Ideias de Negócios - Empresa de Administração de Condomínios

Como montar uma

Empresa de Administração de Condomínios

Como montar uma

Empresa de Administração de Condomínios

Brasília 2011

2011. © Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – Sebrae Todos os direitos reservados A reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação aos direitos autorais (Lei n° 9.610).

Informações e contatos Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas – Sebrae Unidade de Capacitação Empresarial – UCE SGAS 605 – Conj. A – Asa Sul – Brasília/DF – CEP: 70200-645.

Telefone: (61) 3348-7168 Site: www.sebrae.com.br Presidente do Conselho Deliberativo Roberto Simões Diretor Presidente Luiz Barretto Diretor Técnico Carlos Alberto dos Santos Diretor de Administração e Finanças José Cláudio dos Santos Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial Mirela Malvestiti Coordenação Nidia Santana Caldas Consultor Conteudista Lauri Tadeu Corrêa Martins Revisão Ortográfica i-Comunicação Integrada Editoração Eletrônica i-Comunicação Integrada Martins, Lauri Tadeu Corrêa Como montar uma empresa de administração de condomínio/Lauri Tadeu Corrêa Martins. – Brasília: Sebrae, 2011.

37 p.(Ideias de negócios) 1. Administração de condomínio I.Título II. Série CDU 65:347.238.3

SUMÁRIO Apresentação do negócio.............................................................7 Mercado......................................................................................11 Localização ............................................................................... 13 Exigências legais específicas ..................................................... 13 Estrutura .................................................................................... 14 Pessoal ..................................................................................... 15 Equipamentos ........................................................................... 17 Matéria-prima/Mercadoria ......................................................... 17 Organização do processo produtivo........................................... 19 Automação ................................................................................ 19 Canais de distribuição ............................................................... 20 Investimentos ............................................................................ 21 Capital de giro ........................................................................... 21 Custos ....................................................................................... 23 Diversificação/Agregação de valor ............................................. 23 Divulgação.................................................................................. 25 Informações fiscais e tributárias ................................................. 26 Eventos ..................................................................................... 28 Entidades em geral .................................................................... 29 Normas técnicas ....................................................................... 30 Glossário.................................................................................... 31 Dicas do negócio ....................................................................... 32 Características específicas do empreendedor ............................ 33 Bibliografia complementar ......................................................... 34

APRESENTAÇÃO DO NEGÓCIO Administração de condomínios é um negócio relacionado à conveniência, comodidade e bem-estar.

Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude de dificuldades que fazem parte da sua rotina diária. A terceirização desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade. Afinal, para uma parcela importante da população, o imóvel é o patrimônio de maior valor. E tudo o que o condomínio fizer terá reflexo, direta ou indiretamente, na valorização ou não deste patrimônio.

Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à administração de condomínios residenciais, comerciais ou industriais.

Serviços envolvidos: • Administração; • Contabilidade; • Assessoria jurídica; • Auditoria; • Consultoria administrativa e financeira; • Consultoria tributária, fiscal, trabalhista e contábil; • Gestão de conflitos.

Serviços específicos: • Constituição do condomínio – assembleias, atas, registros etc.; • Elaboração de previsão orçamentária; • Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras;

7

• Emissão de boletos de cobrança para pagamento na rede bancária; • Manutenção de cadastros dos condôminos; • Demonstrativo de receitas e despesas de cada unidade do condomínio; • Administração de pessoal – funcionários e prestadores de serviços; • Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral; • Controle de vencimento de seguros e renovações de apólices; • Elaboração de relatórios de inadimplentes; • Representação do condomínio perante órgãos da Administração Pública e outras instituições; • Elaboração da contabilidade do condomínio; • Pagamentos e recebimentos diversos; • Organização de assembleias – editais e assessoria geral; • Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de pessoal; • Assessoria legal para a manutenção da ordem; • Guarda e atualização dos documentos do condomínio; • Outros serviços de acordo com a necessidade dos clientes.

A Administradora deve contar com parcerias contábil, financeira, jurídica e de engenharia, pois necessitará de serviços especializados nessas áreas para agregar em suas atividades.

Ao contratarem uma empresa especializada, os condôminos podem desfrutar dos seguintes benefícios, entre outros: • Serviços mais adequados às necessidades dos moradores; • Menor nível de inadimplência; • Empregados mais qualificados; • Condomínio com baixo risco diante de penalizações legais; • Orçamento que reflete a realidade do condomínio; • Fim de cotas extras inesperadas;

• Imóveis mais valorizados; • Menor consumo de água e energia; • Equipamentos com maior capacidade de utilização e menor gasto de manutenção; • Preservação da história do condomínio.

ADMINISTAÇÃO DE CONDOMÍNIO Mercado Impulsionado pelo aumento da renda dos brasileiros e por programas governamentais de incentivo à moradia própria – “Minha Casa Minha Vida”, por exemplo –, o crescimento do setor imobiliário tem alavancado as atividades de administração de condomínios, exigindo melhor organização, profissionalização e excelência na prestação deste serviço.

Em janeiro de 2002, a cidade de São Paulo possuía 40 mil condomínios, segundo informações do Sindicato da Habitação (SECOVI/SP). Apenas durante o ano de 2009, mais de 32 mil unidades verticais e horizontais foram lançadas no mercado imobiliário da capital paulista, conforme revela pesquisa da Empresa Brasileira de Estudos de Patrimônio, publicada no site do sindicato.

