pages , Java Expression Language y WebSocket, proporciona un entorno de servidor web HTTP "Java puro" en el que se puede ejecutar código Java . Servidor de lenguaje PHP. Antares: Software Antares Comercial versión 3.620 Desarrollado por la Empresa Tecnología y Software para la liquidación de la nómina, prestaciones sociales, intereses a las cesantías del personal de planta del Hospital, además de la elaboración de reportes mensuales, semestrales y anuales, expedición de certificados de ingresos y retenciones (DIAN), elaboración de descuentos parafiscales y descuentos patronales, generación de archivos planos para entidades bancarias y pagina web de Confamiliares. Este Aplicativo tiene Interfaz con Hosvital donde se provee información relacionada con la nómina del personal de planta de la entidad, a través de archivos físicos para el módulo financiero del Sistema de Información HOSVITAL. Este sistema sólo es emisor de información. Sevenet: software de gestión documental que permite administrar la correspondencia oficial mediante la ventanilla única, el archivo de gestión de los procesos y el nivel de archivo central. Aranda: aplicativo que se utiliza desde el proceso de Administración de TICS para gestionar de manera automática el inventario de recursos tecnológicos. Facilita la gestión de software legal, característica de hardware así como el uso de los equipos de cómputo. Igualmente posee funcionalidad para acceso remoto en el soporte a usuarios finales. CorelDraw X5: paquete para la creación y edición de artes gráficos, utilizada por el proceso de Mercadeo y Comunicaciones en la elaboración de piezas publicitarias que son utilizadas en las campañas institucionales. Suite Adobe: Software para el área de comunicación y mercadeo, área encargada de formular e implementar estrategias y planes de comunicación,
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manejo de imagen corporativa (interna y externa), gestión de medios de comunicación (virtuales, audiovisuales y escritos), formulación de campañas, soluciones a partir de estrategias enfocadas en la socialización y difusión de conceptos que permitan la apropiación de información institucional, buscando impactar el conocimiento del público objetivo, promover la interacción a través de redes sociales y medios virtuales como página web, además internamente la gestión de la intranet. Para todo lo anterior se usa la Suite de Adobe. Autocad: Software de diseño asistido por computadora (CAD) en el cual se apoyan profesionales para crear dibujos precisos en 2D y 3D, es utilizado para la actualización permanente de los planos del hospital. Zebra Designer: Software para impresión de Manillas de Identificación de pacientes y etiquetas de farmacia. ESET EndPoint: Software Antivirus, Producto de seguridad que incluye un motor de análisis para detección de virus informáticos, incluye control de acceso a la información para evitar fugas de información y bloquea los dispositivos no autorizados. Se administra desde la consola Remote Administrator. Biostar: Aplicativo que permite la gestión del control de acceso por sensores biométricos. Nedi: Descubrir la red y encontrar cada nodo final conectado, permite visualizar la topología, verificar que dispositivos de red están activos. BCMS Vu: Aplicativo que almacena datos estadísticos del Centro de Contacto y permite la generación de reportes. Equipo Servidor IP: Aplicativo que registra las llamadas salientes y entrantes por extensión y usuario.
Sistemas de Información de Apoyo Asistencial Software Centrales de Monitoreo: Software para centralizar la información generada por cada uno de los monitores de signos vitales instalados en las Unidades de Cuidado Intensivo y que permite el reporte de cada uno de los monitores, visualización, seguimiento, revisión gráfica de tendencias, registros
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de alarma, datos históricos de pacientes y en general los datos del paciente que deben ser monitoreados desde la estación de enfermería. Digitalización de Imágenes Diagnósticas: La E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas cuenta con equipos para la digitalización de imágenes diagnósticas, permitiendo su procesamiento, almacenamiento y visualización en los diferentes servicios ambulatorios, hospitalización y urgencias; logrando resoluciones de la talla médica y sistemas especializados en el almacenamiento de un gran número de exámenes médicos presentando herramientas de apoyo para el diagnóstico y visualización de las mismas. A continuación detallamos los sistemas empleados para la digitalización de las imágenes. • •
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Osirix: Aplicativo para la visualización de imágenes en formato DICOM. Utilizado en servicios de radiología y como visor en los servicios asistenciales. Clear Canvas, Xrayline: Este software permite la visualización de imágenes médicas digitales, implementa comunicación de estudios DICOM para enviar y recibir estudios hacia y desde diversos PACS y además permite visualizar cortes de imágenes de forma correlativa. Dcm4che: Es un administrador de imágenes / archivo de imágenes (según IHE). La aplicación contiene los servicios e interfaces DICOM, HL7 que se requieren para proporcionar almacenamiento, recuperación y flujo de trabajo a un entorno de atención médica. Sound Organizer: El Software de grabadoras, es utilizado para pasar y organizar las lecturas de las grabadoras de voz de las imágenes diagnósticas y procedimientos no quirúrgicos, realizadas por los Médicos Especialistas.
Labcore: Sistema utilizado por el laboratorio clínico del Hospital para el registro y procesamiento de la información relacionada con la realización de exámenes médicos. A través de este sistema, se permite dar respuesta a las órdenes médicas de laboratorios generadas desde los servicios de hospitalización y de Urgencias a través del sistema Hosvital Clínico, así como la atención de solicitudes ambulatorias. Se cuenta con una interfaz entre Labcore y Hosvital para garantizar la integridad de la información y poder contar con el reporte de los laboratorios directamente en la Historia clínica digital de cada paciente. El sistema de Información HOSVITAL envía las órdenes de exámenes de laboratorio generadas desde los diferentes servicios Ambulatorios, de Hospitalización y Urgencias a la base de datos Interlab, Labcore toma las órdenes pendientes, procesa las muestras y cuando tiene los resultados son enviados a Interlab, en este punto el sistema de información Hosvital lee los
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resultados y los almacena en la historia clínica de cada paciente. La comunicación se da a través de la red LAN del Hospital vía ODBC.
Sistemas de Información de Apoyo que son Desarrollos propios Con el objetivo de complementar las soluciones informáticas y proveer servicios a los procesos que faciliten el logro de objetivos, Administración de TICS ha desarrollado módulos de sistemas de información que algunos se integran al ERP Hosvital. Ssofthia-Costos: Programa propietario del Hospital Santa Sofía que permite realizar las operaciones relacionadas con el proceso de costeo Hospitalario: Costo por producto, costos por centro de costos y generación de informes para la toma de decisiones. Ssofthia-HC: A través de este sistema de información se administran todos los trámites relacionados con la solicitud y préstamo de historias clínicas a las áreas internas del hospital que las requieren para los diferentes trámites administrativos derivados de la atención de pacientes. Facilita las tareas de solicitud de historias clínicas, préstamo y el seguimiento y control en las diferentes fases del proceso. También permite el registro de las copias de historia clínica entregadas a pacientes y entidades externas. Ssofthia-NoPos: Sistema de información que permite realizar el proceso relacionado con la solicitud y justificación de medicamentos, procedimientos e insumos No Pos y la generación de los diferentes formatos y fórmulas para el trámite ante los diferentes Comités Técnico Científicos. Este software facilita el diligenciamiento de los formatos CTC, la generación de las respectivas fórmulas médicas y optimiza el proceso de atención de pacientes y tiempos de agendas médicas. Ssofthia-Referencia: Aplicación para el registro, seguimiento y control de los pacientes comentados por los diferentes centros de remisión al servicio de Urgencias del Hospital. Ssofthia-RTI: (Recepción Técnica de Insumos) es un Sistema de Información Web, que facilita la toma de decisiones en la recepción administrativa y técnica de los insumos en el Hospital Santa Sofía de Caldas. Está basado en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 2859-1 la cual determina la muestra a analizar del total de los insumos, los defectos a registrar según la forma farmacéutica e informa si el ese lote de insumos debe o no ser
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ingresado según los defectos encontrados garantizando así el ingreso de los insumos en óptimas condiciones. Ssofthia-citas_sms2: Interfaz que sube a la base de datos del Hosting las citas de medicina prepagada y particulares para el envío de mensajes recordatorios de citas. Ssofthia-listasespera: Aplicativo que lista los pacientes en proceso en sala de Cirugía con su estado actual para que de esta manera los Familiares y/o acompañantes puedan visualizar en la sala de espera el estado de la cirugía. Ssofthia-notaslab: Interfaz que actualiza las notas que los médicos realizan en las órdenes de laboratorio en Hosvital para que sean visualizadas en el sistema de información Labcore en Laboratorio Clínico. Ssofthia-negacioncitas: Aplicativo utilizado por el Centro de Contacto para el registro de las citas negadas a los usuarios por los diferentes motivos. Ssofthia-remitidos_urg: Interfaz que actualiza la base de datos de remitidos al Hospital Santa Sofía basándose en la base de datos del aplicativo Ssofthia Referencia (registro de llamadas de pacientes comentados) con la finalidad de eliminar la llamadas repetidas. Ssofthia-runts: (Registro Único de Transfusiones Sanguíneas), aplicativo que lleva el registro de las solicitudes de hemocomponentes sanguíneos desde los servicios hospitalarios hacia el Laboratorio Clínico con la finalidad de llevar una trazabilidad de los hemocomponentes, adicional permite el registro de signos vitales al momento de la transfusión con envío a la historia clínica en el Sistema de Información Hosvital. Ssofthia-labind: Aplicativo que lleva el registro de la toma de muestras en Laboratorio Clínico lo que permite determinar el tiempo transcurrido entre la facturación del servicio y la toma de muestra al paciente. Ssofthia-contacto: Aplicativo que permite registrar en una lista de espera a los pacientes que requieren citas de consulta externa y procedimientos ambulatorios que no se pueden asignar a Hosvital al momento de la solicitud por motivos administrativos (Contrato no habilitado, agenda no disponible). Solo se podrán incluir en la lista de espera aquellos pacientes con autorización generada para el Hospital Ssofthia-wiki: herramienta colaborativa que permite acceder a contenidos importantes definidos por cada proceso. Incluye temáticas que son
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enriquecidas por los participantes y que pueden ser enlazadas con otros recursos (links, imágenes, encuestas) Ssofthia priorización cirugía: aplicativo que permite el registro de documentación de pacientes que solicitan procedimientos quirúrgicos para poder priorizar con estos datos las cirugías a realizar en el Hospital. Ssofthia-negación servicios: a través del Formato de Negación de Servicios el Hospital debe informar por escrito al usuario el motivo por el cual no puede cubrir la necesidad del afectado. Cuando hay negación del servicio y/o medicamentos, este aplicativo permite registrar la firma del usuario y del personal responsable de la salud que diligencia el formato. Permite garantizar lo establecido en la Circular Externa Única 0047 de la Superintendencia Nacional de Salud. Ssofthia nutriciones parentales: aplicativo que permite generar las nutriciones parenterales a preparar en Farmacia para los pacientes basados en los requerimientos nutricionales especificados por el profesional de nutrición. Ssofthia traslado interno de pacientes: aplicativo que permite el registro de los tiempos transcurridos desde que se solicita cama para un paciente en determinado pabellón hasta que es recibido o cancelado. Ssofthia capacitaciones: aplicativo que permite el registro de los asistentes a las reuniones y/o capacitaciones, el registro de entrada y salida a dichas reuniones se realiza por medio del código de barras del carnet de cada asistente. Ssofthia sala espera consulta externa: permite registrar el llamado de pacientes que están en la sala de espera de Consulta Externa con la finalidad de que esta llamada sea visible en la pantalla ubicada en sala de espera
Sistemas de Servicios Informativos Digitales Moodle: herramienta de gestión de aprendizaje, o más concretamente de Learning Content Management, de distribución libre, escrita en PHP. Usada para la plataforma virtual que usa el hospital en procesos de inducción y capacitación de personal. Mesas de Ayuda – OTRS: Sistemas de tickets web más flexibles del mercado y se emplea en la asistencia a clientes, la asistencia de escritorio y la gestión de servicios informáticos.
