ORGANIZANDO DOCUMENTOS DIGITAIS NA D.A PRESS
Vers達o 1.0 05 de outubro de 2011
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diários Associados no Distrito Federal
1. 2. 3. 4. 5.
O PROJETO CONCEITOS BÁSICOS METODOLOGIA APLICAÇÃO NA D.A PRESS
ATIVIDADES
PROJETO DE GESTﾃグ DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diﾃ｡rios Associados no Distrito Federal
1. O PROJETO
PROJETO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Diários Associados no Distrito Federal
OBJETIVO Implementar no Grupo Diários Associados no Distrito Federal uma política de gestão de documentos digitais por meio de instrumentos – diretrizes, normas e padrões – que assegurem e racionalizem a produção, o acesso e a preservação de documentos confiáveis em ambiente legal.
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Visão geral do Programa O PROJETO NO PROGRAMA MEMÓRIA DIÁRIOS ASSOCIADOS
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PRINCIPAIS PASSOS
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O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais. AS CONSEQUÊNCIAS • • • • • •
Dificuldade de recuperação de dados, ocasionando perda de tempo e retrabalho; Perda de documentos; Documentos sem valor e/ou duplicados ocupando espaço nos servidores; Retenção de documentos pelos colaboradores; Dificuldades na tomada de decisões e Perda da memória institucional.
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O QUADRO ATUAL NOS DIÁRIOS ASSOCIADOS NO DISTRITO FEDERAL Os documentos em suporte físico recebem tratamento arquivístico adequado, porém estes valores não são aplicados aos documentos digitais. Formou-se, portanto, uma massa documental digital acumulada que ocupa cerca de
em nossos servidores
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2. CONCEITOS BÁSICOS
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DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO Informação em suporte físico ou digital produzida e/ou recebida por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades.
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ATIVIDADE FINALÍSTICA É aquela que está diretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO e COMPARTILHAMENTO E COMERCIALIZAÇÃO DE CONTEÚDO. Estas atividades geram documentos como termos de uso de conteúdo, e-mails com solicitações de clientes, pedidos de parceria, etc. ATIVIDADE DE APOIO É aquela que está indiretamente ligada à finalidade da empresa. No caso da D.A Press, tudo que envolve ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS. Estas atividades geram documentos como currículos de candidatos a funcionários, manual de identidade visual da empresa, solicitação de compra de passagens aéreas, etc.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS Arquivo Corrente Nele, encontram-se documentos utilizados com frequência pela pessoa ou setor que o produziu ou recebeu. Devem ficar sob custódia do setor que o produziu. Arquivo Intermediário São encontrados documentos com baixa frequência de uso, mas que necessitam ser guardados para fins probatórios. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central. Arquivo Permanente Fazem parte deste arquivo, documentos preservados indefinidamente por conterem informações históricas e/ou de caráter vital para a instituição; também é conhecido como “arquivo histórico”. Devem ficar sob custódia do Arquivo Central.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
A planta-baixa do prédio de uma empresa foi fundamental no momento da construção do mesmo. Este documento, portanto, estava em sua fase corrente.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Após o término das obras, sua guarda é fundamental para eventuais reformas, reparos e vistorias prediais. Este documento, portanto, está em sua fase intermediária.
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AS TRÊS IDADES DOCUMENTAIS NA PRÁTICA
Supondo que a empresa mude-se para outro prédio, a guarda desta planta-baixa não terá nenhuma serventia prática, mas deverá ser guardada para preservar a história da instituição. Este documento não servirá mais para os fins em que foi criado. Estará portanto, em sua fase permanente.
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GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS São procedimentos e operações técnicas para gerir os documentos corretamente. Isso inclui sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento durante as três idades documentais.
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ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT Conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usado para captar, gerenciar e preservar informações não estruturadas (aquelas que não estão em banco de dados).
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MAPEAMENTO DE PROCESSOS Captação das atividades e seus documentos e organização em um fluxograma.
MACROPROCESSO
FUNÇÃO
ATIVIDADE PROCESSO
DOCUMENTO
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE
Instrumento de distribuição de documento em classes elaborado a partir do mapeamento de processos. Compreende o documento de acordo com sua fundamentação jurídica ou administrativa e dá o parecer quanto à sua destinação: guarda permanente ou eliminação.