Para 2010, o SECOVI/SP estima que o mercado paulistano de imóveis novos residenciais crescerá em torno de 10%. Em âmbito nacional, a Associação Brasileira das Entidades de Crédito Imobiliário e Poupança (ABECIP) detectou o aumento na oferta de financiamento habitacional com recursos da poupança de R$ 34 bilhões, em 2009, para algo em torno de R$ 45 bilhões em 2010.

No Rio de Janeiro, onde o mercado imobiliário absorveu o lançamento de cerca de 10 mil imóveis por ano na última década, a estimativa é de que existam pelo menos 12 mil condomínios, o equivalente a 480 mil unidades comerciais e residenciais. Os números abarcam dois milhões de pessoas, de acordo com a Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI).

Os gastos dos condomínios fluminenses chegam a R$ 96 milhões mensais, dos quais 7% são gastos com manutenção de elevadores, 10% com contas de luz, 15% com água e 40% com pessoal. Os 28% restantes (R$ 35 milhões) são destinados a produtos e serviços, informa a entidade.

O valor médio da taxa condominial de um apartamento de três quartos em Botafogo, tradicional bairro carioca de classe média alta, atingiu R$ 570,00 em janeiro de 2010, segundo o SECOVI/RIO. A inadimplência dos condomínios é pequena, logo o empreendedor poderá contar com uma boa perspectiva de receber em dia pelos serviços prestados.

11

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Outros segmentos que podem ser atendidos são os hotéis, hospitais, escritórios, clubes, pontos comerciais e indústrias.

Todavia, antes de abrir um negócio de administração de condomínios, recomenda-se a realização de ações de pesquisa de mercado para avaliar a demanda e a concorrência. Seguem algumas sugestões: • Pesquisa em fontes como prefeitura, guias, IBGE e associações de bairro para quantificação do mercado-alvo; • Visita aos concorrentes diretos, identificando os pontos fortes e fracos dos estabelecimentos que trabalham no mesmo nicho; • Participação em seminários especializados.

Após investigar e analisar as variáveis de mercado, o empreendedor estará apto a se posicionar melhor neste segmento.

12

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Localização A escolha do local para instalar seu negócio é uma decisão muito importante para o sucesso do empreendimento. Lembrese de que as atividades econômicas da maioria das cidades são regulamentadas em conformidade com o Plano Diretor Urbano (PDU), lei que determina o tipo de atividade que pode funcionar no imóvel escolhido por você. Portanto, este deve ser seu primeiro passo para avaliar a implantação de sua empresa.

Feita a Consulta Prévia ao PDU, certifique-se de que o local escolhido ofereça infraestrutura adequada à sua instalação e facilite a expansão do negócio. O imóvel deve dispor dos serviços de água, luz, esgoto, telefone e internet.

A localização de uma administradora de condomínios deve favorecer o acesso das pessoas que se relacionam com a empresa.

Deve possuir estacionamento ou estar próxima de áreas públicas ou de outros estabelecimentos que possuam vagas disponíveis. É importante estar próxima de centros bem servidos por transportes públicos. Deve ser levada em conta a facilidade de deslocamento para as diversas regiões urbanas ou industriais.

Exigências legais específicas Para registrar uma empresa de administração de condomínios, deve-se contratar um contador – profissional legalmente habilitado – para elaborar os atos constitutivos da empresa, auxiliá-lo na escolha da forma jurídica mais adequada para o seu projeto e preencher os formulários de inscrição exigidos pelos órgãos públicos.

O contador pode informar também sobre a legislação tributária pertinente ao negócio. Mas atenção: no momento da escolha do prestador de serviço, deve-se dar preferência a profissionais indicados por empresários com negócios semelhantes.

Até o momento, não existe a exigência formal de responsável técnico ou profissional habilitado em gestão de condomínios. Para legalizar a empresa, é necessário procurar os órgãos responsáveis e efetivar as devidas inscrições. As etapas do registro são: Registro de empresa nos seguintes órgãos: • Junta Comercial; • Secretaria da Receita Federal (CNPJ); • Secretaria Estadual da Fazenda;

13

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

• Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento; • Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (a empresa ficará obrigada ao recolhimento anual da Contribuição Sindical Patronal); • Cadastramento na Caixa Econômica Federal no sistema Conectividade Social – INSS/FGTS; • Corpo de Bombeiros Militar.

Estrutura A estrutura de uma administradora de condomínios é simples, sendo importante também considerar o perfil do cliente e o mix de serviços que será disponibilizado para contratação. Basta uma área destinada à recepção e atendimento da clientela, apoio administrativo e um espaço para depósito de materiais e arquivo de documentos. É importante ter estacionamento.

Recepção e Atendimento – Na recepção e atendimento, são atendidos os síndicos, profissionais contratados, e os condôminos. É onde acontece o contato pessoal com a clientela, portanto, a ambientação deve ser leve, bem iluminada e agradável. Se for de interesse do empresário, poderá haver salas de reuniões, balcão, ou box de atendimento individualizado.