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Mi llamado: Esta aplicación permite estar informado del estado de los pacientes y las solicitudes que se hacen a través del sistema de controles inalámbricos para generar llamados de enfermería, cada vez que se genera un llamado tradicional o código azul desde las habitaciones del hospital; permite visualizar los llamados activos y ultimas notificaciones de solicitud de servicios. Además permite generar reportes y visualizar el estado de los dispositivos. WSUS: Es un rol para sistemas operativos Windows Server que permite a los administradores disponer de un sistema centralizado de actualizaciones para t Software llamados de enfermería y cartelería digital: En servicios de intermedios a y b se cuenta con los llamados de enfermería para las unidades de cuidado intermedio se adquiere nuevo software para verificación de indicadores y así mismo cartelería digital (desplegar información relevante al cliente interno y externo).
Sistemas de información de Direccionamiento Almera: herramienta que permite almacenar de manera articulada la documentación generada mediante el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, la gestión y monitoreo de los diversos planes de acción y mejoramiento derivados de los procesos de evaluación y las acciones llevadas a cabo a través de Habilitación, Acreditación, Seguridad del Paciente, Planeación y Control Interno. Se encuentra instalado bajo esquema Cloud, el proveedor del servicio brinda el Hosting y la gestión de copias de seguridad.
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Figura 11. Módulos gestionados software Gestión de Calidad
Qlick:.Herramienta de minería de datos e inteligencia de negocios, gracias a la función que la Institución cumple como Hospital Universitario y la complejidad de informes solicitados por clientes internos, externo y Entes de Control, se han implementado soluciones de inteligencia de negocios y de minería de datos. Implementada sobre la plataforma DB2 Webquery por IBMi, la cual solamente corre sobre sistema operativo de IBM para el procesamiento y consolidación de información que permita la generación de reportes que apoyan el proceso de toma de decisiones de la mediana y alta gerencia y reportes de cumplimiento como entidad pública, por lo cual incluye funcionalidades de informes OLAP (On line Analytical Processing), reporte dinámicos y report broker para envíos automáticos por e-mail.
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Figura 12. Ventajas de soluciones de Inteligencia de Negocios.
Figura 13. Arquitectura para soluciones de minería de datos e inteligencia de negocios
Problemáticas con los sistemas de información •
Es imperativo implementar el sistema de código de barras que permita llevar a cabo la trazabilidad de medicamentos e insumos. Forma parte de las acciones de tecnovigilancia que exige el Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad y permite mejorar los resultados en las estrategias de Seguridad del paciente. La versión actual del ERP Hosvital no cuenta con un flujo completo que permita incorporar el lector de código de barras en todas las instancias de gestión de medicamentos e insumos.
•
La actualización anual del ERP HOSVITAL representa un esquema de importante en donde se llevan a cabo ajustes importantes a la base de datos que exige una migración, creación de campos únicos y posible ETL (Extract-Transform-Load) para garantizar la integridad referencial.
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•
No se cuenta con un estándar para el desarrollo de software propio, toda vez que los complementos se han implementado en diferentes épocas. Se propone iniciar con una metodología ágil por ser un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto de software.
•
Es necesario realizar en cada vigencia la actualización de los desarrollos propios existentes, buscando estandarizar la arquitectura a WEB, los motores de bases de datos a DB2 y el lenguaje a PHP.
Servicios Tecnológicos Estrategia y Gobierno La gestión de los servicios tecnológicos se realiza de manera centralizada y están a cargo del Proceso de Administración de Tecnología de la información y las comunicaciones. La dirección de tecnología está a cargo del Jefe del Proceso de Gestión de Planeación que apoya el Direccionamiento Estratégico del Hospital. En cuanto a la estrategia para la prestación de los servicios tecnológicos en cuanto a disponibilidad, operación continúa, soporte a los usuarios, administración y mantenimiento, se poseen indicadores como métrica de en cuanto a disponibilidad, operación continúa, soporte a los usuarios, administración y mantenimiento y que sirven como evidencia al cumplimiento del Plan de Mantenimiento de TI exigido por la normatividad vigente y apoyo en labores de inducción y reinducción de los colaboradores. Como estrategia para la prestación de los servicios tecnológicos en cuanto a implementación de mejores prácticas la Institución ha desarrollado algunos instrumentos propuestos por diferentes marcos de referencia en cuanto a la gestión de servicios tecnológicos. En la capa operativa se han documentado procedimientos que responden a buenas prácticas de ITIL y en la capa táctica se han aprovechado instrumentos de gobierno de TI propuestos por COBIT los cuales facilitan la integración entre el Gobierno Corporativo y el Gobierno de recursos tecnológicos. El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – MINTIC - propone el Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial para la
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Gestión de TI del Estado colombiano en el cual se recopilan buenas prácticas para las capas estratégicas, tácticas y operativas en cuanto a recursos de información. El modelo de gestión de servicios tecnológicos se considera un elemento orientador para la implementación del PETI y será soportado por los principios de TI, la infraestructura tanto de hardware como de software y los procesos y procedimientos documentados.
Figura 14. Integración Gobierno Corporativo y Gobierno de TI
Factores orientadores en la construcción e implementación del PETI Siguiendo los lineamientos del Modelo Estratégico de Métricas en Seguridad de la Información –MEMSI- Se han definido indicadores de disponibilidad, integridad y confidencialidad para establecer los niveles de servicio que se brindan en cuanto a la capa operativa del Hospital. Sin embargo se hace
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necesario construir e implementar otras métricas para las capas táctica (servicios, aplicaciones y perímetro) y estratégica (cumplimiento, objetivos del negocio y administración de riesgos). La disponibilidad de la información es uno de los criterios de mayor importancia, junto con la seguridad e integridad; siendo deber de nuestra Institución velar por el cumplimiento de estos criterios, por tal razón se estructuró un plan que incluye no sólo la gestión de datos e información, sino la solidez de la infraestructura física y lógica en que se soporta, con el respectivo Manual Metodológico del Plan de Gerencia de la información se ofrece mecanismos de dirección, control, ejecución y seguimiento de las acciones dirigidas a la gestión de la información incluyendo temas relacionados con la disponibilidad de los servicios de información, la interconexión entre los procesos y usuarios que permita mantener una comunicación abierta, fluida y permanente. Además la Institución cuenta con el Plan de Administración del Riesgo y se da continuidad al ciclo propuesto, que permite mediciones sistemáticas, evaluaciones y mejoras. Se contemplan dentro de los mapas de riesgo (por proceso, institucional y de corrupción) controles que permiten mitigar el impacto y la frecuencia de los eventos negativos que puedan ocurrir.
Administración de sistemas de información Los sistemas de información son administrados por el equipo de trabajo del proceso de TICS y se ha contratado un segundo nivel de soporte especializado ofrecido por el proveedor (software bajo licencia). Para ello existen los roles del equipo de trabajo delimitando las responsabilidades de cada uno de los integrantes. Los sistemas de información se encuentran alojados de la siguiente forma: a. Servicios locales: instalados en servidores locales, físicos o virtualizados. La institución cuenta con un Data Center y una infraestructura con fabricantes como IBM y Lenovo. b. Servicios Cloud: algunos servidores (hosting web, plataforma educativa, software del Sistema de Gestión de Calidad) se alojan en servidores externos con la respectiva contratación de terceros. La estrategia para disponer de ambientes separados para desarrollo, pruebas y producción para los sistemas de información y sus respectivas bases de datos, se ha llevado a cabo a través de la instalación de servidores separados. Se cuenta con un servidor IBM para producción en el cual bajo el motor de base de datos DB2 se proporcionan servicios a todos los procesos y un servidor
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de contingencia en el cual se mantiene réplica en tiempo real de las transacciones, del cual se generan copias de seguridad diarias e incluye bases de datos y aplicativos de desarrollo y pruebas.
Infraestructura Actual Se describen a continuación y de manera breve, las características principales de la infraestructura de TI con que cuenta el Hospital. Los detalles sobre ubicaciones, accesos, direcciones, no son tratados en este documento por su carácter reservado y de seguridad informática. Infraestructura Sala de Servidores
Figura 15. Esquema Servidores
✓ Red de datos alta velocidad (fibra óptica entre edificios y racks) ✓ Servidores de ALTO desempeño IBM ✓ Sistema operativo IBMi ✓ Motor de base de datos DB2 ✓ Copias de Seguridad Automáticas para usuarios ✓ Unidades de Almacenamiento avanzadas IBM ✓ Réplica en tiempo real para garantizar seguridad de información
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✓ Copias de seguridad de historia clínica y financiera a Cinta. Automáticas. ✓ Virtualización de servidores para aprovechar el potencial ✓ Seguridad informática a través de software especializado SERVIDORES IBM POWER 9 S914 1 PROD y 1 CBU
Figura 16. Esquema seguridad datos
Unidades de almacenamiento Se poseen sistemas de almacenamiento IBM Storwize V5100 G3 y V7000 son soluciones virtualizadas de almacenamiento híbrido. Su configuración está bajo esquema RAID5 y con su respectivo particionamiento alberga servidores virtuales y el repositorio a servidores físicos y backups.
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Figura 17. Unidades de almacenamiento
Arquitectura réplica y respaldo
Figura 18. Arquitectura réplica y respaldo.
Conectividad La arquitectura actual de los sistemas que posee el Hospital es cliente/servidor, por lo que los elementos activos de la red y los servidores son algunos de los componentes más críticos.
