Meldpunt Regeldruk: (on) bekend? Creatieve Sessie met collega’s IdeeÍn generatie 15 november 2012
1
Aanleiding
1.1
De context
Op initiatief van vooral de Kamer van Koophandel Zuidwest-Nederland is besloten een landelijk meldpunt/helpdesk op te zetten om ondernemers te helpen die last hebben van de overheid. Dat kan zijn van gemeenten, maar ook van provincies, waterschappen, de brandweer en mogelijk ook van de KvK zelf. Voor last van de rijksoverheid is er nu nog een meldpunt bij Antwoord voor Bedrijven, maar het wordt straks allemaal één meldpunt op het (Digitale) Ondernemers Plein. Vooruitlopend daarop zijn alvast regionale meldpunten opgezet. Het probleem tot nu toe is dat er te weinig meldingen binnenkomen. Dat heeft allerlei oorzaken, maar de oorzaak is niet dat er geen ondernemers zijn die last hebben van de overheid. Integendeel. Ze weten ons alleen nog onvoldoende te vinden. Als ze ons wel vinden dan kunnen wij vaak het probleem voor ze oplossen. maar als dat niet gebeurt ziet het Ministerie van EZ (dat het landelijk meldpunt uiteindelijk financiert) niet wat er gebeurt. En dat de Kamer hier een belangrijke rol vervult. Daarom is besloten tot een brainstormsessie met als kernvraag: hoe krijgen we (landelijk) meer meldingen binnen. De uitkomsten van de sessie worden op 27 november 2012 gepresenteerd in en besproken met de Landelijke Werkgroep die zich hiermee bezighoudt en waarin alle Kamers zijn vertegenwoordigd. De goede voorstellen uit de BU-sessie worden dan ook landelijk doorgevoerd. 1.2
De opdracht
De vraag is: hoe krijgen we ondernemers zo ver dat ze het probleem van de regeldruk zien en ook melden? Dat gebeurt nu al veel te weinig. Ze hebben er vaak wel last van, maar denken er niet aan dit te melden. Daarom moet het (toekomstige) meldpunt ‘top-of-mind’ komen bij ondernemers, makkelijk te vinden en te melden. Het is de bedoeling dat hier zo veel mogelijk meldingen binnenkomen van ondernemers die last hebben van de overheid/van regels. Voor aanvang van de bijeenkomst heeft een verkenning van het probleem plaatsgevonden, de probleemanalyse. Na dit overleg heeft de brainstorm begeleider de centrale vraag geformuleerd die tijdens de sessie aan de deelnemers gesteld wordt. Deze vraag is afgestemd met de projectleider Regeldrukbestrijding Erlin van Vuuren. Hoe maken we het meldpunt bekend en laagdrempelig bij ondernemers, zodat ze hun ‘last van de overheid’ gaan melden?
1.3
De aanpak
De doelstelling van de projectleider kon het best behaald worden door een brainstorm. Deze methode is bij uitstek geschikt om zo veel mogelijk ideeën te genereren. Binnen deze brainstorm zijn verschillende fases te benoemen: 1. 2. 3. 4.
De voorbereiding. Divergentie: purge, creatieve denktechnieken (in dit geval ‘omkeren’ van de vraag). Convergentie: COCD-box. Het vervolg.
2
2
De Resultaten
2.1
De voorbereiding
Voor aanvang van de bijeenkomst heeft een verkenning van het probleem plaatsgevonden, de probleemanalyse. Hierbij zijn de situatie, omstandigheden en feiten betrokken. Dit is gebeurd in overleg met de projectleider Regeldrukbestrijding, Erlin van Vuuren. Na bestudering van de stukken heeft de Kamer van Koophandel een aantal vragen geformuleerd die tijdens de sessie aan de deelnemers worden. Deze vragen zijn afgestemd met de projectleider. 1. Bedenk ideeën om het meldpunt bekend te maken. 2. Bedenk ideeën om het meldpunt laagdrempelig te maken 3. Bedenk ideeën om het netwerk te mobiliseren 2.2
Divergentie
De eerste fase is divergentie, de feitelijke idee-generatie. Hierbij is het allereerst van belang dat deelnemers de ideeën die zij al hebben direct noteren, dit wordt ook wel “de purge” genoemd. Het gaat om de ideeën die men al langer heeft of oplossingen die men van elders weet. Door deze ideeën als eerste te noteren wordt het hoofd ‘leeg’. Dan pas komt er ruimte voor nieuwe ideeën en denkwijzen. Als opwarmertje zijn in het begin ook de 'gemakkelijke' vragen gesteld. Vervolgens is een stapje verder gezet, naar de creatieve denktechnieken. In deze bijeenkomst is gebruik gemaakt van de techniek “omdraaien”. Deze techniek is ingezet om het brein uit het normale denkpatroon te halen, de gedachten om te leiden en nieuwe invalshoeken te creëren. Het “omdraaien” werd vormgegeven door de vraag “Bedenk ideeën die ervoor zorgen dat het meldpunt regeldruk totaal onvindbaar blijft.”