Apoio Administrativo – Nessa área, ficam as atividades administrativas direcionadas à operacionalização do negócio, como: realização de contratos, produção de regulamentos, convenções de condomínios, produção de relatórios, documentos de cobranças, controles diversos e demais atividades necessárias para o bom andamento do empreendimento. A gerência da administradora ficará a cargo do proprietário ou pessoa por ele designada.

Depósito de materiais e arquivo – Destinado à estocagem de materiais de uso interno e à guarda de documentos relativos a cada condomínio administrado.

Estacionamento – Se não houver disponibilidade permanente de vagas nas proximidades, recomenda-se assinar convênio com algum estacionamento próximo.

14

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Pessoal A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento. Uma administradora de condomínios de pequeno porte pode começar com cinco empregados, sendo: • Três auxiliares de escritório; • Dois atendentes – atendimento interno e visita aos condomínios atendidos; • Office-boy para serviços bancários e entrega de documentos (pode ser terceirizado).

As atividades de assessoria jurídica, contabilidade e administração de pessoal podem ser repassadas a profissionais liberais e empresas especializadas por meio de parcerias. A gestão do negócio poderá ser exercida pelo empresário ou delegada a um empregado contratado. Em ambos os casos, entretanto, recomenda-se que o gestor possua formação em Administração ou Direito.

O empresário deve contratar pessoas com experiência comprovada e com boas referências de empregos anteriores.

Caso prefira capacitar novos colaboradores, deverá procurar cursos específicos existentes no mercado, que preparem as pessoas para as atividades administrativas.

A qualificação dos profissionais aumenta o comprometimento com a empresa, eleva o nível de retenção de funcionários, melhora o desempenho do negócio e diminui os custos trabalhistas com a rotatividade de pessoal. O treinamento dos colaboradores deve desenvolver as seguintes competências: • Capacidade de percepção para entender e atender às expectativas dos clientes; • Habilidade de relacionamento; • Agilidade e presteza no atendimento; • Bom conhecimento do setor; • Motivação para crescer juntamente com o negócio.

Deve-se estar atento à Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, consequências desagradáveis.

15

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

O empreendedor deverá participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio para se manter atualizado e sintonizado com as tendências do setor.

O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados. A entidade oferece palestras, capacitação gerencial, treinamentos, projetos, programas e soluções empresariais, com foco no empreendedorismo, setores estratégicos, políticas públicas, tecnologia e inovação, orientação ao crédito, acesso ao mercado, internacionalização, redes de cooperação e programas de liderança.

Autônomos Uma das principais dúvidas dos empreendedores diz respeito à contratação de pessoas físicas (profissionais autônomos) ou jurídicas (empresas) para prestação de serviços sem vínculo empregatício.

A fim de diminuir os encargos sociais, as empresas buscam a “terceirização”. No entanto, é fundamental estar atento ao tipo de atividade que pode ser terceirizada.

Não é possível contratar terceiros para realizarem serviços relacionados às atividades que justificaram a criação da empresa. A contratação pode abranger atividades intermediárias da contratante, desde que não haja relação de emprego entre as partes. Ou seja, a relação entre contratante e contratado não pode ser como aquela existente entre patrão e empregado, caracterizada pelos elementos de subordinação, habitualidade, horário, pessoalidade e salário.

Vantagens da contratação de serviços de terceiros: • Mais participação dos dirigentes nas atividades-fim da empresa; • Concentração dos talentos no negócio principal da empresa; • Maior facilidade na gestão do pessoal e das tarefas; • Possibilidade de rescisão do contrato conforme as condições preestabelecidas; • Controle da atividade terceirizada por conta da própria empresa contratada.

16

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Desvantagens que este tipo de contratação pode acarretar: • Sofrer autuação do Ministério do Trabalho e ações trabalhistas em caso de inobservância das obrigações mencionadas no item acima; • Fiscalização dos serviços prestados para verificar se o contrato de prestação de serviços está sendo cumprido integralmente, conforme o combinado; • Risco de contratação de empresa não qualificada.

Antes da contratação, recomenda-se verificar se o pessoal disponibilizado pela empresa terceirizada consta como registrado, e se os direitos trabalhistas e previdenciários estão sendo respeitados e pagos.

Equipamentos O empreendedor equipamentos:

precisará

dos

seguintes

móveis

e

• Três microcomputadores ligados em rede e com acesso à internet; • Um servidor (storage) de pequeno porte; • Um no break; • Uma impressora multifuncional; • Um cofre de aço de porte médio; • Duas linhas telefônicas (uma delas com fax); • Móveis de escritório (mesas, cadeiras, armários e estantes); • Calculadora de mesa.

Matéria-prima/Mercadoria Os insumos necessários ao funcionamento de uma empresa prestadora deste tipo de serviço são, basicamente, materiais de expediente – folhas de papel A4 para impressoras, cartuchos de tinta, lápis, canetas, borrachas, grampos, clips, pastas suspensas, blocos para anotações, etc.

17

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Fornecedores O empreendedor poderá pesquisar na internet o rol de fornecedores de equipamentos e produtos para administradoras de condomínios próximos ao local de instalação do negócio.

Como exemplo, lista-se abaixo algumas empresas de TI que comercializam sistemas de gestão condominial.