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El Hospital cuenta con una topología de red en estrella, en ésta, los computadores y demás elementos activos de la red se conectan a un dispositivo central Switch (conmutador de paquetes). Cada dispositivo se conecta con su propio cable a un punto de red. La red utilizada es una red de área local (LAN – Local Area Network) y a través de un proveedor de servicios se cuenta con acceso a Internet para utilizar este recurso como herramienta de comunicación y consulta con organizaciones externas. El cableado es mixto, se emplea cable UTP categoría 6 para la conexión entre el patch panel y cada área de trabajo (punto de red) y fibra óptica para la conexión entre los edificios (Centro administrativo, Urgencias, Centro de Especialistas, Hospital) y backup de cobre categoría 6 AMP intemperie como medio de respaldo en caso de daños en los enlaces de fibra. El cuarto de cableado definido como HO (cerca de facturación) cuenta con categoría 6ª Mostramos a continuación el mapa que permite identificar los cuartos de cableado existentes en el Hospital. La primera letra indica el edificio en el cual está ubicado de la siguiente forma: A: Administración U: Urgencias H: Bloque hospitalario C: Centro de especialistas
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Figura 19. Estructura LAN (Local Area Network) Institucional
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Servicios de operación La administración y operación de infraestructura (Hardware y Software) es soportada por el equipo de TICS de acuerdo con el rol establecido y existen contratos de soporte de los componentes de infraestructura, con su respectivo licenciamiento y contratos de garantía. El equipo de TICS también lleva a cabo la administración y operación de los servicios informáticos (correo electrónico, telefonía, comunicaciones unificadas, DNS, directorio activo, antivirus, anti spam, mesa de servicios, servicios de impresión, entre otros), sin embargo existen contratos de soporte para los servicios informáticos, de tal forma que se puedan superar dificultades en momentos de contingencia o integración de servicios. Se ha implementado una mesa de ayuda especializada (Help Desk) la cual permite registrar de manera cronológicas las solicitudes de soporte, generar los respectivos hilos y responsables. Se cuenta con indicadores para medir la satisfacción de los clientes internos y estadísticas del servicio brindado. El soporte técnico a usuario final, se contrata bajo la modalidad de outsourcing, con presencia 5x10x2 y disponibilidad las 24 horas del día en caso de fallos críticos.
Gestión De Información La intencionalidad de la Gerencia de la Información en el Hospital, consiste en: “Buscar que los procesos institucionales cuenten con la información
necesaria para la toma de decisiones basadas en hechos y datos, y que se implementen estrategias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información tanto clínica como administrativa” El hospital cuenta con el Plan de Gerencia de La información que está orientado a acciones para gerenciar la información que son medidas, monitoreadas y alcanzadas en un plazo determinado, y en donde se articulan los procesos de Gestión Documental, Sistema de Información y Atención al Usuario –SIAU-, Sistema de Información para la Calidad y Comunicaciones. Como se puede evidenciar en la siguiente figura, las necesidades del paciente la familia y la comunidad, así como la de los procesos y clientes internos se configuran como el insumo clave para el desarrollo de las acciones.
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A continuación se representa mediante un mapa básico, que conceptualiza la metodología utilizada en el Plan de Gerencia de la información, no sólo en la identificación de necesidades de información, sino los procesos que intervienen y el fin último en todo este proceso, que consiste en mejorar continuamente la calidad de los servicios ofrecidos, de cara al usuario y su familia
Figura 20. Mapa de la metodología Fuente. Manual Metodológico Plan de Gerencia de La Información Ver 2.0.
Desde el nivel estratégico se cuenta con Cuadros de Mando Integral que permiten consolidar los resultados de la gestión, los cuales están alineados al direccionamiento Estratégico, los cuales pueden ser visualizados y utilizados en las reuniones tácticas para efectuar revisión de desviaciones. A continuación se menciona los cuadros existentes:
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• • • • • •
CMI CMI CMI CMI CMI CMI
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Plan de desarrollo de la Vigencia por Procesos estándares de Acreditación modelos de atención Sofía Pro proceso de las políticas institucionales de la Resolución 256
Se han documentado e implementado 543 indicadores de gestión, los cuales permiten monitorear el avance en cada plan, programa o proyecto y se cuenta con instancias (Comités) que pueden acceder a la información para definir las acciones necesarias. Se han construido soluciones que permiten apoyar la toma de decisiones. Para ello se han implementado proyectos de minería de datos siguiendo la metodología CRISP-DM. Adicionalmente se cuenta con activos de información con protección de acceso a través de las cuales los líderes de proceso pueden efectuar análisis, complementar sus estadísticas y estructurar informes de gestión. El Hospital cuenta con un Plan de Contingencia Informático debidamente aprobado, desplegado e implementado, que permite a la Institución establecer mecanismos de recuperación ante desastres o problemas con el sistema de información y servicios de conectividad. Aunque se han incorporado algunas medidas, no se han implementado la totalidad de controles recomendados por la familia de normas técnicas ISO27000. Con el objetivo de incrementar los niveles de seguridad, la Institución adopta el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información propuesto por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –MINTIC- y establecerá el cronograma y acciones tendientes a su aplicación. En cuanto a la extracción de conocimiento a partir de los datos, se cuenta con un procedimiento adscrito al Proceso de Administración de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TICS- denominado “Generación de Consultas y Reportes” que incluye el ciclo PHVA para la identificación de necesidades de información, estructuración de consultas y reportes, evaluación y mejora de los resultados. Los informes generados permiten dar respuesta a las Resoluciones expedidas por el Ministerio de Salud y Protección Social en cuanto al reporte periódico de información a las EPS con respecto a enfermedades de alto costo, promoción y prevención, seguimiento a protocolos específicos y de salud pública.
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Generalmente se lleva a cabo un proceso secuencial para la obtención de dichos informes, seleccionando las fuentes de datos, procesando y transformando los datos mediante código SQL (Structured Query Language) y consolidando para que luego sea revisado e interpretado por el cliente interno o externo que solicita. Este procedimento aplica también para solicitudes de información realizadas por el Instituto Nacional de Salud (INS) o las universidades en el marco de los convenios docencia – servicio. En cuanto a la gestión de los procesos y procedimientos, se ha implementado software para el Sistema de Gestión de Calidad, permitiendo crear los planes de acción, de mejoramiento y proyectos, acordes con las necesidades detectadas durante las autoevaluaciones y visitas externas de Entes de Control. Gracias a dicha herramienta los líderes cuentan con información publicada de manera permanente sobre sus procedimientos y pueden realizar seguimiento oportuno a sus actividades.
Gobierno de TI A continuación se presenta la estructura del área de TI y se detallan la cantidad de personas, funciones, tipo de contratación y perfiles.
Figura 21. Roles área TI Fuente. TICS. Elaboración propia.
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ROL
Administrador Seguridad Informática
Analista de Sistemas
Administrador de Comunicaciones
Administrador de bases de datos
Administrador Hardware y Software
Descripción General Actividad Implementar y mantener sistemas de seguridad perimetral, anti spam, antivirus, actualización sistemas operativos, despliegue políticas de seguridad informática. Análisis y desarrollo de aplicaciones propias, interfaces y complementos web Gestión de servicios de comunicación (internet, telefonía análoga e IP, redes de cableado estructurado, elementos pasivos y activos de red) DBA (Database Administrator) para los motores existentes (DB2, Microsoft SQL Server, MySql). Cumple funciones de ingeniero de datos para procesos de obtención de conocimiento a partir del repositorio. Apoya la integración de aplicaciones desde la capa de datos. Administración de solución de inteligencia de negocios. Gestión de activos tecnológicos, Plan de mantenimiento, licenciamiento, operación de servicios de impresión.
Tipo Contratación
N° participantes
Perfil
Agremiación Sindical
1
Profesional
Agremiación Sindical
1
Profesional
Agremiación Sindical
1
Profesional
Contrato prestación Servicios
1
Profesional
Agremiación Sindical
1
Profesional
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ROL
Soporte Técnico
Inducción y Re inducción, Gestión del Conocimiento Gobierno Digital
Gobierno de TI – Gestión del Proceso
Descripción General Actividad Software: Apoyo de primer y segundo nivel en solución de problemas a aplicativos misionales y administrativos. Soporte a módulo del ERP (Enterprise
Resource Hosvital.
Planning)
Disponibilidad solución problemas.
Tipo Contratación
N° participantes
Perfil
Agremiación Sindical.
3
Profesional
Outsourcing
3
Técnico
Contrato prestación Servicios
1
Profesional
Planta
1
Profesional especializado
para de
Hardware: Atención al usuario final en cuanto a hardware. Mantenimiento preventivo y correctivo. Instalación de equipos. Llevar a cabo procesos de inducción, capacitación y re inducción, así como administrar aplicativos para la gestión del conocimiento, tanto a nivel TICS como a nivel organizacional. Consolidación de programas, políticas y/o planes relacionados con Gobierno digital Coordinación del proceso de Administración de TICS, consolidación de planes, programas, proyectos, políticas e instrumentos de gestión y gobierno de TI. Enlace con el
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ROL
Descripción General Tipo N° Actividad Contratación participantes Gobierno Corporativo para la toma de decisiones. Supervisiones contractuales relacionadas con TI. Tabla 2. Resumen de roles área de TI.
Perfil
Fuente. TICS.
Análisis Financiero Los costos actuales de operación y funcionamiento del área de TI se pueden desagregar en: costos de licenciamiento, costos del talento humano, costos de soporte y mantenimiento de los sistemas de información y la tecnología y se puede detallar partiendo de la ejecución de los rubros presupuestales destinados para tal fin y que se agrupan en gastos de operación y gastos de inversión de la siguiente manera para las últimas vigencias:
VIGENCIA Componente Costo Talento Humano
290.000.000
275.000.000
284.000.000
293.000.000
Soporte usuario final
118.000.000
126.000.000
130.000.000
134.000.000
450.000.000
690.000.000
710.000.000
730.000.000
409.000.000
500.000.000
515.000.000
530.000.000
1.267.000.000 1.591.000.000 1.639.000.000 Tabla 3. Resumen Financiero TICS
1.687.000.000
Infraestructura del Sistema de Información Mantenimiento de Equipo de Comunicaciones e Información Totales
2020
2021
2022
2023
El primer componente representa el costo del talento humano directamente relacionado con la gestión profesional y especializada de la infraestructura tecnológica. El segundo componente incluye contrato de outsourcing para el soporte técnico de primer nivel y atención al usuario final. El componente “Infraestructura del Sistema de Información” incluye las adquisiciones tecnológicas y su ejecución depende directamente del flujo de recursos con que cuente la institución.
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El componente “Mantenimiento de Equipo de Comunicaciones e información” contempla las contrataciones de soporte técnico y garantías sobre el hardware, así como el licenciamiento de software necesario para garantizar los derechos de autor y necesidades de los procesos. Se puede apreciar incremento importante en las últimas vigencias, debido al incremento en los costos de garantía sobre la plataforma IBM y Lenovo de la sala de servidores. A mayor obsolescencia, mayores costos para garantizar los niveles de servicio.
VII.