Resultaat: in totaal zijn er tijdens de brainstorm 52 unieke ideeën naar voren gekomen (zie bijlage 1 voor details).
2.3
Convergentie
Voor het convergeren, selecteren, van de ideeën was geen tijd tijdens de bijeenkomst. Dit is ook bewust uit de bijeenkomst gehouden om de tijdsdruk niet onnodig op te voeren. De verzamelde ideeën zijn met behulp van de COCD-box geanalyseerd.
De COCD-box is een methode voor ideeselectie die zich richt op vernieuwingskracht en realiseerbaarheid. In een matrix worden deze criteria (vernieuwing en haalbaarheid) tegen elkaar uitgezet. De ideeën worden hier in geplaatst en zodoende aangeduid als onrealistische toekomstideeën (geel), innovatieve maar haalbare ideeën (rood) en gemakkelijke en bekende ideeën (blauw).
Hieronder een greep uit de verschillende ideeën die uit de sessie naar voren zijn gekomen. In bijlage 1 staan alle ideeën die zijn opgeschreven tijdens de bijeenkomst weergegeven. De dubbele ideeën zijn verwijderd.
3
Realiseerbaar
Niet-realiseerbaar
Strooibiljetten uit vliegtuig, strijdlied op YouTube, wildactie plakken,
Betere naam, bandje afspelen na telefonisch contact,BN-er aan koppelen, boek met grappige anekdotes, interne communicatie op orde, altijd terugkoppeling intern, intern proces duidelijk, sticker op correspondentie gemeenten, uitleg in werkoverleg, managementinfo, melding eenvoudig en laagdrempelig, presentatie, voordeel duidelijk maken, logo, slogan, link websites, vergelijking tussen regio’s, voorbeelden van meldingen en resultaat publiceren, jip-enjanneke taal, regionale krantjes, communicatieplan opstellen, dislike knop, direct vragen aan balie, op seminars en in wachtruimte gemeenten/KvK, social media, Hallo! Spotje meldpunt, benchmark buitenland, reviews van ondernemers, Yammer, partners inzetten.
Billboards, Stickers op alle winkelruiten, Glazen Huisidee, Spotjes radio/TV, Kwel-me-niet register, fysiek meldpunt bij overheid, fysiek meldpunt centraal de stad, Resultaten filmpje, QR-codes, Stereotype ambtenaar laten flyeren, QR-code, bij alle regels afvragen: waarom?, beloning voor melding, Lof en sofprijs, Regels die wel goed zijn melden, Reclame bij vergunningaanvraag, Quiz over meest idiote regel, adviesgesprek regeldruk, sancties voor overbodige regels, foute regel van de maand, met bus met megafoon over bedrijventerreinen rijden, grote rode knop in hal, verkeersborden met gekke regels erop maken.
Bekend
Nieuw
Bekende en realiseerbare ideeën De blauwe ideeën zijn bekend, niet heel moeilijk te realiseren en ze zijn wellicht al eerder toegepast, in het project of elders. In deze categorie staan met name de ideeën omtrent de standaard communicatie rondom een project.
Meldpunt Regeldruk - Is deze naam wel pakkend genoeg? Wat te denken van het Kwel-me-niet-Register of Helpdesk ‘Last van de Overheid’?
4
Nieuwe en realiseerbare ideeën De rode ideeën zijn innovatief en uitvoerbaar. Deze categorie ideeën is de meest interessante omdat deze door andere connecties zijn ontstaan en zodoende vernieuwender zijn dan de blauwe. Daarnaast zijn ze niet té innovatief, waardoor ze ook realiseerbaar zijn. De ideeën in deze categorie hebben de blauwe ideeën als basis, maar gaan een stapje verder. Enkele voorbeelden:
Waarom maken we geen verkeersborden met gekke regels erop en hangen we die overal weg?
Nieuwe maar niet realiseerbare ideeën De gele ideeën zijn de ideeën die innovatief zijn en (nog) niet uitvoerbaar zijn. De gele ideeën leiden meestal naar echte innovatieve ideeën. Door het toepassen van verschillende technieken kun je deze ideeën transformeren naar rode ideeën. In eerste instantie lijken deze ideeën nergens op te slaan, maar met een vervolgsessie kan de essentie van deze ideeën leiden naar echt innovatieve ideeën die realiseerbaar zijn. Het zijn voor nu ideeën om in het achterhoofd te houden.