Basis Informática Rua dos Pinheiros, 1.400 conj. 03 e 04 – Pinheiros São Paulo/SP – CEP: 05422-002 Tel.: (11) 3819-0770 www.basisinformatica.com.br Union Data Consultoria e Informática Rua Jacira Rocha, 80 – Casa Verde São Paulo/SP Tel.: (11) 3857-5964 www.uniondata.com.br Base Software Rua Uruguaiana 94, 20° andar – Centro Rio de Janeiro/RJ – CEP: 20050-091 Tel.: (21) 2195-0550 Fax: (21) 2195-0599 www.basesoft.com.br Universal Software Avenida Barão Homem de Melo, 4.500, 6º andar – Estoril Belo Horizonte/MG – CEP: 30450-250 Tel.: (31) 3064-6600 www.universalsoftware.com.br

18

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Organização do processo produtivo De um modo geral, os processos de uma administradora de condomínios são divididos em: 1. Serviço de atendimento ao cliente – é o processo responsável pelo contato com os síndicos, podendo haver atendimento a condôminos em certos casos. Esse serviço poderá ocorrer nas dependências do escritório ou no próprio condomínio. Recebe demandas e devolve soluções.

2. Produção dos serviços – responsável pela atividade terceirizada pelo cliente. Corresponde à produção de todos os serviços de cobranças, pagamentos, contratações de pessoal, controles diversos, elaboração de relatórios, assessoria contábil, financeira, jurídica, representação do condomínio perante instituições externas e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo gerente do empreendimento e pelos prestadores de serviços terceirizados.

O SECOVI/SP editou recentemente um manual dedicado aos serviços que devem ser fornecidos pelas administradoras de condomínio. A publicação descreve cerca de 130 rotinas operacionais relacionadas à atividade de gestão condominial.

Automação Algumas empresas de informática oferecem sistemas criados para facilitar e agilizar os procedimentos relacionados à administração condominial, como, por exemplo: • Solução para administrar vários condomínios simultaneamente; • Cadastros essenciais (moeda, banco, plano de contas, empreendimento, proprietário, fiador, condômino, unidades etc.); • Cadastro de previsão de despesas/receitas, contas-correntes e serviços; • Controle de retenções de tributos dos condomínios; • Lançamento automático de contas considerando a previsão de serviços cadastrados; • Estorno de lançamento de contas; • Acerto de contas por unidade e por condomínio; • Fechamento de saldo mensal;

19

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

• Transferência de condômino/proprietário, considerando inclusive respectivas contas-correntes; • Movimentação de fundo de reserva como conta-corrente; • Geração de Remessa de Cobrança Bancária e baixa automática; • Sistema de estatística e acompanhamento da rentabilidade da carteira; • Mala direta de proprietários/condôminos e carta de cobrança; • Análise completa por meio de relatórios gerenciais.

O mercado de TI também dispõe de soluções de gestão condominial on-line, cuja vantagem é não precisar investir na compra de um servidor para armazenar o sistema, uma vez que a administradora o acessa via internet.

Antes de decidir pelo sistema a ser utilizado, o empreendedor deve avaliar o preço cobrado, o serviço de manutenção, a conformidade em relação à legislação fiscal municipal e estadual, a facilidade de suporte e as atualizações oferecidas pelo fornecedor, verificando ainda se o aplicativo possui funcionalidades, tais como: • Controle dos dados sobre faturamento/vendas, gestão de caixa e bancos (conta-corrente); • Contas a pagar e a receber; • Fluxo de caixa; • Emissão de pedidos e orçamentos; • Controle de taxa de serviço; • Lista de espera; • Relatórios e gráficos gerenciais para análise real do resultado operacional da empresa.

Canais de distribuição Este segmento se caracteriza por entregar os serviços diretamente ao usuário final. Portanto, não existem intermediários envolvidos no processo de torná-los disponíveis aos clientes.

Cabe ao dono do negócio definir e estabelecer o fluxo dessa distribuição. Neste sentido, é fundamental que o empreendedor entenda as motivações que levam o condomínio a escolher uma administradora.

20

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Investimentos Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua consolidação.

Pode ser caracterizado como: • Investimento fixo – compreende o capital empregado na compra de imóveis, máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, instalações, reformas, veículos (se for o caso) etc.; • Investimentos pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado, registro da empresa, projeto de decoração, honorários profissionais e outros.

Todo investimento gera uma depreciação e uma taxa de manutenção, agregando custos ao empreendimento para sua posterior reposição. É extremamente importante o entendimento correto de todo o investimento do negócio para a sobrevivência da empresa.

Capital de giro Capital de giro é o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir fluidez dos ciclos de caixa.

O capital de giro funciona com uma quantia imobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilações de caixa.

O capital de giro é regulado pelos prazos praticados pela empresa, são eles: prazos médios recebidos de fornecedores (PMF); prazos médios de estocagem (PME) e prazos médios concedidos a clientes (PMCC).

Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem, maior será sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mínimos regulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito a necessidade de imobilização de dinheiro em caixa.

Se o prazo médio recebido dos fornecedores de matériaprima, mão de obra, aluguel, impostos do governo, e outros, for maior que o prazo médio de estocagem somado ao prazo médio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade de capital de giro será positiva, ou seja, é necessário o encaixe de dinheiro no caixa para suportar as oscilações de caixa. Neste caso, um aumento de vendas implica também

21

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado da empresa deve saldar essa necessidade do caixa.