Entendimiento Estratégico
Esta fase comprende el análisis de las políticas y lineamientos con el modelo operativo y organizacional del Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, las necesidades de información y articulación de TI con los procesos
Modelo Operativo El Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas tiene implementado un modelo de operación por procesos que le ha permitido avanzar de manera alineada en procura de soluciones a las necesidades identificadas en su entorno. En la actualidad cuenta con 30 procesos de los cuales cinco (5) están clasificados como estratégicos, diez (10) como misionales, doce (12) de apoyo y tres (3) de evaluación. El proceso de administración de TICS está directamente relacionado con el proceso de Gestión de Planeación, por lo que su participación en el Direccionamiento Estratégico ha sido clave en el desarrollo de proyectos. El proceso de TICS es un transversal a toda la organización y tiene como objetivo: “Gestionar las tecnologías de información y comunicaciones apoyando de este modo los procesos institucionales y contribuyendo con el plan estratégico de la entidad.”
Alineación de TI con los Procesos Con el propósito de cumplir con dicho objetivo se han documentado y aplicado doce (12) procedimientos a saber: 1. 2. 3. 4.
Elaboración y Monitoreo de Planes Identificación de necesidades y oportunidades de sistematización Desarrollo de soluciones con TIC’s. Adaptación e Implementación de Soluciones
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5. Soporte técnico. 6. Entrenamiento a usuarios. 7. Mantenimiento preventivo. 8. Control de la integridad de la información. 9. Gestión de seguridad informática. 10.Gestión de cambios en las TIC’s existentes.. 11.Reinducción a Usuarios del Sistema de Información 12.Generación de Consultas y Reportes
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Figura 22. Mapa de Procesos. Fuente. Acuerdo de Junta Directiva 007 de 2019.
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Necesidades de información Los siguientes servicios que ofrece el área de TICS y que forman parte de su catálogo de servicios son comunes a todos los procesos. Se deben garantizar para un óptimo funcionamiento de las operaciones y sus niveles de servicio se detallan en el Anexo1 Catálogo de Servicios de TI se ofrece a continuación una descripción resumida de su alcance:
•
Asesoría en adquisición de infraestructuras de TI: consultoría técnica para la implantación de servicios TIC. Asesoramiento técnico para el equipamiento y software más adecuado a las necesidades del usuario.
•
Administración Dinámica de Recursos Tecnológicos: Aranda. Descubrimiento automático de hardware y software en cada PC y/o SERVIDOR instalado en LAN y/o WAN. Inventario completo, detallado y actualizado de Hardware: Detección automática de todos los dispositivos instalados en una PC. Cualquier información que no pueda ser detectada o equipo adicional o cualquier dato puede ser ingresado fácilmente en la base de datos. Inventario completo, detallado y actualizado de Software: Detecta automáticamente todo el software instalado en una PC. Gracias a este aplicativo se puede logra apoyar de manera oportuna el usuario final (escritorio remoto)
•
Hosting Sitio Web: gestión y administración del servidor en el cual se hospeda el sitio web de la institución, debe garantizar los niveles adecuados de actualización de sus complementos, así como la gestión de usuarios, bases de datos y componentes que permitan brindar información oportuna a los grupos de valor.
•
Hosting Softhia Virtual: gestión y administración del servidor virtual en el cual se hospeda el aplicativo Moodle y desde el cual se apoya la gestión del conocimiento, inducción, reinducción y procesos de capacitación virtuales.
•
Web Institucional: el área de TICS ofrece a los grupos de valor su página Web a través de la cual se publica de manera permanente información de interés común, secciones de acuerdo con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Gobierno Digital, Ley Antitrámites,
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Información sobre servicios y trámites y escenarios virtuales de Rendición de Cuentas a la ciudadanía. El link es www.santasofia.com.co •
Antivirus: software Antivirus licenciado por el Hospital. Configuración y administración centralizada de la seguridad en los equipos de usuario, incluyendo la administración de software de protección como antivirus.
•
Intranet.: publicación de información académica, de investigación documentación de los Sistemas de Gestión de Calidad, contando con información de todos los procesos en un sitio web de acceso restringido. Establece un sistema de gestión y comunicación interna para todas las áreas y clientes internos del Hospital de una forma ágil y segura.
•
Internet: brindar un medio de comunicación seguro y confiable para la trasmisión y recepción de información (voz, datos, videos e imágenes entre otros) con el exterior.
•
Educación Virtual: la Enseñanza Virtual forma parte de la gestión de conocimiento en el Hospital. El área de tic cuenta con cursos virtuales al alcance de su equipo de trabajo y brinda soporte a los demás procesos en el diseño y desarrollo de unidades didácticas. Estos medios facilitan el acceso de los estudiantes a los contenidos y materiales formativos de las distintas enseñanzas en cualquier momento e independientemente del lugar en que se encuentren.
•
Correo Electrónico: servicio de correo electrónico institucional mediante el cual los colaboradores del Hospital, dependiendo de su rol, disponen de un buzón accesible vía WEB e IMAPS. Permitir el intercambio de mensajes, a través de una cuenta de correo electrónico institucional, que facilite el desarrollo de sus actividades.
•
Gestión de Licencias de software: adquisición, gestión y validación centralizada de licencias de software, como soporte operativo a todos los procesos y en cumplimiento de la normatividad vigente de protección de derechos de autor.
•
Gestión de bases de datos: el hospital cuenta con diferentes motores de bases de datos que soportan las operaciones transaccionales de los procesos, tanto administrativos como asistenciales. Los ingenieros del área de TICS cumplen un rol de DBA (Database Administrator). Entre lo
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motores gestores de bases de datos se cuenta con: Microsoft SQL Server, DB2 de IBM, MySql. •
Gestión de Data Center: incluye la gestión permanente de los recursos de TI asociados a la capacidad de almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos desde los cuartos principales de cómputo hacia todas las edificaciones y con acceso a todos los procesos. Se incluyen servidores físicos, virtuales, unidades especializadas de almacenamiento, switches core, copia de seguridad a cinta y telecomunicaciones.
•
Gestión de cuartos de cableado: mantenimiento físico y lógico a los equipos con que se cuenta en los cuartos de cableado, los cuales están ubicados en las distintas plantas físicas de la edificación. Incluyen cableado estructurado a través de medios como UTP y fibra óptica.
•
Intercambio de Archivos – FTP -: FTP (File Transfer Protocol) permite transferir archivos entre entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol). Se cuenta con servidores FTP para compartir información con Entes de Control y clientes internos.
•
Mantenimiento de Equipos. Resolución y atención a los problemas e incidencias del puesto de trabajo. Se gestionan a través de mesa de ayuda para garantizar control en la oportunidad de atención y medición de satisfacción del cliente.
•
Soporte de Software Corporativo – ERP Hosvital: instalación, actualización y configuración de software corporativo en el puesto de trabajo. Incluye módulos administrativos, financieros y asistenciales.
•
Soporte de Software Sistema Gestión de Calidad – Almera: software que permite gestionar de manera digital los contenidos asociados al Sistema Integrado de Gestión.
•
Soporte de Software Gestión Documental – Sevenet: Proporcionar de manera eficiente un servicio para la gestión de la correspondencia oficial del Hospital, así como flujos de trabajo para la respuesta a manifestaciones, control del archivo central y de gestión.
•
Soporte de Software Nomina – Antares: software usado para la gestión de la nómina de empleados pertenecientes a la planta de personal. Cuenta con interfaces al sistema Hosvital y otros aplicativos externos.
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•
Impresión: Instalación y configuración de equipamiento para servicios de impresión. Administración de recursos de impresión propios y en modalidad outsourcing. Soporte a usuarios finales en impresión de documentos. Incluye servidores de impresión.
•
Digitalización: El área de TICS ofrece la posibilidad de escanear documentos poniendo a disposición del usuario final, asesoría y escáneres de alto rendimiento. Busca promover el Sistema de Gestión Documental Electrónico (SGDE) de que trata el Archivo General de la Nación (AGN).
•
Estudios de Infraestructura de RED: el área de TICS se encarga de asesorar, marcar pautas y dirigir la instalación del cableado de los nuevos edificios, así como de la gestión de ampliaciones o modificaciones en los edificios con cableado ya instalado.
•
Equipamiento informático hardware: Mediante este servicio, podrán solicitar a TICS asesoramiento para la inclusión de equipos informáticos en el Plan Operativo Anual de Inversiones, su adquisición, instalación y soporte.
•
Equipamiento informático software: soporte en la adquisición, descarga, instalación y soporte al Software Licenciado por el Hospital.
•
Gestor de encuestas: se utilizan distintos mecanismos para el diseño, publicación y gestión de encuestas entre ellos (el software limón, google app’s, wikisofia y formularios web) dependiendo el grupo de valor.
•
Integración con LDAP: este servicio permite integrar aplicaciones con el directorio LDAP del Hospital mediante una cuenta privilegiada de consulta a la información.
•
Gestión de credenciales: mediante este servicio se permite autenticar usuarios finales para otórgales el respectivo permiso de uso y acceso a los servicios Telemáticos (comunicaciones), informáticos (Correo electrónico, ingreso a aplicativos, enseñanza Virtual, etc.) y controles de acceso físico a los servicios.
•
Publicación de documentos: el objetivo del servicio es lograr que los procesos puedan publicar y desplegar, de una manera sencilla y eficaz, los documentos pertenecientes a sus sistema de gestión de calidad,
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procesos, procedimientos, indicadores, planes, programas, proyectos e indicadores. •
Soporte a eventos especiales – visitas: soporte técnico en la realización de eventos (jornadas, congresos, presentaciones, formación online), videoconferencias y visitas de Entes de Control y Vigilancia, que requieran recursos y servicios de TI.
•
Soporte técnico a usuario final. Instalación y configuración de equipos y software en oficinas, auditorios y consultorios.
•
Servicio de Almacenamiento: el Hospital cuenta con unidades de almacenamiento (arreglos de disco y robots de cinta) y servidores de copias de seguridad para garantizar la conservación de la información.
•
Servicio de puesto de trabajo: hardware y sistemas operativos que se apoyan. Incluye dispositivos móviles, sobremesas, portátiles, etc., así como las tecnologías y los sistemas de acceso.
•
Desarrollo de Sistemas de información: ofrecer a los grupos de valor, el desarrollo de aplicativos que complementan los sistemas de información para apoyar la gestión y toma de decisiones de sus procesos.
•
Disco Duro Virtual: el servicio de disco duro virtual consiste en un sistema de almacenamiento de ficheros en servidores del Hospital, accesibles vía web, dispositivos móviles y clientes sincronización para escritorios Windows y Linux.
•
Préstamo de recursos de TI: bajo solicitud programada se gestionan préstamos de recursos como portátiles, video beams y tablets.
•
Telefonía fija análoga: servicio convencional de comunicación telefónica. Planta telefónica, strip telefónicos, cableado multipar, extensiones.