PRAZO DE GUARDA CÓDIGO
CLASSIFICAÇÃO
211.3
Contratos de parceria com veículos nacionais
DESTINAÇÃO
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Eliminação
Enquanto estiver em vigência
10 anos
x
Guarda Permanente
OBSERVAÇÕES De acordo com a política de Contratos dos Diários Associados
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3. METODOLOGIA
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METODOLOGIA 5. Aquisição e implantação de uma ferramenta de ECM: métodos a definir. 4. Implementação de gestão arquivística de documentos digitais: capacitação de funcionários e organização dos acervos. 3. Levantamento da produção documental: entrevistas e diagnóstico dos servidores. 2. Análise da Estrutura Organizacional, Funções, Macroprocessos e Atividades. 1. Criação de política de gestão de documentos digitais
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METODOLOGIA Polﾃｭtica de gestﾃ｣o de documentos digitais:
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METODOLOGIA Polﾃｭtica de comissﾃｵes:
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METODOLOGIA Capacitação de comissões setoriais que formarão multiplicadores para a gestão arquivística de documentos; Criação da Comissão Central
Criação das Comissões Setoriais Capacitação das Comissões Setoriais
Multiplicação do conhecimento
Funcionários da D.A Press envolvidos no projeto
Representantes de cada área, diretoria ou empresa dos D.A DF
Representante de cada empresa ou diretoria dos D.A DF
Demais colaboradores
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ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÃO CENTRAL
•
Indicar representantes das Comissões Setoriais da área que representa;
•
Avaliar, adequar e aprovar as propostas do Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais elaborados pelas Comissões Setoriais junto ao Arquivo Central.
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ATRIBUIÇÕES DAS COMISSÕES SETORIAIS •
Multiplicar o conhecimento adquirido nas oficinas para os demais colaboradores;
•
Participar da entrevista de levantamento de produção documental da sua área;
•
Propor critérios para auxiliar o Arquivo Central na elaboração do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos digitais;
•
Acompanhar os trabalhos de organização dos documentos digitais de sua área;
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4. A APLICAÇÃO NA D.A PRESS
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 1.
Análise das funções, macroprocessos, processos e estrutura organizacional da D.A Press:
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 2.
Criação de um novo diretório no servidor S-fs1:
antigo
novo
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 3.
Mapeamento dos processos de todos os núcleos:
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 4.
Construção do Plano de Classificação dos documentos de cada núcleo:
O nome do documento. Ex: informação de disponibilidade de material Com quem o documento dialoga. Ex: Redação A pasta do servidor em que o documento deve ser salvo. Se o documento foi recebido ou produzido pelo núcleo Código da atividade em relação ao seu processo, macroprocesso e função. Este campo facilita a busca no diretório e permite a auto-organização das pastas. Elenca todas as atividades de um processo.
Se é e-mail, planilha, texto, etc.
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 5.
Construção da Tabela de Temporalidade dos documentos de cada núcleo:
Se o documento deve ser armazenado permanentemente ou eliminado de acordo com o prazo de guarda. Quanto tempo o documento deve permanecer armazenado no servidor, ou seja, a fase intermediária do documento Notas explicativas que auxiliam na gestão de documentos excepcionais. Quanto tempo o documento deve permanecer com o seu produtor, ou seja, a fase corrente do documento.
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS 6.
Concluir a elaboração da árvore de diretórios da D.A Press no novo servidor:
Todos os documentos produzidos, recebidos ou consultados a partir da data de conclusão do Plano de Classificação devem ser salvos no novo diretório.
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APLICAÇÃO NA D.A PRESS
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5. ATIVIDADES
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PRIMEIRA ATIVIDADE Cabe às Comissões Setoriais auxiliar no levantamento da produção documental de sua área conforme cronograma abaixo:
Com o levantamento da produção documental e análise dos fluxos, será possível a elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de todos os núcleos.
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -o endereço eletrônico para acesso a esta apresentação de slides:
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INSTRUMENTOS Você receberá por Outlook: -um link com o endereço eletrônico do questionário. Basta responder as perguntas e clicar no botão de enviar. É muito importante a participação e as sugestões de cada um, pois, a partir disto podemos aprimorar um projeto de grande importância para a empresa.
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TRABALHE MELHOR!