Se ocorrer o contrário, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maiores que os prazos médios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes para pagamento, a necessidade de capital de giro é negativa. Neste caso, devese atentar a que parte do dinheiro disponível em caixa é de compromissos de pagamentos futuros (fornecedores). Portanto, retiradas e imobilizações poderão fazer a empresa não honrar os pagamentos futuros de fornecedores.

Um fluxo de caixa, com previsão de saldos futuros de caixa, deve ser implantado na empresa para a gestão competente da necessidade de capital de giro. Só assim as variações nas vendas e nos prazos praticados no mercado poderão ser geridas com precisão.

O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à ocorrência dos fatores a seguir: • Variação dos diversos custos absorvidos pela empresa; • Aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades desse mercado; • Baixo volume de vendas; • Aumento dos índices de inadimplência; • Altos níveis de estoques.

O empreendedor deve ter um controle orçamentário rígido, de forma a não consumir recursos sem previsão. Deve evitar a retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois, no início, todo recurso que entrar na empresa deverá permanecer nela, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma, o empreendimento alcançará mais rapidamente sua consolidação, reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor.

Se o volume de vendas estiver acima do ponto de equilíbrio e o prazo concedido ao cliente para pagamento não superar 30 dias, o capital de giro a ser investido em uma empresa de administração de condomínios será minimizado, geralmente em torno de 20% a 30% do faturamento previsto.

22

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Custos Os valores dos custos vão depender objetivamente do porte da empresa prestadora de serviço, da localização, das especialidades oferecidas ao consumidor e da estratégia empresarial adotada. As referências de preço abaixo devem, portanto, ser revistas para cada caso.

O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos no negócio indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental a redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todos os gastos internos. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

As despesas são os gastos realizados para operar o negócio.

Abaixo, são elencadas algumas categorias referenciais, levantadas por entrevistas com empresas similares, visando exemplificar a proporcionalidade dos gastos.

• Água, luz, telefone e acesso à internet: R$ 400,00; • Aluguel, taxa de condomínio, segurança: R$ 1.290,00; • Assessoria contábil: R$ 510,00; • Despesas com transporte: de 5% a 10 % do faturamento; • Material de expediente e produtos de limpeza: R$ 2.200,00; • Despesas com vendas, propaganda e publicidade: em torno de 3% das vendas; • Recursos para manutenções corretivas: cerca de 5% do custo do equipamento ao ano; • Salários administrativos e pró-labore: R$ 2.500,00.

Diversificação/Agregação de valor Agregar valor significa oferecer serviços complementares ao principal, diferenciando-se da concorrência e atraindo o públicoalvo. Não basta possuir algo que os serviços concorrentes não oferecem. É necessário que esse “algo mais” seja reconhecido pelo cliente como uma vantagem competitiva e aumente o seu nível de satisfação com o serviço prestado.

23

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Pesquisas quantitativas e qualitativas podem ajudar na identificação de benefícios de valor agregado. No caso de uma empresa de administração de condomínios, há diversas oportunidades de diferenciação, tais como: • Serviços de massagistas e professores de educação física para fitness; • Serviço de som ambiente; • Programa de educação ambiental; • Plano de redução de despesas do condomínio; • Serviços especiais de acordo com as necessidades específicas do condomínio.

A construção de um portal na internet também é um instrumento de grande agregação de valor. Por meio do portal, o síndico pode se comunicar rapidamente com a administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na Justiça.

Os demais condôminos, assim como o síndico, podem acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de pagamento, atas de assembleias, circulares, regimento interno, manuais de síndico e zelador, tabela de temporalidade de documentos, notícias, calendário de cursos e respostas às dúvidas mais frequentes sobre o dia a dia de um condomínio. É importante pesquisar com os concorrentes para conhecer os serviços que estão sendo adicionados e desenvolver opções específicas com o objetivo de proporcionar ao cliente um produto diferenciado. Além disso, conversar com os clientes atuais para identificar suas expectativas é muito importante para o desenvolvimento de novos serviços ou produtos personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar os atuais clientes, além de cativar novos.

Sustentabilidade A incorporação dos princípios de sustentabilidade tornouse um diferencial importante, uma vez que, no Brasil, cresce o número de consumidores conscientes que valorizam os serviços

24

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

fornecidos com o mínimo (ou nenhum) impacto sobre o meio ambiente e a saúde dos seres vivos, a partir de matérias-primas naturais renováveis ou reaproveitáveis.

Uma das formas de se aplicar o conceito de sustentabilidade consiste na adoção de sistemas de captação e reutilização da água da chuva. O condomínio também pode exigir que os resíduos das obras de reformas e benfeitorias de suas unidades sejam destinados a aterros sanitários ou a usinas de tratamento de lixo. Outras maneiras são: • Economizar recursos naturais por meio do uso da reutilização de água; • Instalar sensores de luz nas escadas e corredores do prédio para reduzir o consumo de energia; • Usar materiais reciclados, biodegradáveis e que reduzam a necessidade de manutenção; • Uso de produtos de limpeza que não agridam a natureza; • Substituir processos de lavagem manual, que consomem até 250 litros de água, pelo uso de lavadoras, cujo consumo não atinge 40 litros; • Dar preferência às polidoras, lavadoras de piso, varredoras de escadas e esteiras rolantes com motor a álcool; • Utilizar equipamentos com baixos níveis de ruído e consumo de energia;

Divulgação Os meios para divulgação de uma administradora de condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala direta é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado o cadastro de clientes, obtido por meio de lista telefônica.