•
Telefonía IP: La Telefonía sobre Internet (cuyo acrónimo es ToIP) hace posible que, entre otros servicios, la señal de voz viaje a través de Internet empleando el protocolo IP. Esto significa que se envía la señal de voz en forma digital, en paquetes de datos, en lugar de enviarla en forma analógica a través del par de hilos telefónicos utilizados en la telefonía convencional. Asociado a este servicio van otros como buzón de voz, enlace con correo electrónico, fax, etc.
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•
Telefonía móvil: Este servicio gestiona las altas, bajas, modificaciones y averías correspondientes a la telefonía móvil corporativa del Hospital (terminales, tarjetas y tarifas de datos).
•
Tarjeta Inteligente y Control de acceso: Facilita la obtención, gestión
y utilización de la tarjeta inteligente para acceder a los servicios (cliente interno) y acceso en horarios de visita (familiares y visitantes). •
Gestión de red inalámbrica: Diseño, administración y gestión de las comunicaciones soportadas sobre la red inalámbrica del Hospital.
•
Soporte a elaboración de contenidos: apoyo brindado a los procesos para la elaboración, edición, organización de contenido digital.
VIII.
Modelo de Gestión de TI
Estrategia de Ti Partiendo del modelo propuesto por MINTIC en cuanto a arquitectura empresarial, es necesario desarrollar instrumentos de gobierno de TI, estrategias de información, estrategias de servicios tecnológicos y de uso de apropiación de recursos que permitan alcanzar los objetivos y metas, así como satisfacer las necesidades del negocio.
Misión del PETI Impulsar el uso apropiado de los recursos de TI, fortaleciendo la implementación de políticas, programas y proyectos, dando respuesta y agregando valor a la gestión realizadas por todos los procesos institucionales y los diferentes grupos de valor.
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Visión del PETI A 2019, ofrecer servicios de TI que coadyuven a la optimización de procesos y promuevan una toma de decisiones efectiva, procurando mantener altos niveles de disponibilidad, seguridad e integridad de la información. EL Hospital implementará su estrategia a partir de los conceptos brindados por el modelo IT+4 de MINTIC, en el cual se refiere a: Estrategia de TI: permitir el despliegue de una estrategia de TIC que garantice la generación de valor estratégico de la capacidad y la inversión en tecnología realizada en la entidad. Al componente de Estrategia de TI le llegan como insumo la estrategia organizacional y las necesidades del negocio. La estrategia permite dicha generación de valor estratégico mediante el desarrollo de los siguientes aspectos: • • • • •
Planeación estratégica de gestión de TI. Portafolio de planes y proyectos. Políticas de TI (seguridad, información, acceso, uso). Portafolio de servicios. Gestión financiera
Figura 23. Estrategia TI Fuente: Modelo MINTIC
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La estrategia de TI propuesta por el Hospital busca: Generar soluciones con valor agregado, a través de la contratación, adquisición y desarrollo oportuno de proyectos priorizados de TI, que ofrezcan alto impacto en los usuarios tanto internos como externos. Para ello se integran diversos tipos de instrumentos para articular la estrategia de Ti con el direccionamiento estratégico y orientando los esfuerzos a objetivos comunes.
Definición de los objetivos estratégicos de TI Principal Gestionar las tecnologías de información y comunicaciones apoyando de este modo los procesos institucionales y contribuyendo con el plan estratégico de la entidad. Específicos •
•
• •
•
Gestionar las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC), impulsando la adopción de los estándares y lineamientos de la arquitectura empresarial. Integrar los sistemas de información que garanticen la operación de los diferentes procesos Institucionales, apoyando la toma de decisiones de manera oportuna. Fortalecer el uso de recursos tecnológicos para alcanzar altos niveles de competitividad y eficiencia en los procesos. Aprovechar los recursos tecnológicos con que cuenta la Institución para satisfacer las necesidades de la comunidad en cuanto a transparencia, participación ciudadana y rendición de cuentas. Generar valor agregado transformando las necesidades de los procesos en soluciones integradoras, servicios de TI acordes con el direccionamiento Institucional.
La Institución articulará diferentes elementos o instrumentos de la gestión de la información para alcanzar los objetivos trazados. Teniendo en cuenta la regulación normativa, el marco de gobierno corporativo, el marco de gobierno de TI y las características y principios de los datos e información, se consolidarán estrategias para apoyar la gerencia estratégica, la medición y control de resultados, fortalecimiento a la cadena de valor y la toma de
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decisiones efectivas. Esto promoverá los tres pilares de la información considerados como disponibilidad, integridad y confiabilidad.
Figura 24. Instrumentos para la gerencia de la información Elaboración propia
Alineación de la estrategia de TI con el plan sectorial o territorial Plan Nacional de Desarrollo El “Pacto por Colombia. Pacto por la equidad” está basado en la ecuación del bienestar: LEGALIDAD + EMPRENDIMIENTO = EQUIDAD. Que incluye además, un conjunto de pactos transversales en donde en la estrategia TI se puede incluir los siguientes Pactos: 7 Pacto por la ciencia, la tecnología y la innovación Objetivos 7
Tomado de https://www.dnp.gov.co/DNPN/Paginas/Plan-Nacional-de-Desarrollo.aspx
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• • • •
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Aumentar la inversión pública y privada en ciencia, tecnología e innovación. Estimular la colaboración entre universidades y empresas para una investigación con mayor impacto. Aprovechar los colombianos con doctorado que regresarán al país en los próximos años. Potenciar la innovación pública a través de herramientas para medir, fortalecer y articular capacidades de innovación.
Estrategias • • • • • •
• • • •
•
Ajustaremos el marco regulatorio para aprovechar tecnologías disruptivas y fomentar nuevas industrias 4.0. Llevaremos a cabo convocatorias para usar las regalías del Fondo de Ciencia, Tecnología e Innovación en proyectos regionales pertinentes. Incentivaremos la innovación mediante el uso de compra pública innovadora por parte del Estado. Crearemos Fondos Sectoriales para la investigación, con base en la experiencia del Fondo de Investigación en Salud. Cofinanciaremos proyectos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación dirigidos a MiPymes por medio de beneficios tributarios. Fortaleceremos el Portal de Innovación como único centro de información de aplicación y consulta de la oferta de apoyo público para la CTI, de fácil acceso para el ciudadano. Apoyaremos la formación doctoral de más de 3.600 estudiantes y vincularemos laboralmente a 800 doctores. Actualizaremos la política de propiedad intelectual del país e incrementaremos nuestra producción científica. Diseñaremos e implementaremos el Índice Colombiano de Innovación Pública (ICIP). Capacitaremos a más de 8.000 servidores públicos en materia de Innovación Pública y Compra Pública para la Innovación con apoyo de Función Pública, la ESAP y Colombia Compra Eficiente. Caracterizaremos y conectaremos, con el ecosistema de innovación del sector privado, más de 20 desafíos públicos con el objetivo de diseñar y crear soluciones de alto impacto.
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Metas
Figura 25. Metas Pacto por la ciencia, la tecnología y la innovación Fuente: PND 2018-2022
Pacto por la transformación digital Objetivos • •
Llevar Internet a los hogares de menores ingresos. Mejorar la interacción entre entidades públicas y ciudadanos.
Estrategias • • • •
• •
Crearemos un fondo y regulador único para asumir los desafíos de la convergencia tecnológica en el sector TIC. Aceleraremos la inclusión social digital a través de incentivos al despliegue de redes para llegar a los hogares más necesitados. Generaremos un modelo sostenible para las soluciones de acceso público a Internet en zonas rurales. Promocionaremos una política de Estado para la transformación digital y el aprovechamiento de la cuarta revolución industrial, a través de la interoperabilidad de plataformas, contacto a través del portal único del estado, uso de tecnologías emergentes, seguridad digital, formación en talento digital, y fomento del ecosistema de emprendimiento. Mejoraremos la calidad de Internet en el país. Impulsaremos la transformación digital de la administración pública a través de la digitalización y automatización masiva de trámites.
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• •
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Diseñaremos y ejecutaremos un plan de modernización tecnológica de la DIAN. Utilizaremos Big Data en la lucha contra la corrupción.
Metas
Figura 26. Metas Pacto por la transformación digital Fuente: PND 2018-2022
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Plan Departamental de Desarrollo El Plan Departamental de Desarrollo 2020-2023 “Unidos es Posible” consolida 5 líneas estratégicas, en donde proponen programas relacionados con: la transparencia, gobernanza de las tecnologías, gobierno abierto, Ciencia tecnología e innovación y participación ciudadana. A continuación se relacionan las metas asociadas a estos programas. Línea Estratégica Programa Objetivo Metas de Resultado Mantener al departamento bien posicionado (rango alto) en el índice de gestión de proyectos de regalías (IGPR). 100% de los municipios y territorios indígenas asistido técnicamente en planificación territorial y gestión financiera. Subprograma Objetivo Metas de producto Realizar 15 acciones que propendan por fortalecer la cultura del autocontrol (capacitaciones, talleres, encuentros, campañas de difusión, asesoría y acompañamiento). Habilitación de la Gobernación de Caldas como gestor catastral.
Asistir y asesorar a los 27 municipios del Departamento de Caldas en el seguimiento a la ejecución de los Planes de Desarrollo Municipales, Plan Indicativo, Plan de acción y de los recursos del SGP municipales y de Comunidades indígenas.
Gobierno para la gobernanza y transparencia Transparencia y efectividad de resultados Mejorar las capacidades de gestión y ejecución de los entes territoriales. Indicador de resultado Puntaje obtenido en el índice de gestión de proyectos de Regalías (IGPR) Porcentaje de municipios y territorios indígenas con asistencia técnica en planificación territorial y gestión financiera.
Línea base
Meta cuatrienio
0
81
0
100%
Fortalecimiento de la gestión pública departamental y municipal Brindar a los municipios herramientas que les facilite su gestión. Indicador de producto Línea Meta cuatrienio base Número de acciones realizadas.
0
15
Resolución de habilitación.
0
1
Análisis estadístico y Catastral de los municipios de Caldas.
0
27
Número de Municipios asistidos.
0
27
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Apoyo y asistencia técnica en viabilidad fiscal y financiera de los municipios del Departamento de Caldas Formular y gestionar el 100% de los proyectos de impacto regional Priorizados por el Gobierno Departamental. Propender porque el 75% de proyectos ejecutados en el departamento por las diferentes secretarías cuenten con el respectivo control social a través de veedurías ciudadanas, auditorías visibles y otras.
Número de documentos de viabilidad fiscal y financiera de los municipios estructurados. Porcentaje de proyectos de impacto regional Formulados y gestionados según su priorización. Porcentaje de proyectos ejecutados en el departamento con control social.