Met een wildactie plakken overtreed je de regels maar haal je wel de publiciteit.
2.4
Het vervolg
Een idee is nog geen oplossing. In de bijeenkomst zijn ideeën gegenereerd en in dit rapport is een aanzet gegeven voor de convergentie. Hiermee is dit rapport geen eindstation, maar een goede basis om mee verder te gaan. Een logisch vervolg in het totaalproces is de ideeselectie en ideeverrijking. De leden van de landelijke werkgroep Regeldrukbestrijding zouden een keuze kunnen maken uit de lijsten met de meest veelbelovende ideeën, als trechter voor de veelheid aan ideeën. De projectleider kan dan gaan oordelen over de ideeën. Hiervoor zal de projectleider wel de criteria in kaart moeten brengen waaraan de ideeën zullen moeten voldoen. De gekozen ideeën kunnen dan geclusterd en geordend worden en vervolgens verrijkt. In principe volgt dan een nieuwe brainstorm; waarin de gekozen ideeën verder uitgewerkt worden. Tijdens deze verrijking zal ook duidelijk worden welke ideeën ‘het beste’ zijn, dat zijn namelijk de ideeën die uitgewerkt kunnen worden. Ideeën die lastig uitgewerkt kunnen worden hebben in de praktijk weinig slagingskans. Met de ideeën die overblijven is een actieplan op te stellen met concrete acties en deadlines. Het is van belang dat ook het vervolg samen met een enthousiaste groep ondernemers wordt uitgevoerd, zodat draagvlak verzekerd is.
5
3
Aanbevelingen Om de aangenomen uitdaging op een juiste wijze af te ronden, zijn er nog een aantal stappen te zetten. Het gehele brainstormproces is op dit moment nog niet afgerond. Hiervoor zijn de stappen ideeselectie en ideeverrijking nog te nemen. Brains Unlimited kan dit met de projectleider landelijk verder oppakken. 1. Ideeselectie: circa 10 ideeën kiezen die binnen het project het beste passen; 2. Ideeverrijking: de gekozen ideeën verrijken (voor- en nadelen benoemen, aanvullingen, etc.). Hier blijven circa 5 over; 3. Opstellen actieplan: de overgebleven ideeën worden als laatste getoetst aan de haalbaarheid (financiering, ruimte, initiatiefnemers, etc.) en uitgewerkt in een actieplan met concrete acties en deadlines. 4. Indien de acties erom vragen kunnen hier ook werkgroepen op ingezet worden. Het voorgaande proces zal uitwijzen of dit noodzakelijk is. Mochten er nog onduidelijkheden zijn over het proces, dit rapport of over het vervolgtraject, dan kan altijd een beroep worden gedaan op Brains Unlimited. Kamer van Koophandel Zuidwest-Nederland Namens Brains Unlimited: Sandra Leenders, sr. Communicatie-adviseur T (076) 564 69 34.
6
Bijlage 1 Blauwe ideeën Betere naam Sicker op correspondentie gemeenten Utleg in werkoverleg Mnagementinfo Badje afspelen na telefonisch contact BN-er aan koppelen Bek met grappige anekdotes, Iterne communicatie op orde, Atijd terugkoppeling intern, Intern proces duidelijk Melding eenvoudig en laagdrempelig Pesentatie Voordeel duidelijk maken Logo Slogan link websites vergelijking tussen regio’s Voorbeelden van meldingen en resultaat publiceren, Jip-en-Janneke taal Regionale krantjes Communicatieplan opstellen Dislike knop Direct vragen aan balie Op seminars en in wachtruimte gemeenten/KvK social media, Hallo! Spotje meldpunt Benchmark buitenland, = Reviews van ondernemers Yammer Partners inzetten Totaal aantal ideeën
30
Rode ideeën Billboards Stickers op alle winkelruiten, Glazen Huisidee, Spotjes radio/TV, Kwel-me-niet register Fysiek meldpunt bij overheid Fysiek meldpunt centraal de stad Resultaten filmpje QR-codes Stereotype ambtenaar laten flyeren Bij alle regels afvragen: waarom? Beloning voor melding Lof en sofprijs Regels die wel goed zijn melden 7
Reclame bij vergunningaanvraag, Quiz over meest idiote regel Adviesgesprek regeldruk Sancties voor overbodige regels Foute regel van de maand Met bus met megafoon over bedrijventerreinen Grote rode knop in hal Vrkeersborden met gekke regels erop Totaal aantal ideeĂŤn:
22
8