Recomenda-se também o uso de um folder bem estruturado com informações sobre os serviços prestados e a experiência da empresa no ramo do negócio.

A visita agendada ao condomínio, para apresentação da proposta da empresa, pode dar bons resultados, uma vez que permite contato direto e oferece a possibilidade de iniciar negociações imediatas ou agendar novo encontro em período próximo ao vencimento do contrato atual.

25

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Na medida do interesse e das possibilidades, poderão ser utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de grande circulação, rádio, revistas, outdoor e internet.

A divulgação por site na internet representa uma possibilidade de comunicação muito interessante, na qual se pode veicular pequenos vídeos com dicas práticas para solução de problemas comuns em condomínios, além de depoimentos dos síndicos sobre a qualificação da empresa.

Estratégias de comunicação dirigidas às redes sociais (Orkut, Facebook, Twitter, YouTube, Flicker, Digg, entre outras) também podem ser implementadas para promover o negócio. Caso seja interesse do empreendedor, um profissional de marketing e/ou comunicação poderá ser contratado para desenvolver campanhas específicas.

O empreendedor deve entregar o que foi prometido com pontualidade e, quando puder, superar as expectativas do cliente.

Ao final, a melhor propaganda será feita pelos clientes satisfeitos e bem atendidos.

Informações fiscais e tributárias O segmento de ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIO, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 6822-6/00 como atividade de administração de condomínios prediais, não poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, por se enquadrar como atividade vedada na Lei Compl. 123/2006, consolidada pela RCGSN 94/2011.

Neste segmento temos as seguintes opções tributárias: Lucro Presumido: É o lucro que se presume através da receita bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação de serviços.

Trata-se de uma forma de tributação simplificada utilizada para determinar a base de cálculo do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Liquido (CSLL) das pessoas jurídicas que não estiverem obrigadas à apuração pelo Lucro Real.

Nesse regime, a apuração do imposto de Renda e da Contribuição Social é feita trimestralmente.

26

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

A base de cálculo para determinação do valor presumido IRPJ e da CSLL é de 32%, sobre a receita bruta, para a atividade de escritório de consultoria. Sobre o resultado da base de cálculo (Receita Bruta x 32%), aplica-se as alíquotas de: IRPJ - 15%, para determinação do IRPJ. Poderá haver um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00, no mês, ou R$ 60.000,00, no trimestre, uma vez que o imposto é apurado trimestralmente; CSLL - 9%, para determinação da CSLL. Não há adicional de imposto.

Ainda incidem sobre a receita bruta os seguintes impostos, que são apurados mensalmente: PIS - 0,65% - sobre a receita bruta total; COFINS – 3% - sobre a receita bruta total.

Lucro Real: É o lucro líquido do período de apuração ajustado pelas adições, exclusões ou compensações estabelecidas em nossa legislação tributária. Este sistema é o mais complexo, que deverá ser muito bem avaliado por um contador, quanto a sua aplicação neste segmento. As alíquotas para este tipo de tributação são: IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (lucro líquido). Haverá um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00, multiplicado pelo número de meses do período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente ou com opção do Lucro estimado mensalmente e apuração anual; CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ; PIS - 1,65% - sobre a receita bruta total, compensável; COFINS - 7,65% - sobre a receita bruta total, compensável.

Incidem também sobre a receita bruta os impostos estaduais e municipais, abaixo citados: ISS – Calculado sobre a receita de prestação de serviços, varia conforme o município onde a empresa estiver sediada.

Fundamentos Legais: Leis 9249/1995 (com as alterações posteriores). .

27

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Eventos A seguir, são indicados, a título de exemplo, eventos tradicionais que fazem parte do calendário do setor de administração de imóveis e condomínios: Feira SECOVI Condomínios Evento anual realizado em São Paulo/SP Tel.: (11) 5591-1281/1283 www.feirasecovi.com.br Feira de Condomínios do Nordeste – Fesíndico Local: Recife/PE www.fesindico.com.br Expo Síndico Evento que acontece anualmente no Pavilhão de Exposições Anhembi, em São Paulo/SP www.exposindico.com.br ENACON – Encontro das Empresas Especializadas em Administração de Condomínios Promovido pelo SECOVI/SP, com temas voltados à organização e capacitação das empresas especializadas em administração condominial. www.secovi.com.br Encontro Nacional de Inquilinos e Locadores Evento anual da ABADI referente à legislação e às relações de inquilinato. www.abadi.com.br/encontro_inqloc/encontro.htm Cursos e seminários • Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (Senac) – http://www.senac.br Ministra cursos técnicos presenciais e a distância em diferentes áreas de conhecimento que compõem a administração condominial, tais como gestão, finanças, recursos humanos, contabilidade, marketing, meio ambiente. A unidade de São Paulo, por exemplo, oferece os cursos Técnicas de Zeladoria e Segurança em Condomínios e Projeto Paisagístico para Condomínios.