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0
4
0
100%
0
75%
Objetivos de desarrollo sostenible relacionados Línea Estratégica Programa Objetivo Metas de Resultado Incrementar en 5 puntos el índice de gobierno digital. Subprograma Objetivo Metas de Producto Habilitar 10 tramites en línea. Garantizar al 100% el funcionamiento de la arquitectura tecnológica de la Gobernación de Caldas. Implementar al 100% la modernización de la ERP en la Gobernación de Caldas. Transición del Observatorio Social a la secretaría de planeación de la Gobernación de Caldas. Subprograma Objetivo Metas de Producto Creación y actualización del micro sitio de gestión de la información y analítica de datos.
Gobierno para la gobernanza y transparencia Gobernanza de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Mejorar la capacidad de toma de decisiones. Indicador de resultado Puntaje gobierno digital en el Departamento
Línea base 81,2
Meta cuatrienio 86,2
Modernización tecnológica de los sistemas de información y comunicaciones Dotar y mantener la capacidad e infraestructura tecnológica de la Gobernación para atender los procesos. Indicador de producto Línea base Meta cuatrienio Número de trámites en línea Porcentaje de ejecución del PETIC Porcentaje del plan de modernización ERP implementado Observatorio social en funcionamiento en la Secretaría de Planeación.
0
10
0
100%
29.2%
100%
0
1
Generación y administración de la información socioeconómica para el departamento de Caldas Garantizar la disponibilidad de la información para la toma de decisiones. Indicador de producto Línea base Meta cuatrienio Número de micrositios creados y actualizados.
0
1
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Mantener al 100% la actualización el Plan Estadístico Departamental.
Porcentaje de actualización del Plan Estadístico Departamental
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100%
100%
Acciones estratégicas • •
Coordinar la interoperabilidad de datos y el uso adecuado de los instrumentos de información y visualización del observatorio social. Seguimiento y monitoreo al Plan de Desarrollo Departamental con todos avances soportados y evidenciados. Línea Estratégica
Gobierno para la gobernanza y transparencia
Programa
Gobierno Abierto para la gobernanza, trasparencia, participación y servicio al ciudadano
Objetivo
Implementar acciones que permitan el acercamiento del gobierno hacia los ciudadanos, estableciendo mecanismos de comunicación y participación que contribuyan a la recuperación de la confianza del ciudadano hacia lo público.
Metas de Resultado
Indicador de resultado
Puntaje en Transparencia y Aumento de los puntajes obtenidos en el Acceso a la Información Pública. FURAG de las políticas de transparencia y acceso a la información pública. Servicio al ciudadano. Participación Ciudadana. Subprograma Objetivo Metas de Producto Realizar 3 Ferias de Transparencia en la vigencia 2020-2023. Realizar 3 foros, encuentros o actividades con la ciudadanía para promover la transparencia y lucha contra la corrupción o servicio al ciudadano. Realizar 27 asistencias técnicas en los municipios de Caldas para promover la transparencia y acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. Subprograma Objetivo Metas de Producto
Línea base
Meta cuatrienio
77
79
85,9
87.9
83,8
85.8
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción Poner a disposición de la ciudadanía en general la información que le permita a la sociedad visualizar la gestión de la administración departamental para el control social de lo público. Indicador de producto Línea Meta cuatrienio base Número de Ferias de Transparencia realizadas. Número de foros, encuentros o actividades con la ciudadanía para promover la transparencia y lucha contra la corrupción o servicio al ciudadano
Número de asistencias técnicas realizadas.
0
3
0
3
0
27
Participación ciudadana Promover la participación ciudadana desde la administración para incentivar el derecho que tienen las personas en hacer parte activa de los procesos de toma de decisiones sobre la gestión departamental. Indicador de producto Línea base Meta cuatrienio
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Realizar 4 audiencias públicas de rendición de cuentas con la ciudadanía.
Número de audiencias públicas realizadas.
0
4
Realizar 16 jornadas de apropiación social ciudadana en los municipios del departamento.
Número de jornadas de apropiación social ciudadana realizadas.
0
16
Subprograma Objetivo Metas de Producto Realizar 10 ferias de servicio al ciudadano en los municipios de Caldas. Realizar 4 espacios de encuentro de la mesa departamental de servicio al ciudadano del departamento de Caldas
Servicio de atención al ciudadano Incrementar la confianza de la ciudadana mediante la efectividad y eficiencia en los servicios de atención y gestión al ciudadano, traducida en su capacidad para atender de manera oportuna, transparente y con calidad sus requerimientos. Indicador de producto Línea base Meta cuatrienio Número de servicio al realizadas.
ferias de ciudadano
Número de espacios realizados.
0
10
0
4
Acciones estratégicas • Diseño de la propuesta de descentralización de la ventanilla única en el Departamento de Caldas • Diseño del modelo operativo del centro integrado de servicios CIS de la Gobernación de Caldas. • Jornadas de laboratorio e innovación ciudadana con la sociedad civil para el control de la gestión pública en el departamento. • Capacitaciones del personal de la Gobernación de Caldas en Gestión Documental FOREST para el Fortalecimiento institucional. • Adopción del decreto para el uso obligatorio del sistema de documentos electrónicos de la Gobernación de Caldas. • Publicación de la contratación pública en datos abiertos en el cuatrienio. • Formación y capacitación en temas de servicio al ciudadano para los funcionarios de la ventanilla única Línea Estratégica Programa Objetivo Metas de resultado Incrementar el desempeño del departamento en el Índice Departamental de Innovación para Colombia (IDIC) en 11,8 puntos Subprograma Objetivo
Educación, ciencia y tecnología Ciencia, tecnología e Innovación al servicio de la Competitividad, la productividad y la inclusión social Promoción de la ciencia, la tecnología y la innovación, para la productividad y el empleo en nuestro departamento. Indicador de resultado Índice Departamental de Innovación para Colombia (IDIC)
Línea base 43,22 (puntaje IDIC 2019)
Meta cuatrienio 55 (puntaje IDIC 2019)
Fortalecimiento y fomento del empleo en CTEI Incrementar las capacidades para realizar I+D, que permitan generar condiciones para generar empleo de valor agregado.
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Metas de producto
Indicador de producto
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Meta cuatrienio
Formular la Política Pública de Ciencia, Tecnología e Innovación.
Número de Políticas Públicas de ciencia, tecnología e innovación formuladas.
0
1
Desarrollar 4 programas y proyectos de formación, apropiación y transferencia de CTeI en el Departamento.
Número de Programas y proyectos desarrollados.
0
4
Subprograma Objetivo
Metas de producto Consolidar 3 infraestructuras tecnológicas del departamento para ciencia, tecnología e innovación.
Ciencia, tecnología e innovación para la creación y fortalecimiento empresarial Generar las condiciones para la cooperación entre los sectores productivo, público y privado por medio de la Transferencia de Conocimiento y Tecnología. Indicador de producto
Línea base
Meta cuatrienio
0
3
Número de infraestructuras tecnológicas consolidadas.
Subprograma
Promoción de ambiente para invertir y crecer con estrategias de ciencia, tecnología e innovación.
Objetivo
Lograr una Sinergia efectiva de relacionamiento Universidad-Empresa – Estado.
Metas de Producto
Articular 3 procesos y proyectos de CTeI en el marco de la Comisión Regional de Competitividad e Innovación (CRCI), Comité Universidad Empresa Estado y Sociedad (CUEES) y el Consejo Departamental de Ciencia, Tecnología e Innovación (CODECTI)
Indicador de producto
Número de procesos y proyectos articulados.
Línea base
Meta cuatrienio
0
Acciones estratégicas •
Consolidación del Ecosistema de Ciencia Tecnología e Innovación a través de procesos de articulación multinivel (Nación, Región, Áreas Metropolitanas, Asociaciones de Municipios y Municipios)
Tabla 4. Acciones y Metas Programas PDD 2020 - 2023 “Unidos es Posible”, - TI
3
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Alineación de la estrategia de TI con la estrategia Institucional Plan de Desarrollo Institucional 2020-2023 llamado “Orgullosamente Público y Universitario, ¡Para Todos!” El Plan Estratégico de TI se encuentra directamente relacionado con dos líneas estratégicas que propone el Plan de Desarrollo. Es así como aporta desde diferentes perspectivas con el logro de sus metas. A continuación se relacionan los programas en los cuales el PETI incide de manera directa:
Universitario e innovador
LINEAS
ESTRATEGIA
META RESULTADO
Investigación y Proyectos
Formular proyectos e investigaciones Institucionales
Tecnología
Cumplimiento del 95% la Política de Gestión de Tecnología en salud
PROGRAMA
Proyectos de Investigación viables Investigación
Eficiencia Administrativa
Investigaciones Publicadas Implementación de la Política de Investigación Biomédica
Biomédica PETI Contratación
Buen Gobierno
META PROGRAMA
Renovar y mantener los equipos biomédicos Cumplir con los indicadores asociados al programa Publicación en plataformas normativas
Implementación de La Ley de Transparencia Transparencia Estar en los primeros 10 Gobierno en Gobierno en línea Lugares a Nivel línea Implementado Nacional de las Entidades del Plan Riesgos de Anticorrupción grupo par Anticorrupción Controlados Participación Ciudadana
Plan de Participación ciudadana Política Participación Ciudadana
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Estar en los primeros 20 Seguimiento Lugares a Nivel y Control Nacional de las Entidades del grupo par Generar Mayor Posicionamiento de Marca Gestión de la Información
Cumplir con la Ejecución del PINAR
Gestión del Riesgo Institucional Ambiente de Control PECOS
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Riesgos Institucionales controlados Lograr el mejoramiento continuo Cumplimiento del 100% del Plan de Comunicaciones
Gestión Documental
Cumplimiento del 90% del Programa
Sistema de Información
Fortalecimiento de los sistemas de Información
Política de Gerencia de la Seguridad de Información y Seguridad la Información implementada
Tabla 5. Plan de Desarrollo Institucional 2020-2023. Líneas relacionadas con TI
Metas propuestas • • • • • • • • • • •
Alinear la estrategia de Ti con la estrategia de la Institución. Promover el uso adecuado de los recursos informáticos y tecnológicos. Aprovechar el Plan de Inversiones para promover la renovación tecnológica. Optimizar los activos de tecnologías de la información y sus capacidades. Integración del sistema de información alrededor de las necesidades de procesos. Aplicar los conocimientos, experiencia e iniciativas del equipo de trabajo TICS Buscar mayores niveles de efectividad en soluciones de TI Entregar servicios de TI alineados con los requerimientos de los procesos. Mantener altos estándares de Disponibilidad, seguridad y confiabilidad de la información. Continuar gestionando los riesgos asociados a la información y recursos de TI. Mantener los niveles de transparencia en la gestión de recursos de TI.
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• •
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Cumplir con los lineamientos y políticas en cuanto a gobierno y gestión de TI. Desplegar los lineamientos internos sobre gestión y gobierno de TI.