As unidades do Senac também promovem seminários sobre coleta seletiva de lixo, considerada hoje umas das mais importantes atitudes do homem para a preservação do meio ambiente. Nesses eventos, os participantes aprendem a armazenar, acondicionar e tratar o lixo e, posteriormente, enviá-lo para estações coletoras

28

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

ou cooperativas de reciclagem. Recebem instruções de como implantar a coleta seletiva em condomínios e informações sobre a relação custo-benefício dos diferentes tipos de coletores de lixo disponíveis no mercado. Os seminários abordam ainda temas como a comunicação ambiental e a problemática causada pela produção de resíduos.

• Universidade SECOVI/MG – www.universidadesecovimg.com.br Desenvolve programas de capacitação com vistas a qualificar o desempenho dos profissionais do mercado imobiliário mineiro.

Os conteúdos educacionais abordados nos cursos oferecidos pela instituição abrangem temas relacionados a vendas, documentação imobiliária, legislação, atendimento, finanças, contabilidade e tributação, entre outros.

Entidades em geral Recomenda-se que o empreendedor procure informações legais e mercadológicas no sindicato de administradoras de imóveis e condomínios de sua localidade.

Sugestão de entidades para eventuais consultas: Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis – ABADI Rua do Carmo nº 6 – 7º andar – Centro – Rio de Janeiro/RJ Tel/Fax: (21) 2533-2858 www.abadi.com.br Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo – AABIC Rua Estados Unidos, 89 – Jardim Paulista – São Paulo/SP CEP: 01427-000 Tel.: (11) 3887-3372 www.aabic.org.br Sindicato da Habitação de São Paulo – SECOVI/SP Rua Dr. Bacelar, 1.043 – Vila Mariana – São Paulo/SP CEP: 04026-002 Tel.: (11) 5591-1300 Fax: (11) 5591-1301 www.secovi.com.br SECOVI Rio Av. Almirante Barroso, 52 – 9º andar – Centro CEP: 20031-918 – Rio de Janeiro/RJ Tel.: (21) 2272-8000 Fax: (21) 2272-8001

29

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

www.secovirio.com.br E-mail: secovi@secovirio.com.br SECOVI Minas Gerais Rua Tabaiares, 12 – sala 401 – Floresta CEP: 30150-040 – Belo Horizonte/MG Tel.: (31) 3055-5353 www.secovimg.com.br

Normas técnicas ABNT NBR 5410:2004 – Instalações elétricas de baixa tensão.

ABNT NBR 5419:2005 – Proteção de estruturas contra descargas atmosféricas.

ABNT NBR 12892:1993 – Projeto, fabricação e instalação de elevador unifamiliar.

ABNT NBR 15597:2008 – Requisitos de segurança para a construção e instalação de elevadores – Elevadores existentes – Requisitos para melhoria da segurança dos elevadores elétricos de passageiros e elevadores elétricos de passageiros e cargas.

ABNT NBR NM 207:1999 – Elevadores elétricos de passageiros – Requisitos de segurança para construção e instalação.

ABNT NBR 13523:2008 – Central de Gás Liquefeito de Petróleo – GLP. ABNT NBR 15526:2009 – Redes de distribuição interna para gases combustíveis em instalações residenciais e comerciais – Projeto e execução ABNT NBR 13434-1:2004 – Sinalização de segurança contra incêndio e pânico – Parte 1: Princípios de projeto.

ABNT NBR 13434-2:2004 – Sinalização de segurança contra incêndio e pânico – Parte 2: Símbolos e suas formas, dimensões e cores.

ABNT NBR 9077:2001 – Saídas de emergência em edifícios.

ABNT NBR 13714:2000 – Sistemas de hidrantes e de mangotinhos para combate a incêndio.

ABNT NBR 10818:1989 – Qualidade de água de piscina.

ABNT NBR 11238:1990 – Segurança e higiene de piscinas.

ABNT NBR 9819:1987 – Piscina.

30

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

ABNT NBR 13194:2006 – Reservatório de fibrocimento para água potável – Estocagem, montagem e manutenção.

ABNT NBR 5626:1998 – Instalação predial de água fria.

MTE NR 6:2001 – Equipamento de Proteção Individual (EPI).

Glossário Algicida – produto utilizado para combater a ação das algas nas piscinas.

Barrilete – equipamento do qual partem as colunas de abastecimento de água fria de um condomínio. O barrilete situase abaixo do reservatório de água superior e acima do forro.

Câmara de Arbitragem – alternativa jurídica para a solução rápida e econômica de conflitos entre moradores de condomínios.

Condomínio – propriedade comum.

Convenção Condominial – documento que regulamenta as relações entre os condôminos, seus direitos e deveres.

Despesas Ordinárias – despesas que se referem a gastos rotineiros com manutenção do condomínio.

Fração Ideal – maneira de divisão de despesas em que cada unidade contribui proporcionalmente de acordo com a convenção do condomínio.

Fundo de Obras – verba extraordinária destinada à realização de obras no condomínio.

Habite-se – autorização emitida pela prefeitura para que um imóvel possa ser ocupado.

Minuteira – equipamento dotado de sensor que permite manter temporariamente acesas as lâmpadas, gerando economia de energia.

Prumada – coluna do encanamento que serve a todos os andares, também chamada de coluna vertical.

Quadro de Comando – parte do equipamento do elevador que coordena as paradas e chamadas.

Recalque – bomba que leva a água da caixa inferior ao reservatório superior do edifício.

Síndico – é o representante legal do condomínio em qualquer

31

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

circunstância e será escolhido em assembleia, podendo ser pessoa física ou jurídica, morador ou não do condomínio.

Viga – parte da estrutura do edifício.

Dicas do negócio Para se tornar mais competitivo, é importante dimensionar o conjunto de serviços que serão agregados. Avaliar o custobenefício desses serviços é vital para a sobrevivência do negócio, porque pode representar um elevado custo sem geração do mesmo volume de receitas.

• Investir na qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja: qualidade do serviço, ambiente agradável, profissionais atenciosos, respeitosos e interessados pelo cliente; • Procurar fidelizar a clientela com ações de pós-venda, como: remessa de cartões de aniversário, comunicação de novos serviços e novos produtos ofertados, contato telefônico lembrando acerca de eventos e promoções.

• A presença do proprietário em tempo integral é fundamental para o sucesso do empreendimento.

• A empresa deve atuar voltada para o atendimento das necessidades do condomínio e deve estar presente em todos os momentos importantes, reforçando sua imagem e consolidando seu papel de apoio, assessoria e suporte aos síndicos e condôminos.

• O empreendedor deve estar sintonizado com a evolução do setor, pois este é um negócio que requer inovação e adaptação constantes, face às novas tendências que surgem dia a dia.

• Os empregados devem participar de cursos de aperfeiçoamento, congressos e seminários, para garantir a atualização da administradora de condomínios.

• Prédios com medição de água individual consomem, em média, de 30 a 40% menos. A conta coletiva é como um cartão de crédito sem limite: o morador usa o que quer e, depois, divide o pagamento com os vizinhos. Quando paga pelo próprio consumo, ele economiza.

• A adoção de itens voltados à eficiência ecológica dos

32

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

condomínios pode reduzir entre 20 a 30% o valor da taxa mensal de cada unidade. Algumas práticas que melhoram o uso dos recursos naturais e propiciam ganhos econômicos são: – Coleta seletiva de lixo; – Coleta de óleo de cozinha; – Sensores de presença; – Captação de água pluvial para irrigação das áreas verdes; – Aquecimento de chuveiros a gás; – Medidores de consumo individuais de gás e de água; – Placas de captação de energia solar para iluminação das áreas comuns e aquecimento da água da piscina.

Características específicas do empreendedor O empreendedor precisa estar atento às tendências do mercado e aos hábitos de seus clientes. Deve identificar os movimentos deste mercado e adaptá-los à sua oferta, reconhecendo as preferências dos clientes e renovando continuamente a oferta de produtos.

Os comportamentos observados em empreendedores de sucesso geraram um conjunto de características, resultantes em padrões de condutas. Pessoas que assim se comportam possuem características de comportamento empreendedor, tais como: • Busca constante de informações e oportunidades; • Iniciativa e persistência; • Comprometimento; • Qualidade e eficiência; • Capacidade de estabelecer metas e assumir riscos; • Planejamento e monitoramento sistemáticos; • Independência e autoconfiança; • Senso de oportunidade; • Conhecimento do ramo; • Liderança.

33

Ideias de Negócios – Administração de Condomínios

Bibliografia complementar AIUB, George Wilson et al. Plano de Negócios: Serviços. 2. ed.

Porto Alegre: Sebrae, 2000.

BARBOSA, Mônica de Barros; LIMA, Carlos Eduardo de. A Cartilha do Ponto Comercial: como escolher o lugar certo para o sucesso do seu negócio. São Paulo: Clio Editora, 2004.

BIRLEY, Sue; MUZYKA, Daniel F. Dominando os Desafios do Empreendedor. São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004.

BRASIL. Ministério do Trabalho e Emprego. Norma Regulamentadora nº 6. Disponível em: http://www.mte.gov.br/ legislacao/normas_regulamentadoras/nr_06.pdf Acesso em: 23 abr. 2010.

COSTA, Nelson Pereira. Marketing para Empreendedores: um guia para montar e manter um negócio. Rio de Janeiro: Qualitymark, 2003.

DAUD, Miguel; RABELLO, Walter. Marketing de Varejo: como incrementar resultados com a prestação de Serviços. São Paulo: Artmed Editora, 2006.

DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luísa. 14. ed. São Paulo: Cultura Editores Associados, 1999.

GODOY, Elias de. Técnicas de Segurança em Condomínios.

São Paulo: Senac, 2005.

KOTLER, Philip. Administração de Marketing: a edição do novo milênio. 10. ed. São Paulo: Prentice Hall, 2000.

SEBRAE. Empresa Administradora de Condomínios – Série Ideias de negócios. Vitória: Sebrae/ES. SILVA, José Pereira. Análise Financeira das Empresas. 4. ed.

São Paulo: Atlas, 2006.

Sites afins http://www.sindiconet.com.br http://www.condominial.tv

34

0800 570 0800 - www.ba.sebrae.com.br SebraeBahia