La Institución debe valorar sus necesidades de información basándose en la misión; metas, servicios, personal, modelo de entrega de servicios; recursos y posibilidades de acceso a la tecnología. Alineando siempre la toma de decisiones con el enfoque de Calidad en el Servicio y objetivos plasmados en su Plan de Desarrollo. Una adecuada valoración de necesidades de información debe considerar lo siguiente: • • • • • • • • • • • • • • • •
Marco normativo Estructura organizativa del hospital Usuarios externos e internos de la información Información para propósitos de la planificación Información para la educación e investigación Aplicación de Normas para conectividad y uso de tecnología. Requerimientos internos y externos para la transmisión de datos. Informes estadísticos derivados del marco normativo o de acuerdos de voluntades. Seguridad de la Información Requerimientos para la comparación de datos Adecuación y aprovechamiento de tecnología Costo de alternativas tecnológicas Análisis de recursos involucrados en la atención del paciente Prioridades y complejidad de los servicios Soporte al flujo de las actividades de trabajo diario Apoyo a las decisiones clínicas y administrativas
Dominio del marco de referencia de arquitectura de ti
Actividad
Alinear la estrategia de TI con la estrategia del Hospital Estrategia de TI
Desarrollar Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información
Producto
Plan estratégico de TI alineado con Plan de desarrollo. Arquitectura empresarial, en el que la gestión de TI represente un valor estratégico para el Hospital.
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Dominio del marco de referencia de arquitectura de ti
Actividad
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Producto
Adopción del Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información
Gobierno de TI
Mantener una estructura organizacional que permita gestionar integralmente los recursos de TI, agregando valor a su operación. Gestión de proyectos, de acuerdo con el Banco de Proyectos Institucional
Gestión de información
Sistema de información
Gestión de servicios tecnológicos
Implementación sistemática de Sistema de Gestión Documental Electrónica – SGDE- Repositorios de datos
Desarrollo integrado de Soluciones informáticas. Fortalecimiento a trámites y servicios mediados por TICS
Mantenimiento de servicios tecnológicos (redes de datos, comunicaciones, capacidad de procesamiento) que permitan garantizar los niveles de disponibilidad de recursos. Mejoramiento de la infraestructura de TI, a través de proyectos de inversión. Gestión eficiente de la infraestructura tecnológica
Estructura definida en el proceso de TICS para desarrollar el Plan Estratégico de TI. Definir la arquitectura empresarial que permita desarrollar el Plan. Proyectos de inversión Proyectos SGDE – PGD (Ejm. Gestión segura de Historias Laborales – Gestión segura documentación contractual) Complemento del Sistema de Información para satisfacer necesidades de los procesos. Soluciones de analítica que apoyen la toma de decisiones en los diferentes niveles de la institución.
Plan de Mantenimiento de infraestructura tecnológica. Adquisición y renovación de tecnologías – Infraestructura de TI Implementación de herramientas para la gestión de TI.
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Actividad
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Producto Soluciones de TI orientadas a la ciudadanía.
Desarrollo de soluciones orientadas al ciudadano. Uso y apropiación de TICS
Promover el uso de recursos tecnológicos tanto en el cliente interno como externo. Monitoreo y evaluación del impacto, uso y apropiación de TICS
Campañas para promover el uso de canales tecnológicos de comunicación con la ciudadanía. Medición y análisis del impacto, uso y apropiación de recursos de TI en el cliente interno. Medición y análisis del impacto, uso y apropiación de recursos de TI en el cliente externo.
Tabla 6. Actividades y productos PETI – Modelo MINTIC
Gobierno de TI La estructura de Gobierno de TI en la ESE Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas, implementará buenas prácticas propuesta por COBIT 5 (Control Objectives for Information and related Technology ) que provee el marco de referencia para alcanzar los objetivos y las funciones de la estructura organizacional definidas para el área de Planeación e Información y en particular para su proceso de Gestión de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dicha implementación deberá tener en cuenta aspectos como: Valor agregado en la gestión de servicios de TI, procurando impactar de manera positiva los resultados de la institución. La función de TI debe superar el concepto de infraestructura tecnológica (hardware y software) así como labores específicas de soporte técnico, transformándose en un eje facilitador e integrador.
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El marco de referencia aplicable deberá ser integrado al Sistema de Gestión de Calidad Institucional. La arquitectura institucional incorpora el gobierno de TI a través de acuerdos de servicios, buscando con ello afianzar acciones de manera eficiente y transparente. El proceso de TICS será el responsable de estructurar y desplegar las políticas relacionadas con la seguridad, acceso y uso de la información. Para ello se acogerá a los trámites de aprobación por actos administrativos definidos en el Hospital.
Plan de trabajo anual Administración de recursos de TI. Administración de las comunicaciones. Asesoría en gestión de proyectos de TI. Plan de mantenimiento de recursos de TI. Monitoreo de indicadores. Monitoreo a riesgos. Formulación de acciones preventivas y correctivas. Soporte final a Usuarios
Cronogramas de trabajo Disponibilidad de servicios de TI. Comunicaciones y plataformas. Resultados - Informes de gestión. Riesgo residudual. Evaluación de riesgos. Informes ejecución Plan de acción. Informes ejecución Plan de mejoramiento. Cierre de brechas en autoevaluacioón.
Salidas
Planes de acción. Planes de mejoramiento. Informes de gestión. Inventario de recursos de TI. Plan de acción Gobierno en línea. Mesas de Soporte. Auditorías Internas. Auditorías Externas. Indicadores. Autoevaluaciones. Caracterización de procesos
Proceso
Entradas
Cadena de valor
Figura 27. Cadena de Valor TI
Estructura Organizacional de TI El proceso de Administración de Tecnologías de la Información y las comunicaciones –TICS- pertenece al área de Planeación, la cual se encuentra clasificada como nivel Funcional y participa en las acciones diarias del direccionamiento estratégico.
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La Institución ha desplegado el “Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales” TH090-R1-M01 v7 mediante el cual se definen, entre otros aspectos, las competencias comportamentales específicas, funcionales y responsabilidades de los cargos y se incluyen en el numeral 6.6 JEFE DE OFICINA DE PLANEACIÓN, las actividades directas del cargo que se deben cumplir en cuanto al proceso de TICS.
Plan de Implementación de Procesos Con el fin de estructurar el proceso de Administración de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones –TICS – se propone implementar un esquema ISO 20000-1. Para ellos y de acuerdo con el plan de trabajo que se anexa a este PETI, se realizará un diagnóstico para establecer las brechas entre el esquema de procesos actual y el propuesto por la ISO 20000-1 Se realizarán acciones enmarcadas en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) con el fin de lograr el mejoramiento continuo del proceso. Es importante resaltar que se deben integrar y articular todos los documentos, planes, políticas, proyectos, procesos, procedimientos e indicadores que se encuentren aprobados y que estén correctamente enfocados con el esquema propuesto.
Gestión de Información De acuerdo con lo establecido en el Modelo MINTIC, la gestión de la información es fundamental para “apoyar el proceso de toma de decisiones
basado en la información que se extrae desde las fuentes de información habilitadas, es necesario fomentar el desarrollo de la capacidad de análisis en lo definidores de política, de estrategia, y de mecanismos de seguimiento, evaluación y control. Para ello se hace necesario contar con herramientas orientadas al seguimiento, análisis y a la presentación y publicación según los ciclos de vida de la información y los diferentes públicos o audiencias de análisis. El insumo fundamental de este componente son las necesidades de información de la organización, las cuales se clasifican en información para la toma de decisiones, información de los procesos e información para los grupos de interés”. El modelo de gestión de la información –MGI- propuesto por el Hospital, integrará tanto el Gobierno Corporativo, como el Gobierno de TI y propone
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alrededor de herramientas como el Direccionamiento Estratégico, Modelo de Operación por Procesos y Recursos de TI, la posibilidad de armonizar el Plan de Gerencia de la Información, el Plan Estratégico Empresarial y el Plan Estratégico de TI para consolidar un Sistema de Información Gerencia integrado.
Figura 28. Modelo Gerencia de Información. Elaboración propia.
Sistemas de Información El fortalecimiento del Sistema de Información implica que tanto las adquisiciones como el desarrollo propio de aplicaciones cumplan con criterios de funcionalidad y calidad. Es necesario desarrollar componentes de software que sean escalables, interoperables, seguros y funcionales. Teniendo en cuentan que el core del hospital no es el desarrollo de software, se implementarán metodologías ágiles. Así mismo, se podrán utilizar prototipos para que sean evaluados por los procesos y puedan ser mejorados tras cada ciclo. Para conocer características principales de los sistemas de información, ver el Anexo 2 Características Sistemas de Información.
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Modelo de Gestión de Servicios Tecnológicos Para la gestión de los servicios de TI se propone incorporar en el mediano y largo plazo la implementación de buenas prácticas sugeridas desde estándares como la familia ISO2000, ISO38500, COBIT y el Marco de Arquitectura Empresarial de MINTIC. La norma ISO 20000 se concentra en la gestión de problemas de tecnología de la información mediante el uso de un planteamiento de servicio de asistencia8 y constituye los requisitos que necesitan un proveedor de servicios para plantear, efectuar y conservar la gestión de servicios TI. Abre camino a la adopción de una orientación a procesos integrados para adjudicar efectivamente servicios administrados y compensar los requerimientos del negocio y del cliente9 En la siguiente imagen se resumen las características en el estándar ISO2000 y se puede apreciar su propuesta de mejoramiento continuo en la gerencia de recursos y servicios tecnológicos10.
8
http://www.overti.es/gestios-servicios-ti Consultado de: «ISO/IEC 20000: Guía De Bolsillo» Escrito por itSMF-the IT Service Management 10 Tomado de www.overti.es/iso-20000/norma-iso-20000 9
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Figura 29. Sistema de Calidad según ISO2000 Fuente: Diseño del Servicio basado en ITIL v3. Guía de Gestión.
Estas buenas prácticas permitirán: • • •
Servicios de suministro, administración y operación de infraestructura tecnológica y de sistemas de información. Alta disponibilidad para garantizar operación continúa. Servicios de soporte técnico a los usuarios.
Para el reporte de incidentes y necesidades de soporte por parte del cliente interno se contará con una mesa de soporte que asemeja su función a una ventanilla única, pues el usuario podrá efectuar la notificación y un integrante del equipo de TICS realizará la valoración y clasificación para proceder a asignar un responsable en la solución. Esto facilitará labores de escalamiento de acuerdo con el nivel de soporte y el monitoreo sobre la oportunidad en su respuesta.
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Criterios de Calidad y Procesos de Gestión de TICS El hospital a través del Proceso de Administración de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TICS- deberá aplicar los estándares que permitan proveer servicios de TI gestionados, de calidad y que satisfagan los requisitos de sus clientes tanto internos como externos. Se podrá apoyar por las buenas prácticas que recomiende la arquitectura de marco empresarial propuesta por MINTIC, así como el marco de Gobierno de TI - COBIT – y el marco de Gestión de TI ISO/IEC 38500 y aplicar métodos y herramientas de arquitectura empresarial como TOGAF para ofrecer altos niveles de aceptación en la producción, uso y soporte de la arquitectura empresarial Por otro lado, en concordancia con el Modelo de Privacidad y Seguridad de la Información, se implementarán acciones recomendadas por la norma ISO/IEC 27000. Los proyectos de inversión que se ejecutarán en el proceso de TICS aplicarán el procedimiento definido por el Sistema de Gestión de Calidad, en particular el Banco de Proyectos y acogerán los respectivos formatos que han sido dispuestos de acuerdo con metodologías propuestas por el Project Management Institute –PMI-
Infraestructura Dando continuidad a la renovación tecnológica y según los lineamientos del Plan Institucional de Desarrollo, se ejecutarán proyectos anuales para la adquisición y el mantenimiento de la infraestructura de TI procurando la operación continua del sistema de información. La renovación de recursos correspondientes a la sala de servidores, dispositivos activos y pasivos de red, tecnología para usuario final, licenciamiento de software, así como los contratos de garantía, soporte, mantenimiento preventivo y correctivo serán acciones tendientes a ofrecer altos niveles de disponibilidad de los servicios de TI.
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Uso y apropiación de TI El objetivo trazado por el Hospital para afianzar el uso efectivo de recursos de TI pretende “Vincular a las personas y desarrollar cultura que facilite la adopción de tecnología es esencial para que las inversiones en TI sean productivas”, por lo tanto se deben realizar acciones tendientes a: • • • • • • •
IX.
Garantizar el acceso a todos los públicos Usabilidad Independencia del dispositivo y de la ubicación Capacitación Dotación de tecnología o de fomento al acceso Desarrollar proyectos de evaluación y adopción de tecnología Evaluación del nivel de adopción de tecnología y satisfacción en el uso.
Modelo de Planeación
Los proyectos del presente documento PETI se alinean con la metodología IT4+ y el marco de referencia Arquitectura Empresarial dado por MINTIC. Se agrupan en cinco categorías:
Integración En esta categoría se contemplarán los proyectos relacionados con la integración de los diversos sistemas de información y fuentes de datos. Proyectos de minería de datos, analítica e inteligencia de negocios tendientes a soportar la toma de decisiones en todos los niveles de la institución. Objetivos • • • •
Mejorar la calidad de los datos e información. Apoyar la toma de decisiones en los niveles del Hospital Optimizar los procesos Promover la transparencia
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Trámites y Servicios Dando continuidad al plan de trabajo de Gobierno Digital, se incluyen proyectos para garantizar el acceso a la información por parte de los ciudadanos, mecanismos que faciliten la comunicación y divulgación de trámites y servicios. Objetivos • • •
Identificar los trámites y servicios que pueden ser optimizados. Diseñar soluciones tendientes a facilitar trámites y servicios. Implementar y monitorear trámites y servicios susceptibles de ser mejorados con el uso de TI. Seguridad de la Información
El Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información propuesto por MINTIC sugiere la implementación sistemática de controles e instrumentos que blinden la información sensible y reservada y garanticen la integridad de todos los datos gestionados por el Hospital. Objetivos: • • • • •
Definir acciones tendientes a desarrollar el Modelo de Seguridad y Privacidad de la Información –MSPI– Implementar técnicas para la protección de recursos de TI Ofrecer altos niveles de seguridad y control de acceso a los datos. Gestionar los riesgos asociados a TI. Controlar y disminuir las brechas de vulnerabilidad de los recursos de TI. Datos Abiertos
Busca promover la publicación, divulgación, uso y monitoreo de datos abiertos. La Institución debe continuar explorando las herramientas propuestas y enriqueciendo los set de datos para su aprovechamiento en la investigación y desarrollo. Objetivos: • • • •
Promover el uso de datos para la innovación e investigación. Brindar transparencia a partir de la publicación de set de datos institucionales. Apoyar las estrategias del Estado para la competitividad. Promover la participación ciudadana.
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Fortalecimiento del Sistema de Información (SI) Incluye el desarrollo de nuevos componentes, aplicaciones, la adquisición y mantenimiento de la tecnología necesaria para la gestión diaria de los procesos. Objetivos: • • •
Eficiencia en los procesos Mejorar la calidad en la prestación de servicios. Alcanzar mayores niveles de seguridad y disponibilidad a recursos de TI
Uso y Apropiación de TI Conjunto de acciones para fomentar el uso adecuado de los recursos de TI y el cumplimiento de las políticas y lineamientos. Incluye escenarios de inducción y reinducción. Objetivos: • • • •
Fomentar el uso seguro de recursos de TI Desplegar políticas y lineamientos de uso de recursos de TI Efectividad en procesos por uso adecuado de recursos Gestión del conocimiento
Matriz del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información Al conocer y priorizar las necesidades de información por parte de la Institución, se puede entonces establecer el Plan de Trabajo para fortalecer y dar respuesta a los requerimientos. Buscando estandarizar los formatos que se utilizan en el Hospital, la matriz o plantilla que se usará para consolidar las acciones, incluirá las acciones tendientes a desarrollar las estrategias planteadas y gestión de responsables a través de una matriz RACI. Anexo 3 Matriz RACI - PETI Se construye el Plan Estratégico de TI definiendo las estrategias y los proyectos con sus respectivos recursos financieros. Se incluirán en la matriz los proyectos a corto, mediano y largo plazo, sirviendo como base para la definición de los planes de acción en cada vigencia.
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Mapa de Ruta PETI
2020
2021
2022
2023
Figura 30. Mapa de Ruta implementación PETI Elaboración Propia
Plan proyecto de Inversión y presupuesto TI El Plan de desarrollo Institucional incluye un componente específico para el gasto de inversión. El presupuesto proyectado debe ser coherente con el recaudo y mantener el equilibrio según el flujo de caja respectivo. Se cuenta con diferentes rubros orientados a los recursos de información, además del relacionado con gastos de funcionamiento (gastos de personal)
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Los proyectos de inversión, así como los recursos apropiados pueden variar según las disposiciones gerenciales (traslados presupuestales) y los Acuerdos de Junta Directiva (adiciones y reducciones presupuestales) debidamente justificadas y aprobados por el Consejo Departamental de Política Fiscal – CODFIS – Concepto Infraestructura Sistema de Información • • •
Dotación de recursos de TI SGDE Analítica – BI Movilidad Historia Clínica
• Mantenimiento Equipo de Comunicación e Información • • • •
2020
2021
2022
2023
450.000
690.000
710.000
730.000
409.000
500.000
515.000
530.000
290.000
275.000
284.000
293.000
118.000
126.000
130.000
134.000
Seguridad Perimetral MSPI Software Legal Soporte Especializado Fortalecer SI
• Gastos de Funcionamiento • Recurso Humano Soporte a Usuarios Finales • Soporte técnico • Servicios Impresión TOTALES POR VIGENCIA
1.267.000
1.591.000
1.639.000
1.687.000
Tabla 7. Presupuesto área TI 2020-2023 (Valores en miles de pesos)
X.
Plan de Comunicaciones
Para desplegar el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información, se utilizarán los diferentes canales internos de comunicación (Boletín Institucional, Correo Electrónico, Intranet, WikiSofthia) así como canales externos (Sitio Web) y otros mecanismos que defina el Proceso de Mercadeo y Comunicaciones.
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XI.
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Generalidades del PETI
Responsable de la consolidación del PETI El proceso de Administración de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones – TIC’S – será el responsable de articular la participación de los diferentes procesos, recopilar las necesidades de información, convocar procesos interesados para la priorización de necesidades y de consolidar el Plan en la Matriz propuesta.
Frecuencia de actualización PETI El Plan Estratégico de Tecnologías de la Información –PETI- deberá ser actualizado y articulado con el Plan de Desarrollo Institucional. Sin embargo podrá ser estructurado por periodos bienales y sometido a revisiones anuales para establecer la aplicabilidad de su alcance y los respectivos ajustes de acuerdo con las exigencias.
Mecanismos de Monitoreo y Mejoramiento Para garantizar el impacto del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información –PETI-, se propone llevar a cabo dos momentos en su ejecución:
Monitoreo Verificación del cumplimiento de las actividades que permite establecer el porcentaje de aplicación de las tareas propuestas y conocer el estado y avance en las metas propuestas La periodicidad de este momento debe ser semestral.
indicador Proporción de ejecución de actividades propuestas en el PETI para un período de tiempo específico Proporción de actividades de reinducción efectuadas
Tipo
Periodicidad
Gestión Porcentaje
Semestral
Gestión
Semestral
Observación Medir el nivel del avance porcentual del PETI en un periodo dado. Medir el avance en procesos de capacitación a grupos de interés
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Proporción de proyectos de TICs adaptados e implementados Proporción de disponibilidad de servidores Proporción de disponibilidad del sistema de información Proporción de disponibilidad de red de datos Proporción de satisfacción con el servicio brindado
Gestión
Semestral
Resultados
Semestral
Resultados
Semestral
Resultados
Semestral
Resultados
Semestral
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Permite conocer la ejecución de proyecto de TI Monitorea la calidad y el nivel de servicio ofrecido en los servidores de aplicaciones. Monitorea la calidad y el nivel de servicio ofrecido en cuanto a todos los sistemas de información. Monitorea la calidad y el nivel de servicio ofrecido en las redes de comunicaciones. Mide la calidad en los servicios de mesa de ayuda ofrecidos.
Tabla 8. Indicadores de monitoreo PETI
Revisión y actualización Verificación de la validez del Plan Estratégico de Tecnologías de la Información –PETI- de acuerdo a los cambios tanto internos como externos del Hospital. Durante este momento se comparan las metas trazadas y su aplicabilidad frente a la visión, exigencias del medio. Podrán sugerirse cambios conforme a los lineamientos. La periodicidad de este momento deber ser cada dos años o de manera extraordinaria si se efectúan cambios de Direccionamiento Estratégico Institucional.
XII.
Anexos PETI
Anexo 1. Catálogo de Servicios de TI. Anexo 2. Características Sistemas de Información Anexo 3. Matriz RACI – PETI.
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XIII.
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XIV.
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Control de Cambios
VERSIÓN
FECHA REVISIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
2
19 octubre de 2020
Los cambios se realizaron teniendo en cuenta el Plan de Desarrollo 2020-2023, la Plataforma estratégica y la normatividad vigente.
Elaborado por:
Aprobado por:
Claudia Marcela Chica Valencia
Dr. Carlos Alberto Piedrahita Gutiérrez
Área: Planeación e Información
Área: Gerencia Firma: Original Firmado Firma: Original Firmado Resolución No. 150 del 23 de octubre de 2020